YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ KİTABI

G E N E L  G İ R İ Ş

Eski kuşak insanlar ilk, orta, yeni ve yakın çağda dünyaya gelmişler ve çağlarının koşullarında yaşamışlardır. Bugünkü kuşaklar ise bilgi, bilim, bilişim, bilgi teknolojisi ve biyo-teknoloji çağının koşullarında yaşamaktadırlar. İnsanlar, 2011’li yıllarda, alış verişlerini, dünkü koşullarla değil, bilgi çağının koşullarıyla yapmaktadırlar. Bir tüketici olarak insanlar, küresel pazarların milyonlarca fiyat verisini, bir anda ekranlarında görebilmektedirler. Hisse senetleriyle ilgilenen kişiler, elektronik düğmelere birkaç tıklamayla, anlık fiyat hareketlerini önlerinde bulabilmektedirler.  Başta ABD olmak üzere, dünyanın her yerinden binlerce işletmenin ürün tanımlarını, ürün tasarımlarını, ürün resimlerini, ürün fiyatlarını ve benzerlerini ışık hızıyla görmek mümkündür. Benzer biçimde, dünyanın değişik yerlerindeki binlerce işletme, çeşitli web yerleşimlerinden demografik verileri, ekonomik verileri, tüketicilerin davranış kalıplarını ve çeşitli pazar koşullarını, bedava veya satın alarak, mal ve hizmetlerini pazarlamaktadırlar. Pazarlama eylemleri de, bilgi çağı koşullarında internette gerçekleştirilmektedir.  Ayrıca işletmeler, kendi üretim, finansman, pazarlama ve insan kaynağı verilerine de, aynı çağdaş bilişim teknolojisiyle ulaşmaktadırlar. Sözü edilen bu çağdaş uygulamalar, yöneticilerin ve tüketicilerin doğru, hızlı, kıvamlı ve sağlıklı kararlar almasını kolaylaştıran, rekabet üstünlüğü olanakları sağlamaktadırlar.

McDonald’s Şirketi 1955 yılından bu güne kadar, yaklaşık 105 milyar hamburger satmıştır. Şirketin 125 ülkede, 26.000 lokantası vardır. McDonald’s, tüm bu lokantalarda, ürün fiyatlarının ve ürün kalitelerinin aynı olmasını sağlamaktadır. Ronald McDonald’sın aynı zevkli tasarımdaki temiz ve özgün ürünlü lokantalarına, her gün, dünyanın değişik çevrelerinden ve değişik yaşlardan 45 milyon insan müşteri olmaktadır. Yeryüzündeki McDonalds’ların % 80’i, lisans verilmiş (franchised) biçimde işlemektedir.  Tüm lokantalarda, birbiriyle aynılık sağlama yönünde çok sıkı bir koşullandırma vardır.  Bu uyulması kesin koşullar, dünyanın neresinde yenirse yensin, örneğin bir Big Mac’in hep aynı tatta, aynı boyutta, aynı ağırlıkta ve aynı kalitede olmasını sağlamaktadır. Lokantaların ve yiyecek siparişlerinin aynılığını, anlaşmalar, kalite standartları ve ayrıntılı başarı tanımları sağlamaktadır.

Herhangi bir McDonald’s lokantasına doğru yürüyen bir kimse, McDonald’s Yönetim Bilgi Sisteminin, yiyeceklerin her zaman taze olmasının ve kalitenin her yerde aynı olmasının güvencesi olduğunu bilir ve buna kesin olarak inanır. Yönetim bilgi sistemleri,  yöneticilere sipariş vermede ve stokları kontrol etmede tam bir elektronik destek sağlar. Aynı şekilde, yönetim bilgi sistemi, lokantaların hangi saatlerde ne oranda dolu olduğunu hesaplayarak, pişirme ve servis programlaması desteği verir. Yine ayrıca yönetim bilgi sistemi, lokantaların nakit akımını ve kusurlu hizmetlerini izleyerek, sıfır hata hedefine ulaşmada yardımcı olur. McDonald’sın Amerika Birleşik Devletleri’ndeki ve Kanada’daki yeni Made For You (Size Özel) üretim sistemi, tek tek her müşterinin “Made For You” siparişlerini, tek bir merkezden kaydeder. McDonald’s, özel pazar bölümlerine yeni adresler ve yeni ürünler eklerken ve uygun ürün karmasını saptarken, söz konusu bu Made For You bilgi sisteminden yararlanır. Böylece, özel tüketici istekleri ve özel promosyonlar, yönetim bilgi sistemi olanaklarıyla daha gerçekçi olarak adreslenir ve çeşitli optimizasyonlar daha kolay olarak yapılır.

İşletmecilikte bilgisayar ve bilgi teknolojisi kullanımı, “olmazsa olmaz” koşuldur. Büyük işletmelerin yanında, banka, bakkal, ayaküstü lokanta, hizmet ofisleri ve diğer bütün küçük ve orta ölçekli işletmeler, bilgisayar olanaklarından yararlanmaktadır. Kısaca belirtmek gerekirse, çağdaşlık, bilgisayar, bilgi ve bilgi teknolojisi kullanma oranıyla ölçülmektedir.

Bu kitapta, 2011 yılı güncellemesiyle postmodern yönetim koşulları, dijital işletme yönetimi, bilgi üretimi, bilgi sistemi, bilgi yönetimi, işletme işlevleri bilgi sistemleri, kurumsal kaynak planlaması, karar destek sistemleri, uzman ve yapay zeka sistemleri incelenmiştir.

1

BİLGİ ÇAĞI

1.  İLERİ TEKNOLOJİLER

Bilindiği gibi çağ, paradigmaların (belirli bir alanda çalışan bilim adamlarının paylaştığı ortak değerler ve anlayışlar), genel kabullerin, olaylara bakış açılarının ve bilimsel tanımların, büyük ölçüde değiştiği zaman birimine verilen addır. İlk çağın tanımları, orta çağda, ortaçağın tanımları yeniçağda, yeniçağın tanımları da bilgi çağında, büyük ölçüde değişmiştir. Örneğin, orta çağda olayların nedenleri doğaüstü güçlere, büyülere, cinlere dayandırılırken, yeniçağda olayların nedenlerinin başka olaylar olduğu benimsenmiştir. İçinde bulunduğumuz bilgi çağında ise, olayların nedenleri, öyle kolayca neden sonuç ilişkisiyle açıklanamaz. Neden sonuç ilişkisi yerini, “karmaşıklık-complexity”  bilimsel önermesine (teorem) bırakmıştır. Nedeni, gelecek “kuantum”dur. Başka değişle, olabileceklerin tümünün şu anda olma ihtimali eşittir.

Eski yüzyıllarda teknolojiler yavaş değiştiği için, işletmeler seçtikleri herhangi bir teknoloji ile uzun süre ayakta kalabiliyorlardı. Oysa 2010’lu yıllarda, hem teknolojiler çok hızlı değişmekte hem de değişen teknolojiler yıkıcı bir rol oynamaktadır. Bu nedenle, “İleri Teknoloji” terimi yerine son yıllarda  “Yıkıcı Teknolojiler” terimi kullanılmaya başlanmıştır.

“Yıkıcı Teknolojiler” terimi, teknoloji, insanlık için kötüdür gibi bir yanlış anlamaya neden olmamalıdır. Yıkıcı teknolojiler, işletmenin veya insanın çalışma biçimini, çarpıcı bir şekilde değiştirmesine yol açan ileri teknolojilerdir. Örnek olarak, plak endüstrisi, teknolojik gelişmeler yüzünden önemli bir değişim geçirmiştir. İnsanlar artık CD’ler veya müzik albümleri almak istememektedir. Müzik veya şarkıları CD olarak satın almaktansa, internet yoluyla indirmeyi istemektedirler. Bu durum, Plak Endüstrisinin müzik dağıtım ve satımını tekrar gözden geçirmesine ve biçimlendirmesine neden olmuştur. Başka deyişle, eski CD ile müzik dağıtım ve satım sistemi yıkılmış, yerine web sitelerinde dağıtım ve satım sistemleri geçmiştir

Aynı olay, video kiralama pazarında da olmuştur. 2003 yılında, Blockbuster video kiralama pazarının %32’sini elinde bulundurmaktaydı. Ancak, bu durum, yeni bir teknolojiyle yıkılma sürecine girmiştir. 2004 yılında, Amerika’daki 12.5 milyon evde yaşayan insanlar, artık, video kiralamak için kiralama dükkanlarına gitmek zorunda kalmamaktadırlar. Bunun yerine, ATM’lere benzeyen küçük bölmelerden video kiralama olanağına kavuşmuşlardır. İnsanlar, eski sistemden farklı olarak, bazı yerleşkelerdeki, lokantalardaki, Mc Donald’s’lardaki veya benzeri yerlerdeki ATM benzeri küçük bölmelerde, önce filmlerini seçmekte, sonra da kredi kartlarını geçirip, videolarını kiralayıp gitmeye başlamışlardır. Daha sonra da, izledikleri filmi aynı ATM benzeri küçük bölmelere bırakılabilmektedirler.

Diğer taraftan Neftlix, insanların videoyu geç getirme ücreti olmadan istedikleri süre kadar kiralayabildikleri internet video kiralama sistemidir. Bu durum, Blockbuster video kiralama sistemini kesinlikle olumsuz yönde etkilemektedir. Netflix, 2004 yılı sonunda 2,65 milyon müşterisi olacağını öngörmüştür. Blockbuster pazar payını korumak için yeni bir sistem getirmiştir. 2004 yılı Ocak ayında Blockbuster, eski kiraladığı filmin geç getirilmesi ücreti politikasından vazgeçmiştir. Bunun yerine, Blockbuster, filmi perakende satış fiyatıyla kiralama fiyat farkı üzerinden otomatik satmaya başlamıştır. Eğer müşteri filmi almak istemezse ve bir hafta sonra filmi geri getirirse, Blockbuster, müşteriden 1,25 dolar stok ücreti almaktadır.

Yukarıdaki örneklerden de anlaşılabileceği gibi,  işletmeler yıkıcı teknolojiler gerçeği altında şu üç noktayı göz önünde bulundurmalıdırlar:

  • İşletmeler, işlerini nasıl yaptıklarını, sürekli olarak gözden geçirmelidirler
  • İşletmeler, ileri teknolojileri izlemeli ve benimsemelidirler
  • İşletmeler, rekabet üstünlüğü sağlamak için teknolojiyi çok iyi kullanmalıdırlar.

Rekabet üstünlüğü, ancak, vurgulanan bu üç nokta göz önünde bulundurulursa sağlanabilir. Teknoloji, iş yaparken kullanılan bilgi, politika ve araçlar bütünüdür. Dolayısıyla, teknolojiye bu bütünlük içinde bakılmalı ve yeni gelişmeler oldukça, işletme teknolojisi güncellenmelidir.

Rekabet üstünlüğü, işletmenin ve işletmede çalışan insanların ileri teknolojiyi ne kadar benimsediğine ve kullanabildiğine dayanır. Blockbuster olayındaki gibi, çoğu zaman müşterilerin isteklerine ve dileklerine göre zorunlu olarak değişikliklere gitmek gerekir. Pazardaki değişikliklere karşılık vermek, ancak ileri teknolojiyle mümkün olur. Blockbuster, 2005 yılında 300 milyon dolar geç getirme ücretinden vazgeçmiştir. Blockbuster, geç getirme ücretini kaldırınca, satışlarının artacağını ve müşteri bağımlılığı yaratacağını, böylece, kayıplarını telafi edeceğini ummaktadır.

2. BİLGİ ÇAĞI VE TÜRKİYE BAĞLAMI

Gelecek çağların üzerinde düşünen bazı bilim adamlarına göre 21.yüzyıl “Bilgi Çağı” diye adlandırılmalıdır. Söz konusu düşünürlerden Alvin Toffler’e göre, insanlığın başlangıcından sanayi devrimine kadar olan dönem “tarım” çağı veya “birinci değişiklik dalgası”dır. Sanayi çağı veya Toffler’e göre “ikinci dalga” 18.yüzyılda başlamıştır. Yoğun bilgi üretim ve tüketiminin olduğu günümüz ise, sanayi çağının aşıldığı bilgi çağıdır. Başka deyişle, “üçüncü dalga”dır.

Tarım dönemi, nüfusun çoğunluğunun tarım sektöründe çalıştığı zaman birimidir. Sanayi dönemi, tarımda ve sanayide çalışanların sayısı arasında, belli bir dengenin meydana geldiği zaman birimidir. Bilgi çağı ise, bilgi, bilim, eğitim, öğretim, ticaret, yönetim ve hizmet alanlarında çalışanların çoğaldığı dönemdir.

İkinci Dünya Savaşı’ndan sonra ve özellikle 1957 yılında Sovyetler Birliği’nin Sputnik’i uzaya fırlatmasıyla birlikte sanayi çağının sona erdiği ve bilgi çağının veya sanayi sonrası çağın başladığı kabul edilir.  

Bilgi çağına giren ülkelerde ana kurumlar; üniversiteler, akademik enstitüler ve araştırma-geliştirme merkezleridir. Bilgi çağına giren ülkelerin ekonomisi ise, bilgi üretimine ve dağıtımına dayalı sektörler üzerine odaklanmıştır. Söz konusu ileri ülkelerde, bilgi çalışanları, ekonomik kaynak, bilgi ve eğitim politikası da temel sorun olarak kabul edilir.

Bilgi çağının en belirgin özelliği, yoğun bilgi üretimi, dağıtımı ve tüketimidir. Üretilen, dağıtılan ve tüketilen bilgi miktarı, her beş yılda bir iki katına çıkmaktadır. İleri ülkelerin yöneticileri, toplumlarının bilgi çağının gerektirdiği şekilde eğitim almalarını sağlamak ve uluslararası yarışta geri kalmamak için, her çabayı göstermektedirler.

 2000’li yıllarda Türkiye tarım, sanayi ve bilgi toplumu aşamalarının her üçünü de aynı anda yaşamaktadır. Türkiye, dünya ülkeleri arasında nüfus büyüklüğü açısından 16’ncı, ekonomik güç olarak 17’nci, en uzun ömürlü imparatorluğu kurmuş olma bakımından 1’inci, dünya liderliği süresinin uzunluğu bakımından yine 1’inci sıradadır. Ancak, dünya bilimine katkı sıralamasında 37’nci, bilim adamlarının aldığı atıf sayısı açısından 108 ülke arasında 80’inci ve tescil edilen patent sayısı bakımından da 50’inci sırada bulunmaktadır. Çalışan 10 bin nüfus başına düşen Araştırma – Geliştirme çalışanı sayısı ileri ülkelerde 50–150, Türkiye’de ise, yaklaşık 7 kişidir. Türkiye’de yalnızca 1 kişi, 2006 yılında Nobel Ödülü almıştır. Dünyanın 100 zengini arasına giren iş adamlarımız olmasına karşın, bilime ve bilim adamına en çok destek veren ilk 1000 kişinin arasına, bir Türk zengini girememiştir. İsviçre, Hollanda ve Almanya gibi ülkelerde, üniversitede ders veren bir öğretim elemanına 8–10 örgün öğretim öğrencisi düşerken, bu oran Türkiye’de 25–30 kadardır.

Ar-Ge harcamalarının milli gelir içindeki payı, bir ülkenin, bilime, araştırmaya, bilgiye ve bilgi toplumuna geçişe verdiği önemi anlatır. Bu pay, 2007 Türkiye bütçesinde yalnızca binde 0,50; Japonya ve ABD’de yüzde 2,5–3; Fransa ve Almanya’da yüzde 2–2,5; İtalya, Avusturya ve Kanada’da yüzde 1–1,5; Yunanistan, İspanya ve Portekiz’de ise yüzde 1’e yakındır. Ar – Ge ile kalkınma ve sanayi sonrası topluma geçiş hızı arasında doğru orantı vardır. Yalnızca Siemens Ortaklığı, 44 bin araştırıcıyı çalıştırmaktadır. Türkiye’deki toplam araştırıcı sayısı bunun ancak yarısı kadardır.

Türkiye’nin eğitim sistemi, ülkenin gereksinmesi olan bilgi tabanlı yetişmiş insan gücünü üretmede yetersiz kalmaktadır. Türk eğitim sistemi, ezberci ve tek boyutlu düşünen insanları, sürekli olarak ekonomiye pompalamaktadır. Diploma sahibi gençler, üniversiteyi bitirince iş bulamamakta, ekonominin gereksinmesi olan becerilere kavuşabilmek için, en az birkaç yıl kendi kendilerini eğitmekte, sınavlara hazırlayıcı kitaplar okumakta, kurslara gitmekte veya yurt dışında eğitim yollarını denemektedirler. Bugün Türkiye’de “Türk üniversite ve yüksek okullarının işlevi hiçbir işe yaramayan öğrenciler mezun etmek midir?” gibi tartışmalar gündemdedir. Türk eğitim ve öğretim politikasını saptayanlar, yeter sayıda yaratıcı beyine sahip insanlar olmadıkça, bir ülkenin bilgi çağına giremeyeceği gerçeğini göz önünde bulundurmalıdırlar. Aynı şekilde, üniversite politikasını saptayanlar, üniversitelerin telefon rehberlerindeki soyadlarını, kızlık soyadını da göz önünde bulundurarak incelemelidirler. Üniversitelerde, aynı soyadı taşıyanların oranında çok büyük bir artış olduğunu hayretle göreceklerdir. Bu durum, Türkiye Üniversitelerinde, giderek artan bir oranda kast sistemine doğru bir gidiş olduğunu gösterir.  Başka bir deyişle, Türkiye’de, Ar-Ge kadroları, yaratıcı beyinlerle değil, soy-sop yakınlarıyla doldurulmaya başlanmıştır.

1500 yılından bu tarafa, matbaa dahil her yenilik, Türk toplumuna kesinlikle gelmiştir. Ancak, bu yenilikler moda iken değil, yıllar sonra modası geçince gelmiştir.  Eğer, dirençler kırılarak, yenilikler, dünyada moda iken gelebilseydi, bugün dünyanın ileri ülkeleri düzeyinde bir de Türkiye olurdu.

İleri ülkeler düzeyinde bilim adamlarını ve araştırıcıları yetiştirmek için yapılacak yatırımlar, ülkenin geleceğine yapılacak yatırımlardır. İyi bilim adamlarının yetişmesi ve bilimin ilerlemesi, saygı, destek, istikrar ve sürekli çaba ister. Düşünce, inanç ve girişim özgürlüğü sağlanmamış, serbest rekabet kuralları yerine oturmamış, politik tercihleri bilim odaklı olmayan, işlerin ehil olanlara verilmediği bir ortamda, bilim ve araştırma göstermelik, bilgi çağının gerekleri karşılanmamış olur.

3. BİLGİ ÇAĞI VE BİLGİ TEKNOLOJİSİ BAĞLAMI

İçinde bulunduğumuz çağa; uzay çağı, bilgisayar çağı, hız çağı, yenilik çağı, ileri teknoloji çağı, bilgi çağı gibi çeşitli adlar yakıştırılmaktadır. Ancak, kim ne derse desin, bu çağ, bilgi çağıdır. Başka deyişle, bu çağ bilginin güç olduğu zaman birimidir. Bugün, işletmeler rekabet üstünlüğü kazanmak ve ayakta kalabilmek için, her zamankinden daha çok bilgi ve bilgi teknolojisi kullanmaktadırlar. “Bilmedikleriniz, sizi asla incitmez” sloganına sahip başarılı bir işletme bulmak mümkün değildir. İşletmeler, 2000’li yıllarda bilmediklerinin, kendilerini yıkacağını anlamışlardır.

2000’li yıllarda üretim, pazarlama, finans, muhasebe, insan kaynakları gibi işletme alanlarına, eski dönemlerin işçisi olarak girme olanağı kalmamıştır. Bugünün işletmecilik ortamlarına, ancak,  uzmanlaşmış bilgi işçisi olarak girilebilir. Bilgi işçisi, kısaca belirtmek gerekirse, bilgiyi ürün olarak üretir ve dijital bilgiyle çalışır. 1994 yılında U.S. News & World Report’a göre, Amerika Birleşik Devletleri’ndeki bilgi çalışanları, diğer işçilerden sayıca üstündü. Bugün ise aradaki fark, daha da çok açılmış durumdadır.

Bilgi çağında, Yönetim Bilgi Sistemi, bilgi, bilgi teknolojisi ve bilgi çalışanı olarak üç önemli kaynağın kullanılması ve koordinasyonuyla uğraşır. Bilgi teknolojisine dayalı bilgi süreçlerinde bilgi üretimi, küresel boyutlarda bilgi yönetimi ve bilgi güvenliği, Dijital Yönetim Bilgi Sistemini en temel üç boyutunu oluşturur. Bilgi; çağın stratejik rekabet gücü, bilgi teknolojisi ise; bilgi çalışanlarının kullandığı bilgisayar tabanlı her türlü donanım, yazılım ve çeşitli ara birimlerdir..

İleri teknolojiler, eski sistemleri giderek yıkmakta ve iş dünyasının dışına itmektedir. Örneğin, Amerika Birleşik Devletleri’ndeki bütün seyahat gelirlerinin yüzde 20’si olan 46 milyar dolar, çevrimiçi (online) teknoloji kullanılarak elde edilmektedir. Bu miktarın 2009 yılında 91 milyar dolara çıkacağı öngörülmüştür. Bu durum, Türk seyahat acenteleri endüstrisi için kesinlikle göz önünde bulundurulmalıdır. Daha önce de değinilen Yıkıcı Teknolojiler, işletmelerin işlerini tekrar gözden geçirmelerini ve şekillendirmelerini zorunlu kılmaktadır. Gerçekten de, Türk seyahat acenteleri endüstrisi, http://www.travelocity.com/ sitesi gibi çevrimiçi rezervasyon yapılan sitelerin çoğalmasından kesinlikle etkilenecektir.

Bilgi çağında istihdam, giderek artan bir oranda telekomünikasyon alanında yapılanma eğilimindedir. Telekomünikasyon, bilgi çağının insanına, kaliteli yaşam fırsatları sunmaktadır. Ancak, bu kez de güvenlik sorunları ön plana çıkmaktadır. Bugün işletmeler, güvenliğe, her zamankinden daha çok önem vermek zorunda kalmaktadırlar. Gerçekten de, internetin, kablosuz iletişim araçlarının ve telekomünikasyonun gelişiyle, en öncelikli konu, “bilginin güvenliği” olmuş durumdadır. Bilgi çağı, evde çalışma fırsatı getirmiştir. Ancak, evde çalışan insanlar, güvenlik duvarları yazılım ve donanımıyla işyerinde çalışan insanlara oranla daha fazla virüs saldırılarına açık duruma gelmiştir

Internet üzerinden yapılan kablolu ya da kablosuz iletişim, güvenli ağ alanlarından yapılan iletişime oranla, daha kolay kesintiye uğrar ve saldırılara hedef olur. Bilgi çağının Yönetim Bilgi Sistemleri ve bilgi teknolojileri, bir de bilgi sistemlerine kötü niyetli kişi ve kurumların saldırıları gibi sorunlarla karşı karşıya kalmışlardır. Ancak, Yönetim Bilgi Sistemlerinin tek odağının teknoloji olmadığı, her zaman akılda tutulmalıdır. Teknoloji, bilginin etkili ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan araçlar grubudur. Teknoloji yanında para, beyin gücüyle çalışan insanlar, bilgi ve bilgi üretimi, düşüncelerin hızlı ve güvenli iletilmesi gibi faktörler de, Yönetim Bilgi Sistemleri için çok önemli kaynaklardır.

4. BİLGİ ÇAĞININ OLMAZSA OLMAZLARI

Bilgi çağı, başlıca üç temel üzerine dayanır. Başka deyişle, bilgi çağının olmazsa olmaz koşulları, temel tabanları ya da temel kaynakları, şu şekilde sıralanabilir:

  • Bilgi (information)
  • Bilgi Çalışanı (knowledge worker)
  • Bilgi Teknolojisi (information technology)

4.1. Bilgi

Bilgi çağının üç temel ayağından birisi bilgidir. 2010’lu yıllarda bilgi, kişiler, kurumlar ve ülkeler için güç olarak kabul edilir. Bilgi üretimi, bilgiye tam zamanında ulaşma ve bilgiyle ne yapılacağını bilme, önemli ölçüde rekabet üstünlüğü sağlar.  Bu alt bölümde veri-bilgi-işletme zekası, bilginin bireysel boyutu ve bilginin örgütsel boyutu incelenecektir.

4.1.1. Veri-Bilgi-İşletme Zekası İlişkisi

Veri, bilgi ve işletme zekası kavramları arasında, neden sonuç ilişkisi vardır. Bilginin ve işletme zekasının doğasını anlamak için, önce veri kavramını kavramak gerekir. Belirli bir olguyu tanımlayan işlenmemiş olaylar, birer veridirler. Örneğin, günlük sıcaklık derecesi, film kiralama ücreti veya bir insanın yaşı, tek başına pek bir anlam ifade etmez. Nedeni, bu özel nitelikler, bir amaç doğrultusunda işlenip bir olguya dönüştürülmemiştir. Eğer, söz konusu nitelikler, belirli bir mantık içinde işlemden geçirilirse, bir işe yarar değer kazanır ve bilgiye dönüşür. Buna göre bilgiye, belirli bir içerik içinde belirli bir anlamı olan veri demekte bir sakınca yoktur. Örneğin, eğer bir insan, ne giyeceğine karar vermeye çalışıyorsa, o günkü sıcaklık derecesi, bu insan için artık bir bilgi olmuştur. Nedeni, sıcaklık derecesi, o insanın karar sürecinde önemli bir etken durumuna gelmiştir. Oysa film kiralama, henüz bir kararla ilişkilendirilmediği için veri durumunda kalmıştır. Verinin bilgi olabilmesi için, bazı işlemlerden geçirilerek, anlamlı bir biçime dönüştürülmüş olması gerekir.

Örneğin, bir işletmeden film kiralayan insan için, film kiralama ücreti, önemli bir bilgi sayılır. Oysa işletme için ay sonunda net gelirin belirlenmesinde yalnızca bir veri olarak işlem görür.

Biyokimyada birbirine yapışık dört zincirden oluşan cisimlere “steroid” denir. Steroidin 3 zincirinin her biri, 6 ve 4 üncü zincirde 5 karbon atomunu içerir. Biyokimyadaki steroid kavramından esinlenerek, işletme zekasına, günlük dilde “steroid bilgi” de denilmektedir. Nedeni, işletme zekasının, bir işletmede iç içe girmiş, karmaşık, bütünleşik ve anlamlı bilgiler yumağına benzemesidir. İşletme zekası; müşterilere, rakiplere, rekabet ortamına ve işletmenin kendi içsel işlevlerine ilişkin bilgilerinin, çok daha hızlı ve etkili stratejik kararlar verebilmek amacıyla bütünleştirilmiş biçimidir. İşletme zekası, işletmenin bilgiyi kavramasına, bilgiye gerçek anlamını vermesine, yaratıcı ve rekabet üstünlüğü sağlayıcı bir işletme ortamı sağlamasına yardım eder. Örneğin, Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) yazılımları, işletme zekasından başka bir şey değildir. Bu yazılımlar, işletmenin iç ve dış bütün çevrelerinden elde ettiği veri ve bilgileri işleyerek işletme zekası anlamındaki bilgiye dönüştürür. Öyle ki, bilgi çağındaki rekabet ortamında, kurumsal kaynak planlamasına sahip olmayan kurumlar, rekabet üstünlüğü sağlayamaz duruma gelmişlerdir. İşletme zekası kavramına, ilerideki bölümlerde yeri geldikçe değinilecektir. Burada, yalnızca, veri ve bilgiyle ilişkisinin kurulmasıyla yetinilecektir.

4.1.2. Bilginin Bireysel Boyutu

Bilgi çalışanının üzerinde çalıştığı, ürettiği ve dağıttığı ürün anlamındaki bilgiyi, başlıca üç değişik açıdan incelemek yerinde olur. Bunlar, bilginin zaman boyutu, yer boyutu ve biçim boyutudur. Aşağıdaki şekil, bireysel bilginin üç boyutunu yansıtmaktadır.

ZAMAN Gereksinme olduğu anda bilgiye erişme Arzulanan dönemde bilgiye ulaşma  
                   YER     Her nerede olunursa    olunsun bilgiye ulaşma
                  BİÇİM – Audio, video, metin, imaj, sayı, tarih, saat vb.. – Hatasız, doğru, anlaşılır, eksiksiz bilgi  

ZAMAN BOYUTU: Şekilden de izlenebileceği gibi, bilginin zaman boyutu, başlıca iki açıdan önemlidir. Birincisi, bilgiye gereksinme duyulduğu anda, ikincisi de, arzulandığı dönemde ulaşılabilmelidir. Tıpkı diğer işletme kaynakları gibi, bilginin de modası geçebilir. Örneğin, hisse senedi almak isterseniz, biraz önceki bilgilerin modası geçmiştir. Bilginin her an yenilenmesi gerekir. Diğer taraftan, hisse senedinin teknik analizini yapabilmek için ise, geçmiş döneme ilişkin bilgilere de hemen ulaşılabilmelidir. Gerçekten de, zamanlı bilgi elde etmek için, hisse senetlerinin değerlemesi, alımı ve satımı, bugün için genellikle internet üzerinden yapılmaktadır.

Bilginin kullanılabilir, geçerli ve yararlı olabilmesi için, belirli bir döneme ilişkin olması gerekir. Örneğin, kamu hizmeti veren işletmeler, düzenledikleri faturada yalnızca ne kadar kullanım yaptığına ilişkin bilgi değil, bunun yanında ayrıca bir önceki ay ve belki geçen yıl aynı ayla ilgili bilgileri de birbiriyle karşılaştırma olanağı sağlar. Bu tür dönemsel bilgi, gelecek dönem kararlarına veya bu ay neden faturanın yüksek geldiğini anlamaya yardımcı olur.

YER BOYUTU: Erişilemeyen bir bilginin yararından söz edilemez. Yer boyutu açısından bakıldığında, bilgiye nerede olunursa olunsun ulaşılabilmesi gerekir. Başka bir deyişle, bilgi gereksinmesine ihtiyacı olanın bulunduğu yerin veya bilginin bulunduğu yerin bir önemi yoktur. Otel odasından, evden, üniversitedeki öğrenci merkezinden, işten, yürürken caddeden veya uçakla yolculuk yaparken ya da tuvalette gereksinme giderirken, bilgiye erişilebilmelidir. Aslında, yer boyutu mobil iletişim ve kablosuz iletişimle ilgili bir konudur.  Gerçekten de bugün için, hemen her yerden bilgiye ulaşma olanağına, genellikle kavuşulmuş bulunmaktadır.

Bilindiği gibi, dünyadaki insanlar, internet aracılığıyla, mobil telefonla ya da başka bir olanakla, nerede olurlarsa olsunlar bilgiye ulaşabilmektedirler. İşletmeler, internet ağının protokol ve teknolojilerini kullanan intranet ağı aracılığıyla, kendi çalışanlarının da işletme dosyalarındaki bilgilere ulaşmalarına olanak sağlamışlardır. İntranet, işletmelere, belirli özel bilgilerini güvenlik duvarlarıyla koruma olanağı vermiştir. Kendilerine şifre verilen işletme çalışanları, dünyanın neresinde olurlarsa olsunlar, belirli işletme dosyalarına girip, gerekli bilgileri alabilmektedirler.

Aynı şekilde, işletmeler ve diğer kurumlar, ilişki içinde bulundukları alıcı ve satıcılarına veya belirli vatandaşlara da şifreler vererek, belirli dosyalara ulaşmalarını sağlayabilirler. Bilindiği gibi, bu tür uygulamalara extranet adı verilmektedir. Örneğin, Türkiye’de üniversite öğrencileri, kayıt yenilemelerini, kendilerine verilen şifre ile kendi memleketlerinden yapabilmektedirler.

BİÇİM BOYUTU: Bilginin şekil boyutunun iki önemli yönü vardır. Birincisi; ses, görüntü, metin, sayı, tarih, saat ve benzer türdeki bilgilerin, aynı biçimde yazılabilmesi, saklanabilmesi, dağıtılabilmesi ve kullanılabilmesidir. İkincisi ise, biçim açısından bilginin hatasız, doğru, anlaşılır, güvenilir ve eksiksiz olması gerekir. Bilgi çağında bilgi, tıpkı bir mal ve hizmet gibi ürün olarak düşünülür. Nasıl bir ürünün biçim açısından kusursuz olması beklenirse, bilginin de biçim açısından kusursuz olması istenir. İnsanların hata içermeyen bilgiye gereksinmesi vardır. Yanlış bilgi, insanların yanlış karar almasına, dolayısıyla, mutsuz olmalarına neden olur.

4.1.3. Bilginin Örgütsel Boyutu

İşletmelerdeki Bilgi Akışı Ve Bilgi Ayrıntısı

BİLGİ AKIŞI: İşletmelerde dört yönde bilgi akışı söz konusudur. Bunlar; aşağı bilgi akışı, yukarı bilgi akışı, yatay bilgi akışı ve içeri/dışarı bilgi akışıdır. Bu akışlar dikkate alındığında, işletmenin yapısı, dört taraflı bir piramit olarak gösterilebilir. Piramidin düzeyleri,  yukardan aşağıya şu şekilde sıralanabilir:

  • Stratejik Yönetim Düzeyi; işletmenin uzun dönemli yapısal kararlarını alır ve işletmenin uzun dönemli politikalarını saptar.
  • Taktik Yönetim Düzeyi; stratejik amaçları gerçekleştirme yönünde kısa dönemli planlar geliştirir
  • İşletme Yönetimi Düzeyi; işletmelerdeki çeşitli işlemleri stratejik amaçlar doğrultusunda yerine getirecek aylık, haftalık veya günlük planlar yapar, çalışanlara yol gösterir, işlemleri değerlendirir.
  • Çalışanlar Düzeyi; işletmedeki günlük işleri yapan kişilerin yer aldığı en alt düzeydir. Örneğin, mal,  hizmet ve bilgi tasarımı, üretimi, dağıtımı, satış sonrası hizmetleri vb. Örneğin üniversitelerde rektör, rektör yardımcıları ve senato, stratejik yönetim düzeyini; fakülte dekanı ve dekan yardımcıları, taktik yönetim düzeyini; bölüm başkanları ve anabilim dalı başkanları taktik yönetim düzeyini; öğretim elemanları ve diğer görevliler de çalışanlar düzeyini gösterir.

Yukarı bilgi akışı, işletmenin günlük işlerine dayalı güncel durumunu tanımlar. Örneğin, herhangi bir satış yapıldığında, en alt düzeyde gerçekleşen söz konusu satış bilgisi, daha sonra, yönetimin çeşitli düzeylerine ve ilgili birimlerine ulaştırılır. Bu akışın dijital bilgi sistemiyle ilişkilendirilmesi, algılanması, toplanması, saklanması, dağıtılması ve benzerleri de,  günlük işlerin bir parçası sayılmalıdır.

Aşağı bilgi akışı, üst düzeylerde oluşturulan ve daha aşağıdaki basamaklara ve birimlere doğru aktarılan stratejiler, amaçlar, planlar ve iş emirlerinden oluşur. İşletmeler, aşağı doğru bilgi akışında, genellikle, ortak çalışan bilgi teknolojilerini (yazılımlarını) ve sistemlerini, ortaklaşa olarak kullanarak tasarruf sağlamaya çalışırlar.

Yatay bilgi akışı, işlevsel işletme birimleriyle, çalışma grupları arasındaki, bilgi alış verişidir. Örneğin, fakültelerin aynı düzeydeki iktisat, işletme, maliye, çalışma ekonomisi gibi bölümleri, önce kendi ders programlarını hazırlarlar. Daha sonra bu ders programları, ortak çalışan bilgi teknolojisiyle (yazılım), bir taraftan fakültenin bütünleşik program odasına, diğer taraftan da üniversitenin ders programlarını yapan merkezi kayıt bürosuna yatay olarak aktarılır. Yine ortak çalışan bir yazılımla, ders programına çevirim içi olarak ulaşılarak, gerekli bilgiler, ilgili öğrenci ve kişilerce kolayca alınabilir.

İç/dış bilgi akışı; müşterilerin, tedarikçilerin, dağıtımcıların, ortakların ve diğer çevrelerin, birbiri arasında gerçekleşen bilgi akışıdır. Aslında, çoğu zaman, bu bilgi akışına elektronik ticaret de denilmektedir. Hiçbir işletme ıssız bir ada olarak düşünülemez. Her örgütün amaçlarına ulaşmak için, ilişkide bulunduğu iç ve dış çevresi vardır. Ve şundan emin olmalısınız ki, sizin örgütünüzün diğer ortaklarla bilgi teknolojisiyle iletişim hakkı vardır. Dolayısıyla, çağın etkileşimli bilgi teknolojileri ve yazılımları, bu ilişkiyi sağlayan bilgi akışını, güvenli olarak sağlayabilecek düzeye ulaşmıştır.  

BİLGİ AYRINTISI: İşletmeler, değişik amaçlarla kabaca verilmiş bilgiler yanında, bilginin değişik yönlerini gösteren daha da ince ayrıntılı bilgilere de gereksinme duyarlar. Bunlara, bazen “bilgi tanecikleri=granularity” adı da verilir.  Söz konusu bilgi tanecikleri, aslında bilginin içindeki ayrıntıların gösterilmesi anlamına gelir. Yukarıdaki şekilden de izlenebileceği gibi, ayrıntılı bilginin bir başında işlenmemiş kabaca bir ayrıntı (ezber bilgi), diğer başında da özenle işlenmiş ayrıntıları içeren bilgi vardır. Tahmin edilebileceği gibi, işletmenin üst basamaklarında bulunanlar, pek ayrıntılarla ilgilenmezler. Genel stratejileri, amaçları, politikaları ve emirleri vermekle yetinirler. Aynı şekilde, üst basamaktakilere gönderilen bilgilerin de ayrıntılar içinde boğulmamış ya da özet olarak verilmiş olması gerekir. Başka deyişle, işletmenin üst basamaklarında yer alan insanlar, işlenmemiş ezber bilgilere gereksinme duyarlar. Daha alt basamaklardaki insanlar ise, işlenmiş ayrıntılı bilgi isterler. Örneğin, alt basamaktaki satış çalışanları, her yapılacak işin ayrıntılı tanımlarına gereksinme duyarlar. Bu nedenle, satışın ne zaman yapılacağını, hangi koşullarda yapılacağını, hangi fiyat politikasının uygulanacağını, müşteri ödemesinin nakit mi kredili mi olacağını, satışı kimin yapacağını, garantinin nasıl verileceğini ve benzerlerini ayrıntılı olarak bilmek, görmek isterler.

Diğer taraftan, işletmelerin alt basamaklarında çalışanlar tarafından oluşturulan bilgiler, bilgi teknolojisi ile bütünleştirilir ve işlenmemiş, özet, ezberlenebilir nitelikte ya da daha az ayrıntılı olarak, bütün ilgili birimlere dağıtılır. Görüldüğü gibi, işletmedeki bilgi tanecikleri, üst basamaklardaki yöneticiler için az ayrıntılı, alt basamaktakiler için ise çok ayrıntılı olarak hazırlanır.

BİLGİNİN TÜRÜ VE AMACI: Bilginin diğer bir örgütsel boyutu da, türünün ve amacının belirtilmesidir. Bilgi; içsel, dışsal, nesnel, öznel veya bunların dördünün birleşiminden olabilir.

  • İçsel Bilgi, örgütün belirli işlevlerini tanımlar
  • Dışsal Bilgi, örgütün etrafını kuşatan çevreyi tanımlar
  • Nesnel Bilgi, bilinen bir gerçeğin niteliğini tanımlar
  • Öznel Bilgi, bilinmeyen bir gerçeği tanımlamaya çalışır

Konut kredisi faiz oranlarını belirlemek isteyen bir banka göz önünde bulundurulsun. Söz konusu banka için içsel bilgi, kaç müşterinin kredi başvurusunda bulunabileceği konusunda yaptığı tahmindir. Dışsal bilgi, başka bankaların önerdiği faiz oranlarıdır. Nesnel bilgi, o günün başlıca konut kredisi faiz oranlarıdır. Öznel bilgi ise, gelecekteki beklenen konut kredisi faiz oranlarıdır. Aslında, diğer bankaların önerdiği konut kredisi faiz oranı yalnızca dışsal bilgi değil, aynı zamanda da çevresel ya da nesnel bir bilgidir. Nedeni, diğer bankaların önerdiği konut kredisi faiz oranı bilinen bir gerçektir.

Genel bir kural olarak, işletmelerin alt basamaklarında çalışanlar, içsel ve nesnel bilgilerle ilgilendiklerini, daha üst basamaklarda çalışanların da tüm bilgi türleriyle ilgilendiğini söylemekte bir sakınca yoktur. 

4.2. Bilgi Çalışanı

Bilgi çağının olmazsa olmaz koşullarından ikincisi, bilgi çalışanıdır. Dün olduğu gibi bugün de, işletmelerde temel kaynak insandır. Ancak, bilgi çağının insanı, beden veya kol gücüyle üretime katkıda bulunan fiziksel bir güç değildir. Bilgi çağının insanı, tasarım gücüyle bilgi üretimini geliştiren bir beyin gücüdür. Başka deyişle, bugünün insanı, bilgiyi ve teknolojiyi bilir ve bu iki bileşenle bilgi ürününü üretir. Ürettiği ürün beyin gücüne, tasarım gücüne ve ileri teknoloji gücüne dayalı olduğu için farklıdır ve patent yasalarıyla korunduğu için de fiyatı yüksektir. Oysa beden ya da kol gücüyle ve geleneksel teknolojilerle üretilen ürünleri, hemen herkes üretebildiği için, fiyatları çok düşük olmaktadır.

Bilgi çağına henüz giremeyen ülkelerin insanları, genellikle, geleneksel teknolojilerle düşük fiyatlı mal ve hizmet üretirler. Bu nedenle, milli gelirleri düşük kalır ve bu ülkelere geri kalmış ülke adı verilir. Bilgi çağına girmiş ülkeler ise, insana yatırım yaptıkları için, bilgi çalışanlarının oranı yüksek düzeylere çıkar. Beyin gücüyle çalışan söz konusu bilgi çalışanları, ileri donanım, yazılım ve bilgi ürünleri tasarlarlar. Uzman ve yapay zeka sistemleri geliştirirler. İleri teknoloji ve bilgi ürünleri üretip, yüksek fiyatlarla satarlar. Böylece, ülkelerinin, bilgi çağına girememiş ülkeleri, kolayca sömürüp daha da zenginleşmelerine katkıda bulunmuş olurlar.

Bilgi çalışanları, işletme için rekabet üstünlüğü sağlayacak amaçları, ileri ve güvenilir teknolojileri, kaliteli müşteri hizmetlerini, sorunsuz çalışan iş süreçlerini ve benzerlerini tasarlayıp uygulamaya koyarlar. Dikkat edilirse, kol gücüyle çalışanlar, yalnızca kendilerine emredilen işleri kol gücüyle gerçekleştirmeye çalışırken, bilgi çalışanları, beyin gücüyle sürekli yaratıcılık ve yenilik ortaya koymaya çalışmaktadır. Bilgi çağına girememiş veya girme aşamasında olan ülkeler, insanlarını bilgi çalışanı durumuna dönüştürmek ve çağdaş sömürüden kurtarmak zorundadırlar.

Bu çağın bilgi çalışanları, başlıca şu iki alanda mükemmelliğe ya da üstünlüğe ulaşmak durumundadırlar:

  • Bilgi ve teknoloji alanı
  • Etik sorumluluk alanı

4.2.1. Bilgi Çalışanlarının Bilgi Ve Teknolojiyi Bilmesi

Bilgi çağının işletmelerindeki insanlar, öncelikle, bilgi tabanlı olmalıdır. İşletmenin pazarlama, üretim, finans muhasebe, araştırma geliştirme gibi işlevlerinde, kuramsal eksiklikleri olmamalıdır. Değilse, kuramsal bilgi sahibi olmadan, teknolojiyi verimli olarak kullanamazlar. Başka deyişle, işletmelerin en önemli kaynağı teknoloji değil, öğrenmeyi öğrenmiş akıllı insanlardır. Bilgi teknolojileri, insanların bilgiyi üretirken ve yarara dönüştürürken kullandıkları araçlar topluluğudur. Aslında teknoloji, aklı destekler, ancak asla aklın yerine geçemez. Örneğin, bir elektronik çizelge yazılımı, grafik yapmada yardımcı olabilir. Ancak, bu teknoloji çubuk grafik mi yoksa parça dilimli grafik mi yapılması gerektiğini söylemez. Aynı şekilde, grafik satışların gidişini göstermesine karşın, hangi bölgelere, hangi politikalarla dağıtılacağını söyleyemez. Teknolojinin seçilmesi, kullanılması ya da teknolojiyle ortaya konan sonuçların yorumlanması, bilgi çalışanının görevidir. Bu nedenle, çağdaş insan kaynakları yönetimi, işe başvuranların özgeçmişlerinde, öncelikle teknoloji bilgisi değil de yönetim bilgi sistemi, pazarlama, üretim, finans, muhasebe gibi bilgilerin olup olmadığını arar. Yeterli kuramsal bilgisi olanlar, işletmeye alındıklarında, zaten önlerinde gerekli donanımı ve yazılımı hazır olarak bulacaklardır. Birkaç deneme yanılmadan sonra, söz konusu teknolojiyi etkin olarak kullanmak işten bile sayılmayacaktır.

Bununla birlikte, yeterli kuramsal bilgiye sahip olanlar için teknoloji, yine de çok önemli araçlar bütünü olarak kabul edilmelidir. Sorunları küçük parçalara bölmesini ve her parçayı bir uzmana vermesini bilen bilgi çalışanlarına, “sorun çözücü” denir. Teknoloji, sorunları küçük parçalara ayırmaya, fırsatları yakalamaya, sorunları rakiplerden önce çözmeye, pazara daha hızlı ulaşmaya, başka deyişle, işlerin çok daha verimli yapılmasına yardımcı olur. Bu nedenle, bilgi çalışanlarının teknolojik araçların nasıl kullanılacağını öğrenmeleri ve işlerine hangi teknolojiyi uygulayacaklarını bilmeleri de, büyük önem taşır. Başka deyişle, bilgi çalışanı, güncel bilginin nereden temin edileceğini, güvenliğinin, nasıl sağlanacağını, nasıl ve nerede kullanacağını bilmek durumundadır. Bilgi çağı çalışanı, özellikle başlıca şu konularda bilgi sahibi olmalıdır:

  • Temel bilgisayar donanım ve yazılım terminolojisi
  • İnternet ağının nasıl kullanılacağı ve ağda nasıl araştırma yapılacağı
  • Veritabanın, model tabanının, bilgi tabanının ve bilim tabanının nasıl tasarlanacağı ve uygulanacağı
  • Excel’deki gelişmiş karar destek araçlarını, filtreleri, şartlı biçimlendirmeleri ve benzeri menüleri kullanma
  • Yerel ağ bağlantıları dahil, her türlü ağ bağlantılarının nasıl yapılacağı ve kullanılacağı
  • Web sitesi tasarlama, internete yükleme ve güncelleme için html, asp ve php ile kod yazma
  • İşletme reklamları için web’te elektronik portföy oluşturma
  • FrontPage ile web sayfası yaratma
  • CAD, CAM, CAE, CRM ve benzeri yazılımları kullanma,
  • Kurumsal kaynak planlaması yazılımları kullanma
  • Çalıştığı alan ile ilgili diğer yazılımlar

Kuramsal ve teknolojik bilgiye sahip bir bilgi çalışanı, hangi teknolojiyi nerede, ne zaman ve nasıl kullanacağını da bilir. Ancak, henüz bilgi çağının gereklerine tam uyum sağlayamamış bazı işletmeler ve bilgi çalışanları, bilgisizce teknoloji yatırımı ve teknoloji kullanımı yapabilmektedirler. Teknoloji, bütün işletme sorunlarını çözebilen sihirli bir donanım ve yazılım demek değildir. Herhangi bir işlem için teknoloji uygulandığında, her zaman verimli ve etkili olunmayabilir. Eğer işe doğru olmayan bir teknoloji uygulanırsa, işler daha da yanlış ve içinden çıkılmaz bir duruma gelir. Bilgi ve teknolojiyi bilen bir bilgi çalışanı, teknolojiyi ne zaman, nerede, nasıl uygulayabileceğini bilmek durumundadır. Bunun için en az şu konularda bilgi ve yetenek sahibi olmak gerekir:

  • Hangi bilgiye gereksinme duyulduğunun belirlenmesi
  • Bilginin nasıl ve nereden elde edilebileceğinin bilinmesi
  • Bilgiye ulaşınca, bilginin alınarak işletmenin veri tabanına kaydedilmesi
  • Elde edilen bilgiye dayanarak işletmeye rekabet üstünlüğü kazandırılması

Bilgi çalışanlarının işletmeye sağlayabilecekleri yararlar konusunda, gerçek yaşamdan bir örnek verilebilir. Birkaç yıl önce, bir perakende mağazasının yöneticisi, ilginç bir durumla karşılaşmıştır. Mağazasındaki çocuk bezleri, çok büyük bir oranda cuma geceleri satılmaktadır. Bu durumda, cuma akşamları, çocuk bezi bölümüne daha çok sayıda çocuk bezi koymak akıllıca bir davranış gibi görünse de, bir bilgi çalışanı olan yönetici, hemen bu yola gitmemiştir. Bunun yerine, ilk önce eldeki bilgiye bakmış ve sonra bu bilgiden nasıl yararlanacağına karar vermiştir. Yönetici, çocuk bezlerinin satışının neden cuma gecesi bir haftalık satıştan daha fazla olduğunu ve bu alımları kimlerin yaptığını öğrenmek istemiştir. Ancak, işletmenin veri tabanında böyle bir bilginin olmadığını görmüştür. Bu nedenle, bir çalışanını cuma akşamları, yerinde gözlem yapması için, çocuk bezi reyonuna yerleştirmiştir. Mağaza yöneticisi, bu gözlem bilgileri sonunda, genç işadamlarının cuma gecesi bütün çocuk bezlerini satın aldığını öğrenmiştir. Genç iş adamlarına, aileleri tarafından, hafta sonları işten eve dönerken, hafta sonu için almaları gereken siparişlerin neler olduğu söylenmiştir. Bu gerçek bilgiyi elde eden yönetici, o günden sonra, çocuk bezlerinin yanına yerli ve yabancı biralar da koymaya karar vermiştir. Artık, cuma geceleri yalnızca çocuk bezlerinde değil, yerli ve yabancı bira satışlarında da büyük artışlar olmuştur.

Yukarıda kısaca anlatılmaya çalışılan olaydan çıkarılabilecek bazı sonuçlar vardır. Daha önce de belirtildiği gibi, teknoloji her derde deva değildir. Cuma geceleri çocuk bezleri satış ayrıntıları bilgisayar sistemiyle raporlansa bile, bir bilgi çalışanı olan mağaza yöneticisi, ileri teknolojiyi, kendi yaratıcılığı ile birleştirip, işletmesinde verimli, etkili ve kar getirici olarak kullanabilmiştir. İkinci olarak, bu örnek olay, bilgi ve işletme zekası arasındaki farkı da göstermektedir

Söz konusu örnek olaya göre, çocuk bezi satışlarının cuma gecesi olduğu, mevcut bilgi sistemine geldiği için, artık bilgidir. Bu bilgi, işletme zekası ile bütünleştirilmiştir. İşletme zekası, bilgiye şu boyutları da ekleyebilmiştir:

  • Çocuk bezlerini Cuma günü akşamları kimlerin satın aldığı,
  • Cuma geceleri, genç insanların, neden çocuk bezi satın aldıkları
  • Söz konusu genç insanların, bebek bezinin yanında görünce, hangi ürünü de almak isteyebileceği

Bir bilgi çalışanı, herhangi bir bilgiye ulaştığında ve bu bilgiyle karar vermeye çalıştığında, kendisine kim, ne, ne zaman, neden, nereye ve nasıl sorularını sormalıdır. Bu sorular yanıtlandığında, işletme zekasına katkıda bulunulmuş ve işletmeye rekabet üstünlüğü kazandırılmış olur.

4.2.2. Bilgi Çalışanlarının Etik Sorumlulukları

Bilgi çalışanlarının, bilgi ve teknoloji alanında bilmeleri gereken konulara değinildikten sonra, sıra, bunların etik sorumluluklarını belirtmeye gelmiştir. Bilişim ve teknoloji eğitimi görmüş bilgi çalışanının rolü, işletmenin pazarda rekabet üstünlüğü kazanması için, bilgi ve teknoloji kullanımının çok ötesine uzanmaktır. Bir bilgi çalışanı, çalışırken, aynı zamanda toplumsal sorumluluklarını da göz önünde bulundurmalıdır. Toplumsal sorumluluk etik kurallara uyarak yerine getirilir. Etik, bir insanın, başka insanlara karşı davranışlarında yol gösteren ilke ve standartlardır. Tıpkı hukuk gibi, etiğin de bilgi çalışanı için bir yaptırım gücü vardır. Ancak, etik kurallar, hukuk yasalarından farklıdır. Yasalar, bir hareketi ya gerektirir ya yasaklar. Oysa etik, daha öznel, daha kişisel ya da kültürel bir yorum konusudur. Bu nedenle, bir karar ya da hareket, başka insanların etik değerlerine göre doğru ya da yanlış olabilir. Aşağıdaki örnekler, etik yorumlar gerektiren bazı karmaşık davranışları göstermektedir:

  • Satın alınan bir yazılımı kopyalamak, bir arkadaşa kopyalaması için vermek ve bunun karşılığında da arkadaştan ücret talep etmek
  • Sahip olunan bir yazılımın ve alınan bir kopyasının çalışmaması olasılığına karşı bir önlem olarak fazladan bir kopyasını çıkarmak
  • Telefon hizmeti sağlayan kuruluşun paket indiriminden yararlanmak için, bir arkadaşın veya ailenin telefon numaralarını kendilerinden izni olmaksızın vermek.

Örnek olarak verilen bu davranışlar, ya etiksel olarak ya da yasal olarak uygunsuzdur. Yasal olarak uygunsuzsa, zaten yanlış davranan kişiye yasa hükümleri uygulanır. Yasada bir hüküm yoksa ancak etik olarak yanlış ise, kınama ya da dışlama devreye girer. Bununla birlikte, etik davranmayan kişi veya işletmenin imajı büyük yara alır ve rekabet yarışında geriler.

  YASAL YASA DIŞI
ETİK I II
ETİK DIŞI III IV

Etik ve Yasal Davranışlar Matrisi

Yukarıdaki şekil, etik davranışlar ile yasal davranışlar arasındaki ilişkiyi göstermektedir. Şekil dört çeyrek bölümden oluşmaktadır. Bilgi çalışanlarının davranışlarının, her zaman, birinci çeyrekteki gibi olması arzulanır. III numaralı çeyrekte, davranış yasal ancak etik değil ve dolayısıyla yapan kimsenin yorumuna bağlı olarak gerçekleşmiştir. II numaralı bölümdeki davranış etik ancak yasa dışıdır. IV numaralı bölümdeki davranış ise hem yasaya hem de etik kurallara aykırıdır.

Bilgi çağında, donanım ve yazılım teknolojisi, bilgiye erişimde, bilgiyi dağıtmada ve bilgiyi kullanmada büyük rekabet üstünlüğü sağladığı için, etik konular büyük önem kazanmıştır. Eğer bilgi çalışanının tüm davranışları, I.Bölüm sınırları içinde kalıyorsa, o kişi etik ve yasal davranmış ve iyi bir imaj yaratmış olur.

Bilgi çağında etik davranış ve sosyal sorumlu davranış, yalnızca kişinin kendi davranışını değil, aynı zamanda da, bağlı olduğu işletmeyi, başkalarının etik olmayan davranışlarına karşı korumayı da içerir. Örneğin, virüsler, solucanlar, kimlik bilgisi çalma, ağ bozma gibi birçok siber suç türü vardır. Bazı kara korsanların ve siber teröristlerin saldırılarına karşı, işletmenin korunması da etik bir sorumluluktur.

4.3. Bilgi Teknolojisi

Bilgi çağının olmazsa olmaz koşullarından üçüncüsü, bilgi teknolojisidir. Daha önce de belirtildiği gibi, bilgi teknolojisi (IT), işletmenin gereksinme duyduğu, bilgisayar tabanlı her türlü donanım, yazılım, araç-gereç ve arabirimlerdir. İşletme, bilgi çalışanlarına, güncel bilgi teknolojisiyle çalışma olanağı verirse, belirli bir rekabet üstünlüğü sağlamış olur.

Bilgi çağında, dünyadaki her altı insandan biri internet kullanmaktadır. İnsanlar, cep telefonlarıyla hemen her dijital ortamla ilişkiye geçebilmektedirler. Öğrenciler, bilgisayarlarıyla her türlü bilgi kaynağına ulaşarak, her türlü ödevlerini yapmaktadırlar. İşletmeler kargo hariç, bütün işletme işlevlerini dijital olarak yerine getirmektedirler. Avuç içi bilgisayarlarla, nerede olunursa olunsun, her türlü dijital işlemler yapılabilmektedir.

4.3.1. Donanım ve Yazılım Teknolojisi

Bilgi teknolojisinin iki temel olmazsa olmazı vardır.  Bunlar, aşağıdaki şekilden de anlaşılacağı gibi, donanım ve yazılımdır. Donanım, bilgisayarı çalıştıran fiziksel sistemlerdir. Yazılım ise, özel bir görevi yerine getirmesi için, donanıma uygulanan yönergelerdir. Örneğin, bir donanım olan avuç içi bilgisayar (PDA, kendisine kaydedilenleri saklama, adres defterini güncelleme, fotoğraf işleme gibi çeşitli işlemleri yaptıracak birçok yazılım içerir. Şekildeki, temel donanım bileşenleri kısaca tanıtmakta yarar vardır:

Girdi Araçları: Bilgi ve komutların girişi için kullanılan araçlardır. Girdi araçları klavye, fare, ekran, dokunma duyarlı ekran, oyun denetleyicisi ve barkod okuyucusu gibi araçları içerir. 

Çıktı Araçları: Görme, duyma ya da başka türlü bilgi süreci sonuçlarını görmede kullanılan araçlardır. Çıktı açları yazıcı, monitör ve hoparlör seti gibi araçları içerir.

Depolama Araçları: Sonraki bir zamanda kullanılmak amacıyla bilgiyi depolamak için kullanılan araçlardır. Depolama araçları harddisk, taşınabilir bellek ve DVD gibi araçları içerir.

Merkezi Süreçleme Birimi (CPM): Sistem ve uygulama yazılımlarını işleten ve yorumlayan ve tüm donanım işlemlerini koordine eden bilgisayar bileşenidir. Merkezi süreçleme birimi, Intel Pentium ve Xeon ürün çizgilerini ve MAD Athlon serilerini içerir. Kalıcı bellek (RAM), geçici bellek de bu birimde yer alır.

Telekomünikasyon Araçları: Bilgiyi göndermek için ve bir ağda başka bir insan ya da bilgisayardan haber almak için kullanılan araçlardır. Örneğin, internete modem kullanılarak bağlanıldığında, modem bir telekomünikasyon aracı olarak iş görür.

Bağlantı Araçları: Bir bağlantı kablosuyla, bir taraftan bağlantı noktasına diğer taraftan da örneğin yazıcıya, kameraya ya da ana karttaki sürücüden içsel bağlantı sürücüsüne bağlanmayı sağlayan gereçlerdir.

(ÖĞRENCİYE ÖDEV: PC, İnternet, Chip veya benzeri bir bilgisayar dergisinin son sayısında okuduğunuz bilgisayar ilanını inceleyiniz. (1) Bir bütün olarak sistemin fiyatı nedir? (2) İlandaki bilgisayar, hangi donanım sürücüsünü içeriyor? (3) Hangi yazılımı içeriyor.

Şimdi de www.dell.com  sitesine girerek, orada reklamı yapılan başka benzer bir bilgisayarla, dergide gördüğünüz bilgisayarı karşılaştırınız. Hangisi daha ucuz? Bu sizin için sürpriz mi? Neden ya da neden değil?

Son olarak, reklamı verilen iki benzer bilgisayarın bileşenlerini, işletim ve uygulama yazılımlarını, belleklerini ve diğer özelliklerini karşılaştırınız ve hangisinin diğerine göre daha üstün olduğunu belirleyiniz.)

Yukarıdaki şekilden de izlenebileceği gibi, bilgi teknolojisinin ikinci olmazsa olmazı yazılımdır. Yazılımın iki temel türü vardır. Bunlar, uygulama ve sistem yazılımlarıdır. Uygulama yazılımı, özel görevlerin yerine getirmemesini ya da özel sorunların çözülmesini sağlayan yazılımlardır. Örneğin Microsoft Word, öğrencinin ödevlerini yazmasında kullanılır. İşletme açısından ise, bordro yazılımları, çok işlemli yazılımlar ve envanter yönetimi yazılımları ve benzerleri uygulama yazılımlarına örnektir.

Sistem yazılımları teknoloji yönetimi ve tüm teknoloji sürücüleri arasındaki etkileşimin koordinasyonu için özel görevler kullanır. Sistem yazılımı içinde işletim sistemi yazılımı ve kullanım yazılımı bulunur. İşletim sistemi yazılımı, uygulama yazılımlarını kontrol eden ve donanım araçlarının birlikte çalışmasını yöneten yazılımdır. Güncel işletim sistemi yazılımları; Microsoft Windows ve tüm Windows versiyonları, Macc OS ve Linux (bir açık kaynak işletim sistemidir ve Unix’i içerir)’tur.

Etkinlik yazılımları, işletim sistemi yazılımlarına ek işlevsellik sağlayan yazılımlardır. Etkinlik yazılımları; antivirüs yazılımlarından, ekran koruyuculardan, program kaldırma yazılımlarından (istenilmeyen programları uygun şekilde kaldırmak için), dosya güvenlik yazılımlarından (genellikle verilerin şifrelenmesini içerir) ve benzerlerinden oluşur.

4.3.2. Yer ve Zaman Bağımsızlığı

Bilgi çağının ileri teknolojisi, dünya ölçeğinde, çok merkezli iletişim ve bilişimi, yerel iletişimi ve bilişimi, yer ve zamandan bağımsız bilgi paylaşımını ve bunların daha da fazlasını, insanlığa ve işletmeciliğe kazandırmıştır. Küresel işletme ekonomisi, kültürü, dili, coğrafi sınırları, zamanı ve yeri dikkate almaksızın, bütün bir yıl boyunca işleyişini sürdürür olmuştur. Başka bir deyişle, dünyadaki işletmeler ve diğer kurumlar, zamandan ve yerden bağımsız olmuşlardır. 24 saat açık e-işletmelere, dünyanın her yerinden girilebilmekte ve işletmecilik işlevleri sağlanabilmektedir.

Bilgi çağında, başarılı olmayı amaçlayan her işletme, bir bilgi teknolojisi alt yapısı oluşturmak zorundadır. Bu alt yapının bir bileşeni de çok merkezli iletişim ve bilişim’dir. Çok merkezli iletişim ve bilişim, her zaman ve her yerde gereksinim duyulan bütün bilgiye, hem işletmenin iç çevresine, hem de dış çevrelerine, anında ulaşmayı mümkün kılar. Çok merkezli iletişim ve bilişim, aynı zamanda yerel iletişim ve bilişime ve mobil iletişim ve bilişime de olanak sağlar. Aşağıdaki şekil, yer ve zamandan bağımsız teknolojiyi simgelemektedir.

Yerel iletişim ve bilişim, birişletmenin bilişim gücünü, işletmenin tüm işlevsel alanlarındaki bilgi çalışanlarının masaları üstüne yerleştiren bir ortamdır. Bu durum, PC’leri, dizüstü bilgisayarları, masaüstü bilgisayarları, mini bilgisayarları ve hizmet sunucularını kapsayan daha az pahalı, daha güçlü ve daha küçük sistemler aracılığıyla mümkün olabilmektedir. Farklı bilgisayarların ve bilgisayar ağlarının birbirleriyle iletişime geçebilmelerini ve bilgi paylaşabilmelerini sağlayan entegrasyonlar, ara donanımlar ve diğer teknolojik yatırımlar da, bu sistemin önemli bileşenleridirler.

Bilgi Paylaşımı, İşletmenin sahip olduğu bilgiye, herkesin dilediği gibi ulaşabilmesi ve ulaştığı bilgiyi dilediği gibi kullanabilmesi için, söz konusu bilginin bir ya da birden fazla merkezde organize edildiği bir ortamdır. Bilgi paylaşımı, örneğin, satış birimi çalışanlarının hangi ürünlerin dağıtılabilir durumda olduğuna karar verebilmesi için, üretim aşamasındaki ürüne dair bilgi sahibi olabilmelerini sağlar. Aynı şekilde, üniversitedeki kayıt görevlisi, eğitim giderlerinin ne kadarının bir burs ya da kredi tarafından karşılanabileceğine karar verebilmek için, finansal yardım birimindeki bilgiye ulaşabilir. Bilgi paylaşımına destek olabilmek için, birçok işletme, ellerindeki bilgiyi veritabanı şeklinde organize eder. Veritabanları, işletmelerin kendi bilgilerini organize etmek ve herkesin kullanımına açmak amacıyla giderek standart hale gelmektedir.

Yer ve Zamandan Bağımsız Teknoloji

Mobil iletişim ve bilişim ise, herhangi bir merkezde yer alan bilgiye veya uygulama yazılımına, kablosuz olarak bağlanabilmek ve o bilgi ve yazılımı kullanabilmek amacıyla geliştirilen önemli bir kavramdır. Mobil iletişim ve bilişim, tümüyle kablosuz bağlanabilirlikle ilgili bir teknolojidir. Cep telefonu, PDA (Public Display of Affection), dizüstü bilgisayar ve benzeri kablosuz araçlar, mobil iletişim ve bilişimde kullanılan herkesin bildiği donanımlardır. Mobil iletişim ve bilişim teknolojinin giderek gelişmesi, e-ticareti, mobil ticarete dönüştürmektedir. Bugün mobil iletişim ve bilişim sayesinde, istenildiği anda, örneğin bir havaalanında uçak beklerken, hisse senedi alım-satımı yapma, hava durumunu öğrenme, müzik indirme, e-posta okuma ve benzeri etkileşimler kolayca ve etkili biçimde yapılabilmektedir. Mobil iletişim ve bilişim, ticareti, hiçbir coğrafi sınır tanımadan dünya ölçeğinde yapılır duruma getirmiştir. Dünyanın herhangi bir yerindeki insanlar, gereksinme duydukları bilgi ve yazılıma, mobil teknolojiyle kablosuz olarak ulaşabilmektedirler.

5. İŞLETME VİZYONU VE BİLGİ TEKNOLOJİSİ

İşletme, vizyonunu geliştirirken; insanın, bilginin, teknolojinin ve yönetim bilgi sisteminin uyumlu ve bütünleşik biçimde nasıl çalışacağını tasarlamak durumundadır. Sayılan öğeler arasında bütünleşme ve uyum sağlanabilirse, önemli ölçüde bir rekabet üstünlüğü elde edilmiş olur. Rekabetçi işletme vizyonu, müşteri değerinin, rekabetin yapılış biçiminden çok daha değerli olduğunu kabul eder. Bilgi çağında müşteri, diğer tüm ürün özellikleri yanında, bir de yenilik ve hız istemektedir. Yenilik ve hız faktörünü, rakip işletmeden önce gerçekleştiren işletme, rekabet üstünlüğünü ele geçirebilmektedir. İleri bilgi teknolojisi hızlı mal, hizmet ve bilgi tasarımını, üretimini, dağıtımını ve satış sonrası müşteri desteğini gerçekleştirmekte, birinci derecede etken olmaktadır.

5.1. Bilgi Teknolojisi ve İşletme karı

Bilindiği gibi,işletmeninbrüt karı,  geliri ile gideri arasındaki olumlu fark olarak tanımlanır. Gelir, işletmenin kendi ürünlerinin satışından kazandığı paralardır. Giderler ise, söz konusu ürünlerin ortaya konulması için katlanılan maliyetlerdir. Rekabet üstünlüğü açısından bilgi teknolojisi, hem gelirleri yükseltmekte, hem de maliyetleri azaltmakta kullanılabilir.

Gelirleri artırabilmek için, bilgi çağının getirdiği bir teknoloji olan Sap, Microsoft CRM gibi atış modüllerinden yararlanılabilir. Bilindiği gibi, değişen rekabet ortamı ve farklılaşan müşteri beklentileri, satış süreçlerini de oldukça farklılaştırmıştır. Başarılı bir satış sürecinin en önemli etkenlerinden birisi, müşterilere, beklentileri doğrultusundaki ürünleri rakipten önce müşteriye sunabilmektir. Diğer yandan artan rekabet baskısıyla satış süreçleri kısalmış, çapraz satış gündeme gelmiş, hızlı ve etkili satış sonrası hizmetler ve benzeri etkinlikler önem kazanmıştır. Kısaca belirtmek gerekirse, işletmelerdeki pazarlama ve satış işlevi, müşteriyle sürekli bir ilişki yönetimi durumuna gelmiştir. Satışlar sırasında ve sonrasında doğan fırsatların değerlendirilmesi, olası müşterilerin değerlendirilerek gerçek müşterilere dönüştürülmesi; müşterileri hızla tanımayı, müşterilerin temel dinamiklerini hızla öngörmeyi ve müşteri özelliklerine göre satış süreçlerini farklılaştırmayı gerektirir.

Sap veya Microsoft CRM yazılımları, satış sürecindeki bu önemli değişime işletmelerin ayak uydurması için gereksinim duyulan tüm araçları içeren kapsamlı yazılımlardır. CRM yazılımlarının, işletme gelirlerini artırması yönünde, aşağıdaki işlevleri başarıyla gerçekleştirir.

Satış başarısının artması: Olası müşterilerin ve fırsatların yönetilmesi, satış süreçlerinin otomasyonu için gerekli olan iş akışlarının özelleştirilebilmesi, teklif oluşturma ve sipariş yönetimi araçları gibi işlevleriyle CRM Satış Modülü, satış sürecini kısaltır ve satışların başarı ile gerçekleşmesini sağlar. CRM, satışların en kısa sürede ve en etkili biçimde gerçekleşmesini mümkün kılar.

Müşteri beklentilerinin saptanması: CRM teknolojisinin en önemli özelliklerinden biri de, son derece kapsamlı raporlar oluşturabilmesidir. Bu raporlar sayesinde satışlara yönelik öngörülerde bulunmak, işin etkinliğini ölçümlemek, satışların ve hizmetlerin başarısını izlemek, sorunları, eğilimleri ve fırsatları tanımlamak çok kolaylaşmış olur.

Müşteri hakkındaki tüm bilgilere erişim: Satışların daha hızlı gerçekleştirilmesi ve daha başarılı olması için en önemli konulardan bir tanesi, müşteri ile ilgili bilgilerin tümüne kolay ve hızlı biçimde ulaşabilmektir. Bu sağlanabildiğinde, müşterinin geçmişte gerçekleştirdiği alımlardan, eğilimlerinden ve müşteri profilinden yararlanılarak, satış süreçleri müşteriye özel bir hale getirilebilir. CRM Satış yazılımı, müşterilerle ilgili mevcut ve geçmişe dayalı bilgileri merkezi ve özelleştirilebilir bir hale getirerek, satış çabalarını ve müşteri takibini etkin duruma getirir.

Müşteriyle ilişki yönetimi: CRM’ de müşteriler, kurumsal ve bireysel müşteriler olarak bölümlenir. CRM Satış Yazılımıyla, tek kişilik işletmelerden çok uluslu şirketlere kadar her ölçekte müşteri ile iletişim kurulur ve her türlü bilginin takibi ve yönetimi yapılabilir.

Etkinlik yönetimi: Müşterilerle yapılması gereken toplantı, randevu, görev, e-posta, telefon görüşmesi, faks gibi etkinlikler, CRM olanaklarıyla son derecede hızlı, planlı ve etkileşimli olarak yapılabilir.

Yeni müşteri adayı yönetimi: CRM teknolojisi, satış yapılabilecek veya bağlantı kurulabilecek olan müşteri adaylarını belirleyip onlarla görüşmeler yapılmasını sağlar.  Örneğin, işletmeye ait bir Web sitesinden, pazarlama listesinden veya bir ticaret fuarında gerçekleştirilen bir kartvizit taramasından yararlanılarak, CRM ile olası yeni müşteri adayları saptanabilir.

Satış fırsatları yaratma: CRM’nin satış sürecindeki aşamaları otomatikleştirmesi, tutarlı ve verimli değerlendirmelerin yapılmasını ve yeni satış fırsatları yaratılmasını mümkün kılar.

Sipariş yönetimi: CRM;teklifler oluşturabilir, teklifleri hızla siparişlere dönüştürebilir. Siparişlerin ücret düzeyini ve sayısını belirleyebilir ve belirlenen tanımlara göre fiyat indirimleri yapabilir. Eğer işletmede, CRM ile bütünleştirilmiş bir finans uygulaması da varsa, otomatik olarak siparişe dönüştürülmüş bir teklif, işlenmek üzere ilgili işletme birimlerine gönderilebilir, böylece verimlilik de artmış olur. Ödemesi yapılmış bir sipariş için fatura hazırlanır ve müşteriye otomatik olarak gönderilir.

Ürün katalogu: CRM, karmaşık ücretlendirme düzeyleri, ölçü birimleri, indirimler ve ücretlendirme seçenekleri de dahil, tam özellikli bir ürün katalogu hazırlar.

Kota yönetimi: İş fırsatları, CRM’ de değerlendirilir ve ilgili satış temsilcilerinin satış kotasına eklenir.

Bölge yönetimi: CRM, satış alanları belirleyerek, iş akışı kuralları ve raporlar aracılığıyla satış temsilcilerinin, satış alanlarını yönetmesine ve değerlendirmesine olanak sağlar.

Satış yazını: CRM, yöneticiler ve çalışanlar için, arama yapılabilen bir satış kitaplığını broşürler, teknik makaleler ve rakip bilgileri de dahil olmak üzere birçok pazarlama yazını oluşturabilir, yönetebilir ve dağıtabilir.

Rakipleri izleme: CRM ile rakip işletmeler hakkında ayrıntılı bilgiler toplanabilir, bir kitaplıkta saklanabilir, iş fırsatları ve satış yazını ile ilişkilendirilebilir.

Raporlar: CRM, yönetimin doğru kararları hızla alabilmesi için her türlü aydınlatıcı raporu ve karar destek bilgisini sağlar.

Notlar ve ekler: CRM, veri tabanında bulunan kurumsal müşterilere veya ilgili kişilere, yöneticilerin arzusu doğrultusunda notlar, ekler ve belgeler gönderir.

Bilgi teknolojisi kullanımının, işletme gelirini, dolayısıyla işletmenin brüt karını artırmadaki rolünü belirttikten sonra, şimdi sıra, aynı olayın maliyet azaltıcı rolünü vurgulamaya gelmiştir. Çağın ileri bilgi teknolojileri, üretim sürecini verimli hale getirerek, ulaşım maliyetlerini azaltarak, işçilik maliyetlerini düşürerek, süreçteki hataları en aza indirerek ve daha birçok tasarruf sağlayarak, satılan malın maliyetinde önemli azalma sağlamaktadır.

İşletmeler, rekabet üstünlüğü sağlayabilmek için işletmenin gelirlerini yükseltirken, giderlerini de azaltacak bir bilgi teknolojisi vizyonu yaratmak durumundadırlar. Vizyon oluşturmada yalnızca gelir veya yalnızca maliyet boyutu üzerinde değil, her iki boyut üzerinde de yoğun çaba sarf edilmelidir. Örneğin, bilgi teknolojisi, web sitesinde self-servis bir müşteri sistemi oluşturmak için kullanılabilir. Bilindiği gibi, self-servis müşteri sistemi, bir işletmenin müşterilerinin bilgi teknolojisinden yararlanmalarını, bu yolla kendi işlemlerini kendilerinin yapmalarını sağlar. Çevrimiçi (online) bankacılık ve ATM’ler self-servis teknolojinin başarılı örnekleridirler. Bu olanaklar aracılığıyla banka müşterileri, kendi bankacılık işlemlerini, her yerde her zaman yürütebilme olanağına sahiptirler. Kendi banka hesaplarını kontrol edebilirler, fonlarını bir hesaptan diğerine taşıyabilirler, para çekebilir ya da yatırabilirler, faturalarını elektronik olarak ödeyebilirler ve hatta bankanın şirkete ya da bir başkasına çek göndermesini talep edebilirler.

Çevrimiçi bankacılık ve ATM’ler, bankaların bu tür bankacılık hizmetlerine bağlı masraflarını azaltmıştır. Bankalar, personel istihdam ederek yaptıracakları birçok bankacılık hizmetini, bedava çevrimiçi müşterilerinin kendilerine yaptırarak, pek çok açıdan tasarruf sağlamış olmaktadırlar.

Bilgi çağı işletmeleri ve bilgi çalışanları, kendilerine şu soruları sürekli olarak sorar duruma gelmişlerdir:

  • Gelir açısından rekabet üstünlüğü yakalayabilmek için, güncel teknolojileri iş ortamına nasıl uygulayabilirim?
  • Gider açısından rekabet üstünlüğü yakalayabilmek için, güncel teknolojileri iş ortamına nasıl uygulayabilirim?

5.2. Rekabet Üstünlüğü Sağlamaya Veri Tabanı Desteği

Rekabet üstünlüğü sağlamanın birçok yol ve yöntemi vardır. Örneğin, harcamaları kısmak, pazar payını artırmak, yeni ürün ve hizmetler sunmak gibi. Aslında, olaya uzun dönemli bakıldığında, işletmeler, rekabet üstünlüğü sağlamak amacıyla çeşitli stratejiler ve taktikler geliştirler. Bunlardan birisi de, işletmeye geniş kapsamlı ve her açıdan kullanışlı veri tabanı ve bilgi yönetimi sistemi kazandırmaktır. Veritabanları, işletmelerdeki iş, işlem ve işlevlerde gereksinme duyulan bütün bilgileri ve ayrıntılarını içinde bulunduran ve yöneten geniş ölçekli bilgi depolarıdır. Örneğin, Microsoft Office Access, FileMaker veya ERP, veri tabanı yönetimi yazılımlarını en başarılı örnekleridirler.  Veritabanları, şifre verilen herkese, veritabanındaki bilgiye belirli işletme kuralları çerçevesinde ulaşma, kullanma ve bu bilgiyi yenileme olanağı sağlar. 

Aşağıdaki şekil, veri tabanı ve yönetimi sisteminin yapı ve işleyişini göstermektedir. Görüldüğü gibi, sistemin bir tarafında müşteri, envanter, tedarikçi gibi adlarla kaydedilmiş veri tabanları, diğer tarafında da ürün siparişi, satış sonrası hizmet, envanter yönetimi, sevkiyat gibi veri tabanı yönetimi yazılımları vardır. İyi hazırlanmış bir veri tabanı yönetimi sistemi, işletmelere önemli bir rekabet üstünlüğü sağlamaktadır.

Amazon.com, veri tabanı yönetimine en güzel örneklerden birisidir. Söz konusu sitenin web’de sunduğu ve bütün dünyaca “tek tuşla sipariş” diye bilinen self-servis müşteri sistemi, sistemin sipariş vermede sağladığı kolaylıklar, daha önce yapılan alışverişleri tamamlayacak türden ürünleri bulmaya yarayan filtreleme kapasitesi, ilgilenilen ürünlere dönük öneriler getirebilme, fatura ve nakliye bilgilerinin yönetimindeki becerisi olağanüstü bir rekabet üstünlüğü sağlamıştır. Amazon.com veri tabanında müşterinin her türlü bilgisi mevcut olduğu için, müşteri her alışverişte yeniden aynı bilgileri tekrar tekrar yazmak zorunda da kalmamaktadır. Amazon’un self-servis müşteri sisteminin arkasında ürüne ve müşterinin daha önceki alışverişlerine dair bilgileri veri tabanı yönetim teknolojisiyle saklayan ve müşteriye bu bilgilere ulaşma ve kullanma olanağı tanıyan geniş bir veritabanı yatmaktadır.

Veri Tabanlarının Yapısı ve İşleyişi

Amazon’un, müşteri memnuniyeti, envanter yönetimi ve ikmal zinciri gibi başka veri tabanı hizmetleri de vardır. Amazon, olağanüstü işlevsel veri tabanı sayesinde, kendi alanında, büyük ölçüde rekabet üstünlüğü sağlamıştır.

5.3. Rekabet Üstünlüğü Sağlamaya Karar Destek Sistemi Desteği

Bilindiği gibi, işletmelerin kısa, orta ve uzun dönemli sağlıklı kararlar alabilme yeteneği, çok önemli bir rekabet üstünlüğü sağlar. Yukarıda değinilen çevrimiçi işlem süreçleme sitemi teknolojisinin yanında, rekabet üstünlüğü sağlamada bir de çevrimiçi karar destek sistemi teknolojisi vardır. Karar destek sistemleri, başlıca şu iki yönde gelişmiştir:

  • Durum Analizi Yapan Karar Destek Sistemleri
  • Sorunlara Tanı Koyan Ve Rasyonel Karar Veren Sistemler

5.3.1. Durum Analizi Yapan Karar Destek Sistemleri

Durum analizi yapan karar destek sistemleri; doğrusal programlama, cpm, pert, başa baş grafiği, tahmin yöntemleri, simülasyon gibi karar alıcılara ışık tutan, ancak, karar almayı yöneticilere bırakan sayısal analiz yazılımlardır. Aslında, durum analizi yapan karar destek yazılımları da kendi içinde bireysel karar destek sistemleri ve grup karar destek sistemleri olarak iki türe ayrılır.

Durum analizi yapan ve sorunun kıvamlı (optimum) çözümünü arayan bireysel karar destek sistemi yazılımları, şu şekilde sıralanabilir:

  • Proje planlama ve kontrol (gant, cpm ve pert) karar destek sistemi yazılımı
  • Üretim planlaması karar destek sistemi yazılımı
  • Bakım ve onarım karar destek sistemi yazılımı
  • Verimlilik kontrolü karar destek sistemi yazılımı
  • İstatistik kalite kontrolü karar destek sistemi yazılımı
  • Tahmin karar destek sistemi yazılımı
  • Karar ağacı karar destek sistemi yazılımı
  • Doğrusal programlama karar destek sistemi yazılımı
  • Taşıma karar destek sistemi yazılımı
  • Simülasyon karar destek sistemi yazılımı
  • Oyun karar destek sistemi yazılımı
  • Kuyruk karar destek sistemi yazılımı
  • Kapasite planlama karar destek sistemi yazılımı
  • Sıfır kar (Başa baş) karar destek sistemi yazılımı
  • Envanter kontrol karar destek sistemi yazılımı
  • Diğer karar destek sistemi yazılımları

Grup karar destek sistemleri ise, bir bakıma, “bir elin nesi var, iki elin sesi var” felsefesine göre geliştirilmiş yazılımlardır. Bilgi çağında, artık bireysel çalışmanın pek bir önemi kalmamıştır. Bunun yerini, kararlara katılım ve takım çalışması almıştır. Başka deyişle, işletmelerdeki işler, belirli amaçlarla oluşturulmuş gruplar veya takımlar tarafından yapılmaktadır. Grup katılım yazılımları; işletmenin iç ve dış çevrelerindeki takımların hem birbiriyle, hem de takım içindekilerin birbirleriyle etkileşmeleri, bir arada çalışabilmeleri, düşüncelerini paylaşabilmeleri, sorunlarla ve olanaklarla birlikte ilgilenebilmeleri, birlikte karar alabilmeleri için geliştirilmiş teknolojilerdir. Gerçekten de, söz konusu bu bütünleşik sistemler, bilgi akışını, bilgi paylaşımını ve çevrimiçi tartışmayı desteklemekte ve takımların performanslarını önemli ölçüde artırmaktadır.

Grup karar destek sistemlerinin daha gelişmişleri, tartışmaların sonunda geliştirilen karar seçeneklerini, içinde bulundurdukları “anonim oylama” modülüyle, takımlar arasında oylama olanağı da sağlar. Başka deyişle, anonim oylamada, sorunun çözümü için sunulan seçenekler, kim olduğunu belirtmeksizin her bir takım üyesi tarafından, seçeneği beğenip beğenmediği yönünde oylamaya tabi tutulur. Bu tür bir nesnel oylama, karara katılan takımların yaratıcı çözümler geliştirmesine, “grup kararına” bağlı kalmasına ya da belirli bir takım üyesinin baskın rol oynamasına engel olmaktadır.

5.3.2. Sorunlara Tanı Koyan ve Rasyonel Karar Veren Sistemler

Karar önerisi sunan sistemler, sorunu algılar, tanımlar, çözüm önerileri geliştirir, seçenekleri karşılaştırır ve işletme amacına uygun olanını da seçerek, yöneticilere önerir. Bu karar destek sistemlerinin de iki türü vardır. Bunlar, “uzman sistemler”  ve “yapay zekalar”dır.

Uzman sistemler, karar alma sürecinin bir kısmını, bazı durumlarda da tamamını otomatik hale getirdikleri için, bunlara otomatikleştirilmiş karar destek sistemleri de denir. Bu karar destek sistemlerine uzman denilmesinin nedeni, gerçek insan uzmanların bilgilerinin ve yeteneklerinin bilgisayara yüklenmesinin hedeflenmiş olmasıdır.  İşletme yönetimi açısından uzman sistemler, tıpkı insan uzmanlarda olduğu gibi, bilginin veri haline getirilerek, soruna uygulandığı bilgisayar bütünleşik bilgi teknolojisi olarak tanımlanabilir. Uzman sistemler; yatırım danışmanlığında, hastalıklara tanı koymakta, planlama yapmakta, meslek danışmanlığında, yapı tasarımı ve denetiminde, bilgisayar tasarımında, ürün maliyetlerinin bulunmasında ve benzeri alanlarda başarıyla kullanılmaktadırlar.

Yapay zekalar, doğal zekalar gibi organik değil, tam tersine, insan zekasının benzetimi çalışmalarının bir sonucu olan yazılım yapılardır. Bu sitemler, tıpkı insan zekasında olduğu gibi, bilgisayarların da akıl yürütmesini, algılamasını, kavramasını, nesnel ve nesnel olmayan gerçekleri algılamasını, sonuç çıkarmasını, soyutlama yapmasını, öğrenmesini ve değişen koşullara uyum göstermesini sağlamaktadırlar. Ancak, 2000’li yılların ilk on yılında, henüz bu yapay yapıların zekası, insan zekasının çok çok altındadır.

Yapay zekaların başlıca türleri; zeki bilgisayar, robot, doğal arabirim, yapay sinir ağı, bulanık mantık, sanal gerçeklik, genetik algoritmalar, melez zekalar, düşünen bilgisayar, akıllı evler, dijital cüzdan, cisimlerin arkasını gören kamera, sanal bellek, sanal düşünür, akıllı yazılım, yapay duyular ve benzerleridir. İlerideki derslerde, uzman karar destek sistemleri ve yapay zeka karar destek sistemleri, ayrı bir konu olarak incelenecektir.

5.4. Rekabet Üstünlüğü Sağlamaya Bütünleşik Yazılımlar Desteği

Rekabet üstünlüğü elde etmek için, yazılım ortaklıkları, temel işletmecilik işlevleri alanında bilgi teknolojisi yarışına girmişlerdir. Bu yarışın sonucu olarak “müşteri ilişkileri yönetimi”, “tedarik zinciri yönetimi”, “satış gücü otomasyonu” gibi önemli bilgi teknolojileri gündeme gelmiştir. Söz konusu bütünleşik yazılımlara yatırım yapan işletmeler, bunları elinde bulundurmayan işletmelere oranla büyük rekabet üstünlükleri kazanmışlardır. Tedarik zinciri yönetimi; stok, süreç ve işletmeler arası bilgi kayıtlarını tutarak, tedarik zincirindeki bütün etkinlikleri, otomatik olarak gerçekleştiren bir bilgi teknolojisidir. Aşağıdaki şekilde, ofis mobilyalarını toptan olarak satan bir işletmenin tedarik zinciri verilmiştir.

Şekildeki ofis mobilyası toptancısı esas alınırsa, perakendeciler ve perakendecilerin müşterileri, tedarik zincirinin bir tarafını oluşturmaktadır. Tedarik zincirinin diğer tarafını ise, ofis mobilyası üreticisi ve ona ham madde tedarik eden işletme ile parça tedarik eden işletme oluşturmaktadır. Görüldüğü gibi, ileri yönde giderken, perakendeciler ve perakendecilerin müşterileri, geriye doğru giderken de üretimi yapan işletme, üretim işletmesine hammadde ve parça sağlayan işletmeler ve nakliye işletmeleri, tedarik zincirini oluşturmaktadırlar. Burada dikkat edilmesi gereken nokta, tedarik zincirinin bir bütün olduğudur.

Tedarik Zinciri

Tedarik zinciri yönetiminin amacı, tüm zincir boyunca kapsamlı stok ve bilgi akışını otomatikleştirmektir. İdeal olarak örnekteki toptancı işletme, Elektronik Veri Değişim (EDI) bilgi teknolojisi sistemi kullanıyor olsun. EDI, bilgisayardan bilgisayara para, fatura, irsaliye, iş emirleri gibi standart işlem belgelerinin transferini yapan bir yazılım sistemidir. Söz konusu elektronik emirler ve belgeler, diğer sistemleri de tetikler. Üretim işletmelerinin parça ve hammadde siparişi yapmasını sağlar; sevkiyat bilgilerini nakliye firmalarına ulaştırır. Bu şekilde bir müşteri herhangi bir mobilya sipariş ettiği zaman, perakende satış mağazası, ihtiyacı olan ürünü, derhal zinciri oluşturan ilgili birimlere iletir. İşletmeler, pazarda etkin olarak rekabet üstünlüğü elde etmek için, tüm süreçlerini otomatik olarak EDI ve tedarik zinciri sistemleriyle gerçekleştirme yolunu tercih etmektedirler.

5.5. Rekabet Üstünlüğü Sağlamaya “İşlet, Büyüt, Dönüştür” Yaklaşımı Desteği

İşletmenin bütününü görerek rekabet üstünlüğü sağlamak için, diğer bir bilgi desteği de “işlet, büyüt, dönüştür” yaklaşımıdır. “İşlet” terimi, işlerin ve süreçlerin mevcut yapılış tarzını kıvamlaştırma (optimize etme) anlamına gelir. “Büyüt” terimi, pazar erişimini arttırmak, ürünlerin çeşidini çoğaltmak, pazar payını genişletmek ve benzeri etkinlikler anlamına gelir. “Dönüştür” terimi ise, işletme süreçlerini yenileyerek tamamen yeni bir yol ve yöntemle, tamamen farklı ve yeni pazarlara girmek gibi anlamlara gelir.

İşlet, Büyüt, Dönüştür yaklaşımı, bir teknoloji değil, işletmenin teknolojiyi ne yönde hareket ettirdiği ile ilgili bir kavramdır. Çalıştır, Büyüt, Dönüştür yaklaşımı,  aynı zamanda, işletmenin yıllanmışlığı ile de ilgilidir. Yeni işe başlamış bir işletme genelde çabalarını büyüt boyutu üzerinde yoğunlaştırırken, iyi ve başarılı hizmetleri olan yıllanmış bir işletme ise, genellikle çalıştır boyutuna ağırlık verir. Örneğin, pazarın lideri durumundaki bir işletme, rekabet üstünlüğünü devam ettirmek ve pazardaki konumunu sağlamlaştırmak için, yıllanmışlığı bir kenara bırakarak, tüm işletmeyi bir dönüşüm sürecine sokacaktır. Başka deyişle, rakiplerden önce, işletmeye yıkıcı bir teknoloji kazandıracaktır.

Daha önce de değinildiği gibi, yıkıcı bilgi teknolojileri, bir bakıma, tüm endüstriyi kendisine dönüştürmeye zorlar. Örneğin, müzik kayıt endüstrisi göz önünde bulundurulursa, bu endüstri kendisini, albüm ve CD tabanlı müzik sağlayıcısından, öde ve dinle tabanlı müzik sağlayıcısına doğru dönüştürmeye başlamıştır.

Gerek insan, gerekse işletme, kurum ve kuruluşlar, olduğu yerde duruyorsa geriye gidiyor demektir. Nedeni, diğer insan, işletme, kurum ve kuruluşlar, sürekli iyileştirmeler yaparak rekabet güçlerini artırıyorlardır. Bu nedenle, yeni kurulan işlet düzeyindeki işletme büyüme aşamasına, büyüme aşamasındaki yıllanmış işletme de,  sürekli iyileşme yolları aramalı ve kendini yıkıcı teknolojiler yönünde dönüştürmelidir.

E-Bay, işlet-büyüt-dönüştür yaklaşımı açısından, iyi bir örnek niteliği taşır. E-Bay hiç bir zaman dünyanın birinci en iyi çevrimiçi (online) müzayedecisi olmakla yetinmemiştir. Önce PayPal’ı satın almış, alıcılara ve satıcılara ödeme hizmetleri sunmaya başlamıştır. Sonra, 2003 yılında kendi kredi kartını sunmaya başlamıştır. Kredi kartını, e-bay üyelerinin ürünleri alırken veya satarken kredi kartı kullanımında puan biriktirmelerine olanak sağlayan  “her şey puan eder” programıyla birlikte sunmuştur. PayPal’ı, kendi müzayede biçimiyle bütünleştirerek, üyelerine kredi kartı sunabilmek, ancak ileri ve karmaşık bir bilgi sistemi tasarlayarak mümkün olmuştur.

Bu konuda bir başka örnek de, General Motors (GM)’dur. Birçok insan, GM’in öz yeteneğinin otomobil üretimi olduğunu düşünür. Bu bilgi kısmen doğrudur. Ancak, GM,  aslında üretimden değil, müşterilerine otomobil finansmanı sağlamaktan daha fazla para sağlamaktadır. Gerçekten de son zamanlarda, otomobil alıcılarına finansman sağlamak, otomobil üretim ve satışından daha karlı duruma gelmiştir. GM, müşterisinin otomobil için nakit ödeme yapmasını arzulamaz. Bunun yerine arabayı, müşterisine, kendi finansal işletmesi olan GMAC yoluyla kredili satmayı veya finansal kiralama ile vermeyi tercih eder. GM,  bu yoğun ve karmaşık işlemleri çok hızlı ve bütünleşik olarak, ileri bir donanım ve yazılım teknolojisiyle gerçekleştirmektedir.

İşlet-Büyüt-Dönüştür alanında bir başka örnek de, AOL (America Online)’dir. AOL, Mart 2004’te, yeni bir çevrimiçi (online) fatura ödeme sistemini devreye sokmuştur. Ancak, AOL’nin, kısa bir zaman sonra, aşamalı bir dönüşüm geçirip, internet servis sağlayıcısı biçiminden, online bankacılık biçimine dönüşeceği yönünde işaretler vardır.

Yukarıdaki örneklere benzer olarak, küresel rekabet yapan işletmelerin de, devamlı olarak kendisini yıkıcı teknolojilere dönüştürecek yollar aramaları gerekmektedir. Güncel ve geleceğin bilgi teknolojileri, bu konuda işletmelere yardımcı olacak tek güçtür.

6. Güncel Yaşamda Bilgi Teknolojisi

Bilgi teknolojileri, güncel yaşamın her alanında, önemli roller oynamaktadır. İnsanlar, dünyanın her yerindeki diğer insanlarla iletişimde bulunmak için, anında mesajlaşmakta, sörf yapmakta veya söyleşi yapmaktadırlar. Bilgi çağında bilgi teknolojisinin dışında kalma olasılığı yoktur. Birey, işletme, kurum ve kuruluşlar, yaşamlarını sürdürebilmek için, çağın bilgi teknolojilerinden yararlanmak durumundadırlar.

6.1. Bireysel Kariyer Geliştirmede Bilgi Teknolojisinin Önemi

Bilgi çağının insanı, kendisi için hangi kariyeri seçerse seçsin, kariyerinde başarılı olabilmek ve ilerleyebilmek için, bilgi teknolojisiyle etkileşimli çalışmak zorundadır. Hiç bir insan, işletme, kurum ve kuruluş, çağın teknolojik dayatmasına karşı koyamaz. Birey dahil tüm birimler, yaşamlarını sürdürebilmek için, güncel bilgi teknolojisini kullanarak, birlikte çalışmak, bilgi paylaşmak, bilgi üretmek, bilgisayar bütünleşik yazılımlar, araçlar, modeller, uzman sistemler ve yapay zekalar kullanmak zorundadırlar.

Bilgi paylaşımı, bilgi teknolojileriyle olur. Güçlü veri, model, bilgi ve bilim tabanları, insan yaşamında bir zenginlik olmakta, yaşam kalitesini yükseltmekte, bireysel ve kurumsal başarıyı artırmaktadır. Bu nedenle, işletmede çalışan herkesin, kariyerinde başarılı olabilmesi için, kendi alanına özel yönetim bilgi sistemini bilmesi gerekir. Çalışan, kendi kişisel çalışmasını başarılı ve verimli kılacak bilgi teknolojisini tanımalı, öğrenmeli ve etkinlikle kullanabilmelidir. Kişinin bu konuda kazanacağı öz yetenek, onun kariyer başarısını belirleyecektir. İktisadi ve idari bilimler mezunları, işletmecilik yaşamlarında, bilgi teknolojileriyle birlikte çalışacaklardır. Bilgi çağında, iktisadi ve idari bilimler fakültesini bitiren bir kişi, hangi işe girerse girsin, önünde bir bilgisayar ve bilgisayar ile ilişkilendirilmiş yazılımlar, ara birimler ve diğer teknolojileri bulacaktır. Söz konusu kişi, örneğin ya insan kaynaklarında, ya muhasebede, ya pazarlamada ya da diğer alanlarda çalışacaktır. İşletmecilik bölümlerinin herhangi bir yerinde işe giren kişinin üretim, pazarlama, finans, muhasebe gibi konularda yeterli bilgi sahibi olması, kariyerinde başarılı olacağı anlamına gelmez. Bunun yanında, işlerini, güncel bilgi teknolojileriyle yapmaları beklenir.

6.2. Güncel Özel Yaşamın Güvenliği Bilgi Teknolojisi

Hemen herkes, bilgiyi ve bilgi teknolojisini kullanırken etik davranmak gerektiğini söyler. Ancak, insanların özel yaşamlarında, bilgi güvenliğinin ve özel yaşamın gizliliğinin ya da dokunulmazlığının nasıl sağlanacağı konusunda pek bir garanti verilemez. Aslında, bu konuda geçerli olan tek bir kural vardır. Bu kural “size nasıl davranılmasını istiyorsanız başkalarına da öyle davranınız.” biçimindedir. Ne yazık ki, herkesten bu kurala uyması beklenememektedir. Bu nedenle, bilgi teknolojisiyle etkileşim halinde olan kişi, bilgisini ve teknolojisini kullanırken ihtiyatlı davranmalıdır. Bilgi teknolojisinin kolay kullanımı, yanlış amaçlarla kullanılma olasılığını artırmaktadır.

Bilgi teknolojisi yazılım ve donanımlarına zarar vermek üzere tasarlanmış virüsler, solucanlar, casus yazılımlar (spyware) ve benzerleri, insanların özel teknolojilerini çökertmekte, özel bilgileri toplayıp kişinin izni olmadan başka kişilere göndermekte veya satmaktadırlar. Casus yazılımlar kişinin mahremiyetine tecavüz etmekte, kişi hakkında bilgi toplamakta ve bunu internet aracılığıyla başkalarına göndermektedir. Casus yazılımların gönderdiği bu kanunsuz bilgilerden veri bankaları oluşturulmakta ve isteyenlere satılmaktadır. Bir araştırmaya göre, belirlenmiş casus yazılımların sayısı, Ağustos 2003 yılında 500.000 iken, bu sayı Mart 2004’te 11,5 milyona ulaşmıştır.

İnsanın kişisel güvenliği için en önemli sorunlardan birisi de, sanal dünyada kimlik hırsızlığıdır. Kimlik hırsızlığı, birisinin kimliğini taklit ederek sahtekârlık yapmaktır.  Hırsız, kişinin kredi kartı bilgilerini çalar ve hırsızlık amacıyla kullanır. Güncel bilgi teknolojisi tabanlı sanal dünyada, hırsızın yalnızca kimlik bilgilerini barındıran bilgileri çalması yeterlidir. Bu bilgileri içeren gerçek dokümanları çalmasına gerek yoktur. 2003 yılında kimlik hırsızlığına bağlı olarak oluşan kayıplar, ABD’de yaklaşık 100 milyar ABD doları, dünya çapına ise, toplam 300 milyar ABD doları olmuştur. Bu hayret verici sayılar, 2005 yılında ABD’de 1,8 trilyon ABD dolarına, dünya çapında da 5 trilyon ABD dolarına ulaşmıştır.

Bilgi çağında bireyin kendisini, bilgisini ve teknolojik araçlarını koruması, çok büyük önem taşımaktadır. Konuya son verirken, akılda kalabilecek şu birkaç öneriyi sunmakta yarar vardır:

  • Kişiler, Anti-virüs yazılımlarını güncel tutmalıdırlar
  • Kişisel ve finansal bilgiler yalnızca güvenli web sitelerine verilmelidir.
  • İnternette bir yarışmaya katılmak için veya başka bir etkileşim için hiçbir zaman kişisel bilgiler verilmemelidir.
  • Şifre düzenli bir şekilde değiştirilmelidir
  • Şifreler yalnızca rakamlardan veya yalnızca harflerden değil, rakam ve harf karışımı olmalıdır.
  • Kişi, diğer insanların kendisiyle aynı etik değerlere sahip olduğunu varsaymamalıdır.

____________________________________________________________________________

7. BİLGİ ÇAĞI KONUSUNU PEKİŞTİRME AMAÇLI YAZILAR

Buraya kadar yapılan açıklamalarla, bilgi çağı konusu, altı ana başlık altında incelenmeye çalışılmıştır. Bu konunun daha da iyi anlaşılması için, aşağıda çeşitli yazılar sunulmuştur.

İnternette Dil Engelleri Bilindiği gibi Internet, dünyada yer ve zaman sorunlarını ortadan kaldıran ve geleneksel bilgi sistemi üzerinde yıkıcı bir rol oynayan teknolojidir. Dünya nüfusunun yaklaşık %25’i, şu veya bu nedenle internete girdiği için dünyadaki fiziksel konum kavramı, eski önemini yitirmiştir. Ancak, bu kez de, insanlığın karşısına dil engelleri çıkmıştır. İnsanlar dilini anlamadığı bir internet sitesine bağlanınca, çaresiz kalmaktadırlar. Örneğin, Türkçe, Fransızca, Almanca ya da İngilizce anlamayan bir Japon’la nasıl iletişim kurulabilecektir?   İnternet iletişiminde dil sorununu kısmen de olsa çözmek için, her geçen gün yeni bir tercüme yazılımları hizmete sunulmaktadır. Örneğin, bir şirketin geliştirdiği dil tercüme yazılımı olan SYSTRAN’dır. SYSTRAN, Çince 3700 sözcüğü 1 dakikada çevirebilme yeteneğine sahip bir yazılımdır. Yazılımın tercümede bazı güçlüklerle karşılaşmaktadır. Örneğin, “parmak yalamak güzeldir” sloganını, Çinceye, “parmaklarınızı yiyin” olarak tercüme etmiştir. Ancak, yazılım bu tür anlamsızlıklar yaptığında da, tercümeden yararlanmak isteyenlerin dikkatini çekmekte, bazı sözcüklerin birden fazla karşılıklarının olduğunu bildirmekte ve bu konuda nasıl yardımcı olabileceğini sormaktadır.   Bu örnek, deyimlerin bir dilden başka bir dile tercümesinin çok zor olduğunu gösteriyor. Örneğin, General Motors, Kuzey Amerika’da Chevy Nova’yı satmaya çalışmış, ancak, pek başarı elde edememiştir. Nedeni, “Nova” sözcüğünün İspanyol’ca da “gitmez” anlamına geldiğidir. Bu gerçeği anlayan GM, İspanyol pazarı için ismi hemen Caribe çevirmiştir.   Tercüme yazılım olan SYSTRAN’sı denemek isteyen öğrencilere, www.systransoft.com adresine bağlanması ve bir deyim veya cümle yazarak, hangi dilde tercüme yapılmasını istiyorsa o dili seçmesi önerilir.
Bilginin Sürekli Güncellenmesi Gerekir: İçinde bulunulan hız çağında, bilginin birkaç gün sonra değil, her dakika güncellenmesi gerekir. Nedeni, gecikilirse, örneğin belki de fast-food ürün bozulabilir, rakipler fiyat değiştirebilir, yeni bir parça pazara sürülmüş ve eski parçanın modası geçmiş olabilir veya stokta parça bitebilir, döviz fiyatları veya hisse senetleri fiyatları değişebilir ve benzeri değişikler olabilir. Bilginin anlık olarak güncellenmemesi, bazı fırsatların kaçırılmasına, bazı risklere de girilmesine neden olabilir.               Bilgi güncellemesinin önemini belirtmek için, Amerika Birleşik Devletlerinin Büyük Y Yiyecekleri İşletmesinde yaşanmış bir olaydan yararlanılabilir.  Büyük Y Yiyecekleri İşletmesi, Springfield Massachusett’te hızla büyüyen perakende yiyecek zincirlerinden biridir. Büyük Y yiyeceklerinin Massachusetts merkezinde ve batısında ve Conneticut’ta 47 ayrı yeri vardır. Büyük B yiyecekleri için, güncel bilgi düzenlenmesi ve yönetimi, oldukça uzun bir süre almaktaydı. Büyük Y’de görev yapan finansal yönetici Jim Beadreult, şöyle bir söylemde bulunmuştur: “Cognos yazılımını kullanmaya başlamadan önce, raporları genel çerçeveden hazırlıyorduk. Raporları hazırlamak çok usun zaman aldığı için, raporları hazırlayacaklara, raporları, bir hafta önceden bildiriyorduk. Bir sonraki izleyen hafta, karar vericiler genel çerçevede hazırlanan raporları yazılım tablolarına geçirip, standart rapor formatı oluşturup, raporları sunarlardı. Bu durum da oldukça eskimiş bilgilerle karar verilmesine neden oluyordu. Büyük B Yiyecekleri, Cognos’u kullanmaya başladığında, raporlama süresi 48 saatten 20 dakikaya inmiştir. Böylece de, önemli bir bilgi güncelleme zaman kazanılmıştır. İşletmede çalışanların raporları eskiye oranla 28 saat daha erken almaları, işletmeye çok önemli kazançlar sağlamıştır.
Teknoloji İşletmeyi Değil, İşletme Teknolojiyi Yönetir: İşletmelerin başarısında temel öğe, insanlar, başka deyişle bilgi çalışanlarıdır. Bilgi çalışanları, hem bilgiyi hem de teknolojiyi bilen kişilerdir. Bilgi teknolojisi kullanılmadan rekabet üstünlüğü sağlanamaz. Ancak, Teknolojinin çekiciliğine de, fazla kapılmamak gerekir. İşletme, yalnızca teknoloji değildir. İşletmede çalışan insanların, teknolojiyi kullanarak para kazanmaları gerkir. Aslında, para kazanılmazsa, teknoloji de geliştirilemez. İşletmeler, öncelikle teknoloji değil, kar elde ederek rekabet üstünlüğü sağlamak isterler. Bu fikirler, Network Servislerinin CIO (chief information officier) Mike Hogus’sundur. Mike Hogus, bilgi teknolojisi uzmanıdır. CIO kısaltması, bilgi dairesinin şefi anlamına gelmektedir. Başka değişle, CIO, bilgi teknolojisi alanında çalışan insanları yöneten kişi demektir. Sözlerinden de açıkca belli olduğu gibi, Mike Hogus, teknolojinin bilgiyi yönetmesini değil, tam tersine, işletmelerin bilgi teknolojisini yönetmesi gerektiğini söylemektedir. Bilindiği gibi, bilgi teknoloji işletme verimliliğini, etkinliğini ve yaratıcılığını gerçekleştirme amaçlı araçlar topluluğudur. Dolayısıyla, bu gücün seçimi, kullanımı ve yönetimi, işletme tarafından yapılırsa, o koşullarda teknoloji, gerçekten başarılı olur ve rekabet üstünlüğü sağlar.
Bilgi Teknolojisinin Etkinliğini Gösteren Bir Örnek Olay: ABD hazinesinin Federal Gelir Vergilerini toplamaktan sorumlu birimi olan IRS, bu ülkedeki insanlar tarafından pek sevilmeyen bir devlet hizmetidir.. IRS’nin CIO’su Tom Grams bu görüntüyü değiştirmek istemiştir. Bu amaçla, sistemi vergi mükellefleri için daha sevimli kılabilmek adına sayısız çabaların öncüsü olmuştur.   Tom Grams’ın yaptığı değişiklerden birisi de, vergi mükellefleri için self-servis müşteri sistemleri oluşturma çabasıdır. Bu çabaların meyvesi, 2004 yılında, IRS Web sitesinin 800 milyondan fazla ziyaretçinin akınına uğramasıyla alınmıştır. Söz konusu 800 rakamı, ABD’deki insan başına üç ziyaret anlamına gelir. 2004’te toplam 136.2 milyon bireysel vergi ödemesi, IRS tarafından İncelenmiş ve 2004’te 52.7 milyon bireysel vergi ödemesinin bu yeni sistemle online olarak yapıldığı anlaşılmıştır. Başka bir deyişle, 2004 yılında, bütün bireysel vergi ödemelerinin yaklaşık %40’ı internet üzerinden ödenmiştir. Bu 52.7 milyon internet formunun 14.5 milyonu, kişisel bilgisayara sahip insanların kendi çabalarıyla doldurulmuş, kalanı ise vergi uzmanları tarafından yardım görmüştür.. Tom Grams, bu yüzdenin 2007 yılında %80’le en üst düzeye çıkacağını tahmin etmiştir. Bunlar, bilgi teknolojisi alanında çok  çarpıcı rakamlardır.   Bir başka başarılı self-servis müşteri sistemi “Benim Geri Ödemem Nerede?” adıyla bilinir. Bu self-servis sistem vergi mükelleflerine kendi geri ödeme çeklerinin durumunu online olarak izleme olanağı sağlamaktadır. Bu sistem, 2004 yılında yaklaşık 24 milyon başvuruya ulaşmıştır. Tom Grams’a göre, geri ödemelerle ilgili online başvurular, hazinayi, 1,5-2 milyon dolara mal olacak telefonla arama masrafından kurtarmıştır. IRS, telefon etmemekle sağladığı bu kaynağı, daha önemli konulara ve atılımlara aktarabilme imkanı elde etmiştir.   Bir IRS danışmanı olan Booz Allen Hamilton ise, 2007 yılı için eğer %80’lik online işlem hedefi tutturulabilirse, IRS ve vergi mükellefleri için, 243 milyon dolarlık bir tasarruf sağlayacağını hesap etmiştir.
Öznel Bilgi Yönetimi: Öznel bilgi (knowledge), nesnel bilgiden (information) farklı bir kavramdır. Örneğin, danışmanlık hizmeti veren bir işletme için, işletmede çalışanların her birinin kafasında çok özel bilgiler vardır. Başarılı bir yönetim bilgi sistemi, bu öznel bilgileri, nesnel bilgi haline getirerek, işletmenin yararlanmasına sunabilmelidir.    Sinclair Knight Merz’in grup bilgi sistemleri yöneticisi Peter Nevin, “bizim işimiz çalışanlarımızın zengin bilgiye sahip olmasını gerektirir. Bir danışman herhangi bir güçlükle karşılaşırsa, bu durum şirkette bir başkasının başına daha önce gelmiş olabilir düşüncesiyle, grup katılım yazılımı kullanılarak bütün danışmanların fikrine başvurulur.” Demiştir.   Sinclair Knight Merz dünya çapındaki 10.000 ofisiyle, farklı konularda etkin danışmanlık hizmetleri veren Avustralya’nın önde gelen küresel profesyonel danışma servislerinden biridir. Peter Nevin, şirketin bir web-tabanlı bilgi yönetim sistemine gereksinim duyduğunu, yoksa yeni bir danışmanlık projesi için doğru kişiyi bulmanın ve kişinin geçmişteki deneyimlerinden yararlanmanın imkânsız olacağını fark etmiştir.   Sinclair Knight Merz’in Web-tabanlı bilgi yönetim sistemi olan WISE (Worldwide Information Sharing Environment), “Dünya Çapında Bilgi Paylaşım Ortamı” olarak bilinmektedir. WISE her bir danışmanın şirketin daha önceki projelere ait bilgilerine ulaşabilmesini sağlar. WISE, bir şirketin büyümeyi desteklemesine, bilgiyi paylaşmasına, rekabete dayalı avantajı artırıp geliştirirken, proje maliyetlerini kısmasına olanak sağlar. Bir yönetim bilgi sisteminin bütün amacı, temelde bu hedefleri gerçekleştirebilmektir. Eğer bir yönetim bilgi sistemi, öznel bilgiyi nesnel bilgi haline getirerek, çalışanların bilgi havuzuna katabiliyorsa, iş dünyasındaki başarısını artıracak demektir.
Milyonlarca Seçenekle Karşılaşıldığında Bilgi Teknolojisinden Yaralanma: Genetik algoritmalar, yapay zeka sistemlerinden birisidir. Genetik algoritma yazılımıyla, ABD ve İngiltere, ortak bir çalışmayla birkaç yıl önce, insanın gen haritasını çıkartmışlardır. Aslında genetik algoritma, milyonlarca çözüm seçeneği olan bir problemin en iyi çözüm seçeneğini bulmak için, her seçeneği deneyerek, kötülerini atıp güçlü olanlarının yaşamını sürdürmesi sürecidir. İşletmeler, çok sayıda seçenek içinden amaca en uygun olanını seçecek başka bir yöntem olmadığı zaman, genetik algoritma yazılımından yararlanırlar.   Bir yapı şirketinin geniş bir arsayı parselleyerek, 5.000 ev inşa edip satmak istediği varsayılsın. Söz konusu 5.000 evi, hatasız olarak arsaya yerleştirmek, aslında cesaret isteyen bir planlama girişimidir.  Bu planlama; temiz su kanalları, kanalizasyon kanalları, elektrik hatları, telefon hatları, gaz kanalları ve kablolu TV hatları da göz önünde bulundurulduğunda, daha da karmaşıklaşır. Örneğin, arazinin derecesine bağlı olarak temiz su ve kanalizasyon kanalları, bölgenin eğilimine uygun şekilde tasarlanmalıdır. Bu arada, elektrik ve gaz hatları da ayrı bir çizgide planlanmalıdır. Ayrıca, kablolu TV adaptörleri yüksek hızlı kablolu TV modemi kullanılmasını sağlamaya uygun şekilde yerleştirilmelidir. Bunlar, akla gelebilecek düşüncelerden sadece birkaçıdır. Bir de işin içine kullanılmamış alanı en aza indirme çabası eklenirse, geleneksel yöntemlerle işin içinden çıkılması zorlaşır. Böyle milyonlarca seçeneğin olması durumunda, bilgi çağının yerleşim yeri mimarları, problemi çözmek için, genetik algoritma yazılımlarından yararlanırlar. Genetik algoritma yazılımı, ilk önce, en yüksek ve en az yerleşim alanı büyüklüğü, araziyle ilgili topoğrafik bilgi, geliştirilen çözümlerle ilgili performans kriterleri gibi tüm gerekli koşulları ve verileri belirler. Daha sonra da, adım adım ilerleyerek, uygun olmayan çözümleri eler, uygun çözümleri seçenek olarak korur. Başka bir değişle, tıpkı fizik bilimindeki mutasyon olayındaki geçiş, eleme, en güçlü olanın yaşamını sürdürmesi evrimi gibi ilerleyerek, daha iyi bir çözüm bulmak için çözümü geliştirmeye çalışır. En sonunda, tüm muhtemel sonuçlar tükendiğinde genetik algoritmalar, öznelleştirilmiş sınırlılıkları ve performans kriterlerini veren en iyi seçenekle ilgili tavsiyeleri yapar.   Elbette, karar hala siz alırsınız. Genetik algoritma en iyi muhtemel çözümü tanımlayabildiği için geçekten “en iyi”yi tanımlamanız ve çözmeniz için dikkate ihtiyacınız vardır. Teknoloji tavsiye verebilir fakat en son karar hala sizindir. Sonunda ya iyi bir karar almak için güvenmeyi ya da kötü bir karar için azarlanmayı kabullenirsiniz.
İş Arayanların Bilgi Teknolojisinden yararlanması: İş arayan insanlar, bilgi teknolojisini kullanarak, küresel ölçekte, eğitim ve yeteneklerine uygun açık işleri görebilmekte ve bu işlere başvurabilmektedirler.  İş arayanlar, öncelikle, ne tür bir kariyere sahip olmak istediklerini belirlemelidirler.. İkinci olarak da, örneğin (www.monster.com) sitesini ziyaret etmelidir. Bu ve benzeri sitelerde, Türkiye dahil bütün ülkelerdeki iş fırsatlarını görmek ve form doldurarak buralara başvurmak mümkündür.
Kimlik Hırsızlığına Karşı Önerilerde Bulunan Bazı Site Adresleri: ABD’de, 2002 yılında, yaklaşık 10 milyon insan, kendilerinin kimlik hırsızlığı kurbanı olduklarını bildirmiştir. Bu rakam, 2002 yılı için her 29 kişiden 1 kişinin zarar gördüğü, ayrıca, çocukları değerlendirme dışı tutulursa oranın daha da artacağı açıktır. Kimlik hırsızlığı konusunda yardımcı olan, bazı önemli sitelerin adresleri şöyledir: www.ftc.gov www.idfentitytheft.org www.moneycental.msn.com www.identitycenter.com

ÖZET

Soru: Yönetim bilgi sitemi ve bilgi teknolojisini tanımlayınız ve bunların aralarındaki ilişkiyi açıklayınız.

Özet Yanıt: Yönetim bilgi sistemi, bilgi teknolojilerinin tasarlanması, geliştirilmesi, yönetimi, işletmenin iç ve dış çevrelerine bilgi iletimi, bilgi paylaşımı ve bilgi yönetimiyle ilgili bir bilim dalıdır. Bilgi teknolojisi ise, bilgisayar tabanlı donanım, yazılım, ara birim ve diğer araç ve gereçlerdir. Yönetim bilgi sistemi ve bilgi teknolojisi, işletmenin bilgi ve bilgi işleme ihtiyaçlarını desteklemek için kullanılır. Bilgi teknolojileri,  yönetim bilgi sisteminin insan ve bilgi ile birlikte diğer olmazsa olmaz öğesidir.

Soru: Bilginin bireysel ve örgütsel boyutlarını belirtiniz.

Özet Yanıt: Bilgi yönetim bilgi sisteminin üç olmazsa olmazından birisidir. Bilgi çağında bilgi başlı başına bir güçtür ya da rekabet üstünlüğü sağlayan bir faktördür. Bilgi, aynı zamanda da, işlete zekâsının kaynağıdır.

Bilginin kişisel boyutları şu alt başlıkları içerir:

  • Zaman: Gereksinme duyulduğunda bilgiye ulaşabilme ve dönemsel bilgi elde edebilme
  • Yer: Bilgiye, nerede olunursa olunsun erişebilme
  • Biçim: Bilgiyi en kullanışlı, anlaşılır ve hatasız bir halde sunabilme

Bilginin örgütsel boyutları şu alt başlıkları içerir:

  • Bilgi akışı: Yukarı, aşağı, yatay, içe ve dışa doğru
  • Tanecikli yapı: Bilginin içerdiği ayrıntılar
  • Bilgi türü: İçsel, dışsal, öznel, nesnel

Soru: İnsanlar niçin en önemli işletme kaynağıdırlar? Bilgi teknolojisi okur-yazarlığı ve bilgi-okuryazarlığı ne anlama gelir? Bilgi çalışanlarının etik sorumlulukları var mıdır? Nasıl? Açıklayınız.

Özet Yanıt: İnsanlar, işletmenin hedeflerini belirlemede, işletme kararlarının alınmasında ve işletmeye rekabet üstünlüğü kazandırmada, en önemli kaynaktır.

Teknoloji okur-yazarlarına, teknoloji çalışanı denir. Bunlar, teknolojiyi nasıl ve nerede uygulayacağını bilen insanlardır.

Bilgi okur-yazarı bilgi çalışanları denir. Bunlar, hangi bilgiye ihtiyaç duyulduğunu ve bu  bilgiyi nasıl ve nereden bulacaklarını bilirler. Ayrıca, alınan bilgiye uygun şekilde hareket ederler.

Bilgi çalışanları etik sorumluluk sahibidirler. Etik, insanların başka insanlara yönelik hareketlerini yönlendiren ilkeler ve standartlardır.

Soru: Bilgi teknolojisinin en önemli özellikleri nelerdir?

Özet Yanıt: Bilgi teknolojisi, bilgiyle birlikte çalışmayı sağlayan donanım, yazılım, ara birim gibi birtakım araçlardır.

Soru: Rekabet üstünlüğünü tanımladıktan sonra, bilgi teknolojisinin işletme vizyonunu nasıl desteklediğini ve rekabet üstünlüğünü nasıl sağladığını açıklayınız.

Özet Yanıt: Rekabet üstünlüğü, işletmenin ürünlerini, müşterilerine rakiplerinden daha değerli olarak suma durumudur. Bu durumun sağlanmasında bilgi teknolojileri şu şekillerde destek olur:

  • Bilgi teknolojisi ile karlılık artar.
  • Bilgi teknolojisi ile maliyetler, masraflar, giderler ve harcamalar azalır
  • Veri tabanı ve veri tabanı yönetimi yazılımlarıyla çok sayıda bilginin kaydını tutar
  • Karar Almayı Destekleyici nitelikte analiz ve değerlemeler yapar, seçenekler ve çözüm önerileri sunar
  • Temel İşletmecilik Uygulamalarını yapar veya destekler
  • Bir işletmenin kendini kökten değiştirmesine destek olur

Soru: Bilgi teknolojilerinin günlük yaşamdaki etkilerini tartışınız.

Özet Yanıt: Çağdaş bilgi teknoloji günlük bireysel yaşamın ve iş yaşamının her yerinde vardır. Bireyin kariyerini, mesleğini ve günlük yaşamını sürdürmesi için gerekli olan teknolojiyi öğrenmesi gerekir. Değilse, verimli ve başarılı olamaz. Ayrıca kişilerin kendilerini, sahip oldukları teknolojilerini ve sanal alemlerini korumaları büyük önem taşır. Bilgi çağı insanları için,  güvenlik ve mahremiyet konuları birinci derecede öneme sahiptir.

BİLGİ ÇAĞI İNSANIMISINIZ ANKETİ

Bilgi çağında, kişinin ne iş yaptığının ve nereye gittiğinin önemi yoktur. Kişinin bilgisi kişiyle birlikte hareket eder ve sonuçta birçok işletme tarafından elde edilir ve depolanır. Bu her yeri saran bilgi teknolojisi uygulamalarında, doğruluk ve güven yaşamsal boyutta önem taşır.

Kişinin bilgi çağı insanı olup olmadığını anlaması için, önce, aşağıdaki anket sorularını evet veya hayır diyerek cevaplaması gerekir.

1. Yaptığınız uzun mesafe telefon konuşmalarının zaman, tarih, kişi ve süre bakımından yazılı kaydını tutar mısınız? Sonra bu kayıtları aylık telefon faturanızla karşılaştırır mısınız?

Evet( ) Hayır( )

2. Su, gaz veya elektrik sayacını okuyan elemanlarla hiç karşılaştınız mı? Bu okumaların doğruluğundan emin misiniz?

Evet( ) Hayır( )

3. Alış veriş yaparken aldığınız ürünlerin fiyatını kayıt edip daha sonra bunları kasadan verilen fişle karşılaştır mısınız?

Evet( ) Hayır( )

4. Doktorunuzun sizin hakkınızdaki raporunun doğru olup olmadığını sıkça sorar mısınız?

Evet( ) Hayır( )

5. Bir marketten alışveriş faturası aldığınızda bir hesap makinesi çıkartıp, sayıları toplayıp, toplamın doğru olup olmadığını, en son ne zaman kontrol ettiniz?

Evet( ) Hayır( )

6. Hiç kendiniz için bir kredi raporu aldınız mı? Yazılanların doğru olup olmadığını kontrol ettiniz mi?

Evet( ) Hayır( )

7. Size yazılmış herhangi bir trafik cezasının aslında doğru olmaması durumunu hiç sorguladınız mı?

Evet( ) Hayır( )

8. Kasiyerden aldığınız bozuk paraları sayar mısınız?

Evet( ) Hayır( )

9. Kredi kartı ekstrenizi aldığınız faturala karşılaştırıp, doğruluğunu kontrol eder misiniz?

Evet( ) Hayır( )

10. Tüm alışveriş fişlerinizi saklar mısınız?

Evet( ) Hayır( )

Yukarıdaki soruların kaçına evet kaçına hayır yanıtı verdiniz? Muhtemelen çoğuna hayır cevabı vermişsinizdir. Bu hayır yanıtları, işletmelerin sizin hakkınızda tuttuğu bilgilere olan güveninizi göstermektedir. Acaba gerçekten, işletmelerin bilgi teknolojilerinin size verdiği bu bilgiler doğru mudur?

Şimdi de, ilişkide bulunduğunuz işletmelerin, sizin verdiğiniz bilgilerin doğruluğuna güvenip güvenmediğini ölçen şu soruları yanıtlayınız?

1. Bir iş görüşmesi sırasında sadece sözle üniversite mezunu olduğunuzu söylemeniz yeterli olur mu?

Evet( ) Hayır( )

2. Kredi kartıyla birlikte kimliğinizi göstermezseniz, kasiyer, kredi kartının sizin kartınız olduğuna güvenir mi?

Evet( ) Hayır( )

3. Ön koşulları olan bir derse kayıt yaptırmaya karar verdiğinizde, fakülte sizin ön şartları sağlamış olduğunuzu varsayar mı?

Evet( ) Hayır( )

4. Bankaya ATM ile para yatırdığınızda, banka sizin tuşladığınız tutarı doğru kabul eder mi?

Evet( ) Hayır( )

5. Ev almayı planladığınızda banka sizin ev için belirttiğiniz fiyatı sorgulamadan doğru kabul eder mi?

Evet( ) Hayır( )

6. Aracınızı sigortalatırken, sigorta şirketi, sizin sürüş kayıtlarınızın iyi olduğunu varsayar mı?

Evet( ) Hayır( )

7. Üniversiteye park izni için başvurduğunuzda, yetkililer belgelere bakmadan arabanın sizin üzerinize kayıtlı olduğunu varsayar mı?

Evet( ) Hayır( )

8. Vergi bildiriminde bulunduğunuzda, vergi dairesi, gelirinizi doğru olarak beyan ettiğinizi varsayar mı?

Muhtemelen, yukarıdaki tüm sorulara verdiğiniz yanıt “hayır”dır. Bu durum, işletmelerin size güvenmediğini gösterir. Bu ne anlama gelir? İşletmeler, insanların söylemlerine değil de gösterecekleri kanıtlara güvenirler? Bu anketteki sorun, basit bir güven sorunu değildir. Bilgi çağının işletmeleri sahte, doğru olmayan bilgilerin getireceği külfetin altından kalkamazlar. İşletmeler birçok kararlarını bilgi üzerine verdikleri için, doğru olmayan bilgi, verimsiz süreçler ve bunun sonucu olarak da kar kayıpları anlamına gelmekte ve birçok sorun yaratmaktadır. Başka deyişle, siz işletmelerin hakkınızda doğru bilgiler tuttuğuna inanırken, işletmeler sizin doğru bilgiler sunduğunuza kesinlikle inanmamaktadırlar.

SORULAR

1.İşletmelerin sizin hakkınızda gerçekten doğru bilgiler tuttuğuna, bu bilgilerin doğruluğunu araştırmanın zamanınıza ve enerjinize mal olacağına gerçekten inanır mısınız?

2. Başka ne tür örneklerde işletmelerin bilgilerine güvenirsiniz? Başka ne tür durumlarda işletmeler sizin doğru bilgiler verdiğinizi varsaymazlar? Sıralayınız.

3. İnternet işletmeciliğinin, güven ve doğruluk konularına ne çeşit etkileri olacaktır? Sizin verdiğiniz bilgilerin doğruluğunu kontrol etmek, daha kolay mı yoksa daha zor mu olacaktır? İnternet işletmelerine, sizin bilgilerinizi daha güvenli olarak tuttukları konusunda, geleneksel işletmelere göre daha fazla mı yoksa daha az mı güvenirsiniz? Neden? Açıklayınız.

4. İşletmelerin sizin hakkınızdaki bilgileri paylaşmaları konusunda, ahlaki açıdan neler söyleyebilirsiniz? Bazı durumlarda, sizin hakkınızda paylaşılan bilgiler doğru değilse, bu durumun size ne tür zararları olabilir? Açıklayınız.

5. sizden başka tanıdığınız kaç kişi, günlük olarak hesaplanan kredi kartı faizini kontrol eder? İnsanlar genelde faiz hesaplamazken, neden herkes faizlerin yüksekliğinden yakınır?

6. Gelecekte, giderek daha fazla işletme sizin hakkınızda bilgi sahibi olacağına göre, size ilişkin bilgilerin doğruluğu hakkında herhangi bir endişe duyacak mısınız? Niçin?

VERİMLİLİK VE ETKİLİK, TEKNOLOJİNİN ÖLÇÜ BİRİMİDİR

Bilgi teknolojileri nedeniyle dünyada dönüşüm geçiren en büyük ülke, Amerika birleşik devletleridir. ABD, yönetim bilgi sistemini ve bilgi teknolojisini geliştiren, patentini alan, kullanan ve başka ülkelere yüksek fiyatlarla satan ülke olduğu için, süper güç sayılmaktadır. ABD Başkanının yönetim ajandasına göre, ilk beş federal hedefin en başında elektronik devleti genişletmek yazılıdır. Başka deyişle, ABD yönetimi, devleti, e-devlet yapısına dönüştürmeye odaklanmıştır.

Nielsen Net Rating in Ağustos 2004, U.S’teki derecelendirmelere göre, ABD devleti, en çok ziyaret edilen web sayfaları sıralamasında, Microsoft, AOL, Yahoo, Google ve e-bay’dan sonra 6.sıradadır. ABD devletinin Lycos, Walt Disney, Real Neyworks, Amazon.com, Ask Jeeves gibi sitelerin bile önünde olması, dünyanın her yerindeki insanların sürüler halinde ABD devlet sitelerine akın etmeleri, ABD’yi bilgi teknolojilerini daha da geliştirici ve dönüştürücü çabalar yönünde teşvik etmektedir.

Her insan, işletme, kurum ve kuruluş, dönüşüm yaparken, ne tür bir dönüşümün kendisini başarıya ulaştıracağını araştırması gerekir. Bu araştırmada yanılmamak için, başarının hangi ölçü birimiyle belirleneceğini bilmesi, büyük önem taşır. Bu konuda, iki farklı ölçü birimi kullanılmaktadır. Bunlardan birincisi verimlilik, ikincisi de etkililiktir. Verimlilik ölçütü işlerin doğru yapılmasıyla ilgilidir. Kaynaklar ne kadar akılcı kullanılıyor? Süreçler, yeniden tanımlanarak kısaltılabilmekte midir? Hatalar ve aksaklıkları en aza indirilebilmekte midir? Alınan önlemlerle maliyetler düşürülebilmekte midir? Gibi sorulara olumlu yanıtlar verilmesi, etkili olunduğunu gösterir.

Etkilik ölçütü ise, doğru işleri yapmakla ilgili bir kavramdır. Bir işletmenin kısa, orta ve uzun dönemde kar elde edebilmesi ve yaşamını sürdürebilmesi için, doğru işleri yapması gerekir. Doğru yolda kaybolan ne bir insan ne de bir işletme ve kurum vardır. Oysa, yanlış yolda hiçbir yere varılmaz. Varılacak yer, derin bir pişmanlıktır.

2002 yılında Birleşmiş Milletler tarafından hazırlanıp sunulmuş bir verimlilik raporuna göre, ABD, 10 ülke içinde birinci olmuştur. Bu raporda, ülkeler, verililiklerine ve etkililiklerine göre sıralanmışlardır. Örneğin her 100 vatandaşa düşen bilgisayar, her 1000 kişiye düşen internet servis sağlayıcısı, nüfusun % kaçının online olduğu, insani gelişmişlik endeksi ve bilgi erişim endeksi gibi ölçütlere göre değerlendirilerek, verimlilik sıralaması yapılmıştır.

2003 yılında Accenture tarafından yayınlanana etkililik sıralamasında ise, kanada birinci olmuştur. Araştırmaya göre, etkililik açısında, bu kez ABD, ancak üçüncü sırada yer alabilmiştir. Etkililik ölçümümde, devletin hizmet sunumunda CRM uygulayıp uygulamadığı, hizmetlerini elektronik ortamda sunma deneyiminin olup olmadığı, çok kanaldan servis sunma yeteneğinin olup olmadığı, devlet kurumlarının bilgi paylaşıp paylaşmadığı gibi ölçütler kullanılmıştır.

Devletleri Verimlilik ve Etkilik Açısından Karşılaştırmak
Verimlilik Sıralaması Etkilik Sıralaması
1. ABD 1. Kanada
2. Avustralya 2. Singapur
3. Yeni Zelanda 3. ABD
4. Singapur 4. Danimarka
5. Norveç 5. Avustralya
6. Kanada 6. Finlandiya
7. Birleşik Krallık 7. Hong Kong
8. Hollanda 8. Birleşik Krallık
9. Danimarka 9. Almanya
10. Almanya 10. İrlanda

Sorular:

1. Yukarıdaki açıklamaları göz önünde bulundurarak, verimlilik açısından ABD’nin niçin birinci olduğu konusunu tartışınız?

2. ABD’nin resmi sitesi, (www.fisrtgov.org) ‘dur. Bu siteyi ziyaret ediniz ve ABD’nin vatandaşlarına sağladığı hizmetlere göz atınız. ABD, vatandaşlarına ne tür hizmetler sağlamaktadır?  Bunların tümü hakkında, daha önce herhangi bir bilginiz var mıydı? ABD’nin vatandaşlarına sağladığı hizmetlerin Türkiye’de de sağlanmakta olduğunu düşünüyor musunuz? Türk vatandaşlarının, söz konusu hizmetleri, ne zaman kullanmaya başlayacağını tahmin ediyorsunuz?

3. Türkiye Cumhuriyeti, elektronik hizmet sunumlarını daha etkili yapmak için neler yapmalıdır?

4. Konuyu inceleyen ders kitaplarını karıştırarak, bazı verimlilik ve etkililik formülleri yazınız.

5.  “Her yerde, her zaman” gibi kavramları ölçebilmek için ne tür ölçütler kullanmanız gerekir? Bu tür ölçümlerin geliştirilebilmesi için, ne tür bir yol izlerdiniz? Açıklayınız.

TEMEL TERİM VE KAVRAMLAR

Uygulama Yazılımı-Application Software

Yapay Zekâ-Artificial Intelligence

İşletmecilik Zekâsı-Business Intelligence

Merkezi İşlem Birimi-CPU

İşbirlikçi Sistem-Collaboration Systems

Rekabetçi Üstünlük-Competitive Advantage

Müşteri Self-Service Sistemi-Customer Self-Service System

Veri-Data

Merkezkaç Bilgi İşleme-Decentralized Computing

Elektronik Veri Değişimi-EDI

Ahlak, Etik-Ethics

Yönetsel Bilgi Sistemi-Executive Information Systems

Dışsal Bilgi-(External Information)

Genetik Algoritma-(Genetic Algorithms)

Donanım-Hardware

Kimlik Hırsızlığı-Identity Theft

Bilişim-Information

Bilgi Çağı-Information Age

Bilgi Okur Yazarı- Bilgi İşçisi-Information-Literate Knowledge Worker

Bilgi Teknolojisi-Information Technology

Giriş Birimleri-Input Device

İçsel Bilgi-Internal Information

Bilgi İşçisi-Knowledge worker

Yönetim Bilgi Sistemi-MIS

Mobil Ticaret-M-Commerce

Mobil Bilgi İşleme-Mobile Computing

Online Analitik İşleme-OLAP

Online İşlem İşleme-OLTP

Çıkış Birimleri-Output Devices

Rassal Erişimli Bellek-Random Access Memory

Paylaşımlı Bilgi-Shared Information

Casus Yazılım-Spyware

Yazılım-Software

Depolama Birimleri-Storage Device

Stratejik Yönetim-Strategic Management

Öznel Bilgi-Subjective Information

TZY-Supply Chain Management

TZY Sistemi-Supply Chain Magament Sistemi

Sistem Yazılımı-System Software

Taktiksel Yönetim-Tactical Management

Teknoloji okur-yazarı bilgi işçisi-Technology literate knowledge worker

İletişim Aracı-Telecommunication Devices

Evde Çalışma-Telecommute

İşlem süreçleme Sistemi-TPS-Transaction Processing System

Her yerde, her zaman bilgi işleme-Ubiquitous Computing

İşlevsel Yazılımlar-Utility Software

KONUYA İLİŞKİN KISA SORULAR

1. Bilgi çalışanları, diğer çalışanlardan ne yönde farklılıklar gösteriri?

2. Yönetim bilgi sisteminin üç olmazsa olmazı nelerdir?

3. Evde çalışma (Telecommute) ne demektir? Telecommute işletmelere ne tür yeni sorunlar getirmektedir?

4. Veri, bilgi ve bilgi işleme zekâsı arasında ne gibi ilişkiler vardır?

5. Bilginin kişisel boyutları nelerdir?

6. İşletme içinde meydana gelen 4 tür bilgi akışını anlatınız.

7. Bilgi ayrıntıları ne demektir? Bu kavramın işletme katmanlarıyla nasıl bir ilişkisi vardır?

8. Başlıca kaç çeşit bilgi vardır?

10. Etik nedir? Etik niçin çok önemlidir?

11. Bilgi teknolojisinin türlerini anlatınız.

12. Her zaman, her yerde bilgi süreçlemeye ne ad verilir? Yerel bilgi işleme ve paylaşımlı bilgi arasında ne gibi bir ilişki vardır?

13. Mobil bilgi işleme ve M-Ticaret nedir?

14. Rekabet üstünlüğü açısından gelir ve giderleri bilgi teknolojileri ne yönde destekler?

15. İşlet, büyüt, dönüştür kavramsal yaklaşımı gelir ve gider yönünden nasıl  bir benzerlik gösterir.

16. Kara vermede teknolojinin rolü nedir?

17. Casus yazılım nedir? Kimlik hırsızlığı nedir? Kendinizi, bilginizi ve teknolojik araçlarınızı nasıl bu tür olaylardan korursunuz?

ÖDEVLER VE ALIŞTIRMALAR

1. İÇ, DIŞ, ÖZNEL VE NESNEL BİLGİ: Geniş sınırları olan bir mahallede, kapalı otomobil parkı yapımı için, yapılabilirlik (fizibilite) raporu hazırladığınızı varsayınız. Bu çalışma için yasal, ekonomik, finansal ve teknik birçok bilgiye gereksinme duyulacaktır. Gereksinme duyduğunuz bilgileri sıralayınız. Sıraladığınız bilgilerden hangileri iç bilgi, hangileri dış bilgi, hangileri öznel bilgi ve hangileri de nesnel bilgidir? Niçin? Gerekçelerini belirtiniz.

2. KÜRESEL BİLİŞİM TEKNOLOJİSİ: Milli İstihbarat Teşkilatı (MİT), bilişim teknolojisi dahil çeşitli konularda ülkeler çapında bilgi toplar ve yayınlar. MİT’in web sitesine giriniz (www.mit.gov.tr/)  ve bilgi çağı bakış açısıyla siteyi ve sitede açılabilen tüm sayfaları açarak inceleyiniz. MİT’in sitesi, bu yapısıyla, küresel ölçekte her ülke için bilgi toplama yeteneğine sahip bir bilgi teknolojisine sahip midir? Gerekçeleriyle birlikte görüşlerinizi belirtiniz.

3. İNTERNETTE ÇOCUKLAR İÇİN GÜVENLİ BİR ORTAM YARATMAK: Ailelerinin bilgisi ya da izni olmadan, çocuklarına ilişkin bilgilerin toplanması ve dağıtılması tehlikesiyle karşılaşmadan, internette sörf yapmaları konusunda gittikçe büyüyen bir endişe vardır. www.truste.org sitesine bağlanınız ve Çocuk Kişisel Mahremiyet Programının gereksinimlerini gözden geçiriniz. Web sitesi sahiplerinin, çocuklarla ilgili bilgi toplamama ve dağıtmama konusundaki sosyal sorumlulukları hakkında kısa bir rapor hazırlayınız.

4. ÇALIŞILABİLECEK EN İYİ YÜZ ŞİRKETİ GÖZDEN GEÇİRMEK:

Her yıl Fortune dergisi, bir sayısını, çalışılabilecek en iyi 100 şirkete ayırır. Bunun için Fortune dergisinin ilgili sayısını bulunuz ya da Fortune dergisinin internet sitesini (www.fortune.com) ziyaret ediniz. Söz konusu 100 şirketi ekonomik saygınlık açısından tanımlayan sayısal bir özet çıkarınız. Bu şirketler içinden hangisini seçerek, o şirkette işe girmek istersiniz. Niçin? Gerekçeleriyle belirtiniz.

TARTIŞMA SORULARI:

1.  Bilgi çağına girmiş veya girmeyi düşünen işletmeler için, bilgi çalışanları insan kaynağı, en başta gelen bir koşuldur. Ancak, yine de, pek çok endüstrinin bilgi çalışanları dışındaki işçilere de ihtiyaçları vardır.Hangi endüstriler, hala bilgi çalışanlarına değil de, kol gücüyle çalışanlara ihtiyaç duymaktadır? Ekonomilerin geçireceği bir dönüşümle, hangi koşullar altında kol gücü çalışanlarına, bilgi çalışanlarından daha çok gereksinme olur? Gerekçeleriyle belirtiniz.

2. Bilgi Yönetim Sistemindeki üç olmazsa olmaz kaynak, bilgi, bilgi teknolojisi ve bilgi çalışanıdır. Bu üç kaynağın en önemlisi hangisidir? Neden? En az önemli olanı hangisidir? Neden?

3. Evden çalışmanın da, her şey gibi iyi ve kötü yanları vardır. Evde çalışmanın sakıncaları veya tehlikeleri nelerdir? Bunlardan nasıl kaçınılır?

4. Yerel bir yiyecek ve baharat dağıtımcısının, bilgi sahibi bir bilgi çalışanı olduğunuzu varsayınız. Patronunuz sizden, uluslararası restaurantlarına yiyecek ve baharat maddeleri satma amacıyla müşteri listesi hazırlamanızı istiyor olsun. Patronun bu emrini yerine getirirseniz, etik davranmış olur musunuz? Bu teklifi etik bulmadığınızı varsayınız. Eğer patronunuz sizi, listeyi hazırlamazsanız kovmakla tehdit ederse ne yaparsınız? Eğer listeyi hazırlamaz ve kovulursanız, yasal bir başvuru yapmaya hakkınız olduğuna inanıyor musunuz? Niçin?

5. Dünya çapındaki ATM sistemini göz önünde bulundurunuz. ATM sistemi, sizin bireysel zaman, yer ve biçim boyutlarınızı nasıl tespit eder? ATM’den yaptığınız işlemleri takip etmenin dışında, bankanız sizin ATM’yi kullanmanızla ilgili olarak hangi bilgilere sahip olmak ister?

6. Şirketler, sinirsel ağ yazılımları (bir yapay zeka türü), kredi kartı dolandırıcılığını görüntülemek için kullanmanın yanı sıra, kişinin kredi almaya değer olup olmadığını anlamak için de kullanırlar. Sinirsel ağ yapay zekaları, binlerce kredi kartı başvurusunu değerlendirirken, hangi kişilerin kredi almaya uygun olup olmadığını belirleyen bir model geliştirir. Sinirsel ağ yapay zekası, temelde, kişinin kredi başvurusunu daha öncekilerle karşılaştırır ve bir değerlendirme yapar. Yapay zekayla kredi değerlendirmesi hakkında ne düşünüyorsunuz? Bir yapay zekanın değerlemesine göre size kredi kartı verilmesi ya da verilmemesi doğru mu? Neden ?

7. Anadolu Üniversitesi, uzaktan eğitim için, öğrencileriyle bilgi teknolojisi aracılığıyla iletişim kurmaktadır. Uzaktan eğitim almak ister miydiniz? Uzaktan bilgi teknolojisiyle eğitimin üstün ve sakıncalı yönleri nelerdir? Sınıfa gidip, hocayla ve arkadaşlarınızla iletişim kurmaksızın yeterince öğrenebilir misiniz? Peki ya haftada bir kere sınıfa gidip geriye kalan derslere teknoloji aracılığıyla görüntülü katılmak nasıl olur? Uzaktan eğitim iyi bir fikir midir yoksa kötü bir fikir midir? Neden? Belirtiniz.

8. Genellikle bir teknoloji sisteminin, fiziksel ara yüzünün donanım, mantıksal ara yüzününse yazılım olduğunu söyleriz. Bilgisayarınızın fiziksel ara yüzünü, başka deyişle donanımını anlatınız. Bilgisayarınızda yüklü yazılımları, önce sınıflandırınız, daha sonra da her birini işlevleri açısından anlatınız. Gelecekteki teknolojik gelişmelerin, donanım ve yazılım ayrımını kaldıracağına inanıyor musunuz? Gerekçeleriyle belirtiniz.

İŞ VERİTABANLARI

İş arayanlar için hazırlanmış binlerce veritabanı bulmak mümkündür. Bunların bazıları, diğerlerinden daha iyi, bazıları da kötüdür.. Bazıları belli endüstrilere odaklanırken, bazıları da sadece üst kademe yöneticiler için ilan yayınlarlar. Biran hangi işe girmek istediğinizi düşününüz. Hangi endüstride, hangi unvanla çalışmak isterdiniz? Dünyanın hangi ülkesinde veya Türkiye’nin hangi bölgesinde çalışmak isterdiniz? Değişik birkaç veritabanıyla bağlantı kurup, aradığınız işi bulmaya çalışınız ve incelediğiniz veritabanı için şu soruları yanıtlayınız.

  1. En son güncelleme ne zaman yapılmıştır?
  2. Kariyer fırsatları ayrı bir kategoride mi listelenmiş, yoksa yerel işlerle aynı bölüme mi koyulmuştur?
  3. Özel bir işletmeye göre arama yapabiliyor musunuz?
  4. Bölgelere göre arama yapabiliyor musunuz? Eğer öyleyse, nasıl? Şehir olarak mı, yoksa zip koduna göre mi başvuru yapılmaktdır?
  5. Seçtiğiniz işe bilgisayarınızdan başvurabiliyor musunuz? Başvurabiliyorsanız özgeçmişinizi nasıl yolluyorsunuz?

ELEKTRONİK ÖZGEÇMİŞ HAZIRLAMAK VE GÖNDERMEK

İş veritabanlarının çoğu, işverenler ve çalışanlar olmak üzere başlıca iki guruba yönelik olarak hazırlanmışlardır. Potansiyel bir çalışan olarak, özelliklerinize ve isteklerinize uyan bir iş ararsınız. Aynı şekilde, işverenler de iş veritabanlarındaki özgeçmişleri inceleyerek, aradıkları özellik ve istekleri taşıyan kişileri ararlar. Bu nedenle, elektronik bir özgeçmiş hazırlamanız ve hazırladığınız bu özgeçmişi, başvurduğunuz çeşitli iş veritabanı sitelerine bırakmanız gerekiyor. İş veritabanı sitelerinin çoğu, size elektronik bir özgeçmiş hazırlama ve postalama fırsatını da verirler.En az iki tane iş veritabanı sitesini ziyaret ediniz. Her birinde, elektronik özgeçmiş oluşturma, yollama ve değişiklik yapma işlemlerini gerçekleştiriniz. Bunları yaptıkça, her site için aşağıdaki soruları yanıtlayınız.

  1. Elektronik özgeçmiş oluşturmak için üye olmanıza gerek var mıdır?
  2. Sizin özgeçmişinize beğenen bir işverenin sizinle nasıl bağlantı kurabileceği düşünülmüş müdür?
  3. İyi bir elektronik özgeçmiş oluşturmak için, sizce gerekli olan 5 değerli ipucu neler olabilir?
  4. Elektronik özgeçmişinizi hazırladıktan sonra, bunu iş aramak için kullanabiliyor musunuz?
  5. Elektronik özgeçmişinizi değiştirmek istediğinizde, var olan özgeçmişinizi yenileyebiliyor musunuz, yoksa eski özgeçmişinizi silerek yenisini mi hazırlamanız gerekiyor?
  6. Elektronik özgeçmişinize niteliklerinizle ilgili kaç tane anahtar terim ekleyebiliyorsunuz?
  7. Elektronik özgeçmişiniz ne kadar süreyle sitede aktif kalabiliyor?

EN ÖNEMLİ STAJA YERLEŞME FIRSAT

Siz de dikkat etmişsinizdir, işe girebilmek için, belirli bir deneyim koşulu ileri sürülür. Eğer bir işe girmek için deneyim gerekiyorsa, deneyim kazanmak gerekir. Bu durum pek çok üniversite öğrencisi için, sorun yaratmaktadır. Bu sorunu çözmenin bir yolu da, daha okurken bir staj olanağı bulmaktır. Yapacağınız staj, size, alanınızla ilgili değerli bilgiler sağlar; staj süresince de belirli bir ücret alırsınız. www.google.com arama motorun ile size staj olanağı sağlayan kuruluşları bulunuz. Kariyerinize uyan bir staj olanağı bulabildiniz mi? Ücret de veriyorlarsa, ne kadardır? Ücretli veya ücretsiz stajlar bulamadınızsa, bunun nedenleri sizce neler olabilir? Türkiye’de staj yapmak isteyenlere hizmet veren siteler var mıdır? Varsa bu siteler, daha önce incelediğiniz klasik iş veritabanı sitelerinden farklı mıdırdır? Nasıl? Belirtiniz.

MÜLAKAT VE ÜCRET PAZARLIĞI

İnternet, hiç şüphesiz yaşamınız boyunca ihtiyacınız olan bilgiden çok daha fazlasını içinde bulunduran, uçsuz bucaksız bir bilgi deposudur. Ancak, iş arama sürecinde, internet size çok faydalı belirli bilgiler de sunabilir. Örneğin, mülakat ve ücret pazarlığı konularında, internette 5.000’den fazla mülakat teknikleri ve pazarlık ipuçlarıyla ilgili bilgi veren site vardır.

Mülakat ve ücret pazarlığı, aslında, iş aramak kadar önemlidir. İlk iş görüşmenize gittiğinizde, eğer yeterince hazırlıklı değilseniz işi alamazsınız. Eğer iş teklifini alırsanız, taşınma masrafları, primler ve belki de evde yapmanız için gerekli donanımlar için ödenekler ve her ay ödenecek belirli bir ücret için, pazarlık yapmanız gerekecektir. Sizi mülakata alan kişi, mülakat sonunda, en azından “ne kadar ücret istiyorsun” gibi bir soru sorabilir. Mülakat ve pazarlık tekniklerini içeren web sitelerinin adreslerini bulunuz ve inceleyiniz. Sonra da, mülakat aşamasında, yapılması gerekenlerin ve yapılmaması gerekenlerin bir listesini çıkarınız. Son olarak da, pazarlık sürecinde etkililiğinizi arttıracak bazı ipuçları geliştirin ve bunları listeleyin. Bu iki listeyi hazırladıktan sonra, PowePoint yazılımıyla kısa bir sınıf sunumu hazırlayınız.

2

POSTMODERN YÖNETİM KOŞULLARI

 

1.GİRİŞ

Geleneksel ve çağdaş koşullanmalar (paradigmalar), geçerliliğini büyük ölçüde yitirmiştir. Yaşamakta olduğumuz çağ ötesi post modern koşullarda, ışık hızına yaklaşan değişim, bütünüyle yeni olguları ve kabullenmeleri gündeme getirmiştir. Geleneksel ve çağdaş değerler, tanımlar, varsayımlar ve kurumlar yeni kuşakların gereksinmelerini karşılayamayınca, ortaya bir takım çalkantılar, karmaşıklıklar, krizler, fırsatlar, tehlikeler, riskler ve belirsizlikler çıkmıştır. Gündemdeki yeni arayışlar, bilinen ne varsa tümünü sorgulamaktadır.

Post modern sorgulamada, işletmecilik ve işletme yönetimi de, payını almaktadır. İşletmecilik ve işletme yönetimi konusunda bu güne kadar bilinen ne varsa tümü; küresellik, sınırsızlık, hız, zaman ve yer bağımsızlığı öğeleriyle bütünleşerek yeniden tanımlanmaktadır. Örneğin, eski işletmecilikte birbirinden bağımsız olarak düşünülen birimler, bugün küresel ölçekte tedarikçi-üretici-müşteri zinciri olarak tek halka durumuna dönüşmüştür.

Özetle belirtmek gerekirse, işletmecilik ve işletme yönetimi, diğer bütün alanlarda olduğu gibi,  bugün sil baştan yeniden yapılanmaktadır. Dönüşüm o kadar hızlıdır ki, en sağlam sanılan yapılar bile yıkılmakta ve postmodern açıdan yeniden kurulma yoluna gidilmektedir.

2. POSTMODERNİZM

Bilindiği gibi, “modernite” kavramı, ilk olarak bürokratik yönetimin babası ünlüMax Weber tarafından ortaya atılmıştır. Weber’e göre modernite, ortaçağdan ve feodal dönemden sonra, aklın öncelik aldığı tarihsel dönemi ifade etmektedir. Bu döneme, “Aydınlanma Çağı” denildiği bilinmektedir. Aydınlanma çağı, gerçekten aydın (entelektüel) insanların, toplumları aydınlattığı bir tarih dönemidir. Söz konusu gerçek aydınlar, modernite çağının kavramsal öncüleridir. Modernite çağında insanlar, aklı ve bilimi kullanarak evrene egemen olacaklarını ve evrenin bir parçası olan toplumu da akla uygun olarak düzenleyebileceklerini anlamışlardır. Bugünün ileri aydınları (postmodernleri) ise, insan gereksinmelerinin karşılanmasına engel olan ne varsa tümüne karşı çıkmaktadır. Örneğin, eskinin genel kabulleri, koşullanmaları, kurumları, bu arada da ulus-devlet modelleri, her türlü kutsallıkları ve değerleri, çoğunluğun gereksinmelerini karşılamıyorsa, onların

doyumunu ve mutluluğunu engelliyorsa, amansız bir eleştiriye tabi tutmakta ve yok saymaktadır.

Özellikle düşün ve sanat alanında olmak üzere her alandaki yeni yaklaşım, tasarım, tanım ve uygulamalar, genel olarak İngilizce, Fransızca, Almanca gibi batı dillerinde “Sonrası” anlamına gelen “Post” sözcüğü ile ifade edilir. Aydınlanma döneminde oluşan modern  paradigmalar, bugünün kuşaklarını tatmin edemediğine göre, bunların bir sonrası ya da ötesi olması gerekir. Postmodernizm, hem toplum bilim kuram­larını hem de kuram anlayışlarını,  köklü bir eleştiriye tabi tutmuştur. Böylesine köklü ve kapsamlı bir eleştiri, doğal olarak, çıkarı bozulan egemenleri karşı atağa geçirmiştir. Postmodernizm karşıtı olan bu tutucu odaklar, bütün güçleriyle eski değerleri savunmakta ve eski tezlerin doğruluğunu kanıtlamaya çalışmaktadır.

Diğer taraftan, tarihin akışı içinde, önce gerçeklerle alay edilir, sonra gerçekleri dile getirenlere şiddetli itirazlarda bulunulur, en sonunda çok doğalmış gibi gerçekler herkes tarafından kabul edilir. Bunun en güzel örneği, ünlü Galileo’nun “dünya yuvarlaktır ve hem kendi etrafında hem de Güneş’in etrafında dönüyor” demesi, kendisiyle alay edilmesi, muhakeme yoluyla idama mahkûm edilmesi ve sonrada herkes tarafından fikrin kabul edilmesidir. Post modern gerçekler için de aynı durum geçerli olacaktır. Modenizm tezi ile postmodernizm tezi, yeni bir oluş meydana getirecek ve küresel vatandaşlar, düne oranla yarın daha mutlu olacaklardır.

Aslında postmodernizm, ne herhangi bir kuram ne de bir ilkeler bütünüdür. Postmodernizm, belki de bir “hiperentelektüelizm” dir. Bazı düşünürler, postmodernizmi, yeni toplumsal oluşumlar, yeni si­yasi kimlikler yaklaşımı ve yeni bir özgürleştirme süreci olarak yorumla­maktadır. Bazı düşünürler ise, gelişmelere tam tersi açıdan bakarak, postmodernizm modasını, umutsuzluğun ve toplumsal çare­sizliğin doğurduğunu ileri sürerek,  farklı eğilim ve yaklaşımların sınırları belli olmayan gidişini postmodernizm olarak tanımlamaktadırlar.. Bu karmaşa ve belirsizlik, post modern söylemin etkinliğini ve halkça tutulmasını artırmaktadır.

Postmodernizm, son yılların birbirinden çok farklı, birbirine çok karşıt görüş ve yaklaşımlarından oluşan bir söylemler bütünü, bir yeni arayışlar olgusudur. Ancak, bu yeni söylemler ve sorgulamalar, modernite olarak tanımlanan dönemin kesin olarak sona erdiğini ve onu izleyen yeni bir dönemin başladığını açık olarak göstermektedir.

Ünlü ve yaşlı vizyonist Peter Drucker, post modern kavramı ile sa­nayi sonrası toplum yapısını ve özelliklerini ifade eder. Drucker’a göre, ileri endüstri ülkeleri,  bilgi ve öğreti­min olağanüstü yaygınlaştığı bir post modern dünyaya

doğ­ru yol almaktadır. Post modern dünyanın gerçekleşmesi, geriliğin, yoksulluğun, bilgisizliğin ve cehaletin ortadan kalkması anlamına gelir.

3. POSTMODERN DÖNÜŞÜMLER

Modern-post modern diyalektiği, tarihte benzeri görülmemiş bir değişimi ve dönüşümü tetiklemiştir. “Karşıtların mücadelesi” başka bir deyişle “tez” ve “antitez”, “sentez” ya da “yeni oluşlar” yaratmakta ve insanlık daha da ilerlemektedir. Bu alt başlıkta, ekonomi ve işletme ağırlıklı bazı çarpıcı dönüşümler gösterilmeye çalışılacaktır.

3.1. Kol Gücü Yerine Beyin Gücü

Modern dönemde, kol gücü (bedensel emek), birinci derecede önemli bir üretim faktörüydü. Geleneksel, davranışsal ve çağdaş yönetim yaklaşımlarında, kol gücüyle çalışanların verimliliğinin nasıl artırılacağı konusunda bilimsel çalışmalar yapılmıştır. Taylor, Fayol, Weber, Maslow, McGregor, Simon ve diğer bütün modern yazarlar, işçi verimliliğine ilişkin birçok ilke, kural ve kuram geliştirmiştir. Kendi dönemlerinde geçerli olan bu çalışmalar, bugün geçerliliğini büyük ölçüde yitirmiştir.

Bugün post modern bir şirkette, kol gücüyle çalışan insanların yaptıklarının yüzde 75-85’i, zihinsel yoldan yapılmaktadır. Belirleyici üretim faktörü ise, kol gücü değil, tam tersine, 1,3 kilogram ağırlığında insan beynidir. Laboratuar araştırmaları, beynin onda dokuzunun çıkarılması halinde bile çalışmaya devam ettiğini göstermektedir. İnsanoğlu, hala en güçlü bilgisayardır. Beyin performans bakımından, erişilmez bir doğal oluşumdur. Yapay zekâlar, insan beyninin başarı düzeyine yaklaşmaktan henüz çok uzaklardadır.

Beyin, iyi veya kötü yönde de olsa, ancak bireyin kendisi tarafından kullanılır ve denetlenir. Başkalarının beynimizi kullanması ve denetlemesi, bir bakıma mümkün değildir. Bugünkü post modern dönemde, insan beyni, modern üretim araçları olan hammadde, bedensel emek ve sermayeye egemen olmuş durumdadır. Şu anda kas gücü ağırlıklı, başarılı bir işletme gösterme olanağı yoktur. Örneğin, pazara sunulan yeni bir otomobilin değerinin yüzde 70’i, yaratıcı beyin gücünden oluşmaktadır. Modern üretim döneminde ünlü Henry Ford, “ne zaman bir çift el istesem yanında bir de insan geliyor” diye dert yanmıştır. Post modern dünyanın otomobil üreticileri ise, “kime el gerekli ki?” diye sormaktadır.

Post modern küresel dünyada kollar değil, beyinler çarpışmaktadır. Beyinlerin savaşını kaybeden şirket; imajını, şanını, şöhretini, her şeyini kaybetmektedir. Örneğin, 2001’de dev şirket “Enron Corp.”, Temmuz 2002’de de ABD’nin

ikinci büyük Telekom şirketi WorldCom Inc. Dünyanın en büyük iflaslarını gerçekleştirerek yok olmuşlardır.

3.2. Bilânço Varlıkları Yerine Bilgi (Entelektüel Sermaye)

Bilânço varlıkları (aktifleri) açısından dünyanın en büyük şirketi bile olsa, entelektüel sermayeye (bilgili) yatırım yapılmamışsa, o şirketin rekabet şansı hiç kalmamış demektir. Doğal kaynakların, emeğin ve sermayenin önemi hızla azalmaktadır. Rekabet üstünlüğü için tek güç, post modern dünyada bilgidir. Modern dönemin “soğuk savaş” kavramının yerini, post modern dönemde “soğuk bilgi savaşı” kavramı almıştır. Başta ABD başkanları ve AB devlet yöneticileri olmak üzere vizyon sahibi herkes, beyin tüketimi yerine beyin kazanımını kolaylaştırıcı koşulları ve politikaları geliştirmeye çalışmaktadır.

Modern dönemde “Para (varlıklar) İktidardır” inancının yerini, post modern dönemde “Bilgi İktidardır” inancı almıştır.  Yönetim gücü ne olursa olsun; ister tehdit ister ikna, ister yasak ister serbesti, ister otokrat ister demokrat, daha zeki beyinler karşısında yenilgi kaçınılmazdır. Örneğin, “ATATÜRK”, “BİLL GATE”, “İkiz Kuleler’i yerle bir eden USAME BİN LADİN” ve benzerleri, maddi güç bakımdan olağanüstü güçlü rakiplerini yenmişlerdir.

Tarihte Birinci Bilgi Devrimi, 1455 yılında Johan Gutenberg’in baskı makinesini icat etmesiyle; İkinci Bilgi Devrimi, Gutenberg’ten 500 yıl sonra, radyo ve televizyonun günlük yaşama girmesiyle gerçekleşmiştir. Ama asıl post modern dönüşüm yaratan Üçüncü Bilgi Devrimi ise, Time Dergisinin de belirttiği gibi, 1995 ‘den itibaren 500 TV kanalı yerine, milyarlarca WEB sitesinin geçmesiyle başlamıştır. Post modern düşüncelerin dünya ölçeğinde egemen olmasını, internetin hızı, bilgi teknolojisinin üstünlüğü, yer ve zaman bağımsızlığı gibi ileri oluşumlar sağlamıştır.

Yaldızlı söylenişiyle entelektüel sermaye, bilimsel deyişiyle bilgi; ülkelerin, kurumların, işletmelerin ve bireylerin post modern savaş alanıdır. World Wide WEB, bilgi tekellerini yerle bir etmiştir. Ne devlet sırrı, ne askeri sır, ne şirket sırrı, ne de kurum sırrı kalmıştır. Üstün beyinli “Hacker”lerin yetiştirilmesiyle, istenilen sırlar deşifre edilmektedir. Bir tıklamayla WEB’lere girmenin günlük yaşamın vazgeçilmez gereksinimi olması, bilginin tüm dünya ölçeğinde ışık hızıyla yayılmasını ve kullanılmasını sağlamıştır. Bireyler, ülkeler, kurumlar ve işletmeler, bir taraftan başkalarının ürettiği bilgilere sıfır maliyetle ulaşırken, bir taraftan da devamlı yeni bilgi üretimi yarışına girmişlerdir.  Bu yarış sonucu, hiyerarşik örgütlenme yerine proje temelli örgütlenmeler, kırtasiyecilik yerine ofis mimarisi, kâğıt dosya ve klasörler yerine veri bankaları ve benzer post modern dönüşümler olmaktadır. Özetle belirtmek gerekirse, tek rekabet üstünlüğü aracı olan bilgi, daha üretilir üretilmez, tıpkı bir virüs gibi dünya

ölçeğinde yayılıvermektedir. Tek çözüm, yeni bilgi üretecek beyinleri geliştirmek ve elde tutmaya çalışmaktır.

3.3. Yerelliğin Yerine Küresellik

Değişime yön veren bir aç-kapa düğmesi yoktur. Değişim, kendi dinamiği içinde, süreklilik arz eder. Post modern devrim; şu anda hiper aydınların, gençlerin, üniversite öğrencilerinin, dönüşümcü liderlerin, düşünen herkesin zihninde sürüyor. Bu zihinsel gerçek, hayal edilenden de büyüktür. Toplumların, ekonomilerin, sektörlerin, şirketlerin, işlerin ve bireysel yaşamın doğası, kökünden değişmektedir. Yaşamakta olduğumuz post modern devrim, geçmişin dev kurallarını, yasaklarını ve doğrularını, bir tarafa atıvermiştir. Geleneksel roller, stratejiler, politikalar, sınırlar, işler, beceriler, iş görme tarzları, tutum ve davranışlar, yaşamı sürdürmeye yetmemektedir.

Post modernizmin getirdiği en köklü gerçek “uluslararasılaşma”dır. Bu olguya “globalleşme” veya Türkçe deyimiyle “küreselleşme” adı verilmiştir. Küreselleşme öyle bir dayatmıştır ki, alışılagelmiş devlet adamlığı ve iş adamlığı sökmemektedir artık. Alışılmamış, şaşırtıcı, buluşçu devlet ve iş adamlığına yönelmek gerekmektedir.

Küreselleşme, her türlü sınırı zorlamaktadır. Luciano Pavarotti, Tarkan, Modanno ve benzerleri sınır tanımıyor. Ford için, ulus devlet kaygısı yoktur. Ford, işine geliyorsa, dünyanın her yerinde faaliyet gösterir. Terör de uluslararasılaşmıştır. AB’yi de ABD’yi de vurabilir.

Küreselleşmenin işletmecileri ilgilendiren yönü, ekonomiye olan etkileridir. Son yıllarda uluslararası ticaret, 40 yıl önceye oranla 1500 kat artmıştır. Gümrük vergileri ortalama olarak, yüzde 50’lerden yüzde 5’lere inmiştir. Hindistan’ın Bangolar şehri, yazılım açısından dünyanın ikinci büyük yerleşim yeridir. Burada, tam 140.000 bilgi teknolojisi mühendisi, aylık 900–1000 dolara çalışmaktadır. Aynı yeteneğe sahip gelişmiş ülke mühendisleri ise, bu ücretin en az iki katına çalışmaktadır. Novell, Siemens, Ericsson gibi Fortune 500 şirketlerinin yüzde yirmisi, İsveç, Almanya, Fransa ve ABD gibi kendi ülkelerinde değil, Bangalor’da iş kurmuşlardır.

Ford’un Escort modelini oluşturan parçalar, 15 ayrı ülkeden tedarik edilmektedir. Başka bir deyişle, Ford, yalnız Escort otomobil yapımında, dünya ölçeğinde tam 15 ülkedeki yan sanayi ve tedarikçi ağından parça ve otomobil sistemleri satın almaktadır. Ayrıca, söz konusu arabaların montajı, biri Britanya’da diğeri de Almanya’da kurulu iki farklı dünya coğrafyasında yapılmaktadır.

Daha 2000’li yılların başında, dünyadaki hemen herkes, birbiriyle rekabet içinde olmaya başlamıştır. Ülkeler, kurumlar, işletmeler, yöneticiler, futbolcular ve bireyler, dünya ölçüsünde amansız bir rekabet içindedir. Küresellik; daha kaliteli hizmet, yaşam tarzı, üretim, pazar, öğrenim, yargı, insan hakları ve benzeri yarışlar dünyasıdır. Küresellikte, rekabeti azaltmanın veya önlemenin olasılığı yoktur. Daha fazla rekabet, küresel yaşamın bir dayatmasıdır. 

3.4. Aynılığın Yerine Buluşçuluk

Girişimlerin, rekabet üstünlüğü sağlamak için, dünyanın henüz görmediği farklı bir ürün, hizmet veya teknoloji yapmaları gerekir. Para, farklılıktan kazanılır. Beyinsel yeteneğiyle dünyanın ilk zengini sayılan Bill Gate, farklı yazılım ürünleri ortaya koyduğu için, geleneksel zenginlik kaynaklarını değiştirmiştir. Küresellikte farklı olmak, farklı görünmek ve yeni tarzda çalışmak zorunluluğu vardır.

3.5. Amirliğin Yerine Dönüştürücü Liderlik

Post modern dönemde, pazara, hız ve yetenek sunulmaktadır. Beyin hızıyla çalışan yetenekli insanları işletmeye çekmede, işletmede tutmada ve güdülemede, modern yönetim ve liderliğin yerini, post modern katılımcı yönetim ve dönüştürücü liderlik almıştır. Her konuyu daha iyi bildiğini öne süren ve her zaman haklı olan amir veya patron, ebediyen ölmüş ve fosil olmuştur. Göreve, korkuya, kurallara, ilkelere ve sayılara dayanan yönetim hiçbir işe yaramamakta, kendisiyle birlikte tüm çevresini iflasa sürüklemektedir. Yönetimin özü insandır ve insanlar kendi kendini yönetebilir. Dönüştürücü bir lider, katılımcı yönetim tarzı uygulayarak, insanlardaki yönetim yeteneğinin gelişmesine, bir ölçüde yardımcı olabilir. Daha fazlasını, post modern düşünceye sahip beyinler yapar.

Post modern işletmede, bir elemanın, ömür boyu çalışarak emekli olma şansı, hemen hiç kalmamıştır. Yeni kariyer anlayışı, projeye katılma, proje gerçekleşince de yeni bir projeye katılma biçiminde değişmektedir. Başka bir deyişle, çalışma, bir dizi yetenekle bir projeye katılma olarak görülmeye başlamıştır. Modern dönemde, bu arada da Türkiye’de, birey 20–30 yılda tek bir beceri elde ediyor ve bu beceriyle emekli oluncaya kadar idare ediyordu. Post modern dönemde ise, her yıl, her ay, her gün ve her saat, yeni bir beceri edinmek gerekiyor. Küresel girişimler, bu becerileri anında görmekte ve tıpkı futbol dünyasında olduğu gibi daha iyi olanaklarla işe çağırmaktadır.

Bugünün, beyin işçisi özgürdür. Bu özgür insan zihni yönetilebilirse, rekabet üstünlüğü ya da ekonomik iktidar sağlanmış olur. Katılımcı yönetime inanmış post modern liderlere sahip olmayan işletmeler, ne yeni beyinler ve yetenekler

geliştirebilir, ne de başkalarının geliştirdiklerini elde tutabilir. Küresel post modern koşullar, patronları değil, gerçek yetenekleri egemen kılmıştır.

3.6. Geleceğin Kestirimi Yerine Geleceğin Yaratılması

Modern yaklaşımda, genellikle olayların akışı bir süre seyredilir, daha sonra da tarihi veriler bazı istatistik yöntemlerle işlenerek gelecek kestirilmeye çalışılırdı. Post modern anlayışa göre, gelecek kestirilemez, tam tersine geleceğin yaratılması gerekir. Post modern dönüşüm, doğru veya yanlış değildir, vardır ve yaşanmaktadır. Gelecek ise, var olan bir şey olmadığı gibi, iyi veya kötü de değildir. Ekonomik anlamda, girişim nasıl yaparsa, gelecek öyle olur.

Aslında geleceğe, modern dönemde olduğu gibi yanıtlar değil, sorular yön verir. Eğer, bir girişimde rakiplerden daha hızlı, daha zekice ve daha özgün sorular sorulması özendirilirse, rekabet yarışında bir anda olsa öne geçilmiş olur. Ancak bu yolla belirli belirsiz, beklenmeyen de beklenebilir duruma gelir. Örneğin, bugüne kadar rakiplerce hiç sorulmamış zekice ve özgün soru şu olsun: “Tüketicinin düşünceleri okunabilir mi?” Böyle bir soru, bugüne kadar kesin olarak bilinenleri belirsiz duruma getirir. Ancak, bugüne kadar hiç beklenmeyen bir durumu da beklenir hale koyar. Artık, girişimdeki beyin işçileri, bildikleriyle yetinmez, yeni soru için harekete geçerler. Birçok kuramsal deneyler yaparak, geleceği yaratma yoluna girerler. Düşünceye uyarlı bir “chip”i, sattıkları ürüne yerleştirirler. Daha sonra da chip, tüketicinin ürün hakkındaki düşüncelerini algılar ve işletmeye aktarır

3.7. Teknolojiler Yerine İleri Teknolojiler

Tom Peters “Kaçıklar kazandı” diyerek, post modern teknolojiyi yaratanları yüceltmiştir. Daktilo, kâğıt dosya, klasör, kâtiplik, postacılık, faksçılık, disketçilik, grafikçilik, çamaşırcılık, bulaşıkçılık, daha akla ne gelirse tümü tarih olmuştur. Söz konusu eski teknolojilerin yerini, post modern “Biyoteknoloji, “Bilgi (enformasyon) Teknolojisi”, “Ulaşım Teknolojisi” ve diğer teknolojiler almıştır.

20–30 yıl önceki teknolojilerle bugünkü teknolojileri karşılaştırınca, arada inanılmaz bir fark olduğu görülür. Dünyanın tarih boyunca yetiştirdiği bilim adamlarının yüzde doksanının, şu anda hayatta olduğu biliniyor. İnsanlık,  post modern teknolojiyi,  bu kaçıklara borçludur. İleri teknoloji yarışının durması mümkün değildir.

Teknolojinin, post modern anlamdaki dersimizi ilgilendiren asıl boyutu, bilgi teknolojileri yönüdür. Tek bir CD-ROM’a, 360.000 sayfa metin sığıyor. 360 bin sayfalık bir kitap ile kitabın bir sayfası kadar CD’yi karşılaştırmak bile

olası değildir. Post modernliğin getirdiği dijitalleşme akımı, ülkeleri, kurumları, girişimleri, işletmeleri ve tüm dünya bireylerini etkilemiştir. Tüm birimler sanal dünyanın bir yerlerinde, kendi amaçları doğrultusunda sörf yapmaktadır. 

Bilim adamları, post modern bilgi teknolojisinin yarattığı yarara “Artan Getiriler Yasası” adını vermiştir. Gerçekten de, ne kadar çok kurum ve kişi kullanırsa, cep telefonu, internet, web sitesi gibi teknolojilerin değeri de, o kadar çok artmaktadır. Başka bir deyişle, mümkünse, işletmeler bu teknolojileri bedavaya kullandırmalıdır ki, rakipler özenip rahatsız etmesin, saf dışı kalsınlar.

Özetle belirtmek gerekirse, bilgi teknolojisindeki ilerlemeler, zaman ve yer bağımlılığını ortadan kaldırıyor; saydamlık sağlıyor; pazarları kusursuzlaştırıyor.

3.8. Kurumlar Yerine Yeni Kurumlar

Post modern gidiş; şirket, siyasal parti, aile, evlilik, ulus-devlet, uluslararası organlar gibi kurumları da dönüştürmektedir. Örneğin, kapitalizm kurumu, eski yapısını yıkarak, kendisini yeniden yaratmaya başlamıştır. İnsanlık, ulus-devlet kalıplarından sıyrılarak, dünya vatandaşlığına doğru yol almaktadır. Siyasal partiler, eski yapılarıyla yok olacaklarını görerek, yeni oluşumlara açılmaktadırlar. Bürokratik yapıdaki girişim ve işletmeler, ömrünü tamamlamıştır. Artık girişimler, yeni post modern çizgilerle yeniden yapılanmaktadırlar.

Post modern dönemde, evlilik dâhil tüm kurumlar, post modern açıdan sorgulanmaya başlamıştır. İnsana mutluluk vermeyen hangi kurum varsa, o kurum topa tutulmaktadır. Post modern görüşe göre, herhangi bir kurum, mutluluk verdiği sürece kullanılır, mutluluk vermez duruma gelince de, kullanılıp atılmış veya yaşanmış ve bitmiş olur.

3.9. Değerler Yerine Yeni Değerler

Bireylerin kendileriyle,  iş yaşamıyla, teknolojiyle ve diğer insanlarla ilişki kurma tarzını belirleyen modern dönemin değerleri de, çok hızlı bir şekilde değişmektedir. Değerler, özellikle post modern düşüncelerin etkisiyle, coğrafi kısıtlamalardan kurtulmuştur. Geleneksel doğu ve batı değer sistemleri, hızla birbirine yaklaşmakta ve yeni bir kültür ve ahlak sistemi oluşmaktadır.

Post modern dönemde, değişik kültürler, damak zevkleri ve deneyimler, bir değerler bolluğu yaratmıştır. Küresel vatandaşların önünde artık sonsuz seçenek vardır. İster camiye, ister kiliseye, ister havraya, isterse hiçbir yere

gitmez. Kimse kimseye dayatma yapmaz. İsteyen, domuz, isteyen inek, isteyen salyangoz eti yer. Bugün, “post modern melez değerler” çağı yaşanmaktadır. Eski koşullanmalar, kabullenmeler, dayatmalar ve varsayımlar, bir tarafa bırakılmıştır. Herkesin kendi doğrusu yanlışı, iyisi kötüsü vardır.

Post modern düşünceler, bu arada, bireylerde manevi bir boşluk da yaratmıştır. İnsanlar, inanç açısından, yeni arayışlar içine girmiştir. Sanki dinlerin sonu gelmiş gibidir ya da dinler post modern açıdan bir sorgulamaya tabi tutulmaktadır. Ne kiliseye, ne camiye, ne havraya ne de başka bir tapınağa giden var. Belirli bir ideolojik bağımlılık da kalmamıştır. Post Modernlik Cini, şişeden çıkmış bir kere, tekrar şişeye kapatılamıyor. Modern dönem değerlerine geri götürmeye çalışanların çabaları boşunadır. Geriye gidiş mümkün değildir. Bir kişiye veya bir işletmeye körü körüne sadakat ölmüştür. Post modern zamandan önce, aileler, okullar, dini kurumlar, diğer kurumlar ve işletmeler, bireylerin oynayacağı rolü gösteren tarihi senaryoyu, başka deyişle yasa, tüzük, yönetmelik ve iş emirlerini, hazır olarak verirlerdi. Post modern dönemin bireyleri, kendi oynayacakları senaryoları, kendileri, hiçbir değere bağlı kalmaksızın özgürce yazmakta ve oynamaktadırlar.

4. POSTMODERN EKONOMİK SONUÇLAR

İnsanların, bugün yaşamlarını sürdürmeye çalıştıkları ekonomik dünya, 10–15 yıl önceki dünya değildir artık. Bu ekonomik dünya, coğrafya olarak, toplum olarak, birey olarak, teknoloji olarak, kültür olarak, iletişim ve ulaşım olarak bambaşka bir dünyadır. Bu alt bölümde, post modern ekonomik dünyadaki çarpıcı bazı özellikler belirtilecektir.

4.1. Seçenek Bolluğu

Post modern ekonomik dünyada, seçenek bolluğu vardır. Nüfusu 4,5 milyon olan Norveç’te 200 gazete, 1000 haftalık dergi ve 20 TV kanalı vardır. Nüfusu 9 milyon olan İsveç’te, tam 350 bira çeşidi vardır. ABD’de temel tüketim malları 1981’de 2700 çeşitken, bugün 20.000’nin üzerine çıkmıştır. 1980’lerde Türkiye’de, bir tek televizyon yayını izlenebilirken, bugün 50’nin üzerinde kanal izlenmektedir. Seiko, 5000 çeşit saat üretmektedir. Sony, yılda 6000 yeni ürün çıkarabilmektedir.

4.2. Pazar Genişlemesi

Ticaretin serbestleşmesi, gümrük duvarlarının aşınması, gümrük birliklerinin çoğalması, AB türü birliklerin yaygınlaşması, devlet düzenlemelerinin kaldırılması, geleneksel kısıtlı pazarları olağanüstü ölçüde genişletmiştir. Sermayede, bilgide, bazı teknoloji ve mallarda küreselliğe ulaşılmış olsa bile, henüz emek pazarında küreselliğe yaklaşılamamıştır. Örneğin, dünya    işgücünün ancak yüzde 1,5’u anayurdunun dışında çalışmaktadır.  Koskoca Avrupa Birliğinde, anayurdu dışında çalışanların oranı yüzde 2’dir. Ancak, yakın bir gelecekte, bu durumun da küreselleşeceği açıktır.

Post modern dünyada, akla gelebilecek her şeyin pazarı, giderek genişlemektedir. Dünya ölçüsünde insan organı pazarı, her türlü seks pazarı, uyuşturucu pazarı, kumar pazarı, bahis pazarı, içki pazarı, bilgi pazarı, yetenekli eleman pazarı ve daha bir sürü en uç pazar vardır. Post modern dünya vatandaşları, web’den de yararlanarak, bu pazarlardaki gelişmeleri günü gününe izlemektedir.

4.3. Arzın Talepten Fazla Olması

Modern dönemlerde, aşırı bir talep vardı. Bu talebi karşılamak için işletmeler parça başı ücret, akort ücreti, primli ücret gibi yöntemlerle talebi karşılamaya çalışırlardı.  Post modern dönemde ise, küresel arz, küresel talebi aşmaya başlamıştır. Örneğin, otomobilde yüzde 40, çelikte yüzde 50, bilgisayarda yüzde 140, dökme kimyasallarda yüzde 100 kapasite fazlası hesaplanmıştır.

Post modern girişimler, bu olağanüstü atıl kapasite sorununu aşmak ve ayakta kalabilmek için, yeni arayışlar içine girmiştir. Bazıları daha şimdiden, küçülerek büyüme, stratejik iş birlikleri kurma veya esnek üretim sistemleri kurma yoluna gitmektedirler.

4.4. İletişim Maliyetlerinin Sıfırlanması

Post modern buluşlar, bilgi ve iletişim teknolojileri, iletişim maliyetlerini neredeyse ortadan kaldırmıştır. Michael Dell, “İnterneti ancak telepati geçebilir” demiştir. Gerçekten de, 40 sayfalık bir belgeyi Los Angeles’tan Washington’a göndermenin maliyeti faksla 9 dolar, postayla 3 dolar olurken, e-postayla 9 sent olmaktadır. Olay, bununla da sınırlı değildir. İnternet, aracısız e-ticareti, e-işi ve B2B’yi mümkün kılarak, ürün maliyetlerini de ucuzlatmıştır.

4.5. Küresel Ölçekte Tam Rekabet

Tüketici veya müşteri, tarihin hiçbir döneminde, post modern dönemdeki kadar piyasada egemen güç olamamıştır. Pazarların kusursuzlaşması, küresel ölçüde amansız bir tam rekabet ortamı yaratmıştır. Arz fazlası, ileri bilgi ve iletişim teknolojisi, müşteriyi kraldan da öte bir konuma yükseltmiştir.  İnternet, tüketicilerin dünya ölçüsünde el ele verip, tüketici birlikleri kurmalarını sağlamıştır. Tüm dünyanın tüketicileri, birleşme ve birlikte hareket etme sürecine girmiştir.

Hiçbir ülke, kurum, kuruluş, girişim ve işletme, dünya ölçeğindeki bu birleşik tüketim gücünün karşısında, eski üstün rolünü oynayamayacaktır. Birleşmiş müşterinin isteğini yerine getiremeyen birim, kim olursa olsun, çok kısa bir süre sonra,  iş hayatının dışına itilecektir. Aynı durum üniversiteler, otomotiv şirketleri, şarkıcılar, takı satıcıları ve tüm firmalar için geçerlidir. Tüketici daha kafasında ne istediğini düşünürken, işletmelerin rakipten önce davranıp, bu isteği kusursuz olarak karşılaması gerekmektedir.

4.6. İmaj ve İlgi Çekme Yarışı

Post modern ekonomik yaşamda girişimler, pazar payı kapma yarışını bırakmışlar, bunun yerine, akıl ve gönül payı kapma yarışına girmişlerdir. Şirketler, tüketici gözünde birkaç saniyelik ilgi çekmek için, büyük reklâm paraları ödeyerek, birbiriyle kıyasıya yarışmaktadır. Tüm ekonomik birimler, imajlarıyla, yenilikleriyle, sundukları hizmetlerle fark yaratmak peşindedirler. Yetenekli eleman adaylarının ve paralı tüketicilerin dikkatini çekemeyen, güvenini kazanamayan girişimler, kısa sürede iflas etmektedir.

4.7. Gerçek Zamanlı İşletmecilik

Modern dönemlerde, işletmecilik kararları 10 yıl, 5 yıl gibi dönemleri kapsardı.  Post modern dönemde bu süreler; önce 3 yıla, sonra 1 yıla, 6 aya, 3 aya, giderek de 3 gün, 3 saat ve 3 dakika gibi zaman dilimlerine inmiştir. Gerçek zamanlı işletmecilikte, ürün kararları, dağıtım kararları, fiyat kararları ve benzerleri, rakibe göre ne kadar hızlı değişirse, o kadar üstünlük elde edilmektedir.

Zaman, başka deyişle hız, post modern dönemin bir bakıma dini olmuştur. Ekonomiler, işletmeler, tüketiciler ve tüm insanlar, gerçek zamanlı canlı yayında yaşamaktadırlar. Uydu aracılığıyla herkes, önünde internet faresi veya bir uzaktan kumanda aletiyle, olayları, olay yerinde anında gözlemleme imkanı buluyor. Bir tıklama, isteyeni istediği yere, ışık hızıyla götürüyor.

Eğer, dünyada hala beş yıllık planlarla, yıllık veya aylık raporlarla devlet veya işletme yönetmeye kalkanlar varsa, yakında kendi felaketlerini kendi gözleriyle ve kendi tıklamalarıyla göreceklerdir. Küresel ekonomi, herhangi bir yerdeki değişikliklerin, her yerde ve aynı anda kayda geçtiği son derece duyarlı bir sisteme dönüşmüştür. Enerji dağıtımında, hava taşımacılığında, elektronik ve telekomünikasyon sektöründe, turizmde ve diğer alanlarda, gerçek zamanlı fiyatlandırma uygulanmaktadır. Başka bir deyişle, fiyatlar, saniyelik anlarla değişmektedir.

5. BAZI İŞLETMECİLİK KAVRAMLARININ POSTMODERN

    TANIMI

Post modern gelişmeler, ileri teknoloji kullanımı, turizmin yaygınlaşması, insan hakları ve demokrasi alanındaki gelişmeler, eğitim düzeyinin yükselmesi, tüketicilerin bilinçlenmesi ve beklentilerinin değişmesi, çalışanların yönetime katılma istekleri, ekonomik kalkınmanın itici gücü olarak insan kaynağının keşfedilmesi, sosyalizmin çöküşü, değişen demografik yapı, yeni oluşan pazarlar, ekonomik bütünleşmeler, liberal ekonomi egemenliği, rekabet yoğunluğu ve benzeri oluşumlar, bilinen işletme kavramlarının tanımını da değiştirmiştir. Bu alt bölümde, temel işletme kavramları tanımlarının da yeniden yapılmaya başladığı, yalnızca birkaç örnekle belirtilmeye çalışılacaktır.

5.1. İşletme

Post modern küresel işletme, yönetim, üretim, finansman, pazarlama, insan kaynağı, araştırma-geliştirme ve diğer işlevlerini, dünya ölçeğinde ve çok yönlü olarak yaygınlaştıran ve bütünleştiren işletmedir.  Post modern küresel işletme, sürekli gelişme döngüsünde anlam bulur. Bu döngüye, Post modern Global İşletmecilik Döngüsü adı verilir.

Postmodern küresel işletmecilik döngüsü; kişilerden bağımsız bir yapılanma, süreklilik, rasyonellik, yenilenmeye açıklık, müşteri odaklılık, çalışanların tatmini, şeffaflık, dürüstlük, güvenilirlik, sosyal sorumluluk, çevreye duyarlılık, zaman bilinci, kalite, saygınlık ve benzeri olguları kapsayan enteraktif bir oluşumdur.

5.2.Ürün

Post modern dönemde, tek işlevli basit ürünlerin yerini, çok işlevli katma değeri yüksek ürünler almıştır. Müşteri, özel olarak tasarlanmış, geliştirilmiş ve üretilmiş niş ürünler talep eder. Ürünlerin yaşam süreleri çok kısalmıştır ve kullan at durumu yaşanmaktadır. Ürünün rasyonel işlevselliğinin yanında marka değeri de olması gerekir. Marka bağımlılığı son derece artmıştır.

Post modern anlayışta, üründeki dokunulabilir öğelerin önemli bir değeri yoktur. Ürünün değerini, dokunulamaz öğeler yükseltir. Örneğin, Ford Motor’sun, satın aldığı Volvo’ya ödediği paranın yalnızca yüzde 4’ü tesis karşılığıdır. Geriye kalan yüzde 96’lık kısım olan 6,45 milyar dolar, dokunulamaz varlık olan “Volvo” markasına ödenmiştir. Başka bir deyişle, Ford Motors, Volvo markası, Volvo ilişkileri, Volvo şirketindeki bilgi birikimi,

Volvo Konseptleri ve Volvo’daki beyin, düşünce ve fikirler için 6,45 milyar dolar ödemiştir. Aynı şekilde, biraz suya şeker ve karbonat katıp bir teneke kutuya koymanın maliyeti, yaklaşık 25 senttir. Ancak, kutunun üstüne ”Coca-Cola” yazılınca, değeri birden bire üç kat artmaktadır.

Nerdeyse yüz yıllık bir kalıbı kullanarak dikilen bir pantolonun maliyeti, yaklaşık 7 dolardır. Ancak, bu pantolonun üstüne “Levis” markası yapıştırılınca, birden bire fiyatı 50 dolara çıkmaktadır.

Post modern dönemde, tıpkı yeni bir ürün yaratılır gibi yeni bir marka yaratılır ve titizlikle korunur. Büyük markaları, büyük beyinler yaratır. Markalar yarışı, bir anlamda,  beyinler yarışıdır. “Microsoft” ve “Oracle” dışında, daha kaç yazılım markası sayılabilir?

5.3. Üretim Kaynakları

Hammadde, emek, sermaye gibi eski üretim faktörlerinin hiçbir önemi kalmamıştır. Post modern anlamda tek bir üretim kaynağı vardır. “Bilgi” adı verilen bu üretim kaynağı; eğitilmiş, gelişmiş, tasarımcı, yenilikçi, buluşçu insan beynini temsil etmektedir. Entelektüel sermaye de denilen bilgi çalışanları, bilgi üretir ve çok yüksek fiyatlarla bu bilgiyi, geri ve gelişmekte olan ülkelere satarlar; böylece onları, post modern bir yaklaşımla sömürmüş olurlar.

Ericson, Hewlett-Packard, IBM gibi şirketlerde beyin gücü, her gücün üzerindedir. Bu şirketlerin üretimlerinin yüzde 80-90’a yakını, bilgi ve hizmetten oluşmaktadır. Aynı şekilde, Microsoft, 27 bin beyinle, piyasa değeri ve net karı açısından dünyanın en büyük şirketidir. Bu 27 bin beyin işçisi, yalnızca yazılım yapmaktadır. Yazılım için ne hammaddeye, ne kol gücüne dayanan emeğe, ne de sermayeye gereksinme vardır. Microsoft Şirketinin tek üretim kaynağı, 27 bin bilgili beyinden ibarettir.

5.4. Üretim Yeri

İşletmeler, sınırların olmadığı geniş bir coğrafyada üretimlerini gerçekleştirmeye çalışmaktadır. “Made in ABD”, “Made in Japon”, “Made in Swaziland”,”Made in England” gibi etiketler anlamsız hale gelmiştir. Örneğin, bir Fin şirketi olan Nokia’nın Almanya, Japonya, İskandinavya, Hong-Kong, Avustralya, İngiltere ve ABD’de laboratuarları vardır. Özellikle post modern genç kuşaklar için, yurtseverlik bir anlam ifade etmemektedir. Genç müşteriler açısından mal ve hizmetlerin nerede üretildiği değil, kim tarafından üretildiği

önemlidir. Malın milliyeti yerine, BMW, Nokia, Alessi, Sony gibi markaları taşıması, satın almada ön planda gelmektedir.

Kısaca belirtmek gerekirse, post modern akımda, mal ve hizmetlerin nerede üretildiği değil, kim tarafından üretildiği büyük önem taşımaktadır.

6. POST MODERN İŞLETMECİLİKDE BİLGİ YÖNETİMİ

Post modern küresel işletmecilik, her şeyden önce, bilgiye dayalı bir olgudur. Nedeni, küreselleşme, bilginin sınır tanımazlığını ve bilginin sınırsız dolaşımını zorunlu kılmıştır. Bu arada işletme yönetimi de, bilginin stratejik yönetimi olarak görülmeye başlamıştır. Bilginin stratejik yönetimi; bilginin, rakiplere üstünlük sağlayacak bir varlık haline dönüştürülmesi politikalarının üretilmesi ve uygulanmasıdır.

Bu bağlamda, geliştirilecek olan postmodern yönetim stratejileri, üç temel ilkeye dayalı olarak yapılandırılmalıdır:

  • İşletmelerin geliştireceği tüm stratejiler küresel normlara endekslenmelidir
  • İşletmelerin geliştireceği tüm stratejiler, bilgi teknolojisi üzerinde konumlanmalıdır
  • İşletmelerin geliştireceği tüm stratejiler, küresel ölçekli müşterinin küresel beklentilerine odaklanmalıdır 

Post modern yaklaşımlar ve bilgi teknolojilerindeki gelişmeler, 21.yüzyıl işletmelerini, bilgi işçilerinden, yapay zekâlardan, akıllı makinelerden oluşan bir birim haline getirmekte ve bilgi süper otoyollarında, faaliyet gösteren iş istasyonlarına dönüştürmektedir.

Peter Drucker’a göre, geleceğin post modern işletmeleri ya da iş yerleri, bilginin temel dayanak olacağı yatay bir bilgisel yapı üzerine kurulu olacaktır. Bilgi üzerine kurulu yatay yapılarda geleneksel kontrol alanı kavramı, geçerliliğini yitirecek ve yerine iletişim alanı kavramı, temel örgütsel yapı taşı olarak geçecektir.  İletişim alanı, bir üste bağlı olmayı ve çevresiyle çok yönlü bir iletişimde bulunma sorumluluğunu kabul eden insanlardan oluşacaktır. Bilgi teknolojilerinin de desteğiyle, bu iletişim alanlarının kısıtlı sayılarla sınırlandırılması gereği ortadan kalkacaktır.

Yönetim bilimci Kevin Kelly, işletmeleri, artık üretim hatları ve operasyonları olan mekanik ve kendine yeterli varlıklar olarak anlamak yerine, organizmalar ekolojisi olarak anlamaya başlamanın gereğini vurgulamaktadır. Buna göre, günümüz işletmeleri, giderek artan şekilde, ağ sistemlerine dahil olmakta ve

biyolojik modellerdekine benzer, şirket içi ve şirketler arası bağımlılık ve etkileşim hiyerarşileri oluşmaktadır.

Tek parça, dikey ve homojen şirket yapılarından, merkeziyetçilikten uzaklaşmış, aşırı derecede yayılmış, heterojen ve yalın kurumlar, coğrafi olarak yayılmış bir ağ sistemi oluşturmaya başlamaktadır. Bu yeni kurum türünde, kimin şirketin bir parçası olduğu ve kimin olmadığı konusunda artan bir belirsizlik yaşanmaktadır. Etrafta bir sürü danışman ve alt işveren bulunmaktadır. Bir sürü insan yarı zamanlı çalışmaktadır. Kimi zaman müşteriler bile, şirketin bir parçası olduklarını hissedebilmektedirler.

Bilgi temelli post modern işletmeler, küresel pazarı hedefleyen, bilgi yönetimini içselleştiren, bürokrasinin getirdiği hantallıktan yalınlaşarak kurtulmaya çalışan kurumlar haline gelmektedirler. Başka bir deyişle, post modern işletmeler, daha küçük, daha esnek, daha dinamik, bilgiye dayalı, şebeke ve benzeri ağ sistemleriyle birbirine bağlanmış, ancak bir o kadar da bağımsız ve hızlı hareket edebilen ve geleceğin fotoğrafını bugünden çekecek, vizyon yeteneğine sahip işletmeler olmaya başlamıştır. Bu dönüşümü gerçekleştiremeyen örgütler, 21. yüzyılda yok olmaya mahkûm görünmektedirler. Sonuç olarak, modern ve bilgi yönetimine dayanan post modern işletmeler arasındaki temel farklar, bir tablo şeklinde aşağıdaki gibi belirtilebilir:

  ÖZELLİKLER   MODERN İŞLETMELER POST MODERN İŞLETMELER
Organizasyon Hiyerarşik Şebeke
Yapı Kendine yeten Birbirine bağımlı
Çalışanların beklentileri Güvenlik Bireysel gelişim
Liderlik Otokratik Paylaşmacı
İşgücü Homojen Kültürel açıdan farklılaşmış
İş yapma yöntemi Bireysel Ekip çalışması
Pazar İç Pazar Global Pazar
Üstünlük Maliyetle Hızla
Odaklılık Kar Müşteri
Kaynak Sermaye Bilgi
Otorite Yönetim komiteleri Ortaklık anlayışı
Kalite Olanak verdiği ölçüde Sınırsız arayış

7. BİLGİ EKONOMİSİ

Hızlı teknolojik gelişmeye ayak uyduramayan işletmeler, ileri teknoloji kullanan yarışmacılar karşısında, yenik duruma düşmektedir. Son yıllarda, özellikle bilgisayar bilimlerinde, yazılım ve donanım alanında, çok hızlı gelişmeler olmaktadır. Bu arada, 1950’li yıllardan bu tarafa, insan gibi gören, duyan, yürüyen, konuşan, hisseden ve düşünen yapay sistemler geliştirme çabaları vardır. 2000’li yıllarda, bu çabalar meyvelerini vermeye başlamıştır. Artık, insan gibi davranan ve tıpkı insanlar gibi belirli alanlarda uzmanlaşan makineler gündemdedir.

Birleşmiş Milletler Kalkınma Programı (UNDP), Temmuz 2001 de İnsani Gelişme Raporu-2001’i yayınlamıştır. Rapor 2001 yılı için Teknoloji ve İnsan konusunu incelemiştir. Bu raporun en önemli vurgularından birisi, 21.yüzyılda üstünlüğü, şu iki alandaki gelişmenin belirleyeceğidir:

  • Bilgi teknolojisi
  • Biyoteknoloji

Söz konusu rapora göre, bilgi teknolojisi ve Biyoteknoloji alanlarında geri kalan ülkeler, ekonomik güç dengesinin en altında kalacaklar ve 21.inci yüzyıl dünyasının nimetlerinden yararlanamayacaklardır. Rapor yaşam beklentisi, eğitim düzeyi ve gelir dağılımı açısından 162 ülkeyi sıralamış ve bu sıralamada Türkiye 82. olmuştur.

Aslında bu endeks, ülkelerin 21.yüzyıla hazırlık düzeyini ölçen bir gösterge olarak da değerlendirilebilir. Endeks, ülkelerin teknolojik başarılarını, şu ölçütlerle değerlendirmiştir:

  • Ülkede elde edilen patent ve lisans hakları
  • Ülkedeki Internet kullanıcı sayısı
  • Ülkede orta, yüksek ve ileri teknoloji kullanımına dayalı ürün ihracı
  • Ülkedeki telefon hattı düzeyi
  • Ülkedeki elektrik tüketimi
  • Ülkede bu konularda verilen eğitim düzeyi

162 ülke, yukarıdaki altı ölçüt açısından değerlendirilmiş ve 72 ülke teknoloji alanında “olası lider”,lider”,  ve “dinamik sürükleyici lider” olarak sınıflandırılmıştır. Türkiye, her üç gruba da girememiş, “diğerleri” sınıfına sokulmuştur.

Türkiye’nin 72 ülke arasına girememesinin nedeni, küresel dünyada bilgi ekonomisini kavrayıp onun alt yapısını oluşturamamasıdır. Eğer Türkiye, bilgi

Ekonomisinin ve yeni işletmenin gereklerini, hemen bu günden başlayarak birkaç yıl içinde yerine getiremezse, 20.yüzyıl trenini kaçırdığı gibi 21.yüzyıl trenini de kaçıracağı kesindir.

Türkiye’de yaşayan insanlar, özellikle de gençler, 22 yıl süren ezbere dayalı zor bir eğitim sonunda hiçbir bilgi üretemediklerine, hiçbir işe yaramadıklarına ve yaşamlarının hiçbir anlamı olmadığına inanırlarsa, bir an gelir kafayı üşütürler; var oluşlarının bir anlamı olduğunu kabul edemezler. Türkiye, gençliğini yitirmemek için, kesinlikle eğitimini ve üretimini çağdaşlaştırmalıdır.

Daha önce de belirtildiği gibi, ev ekonomisi dönemi tarihin derinliklerinde kalmış, işletme ekonomisi de dönemini tamamlamıştır. Gelişmiş ülkeler ise, bilgi ekonomisine geçmiştir. Türkiye’nin tarihi yöneticileri, Rönesans’ın, reform’un ve matbaanın önemini tam zamanında anlayamadığı için, Türk insanı, bu günkü gelir düzeyinde kalmıştır.

Türkiye’nin, bu kez, bilgi ekonomisinin önemini, gelişmiş ülkelerle aynı zamanda anlayarak geç kalmaması beklenirdi. Ancak, bazı belirtiler ve göstergeler, yönetimin bu alana hiç kaynak ayırmadığı, olayı bir bilgisayarlaşma olarak gördüğü kanısını güçlendirmektedir. Ülkemiz, neredeyse bir bilgisayar mezarlığı durumuna gelmiştir. Hemen her aileye bir bilgisayar girmiştir. Ancak, mevcut bilgisayar kapasitesinin çok az bir kısmı çağa uygun olarak kullanılmaktadır. Bu kullanımlar da, bilgi (knowledge) üretimi ve bilişim (information) alanında değil, genellikle veri, oyun, sohbet ve e-posta düzeyindedir. Oysa bilgisayarların, bilgi üretiminde ve bilgi paylaşımında kullanılması gerekir. Diğer taraftan, bilgi ekonomisi, üretim ve dağıtım gibi temel ekonomik etkinlikler sırasında bilgisayar kullanmak değildir. Bilgi ekonomisi, geleneksel ürünlerin üretimini az gelişmiş ülkelere bırakıp, bilgi üretip bilgi satmaktır. Teknik dilde bu sürece, “know-how ekonomisi”  denilmektedir.

Geleneksel ürünlerin katma değeri, “know-how”un katma değerine oranla çok düşük kalmıştır. Örneğin, 1 kilogram demir çelik 1 dolara satılırken 1 kilogram HP bilgisayar 1000 dolara satılmaktadır. Bu durum, az gelişmiş ülkelerin, bilgi üretip satan ülkeler tarafından, uygarca sömürülmesi sonucunu doğurmuştur. Bilgiye dayalı ürünü çok pahalıya alan, bilgiye dayanmayan kendi ürünlerini olağanüstü ucuza satan ülkeler, çağı ve değişimi yakalayamamış fakir ülke durumuna düşmüştür.

2000’li yılların başında bilgi, işletme bilânçolarının aktifinde, en temel ve stratejik varlık durumuna gelmiştir. Geleneksel işletmecilikte bilgi, bilânçoların “duran varlıklar” bölümünde “maddi olmayan varlıklar” olarak aktifleştirilmiştir. Bilgi ekonomisine geçmiş işletmelerde ise, bilgi, “dönen varlıklar” bölümünde “mal”(ürün) olarak görünmektedir.

Geleneksel işletme yönetiminin başarısı, aktifteki varlıkların iyi yönetilmesine, bu arada da, mal stoklarının yüksek devir hızına bağlıdır. Nedeni, dönem sonunda bunların değeri, dönem başına oranla artmışsa, işletme karlı (başarılı) sayılır. Bu gün ise, geleneksel varlık yönetimine, “bilgi yönetimi” adı altında çok önemli bir boyut daha eklenmiştir. Geleneksel “üretim yönetimi” kavramı, çağdaş anlamda “bilgi yönetimi” kavramına dönüşmüştür.

7.1. Bilgi Ekonomisi ve Bilgi Yönetimi İlişkisi

Bilindiği gibi, eski ekonomide girişimci, emek ve tüm bilânço aktifleri üretim faktörü sayılırdı. Bilânço aktiflerine de, “sermaye” denirdi. Yeni ekonomide, üretimin olmazsa olmaz koşulu bilgidir ve adı da “zihinsel/entelektüel sermaye”dir. Eski ekonomide girişimci ve emek, maddi sermayeyi (bilânço aktiflerini) şu veya bu şekilde değiştirerek kar elde etmeye çalışırdı. Yeni ekonomide bilgi, diğer deyişle entelektüel sermaye olmazsa kar elde edilemez. Bilgiyi ihmal eden işletmeler, kısa sürede yarış dışı kalır.

İşletme bilânçolarının dönen varlıklar bölümündeki bilgi stoklarının devir hızının artırılması ve yeni bilgi üretiminin etkin ve sistemli olarak yönetilmesi sürecine, bilgi yönetimi denir. Bilgi yönetimi, bilgiyi kontrol edilebilir bir değer olarak görür. Bilgi yönetiminin temel amacı, bir işletmenin bilgi stokunu sürekli olarak güncelleyerek, değersiz duruma düşmüş bilgileri silmek ve değerli güncel bilgiyi, işletme çalışanları ile bütünleştirmektir.

Bilgi yönetimi, işletme çalışanlarının astronomik değişime ayak uydurmasını ve bu değişimle aynı doğrultuda gelişim göstermesini hedefler. Bu hedef yönündeki bilinçli ve çağdaş çabalar, işletmenin yeni küresel ekonominin koşullarına uyum göstermesini sağlar. Özellikle Türk işletmeleri, eskinin üretim tabanlı değer yaratma çabasından derhal çıkıp, bilgi ve beceri tabanlı değer yaratma sistemlerine geçmek durumundadır. Değilse, pek kısa bir gelecekte Türkiye’nin kaynakları, bilgi ve beceri tabanlı küresel işletmeler tarafından yönetilecektir.

Çağdaş bilgi ekonomisi,  bilgi yönetiminde, çok önemli bir işleve sahiptir. Tüm gelişmiş bilgi teknolojisi sistemleri, işletme birimlerinde oluşan bilgilerin bilgi kanalına sokulmasını ve kanaldaki bilgi akımının hızlandırılmasını hedefler. Bu bağlamda, uzman sistemler, grup katılım sistemleri, ofis otomasyon sistemleri, bilgi üretim sistemleri ve yapay zekâ uygulamaları, bu hedefe ulaşmayı oldukça kolaylaştırmıştır. Şekil–1, özellikle bilgi yönetimini desteklemek için tasarlanmış bilgi sistemlerini ve aralarındaki ilişkileri göstermektedir.

Aşağıdaki şekilden de açıkça görüldüğü gibi, bütün bilgi sistemi türleri, bilgi yönetimini desteklemeye odaklanmıştır. İşletmelerdeki veri tabanlarına ve model tabanlarına, artık bir de bilgi tabanları eklenmiştir. Söz konusu bilgi tabanları; (1) ürün el kitapçıkları veya araştırma raporları gibi yapılandırılmış içsel bilgiyi, (2) yarışmacı zekâ (competitive intelligence) gibi dışsal bilgiyi ve (3) informal içsel bilgiyi içerir. İnformal içsel bilgiye, söylenmeden anlaşılan bilgi (tacit knowledge) de denir. İnformal içsel bilgi, işletme çalışanlarının kafasında olan, ancak biçimsel bir yapıya dönüşmemiş bilgilerdir. Geleneksel organizasyonda bu yapıya “İnformal grup iletişimi” denir.

Şekilde belirtilen ofis otomasyon sistemleri, işletme birimlerindeki bilgi akımını yönetir ve koordine eder. Bilgi üretim sistemleri, yeni bilgiler üreten ve bu bilgileri girişimin amaçlarıyla bütünleştiren uzman bilgi işçilerine ve bilgi uzmanlarına, etkinliklerinde destek sağlar. Grup katılım sistemleri, gruplarda çalışan kişiler arasında bilgi üretimini ve bilgi paylaşımını destekler. Yapay zekâ sistemleri ise, işletme yöneticilerine ve uzmanlarına, benzer koşullarda, benzer sorunların çözümünde yeniden kullanılabilen kodlanmış bilgiler sağlar.

7.2. Bilgi Üretimi ve Verimlilik

Bilgi ekonomisinde (bilgi üretiminde) işletmenin verimliliği, bilgi ve bilişim çalışanlarının verimliliğini artırmaya bağlıdır. Bu nedenle işletmeler, bilgi çalışanlarını desteklemek için, çok büyük oranda teknolojik yatırım yaparlar.  Bilgi teknolojisi yatırımları, Amerika Birleşik Devletleri’nde, tüm yatırımların

yüzde 41’i oranındadır. Bu bilgi teknolojisi yatırımlarının çok büyük bir kısmı, ofis otomasyonu ve hizmet sektörüne yapılmaktadır.

Bilgi teknolojisi, bilgi üretiminde verimliliği artırmaktadır. Aynı şekilde, ağa bağlı bilgisayarlarda katılımcıların sanal ortamda birbirleriyle tartışması, verimliliklerini daha da artırmıştır. Yapılan araştırmalar, bilgi teknolojisi yatırımlarının, yatırımların kendini ödeme süresini kısaltacak oranda bir verimlilik artışı sağladığını göstermiştir.

Bilgi teknolojisi yatırımları, yalnızca verimlilik artışı sağlamaz. Aynı zamanda, maliyetleri düşürür, mal ve hizmet kalitesini artırır. Bununla birlikte,  bilgi teknolojisinin, verimliliği otomatik olarak artıracağı var sayılmamalıdır. PC, e-posta ve faksın; tasarım, kısa not,  elektronik hesap tablosu ve mesaj gibi uygulamalara olanak vermesi, bürokratik yazışmalar, mürekkep, kâğıt, daktilo giderleri gibi harcamaları ortadan kaldırarak verimlilik artışı sağlamıştır.

7.3. Veri Ve Bilgi Çalışanları

Bilgi üretimi, her şeyden önce, verinin süreçlenmesi ve bilginin yaratılması aşamalarını içerir. Bilgiyi, bilgi çalışanları üretir. Bilgi çalışanlarını, iki grupta toplamak mümkündür:

  • Veri çalışanları (data workers)
  • Bilgi çalışanları (knowledge workers)

Veri çalışanları, bilişimi ilk olarak gerçekleştiren işletme elemanlarıdır. Bilgi çalışanları ise, bilgiyi ilk olarak üreten işletme elemanlarıdır. Sekreterler, satışçılar, muhasebeciler ve benzerleri veri çalışanlarının örnekleridir. Araştırmacılar, tasarımcılar, yazılımcılar, mimarlar, yazarlar,  değerlemeciler ve benzerleri ise, bilgi çalışanlarının örnekleridir.  Bilgi çalışanlarının öğretim düzeyleri, genellikle, veri çalışanlarına oranla daha yüksektir. Dolayısıyla, veri çalışanları, bilgi çalışanlarının denetiminde işlev görürler. Ayrıca, bilgi çalışanları, işlerini yaparken, veri çalışanlarına oranla daha özgür davranırlar. Veri ve bilgi çalışanlarının her ikisi de, kendilerini destekleyecek farklı bilgi gereksinmelerine ve farklı destek sistemlerine sahiptirler.

8. BİLGİ EKONOMİSİNE GEÇME GEREKSİNİMİ

Küresel yarış, bilgi ekonomisinin ortaya çıkması, internetin gelişmesi ve diğer küresel iletişim ağları, işletme yönetiminde bilgi sistemine, yaşamsal bir önem kazandırmıştır. Internet, yeni işletme modellerinin, yeni işletme süreçlerinin ve yeni bilgi dağıtım yollarının temelini oluşturmaktadır. İşletmeler, internet ve ağ teknolojisini; işlerini, fabrikalarını ve küresel satış güçlerini daha elektronik olarak yönetmek için kullanmaktadır. Coca-Cola, Dell Computer, Safeway UK

gibi ortaklıklar, söz konusu ağlarla, girdi sunucularına, tüketicilerine ve dış çevredeki diğer gruplara uzanabilmektedir. Böylece, tüketici isteklerine ve pazar değişimlerine anında yanıt vermektedir.

Internet, ürünlerin alınıp satılmasına, küresel boyutlar getirmiştir. Coca-Cola Ortaklığının yöneticileri, günlük işlemlerini incelemek için bilgi sistemlerini kullanarak, dünyanın değişik yörelerinde, hangi şişeleme fabrikasının, hangi dağıtım kanalını kullanarak, hangi süper marketlerde kaç milyonlarca şişe sattığını, anında ve kesin olarak öğrenebilmektedir. Depodan en son tüketiciye kadar, girişimin içindeki ve dışındaki bu sayısal bütünleşme, bir tasarım olmaktan çıkarak gerçek olmaya başlamıştır. Öyle ki, artık kitaplara, “Ağ İşletmelerinde Organizasyon ve Teknoloji” veya “Sanal İşletme Organizasyonu” gibi adlar konmaya başlamıştır.

Özellikle internetin yenilikçi ve yaygın kullanımı, birçok yeni işletmecilik fırsatlarına yol açmıştır. Küçük ve büyük birçok işletme, elektronik işletmecilikle daha etkili ve daha verimli olmak ve böylece yarış üstünlüğü sağlamak için, bilgi sistemlerinden ve uluslararası ağdan yararlanmaya başlamışlardır. Bugününün küresel işletmecilik koşulları, bilgi sistemleri, internet ve diğer küresel ağlar, örgütsel uyumlaştırma ve yenilikler için, yeni olanaklar yaratmıştır. Bilgi sistemleri, işletmeleri uzak yerleşimlere eriştirmekte, yeni ürünler, yeni tür iş ve iş akışları sundurmakta; dahası, işletmenin yönetimini temelinden değiştirmektedir.

9. KÜRESEL EKONOMİK DÖNÜŞÜMÜN İŞLETMECİLİKTE

    YARATTIĞI DEVRİM

Son yıllara kadar, bilginin kendisi bile, önemli bir işletme değeri veya varlığı olarak düşünülmezdi. Yönetime ise, yüz yüze gerçekleştirilen kişisel bir sanat olarak bakılırdı. Bugün, yönetim bilgi sistemi, başlı başına bir yarış üstünlüğü sağlama ve yaşamda kalma öğesi olarak kabul edilmiştir.

Dünyada kısa sürede gerçekleşen son üç köklü ekonomik dönüşüm, işletme ve işletmecilik koşullarını temelinden değiştirmiştir. Bu son üç köklü ekonomik dönüşüm, şu şekilde sıralanabilir:

  • Ulusal ekonominin küresel ekonomiye dönüşmesi
  • Endüstri ekonomisinin bilgi ekonomisine dönüşmesi
  • Geleneksel somut işletmenin elektronik sanal işletmeye dönüşmesi
  •  

9.1. Ulusal Ekonominin Küresel Ekonomiye Dönüşümü

Bilindiği gibi, küreselleşme, yer küredeki üretim kaynaklarının ülkeler arasındaki akışını aksatan tüm engellerin ortadan kalkması çabalarına verilen ortak bir addır. Bu çabalar sonunda, insan kaynağı, bilgi, sermaye, mal ve hizmetler, gelecekte ülke sınırlarında hiçbir engelle karşılaşmadan serbestçe dolaşabileceklerdir. Bugün için, yalnızca sermaye ve patente dayalı olmayan bilgi akışında engelsizlik ideali gerçekleşmiş; insan kaynağı, mal ve hizmet akışında ise, gümrük birlikleri dışında katı engeller sürmektedir.

Küreselleşme süreci, işletmeler için bilginin değerini artırmış ve işletmelere yeni fırsatlar sunmuştur. Gerçekten de, bugün, bilgi sistemleri, küresel ölçekte, yönetim ve pazarlama için, işletmenin gereksinim duyduğu iletişimi ve analizi sağlamaktadır. Zaman ve yer boyutunu aşan işletmeler, günün her saniyesinde açıktır. Dünyanın her yerindeki işletmeler, girdi sunucular, dağıtıcılar ve tüketiciler,  birbiriyle etkileşim içindedir. İşletmeler, bunu, çağdaş iletişim ve bilgi sistemleriyle başarmaktadır.

9.2. Endüstri Ekonomisinin Bilgi Ekonomisine Dönüşümü

Amerika Birleşik Devletleri, Japonya, Almanya ve diğer endüstri devleri, endüstri ekonomisinden bilgi ekonomisine dönüşmüştür. Bu dönüşüm, işletmelerin geleneksel mal üretimini terk ederek, bunun yerine bilgi üretimine geçmeleri anlamına gelir. Geleneksel endüstri malları üretimi ise, giderek artan bir oranda, işçiliğin düşük olduğu ülkelere kaydırılmıştır.

Bilgi ve bilişim, bütünüyle yeni birçok mal ve hizmetin de kaynağı durumuna gelmiştir. Örneğin, üretimi için bilgi ve bilişim öğrenmeyi gerektiren bilgisayar oyunları, Lexis, Dow Jones News Service ve American Online gibi örgütlerde, milyonlarca insan çalışmaktadır. Pek yakın bir gelecekte, otomobil üreticileri, dayanıklı tüketim malları üreticileri ve diğer geleneksel ürün üretenler, yoğun bilgi ve bilişim gereksinmesi duyacak ve düz işçilerin sayısını azaltarak, bunların yerine işletmelerine, çok sayıda bilgisayar uzmanı, iletişim mühendisi ve özellikle de tasarımcı alacaklardır.

Bilgi ve bilişim temelli yeni ekonomik düzende, bilgi teknolojisi, yapısal bir öneme sahiptir. Kredi kartları, gece posta dağıtımı, küresel rezervasyon sistemleri gibi bilgi temelli ve ekonomik değeri yüksek mal ve hizmetler, yeni bilgi teknolojilerine dayanır. Bilgi teknolojileri, finans, sigorta ve sanal mülkiyet gibi hizmet sektörlerinde, yaklaşık %70 oranında bir alt yapı yatırım sermayesi gerektirir.

Bilgi ve iletişim teknolojisi, tüm sektörlerdeki işletmeler ve işletme yöneticileri için, yaşamsal ve yapısal bir işletme varlığı durumuna gelmiştir. Örgütteki bilgi ve bilişim akımını kıvamlaştırmak ve işletmenin bilgi kaynaklarını artırmak için, yönetim bilgi sistemlerine gereksinme vardır. İşgören verimliliğinin çalışanların içinde çalıştığı sistemlerin kalitesine bağlı olması, bilgi teknolojisi konusundaki yönetim kararlarını, işletmenin yaşaması ve başarısı için, temel koşul durumuna getirmiştir.

Bilgi temelli ekonomilerde, bilgi ve bilişim, bolluk yaratmada temel bileşenlerdir. Bilgi ve bilişim ekonomisine, hizmet ekonomisi de denebilir. Günümüzde, gelişmiş ülkelerin insanlarının büyük bir kısmı, ne kırsal kesimde, ne çiftliklerde, ne de fabrikalarda çalışır. İnsanlar, artık geçimlerini, pazarlamadan, e-ticaretten, mobil ticaretten, eğitimden, sağlıktan, bankalardan, sigorta işletmelerinden, hukuk kurumlarından, bilgisayar yazılımlarından, kopyalamalardan, gen araştırmalarından, ürün dağıtımlarından ve benzerlerinden sağlamaktadır. Sayılan işlerin tümü, yeni bilgi ve bilişim yaratma, dağıtma ve tasarlamayla ilgilidir. 2001 yılı verilerine göre, Amerika Birleşik Devletleri Milli Gelirinin % 65 i bilgi ve bilişim alanındaki üretimden oluşmakta ve yine aynı ülke işgücünün % 58’i bilgi ve bilişim alanında çalışmaktadır.

Bille Gates’in bilgi üretiminden elde ettiği kişisel serveti, Portekiz’in Milli Gelirine eşittir. Aynı şekilde Bille Gates İşletmelerinde çalışan 35 bin kişinin ürettikleri ürünlerin bir yıllık tutarı, 600 milyar dolardır. Oysa 65 milyon kişinin yaşadığı Türkiye’de bir yılda üretilen bütün ürünlerin tutarı, 200 milyar doların altındadır. Bille Gates Şirketleri bilgi üreterek Türkiye’nin 3 katı gelir elde etmektedir.

Dünyanın bilgi ürünleri üretip pazarlayan en büyük 200 girişimi, saniyede 500 dolar daha büyümektedir.

2001’in en büyük işletme yöneticisi ilan edilen Jack Vheich, General Motors’u bilgi ve hizmet üretimine yöneltmiştir. General Motors’un bir yıllık cirosu, Danimarka’nın ve Türkiye’nin Milli Gelirine eşittir.

Dünyada saatte bir milyon adet Coca-Cola satılmaktadır. Bu satıştan bir saatte 1 trilyon TL. ya da bir saatte 600 milyon dolar veya bir günde 14 milyar dolar satış geliri elde edilmektedir. Coca-Cola patente tabi bir ürün, başka bir deyişle değerli bilgiye dayalı bir üründür. Aynı şekilde, bilgiye dayanmayan bir kilogram buğdayın fiyatı 0,13 dolardır; oysa bilgiye dayalı bir kilogram Viagra hapının fiyatı 92 milyon dolardır. Dünyada peynir ekmek gibi satılan bu bilgiye dayalı ürün de, patente tabidir.

Amerikan teknoloji şirketi Intel, 2000 yılından başlayarak İrlanda’da 2 milyar dolarlık yatırımı gerçekleştirmek üzeredir. Bu rakam, Türkiye’de son üç yılda yapılan bütün yabancı sermaye yatırımına eşittir.  İrlanda üretiminin ya da milli gelirinin %50’si, ihracatının ise %80’ni yabancı sermaye şirketlerinden kaynaklanmaktadır.

Amerikan Şirketleri tarafından AB’ye elektronik sektöründeki yeni yatırımların % 40’ı İrlanda’ya yapılmıştır. Avrupa’da satılan bilgisayarların % 33’ü İrlanda’da üretilmektedir. 2000 yılında İrlanda Amerika’yı geçerek dünyanın en büyük bilgisayar yazılımı (software) ihracatçısı olmuştur. Dünyadaki en büyük 10 ilaç üreticisinden dokuzunun, İrlanda’da fabrikası vardır.

İrlanda’nın başarısının temelinde, çağdaş eğitime verdiği önem vardır. İrlanda, AB’den aldığı büyük yardımların hemen hepsini eğitimin çağdaşlaştırılmasına harcamıştır. Broşürlerde İrlanda’nın üstünlükleri sayılırken, en başa “insan becerisi (people skills)” yer almaktadır. Gençliğini bilgi toplumu koşullarına göre yetiştiren İrlanda, kişi başına milli geliri en yüksek olan 10 ülkeden biridir. İrlanda’da kişi başına gelir 25 000 dolar, Türkiye’de ise 2000 doların altındadır.

Hewlettt Packard (HP) , dünyanın önde gelen bilgisayar şirketlerinden birisidir. 1938 yılında William Hewlett ve David Packard tarafından kurulmuş ve bugün dev bir işletme olmuştur. ABD de devleşmek yetmediği gibi, dev kalabilmek için birinciliğe oynamakta gerekir. Bilgisayar alanında 90 milyar dolar cirosu ile IBM birinci durumdadır. HP’nin 47 yaşındaki kadın tepe yöneticisi S. Filorina, Nisan 2002 de yaptığı bir açıklamayla, Compaq bilgisayar firması ile birleşme kararını aldığını bildirmiştir. Compaq’ın yıllık satışı 40 milyar dolardır. İki şirket birleşince toplam 87 milyar dolar satış rakamı ile IBM’e eşit hale gelecekler ve 33 milyar dolarlık satışı olan Dell Computer’i üçüncü sıraya düşüreceklerdir. HP ile Compaq birleşince 145 bin çalışanı ve yıllık 4 milyar dolar araştırma geliştirme bütçesi ile IBM’i zorlayacaktır.

Bütün bu gelişmeler, bilgi, bilişim, iletişim, bilgisayar ve bilgi teknolojisinin ne kadar büyük öneme sahip olduğunu göstermektedir. Giderek artan bir oranda, artık, ülkelerin yerini küresel bilgi ve hizmet şirketleri almaya başlamıştır. Pek yakın bir gelecekte, insanlar bir ülkenin vatandaşı olmayacak, markaların topraklarında ikamet edecektir. Artık insanlar Microsoftya’da, General Motorsya’da, Coca-Colanya’da, IBMya’da veya McDonaldistan’da yaşayacak ya da Intel’li, Nokia’lı, Dell Computer’li,  Ford’lu, Disney’li, AT&T’li olacaktır.

Amerikan Business Week dergisi, 2001 yılı Temmuz ayında, küresellik ve dış satış açısından dünyanın en başta gelen 10 değerli markasını ya da şirketini şu şekilde belirlemiştir:

DÜNYANIN EN DEĞERLİ 10 MARKASI
Marka Değer (Dolar) Ülke
1- Coca-Cola $6.895.000.000.000 ABD
2- Microsoft $6.507.000.000.000 ABD
3- IBM $5.275.000.000.000 ABD
4- GE $4.240.000.000.000 ABD
5- Nokia $3.635.000.000.000 Finlandiya
6- Intel $3.467.000.000.000 ABD
7- Disney $3.259.000.000.000 ABD
8- Ford $3.009.000.000.000 ABD
9- McDonald’s $2.529.000.000.000 ABD
10- AT&T $2.283.000.000.000 ABD
Görüldüğü gibi, ilk 10 şirketin 9’u ABD’lidir.

TÜSİAD’ın Temmuz 2002’de yayınladığı “Yeni Rekabet Stratejileri ve Türk Sanayisi” raporunda, “Dünya Rekabet Yıllığına” göre: kolay öğrenilen, herkesçe bilinen, beyinsel beceriye dayanmayan ürünlerin pazarda çok az bir değeri vardır. Buna karşılık, ileri bilgi düzeyindeki veya bilgi yükü fazla olan ürünler yüksek katma değere sahiptir. Rapordaki şu grafik, bu durumu çok açık olarak göstermektedir.

9.3. Somut İşletmenin Sanal İşletmeye Dönüşmesi

İşletme koşullarındaki üçüncü değişiklik, yönetim ve organizasyonun özellikle kendisinde olmuştur. Son yıllarda, yönetim ve organizasyon olanaklarında, çok büyük dönüşümler olmaktadır. Çağdaş işletmeler, bu yeni olanaklardan, önemli ölçüde yararlar sağlamaya başlamıştır.

Geleneksel ve geleneksel kalmakta direnen işletmelerde; basamaksal, merkezi, yığın üretimin değişmez standart ve süreçlerine bağlı, katı bir yapı vardır. Yeni tarz işletmeler ise; yatay, yetki devredilmiş; özel pazar ve özel tüketicilerin istek, arzu ve gereksinmelerine uygun; hızlı bilgi, üretim ve dağıtımına dayanan esnek yapılardır. Söz konusu yeni tarz işletme, köklü bir geçmişe ve geleneğe sahip değil, tersine, henüz bir oluşum ve dönüşüm aşamasındadır.

Bununla beraber gidiş ve yön, açık ve kesindir. Bu yeni yön, bilgi ve bilişim teknolojisi olmadan, ne görülebilir ne de düşünülebilir.

Geleneksel yönetim, biçimsel planlara, katı işbölümüne, sert kurallara ve işletmeninin düzgün işlemesini sağlamaya yönelik çokbilmişlerin (megalomanların) emirlerine dayanır. Yeni yönetim ise, biçimsel olmayan yetki, sorumluluk ve amaç ağları kurmaya; esnek birey ve takım çalışması düzenlemelerine; işgörenler arasında uyum ve düzen sağlamaya yönelik ilişkilere ve işletmenin başarıyla işlemesini sağlayacak profesyonelliğe, bilgi ve bilişime dayanır. Sözü edilen bu tarz yönetimi, ancak bilgi ekonomisi ve bilgi teknolojisi olanaklı kılar.

Bilgi ekonomisi ve bilgi teknolojisi; bilgi üretmeyi, bilgi paylaşmayı, bilgiye ulaşmayı ve bilgiyi işletme kararlarında kullanmayı ve böylece örgütsel dönüşümü gerçekleştirmeyi, Türkiye için düne oranla bugün,  daha çok gündeme getirmiştir.

Aşağıda, yeni ekonomi de denilen bilgi ekonomisinin yarattığı yeni işletme koşulları toplu olarak gösterilmiştir:

Ulusal Ekonominin Küresel Ekonomiye Dönüşmesinin Sonuçları;

  • Yerel ve ulusal işletmelerin azalması
  • Küresel yarış ve küresel işletme yönetimi
  • Küresel dağıtım sistemi
  • İleri üretim, ulaşım ve iletişim teknolojisi
  • Sermayenin küreselleşmesi
  • Bankaların küreselleşmesi
  • Demokrasinin küreselleşmesi
  • Eğitim ve kültürün küreselleşmesi
  • Hukukun küreselleşmesi
  • Tüketimin küreselleşmesi
  • Yönetimin küreselleşmesi
  • Turizmin küreselleşmesi
  • Çalışma koşullarının küreselleşmesi
  • Katılımcı demokrasinin yaygınlaşması
  • Liberal ekonominin egemen olması

Endüstri Ekonomisinin Bilgi Ekonomisine Dönüşmesinin Sonuçları;

  • Eski ekonominin yerini bilgi ekonomisinin alması
  • Bilgi yoğun yeni mal ve hizmet üretimi
  • Merkezi bütünleşik bilgi sisteminin kurulması
  • Bilgide zaman temelli yarış ve zaman yönetimi
  • Çok kısa ürün yaşamı
  • Karmaşık çevre için güncel bilgi üretimi
  • Sınırlı işgören bilgi tabanı

Eski Somut İşletmenin Dijital Sanal İşletmeye Dönüşmesinin Sonuçları;

  • Yatay (yalın) organizasyon
  • Öğrenen organizasyon
  • Süreç odaklı organizasyon
  • Ağ (şebeke) organizasyon
  • Tam yetki devri (merkezleşmeme)
  • Katılımcılık ve yenilikçilik
  • Yerel bağımsızlık ve sorun çözme
  • Esnek üretim süreçleri
  • Düşük işlem ve koordinasyon maliyeti
  • Personel güçlendirme ve küresel tasarım
  • Takım çalışması ve Japon yönetim tarzı

3

DİJİTAL İŞLETME

1. GİRİŞ

Dijitallikteriminin sözlük anlamı; ses, koku, nesne, duran görüntü, hareketli görüntü, veri, bilgi ve akla gelebilecek diğer her türlü varlığı, “bir” ve “sıfır” sinyalleriyle ileten araç, yöntem veya sistemdir. Bazıları, dijital yerine “sayısal” sözcüğünü kullanmaktadır. Bu kolaycılık, dijital sözcüğünün anlamını daraltmaktan başka bir işe yaramaz. Dijitallik; varlıkları binlerce, yüz binlerce, milyonlarca parçalara ayıran ve her parçayı ayrık bir değişken olarak ikilik sitemle (1 ve 0) kodlayan, daha sonra da her parçayı telefon makinesi, bilgisayar ekranı gibi alıcılara taşıyan sinyal sistemidir. Son teknolojik gelişmeler, her varlığı sinyallerle taşıma ve yeniden canlandırma olanağı yaratmıştır. Bu durum, doğal olarak, geleneksel işletmeyi dijital işletmeye dönüştürmüştür.

Gerçekten de yeni küresel ekonomik koşullar, yeni bilgi sistemleri ve yeni bilgi teknolojileri, geleneksel işletmeyi, geleneksel işletme yönetimini ve işletmeciliği temelinden sarsmıştır. Eskinin zamana ve yere (zamana ve mekana) bağlı işletmeleri, yerini, yerden ve zamandan bağımsız işletmelere bırakmıştır. İşletmelerin örgütsel yapıları bütünüyle değişmiş, örgütsel basamaklar ortadan kalkmış, yatay bir çizgi üzerinde bütünüyle esnek bir sanal örgütlenmeye gidilmiştir.

2. DİJİTAL İŞLETME KAVRAMI

2000’li yıllardan önce işletme yönetimi konusunda ne söylenmişse ve ne yazılmışsa, bugün bunların tümü geçerliğini yitirmiştir. Bugün ne Adam Simith’in iş bölümü ve uzmanlaşma ilkesi, ne Frederic Taylor’un bilimsel yönetim ilkeleri, ne Henri Fayol’un yönetim süreci ilkeleri, ne Marks Weber’in bürokrasi yaklaşımı, ne de davranışçıların ya da sistemcilerin yönetim yaklaşımları gündemdedir. Bunların tümü, kendi dönemlerinin ekonomik koşullarında yararlı olmuştur. Ancak, bu geçmiş dönem bilgileriyle bugünün yerden ve zamandan bağımsız işletmelerini yönetmek ve küresel yarışta ayakta kalmak mümkün değildir. 2000 yılından önceki bütün kitapların ve bu kitapların içindeki bütün geleneksel bilgilerin, yalnızca birer özlem dolu (nostaljik) değeri kalmıştır. Tarihi değeri ya da anı değeri dışında, sözü edilenlerin tümü, bugün birer fosil bilgi durumundadır.

Bilgi ekonomisine dayalı yeni dijital işletme yönetiminde, işletmecilik alanındaki 2000 yılından önceki tanımların tümü geçerliğini yitirmiştir. Bugün, tıpkı diğer bilim dallarında olduğu gibi işletme alanında da bütün tanımlar yeniden yapılmaya başlamıştır. Nedeni, 2000’li yıllarda İnternet’in tüm dünyadaki kullanımında görülen büyük patlamanın yeni bir çağı başlatmasıdır. Bu çağ için, daha önce de belirtildiği gibi,  “bilgi çağı”, “bilgisayar çağı”, “İnternet çağı”, “iletişim çağı”, “uzay çağı”, “biyo-teknoloji çağı”, “yenilik çağı”, “yaratıcılık çağı” gibi isimler önerilmektedir. Çağa isim olarak ne verilirse verilsin, nasıl “yeniçağ” “orta çağ”daki bütün tanımları geçersiz kılmışsa, geçen yüzyılın sonunda girilen bu çağ da, 2000 yılından önceki bütün tanımları geçersiz kılmıştır.

Bilindiği gibi felsefe, sosyoloji, ekonomi, politika ve teknoloji alanlarındaki olağanüstü yenilik ve gelişmeler, eski paradigmaları (genel kabuller) geçersiz kılarak, yeni bir çağı başlatır. İnternet’in dünya ölçeğinde yaygın olarak kullanılması, küresel iletişim ve etkileşimi ışık hızına kavuşturmuştur. İnternet kullanımıyla insanlar, işletmeler, kurumlar, kuruluşlar ve ülkeler arasındaki zaman ve yer sorunu ortadan kalkmıştır. Olaya işletmeler açısından bakıldığında, 2000’li yıllarda, günün her saatinde açık, sanal ekonomik birimler vardır. Söz konusu bu sanal birimlere, dijital işletme denilmektedir. Dijital işletmelere, dünyanın her yerinden, her zaman ulaşılabilmektedir. Öyle ki, bu dijital işletmelerin web sayfalarında, fiziki yük taşıma (kargo) hariç, bütün işletmecilik işlevleri, ışık hızıyla gerçekleştirilmektedir.

Özetle belirtmek gerekirse, 2000’li yıllarda, gereksinmesini karşılamak için işletme arayan herhangi bir kişi, bulunduğu yerden, bütün işletmelere ulaşabilmekte, bu işletmelerin ürünlerini, fiyatlarını ve diğer hizmetlerini karşılaştırmakta, beğendiği bir mal ve hizmetin alımını yapmakta ve bedelini ödemektedir. Satın aldığı mal, birkaç saat veya gün sonra, istediği adrese teslim edilmektedir. Dijital işletme, bilgi sistemi ve bilgi teknolojisi bütünleşik çalışır.

3. DİJİTAL İŞLETMEYE BİLGİ SİSTEMİ DESTEĞİ

Daha önce de değinildiği gibi, geçen yüzyılın sonlarında başlayan büyük değişim ve dönüşümler, geleneksel işletmelerin yeniden yapılanmasını zorunlu kılmıştır. İşletmeler, eski dar sınırlarının dışına taşıp, yer ve zamandan bağımsız olarak dünya ölçeğinde faaliyet göstermeye başlamıştır. Geleneksel işletmenin dijital işletmeye dönüşmesi, en başta, iyi tasarlanmış kusursuz işleyen bir bilgi sisteminin var olmasına bağlıdır.

İşletmecilik açısından bilgi sistemi, değişen koşulların ortaya çıkardığı bilgi teknolojisine dayanan, yönetsel ve örgütsel tasarımlardır. Bilgi sistemlerini etkili kullanabilmek için, işletme birimlerini, yönetimi ve bilgi teknolojisini iyi bilmek gerekir. Çağdaş bilgi sistemleri, çevresel sorunlara, yönetsel ve örgütsel çözümler aramaya çalışır. Bilgi sistemleri, yönetimi, birimleri ve teknolojiyi birleştirir. Böylece, bütünleşik bir işletme sistemi oluşur; kesintisiz bir etkileşim sağlanır.

Bilgi sistemi, işletmenin bir alt sistemidir. Öyle ki, bankalar ve diğer ödünç kurumlarında, bilgi sistemsiz bir işlem düşünülemez. İşletmelerin temel öğeleri; insanlar, yapılar, donanımlar, işlem süreçleri, politikalar ve kültürdür. İşletme birimlerinde, çeşitli yetenekler taşıyan uzmanlar, pazarlama, üretim, finans, muhasebe, insan kaynakları gibi değişik işlevler için işe alınmış ve eğitilmiştir

İşletme birimlerinde, biçimsel basamaklı bir yapı içinde, standart işlem süreçleri uyumlaştırılır. Basamaklı yapı, yetki ve sorumluluğun, yukarıdan aşağıya doğru, piramit bir yapıya dönüşmesini sağlar. Piramidin tepe kısmında üst yönetim, ortasında profesyonel yöneticiler, alt kısmında da işlem personeli yer alır.

İşletme birimlerindeki standart işlem süreçleri, işlerin başarıyla yapılması için, uzun yıllar süresince geliştirilmiş biçimsel kurallardır. Örneğin, söz konusu kurallar, tüketici siparişlerini alırken, siparişleri işlerken ve faturalarken, çalışanlara, yol ve yöntem gösterir.

İşletme birimlerinin, yöneticilere ek olarak, mühendis, mimar, bilim adamı gibi daha birçok bilgi çalışanına, veri çalışanına ve üretim çalışanına gereksinmesi vardır. Bilgi çalışanları, yeni bilgi üretir, yeni mal ve hizmet tasarlar. Sekreter, defter tutucu, tezgahtar gibi veri çalışanları, işletme belgelerini, işletme defterlerini ve çeşitli işletme formlarını süreçler. Makinist, montajcı, bakım-onarımcı,  ambalajcı, satışçı gibi üretim ve hizmet çalışanları ise, mal ve hizmetlerin üretimini ve dağıtımını yapar.

Her işletmenin, işletmede görev alanlar tarafından benimsenmiş varsayımlardan, tutumlardan, kabullerden, değerlerden, yöntemlerden, yaklaşımlardan ve diğer benzer öğelerden oluşan bir kültürü vardır. Örgüt kültürünün söz konusu öğeleri, hemen her zaman, işletmenin bilgi sistemine yerleştirilmiş olarak bulunur.

Örgütün çeşitli düzeylerindeki çeşitli uzmanların çıkarları ve bakış açıları, birbiri ile çatışır. Bilgi sistemleri, bu doğal görüş farklılıklarını, çatışmaları, şikayetleri, anlaşmaları ve anlaşmazlıkları da ortaya çıkarır.

İşletme yöneticileri, çevresel koşullardaki değişmeleri ve bu değişmelerden kaynaklanan sorunları algılar; değişmelere yanıt verecek örgütsel stratejileri düzenler; stratejileri gerçekleştirecek ve işleri uyumlaştıracak insan kaynaklarını ve parasal kaynakları bulur buluşturur. Aynı zamanda, yöneticiler, hemen her düzeyde, gerçek ve sorumlu bir önder gibi davranır. Aslında yönetim, işletme sorunlarını çözecek eylem planlarını tanımlama ve işletmeninin karşılaştığı çok değişik durumlara anlamlı yanıtlar bulma çabasıdır. Çağdaş işletme bilgi sistemleri, yöneticilerin bu zor görevlerini yerine getirmede bir ümit, bir hayal, bir rüya olmaktan çıkararak, bu gün bir gerçek yönetim teknolojisi durumuna gelmiştir.

İşletmelerin yaşamda kalması, büyük ölçüde yeni ürünlere bağlı olduğu için, yöneticilerin belirtilen görevlerine ek olarak, aynı zamanda yeni mal ve hizmet yaratmaları ve giderek kısalan ürün yaşam süresi dolmadan, daha da yeni ürünleri sürekli olarak tasarlayıp üretmesi gerekir. Buna göre, yönetimin en temel görevlerinden birisi, bilgi ve bilişim desteğiyle yaratıcı olmaktır. Bilgi ve bilişim teknolojisi, yeniden tasarım ve süreçlemede, yadsınamaz bir rol oynar.

Bilindiği gibi, örgütün değişik düzeylerinde, değişik roller ve değişik karar süreçleri vardır. Deneyimli üst yöneticiler, üretilecek mal ve hizmetler konusunda, uzun dönemli yapısal (stratejik) kararlar verirler. Orta yöneticiler,  üst yönetime plan ve programlar sunarlar. İşlem yöneticileri, işletmenin günlük eylemlerini görüntülemekten sorumludurlar. Tüm düzeylerdeki yöneticilerin, yaratıcı olmaları ve kapsamlı işletme sorunlarına yeni çözümler geliştirici olmaları gerekir. Yine her düzeydeki yönetimin gereksinmesini karşılamak için, farklı bilgi sistemleri geliştirilmelidir.

Bilgi ve bilişim teknolojisi, hızlı değişimden kaynaklanan işletmecilik sorunlarının çözümünde, en başta gelen etkili ve elektronik bir olanaktır. Daha önceki bölümlerde de belirtildiği gibi, bilgisayar donanımı, bilgi sistemindeki girdi, süreçleme ve çıktı eylemlerinin yürütülmesinde kullanılan fiziksel araç-gereçlerdir. Söz konusu donanım, süreçleme birimini; değişik girdi, çıktı ve bellek birimlerini; bu birimlerin birbiriyle bağlantısını sağlayan fiziksel kitle iletişim araçlarını içerir.

Bilgisayar yazılımı, herhangi bir bilgi sistemindeki bilgisayar donanım öğelerini kontrol ve koordine etmek için önceden yazılmış bilgisayar yönergeleridir.

Bellek teknolojisi, hem veri depolamaya yarayan optik disk ya da bant gibi fiziksel kitle iletişim araçlarını, hem de bu araçlar üzerindeki veri düzenlemelerini yöneten yazılımları içerir.

İletişim teknolojisi, bir taraftan fiziksel araç-gereci kapsarken, diğer taraftan da, verileri bir konumdan diğerine transfer etmeye yarayan yazılımları, bağlantıları ve çeşitli donanım öğelerini kapsar. Bilgisayarlar ve iletişim araçları ses, veri, imaj, resim, görüntü, video paylaşımı için, uluslararası ağlara (networks) da bağlanmayı sağlarlar. Herhangi bir ağ, bir veriyi, kaynağı ya da örneğin yazıcı gibi bir aygıtı paylaşmak ya da ortak kullanmak için, iki veya daha fazla bilgisayarın birbiriyle ilişkilendirilmiş biçimine verilen addır.

Dijital İşletme Yönetimi ve Yeni Bilgi Sistemi Bağımlılığı

Bilgi sistemleri, hiçbir yöneticinin yadsıyamayacağı kadar yaşamsal bir önem kazanmıştır. Başta dünyadaki ilk 500 büyük işletme olmak üzere, bütün büyük ve orta büyük işletmeler, nakit akımlarını ve diğer etkinliklerini, dijital bilgi sistemine bağlamıştır. Çağdaş bilgi sistemleri, üst yönetimin planlama, örgütleme, yöneltme, uyumlaştırma, denetleme ve yetiştirme eylemlerinde, yapısal bir rol oynamaktadır. İşletme yöneticileri, bu kadar yaşamsal önem kazanan bilgi sistemlerinin yetki ve sorumluluğunu, yalnızca teknik personele göçermekten kaçınmak durumundadır. Yukarıdaki şekil, dijital işletme yönetimi ile yeni bilgi sistemi arasındaki güncel ilişkiyi göstermektedir.

İşletme strateji, kuralları ve yöntemleri ile yazılım, donanım, veri tabanı ve iletişim arasında, giderek artan oranda bir bağımlılık vardır. Stratejilerdeki, kurallardaki ve yöntemlerdeki değişiklikler; donanımda, yazılımda, bilgi tabanlarında ve iletişimde de değişiklikler gerektirir. İşletme yönetiminin yapabileceği eylemler, genellikle, bilgi sisteminin olanaklarına bağlıdır. Bilgi sistemlerinin uygunluğu ve etkili işlemesi, işletme yönetiminin başarısını artırıcı bir rol oynar.

4. DİJİTAL İŞLETMEYE WEB DESTEĞİ

En görünür ve en çarpıcı dijital işletme teknolojisi, World Wide Web’dir. 2010’lu yıllarda, nereye bakılırsa bakılsın ya da ne okunursa okunsun, bir web adresine gönderme yapıldığı gözlemlenir. İlanlarda, yük taşıyan arabalarda ya da televizyon reklamlarında, işletmelerin web sitesi adresleri verilir. Hemen her işletmenin bir web sayfası ve her dijital işletmenin bir web sitesi vardır.

World Wide Web ya da Web, çoklu ortam (multimedya) ve internet teknolojisi tarafından desteklenen, bilgi ve hizmet verme amaçlı web siteleri koleksiyonudur. Web’i mümkün kılan, internet ve onun tüm teknolojik altyapısıdır. İnsanların çoğu, web ve interneti eş anlamlı kullanırlar. Oysa bu iki kavram farklıdır. Bilindiği gibi, internet, dünyanın her yerindeki bilgisayarları ve bu bilgisayarların başındaki insanları birbirine bağlayan çok geniş bir bilgisayar ağıdır. Web ise, internette gereksinme karşılamak için gidilen sanal bir adrestir.

4.1. Web Adresleri Ve Web Siteleri

Web sitesi; sanal olarak ziyaret edilen, bilgi alışverişi yapılan, ürün siparişi verilen, diğer kişi ve kurumlarla iletişimde bulunulan ve fiziki taşıma dışındaki bütün iş ve işlemlerin yapılabildiği, belirli bir Web adresidir. Her Web sitesinin, belirli bir Web adresi vardır. Web sitesi adresi, bir siteye ait olan ve o siteyi tanımlayan özel bir isimdir. Teknik olarak bu adrese, alan (domain) adı denir. Alan adı, Web’deki belirli bir bilgisayarı ve web sitesinin ana sayfasını tanımlar. İnsanların çoğu, Web Sitesi Adresi terimini, teknik terim olan alan adı yerine kullanır. Örneğin, Anadolu Üniversitesinin web sitesi adresi, www.anadolu.edu.tr dir.

Alan adı tıklatılarak, önce ilk web sayfası açılır, daha sonra da bu sayfadaki köprülerle web sitesinin diğer sayfalarına geçiş yapılır. Web siteleri, birkaç tane, belki de yüzlerce web sayfası içerir. Web sayfası, Web sitesinin belli bir konuyla ilgili özel bir parçasıdır. Belirli bir Web sayfasının adresine, standart kaynak bulucusu(URL= Uniform Resource Locator) denir. Standart kaynak bulucusu, belirli bir web sayfası ya da web sitesindeki bir özel sayfanın adresidir. İnsanlar, web sitesi adresi derken, aslında standart kaynak bulucusundan (URL) söz ederler. Örneğin, www.mehmetsahin.net bir alan adıdır ve tıklatıldığında, sitenin ilk sayfası açılır. Ancak, sitenin “dersler” sayfasını açmak isterseniz, adres “www.mehmetsahin.net/new/dersler.php” biçimine dönüşecektir. www.mehmetsahin.net adresine eklenen “new” ve “dersler.php” terimleri URL, başka değişle standart kaynak bulucusudur. Dijital işletmecilikte web bağlantıları çok önemlidir. Web sitesinin sayfalarını birbiriyle ilişkilendiren bağlantılara, “köprü”, “link” veya “hyperlink” denir. Web sayfalarını birbirine bağlayan, başka deyişle, tıklatılınca başka bir sayfanın açılmasını sağlayan köprüler, genellikle parlak olarak görünen metinler veya semboller biçimindedirler.

4.2. Web Adresi Türleri

Web sitelerine, dünyada bir benzeri daha olmayan tek bir özel adresle girilir. Adreslerin çoğu, http://www ile başlar. http (Hyper Text Transfer Protocol, Türkçe karşılığı: Köprü Metni Aktarımı İletişim Kuralları) ve www (world wide web, Türkçe karşılığı Dünya Çapında Ağ), hemen her adres için aynıdır.Web adreslerinde http:// kısmı çok yaygın olduğu için çoğu zaman,  yazılmasına gerek duyulmaz. Adreslerin geriye kalan kısmı, her site ya da sayfa için özeldir. www.anadolu.edu.tr adresi göz önünde bulundurulursa, bu adresin Anadolu üniversitesinin web adresi olduğu anlaşılır. “edu” terimine bakılarak, söz konusu adresin bir eğitim ve öğretim kurumuna ait olduğu söylenebilir. Söz konusu bu terimlere, yüksek düzey alanları denir. Aşağıda, yüksek düzeyli alanlar sıralanmıştır.

  • com – kar amaçlı ticari kuruluşlar
  • coop- kooperatifler
  • edu-eğitim kurumları
  • gov- devlet kurumları
  • mil-Askeri kuruluşlar
  • net-internet servis sağlayıcıları
  • org- kar amacı gütmeyen profesyonel kuruluşlar
  • int-uluslararası anlaşmalara göre kurulan örgütleri
  • info-genel bilgi
  • biz-işletme
  • museum-akredite müzeler
  • name-kişisel
  • pro-muhasebeci, doktor, avukat, vb.

Bazı web adreslerinin, yüksek düzey alanından sonra, iki karakterli bir uzatmaları daha vardır. Bu iki karakterden oluşan uzatmalar, sitenin bulunduğu ülkeyi tanımlar. Örneğin, www.disney.com.au adresi, tıklatanı, Avustralya’daki Disney kar amaçlı işletmesinin web sitesine götürür. Başka değişle, adresin sonundaki “au” Disney işletmesinin Avustralya’da olduğunu gösterir. Aynı şekilde,  www.anadolu.edu.tr adresinin sonundaki “tr” ise, Anadolu üniversitesinin Türkiye’de olduğunu gösterir.

4.3. Web Tarayıcıları

Web sitelerine ya da web sayfalarına ulaşmak için, web tarayıcısı yazılımlarına gereksinme vardır. Başka deyişle, internette gezinmek (sörf yapmak) web tarayıcısı yazılımlarından birisi kullanılarak yapılır. 2000’li yılların en güncel web tarayıcıları, Microsoft Internet Explorer, Netscape7.2 ve Mozilla Firefox 1.0.2 yazılımlarıdır. Ancak, birçok bilgisayarda, Internet Explorer standart hale gelmiştir. Tüm web tarayıcısı yazılımları parasız olarak şu adreslerden indirilebilir:

  • Internet Explorer-www.microsoft.com/downloads
  • Netscape 7.2-http://Netscape.com/nsb/download/default.jsp
  • Firefox 1.0.2-www.mozilla.org

Web tarayıcı yazılımlarından herhangi birisi tıklandığında, yazılımın menü çubuğu üstte belirir ve “Dosya”, “Düzenle”, “Görüntüle”, “Araçlar” ve “Yardım” gibi çeşitli fonksiyonlar sıralanır. Ayrıca her birinin birkaç tane kendine özel menü seçenekleri de vardır. Ancak, tüm menü çubukları, aynı temel fonksiyonları destekler. Eğer gitmek istenilen sitenin adresi biliniyorsa, boş alana bu adres yazılır ve klavyedeki “enter” tuşuna basılır.

Web tarayıcılarının en önemli özelliklerinden biri de, web’de en çok ziyaret edilen sitelerin listesinin oluşturulabilmesi, düzenlenebilmesi ve saklanabilmesidir. Bu özellik, Internet Explorer’da “Favorites list” (Favoriler listesi), Netscape 7.2 ve Firefox 1.0.2’de ise, “Bookmarks” (yer imleri) listesi olarak adlandırılıyor. Eğer, herhangi bir kişi, eBay’ı çok sık ziyaret ediyorsa, eBay’ın adresini listeye kaydetmek için, Internet Explorer’da, Favorites butonunu tıklayarak, Add kısmını seçmesi gerekir. Netscape 7.2 ve Firefox 1.0.2’de ise, menü çubuğundan Bookmarks’ı seçerek, Bookmark This Page bölümü tıklatılmalıdır.

Herhangi bir web tarayıcı yazılımı başlatıldığında, home page (ana sayfa) denilen sayfaya varılır. Daha sonra da, sörf yapacak kişi,  bu sayfadaki köprülerden istediğine tıklayarak sayfaların açılmasını sağlar veya yeni bir adres yazarak, başka bir siteye gidebilir. Eğer bir web sitesinin adresi bilinmiyorsa, aramak için başlıca iki yol vardır. Birinci yol, bir arama motoru kullanmaktır. İkinci yol ise, adres bölümüne mantıklı bir isim yazmaktır. Örneğin, Gelirler Genel Müdürlüğü Web Sitesine girmek isteniyor ancak adres bilinmiyorsa, adres bölümüne, Gelirler Genel Müdürlüğü yazılır ve “enter” tuşuna basılır. Web tarayıcısı, otomatik olarak ilgili web siteleri arasında bir arama yapmaya başlar ve adresi bulmanızı oldukça kolaylaştırır.

5. DİJİTAL İŞLETMEYE ARAMA MOTORLARI DESTEĞİ

Kişi, işletme, kurum ve kuruluşlar, hemen her an, bir hizmet veya bilgiye gereksinme duyulabilir. Ancak, bu bilginin hangi web adresinden elde edileceği bilinmeyebilir. Bu durumda, arama motorlarından yararlanılır. Web’de birçok arama motoru vardır. Bunların içinde şu ikisi en günceli ve en çok kullanılanıdır:

  • Rehber arama motoru
  • Doğrudan arama motoru

5.1. Rehber Arama Motoru

Rehber arama motoru, web sitelerini hiyerarşik bir sıraya sokar.  Rehber arama motorlarının en bilineni ve en çok kullanılanı, Yahoo! dur. Explorer veya başka bir web tarayıcısına yahoo! yazılır ve enter tuşuna basılırsa, hiyerarşik bir rehber arama listesi  ortaya çıkar. Arama yapacak kişi, aramak istediği alt sınıfı seçerek, aramaya devam eder. Aradığı bilgiyi taşıyan web sitelerine erişince de, aramaya son verir. Rehber arama motoru hizmetleri hiyerarşik olduğu için, alt kategoriler seçilerek, seçim daraltılabilmektedir.

Rehber arama motoruyla arama yapmanın, belirgin bazı üstünlükleri vardır.  Aramada, belirli anahtar kelimeleri içeren web sitelerinin gösterilmesi istenmiyorsa, (-) işareti kullanılır. Örneğin, Türkiye’deki Fenerbahçe takımı hakkında bilgi içeren web siteleri aranacaksa, Türkiye+Fenerbahçe yazılmalıdır. Bu arama, Fenerbahçe hakkında bilgi veren uygun siteleri bulur. Ancak, açılan sayfalar, başka gereksiz bilgiler de verebilir. Söz konusu arama, Türkiye+Fenerbahçe-semt-mağaza biçiminde yazılarak yaptırılırsa, bu arama sonuçlarında Fenerbahçe takımı olacak, ancak Fenerbahçe mahallesindeki mağazaların web sayfaları olmayacaktır. Başka deyişle, motor, Fenerbahçe Semtindeki mağazaları eleyen bir web siteleri listesi çıkarır. Bu açıklamalara göre, rehber arama motoru kullanıldığı zaman, alt kategorilerin görünmesi veya görünmemesi istenirse,  arama yaparken + ve – işaretlerinin kullanılması gerekir.

5.2. Doğrudan Arama Motoru

Doğrudan arama motoru, girilen anahtar sözcüğü, internette arayarak, indeksler oluşturur. Başka deyişle, arama motoru, anahtar sözcüğe göre, ekrana web sitelerinin listesini çıkarır. Araştırıcı, rehber aramada olduğu gibi sürekli alt kategoriler seçmez. Bunun yerine,  soru veya anahtar sözcükler girerek arama yapar. Doğrudan arama motorları içinde en güncel olanı, en çok kullanılanı ve hemen herkesin bildiği “Google”dur. www.google.com adresinden arama formuna ulaşılarak, ilgili alana “2004 Yılında Akademi Ödüllerini Kim Kazandı” ya da İngilizce olarak “Who won the Academy Awards in 2004” yazılır ve arama başlatılırsa, olası web siteleri sıralanır.

Görüldüğü gibi, her iki tip arama motorunu da kullanmak kolaydır. Arama motorlarından hangisinin seçileceği, kişinin düşünce tarzına bağlıdır.

 Bazı insanların kafası hiyerarşik listeler biçiminde işlerken, bazılarının ki de soru sormaya formatlıdır. Diğer taraftan da, rehber arama motorları, bazı durumlarda da doğrudan arama motorları, yararlı olur. Bu aranacak konunun özel durumuna bağlıdır.

5.3. Arama Motoru Türleri

İnternet üzerinde 3 milyar Web sayfasının (form doldurularak girilen, şifreli sayfalar hariç) bulunduğu tahmin ediliyor. Ancak, aranan bilgilere veya yerlere sörf yaparak ulaşmak, çok zaman kaybettirebilir. Bu durumda, arama motorları ve rehber servislerinden yararlanıldığına, yukarıda değinilmişti. Arama motorları, girilen anahtar sözcüklerin hangi Web sayfalarında geçtiğini bulup, adreslerini ekrana getiren hizmetlerdir. Hangi sözcüklerin hangi sayfalarda geçtiği, Web’de dolaşan otomatik programlar tarafından önceden kayıtlara geçirilmiştir ve bu işlem sürekli olarak yapılmaktadır. Eğer, özel bir bilgi aranıyorsa veya kolayca belirlenemeyen bazı konular araştırılıyorsa, arama motorları, kullanıcının yardımcısı olur.

Rehber hizmetler, Web sitelerini özelliklerine göre sınıflandırır. Bu işlem genellikle uzmanlar (hizmetin editörleri) tarafından gerçekleştirilir. Müzik, bilgisayar, otomobil, spor ve benzeri genel konulardaki sayfalara ulaşmak istenirse, rehber hizmetlerden yararlanılabilir. Araştırıcının aradığını buluncaya kadar, alt sınıflandırmaların bağlantılarına (linklerine) tıklaması yeterli olacaktır. Bilindiği gibi rehber hizmetlerde sözcük arattırmak da olurludur. Ancak bu, kayıtlı sayfaların tanımları içindeki sözcükler için geçerlidir.

Aslında, arama motoru ile rehber hizmetleri, işlevleri açısından net bir çizgiyle ayırmak zordur. Bazı hizmetler diğerleriyle bağlantılı olarak çalışır ve iki özelliği birden taşır. Ayrıca, pek çok hizmet, kişiselleştirilebilir ek hizmetler de sunabilir özelliklere sahiptir. Aşağıda, bazı arama motoru (search engine) hizmetleri, kısaca belirtilmiştir.

AltaVista: Aralık 1995’te açılan servis, kapsamlı ve popüler bir arama motoru olmayı sürdürmektedir. Servisin kayıtlarında 250 milyon sayfa vardır. Servis, güçlü arama seçenekleri sunar.

Fast Search: Mayıs 1999’da açılan servis, tüm Web sayfalarını indekslemeyi hedeflemiştir. Kayıtlarındaki 300 milyon sayfa ile şu anda en geniş kapsamlı arama motoru konumundadır.

Excite: 1995 sonlarında açılan servis, hızla büyüyerek rakipleri Magellan ve WebCrawler servislerini satın almıştır. Kayıtlarında 214 milyon sayfa vardır. En güncel ve geçerli servislerden birisidir.

Northern Light: Ağustos 1997’de açılan servisin kayıtlarında 211 milyon sayfa bulunmaktadır. Arama sonuçlarını konulara göre ayırabilme özelliğine sahiptir.

HotBot: Arama sonuçları Direct Hit, Inktomi ve Open Directory servislerinden gelen güncel ve geçerli bir arama motorudur.

Direct Hit: Bu servis, kullanıcıların tıkladığı adresleri, üst sıralara yükseltir ve böylece en güncel ve geçerli sayfaların önce gösterilmesini sağlar.

Google: Arama sonuçlarında, link verilen Web sayfalarına öncelik tanıyan bir arama motorudur. Genel sözcükleri aratarak kaliteli sayfalara ulaşmayı olurlu kılar.

GoTo: Bu servis, diğerlerinden farklı olarak, arama sonuçlarında üst sıralarda görünmek isteyen işletme ve kurumlardan belirli bir ücret alır. Ücretsiz olan arama sonuçları ise Inktomi kaynaklıdır.

Inktomi: Inktomi’de doğrudan arama yapma imkanı yoktu. Diğer pek çok arama servisi Inktomi’nin kayıtlarından yararlanır. Ancak, filtreleme ve sıralamanın değişik olması nedeniyle, her birinde az çok farklı sonuçlar görülebilmektedir.

Yukarıda belirtilen arama motorlarına ek olarak, bazı rehber servislerini (directory) de belirtmekte yarar vardır.

Yahoo : 1994 yılında açılan servis, 150 editörü ve kayıtlarındaki 1.3 milyon link ile, uzmanlar tarafından derlenmiş en iyi Web rehberlerinden biri durumundadır. Arama sonuçlarında Inktomi’den yararlanır.

LookSmart : Uzmanlar tarafından derlenmiş bir Web rehberidir. 200 editörü ve 1 milyon link kaydı vardır. AltaVista’dan aldığı arama sonuçlarını da kullanmaktadır. MSN search, Excite ve diğer ortaklarına da rehber kayıtlarını verir.

Open Directory : NewHoo adıyla 1998’de açılan servis, binlerce gönüllü editör ile çalışır. Kayıtlarında 950 bin link vardır. Netscape tarafından satın alınmıştır, ancak, lisans anlaşmasıyla diğer servislere de rehber kayıtlarını kullandırmaktadır.

Snap :Tıpkı Looksmart gibi, uzmanlar tarafından derlenmiş ve Yahoo’ya rakip bir Web rehberidir. 600 bin link kaydı vardır. Arama sonuçları Inktomi desteklidir.

Go/Infoseek : Rehber özelliği taşıyan servis, eski Infoseek servisinin arama yeteneklerini de kullanır. Kayıtlarında 500 bin’den fazla link bulunmaktadır.

Lycos : Bir arama motoru olarak başlayan bu servis, sonradan rehber modeline geçmiştir. Open Directory ve Direct Hit servislerinden aldığı sonuçlar yanında, kendi kayıtlarındaki sayfaları da gösterir. Satın aldığı HotBot, ayrı bir servis olarak hizmet vermeyi sürdürmektedir.

MSN Search : Microsoft’un arama servisidir. Başta LookSmart olmak üzere, AltaVista ve DirectHit servislerinden yararlanır.

Netscape Search : Netscape,  arama sonuçlarını, kendi kayıtlarından,  Open Directory servisinden ve Google servisinden alır.

6. DİJİTAL İŞLETMEYE İNTERNET TEKNOLOJİSİ DESTEĞİ

İnternet teknolojisi, gerçek anlamda dijital işletmeyi mümkün kılan, olağanüstü bir yapıdır. Web olmadan internet olabilir, ancak internet olmadan ne web ne de dijital işletme olabilir. İnternet, web olanaklarından dolayısıyla dijital işletmeden yararlanmayı sağlayan, teknolojik altyapı kurulumudur. Web ise,  internetten yararlanmayı sağlayan bir arabirim (interface) dir. Başka deyişle, internete bağlı adreslere, web’deki bir adresi tıklatarak ulaşılır ve çeşitli kitle iletişim araçlarından bilgi ve hizmet edinilir.

İnternet teknolojisinin ve bu teknolojiyle yaşam bulan dijital işletmenin önemi, milyarlarca insana yer, zaman ve ülke sınırlarından bağımsız olarak hizmet sunmasından kaynaklanır. Dijital işletme ve internet teknolojisi, işletmelerdeki tasarımı, hesaplamayı, süreçlemeyi, karar almayı, yetkilendirmeyi, denetlemeyi, diğerlerini ve herşeyi hız ve maliyet olarak kolaylaştırmıştır. Bilgisayarların dolayısıyla internetin bugün ulaştığı bağlanma hızı, hesaplama ve işlem gücü, 25 yıl öncesine oranla, 200 000 kat artmıştır. Bilgisayarların gücü ve hızı, her 10 ayda bir ikiye katlanmaktadır. Karmaşık fiziksel ve mantıksal süreçlerin grafiksel, çizgisel, sözel, sessel, görsel, dokunsal ve diğer canlı analizleri, simülasyonları, depolanmaları, erişimleri ve paylaşımları, son derecede kolaylaşmıştır.

İşletmelerin dünyanın her yerindeki geniş bilgi alanlarına erişebilmeleri, eylemlerini zaman ve yer sınırlaması olmadan koordine edebilmeleri, uluslar arası ağlarla olanaklı duruma gelmiştir.  Söz konusu bu ağlar, girişimleri, işletmeleri ve tüm toplumu, çok boyutlu bir dönüşüm sürecine sokmuştur.

Dünyanın en geniş ve en yaygın olarak kullanılan ağına, internet adı verilmiştir. Bu sözcük, “INTERnational” ve “NETwork” sözcüklerinden türetilmiştir ve “uluslararası ağ” anlamına gelmektedir. İnternet, dünyadaki yaklaşık 200 ülkenin yüz binlerce ağını birbirine bağlar. Bilim, eğitim, devlet yönetimi ve işletmecilik alanında çalışan 160 milyonun üzerinde insan, küresel düzeyde, birbiriyle veri paylaşmak için, İnternet kullanmaktadır. İnternet kullananların sayısının, 2001 yılı içinde, bir buçuk milyara ulaşacağı öngörülmüştür.

İnternet, olağanüstü esnek bir kullanım olanağına sahiptir. Eğer, ağ sisteminin öğelerinde herhangi bir ekleme, çıkarma veya bozulma olursa, İnternetin diğer öğeleri, işlemeye devam eder. Özel iletişim ve teknoloji standartları olanaklarıyla,  herhangi bir bilgisayar, olağan telefon hatlarını kullanan İnternet’e bağlanarak, hemen tüm bilgisayarlarla,  iletişimde bulunabilir. Girişimler (holdingler) ve bağlı işletmeleri, özel kişiler, İnterneti kullanarak işletmecilik işlemlerini, metin iletilerini, grafik iletilerini, video ve ses iletilerini ve benzerlerini, kapı komşularıyla veya kürenin en uzağında bulunanlarla paylaşabilirler.  

İnternet, tüm yeni ürünlerin, hizmetlerin, stratejilerin ve örgütlerin ortaya çıkmasında, bütünüyle yeni küresel, teknolojik ve sanal bir dünya olmuştur. Bu yeni biçimlenen bilgi yolu, işletmelerde ve günlük yaşamda, giderek artan bir oranda uygulanmaktadır. Küresel bilgi akışındaki birçok teknoloji, coğrafya ve maliyet engellerini ortadan kaldıran İnternet, bilgi devrimini, yeni bilgi sistemi tasarımlarını ve kullanım alanlarını, yeni işletme modelleri geliştirmeyi, geometrik bir hızla artırmaktadır.

İşletme yöneticilerine birçok olanak sunan internet yeteneklerinden birisi de, “World Wide Web”sözcüklerinin baş harflerinden oluşanwww”dir. www,  İnternet üzerinde yol bulmayı kolaylaştıran yazılımlardır. Bu yazılımlar, İnternet belgelerine bağlantılar eklenmesine olanak verir. Bu bağlantılara “hypertext” adı verilir. Söz konusu bağlantılar, işaret levhaları gibi dünya üzerinde herhangi bir İnternet bilgisayarına açılan yolu gösterirler. Fare ile bu “hypertext” bağlantıların üzerinde tıklama yapıldığında, yolu gösterilen İnternet bilgisayarına bağlanılır.  www; bir ağ ortamında, dünyaca genel kabul görmüş bilgi depolama, yeniden canlandırma, biçimlendirme ve görüntüleme standartları sistemidir. Bilgi, metin, grafik, animasyon, ses, video ve benzerlerini içeren “elektronik sayfalar” olarak depolanır ve görüntülenir. Bu Web sayfaları, hangi bilgisayarda yerleşik olup olmadığına veya hangi bilgisayarda görüntülenip görüntülenmeyeceğine bakılmaksızın, diğer bilgisayarlara elektronik olarak bağlanabilir. Web sayfasındaki bir düğmeye veya parlak sözcüğe (ya da noktaya) tıklayan bir kimse, ek bilgilere, yazılımlara veya aynı sayfayla bağlantılı diğer noktalara bağlanabilir. Web, yeni tür bilgi sistemleri için, alt yapı hizmeti de görebilir.

İşletmeler veya bireyler tarafından hazırlanan tüm Web sayfalarına, “Web Sitesi” denir. İşletmeler, çok şık görünümlü, renkli grafikli, etkileşim düğmeli; sesli ya da videolu web siteleri oluştururlar. İşletmeler, bu sitelerde, geniş kitlelere, ürünlerini tanıtırlar; tüketicilerine reklam ve diğer satış artırıcı yayınları yaparlar; elektronik siparişler alırlar; tüketicilerine ilişkin veriler toplarlar;  küresel ölçekte dağıtım ve satış örgütlerini koordine ederler.

İnternet, işletme yönetimine, olağanüstü olanaklar sunmuş ve olağanüstü fırsatlar yaratmıştır. Günlük bireysel yaşamda ve işletmecilik yaşamında, İnternet, yadsınamaz bir önem kazanmış, yaşamı değişik açılardan etkilemeye başlamıştır. İnternet, mal ve hizmetlerin alınıp satılmasını, küresel boyutlara ulaştırmış; çok önemli küresel işletme süreçlerinin işletmelere girmesini sağlamıştır.

İnsanlığa sayısız yararlar sağlayan İnternet, 1996’lı yıllardan sonra yeni bir ekonomi ve yeni bir işletme yaratmıştır. Ayrıca İnternet, ekonomiyi ve işletmeyi, zamandan ve yerden bağımsız kılmış; ekonominin ve işletmenin tanımını ve boyutlarını değiştirmiştir. İnternet, her şeyden önce, elektronik ticareti ve elektronik işletmeyi gündeme getirmiş ve insanların günlük yaşamına sokmuştur.

Bu güne kadar, birçok teknolojik yenilik olmuştur. Ancak bu yeniliklerin hiçbirisi, 25 yıl gibi çok kısa bir süre içinde yaşamın her kesimini İnternet kadar derinden etkilememiştir. İnsanlık tarihinde, İnternet kadar kısa sürede küresel bütünlük sağlayan ve hemen her alanda temel devrimler yaratan başka bir gelişme yoktur. Aşağıda, önce İnternetin 30 yıl içindeki gelişim aşamalarına, daha sonra da internetle ilgili bazı temel kavramlara değinilecektir.

6.1. İnternetin Gelişme Aşamaları

30 yıllık internet tarihinin başlıca gelişme aşamalarını ya da dönüm noktalarını, şu şekilde özetlemek mümkündür:

  • 1969 da, Amerika Birleşik Devletleri Savunma Bakanlığı, mevcut bilgi ağları arasındaki iletişim uyumsuzluklarını gidermek için, yeni bir iletişim ağı protokol ihalesi açmıştır. Bu ihaleyi, Los Angeles’daki Kaliforniya Üniversitesi (UCLA) kazanmış ve yeni protokol ile çalışan ilk ağ bağlantısını, UCLA, Stanford Araştırma Enstitüsü ve Utah Üniversitesi arasında kurmuştur.
  • 1971 de, ABD Savunma Bakanlığı’nın yanında başka bilim ve eğitim kurumları da, söz konusu projeye katılmış; sayıları 15’e çıkan katılım merkezleri arasında yeni bir elektronik posta alış verişi başlamıştır.
  • 1972 de, merkezler arasında “Uzaktan Yönetim” gereksinmesine yanıt vermek üzere “Telnet” adı verilen yeni bir iletişim protokolü yürürlüğe konulmuştur.
  • 1973 de, ABD Savunma Bakanlığı İleri Araştırma Projeleri Dairesi (Advanced Research Projects Agency) ARPANet adını verdiği bu yeni ağı mevcut diğer bütün resmi ve özel ağlarla haberleşebilir hale getirmek üzere “Ağlar arası Ağ Kurma Projesi” (İnternetting Project) adını verdiği yeni bir ihale açmıştır. Bu ihale sonucunda  File Transfer Protocol (FTP, dosya aktarma protokolü) geliştirilmiştir. Bu protokol sonucu kurulan yeni sistemden, artık her yerde “İnternet” diye söz edildiği duyulmaya başlamıştır.
  • 1977 de elektronik posta kuralları belirlenmiştir.
  • 1983 de Wisconsin Üniversitesi ağdaki alanların adlarının araştırılmasında uygulanacak yeni bir teknoloji geliştirmiştir.
  • 1984 de, DNS (Domain Name Service/Alan Adı Hizmeti) protokolü benimsenmiştir.
  • 1986 da, Amerikan Ulusal Bilim Vakfı (National Science Foundation) ileriki yıllarda yüzlerce İnternet omurgasına örnek olacak NFSNET şebekesini döşemeye başlamıştır. Bu arada da, NNTP (Network News Transfer Protocol/Ağ Haber Aktarma Protokolü)  ile ARPANet’te uygulanan iki ayrı iletişim ve aktarma kuralının birleştirilmesiyle, TCP/IP ortaya çıkmıştır.
  • 1987 de, NFSNET şebekesinin döşenmiş ve Ağlar arası Ağ “İNTERNET” sistemine dahil olan “host/sunucu” sayısı bir yılda on bini aşmıştır.
  • 1988 de, ilk İnternet Virüsü ile karşılaşılmış ve sistem çökmüştür. Bu virüsten 60 bin “host” bilgisayar etkilenmiş ve bu olaydan sonra İnternet Relay Chat (IRC) protokolü belirlenmiş ve böylece İnternet’te gerçek zamanlı iletişim mümkün duruma gelmiştir.
  • 1989 da, İnternet’e bağlı “host” sayısı yüz bini aşmıştır.
  • 1991 de, Gopher protokolü belirlenmiştir. İsviçre’deki Avrupa Parçacık Fiziği Laboratuarı (CERN) uzmanları, daha sonra World Wide Web adını alacak olan bir dizi iletişim ilke, teknik ve protokol üzerindeki çalışmalarını tamamlamışlar ve İnternet toplumuna sunmuşlardır.
  • 1992 de, İnternet’e bağlı “host sayısı bir milyonu aşmıştır.
  • 1993 de, alan adı ve İnternet’e bağlı bilgisayarlara ulaşımın tek merkezde kaydının tutulması için InterNIC kurumu oluşturulmuştur.
  • 1995 de, WWW İnternet’in en çok trafiği olan servisi durumuna gelmiştir. InterNIC, alan adı tescili için ücret almaya başlamıştır.
  • 1996 da, İnternet kullanımı küresel ölçekte patlama yaratmış, eski ekonomi dönemi bitmiş, yeni ekonomi dönemi başlamış ve bugünlere gelinmiştir.
  • 2003 yılında I-2 adıyla yeni kuşak İnternet protokolü imzalanmıştır.

2003 yılının Haziran ayı sonlarında yapılan bir deneyde, İnternet-2’de hız rekoru kırılmıştır. I-2 olarak bilinen yeni kuşak internet tabanı için ilk deneme, Cenevre-Chicago arasında yapılmıştır. Deneyde, mevcut sistemdeki bağlantının 3500 katı bir hıza erişildiği belirtilmiştir.

Kısa adı (IPv6) olan yeni kuşak İnternet protokolünü kullanan uluslararası ekip, İsviçre’nin Cenevre kenti ile ABD’nin Chicago kenti arasındaki 7067 km. mesafede, saniyede 983 mega bit hızla veri nakletmeyi başarmıştır. Deneme, bir saat sürmüştür. Uzmanlar, yapılan deneyin günlük yaşama yansıtılması durumunda, DVD kalitesindeki komple bir filmin 36 saniyede bir yerden bir yere naklinin mümkün olduğunu belirtmişlerdir. Bu hız, günümüzdeki tipik hızlı bağlantıdan 3500 kez daha yüksektir.

İnternet-2 üzerinden yapılan hız denemesini destekleyen kuruluşlar arasında, Avrupa Birliği, ABD Ulusal Bilim Vakfı, Elektronik Vizüalizasyon Laboratuarı ve ABD Enerji Bakanlığı bulunuyor. Deneyle ilgili olarak açıklamada bulunan AB DataTAG projesi başkanı Herve Martin, “bu rekor, IPv6’nin saniyede 1gigabit veriyi kıtalar arasında nakletme kapasitesine sahip olduğunu ortaya koydu” dedi. ABD’de oluşturulan “İnternet-2 Kurumu” adlı kuruluş, yeni sistemin üniversitelerin yanı sıra yerel ve ulusal şebeke haline dönüştürülmesi için çaba sarf etmektedir.

Sonuç olarak İnternet, Amerika Birleşik Devletleri Savunma Departmanının dünyadaki bilim  adamlarıyla ve profesörlerle bağlantı kurmak amacıyla başlattığı bir iletişim ağıdır. Aslında, o gün olduğu gibi bugün de bireyler ve kuruluşlar, bu ağla doğrudan doğruya bağlantı kuramazlar. Elinin altında bir bilgisayar ve  modem olan kişi ve kurumlar, bir İnternet hizmeti sunucusuna (İnternet Service Provider), belirli bir aylık kullanım ücreti ödeyerek İnternete girebilirler. İnternet Hizmeti Sunucuları, kar amaçlı kuruluşlardır. İnternette sürekli bağlantı hakkına sahip olan bu kuruluşlar, abonelerine geçici bağlantı hizmetleri satarlar. İnternet hizmeti sunan kuruluşların başında Prodigy, Americe Online, Microsoft ve AT & T gelir.

6.2. Türkiye’de İnternet Kullanımı

Bilindiği gibi, Dünyada ilk İnternet bağlantısı 1969’da, İnternetin evlere girişi ise 1989’da olmuştur. Türkiye ise, İnternetle 12 Nisan 1993’te Orta Doğu Teknik Üniversitesi’nden sağlanan 64 kbit/saniyelik bir bağlantı ile tanışmıştır. Bunu sırası ile Ege Üniversitesi, Boğaziçi Üniversitesi ve İstanbul Teknik Üniversitesi izlemiştir. Aynı yıl ODTÜ ve Bilkent üniversiteleri ilk Web sitelerini yayına geçirmiştir. Bu arada, ilk İnternet servis sağlayıcı olan Tr.net de hizmete girmiştir. 1996’da TUR-NET’in devreye girmesinden sonra, birçok ISS (İnternet servis sağlayıcı) faaliyete geçmiştir. Bu gelişmeler, Türkiye’de İnternetin evlere girmesine ve Türk insanının İnternet kullanmasına olanak sağlamıştır.

Önceleri elektronik mektuplaşma (e-posta) olarak yaygınlaşan İnternet uygulamalarına, daha sonra on-line söyleşi (chat) eklenmiştir. Özellikle 14–20 yaş arasındaki oyun sever gençliğe, kısa bir süre sonra hemen herkes katılarak, dünyanın her yerinden takım arkadaşlıkları ve rakip arkadaşlıklar oluşmuştur. Counter-Strike, Quake, Ultima Online gibi oyunlar hemen herkesin ilgisini çekmeye başlamıştır. Yabancı dil bilmeyenler için, birçok ISS ve genç girişimci Türkçe siteler geliştirmeye başlamıştır. 1998 yılıyla birlikte İnternet Türkiye’de altın çağına girmiştir. Gerçekten de, bu sektörde çalışanlar, en yüksek ücretleri almaya başlamışlardır. Bu arada da home-ofis (ev işyeri) kavramı da bazı ileri kuruluşlarda uygulanmaya başlamıştır. Zuxxi gibi amatör tasarımlı birçok site, büyük İnternet içerik sağlayıcılarının portallarıyla yarışmaya başlamıştır. O yıllarda dünya, bir de Türkiye’nin İnternet Mahir’ini tanımıştır. Bozuk bir İngilizce ile hobilerini, arabasını ve evini anlatan ve yabancı kadınları İzmir’e davet eden Mahir “I kiss you” sitesiyle, yalnızca Türkiye’de değil, tüm dünyada efsane olmuştur. 1999 yılında Amerika’da “Sanal Dünya Anahtarı” ödülünü alan Mahir’in efsane sitesi, bugün www.istanbul.tc/mahir/mahir/adresinden görülebilir.

Bilindiği gibi, 2000 ve daha sonraki yıllarda Türkiye’de peş peşe ekonomik krizler yaşanmıştır. İnternet sektörünün de bu krizden etkilendiği açıktır. Başta hizmet sağlayan kuruluşlar olmak üzere sektörün birçok işletmesi, hedefledikleri kullanıcı sayısına ve reklam gelirine ulaşamamıştır. Bu durum, büyük yatırım bütçesiyle işe başlayan kuruluşlarda çöküşlere neden olmuştur. Bu sektörde en büyük çöküş ise, 2001 yılında sektöre bomba gibi giren İxir’in batışı ile olmuştur. İxir’in batışı yüzlerce gazeteciyi işsiz bırakmıştır. Son büyük çöküş, 2002 Ekim’inde “İnternet bağlantısı yanında bedava bilgisayar kampanyası” ile Türkiye’de İnternetin yayılmasına büyük katkıları olan Veezy’nin de, aynı İxir gibi Superonline’e devredilmesiyle olmuştur.

İnternet, Türkiye sıradan insanına başlıca şu olanakları sağlamıştır:

  • MP3 denilen bilgisayar formatındaki şarkıları ve DVD denilen bilgisayar formatındaki filmleri, İnternetten parasız olarak indirme,
  • Evlenmek isteyenlere sanal çöpçatanlık,
  • Anında habercilik,
  • Parasız bilgi kaynaklarına, arama motorlarıyla anında ulaşım,
  • Anında bilgi paylaşımı,
  • Sanal arkadaşlık ve sanal tartışma,
  • Evden çıkmadan fatura ödeme, bankacılık işlemleri yapma, çeşitli yatırımlar yapma, e-ticaret yöntemiyle alışveriş,
  • Otel, uçak, tatil köyü için on-line rezervasyonlar ve her türlü yer ayırtmalar.
  • Dijital işletmecilik

Bütün bu gelişmelere karşın, Türkiye’nin Dünya ile karşılaştırıldığında İnternet alanındaki durumu pek de parlak değildir. Ancak özellikle 2006 yılında, bilgisayar ve İnternet kullanımında çok büyük yaygınlaşma ve gelişme gözlenmeye başlamıştır.

6.3. İnternetin Belkemiği Olan NAP Ve ISP Bilgisayar Hizmetleri

İnternetin belkemiğini, günün her saatinde açık, birbirine çevrimiçi (online) bağlı büyük bilgisayarlar oluşturur. İnternet üzerinde belirli bir yere yönelmeyi sağlayan bağlantı noktalarına,  “Network Erişim Noktası” (Network Access Point=NAP) denir. Aslında her bir NAP, en azından internet trafiğinde bir yerden diğerine basit rotaları olan bir bilgisayardır. NAP’lar network servis sağlayıcıları olan kurulular tarafından yönetilir. Örneğin, MCI veya AT&T gibi bir network servis sağlayıcı (NSP) kuruluş, kendine özgü büyük bilgisayarlarında ya da başka değişle NAP’larında, bilgisayarların rotasını hatta her bir diğer NAP bağlantısının olduğu hatlardaki rotaları belirlerler.

Değişik yerlerdeki hatları bir noktaya yönlendiren NAP’larda, İnternet hizmeti veren bilgisayarlar, birbirine bağlanır ve böylece internet oluşmuş olur. Bireylerin, işletmelerin, kurum ve kuruluşların internet erişimini sağlayan şirketlere, “İnternet Servis Sağlayıcı” (Internet Service Provider=ISP) denir. Herhangi bir bilgisayar, üyesi olduğu ISP bilgisayarını tıklayarak o bilgisayarla bağlantı kurar. Daha sonra, bağlantı kurduğu ISP, kendisine başvuran söz konusu bilgisayarı, internette zaten bağlı bir başka bilgisayara bağlanır. Bu tür peş peşe bağlanmalar sonucunda da, internete ve internette belirtilen adrese gidilmiş ve aranan sayfa ve bu sayfa üzerindeki köprülerle diğer sayfalara ulaşılmış olur.  

 6.4. İnternet Sunucusu (Internet Server)  Bilgisayarlar

İnternet aracılığıyla iletişim, client-server modelleriyle gerçekleştirilir. Bu model, bir çok iletişim ağı protokolünün çalışma şeklini tanımlar. Söz konusu modelde, aynı ağ üzerinde bir dağıtıcı yazılım (server) ve bu dağıtıcıdan bilgi talebinde bulunan bir kullanıcı yazılımı (client) vardır. Örneğin, yerel iletişim ağlarında bir dosya dağıtıcısı (file server) ve ondan gerektiğinde dosya talep eden kullanıcılar (client) bulunur. Bu modelin en büyük üstünlüğü işlem yükünün makineler arasında paylaşılmasıdır.

Internet üzerindeki bir sunucuya bağlanmış olan “istemci” makineye “client” adı verilir. Başka değişle, insanların internete erişerek sörf yapmak için kullandığı bilgisayarlara alıcı, istemci ya da client bilgisayarlar denir. Geleneksel masaüstü bilgisayarlar, dizüstü bilgisayarlar, PDA’lar ve hatta cep telefonları birer istemci makine örnekleridir.

İnternet sunucusu bilgisayarların, başlıca dört temel türü vardır. Bunlar; web, mail, ftp ve IRC servis sağlayıcılarıdır. Web sunucular, web sörfçülerine servis ve bilgi sağlarlar. Örneğin www.ebay.com adresine ulaşan bir kişi, aslında, alıcı bilgisayarını kullanarak bir web sunucusuna ulaşmış ve sunucu aracılığı ile ebay sayfasını açmış demektir.

Mail sunucu; hemen herkesin bildiği e-postal hizmetlerini verir. Aslında, mail sunucular, kişilere, web sunucuların bir yan hizmeti ya da parçası olarak verilir. Örneğin, Hotmail, Messenger’in (MSN) ücretsiz bir e-posta sağlayıcıdır.

Ftp sunucu, dosya transfer protokolü olarak bilinir. Ftp sunucusu, kişinin kendi bilgisayarına indireceği dosyaların toplanmasını sağlar. Bu dosyalar yazılımlar, ekran koruyucuları, çoğu MP3 formatında olan müzik dosyaları ve çeşitli oyunları içerirler.

IRC (Internet Relay Chat) sunucu,  internet bağlantılı sohbet olanağı sağlar. Sohbet yapmak isteyen kişilerin, sohbet odaları ve tartışma grupları oluşturmalarını destekler. IRC sunucular,  www.epinions.com veya www.superonline.com gibi siteler için, çok popüler sunucu bilgisayarlardır. Bu tür sitelerde, çeşitli bilgi, ürün ve hizmetler hakkındaki fikirler paylaşılır. Ayrıca, diğer insanlar tarafından yazılan görüşleri de okunabilir.

6.5 İletişim Protokolleri  (Communications Protocols)

İnternette bilgi, uluslar arası belirli iletişim protokollerine, başka deyişle, uluslararası belirli bazı iletişim kurallara göre hareket eder. İletişim protokolleri, bilgi transferi yapan her bilgisayarın uyması gereken kurallardan oluşur. İnternet üzerinde en yaygın kullanılan protokoller TCP/IP, http ve ftp olarak bilinir. Bunların yanında, PPP (Point to Point Protocol) ve POP (Post Office Protocol) gibi bazı protokoller de vardır.

TCP/IP veya Transport Control Protocol / Internet Protocol, internet üzerinden bilgi göndermek için gerekli olan ilk başta gelen kurallardır. Herhangi bir bilgi, herhangi bir zamanda, internet üzerinde, TCP/IP’ye göre hareket eder. Hipermetin transfer protokolü (hypertext transfer protocol =http), internet sunucusundan istemciye doğru akan bilginin hareketlerini destekleyen bir iletişim protokolüdür. Web sitesi adreslerinin http://. ile başlamasının nedeni, bütün web tarayıcı yazılımlarının bu iletişim protokolünü varsayması ve bilginin web tabanlı olduğunu tanımasıdır.  Bu nedenle http://. yazılmasa bile, web tarayıcısındaki alanda http://   uzantısı www’nin başında yerini otomatik olarak alır.

Dosya transfer protokolü (ftp); bilgi dosyalarının, bir bilgisayardan diğerine transferine izin veren iletişim kuralıdır. Bir ftp sunucusundan dosya indirdiğinde, hem TCP/IP hem de ftp devreye girer ve işlem tamamlanır. Benzeri şekilde bir web sitesine erişilmek istendiğinde, hem TCP/IP hem de http kullanılır. Nedeni, istenen bilginin web tabanlı olmasıdır.

7.  DİJİTAL İŞLETMENİN İNTERNETE BAĞLANMASI  

Dijital işletmeyi oluşturan web sitesini, internete bağlayabilmek için, daha önce de değinilen bir internet servis sağlayıcısına (ISP) gereksinme vardır. Internet alanında hizmet veren birçok ISP vardır. Örneğin www.aol.com , www.netzero.net , www.ttnet.net.tr  gibi ücretli veya www.8m.com , www.geocities.com , www.freeservers.com gibi bedava internet servis sağlayıcıları vardır. İnternet servis sağlayıcılarının bir listesi, google arama motoru ile elde edilebilir ve amaca uygun olanı seçilebilir. Bunlar arasından hangisinin seçileceğine, karar verildikten sonra, yine internet aracılığı ile aylık veya yıllık ücreti ödenerek, dijital işletmenin dosyalarını yüklemede yararlanacağı şifreler elde edilir.

Ekonomik amaçlı ISP’lerin aylık veya yıllık ücreti, dijital işletmeye fatura edilir. Bu ücreti, tıpkı telefon hizmeti karşılığında kesilen faturalara benzetmekte bir sakınca yoktur.  ISP ücreti, fazla pahalı değildir. Genellikle aylık yaklaşık 20 dolar civarındadır. Microsoft(MSN), AOL, Computerserver ve AT&T WorldNet gibi kuruluşlar, dünyaca ünlü ticari ISP’lerden birkaçıdır.

Ücretsiz ISP’lerde, dijital işletme, kuruluma para ödemez, aylık ücret vermez ve sınırsız olarak web sayfalarına erişebilir. Ancak, ücretsiz ISP’lerde, çoğu kez bazı sorunlarla karşılaşılabilir. Genellikle ücretsiz ISP’ler, yararlanana, ticari ISP’ler gibi web alanı sunmaz. Sunulan web alanı yararlananın kendi sitesinde bulunan bir depolama bölgesi (bellek) dir. Bu nedenle, dijital işletme, hazırladığı web sitesini yayınlamak için, ücretsiz ISP’leri değil de, ticari ISP’leri seçmek durumunda olmalıdır. Ayrıca ücretsiz bir ISP kullanıldığında, hiç istenilmeyen birçok ilan veya reklam görünür.. Ücretsiz ISP’lerin bir diğer sakıncası da, genellikle teknik desteğin sınırlı olmasıdır. Ücretli ISP’ler, bedelsiz harici telefon desteği de verirken, ücretsiz ISP’ler, yalnızca e-posta desteği sağlarlar.

Bu sakıncaları nedeniyle, işletmeler, ücretsiz ISP yerine ücretli ISP seçme yoluna giderler. Ancak, kişiler, birçok sakıncasına rağmen, yine de ücretsiz ISP seçerek kendi özel sitelerinin internette görünmesini sağlamaktadırlar. Daha önce de belirtildiği gibi, (www.access-4-free.com) ve (www.netzero.net) en çok yararlanılan iki ücretsiz ISP’dir.

Bir işletmenin hangi tür ISP seçeceğine karar verirken, şu konuları göz önünde bulundurmasında yarar vardır:

  • Web alanına gereksinme duyan işletme, ücretli ISP seçmelidir
  • Teknik destek önemli ise, işletme, ücretli ISP seçmelidir
  • Para sıkıntısı varsa, işletme, ücretli ISP seçmelidir
  • Gizlilik önemli ise, işletme, ücretli ISP seçmelidir

7.1. İletişim Yazılımları          

Web’e ulaşmak ve web’den yaralanmak için, iletişim yazılımlarına gereksinme vardır. Bu yazılımlar, şu şekilde sıralanabilir:

  • Bağlantı yazılımları: Bilgisayarın, diğer bir bilgisayarla bağlanmasını sağlar.
  • Web tarayıcı yazılımlar: Web’de gezinmeyi (sörf yapmayı) sağlar.
  • E-posta yazılımları: E-posta göndererek veya alarak, diğer insanlarla elektronik iletişim kurmayı sağlar.

Bağlantı yazılımları, pek çok kişisel bilgisayar için standarttır. Bağlantı yazılımlarını kullanmak için, bağlantıyı sağlayacak numarayı bilmek gerekir. Sonrasında süreç oldukça basittir. Türkçe Microsoft Windows XP’nin içinde başlat, tüm programlar, donatılar, iletişim, ağ bağlantıları sırayla tıklatılır ve yeni bağlantı oluşturma seçilir. Eğer, işletme bağlanmada kablo, IDSL veya bağımsız modem (bir bilgisayardan diğerine veri transferi yapmaya yarayan telefon aygıtı) gibi yüksek hızlı daimi bağlantı araçları kullanıyorsa, bilgisayar açıldığında ISP’ye bağlanmak için süreç otomatik olarak işler.

Web tarayıcı yazılımlar ve e-posta yazılımları da, tıpkı bağlantı yazılımlarında olduğu gibi, güncel standart yazılımlardır. Örneğin,  Anadolu Üniversitesinin ISP’si, öğrencilerin de ISP’si olduğu için, öğrenciler web tarayıcısı olarak Explorer’i;  e-posta adresi olarak da (……….@anadolu.edu.tr) yi kullanabilirler.

7.2. Uziletişim (Telecommunication) Donanımları

Dijital işletmenin web sitesine ulaşmak için, iletişim yazılımlarının yanında, ayrıca uziletişim donanımlarına da gereksinme vardır. İşletmede çalışan bir görevlinin masasındaki bilgisayar, doğrudan doğruya ağa bağlıysa, web tarayıcısı ve e-posta yazılımları, zaten çalışır durumdadır. Ancak, evden bağlanılmak istenildiğinde, bir modeme gereksinme vardır. Aşağıda bazı modem türleri sıralanmıştır:

  • Telefon modem (modem): Bir bilgisayardan diğer bilgisayara veri transferi yapmak amacıyla telefon hattına bağlanmak için kullanılan bir araçtır
  • İkili abone hattı (DSL): Aynı zamanda ses iletimi için telefon hattını kullanabilmeye izin veren yüksek hızlı internet bağlantısıdır.
  • Kablolu modem: İnternet bağlantısını sağlamak için TV kablonu kullanan bir araçtır.
  • Uydu modem: Uydu çanağından internete erişmeye olanak tanıyan modemdir.

DSL, kablolu ve uydu modemler en yeni, en pahalı ve en hızlı bağlantı araçlarıdırlar. Bu modemler, işletmenin telefon hattını da meşgul etmezler. Örneğin, işletme basit bir telefon modemi kullanıyorsa, aynı anda sesli iletişim için telefon hattını kullanamaz. Oysa, DSL modem, telefon hattını basit bir şekilde bölümlendirir. Böylece, eş zamanlı olarak bir taraftan sesli iletişim kurar, diğer taraftan da internete bağlanmayı sağlar. Daha pahalı olsalar bile DSL, kablolu ve uydu modemler, işletmeyi sürekli olarak internete bağlı tutarlar. Yüksek hızlı modemler, aynı zamanda, internete kablosuz bağlanma olanağı da yaratırlar. DSL modem, doğrudan doğruya bir bilgisayara bağlanır ve diğer bir bilgisayarla kablosuz olarak bağlantılar kurulur.

8. DİJİTAL İŞLETMECİLİKTE İNTERNET UYGULAMALARI

İnternet, Sunucu/İstemci teknolojisine dayanır. Elektronik posta iletilerini, veri tabanlarını ve web sitelerini de içeren tüm veri ve bilgiler, sunucularda depolanır. Çevrimiçi olan bir istemci, belirli bir işlem dizileriyle sunucudaki veri ve bilgilere erişerek, gereksinmesini karşılar. Aşağıda, hemen herkesin bildiği bazı internet uygulamalarına kısaca değinilmekle yetinilmiştir.

.

8.1. İnternete Bağlanma

İnternet, tüm dünyaya yayılmış, bilgi paylaşımı için birbirleri ile bağlantılı bilgisayarlardan oluşan bir ağdır. İnternet sözcüğü, İngilizcede “uluslararası ağ” anlamına gelen “international network” sözcüklerinin birleştirilmesinden oluşmuştur. Bu uluslararası ağın çekirdeğinde birbirine yüksek hızlı bağlantılarla bağlı, sürekli çalışır haldeki bilgisayarlar vardır. İnternet’e bağlanmak için bir İnternet Servis Sağlayıcı (ISS) aracılığı ile bilgisayarı, bu bilgisayarlardan birine bağlamak gerekir. İnternet’e bağlanınca veya yaygın kullanımıyla on-line olununca, bilgisayar nerede olursa olsun, ister Türkiye’de belirli bir semtte, ister dünyanın öbür ucundaki bir semtte bulunsun, İnternet’e bağlı diğer tüm bilgisayarlarla iletişimde bulunulabilir.

Dünyada milyonlarca birbirine bağlı bilgisayar olduğu için, söz konusu bağlantı rasgele olmaz. Aranan bilgilere kolayca ulaşabilmek için, bu bilgilerin tutulduğu bilgisayarlara ve bu bilgisayarlar içindeki alanlara birer adres verilmiştir. Ağa bağlı bilgisayarın da bir adresi vardır. Kullanıcı, ISS’ne telefon numarasını çevirip bağlandığında, aslında o ISS’de yer alan bir sunucu bilgisayara bağlanılmaktadır. Bu sunucu bilgisayar, bağlantı sırasında kullanılan kullanıcı ismine ve şifresine göre elindeki boş adreslerden birini (örneğin 212.172.195.135 gibi) İnternet Protokolü (IP) numarasını bilgisayara atar. Aslında, kullanıcı, Web sitelerine, e-posta kutularına bağlanırken bir adresi belirtmiş olmaktadır.

Ancak, bu karmaşık rakamlar akılda tutulamayacağı için, söz konusu numaraları anlaşılır adreslere çeviren Alan Adı Sunucuları (DNS – Domain Name Server) vardır. Başka bir deyişle, Web tarayıcısına, örneğin, www.Superonline.com adresi yazıldığında, bu Alan Adı sunucusundan önce IP numarasına bakılır ve bu numarada yer alan Web sayfası, aboneye verilen IP adresi üzerinden Web tarayıcı programına gönderilir. Diğer taraftan, kullanıcıların bu teknik bilgileri bilmelerine de gerek yoktur. Kullanıcıların bilmeleri gereken, Web sitelerine bağlanırken, e-posta kutusuna gönderilmiş mesajları alırken, başkalarına mesaj gönderirken kullanılacak basit, akılda kalır adreslerdir. Kullanıcı, bazı adresleri kendisi de kolayca tahmin edebilir. Nedeni, örneğin, bir şirketin Web sitesi adresi büyük olasılıkla, www.şirketadı.com şeklindedir veya o adres başkaları tarafından alınmışsa, buna yakın bir adrese sahip olabilir.

Web tarayıcı programlarda, sık ziyaret edilen sitelerin adreslerinin saklanabileceği listeler olduğu için, Web adreslerinin tek tek ezberlenmesine gerek kalmaz. Adresleri, bu listelere kaydedip istenildiği zaman ortaya çıkarmak mümkündür. E-posta kutusunun veya haber sunucularının adresini ise, e-posta/haber okuma programı ilk kullanıldığında bir kez tanımlanınca, her seferinde tekrar yazmaya gerek kalmaz.

8.2. İnternette Gezinme

“İnternet’te gezme” veya “sörf yapma” deyimi, Web sitelerini, bu sitelerdeki Web sayfalarını ziyaret etmek anlamında kullanılır. Artık tüm PC’lerde işletim sistemiyle gelen veya sonradan yüklenen bir Web tarayıcı program vardır. En sık kullanılanların da Microsoft İnternet Explorer ve Netscape Navigator olduğuna daha önce değinilmişti. Belirtilen  bu tarayıcılarda Web sitelerini gezmek, yani Web sayfalarına bağlanmak için iki yöntem vardır:

 İlk yöntem, İnternet’e bağlandıktan sonra İnternet Explorer’da başlık çubuğunda görünen Adres (Address) satırına, Netscape Navigatör’de Location satırına (Netscape’teki satırın ismi “Go to” veya “Netsite” olarak da değişir) girilecek Web adreslerini yazıp, klavyede Enter tuşuna basmak gerekir. Burada adresin başındaki http:// kısmının yazılmasına gerek yoktur. Her iki program da, o kısmı otomatik olarak kendisi eklemektedir.

İkinci yöntem, bir Web adresine açılan bir bağlantıya (link’e) tıklamaktır. Bu bağlantılar, öncelikle Web sayfalarında olur. Fare Web sayfası üzerinde gezdirildiğinde, fare imlecinin el simgesine dönüştüğü yerler birer bağlantı noktasıdır. Buralara tıklayarak Web sitesi sayfalarına ulaşılabilir. Bu bağlantı noktaları, metin halinde olabileceği gibi, bir grafik öğe de olabilir. Metin halindeki bağlantılar genelde altı çizili sözcükler halinde görünür. Grafik öğe şeklindeki bağlantılar ise bir resim, üzerine açıklama yazılmış bir düğme, bir bölme kulakçığı, bir simge şeklinde olabilir.

Bağlantılar, yalnızca Web sayfaları üzerinde olmaz. Örneğin, İnternet Explorer’daki Sık Kullanılanlar (Favorites), Netscape Navigatör’deki Bookmarks listesindeki site isimleri de aslında birer bağlantıdır. Ya da İnternet Explorer’ın üstündeki Bağlantılar (Links) adlı çubuk, Netscape Navigatör’ün aynı yerdeki Personal Toolbars çubuğu düğme şeklinde bağlantılar içerirler. Bunlara tıklanıldığı zaman, belirtilen Web sayfalarına ulaşılır.

Bağlantılara tıklanıldığında, o bağlantıya atanmış Web sayfasının açılması komutu verilmiş olur. Tıklanıldığı an, bağlantının düzenleniş şekline göre ya yeni Web sayfası mevcut Web tarayıcı pencere içinde açılır, ya yeni bir pencerede açılır, ya da zaten açık olan mevcut Web sayfası içine gömülü bir bölmede gösterilir.  Aynı Web tarayıcı penceresi içinde sörf yaparak birkaç Web sayfasına ardı ardına bağlanılabilir. Bu durumda, Web tarayıcısının Geri (Back) ve İleri (Forward) tuşlarına tıklayarak bu sayfalar arasında İleri-Geri gidebilir. Son açılan sayfalar, diskte özel bir klasörde saklandığı için, bunlar, Web tarayıcısının ekranına çok hızlı gelir. Ya da Web sayfasını tasarlayan kişi (Web tasarımcısı veya Webmaster denilen kişiler), İleri-Geri düğmeleri (butonları) koymuş olabilir. Bu düğmeler de, aynı işi görür.

Bir Web sayfasını okurken, iki ayrı sayfadaki bilgileri karşılaştırmak, için,   ayrı bir pencerede başka bir Web sayfası açılması düşünülebilir. Gerek İnternet Explorer, gerek Netscape Navigator birden fazla pencerede açılabilen programlardır. Simgelerine her tıklanıldığında, yeni bir pencere açarlar. Bu pencerelerin her birinde de, yeni bir Web adresine bağlanılabilir. Bir Web sayfasını kapamadan o sayfadaki bağlantıyı ayrı bir pencerede açmak istenirse, bu durumda o bağlantıya sağ tıklanır ve Yeni Pencerede Aç (Open in New Window) komutu çalıştırılır.

İnternet, dünyadaki milyonlarca bilgisayarı birbirine bağlayan bir sistemdir. İnternet’in en iyi bilinen özelliği olan World Wide Web, çoklu ortam klipleri ve hatta canlı radyo ve video gibi zengin bir içerik sunmaktadır. Bu içerik, İnternet Explorer gibi bir Web tarayıcısı kullanılarak, Web sayfalarında görüntülenir. Genellikle bir Web sitesinin en üst düzeydeki sayfasına giriş sayfası denir ve diğer sayfalara buradan gidilir. İnternet Explorer başlatıldığında görülen ilk sayfaya, giriş sayfası denir.

Her Web sayfasının özel bir adresi bulunur. Bu adres bazen URL (uniform resource locator, yani standart kaynak bulucusu) diye adlandırılır. Doğrudan sayfaya gitmek için bu adres yazılabilir. Burada pek çok şeye işaret edilir. Örneğin, http://www.microsoft.com denildiğinde, HTTP (Hypertext Transfer Protocol, yani Köprü Metni Aktarımı İletişim Kuralları) ile bilgisayara, İnternet bilgisayarıyla nasıl bağlantı kuracağı anlatılır. (Köprü Metni, İnternet’e içerik yazmak için bir yöntemdir.) www, sitenin World Wide Web’de olduğunu belirtir. .com eki ise ticari bir siteyi işaret eder (aynı biçimde. edu eğitim kurumları veya .org diğer organizasyonlar için kullanılır).

Web’de gezinmenin en yaygın biçimi, bağlantı veya köprü denilen ve kodlanmış adres içeren metin veya resimlere tıklatmaktır. Fare işaretçisi bir bağlantının üzerine getirildiğinde, el biçimine dönüşür. Web rasgele taranabilir (sörf yapabilir) veya merak edilen bir sayfayı belirten sözcüklere göre, arama motorlarına aratılabilir. Ayrıca, giriş kapısı siteleri (örneğin msn.com) de, sevilen sayfalara önceden seçilmiş bağlantılar içerir.


İnternet’ten bilgisayara resim, ses veya programlar yüklenebilir. İnternet Explorer’daki güvenlik ayarları, bunların güvenli bir biçimde yüklenmesine yardımcı olur. Ayrıca, söz konusu ayarlar, güvenilmez yazılımlardan veya virüslerden uzak durulmasını sağlar ve e-posta iletişimini veya elektronik alışverişi daha güvenli kılar. Aynı zamanda, Web’deki bazı bilgiler herkes için uygun olmadığından, İnternet Explorer kullanarak bilgisayardan bazı sitelerin görüntülenmesi engellenebilir.

8.3. Elektronik Posta İşlemi

Elektronik posta göndermek için, öncelikle bilgisayarda bir e-posta programı kurulu olmalıdır. İnternet Explorer ile gelen Outlook Express veya Netscape Communicator ile gelen Netscape Messenger bir e-posta programıdır. E-Posta yollayacak kimsenin elinde e-posta adresi, kullanıcı adı, e-posta şifresi ve e-posta sunucusunun gelen ve giden posta sunucusu adresleri olmalıdır. Bunların tümü, ISS’den öğrenilebilir.

Örneğin, msahin@anadolu.edu.tr veya memetsahin26@ttnet.net.trbiçiminde bir e-posta adresinde, kullanıcı adı, “msahin” ya da “memetsahin26”dır. Gerçekten de, e-posta adresinin ilk kısmı, kullanıcı adıdır. E-posta sunucusunun Gelen (Incoming mail – POP3) ve Giden (Outgoing mail – SMTP) posta sunucusu adresleri ISS tarafından verilir.

8.4. İnternet’te Söyleşi (Chat)

Herkes tarafından bilinen e-postanın yanı sıra, dünyadaki başka insanlarla bağlantı kurmak için sohbet odaları ve haber gruplarını da kullanılabilir. Bir sohbet odasında, bir veya birden fazla kişiyle aynı anda ve gerçek zamanda yazılan sohbet sürdürülebilir ve haber gruplarından (bazen ilan tahtaları da denir) postalanan iletiler okunabilir veya buralara ileti postalanabilir. Hatta bilgisayar aracılığıyla İnternet telefon görüşmesi bile yapılabilir.

İnternet’te söyleşi, iki şekilde olur. Söyleşi yapmak için, ya bir IRC programı kullanıp bir IRC sunucusuna bağlanılır veya Web tabanlı sohbet odalarına girilir.

Turk net, Superonline, gibi diğer hizmet sağlayıcılarda Web tabanlı sohbet odaları vardır. Örneğin, http://sohbet.superonline.com adresinden, Superonline’deki sohbet odalarına ulaşılabilir. Ayrıca bu sohbet odalarından nasıl yararlanılacağı ile ilgili bilgiler, yardım sayfalarında bulunabilir. Ancak, önce kulüplere üye olunması gerekir.

Üye olarak bir kullanıcı ismi ve şifre alındıktan sonra, e-posta adresine gönderilen bağlantıya tıklayarak, sohbet odalarına üyelik kabul ettirilir. Daha sonra istenilen odaya bağlanıp sohbet edilebilir.

.8.5. İnternet’ten Dosya İndirme

Bilgisayarının başındaki kişi, bilgisayarında kullanmak üzere, İnternet’ten pek çok dosya indirebilir. Bunlar, ücretli (shareware) veya ücretsiz (freeware) yazılımlar, program demoları, bilgi veya grafik içeren dosyalar, filmler, müzikler ve benzerleri olabilir. Bazı dosyalar, Web tarayıcısının görüntüleyebileceği veya Web tarayıcısında izlenebilecek / dinlenebilecek dosyalardır. Örneğin Web sayfaları, metin (text) dosyaları, sisteme Adobe Acrobat Reader programı kuruluysa, bilgi içeren PDF dosyaları, GIF ve JPG dosyaları biçimindedir. Bazıları da bilgisayara indirdikten (download) sonra kullanabilen dosyalardır. Örneğin ZIP ve EXE adlı dosyalar ve diğerleri bu gruba girer. İlk gruptaki, Web tarayıcısıyla izlenebilecek dosyalar, Web sitesinde bu dosyaların bağlantısına tıkladığında indirilip izlenebilir.

İnternet’ten dosya, iki şekilde indirilebilir. Birincisi, biraz önce belirtildiği gibi, Web sitelerinde görünen bağlantılarına (download linklerine) tıklayarak dosya indirmektir. İkincisi ise, eğer dosya bir FTP sunucusunda yer alıyorsa, CuteFTP gibi bir programla o sunucuda ilgili klasöre bağlanıp dosyayı o klasörden isteyerek dosya indirmektir.

Dosya indirmek için, öncelikle indirilecek dosyaya doğrudan açılan bağlantı (link) bulunmalıdır. Bazı sitelerde “Buradan indirin”, “Almak için tıklayın”, “Download now” gibi ifadelerle zaten bu linkler belirtilir. Bazılarında, dosyayı indirmek için, önce kişisel bilgilerin doldurulmasını isteyen basit bir form çıkar. Bazen de, dosya indirme sayfasına ulaşıldığında otomatik olarak indirme işlemi başlar. Gerek dosya indirme linkine tıklandığında, gerek otomatik download işlemi başladığında, ekranda önce bir ileti kutusu görünür. Bu kutudaki ilk seçenek işaretlenirse, indirilen kurulum dosyası, iş bitince diskte  saklanamaz. İkinci seçenek olan “Programı diske kaydet” (Save this program to disk) seçeneğini işaretleyip Tamam (OK) düğmesine tıklatılması durumunda, kurulum dosyası bilgisayarın diskinde saklanır.

Tamam (OK) düğmesine tıklandığında, programın nereye kaydedileceği sorulur. Bu tür işler için bilgisayarın diskinde Download isminde bir klasör yaratıp İnternet’ten indirilen dosyaları burada tutmak düzenlilik açısından iyi olur. Klasör seçilerek İleti kutusundaki Kaydet (Save) düğmesine tıklanırsa, kaydedilecek dosyanın ismi, Dosya Adı (File Name) kısmında görünür. Böylece, indirme işlemi başlar. İndirme sırasında ekranda, dosyanın toplam boyutu, o an ne kadarının indirildiği, kalan tahmini sürenin ne kadar olduğu, hangi klasöre hangi dosya ismiyle indirildiği, o andaki indirme hızınızın kaç Kilobyte/sn olduğu gibi bilgiler yer alır. İndirme (download) işlemini iptal etmek için, İptal (Cancel) düğmesine tıklamak gerekir. Dosya indirme işlemi bittiğinde bu ileti kutusunun kapanması istenirse, en alttaki kutu işaretlenmelidir. İşaretleme yapılmazsa, indirme işlemi tamamlandığında, bu ileti kutusu ekranda kalır ve İptal düğmesi Kapat (Close) düğmesine dönüşür

Dosyayı indirdikten sonra, diskteki klasöre geçip üzerine çift tıklayarak, indirilmiş olan program çalıştırılır. İnternet’teki programların çoğu, exe veya zip soyadlıdır. Exe dosyalar, üzerine çift tıklayınca kurulurlar. ZIP dosyalarını ise, önce açmak gerekir.

8.6. İnternet’te Alışveriş

İnternette alışverişin bir tek yolu vardır. Bu da, alışveriş yapacak kişinin, Kredi kartıyla Alışveriş sitelerine bağlanmasıdır. Satın alınacak ürünler, bu sitelerdeki sanal sepetlere eklenir ve sonra kredi kartı bilgileri, kişisel bilgiler, teslimat ve fatura adresleri, ilgili formlara doldurarak gönderilmelidir.

İnternet aracılığı ile alışverişin güvenilir olup olmadığı ya da bazı yasal düzenlemelerin olup olmadığı konusunda bazı bilgiler verilmesinde yarar vardır:

  • İnternet’te alışveriş yapmak isteyenlerde, “başkaları İnternet’te verilen kredi kartı bilgilerini ele geçirir mi?” şeklinde korkular vardır. Ancak, bu gün için, dünyada %100 güvenilir herhangi bir sistem yoktur. Yeterince zaman ve kaynak ayrılırsa, her sisteme girilebilir ve istenilen bilgiler ele geçirilebilir. Bu arada, gerçek günlük yaşamda kredi kartı bilgileri, İnternet’en daha kolay ele geçirilebilir. Alışveriş yapılan yerlerde, restoranlarda, bankalarda ve hemen her yerde, kredi kartları, başka kişilere teslim edilmektedir. İyi bir güvenlik sistemi kullanan büyük alışveriş sitelerinde bu risk daha da düşüktür. Kısacası, İnternet’ten alışveriş yaparken, bu konuda ayrıca ek bir güvensizlik duygusuna kapılmak yersizdir.
  • İnternet’te, güvenilir işletmelerin de Web sayfaları vardır. Bilinmeyen Web sayfalarından alışveriş yapmaktan korkanlar, ismi iyi olarak bilinen bu güvenilir kuruluşların sayfalarından alışveriş yapabilirler.Yurtdışı sitelerden alışveriş yapılacaksa, sitelerde verilen bilgilerden özellikle Türkiye’ye gönderileri olup olmadığına da bakılmalıdır.
  • Alışveriş yapılan sitelerdeki bilgilerin çok dikkatli okunması gerekir. Özellikle, kredi kartından ne kadar para çekileceği, ürünün nasıl gönderileceği, kaç gün içinde geleceği, kurye (taşıma) parası ödemek gerekip gerekmediği, özellikle yabancı alışveriş sitelerinde Türkiye’ye veya bulunduğu bölgeye ilişkin özel koşulların olup olmadığı konusunda, yeterli bilgiler edinilmelidir.
  • Yurtdışındaki sitelerden alışveriş ederken, gönderi yöntemine de dikkat edilmelidir. Kurye şirketleri ile kapıya kadar gönderi yapılmasını sağlayan seçenekler daha pahalı, buna karşılık gümrüğe takılma riski daha azdır. Kitap, CD, DVD gibi ürünler sınırlı sayıda sipariş edilirse, genelde gümrüğe takılmadan gelir. Ancak, bunlar, herhangi bir şekilde gümrüğe takılırsa, gümrük bedeli ekleneceği için ürünün fiyatı çok pahalıya gelebilir. Bu nedenle, Türkiye’de olan ürünlerin yurtdışı sitelerden sipariş edilmesi pek önerilmez. Yurtdışı alışveriş siteleri, gönderdikleri ürünün gümrüğe takılmayacağı konusunda garanti veremedikleri için, gümrük bedelini alıcının sorumluluğuna bırakmış olmaktadırlar. Elektronik eşyaların, büyük olasılıkla gümrüğe takılacağı da unutmamalıdır.
  • Bazı alışveriş sitelerinde, sitelerde alışveriş yapmadan önce, üye olunması, kişisel bilgilerin ve bazen de kredi kartı bilgilerinin önceden verilmesi istenebilir.
  • Bütün alışveriş siteleri, verilen siparişin yerine ulaştığına ilişkin olarak, alıcıya e-posta ile bilgi geçer veya bir Web sayfasında bunu bildirir. Verilen siparişle ilgili kayıtlar bu belgelerde olduğu için, bu tür e-postaların kesinlikle saklanması gerekir. Eğer sipariş bilgileri Web sayfasında bildirilmişse, İnternet Explorer’da Dosya*Adıyla Kaydet (File*Save As) komutuyla bu sayfayı bilgisayarın diskine kaydetmelidir. Bu belge ve kayıtlar, ileride çıkabilecek anlaşmazlıklarda kanıt olarak kullanılabilir.
  • Siparişin ne kadar sürede adrese teslim edileceği ile ilgili bilgilere dikkat edilmelidir. Sipariş belirtilen sürede gelmezse, bilgisayar diskinde veya  başka bir yerde saklanan bilgilerden de yararlanarak, siteye e-posta gönderilmeli ve durumun nedeni sorulmalıdır. Web’ de alışveriş sayfası olan güvenilir siteler, alıcıya, aynı ürünü tekrar göndermektedirler.
  • Sipariş verirken, sürekli bulunulan bir adres verilmelidir. Bununla birlikte, genelde, kurye servisleri, alıcıyı verilen adreste bulamazlarsa, not bırakarak alıcıyı bilgilendirmektedirler.

9. İNTERNET’İN DİJİTAL İŞLETMEYE SAĞLADIĞI YARARLAR

İntranet ve Extraneti de içeren İnternet olanakları, işletmelere birçok açıdan yarış üstünlüğü kazandırır. İnternetin, işletmelere sağladığı yararlara kısaca değinmekle yekinilecektir.

9.1. Küresel Bütünleşme Ve Erişim

İnternetin işletmeler açısından en büyük yararı, dünyanın her yerindeki kişi ve kurumlarla ucuz ve çok hızlı bağlantılar kurma olanağını sağlamasıdır. İnternet, bulunduğu yere, türüne ve işletim sistemine bakmazsızın, bilgisayarının veri tabanında bir İnternet adresi olan ve bilgisayarı ağa bağlı olan herkesle etkileşimde bulunmayı olurlu kılar.

İnternetin kullanım kolaylığı ve kürsel bütünleştiriciliği, geleneksel işletmecilikte kolay kolay ulaşılamaz uzaklıklardaki kişi, işletme ve kurumlara elektronik hızla erişmeyi ve küresel boyutlarda işletmecilik yapmayı sağlamıştır. Artık, işletmeler, dünyanın neresinde olursa olsun, girdi sunanlarla, ortaklarla, tüketicilerle ve diğer ilgili çevrelerle, aynı düşük maliyetle bağlantılar kurabilmektedirler. Daha önceki bölümlerde de değinildiği gibi, işletmeler, İnternetin sunduğu ortak katılım, araştırma ve paylaşım olanaklarıyla yeni ürün, yeni üretim ve pazarlama yöntemleri ve yeni ortaklıklar kurmaktadırlar. Ayrıca İnternet, küresel boyutta stratejik işbirliklerinin ve sanal organizasyonların kurulmasını da hızlandırmıştır. Böylece, aslında bir İnternet olanağı olan Web’ de, hemen her işletmeyi, diğer işletmelerle iç örgütlenmeye götürecek standart bir arabirim ve ucuz bir küresel giriş olarak kullanılmaya başlamıştır.

Yine aynı şekilde, İnternet, işletmelerin çalışanları ve uzmanları arasında koordinasyon kurmayı kolaylaştırmış ve bu koordinasyonun maliyetini azaltmıştır. Artık işletmelerin çalışanları ve uzmanları, her nerede olurlarsa olsunlar, fiziksel anlamda yan yana, yüz yüze olmamalarına karşın, sanal olarak yan yana ve yüz yüze olabilmekte ve birbirleriyle doğrudan koordinasyon sağlamaktadırlar. Bu durum, işletme çalışanları ve uzmanları arasındaki yer ve zaman olarak aynı çatı altında bulunma zorunluluğunu ortadan kaldırmıştır. Böylece, çalışmak için iş yerine gelme gelenekselliği de, giderek son bulmaktadır. Bir işletmenin çalışanlarının, özellikle uzman insan kaynağının iş yerinden uzak bir yerde, evinde, otomobilinde, uçakta, gemide, otelde, yâda başka bir yerde, sanki iş yerinde işinin başındaymış gibi çalışması mümkündür. Yeter ki, bulunduğu ortamda bir ağa bağlı bilgisayarı veya cep telefonu olsun.

9.2. İletişim Giderlerinin Azalması

İnternetten önce, işletmeler, ya kendi geniş iletişim ağlarını kendileri kurmakta ya da bu hizmeti sağlayan bir kuruluşa abone olmaktaydılar. Posta, telefon, telgraf, faks, özel ulak ya da bir başka yolla yapılan iletişim, işletmeler için hem sağılıksız, hem yavaş, hem de pahalıydı. Geleneksel iletişimin yerini İnternetin alması, her şeyden önce, uzaklığa göre farklı ücret  uygulamasını ortadan kaldırmıştır. İkinci olarak, İnternet, eskinin sağlıksız, yavaş ve verimsiz iletişiminin neden olduğu görünmez maliyetleri azaltarak, işletmelere yarış üstünlüğü kazandırmıştır.

9.3. Pazarlama Giderlerinin Azalması

Küreselleşme süreci hızlandıkça, işletmelerin dış yerleşimlerindeki etkinliklerini uyumlaştırmak, yaşamsal bir önem kazanmıştır. İnternet devreye girince, eskiye oranla bugün, daha az acente ve bayi gideri yapılmaya başlanmıştır. Pahalı pazarlama çalışanın işlevlerinin daha düşük maliyetle İnternette gerçekleştirilmesi, aynı zamanda uyumlaştırmayı da kolaylaştırdığı için, verimsizliği de azaltmıştır.

Bilindiği gibi, İnternet ve onun sunduğu Web yerleşimleri; ürün geliştirme, ürün tanıtma, sipariş kabul, sipariş işleme, faturalama, ödeme, satış sonrası teknik yardım gibi pek çok pazarlama etkinliğinin yapılabildiği ortamlar olmuştur. Başarıyla yapılan bu İnternet pazarlama, geleneksel pazarlama giderlerinde önemli azalmalar sağlamaktadır.

9.4. Esnekliğin Ve Tüketiciyle Etkileşimin Artması

İnternet ve Web teknolojisindeki en son 2000 yılındaki gelişmeler sonucunda, artık, işletmeler ve başta tüketiciler olmak üzere ilgili herkes, Web yerleşimini yalnızca görüp okumuyor, bunun yanında, isterse, kendi dilinde telefonda dinleyebiliyor. Bir işletmenin sitesine telefonla bağlanmak isteyen bir tüketici, yalnızca sitenin adını söyleyip biraz bekleyince, Web sayfasında yazılı olanlar kendi dilinde tüketiciye okunmaya başlıyor. Be Vocal, TellMe Netwoks, Zimba ve @Motion gibi şirketler, ses tanıma yazılımlarını kullanarak, telefon eden tüketicilerine, bağlandığı Web sayfasındaki yazıları kendi dilinde okumaktadırlar. Ses tanıma yazılımları, telefonda söylenen adresi bilgisayara yazıp, önce siteye bağlanmayı sağlıyor. Ardından, sitede yazılı olan bilgiler, metni konuşmaya dönüştüren başka bir yazılım tarafından, telefonun ucundaki kişiye okunuyor. Eğer, Web yerleşimi, bu son olanağı destekleyecek biçimde hazırlanmışsa, yazılım, gereksiz bilgileri atlatıp, yalnızca tüketicinin istediği bilgileri okutmaktadır.

Yukarıda kısaca değinilen iletişim teknolojisi ve yakında işletmecilere sunulacak benzerleri, etkileşimli işletmecilik uygulamalarını gündeme getirmiştir. Bu durum, bir taraftan tüketici ile doğrudan etkileşimi hızla geliştirirken, diğer taraftan da hızla değişen tüketici istek ve arzularına yanıt verecek bir işletme esnekliğini zorunlu kılmaktadır. Başka bir deyişle, son bilgi teknolojisi gelişmeleri, işletmeleri, düne oranla bugün, daha tüketici odaklı, daha etkileşimli ve daha esnek olmaya zorlamakta, bunu başaran işletmelere de yarış üstünlüğü sağlamaktadır.

9.5. Bilgi Paylaşımının Hızlanması

Günümüzün bilgi ekonomisi koşullarında, bilgiye en erken ulaşabilen işletmeler, ulaşamayanlara veya geç ulaşanlara oranla, büyük yarış üstünlükleri sağlamaktadırlar.  İnternet, Web ve diğer çağ üstü iletişim teknolojileriyle bilgi kaynaklarına girilmekte ve buralardan, ekonomik, sosyal, yasal, teknolojik, politik, bilimsel ve diğer bilgiler, işletmeye çekilip değerlendirilmektedir. Eğer, eskiden olduğu gibi, işletme, bu bilgileri,  kendi olanaklarıyla ya da kendi araştırmacılarıyla üretseydi, hem büyük araştırma geliştirme masrafına katlanacak, hem de çok zaman harcayarak güncelliği kalmamış bilgilerle yetinmek durumunda kalacaktı.

Özetle belirtmek gerekirse, İnternet ve uzantıları, geleneksel fiziki işletmeleri, bilgi çağının dijital işletmelerine dönüştürerek, başlıca şu olanakları sağlamıştır:

  • Web tabanlı Çalışma
  • Etkin iletişim
  • Kolay sunum
  • Kalıcı veri, bilgi, model ve materyal
  • Etkili çözümler
  • Devingen (dinamik) veri ve bilgi erişimi
  • Web üzerinde paylaşım
  • İntranet veri tabanı
  • Kesintisiz çalışma düzeni
  • Çoklu kopyalama
  • Artan güvenlik, azalan yükleme süresi
  • Tek yerden yönetim (yatay organizasyon)
  • Ve Diğer dijital olanaklar

ÖZET

  1. Web sitesi, Web sitesi adresi, alan adı, web sayfası ve biçimsel kaynak konumlayıcı (URL) arasındaki ilişkileri tanımlayınız. www.anadolu.edu.tr gibibir adla simgelenen web sitesi, ağ üzerinde birbiriyle bağlantılı sayfaların bulunduğu yerdir. www.anadolu.edu.tr gibi bir ad, aynı zamanda web sitesinin üzerindeki adresidir. Teknik dilde web sitesi adresine “alan adı” denir. Web sayfası, bir web sitesinin belirli konulara ilişkin özel bölümüdür. Söz konusu özel web sayfasını simgeleyen ada ise, teknik dilde biçimsel kaynak konumlayıcı (URL) denir.
  1. Web üzerindeki bir adresin bölümlerini nasıl yorumlamak gerekir? Web sitesi adresleri, genellikle http://www görünümü ile başlar. Bu görünüme, yeryüzünde bir benzeri daha olmayan “anadolu.edu.tr”  gibi bir alan adı eklenir. Eklenen kısmın “anadolu” simgesi sitenin unvanını, sonra gelen “edu” simgesi, sitenin bir eğitim kuruluşu olduğunu ve en sondaki “tr “ simgesi de, kuruluşun Türkiye’de olduğunu gösterir.
  1. Başlıca web tarayıcı yazılımlarını ve temel özelliklerini belirtiniz. En geçerli üç web tarayıcısı İnternet Explorer, Netscape 7.2 ve Firefox 1.0.2.dir. Her yazılım; File, View, Favorites, Tools, Help gibi fonksiyonlar içeren bir menü çubuğu ile içine web sitesi adresi yazılacak bir adres çubuğu içerir. Web tarayıcılar, ayrıca çok ziyaret edilen web sitelerinin listesini de verir. Netscape 7.2 ve Firefox 1.0.2’de, sık ziyaret edilen siteler, etiket listesi eklenirken, İnternet Explorer’da favori listesine eklenirler.
  1. Rehber ve doğrudan arama motorları arasında ne fark vardır? Arama motorları, web üzerinde bilgi, hizmet veya başka amaçlarla aranan bir siteyi bulmaya yarayan yazılımlardır. Rehber arama motorları, bir anahtar sözcüğü esas alarak,  web sitelerinin listesini hiyerarşik olarak düzenler. Rehber arama motorlarını kullanmaya, belirli bir kategori seçilerek başlanır ve aranan site bulununcaya kadar, sürekli olarak kategori yalınlaştırması yapılır. Doğrudan arama motoru, girilen soruyu veya  anahtar sözcüğü esas alarak, internette arama yapar ve ekrana web sitelerinin listesini çıkarır. Araştırıcı, rehber aramada olduğu gibi sürekli alt kategoriler seçmez. Bunun yerine,  soru veya anahtar sözcüklere göre indekslenen aradığı siteyi bulur.
  1. İnterneti oluşturan teknolojileri, kısaca anlatınız. İnternet, telefon hatlarıyla birbirine bağlanmış bilgisayarlardan oluşan karmaşık ve bütünleşik bir ağdır. İnternet üzerindeki bağlantıları birleştiren noktalara, ağ erişim noktası (NAP) denir. MCI veya AT&T gibi Network servis sağlayıcılar (NSPler), ağ erişim noktasındaki bilgisayarların ve diğer ağ erişim noktalarıyla bağlantı sağlayan hatların rotalarını belirler ve bu rotayı korurlar. İnternet erişim amaçlı kullanılan bilgisayarlara “istemci-client” denir. İstemci bilgisayarlara, internet üzerinde bilgi ve hizmet sağlayan bilgisayarlara da “sunucu-server” denir. İnternet servis sağlayıcı bilgisayarların, başka deyişle, sunucu bilgisayarların da dört çeşidi vardır. Bunlar; web sunucular, mail sunucular, ftp sunucular ve IRC sunuculardır. Bilgi, söz konusu bu sunucu bilgisayarlardan istemci bilgisayarlara akarken, evrensel iletişim protokollerine bağlı kalınır. En yaygın iletişim protokolleri, TCP/IP, http ve ftp olarak bilinir.
  1. İnternet servis sağlayıcısının (ISP) seçiminde göz önünde bulundurulacak noktaları sıralayınız. Kişi, işletme, kurum ve kuruluşlar, ücretli ya da ücretsiz ISP seçerken, aşağıdaki kavramları göz önünde bulundurmalıdırlar.
    1. Web alanı: Web sitesi kurmak isteniyorsa, seçilen ISP bir web alanı sağlamalıdır.
    1. Teknik destek: Seçilen ISP, e-posta ile yapılabilen 24 saat ücretsiz danışma hattı hizmeti vermelidir.
    1. Maliyet: Ciddi bir amaç taşımayan birey ve kuruluşlar, gereksiz para harcamamak için ücretsiz ISP seçmelidir.
    1. Gizlilik: İnternette gezinirken gizlilik güvencesi veren bir ISP seçilmelidir.

İnternete bağlanmak için gereksinme duyulan iletişim yazılımlarını ve uziletişim (telekomünikasyon) donanımlarını kısaca anlatınız.  İnternete bağlanmayı sağlayan iletişim yazılımları; diğer bilgisayarlara ulaşmayı gerçekleştiren bağlantı yazılımlarından, web’de sörf yapmayı gerçekleştiren web tarayıcı yazılımlarından ve diğer insanlarla iletişim kurmayı gerçekleştiren e-mail yazılımından oluşur. Uziletişim donanımları ise; kablolu hat, başka deyişle, telefon hattı aracılığıyla bilgisayarları ağa fiziksel olarak bağlayan araçları kapsar. Bu araçlara modem denir. Modemlerin telefon modemi, DSL, kablolu modem ve uydu modemi gibi türleri vardır.

ÖNEMLİ SÖZCÜK, TERİM VE KAVRAMLAR

Modem: Telefon hatları gibi analog iletim hatları üzerinden iletilen sayısal verileri alan arabirim donanımı. Bilgisayarın telefon hatları vasıtasıyla başka bilgisayarlarla iletişimde bulunmasını sağlayan cihaz. Bilgilerin sese dönüştürülmesi işlemini ve tersini yapar.

İletişim protokolleri-Communication protocols : Bilgisayarlar arasındaki iletişimi gerçekleştiren tanımlar ve standartlar.

Bağlantı yazılımı-Connection software: Bilgisayarları internete bağlanmasını gerçekleştiren yazılımlar. Örneğin, Türkçe Microsoft Windows XP içindekibaşlat, tüm programlar, donatılar, iletişim, ağ bağlantıları ve yeni bağlantı oluştur komutları birer bağlantı yazılımıdırlar.

İkili abone hat-Digital subscriber line: Hem normal telefon işlevini, hem de internete bağlanma işlevini birlikte gerçekleştiren bir modem türü.

Doğrudan arama motoru-True search engine: Girilen soruyu veya  anahtar sözcüğü esas alarak, internette arama yaparak, ekrana web sitelerinin listesini çıkaran arama türü.

Alan adı-Domain name: Web sitesinin ilk ana sayfasının açılmasını sağlayan ve internette başka bir benzeri olmayan adres.

 E-posta yazılımı-E-mail software: İnternetteki başka kişi, işletme, kurum ve kuruluşlarla karşılıklı elektronik iletişim sağlayan yazılım.

Dosya transfer protokolü-File transfer protocol (ftp): Bir bilgisayardan diğerine dosya transferini gerçekleştiren tanım ve kurallar.

Ftp sunucu-Ftp server: Dosyaların indirilmesini gerçekleştiren sunucu.

Hiper metin transferi protokolü-Hypertezt transfer protocol (http): Sunucudan istemciye, bilgi akımını gerçekleştiren tanım ve kurallar.

İnternet-Internet: Dünya ölçeğinde, milyarlarca bilgisayarın telefonla birbirine bağlandığı ve insanların çevrimiçi iletişimde bulunduğu geniş ağ.  

İnternet sunucu bilgisayar-Internet server computer: İnternetten bilgi ve hizmet elde etmeyi sağlayan bilgisayar.

İnternet hizmet sağlayıcı-Internet service Provider (ISP): Kişilerin, işletmelerin, kurum ve kuruluşların internete girmesini sağlayan şirket.

İnternette söyleşi aktarma sunucusu-Internet relay chat server (IRC): İnternette tartışma gruplarını ve söyleşi odalarını gerçekleştiren sunucu.

Posta sunucu-Mail server: E-posta hesaplarını ve hizmetlerini gerçekleştiren sunucu.

Network erişim noktası (NAP), 111

Ağ hizmet sağlayıcı-Network service provider (NSP): Ağa giriş noktalarını birbirine bağlayan ve ağda bilgisayarların izleyeceği rotayı belirleyen şirket.

Uydu modem-Satellite modem: Uydu çanağından internete giriş sağlayan modem.

Taşıma kontrol protokolü/İnternet protokolü-Transport control protocol/Internet protocol (TCP/IP): İnternet üzerinde bilgi aktarımını gerçekleştiren tanım ve kurallar.

Üst seviye alan-Top level domain: Alan adlarının sonuna eklenen ve web sitesinin türünü gösteren com, edu, gov, mil, org, net gibi simgeler.

Biçimsel kaynak konumlayıcı-Uniform resource locator (URL): Web sitesi içinde belirli bir sayfanın veya belgenin adresi.

Web tarayıcı yazılım-Web browse software: Webde gezinmeyi gerçekleştiren yazılım.

KISA YANITLI SORULAR

  1. Web ve İnternet kavramları arasındaki farkı belirtiniz.
  2. Web sitesi ile web sayfası arasında ne gibi bir ilişki vardır?
  3. Rehber arama motoru ile doğrudan arama motoru arasında ne fark vardır?
  4. Rehber aramada araştırmayı yalınlaştırmak için, Artı (+) ve eksi (-) işaretlerinin nasıl kullanılacağını anlatınız.
  5. İnternet desteği, network erişim noktası ve network servis sağlayıcı kavramları arasında nasıl bir ilişki vardır? Açıklayınız.
  6. ISP nedir ve ne gibi bir rol oynar?
  7. Başlıca kaç tür servis sağlayıcı vardır? Sıralayınız.
  8. ISP seçiminde göz önünde bulundurulacak noktaları belirtiniz.
  9. Web’de başlıca hangi iletişim yazılımlara ve uziletişim donanımlarına gereksinme duyulur? Belirtiniz.
  10. Evden internete erişmek için başlıca kaç tür modemden yararlanılabilir? Anlatınız.

ÖDEVLER

Aşağıdaki konuların veya soruların her biri için, internette ayrıntılı araştırma yapınız ve yanıtın bulunabileceği web sitesinin adresini yazınız.

  1. Dünyanın uydusu olan ayın ağırlığı nedir? Cevap: Adres:
  2. İlk Amerikan milyarderi kimdir? Cevap: Adres:
  3. T.C. Başbakanlık Sitesinin adresi nedir? Cevap: Adres:
  4. “Otuz beş yaş” şiirini kim yazdı? Cevap: Adres:
  5. Atatürk’ün doğduğu evin fotoğrafı hangi siteden görülebilir? Cevap: Adres:
  6. Lekros topu neden yapılmıştır? Cevap: Adres:
  7. Manisa Tarzan’ı hangi yıllar arasında, hangi şehirde yaşamıştır? Cevap: Adres:
  8. Mr. Spock ‘ın kanı ne renktir? Cevap: Adres:
  9. İstanbul Menkul Kıymetler Borsası 100 endeksi dün ne kadardı? Cevap: Adres:
  10. İnsan vücudunda en sık kırılan kemik hangisidir? Cevap: Adres:
  11. Green light ameliyatı hangi hastalara yapılır? Cevap: Adres:
  12. Afrika’yı ziyarete giden ilk papa kimdi?
  13. Hindistan gergedanları kaç tane fildişi kemiğine sahiptir? Cevap: Adres:
  14. İnsan sesinin şiddeti ne ile ve nasıl ölçülür? Cevap: Adres:
  15. 13 sayısından korkmaya ne denir? Cevap: Adres:
  16. Pek çok insan en iyi hangi kulağı ile duyabilir? Cevap: Adres:
  17. İngiltere’nin kutsal lideri kimdir? Cevap: Adres:
  18. Türkçeye Rüzgar Gibi Geçti olarak çevrilen filmin erkek ve kadın baş rol oyuncularının adı neydi? Cevap: Adres:
  19. İlk evcilleştirilmiş kuş hangisidir? Cevap: Adres:
  20. Kuzey Kıbrıs Cumhuriyetinin nüfusu kaçtır? Cevap: Adres:
  21. Bermuda’nın sermaye gücü ne kadardır? Cevap: Adres:
  22. Türkçeye Vadideki zambak olarak çevrilen romanı kim yazdı? Cevap: Adres:
  23. Hangi Hollywood aktrisinin lakabı “Legs” dir?   Cevap: Adres:
  24. Yoğurt adını, hangi millet, hangi asırda koymuştur? Cevap: Adres:
  25. Avustralya’nın ulusal havayolu şirketinin adı nedir? Cevap: Adres:
  26. Napolyon’nun ilk eşi kimdir? Cevap: Adres:
  27. Cevdet Sunay kimdir? Cevap: Adres:
  28. Dünya serbest güreş yarışmalarında altın madalya alan Türk güreşçileri kimlerdir ? Cevap: Adres:
  29. Hangi futbolcunun lakabı “ordinaryüs”tür? Cevap: Adres:
  30. Bir bilgisayar terimi olan “bit” hangi terimden türetilmiştir? Cevap: Adres:
  31. Dünyanın en küçük devleti hangi kıtadadır?  Cevap: Adres:
  32. Hangi gezegen, her 248 yılda bir güneş etrafındaki dönüşünü tamamlar?  Cevap: Adres:
  33. Konfiçyus kimdir ve ne zaman yaşamıştır?  Cevap: Adres:
  34. Dokuz açılı çokgen kaç kenara sahiptir? Cevap: Adres:
  35. Elvis Presley’in ortadaki adı nedir? Cevap: Adres:
  36. Domuzun küçük bağırsağından yapılan birleşik devletlerin güneyine ait yemek nedir? Cevap: Adres:
  37. Hangi Fransız, empresyonist bale dansçılarının resimleriyle ünlendi? Cevap: Adres:
  38. Galiçya nerededir? Cevap: Adres:
  39. Eskişehir, tarihte ne gibi adlar almıştır? Cevap: Adres:
  40. Cemal Paşa  kimdir? Cevap: Adres:            

İŞLETME PORTALLARI

İşletmelerin temel amacı, pazar paylarını artırmak, verimliliği ve karlarını yükseltmektir. İşletmeler bu hedeflere ulaşmak için, yönetim bilgi sistemi kapsamında birçok çözümler geliştirirler. Üretim süreçleri, insan kaynakları uygulamaları, proje yönetimi, bütçe, e-posta bunlardan bazılarıdır. Diğer taraftan, işletmelerde ve internette çeşitli işlem verileri, belgeler, dosyalar, e-postalar, görüntü ve ses dosyaları, web sayfaları, intranet ve extranet sayfaları ve benzerleri, geometrik olarak artmaktadır.

İşletmelerde sayıları giderek artan belgelerin araştırılması oldukça uzun zaman almaktadır. Diğer taraftan, var olduğu halde bulunamayıp da yeniden hazırlanan belgeler için harcanan verimsiz zamanlar, korkunç boyutlara ulaşmaktadır. İşletme veritabanlarında, dosya sunucularında ve masaüstü bilgisayarlarda saklanan bilgilerin çoğu kaybolup gitmektedir.

İşletme genelindeki bilgiyi kolay bulunabilir ve yararlanılabilir hale getirmek amacıyla, son yıllarda, kurumsal portal kavramı önem kazanmıştır. İşletme yazınında söz konusu kurumsal portal kavramına bazen, iş portalı, kurum bilgi portal veya B2E (business to employee-işletmeden çalışana) gibi adlarla da verilmektedir.

Türkçe’de “Portal” sözcüğü “liman”, “ana kapı” gibi anlamlara gelir. Ancak, bilgi çağındaki birçok yabancı sözcük gibi portal sözcüğü de Türkçeye yerleşmiştir. Portal terimi, çok boyutlu ve çok işlevli internet siteleri için kullanılmaktadır. Internet portallarında canlı haberler, söyleşi odaları, e-posta, alışveriş, çeşitli rehberler ve benzeri birçok etkinlik yer almaktadır

İşletme portalları, diğer web portallarından farklı olarak, tüm kaynaklardaki işletmeyle ilgili her türlü bilgiyi, tek bir çatı altında birleştirmektedir. İşletme portallarıyla, ilişkisel veri tabanlarında saklanan kayıtlara, kurumsal kaynak planlama paketlerindeki ve müşteri ilişkileri uygulamalarındaki bilgilere, her tür yazı, ses, resim ve benzerlerine, yalnızca web tarayıcı kullanılarak erişilebilmekte ve olağanüstü bir esneklik sağlamaktadır.

İşletme portalları, bilgi, belge ve benzeri diğer içeriğe erişmeyi organize ederler. Ancak, bunları kendi özel belleklerinde saklamazlar. Veriler, bilgiler, belgeler ve benzeri diğer içerik, kendi ana kaynaklarında bulunurlar. Örneğin, belgeler belge yönetim sistemlerinde, çizimler CAD dosyalarında saklanırlar.

İşletme portalları, milyonlarca parçadan oluşan ve internet üzerinde dağınık olarak bulunan bilgi parçacıklarını ve diğer internet kullanıcılarını bir araya getirip organize eden ve herkesin uğradığı bir ortam, liman, kapı gibi görülebilir. İşletme portalı; bilgi, uygulama ve iş süreçlerine, müşteri, çalışan ve iş ortaklarının basitleştirilmiş ve kişiselleştirilmiş ortak bir ara yüzden erişimini sağlayan kurumsal bir altyapı olarak özetlenebilir. Portalların temel amacı, Internet üzerinde dağınık ve düzensiz bir biçimde yayınlanan bilgi yumaklarına, bütünleşik bir yapıda, hızlı ve kolayca ulaşılmasını sağlamaktır. Başlıca şu iki portal türü, işletmelerin büyük ilgisini çekmektedir:

  • Karar Destek Portalları
  • İşbirliği Portalları

Karar destek portalları, kurumsal bilgilere ulaşımı geliştirmek için tasarlanır ve temel nitelikteki işletme kararlarının alınmasını olanaklı kılarlar. Bu portallar, kurumsal bilgi kaynaklarının nerede olduğuna, yapılarının ve biçimlerinin nasıl olduğuna bakılmaksızın, verilerin belirli noktalarda toplanmasını sağlarlar. Karar destek portalları işletme kararlarının alınmasında, işletim giderlerinin azaltılmasında, kurumsal iş bilgilerini tümleştirerek kurumsal karlılığı arttırmada, yardımcı olurlar.

Karar destek portalları, ayni zamanda, eldeki olanakları kullanarak gerekli analiz ve incelemeleri yaparak çeşitli yönetsel raporlar da hazırlamaktadırlar. Söz konusu raporlar, e-posta veya internet üzerinden, ilgili tüm birimlere dağıtılırlar. Yetki verilen tüm kullanıcılar, karar alırken bu raporlara erişir ve yararlanırlar.

İş birliği portalları, kullanıcıların kendi sanal proje alanlarını oluşturarak, bu sanal ortamda birlikte çalışma fırsatı sağlarlar. Örneğin, güvenli sohbet forumları, konferans düzenleme, takvim oluşturma, çalışma programları düzenleme, doküman yönetimi kurma ve benzerleri uygulamalar gibi.

Aşağıda, dünyadan ve Türkiye’den pazı portal adresleri sıralanmıştır. Yukarıda anlatılanların pekiştirilmesi için, öğrencilerin, bu adreslere girmeleri ve portalları incelemeleri yararlı olacaktır.

4

DİJİTAL DÖNÜŞÜMLER

1. GİRİŞ

Hesaplama ve işlem gücündeki, İnternet kullanımındaki ve bilgi ağlarındaki büyük patlama, geleneksel işletmeleri, ağ işletmelerine dönüştürmektedir. Çok hızlı gelişen bu teknolojiler, bilginin, işletmenin içinde ve dışında, elektronik bir hızla yayılmasını ve paylaşılmasını sağlamaya başlamıştır. Söz konusu olanaklar; örgütlerin, örgüt yapılarının, eylem alanlarının, raporlamanın, denetimin, iş akışının, mal ve hizmetlerin, uygulamaların, süreçlerin ve benzerlerinin yeniden tanımlanmasına ve yeniden biçimlenmesine yol açmıştır. Başka bir deyişle, elektronik olarak yeni bir yaklaşımla yönetme ve örgütleme gereksinmesi ortaya çıkmıştır.

İşletmelerin, çağın ileri bilgi, bilişim ve bilgi teknolojisi koşullarına uyumunu sağlamak için, yeni organizasyon tasarımları gündeme gelmiştir. Dijital işletme yapı ve işleyişlerine, her geçen gün bir yenisi eklenmektedir. Söz konusu yeni yapı ve işleyiş dönüşümlerinin en güncel olanları, şu şekilde sıralanabilir:

  • İntranet
  • Extranet
  • Yatay organizasyonlar
  • Sanal organizasyonlar
  • İş ve işlemlerin yeniden yapılandırılması
  • Esnek organizasyonlar
  • Yönetim sürecinin değişmesi
  • Örgüt sınırlarının genişlemesi
  • E-Pazar
  • E-Ticaret
  • Mobil Ticaret
  • E-Yönetim
  • E-Finans
  • E-Mühendislik
  • E-Yaşam

Belirtilen bu yönetsel ve örgütsel dönüşümlerin her biri, aşağıda ele alınarak, Yönetim Bilgi Sistemi açısından önemli yönleri vurgulanmıştır.

2. İNTRANET

İnternet ve onun işletmenin iç çevresine uygulanması olan İntranet, işletmelere birçok açıdan yarış üstünlüğü kazandırır. Internet, işletmeyi Küresel Dünya ile bütünleştirirken, İntranet de, işletmeyi iç çevreleriyle bütünleştirir.

İşletmelerin, özel ağlar oluşturmak için, Internet standartlarını ve Web teknolojisini kullanmaları olgusuna İntranet denildiğine daha önce değinilmişti. O zaman da belirtildiği gibi, İntranet,  işletmelerin bütün birimlerinin birbirlerinin verilerine erişebilmesine olanak sağlayan bir iç örgüt ağıdır. İntranet, www (world wide web) için geliştirilen yazılımları ve Internet bağlantı standartlarını, Internet gibi bütün dünya boyutunda değil, yalnızca işletme boyutunda kullanır. İntranetler, işletmelerdeki çeşitli bilgisayarların birbirine bağlanmasıyla yaratılan birer kapalı devre ağ uygulamasıdırlar.

Web ve İntranet arasındaki temel fark, Web’in bütün insanlara açık olmasına karşılık, İntranetin halkın ziyaretine ya da işletmenin dış çevrelerinin ziyaretine kapalı olması, yalnızca işletmenin ilgili çalışanlarına açık olmasıdır. Bu kapalılığı, elektronik duvar (firewalls) donanım ve yazılımları sağlar.

Bir işletme, farklı birimlerinin birleşiminden oluşan bir ağ üzerine kurulu e-posta ve bilgi sistemlerine sahipse, İntranet, o işletmeye etkinlik ve verimlilik kazandırarak, maliyetleri düşürür. İşletmeler, İntranet ağı oluşturmaya karar vermeden önce, bir fayda maliyet analizi yapmalıdırlar. Bunun için, önce, kuracakları kapalı dahili bilgisayar ağının kaça mal olduğu saptanır. Daha sonra, işletmenin, kuracağı İntranetin kapasitesinin yüzde kaçından yararlanacağı öngörülmelidir. İşletme ve bağlı şirketler, farklı şehirlerde ve ülkelerde etkinlik gösteriyorlarsa, bu işletme için İntranet büyük olanaklar sağlar.

İntranet uyumlu sistemler ve yazılımlar, hemen her bilgisayar işletmesinden elde edilebilir. Bu durum, sürekli olarak bir kuruma ya da üreticiye bağlı kalma zorunluluğunu ortadan kaldırır. Piyasa araştırması yapılarak, en uygun fiyatla en iyi çözümün ne olacağı saptanır. Diğer taraftan, eğer işletmenin tüm birimleri arasında bağlantı sağlayacak yüksek performanslı bir kapalı devre özel ağa gereksinmesi yoksa o zaman, her binada bir modem ile bir sanal özel ağ yaratmak da mümkündür. Bu durumda, E-postalar, otomatik olarak, her on ya da on beş dakikada bir, bu amaç için kurulmuş bir sunucu bilgisayar aracılığıyla gruplar halinde, binadaki bilgisayarlara gönderilebilir.

İntranet, işletmenin geleneksel hantal bilgi sistemi teknolojisinden bağımsız olarak, bilgisayar uygulamaları ve bilgi kaynakları arasında tutarlı, anlamlı ve evrensel standartlara dayalı bir etkileşim sağlar. Bu durum, işletme çalışanlarının birbirleriyle doğrudan etkileşimini, işletme içi bilgi kaynaklarıyla ve dünya bilgi kaynaklarıyla bütünleşmesini sağlar.

Bilindiği gibi, holdinglerin ve bağlı işletmenin pek çok çalışanı, zamanlarının büyük bir kısmını, işletmedeki odalarının dışında geçirmek durumundadırlar. Söz konusu bu çalışanlar, ya aynı şehirde, ya aynı ülkenin şehirlerinin birinde ya da dünyanın her hangi bir ülkesindedirler. İntranet ortamı, böyle durumlar için, son derce yararlı çağdaş çalışma biçimleri ortaya koymuştur. Dışardan çalışma (tele-working) ya da evden çalışma (home working), İntranet olanaklarıyla bugün kısmen uygulanmakta, gelecekte ise tamamen uygulanacaktır. Bu uygulamalar, sanal işletmeyi gündeme getirmiştir. Sanal işletme, işletme çalışanlarının zaman ve yerden bağımsız olarak, sanal bir ortamda birbirleriyle doğrudan etkileşimde bulunarak, işletme etkinliklerini yaptıkları ortamlardır. 2000 yılı olarak, bugün birçok ülkede, evlere kadar ulaşan yüksek hızlı ISDN ağları bulunmaktadır. Bu teknoloji, işletme dışındaki işletme çalışanlarına, işletmedeki ofis olanaklarına eşit çalışma ortamları sağlamaktadır. Ayrıca, dizüstü (laptop) bilgisayarları ve bunlara takılabilen faks-modemler, tüm ofis dışı işletme çalışanlarına, işletmenin İntranet’ine bağlanma, dosya alma ve dosya gönderme, e-posta iletişimi ve diğer bilgiye erişme ve karşılıklı bilgi değiş tokuşu olanaklarını sağlamaktadır.

Özetle belirtmek gerekirse, İntranet, hem işletmenin içindeki ortamlarda çalışanları için, hem de işletme dışındaki ortamlarda çalışanları için, kolaylık, verimlilik, üretkenlik ve doğrudan etkileşim ve iletişim sağlar. Artık pek çok işletme, bilgi teknolojilerindeki gelişmelere ayak uydurma zorunluluğu duymaktadır. Bu arada da İntranet, hızla bu işletmelerin gündeminde en baş sıraya oturmaya başlamıştır.

3. EXTRANET

Bazı işletmeler, işletmenin dış çevresindeki bazı kişi ve kurumlara, yerel ağlarına sınırlı giriş izni verirler. Olaya bu açıdan bakıldığında, İntranetin sınırları, işletme çalışanı veya birimi olmayan bazı kişi ve kurumlar yönünde de genişletilmiş olmaktadır. İşletme dışı yetkilendirilmiş kullanıcılara kadar genişletilmiş İntranetlere, extranet adı verilir. Örneğin, yetkili bazı toptancılar, perakendeciler veya bayiler, ürünlerin özellikleri ve maliyetleri konusunda bilgi edinmek için, genel internetten işletmenin İntranetine kısmi bir bağlantı yapabilirler.

Tıpkı İntranette olduğu gibi extranette de işletme, güvenlik sağlamak ve yetkilendirmediği kişi ve kurumların İntranetlerine girişini önlemek için, elektronik duvar yazılımlarından yararlanır. Elektronik duvarlar, aynı zamanda, işletmenin kendi özel sitelerine girmeye yetkili olan kişi ve kurumların gerçekten yetkili olup olmadığını da denetleme özelliğine sahiptir.

Extranetler, özellikle, işletmelerin ortaklarıyla, dağıtım kanallarını oluşturan pazarlama kurumlarıyla ve tüketicileriyle ilişki kurmalarında büyük yararlar sağlar. Uygun işletme girdisi sağlamada, ürün fiyatlamada, veri paylaşımında, elektronik veri değiş tokuşunda ve diğer işletmelerle ortak araştırma-geliştirme, eğitim ve elektronik katılım sağlamada Extranet, en çok kullanılan bir internet türüdür. Aşağıdaki şekil, bir extranet modelini simgelemektedir.

Extranet Modeli

Şekilden de izlenebileceği gibi, işletmenin veri tabanına, işletmenin çalışanları engelsizce girebilir. İşletmenin dış çevreleri ile işletmenin veri tabanı arasındaki elektronik duvar, izin verilerek yetkilendirilmişlerin dışında hiç kimseyi, veri tabanına yaklaştırmaz.

4. YATAY ORGANİZASYONLAR

Bilgisayar çağından önce kullanılan geniş, çok basamaklı, bürokratik organizasyonlar; genellikle, verimsiz, değişime kapalı, yarışma gücü zayıf, hantal bir yapıya sahiptir. Çok basamaklı organizasyona gitmenin en büyük nedeni, geleneksel yönetim kuramındaki “Yönetim Alanı” kavramıydı. Geleneksel yönetim kuramına göre, bir yönetici, etkili bir biçimde en fazla 4–5 astı yönetip denetleyebilirdi. Örneğin, bir yöneticiye 5 kişi bağlanmışsa yönetici 5!=120 ilişkiyi hatasız bilmek durumundaydı. Yönetim alanı kavramı gereği, geleneksel örgütlemeler çok basamaklı piramit bir yapıya sahipti. Bu organizasyonlardan bazıları, son yıllarda, küçültülme, çalışan sayısını ve örgütsel basamak sayısını azaltma sürecine sokulmuştur. Ancak, yeryüzünde ve özellikle de Türkiye’de, dikey organizasyon sayısı, yine de oldukça fazladır.

Yatay organizasyonlar, aşağıdaki şekilde de görüldüğü gibi, daha fazla karar yetkisine sahip az sayıda işgöreni olan ve daha az yönetim basamağı olan yapılar durumuna gelmiştir. Bunun en büyük nedeni, iletişim teknolojisinin, bir yöneticiye bağlı ast sayısı sınırını ortadan kaldırmasıdır. İnternet, intranet, extranet, mobil telefon, telekonferans, uzman sistemler, yapay zeka sistemleri, kablosuz iletişim olanakları ve benzer ileri teknolojilere sahip yöneticiler, anında görüntülü iletişim, yönetişim, denetişim ve yetkilendirme olanaklarına kavuşmuştur. Örneğin, Bill Gates’e, 30 ayrı ülkede 40 bin bilgi çalışanı bağlıdır ve Bill Gates, söz konusu 40 bin kişi ile etkili bir yönetişim yapabilmektedir.

Çok sayıda yönetim basamağına sahip dikey organizasyon modeli

Yönetim basamakları azaltılmış yatay organizasyon modeli

Bilgi sistemleri, organizasyondaki basamak sayısını azaltır; yöneticilere, her alanda danışman edinme fırsatı verir; az sayıda işgörene, bol yetkiler verir. Yatay organizasyonların bir başka özelliği de, ağa bağlı bilgisayarlarla, işgörenleri bir takım olarak birlikte çalıştırabilmesidir. Küresel İnternet, çok değişik uzaklıklardaki takım üyelerinin, sanki yüz yüzeymiş gibi tartışmalara ve kararlara katılımını sağlar. Bu çağdaş olanak, geleneksel “yönetim alanı (span of control)” kavramını,  olağanüstü genişletmiştir. İnternet olanaklarına öncelik veren IBM, General Motors, AT & T gibi birçok girişim, değişik uzaklıklara dağılmış önemli işgörenlerine bol yetkiler vererek, binlerce orta düzey yöneticisinin işine son vermeyi başarmıştır. Adı sayılan girişimler, yaklaşık 30 000 orta düzey yöneticiyi azaltmayı başarmıştır.

5. SANAL ORGANİZASYONLAR

E-posta, İnternet, telekonferans, video konferans gibi bilgi teknolojileri, bir uçtan diğerine bölge ve kültür olarak farklı yerlerdeki farklı işgörenleri ve bunların eylemlerini, bir ekranda ya da masa üzerinde koordine etme olanağı sağlamıştır. İletişim teknolojisi ise, birçok durumdaki birçok iş için yer, zaman ve uzaklık faktörünü, sorun olmaktan çıkarmıştır.

Binlerce kilometre uzaklıklardaki ve farklı kıtalardaki yeni ürün tasarımcılarının, birlikte katılımlı takım çalışması yapmaları, bugün yaşanan bir gerçek durumuna gelmiştir.  Örneğin Ford Motor Co., otomobil modellerinin tasarımını, kıtalararası bir işbirliği ile yapmaya başlamıştır. Bilgisayar destekli tasarım (CAD) ve yüksek kapasiteli iletişim ağları kullanarak, Ford tasarımcıları, İngiltere Dunton’daki, Mustang’ın tasarımını yapmışlardır. Bu tasarıma, Japonya’daki, Avusturalya’daki tasarımcılardan bazıları ile Dearborn, Michigan ve Dunton’daki tasarımcılar katılmıştır. Tasarım tamamlandıktan sonra, İtalya Turin’deki Ford mühendisleri, bu tasarımı, bütünüyle fiziksel modele dönüştürmüşlerdir. Ford, diğer modellerini de, küresel işbirliği yaklaşımı içinde, Web teknolojisini kullanarak, aynı yolla tasarlamaya başlamıştır.

İşletmeler, artık, mal ve hizmet satın alırken, fiziksel yerleşim engelleriyle veya kendi örgütsel engelleriyle sınırlı olmaktan kurtulmuştur. Ağsal bilgi sistemleri, işletmelere, kendi yeteneklerini diğer işletmelerle, sanal işbirlikleri ya da sanal örgütlenmeler biçiminde koordine etme olanağı vermiştir. Bu yeni olguya, “sanal organizasyonlar” denildiği gibi, “ağsal organizasyonlar /networked organizations” adı da verilmektedir. Ağsal ya da sanal organizasyonlar, insanları, varlıkları ve düşünceleri, birbirine bağlar; girdi sunanları, tüketicileri, işletmeleri ve yarışmacıları birleştirir. Böylece, sanal organizasyonlar,  geleneksel örgüt ve fiziki konum engellerini ortadan kaldırarak, tüm kürenin yararına, yeni mal ve hizmetler üretip dağıtımını yapma olanağı sağlamış olur. Herhangi bir işletme, gerçek fiziksel bir bağ kurmaksızın, diğer bir işletmenin üstünlük ve yeteneklerinden (en iyiye uyum/benchmaking) yararlanabilir. Her bir işletme, en iyiye ya da kusursuza ulaşmak için, kendi özel uzmanlığını, özel yeteneklerini ve özel olanaklarını, sanal sisteme sunmuş olur. Örneğin, bir işletme, ürün tasarımından sorumlu olurken, diğer bir işletme, üretim ve montajdan, bir başkası ise, yönetim ve pazarlamadan sorumlu olabilir. Söz konusu sanal organizasyonlar, ortak çıkarlar devam ettiği sürece devam eder gider.

6. İŞ VE İŞLEMLERİN YENİDEN YAPILANDIRILMASI

Bilgi sistemleri, otomatik işlem yöntemleri, işlem süreçleri ve iş akışları olarak, elle yapılan işlem süreçlerinin yerini almıştır. Elektronik iş akışları, birçok işletmede, kağıt ve kalem kullanarak elle yapılan geleneksel işlemleri ortadan kaldırarak, işlem maliyetlerini önemli ölçüde azaltmıştır. Bu çağdaş iş akış yönetimi, yalnızca önemli maliyet azaltmalarıyla değil, aynı zamanda tüketici hizmetlerinin kalitesini yükseltmesiyle de işletmelere büyük yararlar sağlamıştır. Örneğin, Amerika’da yapılan bir araştırmaya göre, sigorta işletmeleri, sigorta iş ve işlemlerini yeniden organize ederek, eskiden haftalarca süren ve tüketiciyi küstüren işlemleri, birkaç güne indirmeyi başarmışlardır. Kağıt, kalem ve insan gücü yöntemiyle ortalama 33 günde sonuçlandırılan bir sigorta işlemi; bilgisayar, ağ, E-posta, İnternet ve diğer iletişim araçları kullanılarak yeniden iş akışı yapılandırmasıyla 5 güne indirilmiştir.

7. ESNEK ORGANİZASYONLAR

İşletmeler, pazardaki değişmelere daha hızlı yanıt vermek ve fırsatlardan daha çabuk yararlanmak amacıyla, iletişim teknolojisinden yararlanarak, daha esnek yol ve yöntemlerle organize olma yoluna gitmektedir. Bilgi teknolojisinin örgütsel esnekliği artırma biçimlerini, küçük ve büyük işletmeler açısından kısaca belirtmekte yarar vardır.

Küçük İşletmelerin Kazandığı Esneklik: Masa üstü elektronik işlem makineleri, bilgisayar destekli tasarım (CAD) yazılımı ve bilgisayar denetimli üretim makineleri, küçük işletmelere, bir bakıma, dev işletmelerin hızını, kalitesini ve kusursuzluğunu kazandırmıştır.

WAP telefon ve diğer çağdaş iletişim araçları kullanarak, kısa sürede küresel bilgiye ulaşma, işletmelerin araştırma uzmanlarına ve kitaplıklara bağımlılığını ortadan kaldırarak, esnekliği artırmıştır. Ayrıca yöneticilerin, uzak yerleşimlerdeki çok sayıdaki işgöreni yönetebilmek için gerekli olan bilgileri, kolayca elde edebilmeleri de, özel bir esneklik yaratmıştır.

Büyük İşletmelerin Kazandığı Esneklik: Geleneksel üretim sistemleri, büyük fabrikalarda, geleneksel ürünlerin, bazen, küçük ölçeklerde üretilmesi sonucunu doğurmaktaydı. Oysa, güçlü elektronik veri tabanlarıyla, tüketicilerin tercihleri, kolayca alınıp kolayca değerlendirilebilmekte ve pazar koşullarına daha çabuk uyum gösterecek esnekliğe ulaşılmaktadır.

Bilgi teknolojisi, bilgiyi, girişimin değişik konumlarındaki işgörene hızlı ve kolayca sunduğu için, işgörenin ve iş gruplarının karar verme yetenekleri artmakta ve işletmeler, koşullara daha hızlı yanıt verecek bir esnekliğe ulaşmaktadır.

8. YÖNETİM SÜRECİNİN DEĞİŞMESİ

Bilgi teknolojisi, yöneticilere; planlamada, örgütlemede, yöneltmede, uyumlaştırmada ve denetimde çağdaş olanaklar sunarak, geleneksel yönetim sürecini bütünüyle değiştirmiştir. Örneğin, yöneticiler, artık, istedikleri anda, işletmenin bütün birimlerindeki işlemleri görebilmekte, gerekli bilgileri alabilmekte ve sapmalara yol açacak gidişler için, anında düzeltici girişimlerde bulunabilmektedir.

Çok sayıda girişim, kaynak planlamasında, bilgi teknolojisinden yararlanmaktadır. Kurumsal kaynak planlaması (Enterprise Resource Planning/ERP); planlama, üretim, satış ve finansman dahil bütün işletme etkinliklerini, bilgi paylaşımıyla daha yakından koordine etmek amacıyla bütünleştirilmiş bir işletme yönetimi sistemidir. ERP yazılımı, sipariş formu doldurma, alındı (irsaliye) düzenleme veya faturalama  gibi birçok temel süreçleri modeller ve otomatikleştirir.  Böylece, işletmenin değişik kesimlerindeki karmaşık, ayrık, tekrarlı, ek masraf yaratan birçok işlem ve belge bütünleştirilir, birbirine bağlanır, biri yapılınca diğerleri de otomatik olarak yapılmış olur ve kaynak tasarrufu sağlanır. Örneğin, herhangi bir ülkedeki satış temsilcisi, bir tüketici siparişini girdiğinde, işletmede bu bilgiye gereksinme duyan herkes, bilginin kendi sistemine otomatik olarak aktığını, ayrıca da sipariş formu, kaynak tahsisi, iş emri gibi ilgili belgelerin  otomatik olarak hazırlandığını görür. Türkiye’den girilen siparişi, hemen anında, Hong Kong’daki fabrika kabul eder ve üretime başlar. Bu arada da gerekli belge ve tutanaklar otomatik olarak düzenlenmeye başlar. Ticaret müdürü, üretim gelişmelerini  çevrimiçi (on-line) izler,  sevkiyatı ve tarihini zamanlar, stoklarını kontrol eder ve fabrikaya stoklarını tamamlamak için yeni siparişler verir. Güncelleştirilmiş satış ve üretim verileri, otomatik olarak muhasebe bölümüne akar. Türkiye’deki merkez birim; satış, envanter ve üretim sürecinin her aşamasını, anlık verilerle izler ve kendi zamanlamasını sağlıklı biçimde yapar.

9. ÖRGÜT SINIRLARINDA GENİŞLEME

Ağa bağlı bilgi sistemleri, değişik işletmeler arasındaki satın alma siparişlerinin ve ödemelerin otomatik olarak değiş tokuşunu, olurlu kılmıştır. Böylece, girişim dışından mal ve hizmet elde etmenin maliyeti, azalmış olur. İşletmeler, aynı zamanda, bu tür sistemler yoluyla, işletme verilerini, katalogları veya elektronik posta mesajlarını paylaşabilmektedir. Söz konusu ağlı bilgi sistemleri, örgüt sınırlarını genişleterek, bir işletme ile onun tüketicileri ve girdi sunucuları arasında yeni etkinlikler ve ilişkiler kurulmasını sağlamaktadır.

10. E- PAZAR

Son on yılda, işletmeninin içinde veya dışında, olağanüstü değişimler olmuştur. Bu değişimin altında yatan temel teknoloji, İnternettir. İnternet, binlerce işletmeyi tek bir ağda bütünleştirerek, çok geniş elektronik pazarlar yaratmıştır. Elektronik pazar, çok sayıda satıcıyı ve alıcıyı; bilgi, mal, hizmet ve ödeme değiş tokuşu için birbirine bağlayarak bütünleştiren bir bilgi sistemidir. Bilgisayarlar ve ağlarla desteklenen bu sistemler, sanki bir elektronik müdürmüş gibi işlev görür. Böylece, mal sunucuları seçme, fiyatları koyma, ürünlerin siparişini verme ve faturaları ödeme gibi tipik pazarlama işlemlerinin maliyeti düşmektedir. Alıcı ve satıcılar, nerede bulunduklarına bakılmaksızın, alım ve satım işlemlerini, dijital teknolojiyle yapmaktadırlar.

Çok sayıda mal ve hizmetin, küresel pazarda  reklamı,  satın alınması ve ödenmesi, İnternet kullanımı ile olmaktadır. İşletmeler, www’de görsel elektronik broşürler, ürün kitapçıkları, reklamlar ve diğer formları oluşturmaktadır. Kitapların, arazilerin, tatil yerlerinin, mülklerin, müzik çalarların, biftek türlerinin, elektronik ürünlerin, taze çiçeklerin ve tüm benzer mal ve hizmetlerin, Web’de ticareti yapılmaktadır.

Birçok perakendeci, kendi sattıkları özel şarapların ve yiyecek türlerinin üretildiği sanal üzüm bağlarının ve çiftliklerinin tanıtıldığı Web yerleşimlerini (Web Siteleri) yaratmaktadır. Yine birçok aracı pazarlama kurumu, İnternette, elektronik alış veriş mağazalarını kurmaktadır. Tüketiciler, elektronik mağazalarda sergilenen malların üreticisini, özelliklerini ve satıldığı yeri, malın üzerine tıklayarak öğrenmekte ve aracısız olarak siparişini vermektedir. Aynı şekilde, elektronik finans kurumları, Web’de hisse senedi, hazine bonosu, fon ve diğer fınansal  kağıt satışları yapmaktadır. Özetle belirtmek gerekirse, bugün artık elektronik ticaretin yapılmadığı bir alan yoktur. Geleceğin alış verişi ise, kesinlikle elektronik sanal ortamlarda ya da sanal mağazalarda olacaktır.

İnternetin satıcılar ile alıcılar arasındaki değiş tokuş işlemlerine uygunluğu, giderek artan oranda elektronik ticaretin yaygınlaşmasını tetiklemektedir. Elektronik pazar, İnternet, ağ ve diğer sayısal teknolojileri kullanarak, mal alım ve satımının elektronik olarak yapılması sürecidir. Aynı şekilde elektronik pazar; ödeme, fiziksel dağıtım, reklam, tutundurma gibi pazarlama işlevlerini de içerir. Elle yapılan ticari işlemlerin, bilgi akışının, siparişlerin, ödemelerin ve benzerlerinin elektronik olarak yapılması, işletmelerin stok maliyetlerini, pazarlama maliyetlerini ve diğer maliyetlerini önemli ölçüde azaltmaktadır.

“Amazon. Com”, 3 milyondan fazla kitabı elektronik ticaret yöntemiyle pazarlamaktadır. Müşteriler, siparişlerini, Amazon. Com Web sitesinden girmekte ve kitapları kendilerine en hızlı yoldan gönderilmektedir. “Travelocity”, hazırladığı bir web sitesini, gezi ve tatillerini planlayan insanların hizmetine sunmuştur. Bu siteyi ziyaret eden İnternet kullanıcıları; uçaklar, oteller, turlar ve diğer gezi ve eğlenceler konusunda sağlıklı bilgiler bulmakta ve bu siteyi kullanarak uçak ve otel rezervasyonlarını yapabilmektedir. Aynı şekilde, “Mobil Corporation”, 300 yağ distrübütörünün siparişini alıp, ticari işlemlerini, İnternet teknolojisiyle yapmaktadır.

İşletmeler, elektronik ticarette yaygın olarak kullandıkları İnternet’e ek olarak, kendi iç çevreleriyle ilgili işletmecilik ve yönetim işlevlerinde de “İntranet” teknolojisini yaygın olarak kullanmaya başlamıştır. İntranet, İnternet teknolojisinin kapalı devre olarak kullanılmasına verilen addır. İşletmelerin İnternet olanaklarıyla pazarda elektronik ticaret yapmaları gibi, İntranet olanaklarıyla “elektronik yönetim” yapmakyadırlar. Elektronik işletme denildiğinde, işletmenin sınırları içindeki bütün bilgisayarların birbirine bağlanmasından oluşan özel bilgi ağı anlaşılmalıdır. Bu yerel ağla, işletmelerin bütün birimlerinin ürettiği bilgileri, elektronik bir hızla, ortak olarak kullanmak mümkün olmaktadır. İntranet, yeni belge tasarımlarını, bakım-onarım zamanlarını, işgören politikalarını, üretim planlamalarını, muhasebeyi, diğer işletmecilik işlevlerini ve belgeleri, eş zamanlı olarak ilgili birimlere sunduğu için, işletme yönetiminin etkinliğini artırmıştır.

İnternet nasıl uluslararası ağ (international network) anlamına gelirse, İntranet de iç ağ (internal network) anlamına gelir.  Daha önce de belirtildiği gibi İntranet, İnternet ve Word Wide Web (www) teknoloji ve standartlarının işletmenin iç çevresine uygulanmasıdır. Böylece, işletmenin iç çevresindeki sırlar, dışa kapatılmış olur. Ancak, işletmenin şifre verdiği kişi ve kurumlar, İntranetteki bilgiye ulaşabilirler. Bu uygulamaya da extranet denir.

“Roche Bioscience”, tartışma ve araştırma sonuçlarını, telefon kataloglarını ve işletme haber bültenlerini paylaşmak için, geniş kapsamlı bir İntranet kullanmaktadır. “University of Texas Medical Branch at Galveston”, hemşirelik ve hastabakıcılık süreç ve politikalarını İntranette yayınlamıştır.  Böylece, bir taraftan kırtasiye masrafında tasarruf sağlamış, diğer taraftan da süreç ve politika değişikliklerinin tebliğinde hız kazanarak, hizmetin kalitesini artırmıştır.  Aynı şekilde, “Dream Works SKG”, animasyon objelerini, sinema dekorlarını ve diğer günlük değişikliklerini İntranetle izlemektedir. Aşağıdaki şekil, dijital işletme ve elektronik ticaret arasındaki ilişkiyi simgelemektedir.

FABRİKALAR *Stoksuz üretim (JIT) *Sürekli stok yenileme *Üretim planlaması  

Dijital işletme ve Elektronik Ticaret

Gerek İnternet teknolojisiyle yapılan elektronik ticaret ve gerek İntranetle yapılan elektronik işletmecilik, işletmelerin yönetimini temelinden değiştirmiştir. Artık işletme yöneticileri, bildikleri bütün geleneksel yönetim ilkelerini, yol, yöntem ve modellerini hızla bırakıp, söz konusu bilgi ve bilgi teknolojisine uyum göstermek durumundadırlar. Boyutları geometrik bir hızla genişleyen bu bilgi teknolojisi çağında, artık, elektronik ticaret ve elektronik işletme gündemdedir. Bu nedenle, İnternet ve diğer sayısal teknolojilerin başarıyla kullanabileceği yeni işletme modelleri, yeni işletme süreçleri, yeni değişim kültürü, girdi sunucu ve tüketicilerle daha yakın ilişki kurmaya yönelik yeni yöntemler gerçekleştirmek, kaçınılmaz bir yönetim koşulu olmuştur.

Elektronik ticaret yanında yeni bir tür olan Mobil Ticaret (M-Ticaret) de, gündeme girmiştir. Bazı yazarlar, m-ticareti bir pazarlama türü olarak değil, bir müşteri hizmetleri şekli olarak görürler. Aslında m-ticaret, elektronik işletme ve elektronik ticaret işlemlerinin cep telefonu gibi mobil araçlarla yapılmasıdır. Bu konu, izleyen konudan sonra incelenecektir.

11. E-TİCARET

Yeri geldikçe belirtildiği gibi, İnternet, elektronik ticaretin tetikleyicisi olmuştur. Gerçekten de, İnternet, günün her saatinde, tüketicilerle, aracı kurumlarla, diğer insanlarla,  diğer işletmelerle ve diğer kurumlarla, çok ucuz bağlantılar kurulmasını sağlar. Aynı şekilde Web siteleri, günün 24 saatinde tüketicilerin hizmetindedir. Her geçen gün yepyeni pazarlama yaklaşımları ve dağıtım kanalları geliştirilmektedir. İşlemlerin elektronik olarak yapılması, işlem maliyetlerini ve dağıtım maliyetlerini azaltmıştır. 2005 yılı sonuna kadar, 3,5 trilyon doların üzerinde mal ve hizmetin, İnternet üzerinden satılacağı tahmin edilmektedir.

11.1. Elektronik Ticaret Türleri

Elektronik ticarette, başlıca dört kesim etkileşim içindedir. Bunlar; işletmeler, tüketiciler, bireyler ve devlettir. Söz konusu bu kesimlerin elektronik ortamda etkileşmeleri, başlıca şu elektronik ticaret türlerini yaratmıştır:

  • İşletmeler arası e-ticaret (Business-To-Business veya B2B)
  • İşletme ile tüketici arasında e-ticaret (Business-To-Customer veya B2C)
  • Tüketici ile tüketici arasında e-ticaret (Customer-To-Customer veya C2C)
  • Bireyler arasında e-ticaret (Peer-To-Peer veya P2P)
  • İşletme ile devlet kurumları arasında e-ticaret (Business-To-Government veya B2G)
  • Bireyler ile devlet kurumları arasında e-ticaret (Person-To-Government veya P2G)
  • Yönetimden Tüketiciye E-Ticaret (Government-to-customer-G2C)
  • Yönetimden İşletmeye E-Ticaret (Government-to-business-G2B)

İşletmeden İşletmeye E-Ticaret: İşletmeden işletmeye (Business-to-Business-B2B) e-ticaret, iki şirket arasında elektronik ticaretin yapılmasıdır. Tedarikçilerden sipariş almak, fatura almak veya ödeme yapmak için bir şebekeyi kullanan şirketin yaptığı e-ticarettir. E-ticaretin bu kategorisi özel şebekeler üzerinden özellikle elektronik veri değişiminden (Electronic Data Interchange-EDI) yararlanılarak son yıllarda önemli ölçüde gelişme göstermiştir.  Bugün olduğu gibi, gelecekte de e-ticaretin önemli bir boyutunu oluşturacaktır.

İşletmeden Tüketiciye E-Ticaret: İşletmeden tüketiciye (Business-to-Customer-B2C) e-ticaret, bir girişim ile tüketiciler arasında elektronik ticaretin yapılmasıdır. B2C, büyük ölçüde elektronik perakendeciliğe denk düşmektedir. İşletmeden tüketiciye e-ticaret,  the World Wide Web’in ortaya çıkışıyla önemli ölçüde gelişme göstermiştir. Bugün kek ve şaraptan, bilgisayar ve motorlu araçlara kadar tüketici mallarının her çeşidini sunarak İnternet üzerinden alışveriş yapmak mümkündür. OECD uzmanlarına göre, her ne kadar B2B ticareti bugün e-ticaretin önemli bir bölümünü oluştursa da, yarının iş dünyasında doğrudan tüketiciyi hedefleyen görüş öne çıkacaktır.

İşletme İçi E-Ticaret: İşletme içi (Business-in-Business-B1B) e-ticaret, bir organizasyon içerisinde yapılan ticarettir. B1B, bir organizasyonun çeşitli iş birimleri yoluyla ticari işlemleri destekleyen bir iş akışı uygulaması biçimidir. Büyük organizasyonlar çeşitli işletme birimleri arasındaki ticari işlemlerini bu yolla yürütebilirler. Örneğin, bilgi teknolojisi departmanı, bilgi teknolojisi hizmetleri alanında çeşitli işletme birimleriyle alışveriş yapabilir.

İşletme içi e-ticaret, öncelikle büyük girişimlere uygulanabilir. KOBİ’ler işletme içi bilgi teknolojisi uygulamalarını ticari bir şekilde sürdürmek için sınırlı sayıda işgörene  ve imkanlara sahiptirler.

Tüketiciden Tüketiciye E-Ticaret: Tüketiciden tüketiciye(Customer to customer-C2C) e-ticaret, henüz yeni başlayan bir uygulamadır. Kişiler eskimiş eşyalarını, bir Pazar günü garajlarının önüne çıkararak rastgele insanlara satmaktadırlar. Bu iş yapma süreci, sürekliliği olmayan bir ticari faaliyettir ve satıcı ailenin elindeki mallarla sınırlıdır. “Garaj satışı kavramına çok alışık olduklarından Kuzey Amerika’daki C2C uygulamaları büyük bir çevre bulmuştur. Öyle ki kimileri B2C dünyasına girecek satışlarını C2C dünyasında yapmaya başlamıştır.  Örneğin, toptancıdan çok ucuz fiyata yüzlerce, binlerce Pokemon kartı satın alıp, bunları satmak gibi. C2C modelinde açık artırma süreci vardır. Burada satılan malın adedi sınırlıdır ve satıcı bundan dolayı bir alt limit ve süre koyarak, o süre sonunda en yüksek rakamı önerenlere satmaktadır. Bu alt yapıyı kuran şirket de satış işlemi üzerinden komisyon almaktadır. Yani, C2C yapan bir şirketin aslında alacak ya da satacak bir mal veya hizmeti yoktur. Tek amaç, alıcı ve satıcıyı buluşturmaktır. C2C’de e-posta gibi elektronik araçlar vasıtasıyla iki müşterinin bir araya gelerek, mal veya hizmetler için anlaşma yapması söz konusudur. C2C hakkında doğru bilgi ve verileri hem tedarik etmek, hem de değerlendirmek güçtür. Bu e-ticaret türü Türkiye’de çok hızlı gelişme göstermektedir (Örneğin, www.arabam.com).

Yönetimden Tüketiciye E-Ticaret: Hükümet ile tüketiciler (Government-to-customer-G2C) arasında yapılan elektronik ticarettir. G2C henüz gelişme aşamasındadır. Hükümetler, hem B2C hem de G2B e- ticaret türlerinin  gelişimiyle paralel olarak, sosyal ödemeleri ve kendiliğinden tayin edilen vergi gelirlerinin tahsilatını elektronik ortama taşıma çabası içine girmiştir. Yine, bir yönetim web sitesinin hükümetin sağlık hizmetleri hakkında bilgi elde etmek isteyen tüketiciler tarafından kullanılması bu kategoriye örnek verilebilir.

Yönetimden İşletmeye E-Ticaret: Yönetim ile işletmeler (Government-to-business-G2B) arasında yapılan elektronik ticarettir. G2B, hükümet kuruluşları ile şirketler arasındaki tüm işlemleri kapsar. Örneğin; ABD’de muhtemel hükümet ilanları ve ihaleler İnternet üzerinden kamuoyuna duyurulmaktadır. Bunlara şirketler elektronik olarak cevap verebilmektedir. Günümüzde bu kategori gelişme aşamasındadır. Hükümetler, e- ticaretin gelişimini teşvik etmek için faaliyetlerini oldukça hızlı bir şekilde elektronik ortama taşıyarak KDV gelirleri, kurumlar vergisi ödemeleri gibi işlemleri elektronik seçenekler vasıtasıyla sunma çabası içindedirler.

Yukarıda sayılan e-ticaret sınıflandırmasının yönetim, işletmeler, tedarikçiler ve müşteriler açısından sunduğu fırsatlar şu şekilde ifade edilebilir:

  • Küresel sunum ve küresel seçim,
  • İyileştirilmiş rekabetçi avantaj ve hizmet kalitesi,
  • Kitleselleşmiş müşteri ve kişiselleştirilmiş ürün ve hizmetler,
  • Tedarik zincirini kısaltmak veya ortadan kaldırmak ve gereksinimlere hızlı yanıt verme,
  • Önemli maliyet tasarrufları ve önemli fiyat indirimleri sağlama,
  • Yeni iş fırsatları, yeni ürünler ve hizmetler.

Telefon, fax, televizyon, dijital para (e-cüzdan ve e-mevduat), e-veri değişimi ve İnternet elektronik ticareti gerçekleştiren temel araçlardır.

11. 2. Elektronik Ticaret Modelleri

İşletmeler, ürün tanıtımında, sipariş kabulünde, satış sonrası hizmetlerde, işletmeden mal alanlarla ve işletmeye mal satanlarla bağlantılar yapmada, İnterneti kullanmaya başlamışlardır. Elektronik ticaret alanında, giderek artan bir oranda, yeni işletmecilik modelleri geliştirilmektedir. Aşağıda bu modellerden bazılarına değinilecektir.

11.2.1. Sanal Açık Artırma

Elektronik ticaret öyle boyutlar kazanmıştır ki, bir bakıma geleneksel ticarette karşılaşılan bütün yöntem ve uygulamalar, İnternet ortamında yapılmaktadır. Bu sanal uygulamalardan biri de İnternet’te açık artırmadır. Örneğin, eBay, elektronik postayı ve Web’in etkileşim (interaktif) özelliklerini kullanan bir açık artırmayla satış sanal ortamıdır. eBay sanal ortamında, açık artırmaya katılan insanlar, dünyanın değişik yerlerinden satıcıların postaladığı bilgisayar donanımları, antika eşyalar, koleksiyonlar, şaraplar, takılar (mücevher), rock konser biletleri, elektronik eşyalar ve benzerleri için fiyat önermekte ve ürünler en çok fiyatı önerene satılmış olmaktadır. eBay sistemi, açık artırmadaki ürünlere yapılan fiyat önerilerini almakta, değerlendirmekte ve durumu en yüksek fiyatı verene bildirmektedir. eBay, yarattığı açık artırma sanal ortamındaki hizmeti karşılığında, her satıştan küçük bir komisyon almakla yetinmektedir.

11.2.2. Sanal Toplumlar

İnternet, dünyada sanal (on-line/virtual) toplumlar yaratmıştır. Benzer amacı, çıkarı veya ilgisi olanların oluşturduğu bu sanal toplumlar, çok değişik yerleşimlerde fikir, düşünce ve görüş alış verişinde bulunurlar. Bu sanal toplumlardan bazıları, söz konusu yeni elektronik işletmeciliğe destek olmaktadırlar. Örneğin, teknoloji ve kültürle ilgilenenlerin oluşturduğu bir siber alan (cyberspace) olan Electric Minds, sitesinde, ücret karşılığında işletmelerin reklamlarını yayınlamaktadır.

Web sitelerini ziyaret eden bir kişi, hemen her gün, yeni bir elektronik ticaret modeliyle karşılaşır. Türkiye’de de SuperOnline, Turk  net gibi İnternet hizmeti veren kuruluşlar, kullanıcılarını, alışveriş sayfalarına yönlendirerek, elektronik ticaretin gelişmesine katkıda bulunmaktadırlar. Çok yakın bir gelecekte, geleneksel ticaretin büyük oranda gerilediği, yasal düzenlemeleri ve daha bilimsel modelleri de geliştirilen elektronik ticaretin bütün dünyaya yayıldığı görülecektir.

11.2.3. Web’de Doğrudan Satış (Direct Sales Over Web)

Tüketici Odaklı Perakendecilik (Customer-Centered Retailing) veya doğrudan satış, elektronik ticaretin en yaygın uygulama alanlarından birisidir. İnternet, tüketici odaklı işletmeciliği ön plana çıkarmıştır. Pazarlama, pazarlama araştırması ve tüketici desteği gibi işlevlerin Web’de yapılması, tüketicilerle daha düşük maliyetli, yep yeni, doğrudan ve etkileşimli iletişim kanalları kurulmasını sağlamıştır.

Üreticiler; toptancıları, toptancı-perakendecileri, distirübüterleri, acenta ve bayileri devre dışı bırakarak, ürünlerini doğrudan doğruya en son tüketiciye satmaya başlamıştır. Dağıtım kanalından geleneksel aracı kurumların kaldırılması, satın alma işlemlerinin maliyetini olağanüstü ölçüde düşürmüştür. Amazon.com on-line bookstore, Virtual Vineyards gibi sanal pazarlama işletmeleri; satış uzmanı bulundurma giderlerini, kira giderini ve diğer geleneksel perakendeci giderlerini ortadan kaldırmıştır. Travelocity gibi hava taşımacılığı işletmeleri, eskiden olduğu gibi, artık seyahat acentalarına bir komisyon ödemeden, kendi biletlerini, kendi Web sayfalarında satmaktadırlar.

 

Aracısızlaştırmanın Tüketiciye Sağladığı Yarar

Geleneksel dağıtım kanallarının aşamalarından geçerek en son tüketiciye ulaşan bir ürün, örneğin bir kazak, orijinal üretim maliyetinin % 135 fazlasına satılmış olmaktadır. Yukarıdaki şekil, bu durumu açıkça göstermektedir. Üretim maliyeti 20 dolar olan bir kazak, en uzun aracılı dağıtım kanalının sonunda, tüketiciye 48 dolara satılmaktadır. Yalnızca perakendecinin yer aldığı kanal da, kazağın fiyatı 40 dolara inmekte, doğrudan satışta ise 20 dolar gibi bir fiyatla tüketici 28 dolarlık bir ucuzluk sağlamaktadır. Dağıtım kanalındaki geleneksel aracı kurumların sayısını azaltmak ya da bütünüyle devre dışı bırakarak üreticiden tüketiciye doğrudan satış yapmak, elektronik ticaret yapan işletme için çok büyük yarış üstünlüğü sağlamaktadır. Dağıtım kanalındaki aracı kurumların elektronik doğrudan satışla ortadan kaldırılmasına, aracısızlaştırma (disintermediation) adı verilmiştir.

İnternet, bir taraftan bazı sektörlerde geleneksel aracıları ortadan kaldırırken, diğer taraftan da yeni bir aracı türü ortaya çıkartmıştır.  Bu yeni tür aracılar,  İnternet’te alış veriş yapanlara yardımcı olan  elektronik ticaret uzmanlarıdır. Bu elektronik ticaret uzmanları; ürünler, ürün fiyatları, hangi ürünlerin hangi Web sitesinde pazarlandığı, elektronik ticaret işlemleri ve diğer ilgili konularda, alış veriş yapanlara yardımcı olur, bilgiler verir. İnternet tarafından devre dışı bırakılmakta olan geleneksel aracı kurumlar, kendilerini bu yeni ticaret modeline uydurmaya veya bu modele dayanan yeni hizmetler üretmeye zorlamalıdır.

Türkiye’de 2000’li yıllarda, sanal market hizmeti veren dijital kurumların sayısı artmış ve her geçen gün daha da artmaktadır. Hemen her orta ve büyük ölçekli işletmenin, elektronik ticaret yapmaya uygun bir web sitesi vardır. Örneğin, (www.migros.com.tr), (www.gima.com.tr), (www.tansas.com.tr) sanal market uygulamaları gibi.

11.2.4. Etkileşimli Pazarlama (Interactive Marketing)

Pazarlamacılar; tüketicilerin istek, arzu ve gereksinmelerini öğrenmek ve onların ürünlere ilgi duymasını sağlamak için, Web sayfalarının etkileşim özelliğinden yararlanırlar. Bu amaçla, siteyi ziyaret edenlere, üye olmaları önerilir. Öneriyi kabul edenler,  kendileri hakkında bilgi verecek formları doldururlar. Söz konusu bilgilerin bir kısmı, bu yolla elde edilir. Bilgi edinmede diğer bir yol, bazı yazılım özelliklerinden yararlanarak, Web sitelerini en çok ziyaret eden ve buralardan en çok alış veriş yapanların izleri sürülür ve adresleri saptanır. Daha sonra, bunlara e-postayla ulaşılarak, sitelerini ziyaret ederlerse ödüllendirilecekleri bildirilir. Ödülün de etkisiyle Web sayfalarını ziyaret eden İnternet kullanıcılarından elde edilecek bilgilerin dikkatle açılımı yapılarak, tüketici profili çıkarılır. Örneğin, The Hyatt oteller zinciri, Japonların tatil köylerinde en çok golf olanakları aradıklarını bu yolla saptamış ve yer pazarlama stratejisini geliştirirken bu eğilime ağırlık vermiştir. Aynı şekilde, TravelWeb, 138 ülkede 16.000’ den fazla otele elektronik bilgi sunan ve on-line rezervasyon yapan bir Web sitesidir. Bu site, tek tek her kullanıcının izini sürerek, onların eğilimlerini (satın alma davranışların)  saptar. Daha sonra, tüketici tercihleri konusunda bilgi edinmek isteyenlere, söz konusu bu bilgileri sunar.

İşletmeler, elektronik tartışma grupları, sohbet odaları gibi Web ve İnternet olanaklarından da yararlanarak, tüketicileriyle canlı diyaloglar kurarlar. Böylece, bireysel tüketicilerle, bir bakıma, yüz yüze ilişki kurarlar ve tüketici istek, arzu ve gereksinmeleriyle örtüşen ürünler geliştirirler.

Geleneksel pazarlama araştırması ve tüketici tercihlerinin saptanması, işletmelere çok pahalıya mal olmaktaydı. Oysa, Web sitelerine girerek, tüketicilerin bir ürün konusunda ne düşündüklerini, neler hissettiklerini öğrenmek, çok daha az maliyetlidir. Aynı şekilde, Web siteleri, satış sürecini kısaltarak, satışı hızlandırarak ve uzman satışcı ya da tezgahtar gereksinmesini en aza indirerek, pazarlama giderlerini önemli ölçüde düşürmektedir. Web, on-line sipariş formlarını dolduran tüketicilere, geleneksel alış verişte direnenlere oranla daha avantajlı pazarlama ve satış olanakları sunar.

11.2.5. Kendi Kendine Müşteri Hizmeti (Customer Self-Service)

Web ve diğer İnternet teknolojileri, işletmeleri, tüketiciler için yeni hizmet ve destek yaklaşımları geliştirmeye yöneltmiştir. Birçok işletme, Web sitelerini ve e-postalarını, tüketicilerin sorularını yanıtlamak için ve onlara yararlı bilgiler sunmak için kullanmaktadırlar. Window on Technology, işletmelerin bu amaç için sohbet odalarından ve Web bağlantı çağrı merkezlerinden nasıl yararlanacakları konusunda destek vermektedir.

Web, tüketicilerin, büyük kolaylıklar içinde işletmelerle etkileşimde bulunmalarını sağlayan bir araç işlevi görür. Tüketiciler, geleneksel yaklaşımda, işletmenin bir tüketici destek uzmanını bularak alabilecekleri bilgileri, yeni yaklaşımda ilgili sayfalara girerek bizzat kendileri almaktadırlar. Bazı işletmeler, Web kullanarak kendi işini kendi gören tüketicilere, önemli ölçüde fiyat indirimi sağlamaktadırlar. Örneğin, American, Northwest ve diğer büyük hava yolları, hiç aracı kullanmadan kendi işini kendi görecekler için Web siteleri geliştirmiştir. Tüketiciler, bu sitelerde uçak kalkış ve varış saatlerini, boş yerleri, yer hizmetleri desteğini ve diğer öğrenmek istediklerini öğrenirler ve biletlerini on-line olarak alırlar.

Söz konusu Web siteleri, başka konularda da bilgi sağlamak isteyen tüketicileriyle canlı sanal diyalog kurmayı isteyen işletmeler için, çok elverişli olanaklar sunmaktadır. Örneğin, Dell Computer, tüketicilerinin şikayetlerini veya sorularını yanıtlamak için, ağda ve diğer on-line servislerinde hazır tutulan bir Dell teknik ekibi oluşturmuştur. Bu ekip, 24 saat içinde sorulan soruların ortalama yüzde 90’ını yanıtlamaktadır. Dell’in görevlendirdiği ekip, tüketicilere danışmanlık hizmeti verirken, aynı zamanda bir yan ürün olarak pazarlama araştırması da yapmış olmaktadır.

11.2.6. İşletmeden İşletmeye (B2B) Elektronik Ticaret

İnternet teknolojisi, yalnızca işletme ile bireysel tüketiciler arasında elektronik ticaret yapmaya değil, aynı zamanda da işletmeler arasında ticari ilişkiler gerçekleştirmeye hizmet eden bir olanaktır. Gerçekten de, bu çağdaş iletişim teknolojisiyle, işletmeden işletmeye, otomatik alım satımlar yapılmaktadır. İşletmeler, yıllarca, birbirlerinden alım satım amacıyla patentli elektronik veri değişim sistemleri kullanmışlardır. Ancak, bugün, tümü, Web ve İntranet’e geçmişlerdir. Örneğin, başta gelen bir ağ donanım ve yazılım üreticisi olan Cisco Systems, diğer işletmelere satışlarının yüzde 40’ını elektronik olarak yapmaktadır. Cisco Systems, Web sitesinde, her yıl 1 milyar dolardan daha fazla satış gerçekleştirmektedir. Söz konusu bu şirket, sipariş kabullerini, kredi çeklerini, üretim zamanlamalarını, sipariş işlemelerini, teknik desteklerini, tekdüze (rutin) tüketici destek etkinliklerini ve benzerlerini on-line olarak yapmaktadır.

Dünyanın dördüncü büyük elektronik parçalar üreticisi ve dağıtıcısı olan Marshall, geleneksel fiziksel ortamlarda yapılan etkinliklerinin hemen hepsini, dijital ağ sistemine dönüştürmüş ve sanal bir dağıtım ortamı yaratmıştır. Marshall’dan mal alanlar ve Marshall’a mal satanlar, İntranet’e girerek, Marshall’ın hesaplarında, stok düzeyleri, satış raporları, tasarım hataları gibi geleneksel tüm bilgileri elde edebilirler. Aynı şekilde, İnternet’te, önerilen fiyatları kabul edebilecekleri gibi ret de edebilirler. Kısaca belirtmek gerekirse, Marshall, İnternet’en önce ticari ilişkiler içinde bulunduğu işletmelerle yaptığı bütün geleneksel etkinlikleri, karşılıklı olarak İnternette yapmayı başarmış ve büyük bir yarış üstünlüğü sağlamıştır.

Yakın bir gelecekte, dünyadaki bütün işletmeler, aralarındaki her türlü ve ticari işlemlerini sanal ortamda gerçekleştireceklerdir. Bu geçişi, hangi işletme daha önce yaparsa, o işletme büyük deneyim kazanmış olarak yarışacaktır.

11.3. Elektronik Ticaret Destek Sistemleri

Elektronik ticareti destekleyecek bir sistem kurmak isteyen işletmeler, şu üç yoldan birini seçebilirler: (1) bir Web sunucu (Web server) kullanmak, (2) elektronik ticaret sunan bir sistem paketi satın almak ve (3) elektronik ticaret hizmeti sağlayan bir dış kaynaktan yararlanmak. Elektronik ticareti gerçekleştirecek donanımı edinen işletmeler, ayrıca bir de  tüm ticari işlemlerin yapılmasını sağlayacak bütünleşik yazılım ve ara birimler edinmek durumundadırlar. Bunların en başında, elektronik ödeme sistemleri (electronic payment systems) gelir. Elektronik ödeme sistemleri, elektronik fon transferi, kredi kartları, smart kartlar, borç kartları gibi mal ve hizmetlerin karşılığını otomatik olarak ödeyen veya kayıtlara geçiren İnternet temelli teknolojilerdir. Bu arada, eğer arzu edilirse, daha önce de sözü edilen, Web sitelerini ziyaret edenlerin izini sürerek tüketici profili çıkaran ve bazı pazarlama araştırması ve açılımları da yapmaya yarayan yazılımlar da edinilebilir.

Şekil, elektronik ticaretteki bilgi akışını, ana çizgileriyle göstermektedir.

          İşletmeden Tüketiciye                         İşletmeden İşletmeye

Elektronik Ticarette Bilgi Akışı

Şekilden de izleneceği gibi, bireysel alıcılar, on-line perakendecilerden mal ve hizmetleri satın alırlar. Perakendeciler, kendi girdi sunucularıyla veya aracı kurumlarıyla elektronik ticaret teknolojilerini kullanarak doğrudan bağlantı kurarlar.  Bu arada da, hem işletmeden tüketiciye, hem de işletmeden işletmeye ödemelerde, elektronik ödeme sistemleri kullanılır.

11.4. Dünyada Ve Türkiye’de Elektronik Ticaret


Dünya üzerindeki ekonomik örgüt ve araştırma şirketlerinin, e-ticaretin hacmi konusunda birbirinden farklı araştırma sonuçları bulunmaktadır. E-ticaret hacmi ya da dünya çapındaki e-ticaret pazarının büyüklüğü konusunda net rakamlar bulunmamaktadır. Araştırmaların ortak görüşüne göre, e-ticaret hacminin çok hızlı arttığı ve 2007’den itibaren toplam e-ticaret hacminin 4 trilyon doların çok üzerine çıkacağı şeklindedir.

Forrester Research, e-ticaretin 2007 yılı sonuna kadar dünyada 4-5 trilyon dolar arasında değişeceğini öngörmektedir. E-pazarlar, giderek, B2B’nin en önemli bileşeni haline gelmektedir. B2B pazarındaki en büyük gelişme, bilgisayar ve elektronik, menkul kıymetler, motorlu araçlar, petro-kimya ve kağıt, büro ürünleri, yiyecek ve tarım gibi sektörlerde görülmektedir. Aynı zamanda bu piyasaların; şirket birleşmeleri, stratejik ittifak oluşumu, farklılaştırılmış veya özellikli ürünler ve hizmetlerin sağlanması üzerine odaklanacağı düşünülmektedir. E-ticaret ile ilgili yapılan tahminler farklılık göstermesine karşın, bu büyümenin süreklilik göstereceğine dair güçlü bir fikir birliği söz konusudur.  Nedeni, şu anda ABD ve AB ülkelerinde yaklaşık olarak her 5 şirketten 4’ü, şu veya bu oranda e-ticaret olanaklarından yararlanmaktadırlar.


Dünyada e-ticaret hacminin en çok olduğu kesimler Kuzey Amerika, Avrupa (Batı ve Kuzey Avrupa) ve Uzakdoğu-Pasifik ülkeleri (Japonya, Çin, Singapur ve Avustralya-Yeni Zelanda bölgeleri) dır. Ağ teknolojilerinin, bilişim sistemlerinin altyapı ve güvenlik olarak çok geliştiği bu bölgelerde e-ticaret, günlük yaşamın ayrılmaz bir parçası olarak görülmektedir.

E-ticaret konusunda çeşitli ürün ve hizmetler sunan IBM, Microsoft gibi şirketler, tüm dünyada olduğu gibi Türkiye’de de e-ticaret ile ilgili çalışmalarına önem vermektedirler. Türkiye’de B2B satış modelinin ilk örneğini, bayilerinden siparişlerini İnternet üzerinden almaya başlayan Arçelik göstermiştir. Migros, Gima gibi mağaza zincirleri, otomobil şirketleri, iletişim şirketleri ve kitapçılar,  bugün B2C konusunda önemli gelişmeler göstermiştir. Bankalar da internet üzerinden verdikleri hizmetleri her geçen gün geliştirerek, e-ticarete önemli ölçüde katkıda bulunmaktadırlar. Örneğin Garanti Bankası, Türkiye’de e-ticaret yapmak isteyen işletmeler ve sanal mağazalara çeşitli etkin ödeme sistemleri sunmaktadır.

Dünyadaki bilgi teknolojileri alanındaki ve telekomünikasyon alanındaki gelişmeleri izleme, bunlara uyum sağlama, ulusal strateji belirleme ve koordinasyon sağlama görevi, Dış Ticaret Müsteşarlığı (DTM)’na verilmiştir. DTM’nin başkanlığında ilgili kuruluşların katılımıyla Elektronik Ticaret Koordinasyon Kurulu (ETKK) oluşturulmuştur. Böylece, bu kurulun öncülüğünde e-ticaretin altyapısının kurulmasına ve geliştirilmesine yönelik geniş katılımlı ve düzenli çalışmalar başlatılmıştır.

Türkiye’deki pek çok sektörde büyük rağbet gören e-ticaret, hızlı bir gelişim sürecine girmiştir.  İşletmelerde, her geçen gün giderek artan bir oranda internet işletmeciliği uygulanmaya başlamıştır. Yapılan araştırmalar, Türk şirketlerinin yüzde 40’nın elektronik ticaret yaptığını göstermiştir. Bu oran içerisinde en büyük pay, bilişim teknolojileri şirketleri ile Telekom’a aittir.

İnternet alt yapısının ülke genelinde henüz istenilen düzeyde olmayışı, Türkiye’nin yeni ekonomiden istenilen verimi almasını geciktirmektedir. Bununla beraber, e-ticarete ilginin, yalnızca İstanbul, Ankara, İzmir gibi büyük şehirlerden değil, bunun yanında Anadolu’nun her köşesinden gelmeye başlaması, sevindirici bir gelişmedir.

Türkiye’de e-ticaret planlanırken, müşteri memnuniyeti birincil hedef olarak belirlenmelidir. Değilse, müşteri bir tıklamayla hemen başka bir sanal markete girebilir. İkinci olarak, e-ticarete geçerken işletmenin bütünüyle yeniden yapılanması gerekir. Yeniden yapılanmaya insan kaynağı, organizasyon ve teknolojik alt yapı birlikte bütünleştirilerek başlanmalıdır.


11.5. Dijital Sertifikayla Güvenli Elektronik Ticaret

Daha önce de belirtildiği gibi, bilgi güvenliği bilgi, bilgisayar ve bilişlim sektörünün en önemli konularından biridir. Yeni ekonomi, yeni işletme ve yeni ticaret ve yeni iş modelleri, bilgi güvenliğinin önemini birinci sıraya taşımıştır. Bilgi güvenliğini sağlamak için geliştirilen güvenlik duvarı (firewall) yazılımları, antivirüs programları, şifre (password), anne kızlık soyadı ve benzeri yöntemler, hackerler tarafından kolayca kırılabilmektedir.

İnternette güvenle ticaret yapabilmek için, gelişmiş ileri e-güvenlik teknolojilerini bilmek, yönetmek ve denetlemek vazgeçilmez bir koşul durumuna gelmiştir. Bugün elektronik posta uygulaması, yalnızca demo ve notları değil, bunun yanında kontratları, ürün tanımları, sipariş tanımlarını,  satış koşullarını, maliyet ayrıntılarını, gizli finansal bilgileri, proforma bilanço ve gelir gider tablolarını, gizli insan kaynağı kayıtlarını ve benzeri yaşamsal bilgileri iletmektedir. Bu durum işletmeleri, iç ve dış çevrelerden kaynaklanan büyük risklerle karşı karşıya getirmektedir.

PKI (Public Key Infrastructure) ağ ve bilgi güvenliğe konularında adı sık duyulan bir güvenlik teknolojisidir. Bu teknoloji, çok basit anlamda, ispatlanmış matematik ilişkilerin, donanım ve yazılım yoluyla bilgisayarlar, kullanıcılar ve uygulamalar arasında güvenli iletişim için kullanılması olarak tanımlanabilir. PKI teknolojisi, başlıca şu dört temel güvenlik işlevini sağlar:

  • Tanımlama (authentication): Bir kişinin veya bir nesnenin kimliğinin tespit edilmesi
  • Gizlilik (confidentiality): Bilginin gizli/özel kalması
  • Bütünlük (data integrity): Bilginin veya mesajın içeriğinin değiştirilmemesi
  • İnkar edememe (Non-repudiation): Bir hizmetin kullanımının inkar edilememesi

PKI, İnternet üzerinde yapılan işlemlerde, her iki tarafın da geçerliliğini doğrulayan ve kimliklendiren bir dijital sertifika altyapısıdır. Burada hedeflenen, firmaların kendi içinde bir güvenlik politikası belirleyerek güvenli iletişime yönelik bir alt yapı oluşturmasıdır. Bunu sağlamak için kriptolama (cryptography) teknolojisi kullanılarak anahtarlar (public/private keys) ve dijital sertifikalar yaratılır. Simetrik Kriptolama, gizli bir anahtar kullanarak şifrelemeyi sağlar. Bu anahtarın her iki kullanıcı tarafından bilinmesi gerekir. Anahtarın karşı tarafa ulaştırılması, güvenlik açısından temel sorunu oluşturur. PKI teknolojisi, bu sorunu, söz konusu gizli anahtarı genel (public) ve özel (private) olmak üzere ikiye ayırarak çözmüştür. Genel ve özel anahtarlar, dijital imzalar olarak da kullanılabilmektedir. Kısaca belirtmek gerekirse, PKI güvenlik teknolojisinde sertifikalar, genel ve özel anahtarlar kullanılarak yaratılmaktadır.

12. MOBİL TİCARET

Elektronik ticaret kablolu pazarlama olurken, mobil ticaret de kablosuz pazarlama olmaktadır. Dünyada kaç kişinin, kurumun ve işletmenin kablosuz İnternet kullandığı, henüz kesin olarak bilinmemektedir. Bununla beraber, m-ticaret, kablosuz bilgi teknolojisinin küçük bir evreni olma yolunda hızla gelişmektedir. New York’da gerçekleştirilen “İnternet Wolrd Wireless 2001 Sempozyumu”nda, birçok şirketin umudunu mobil ticarete bağladığı belirtilmiştir.

Mobil telefonların sıkça kapsama alanı dışında kalması, m-ticaretin yaygınlaşmasını engellemektedir. Birçok insan işinden evine dönerken, yolculuk yaparken ya da kırsal alanda yaşarken, kapsama alanı dışında kaldığı için, İnternet’e girip ticaretini yapamamaktadır. ABD’deki 54,3 milyon 18 yaş ve üstü kullanıcı, 2000 yılının üçüncü çeyreğinde mobil online olarak 500 dolar ve üzerinde harcayanların yüzde 55’ini oluşturmuştur.

Yine ABD’de 16 milyon yetişkin insan, İnternete bağlanabilen mobil telefona sahiptir. Kablosuz İnternet kullanıcıları, indirimleri ve alış veriş programlarını diğer kullanıcılara göre daha iyi takip edebilmektedir. Ayrıca, mobil ticaret yalnızca işlem için değil, aynı zamanda bilgiye ulaşmak için de kullanılmaktadır.

Görüldüğü gibi, yakın bir gelecekte, mobil-ticaret arabada, uçakta, gemide, evde ve her yerde bir pazarlama türüne dönüşecek ve nerede olurlarsa olsunlar müşterilere ulaşma aracı olacaktır.

13. ELEKTRONİK YÖNETİM

İnternet teknolojisinin  işletmeler tarafından benimsenmesinin temel nedeni, aracılık ve koordinasyon maliyetlerini olağanüstü düşürerek, yarış üstünlüğü sağlamasıdır. Aynı şekilde, işletmelerin İntranet teknolojisini benimsemesinin temel nedeni de, içsel süreçlerin planlanmasını, örgütlenmesini, uyumlaştırılmasını ve denetlenmesini son derecede kolaylaştırması, işletme etkinliklerine bütünlük, hız ve verimlilik kazandırarak, ikinci bir yarış üstünlüğü sağlamasıdır.

13.1. Elektronik Yönetime İntranet Desteği

İntranet’ten önce de, işletmelerde bilgisayarlar ve bilgisayar uygulamaları vardı. Ancak, bilgisayar destekli geleneksel işletmecilikte, işletme çalışanlarının birbiriyle iletişimi ve etkileşimi, zaman alıcı ve karmaşık bir durum gösterirdi. İntranet, işletmedeki bilgisayarları bir bütün haline getirerek, çalışanlar arasında anlık bir iletişim ve etkileşim sağlamıştır. İşletme birimleri arasında kurulan bu elektronik ağ, işletmeyi elektronik sanal bir ortam durumuna sokmuştur. İntranet’ten önce, oldukça pahalıya mal olan iletişim, etkileşim, yönetim, koordinasyon ve denetim maliyetleri, son derecede azalmıştır. Web yazılımı, bütünleştirici bir arabirim (interface) mantığıyla hazırlandığı için, İntranet, işletmenin birbirinden farklı birçok alt sistemlerini ve süreçlerini bütünleştirmektedir. İşletmeler, İntranetlerini, işletmenin veri tabanlarına Web’le dolaysız olarak bağlayınca,  çalışanlar, işletmenin tüm etkinliklerini bir merkezden görmeye başlamışlardır. İşletme çalışanları, fiziksel olarak dünyanın neresinde olursa olsun, İntranet olanaklarıyla, isterse üyesi olduğu işletmeyi, bütün yönleriyle önünde görebilir. İntranet’e girme yetkisi olan bir kişi, grup veya kurum, herhangi bir yerden, İnternet’e bağlı bir PC, cep telefonu veya WAP telefon ile şifresini vererek, İntranet’e bağlanır ve işletmeyle bütünleşir. Yetkili olduğu bilgilere ulaşır, yönetmelik ve yönergeleri okur, plan ve programları inceler, etkinlik raporlarını gözden geçirir veya kişilerle sözlü, yazılı, görüntülü iletişimde bulunur.

İntranet, işletmelere daha çok boyutlu, daha etkileşimli, daha hızlı ve kolay ulaşılabilir bir bilgi ortamı sunar. Web sayfasına dayalı işletme içi bütünleşik uygulamalar,  etkileşimli olarak yapılabilir. Bunun için; metin, ses, video gösterim gibi kitle iletişim araçları kullanılmalıdır. Gerektikçe sık sık güncellenebilen on-line bilgi bellekleri yaratma özelliği, işletmeler için İntranet’i öncelik durumuna getirmektedir. Ürün listeleri, işgören el kitapları, telefon rehberleri ve benzeri bilgiler, değişiklikler oldukça anında güncellenebilmektedir. Bu durum, işletmelerin, değişen koşullara, eskinin kağıt temelli yayınlarıyla oranlanamayacak kadar çabuk uyum göstermesini sağlamaktadır. İnternet, işletme belgelerini, kağıt, daktilo, basım, dağıtım gibi geleneksel iletişim maliyetlerini ortadan kaldırarak anında güncellediği için, işletmeleri, bilgi karmaşasından kurtarmaktadır. Çalışanlar, işlerine başlarken, kendi alanlarıyla ilgili Web sayfalarında, en son değişiklikleri görmekte ve işlerini bu değişiklere göre güvenle yapabilmektedirler.

Yönetim bilgi sisteminde, geleneksel uygulamaları bırakarak İntranet’e geçme, işletmelerin, boşa geçen zaman maliyetlerini, kırtasiye maliyetlerini, bilgi dağıtım maliyetlerini, iletişim maliyetlerini ve benzerlerini, nerdeyse yok sayılacak ölçüde azaltmıştır. Bunun yanında, İntranet, koşullardaki değişmelere yanıt verme hızını ve etkinliklerin uyumlaştırılması hızını, an zaman birimine indirdiği için, etkililiği, verimliliği ve etkileşimi artırmıştır.

Diğer taraftan, İntranet’in bir üstünlüğü de, kurma ve işletme giderlerinin çok yüksek olmamasıdır. 2000’li yılların Web sayfası yaratma yazılımları, işletme çalışanlarının kendi Web sayfalarını kendilerinin hazırlaması olanağını vermiştir. İntranet, işletmelere, evrensel e-posta sistemi, uzak ortamlara erişim, grup katılımı, elektronik kütüphane, uygulamaları ve Ar-Ge çalışmalarını paylaşım, işletme içi ve dışı iletişim ağları olanaklarını vermiştir. Bu arada, bazı holding işletmeler, İntranet’lerini sanal toplantı (konferans) amacıyla da kullanmaktadırlar.

Kısaca belirtmek gerekirse, intranet, kullanımı kolay, düşük maliyetli bir iletişim aracıdır. İşletmelerde İntranet kullanmanın başlıca yararları, birkaç nokta etrafında özetlenebilir:

  • Bağlanabilirlik: İntranet’e hemen her ağa bağlı ortamdan ulaşılabilir
  • Hızlılık: Mevcut sistemlere bağlanarak veri tabanlarına hızlı erişim sağlanabilir
  • Etkileşim: Metin, ses, video gösterim ve benzeri kitle iletişim araçları kullanarak etkili bir etkileşim sağlanabilir
  • Güncelleştirme: Koşullardaki değişiklikler anında bilgi sistemine yansıtılabilir
  • Kullanım kolaylığı: World Wide Web (www) sayfalarında metin, resim, ses, animasyon ve video gösterimlerini kolayca bulmaya yarayan Nescape Navigator, Mosaic ve Microsoft İnternet Explorer gibi evrensel tarayıcılar (browser), bir arabirim olarak kullanım kolaylığı sağlamıştır
  • Kullanım maliyeti düşüklüğü: İntranet’i kullanma maliyeti, geleneksel iletişim sistemlerine oranla son derecede düşüktür
  • Bilgi bolluğu: İntranet, bilgi ortamlarına karşı çok daha duyarlı olacak şekilde geliştirildiği için, her türlü bilgi edinilebilir
  • İletişim maliyetlerini azaltması: İntranet, geleneksel sistemlere oranla, bilgi dağıtım maliyetlerini son derecede azaltmıştır

13.2. Elektronik Katılım (Electronic Group Collboration)

İntranetler ve diğer ağ teknolojileri, katılımcı bir yönetim ortamı yaratmaya yönelik, çok zengin bir olanaklar dizisi sunarlar. Söz konusu bu zengin katılım ortamında, organizasyonu oluşturan üyeler, birbirleriyle düşünce, fikir, veri, bilgi, model değiş tokuşu yapabilirler; fiziksel olarak nerede olurlarsa olsunlar, projelerde ya da belirli konularda birlikte çalışabilirler. E-posta, fax, sesli posta( voice mail), telekonferans, video konferans, veri konferans (dataconferencing) grup bellek (grupware), sohbet sistemleri (chat systems), haber grupları (news groups) ve takım bellek (teamware), elektronik işletmeyi yaratan araçların başında gelirler. Türkiye İnternet uygulamalarında, İnternet bağlanım hizmeti sağlayan kuruluşlar, kendi Web sayfalarında söz konusu bu bellekleri “oda” terimi ile ifade etmektedirler.

Katılmalı elektronik işletme yönetiminde giderek büyük önem kazanan takım belleklere ya da takım odalarına, azıcık değinmekte yarar vardır. Takım bellek (teamware), İntranet destekli takım çalışması için geliştirilmiş uygulamalara verilen bir addır. İşletme organizasyonunda oluşturulan çeşitli takımların üyeleri, söz konusu bu sanal yönetim ortamında (odalarda), fikir ve belge paylaşımı, beyin fırtınası, programlama, karar alma, proje gerçekleştirme ve benzeri etkinlikleri yaparlar.

 Takım bellekler (takım odaları) ve grup bellekler (grup odaları), işletmelerdeki bilgi çalışanları (fikir üreticileri) tarafından gerçekleştirilen kısa dönemli projeleri desteklemek için kullanılır.

Geleneksel kararlara katılım toplantılarında, grup 3–5 katılımcıdan oluşur. Bu büyüklüğün üstüne çıkıldığında, bir taraftan toplantı süresi uzar, diğer taraftan da bıktırıcı tartışmalar ve gereksiz tekrarlarla verimlilik azalmaya başlar. Oysa grup karar destek sistemi yazılımlarıyla yapılan katılımda, hem süre olağanüstü kısalır hem de verimlilik artar. Gerçekten de, bu yazılımlar sayesinde, katılımcılar, aynı anda birçok gruba katılabilmekte ve birçok kişiyle etkileşimde bulunabilmektedir. Söz konusu takım bellek yazılımları, gerekli donanımlar eklenirse, sesli ve görüntülü de yapılabildiği için, katılımcılar arasında sıcak bir atmosfer ve işbirliği sağlanır. Böyle bir samimiyet ve eş anlamlılık, katılımcıların eleştirilmekten korkmadan fikirlerini söylemelerini teşvik eder. Diğer taraftan, bu iyi yapılandırılmış ileri yazılımlar,  ileri sürülen fikirleri organize edip değerlendirerek, toplantının sonunda belleğinde saklar. Toplantıya katılmayanlar, daha sonra bu belleklere ulaşarak yapılan tartışmaları okur. Ayrıca, bir grubun yaptığı tartışmanın verileri ve belgeleri, başka bir alanda aynı proje için yapılan toplantıda girdi olarak kullanılabilir.

Uygun bir şekilde tasarlanıp desteklenmek koşuluyla, grup karar destek sistemleri, sanal toplantılarda üretilen fikirleri daha da artıracak yönde geliştirilebilir. Bu yönüyle katılmalı grup karar destek sistemleri, karmaşık karar sorunlarının çözümüne ilişkin yeni fikirler üretmede çok başarılı sonuçlar vermektedir. Söz konusu katılımların çıktısı, grubun oluşumuna, grubun çevresine, grubun kültürüne, grubun soruna karşı tavrına, tartışmanın önceden iyi planlanmasına, grubu yönetenin etkinliğine, katılımcıların koordinasyonuna ve yazılım ve donanımın uygunluğuna bağlıdır.

13.3.Elektronik Yönetim Uygulamaları

İntranet, işletmenin tüm işlevsel alanlarında, “olmazsa olmaz” koşulu haline gelmiştir. Nedeni, geleneksel işletme yönetiminde insan hızıyla yapılan tüm işlevlerin, İntranet olanaklarıyla elektronik olarak yapılmasıdır. Artık tüm işletme süreçleri, elektronik etkileşimli olarak yönetilmektedir. Aşağıdaki şekil, yalnızca dört temel işletme işlevinin İntranet uygulamalarını simgelemektedir.

Şekilde gösterilen dört temel işletme işlevinin içeriğini oluşturan konuların, yalnızca bazılarına değinilmiştir. Aslında, İntranet teknolojisi, bütün işlevsel içeriklerin başarıyla yürütülmesini sağlar. Bütünleşik ortak veri tabanı, sanal yönetsel katılım,  sanal takım çalışması ve diğer elektronik  erişim, paylaşım ve iletişim olanakları, elektronik yönetim uygulamalarını yadsınamaz bir konuma getirmiştir. İleride, “İşletme İşlevleri Bilgi Sistemleri” bölümünde, işletme işlevleri ayrıntılı olarak işlenecektir.

14. ELEKTRONİK FİNANS

Dijital bilişim teknolojisi, ekonomik sistemi, dolayısıyla işletmeleri olağanüstü etkilemiş ve yapıyı temelinden değiştirmiştir. Bilindiği gibi, bilişim teknolojisi; verinin toplanması, işlenmesi, bilgiye dönüştürülmesi, belleklenmesi, aktarılması ve dağıtılması yöntem ve araçlarının tümünü kapsar.

Bilişim teknolojisindeki gelişmelerin en önemli katkıyı sağladığı alanlardan birisi de finansal sektördür. Gerçekten de, finans şirketlerinin yatırım stratejileri içinde bilişim teknolojilerine verdikleri ağırlık, çok önemli boyutlara ulaşmıştır.

 Örneğin, ABD finans sektörü, son dönemde telekomünikasyon harcamalarına, diğer sektörlere oranla ortalama %29 daha fazla bütçe ayırmıştır. Ayrıca, ülkedeki toplam bilişim teknolojisine yapılan harcamalar içinde tek başına finans sektörünün payı %35 olarak hesaplanmıştır. Böylece, bilgi yoğun bir işleyiş yapısına sahip olmaları nedeni ile, bilişim teknolojilerinden en fazla yararlanan ve dolayısıyla bu alandaki hızlı gelişmelerden en çok etkilenen ekonomik alanların başında finansal piyasalar gelmektedir.

Finansal piyasa sisteminde işlemleri gerçekleştirmek için gereken bilgilerin sağlanması, belirli bir işlem maliyeti yaratır. Bilişim teknolojisi, bu tür maliyeti büyük oranda düşürmüştür. Fon arz ve talep edenler, finansal arıcılara pek fazla gereksinme duymaz olmuştur. Özellikle, WAP (wireless application protocol) gibi kablosuz İnternet’e dayalı iletişim sistemindeki gelişmeler, finansal hizmetlerin etkili ve ucuz olmasını sağlamıştır. Finansal piyasalardaki işlemlerin gerçekleşmesi için gereksinme duyulan bilgiler, bir dokunuşta, dünya ölçeğinde, gerçek zamanlı olarak edinilmektedir. Kısaca, bilişim teknolojisindeki gelişmeler, işlem maliyetlerini düşürmüş, finansal piyasaların etkin çalışmasının önündeki tüm engelleri ortadan kaldırmıştır.

Diğer taraftan, bilişim teknolojisindeki gelişmeler, finans şirketleri ile bilgi ve iletişim şirketlerini, stratejik işbirliğine yöneltmiştir. Başka deyişle, bilişim sektöründe Portal’lar, telekomünikasyon şirketleri ve finans kurumları yeni ortaklıklar kurmaktadır. Örneğin, Bank of East Asia ile Yahoo,  Lycos ile Telefonica gibi. Ayrıca, finans şirketleri, finansal bilgilerin en etkin ve ucuz bir biçimde derlenmesi, işlenmesi ve aktarılması üzerinde bilgisayar programları geliştirmeye çalışan yazılım şirketlerine de önemli yatırımlar yapmaktadır. Bilgi, iletişim ve finans sektöründeki bu işbirliği sayesinde finansal piyasalar elektronik bir yapıya kavuşarak önemli bir dönüşümü gerçekleştirmiştir. Finansal piyasada işlem yapmak isteyen birimler, bilgisayar, televizyon ve telefon gibi kişisel araçlarıyla, İnternet ortamında Portal’ lara ulaşmakta ve buralardan sağlanan olanaklarla çok geniş finansal bilgi ve analizlerin bulunduğu bilgi aracılarına (infomediaries) ulaşmaktadırlar. Bu bağlantılarla birimler, gerekli işlemlerini, gerçek zamanlı olarak yapmaktadırlar.

Yukarıda belirlenen kapsamda, finansal bilginin hızlı ve düşük bir maliyet ile elde edilmesi, öncelikle piyasa alanlarını ve dolayısı ile hacimlerini hızla genişletmiştir. Öyle ki, bilişim teknolojilerindeki gelişim sonucu oluşturulan “Elektronik İletişim Ağı” (Electronic Communication Network) ile borsa işlemleri artık global düzeyde gerçekleştirilmektedir. Örneğin, ABD’ deki  NASDAQ İndeksi esas olarak  Connecticut’tan yönetilmekle birlikte, sahip olduğu İnternet ağı sayesinde dünyanın her yerinden yapılabilecek işlemlere açıktır. Başka deyişle, işlem merkezi ABD’deki bir eyalette olduğu halde, bu piyasa üzerinde işlem yapan kişiler, bütün dünyaya yayılmış durumdadır. Diğer taraftan, Londra ve New York borsaları da yine kurdukları iletişim ağları ile faaliyet alanlarını dünya yüzeyinde genişletmiştir. Tokyo, Toronto gibi diğer gelişmiş borsalar da, faaliyet alanlarını, elektronik iletişim ağlarıyla giderek genişletmektedir. Görüldüğü gibi, finansal piyasaların bir taraftan faaliyet alanları, diğer taraftan da işlem hacimleri genişlemektedir. NASDAQ’ın 2003 yılı ortalama günlük işlem hacmi 62 milyar dolardır. Bu oran, New York Borsasında 55, Londra Borsasında ise 19 milyar dolardır.

Bilişim teknolojilerindeki gelişmeler, finansal aracılık yapan kurumların da, geleneksel işlevlerini etkilemiştir. Fon arz ve talep edenler, düşük işlem maliyetleriyle gerekli işlemleri kendileri gerçek zamanlı olarak yapmaktadır. Böylece, fon arz ve talep edenler, bankaların aracılığına gereksinme duymadan, kendi işlemlerini kendileri yapmaktadır. Diğer taraftan, şirketler, bankaları kullanmak yerine menkul kıymet çıkararak, sermaye piyasalarından fon sağlama olanağına kavuşmuştur.

Finansal piyasalarda, işlem maliyetlerinden kaynaklanan giriş engelleri ortadan kalktığı için, rekabet koşulları olağanüstü gelişmiştir. Bilişim teknolojilerindeki gelişmeler, ulusal bankalar ile karşılaştırıldığında, bölgesel bankaların yerel birimlere fon sağlama konusunda sahip oldukları üstünlükleri azaltmıştır. Borç veren ile alanın arasındaki uzaklık sorunu ortadan kalkmıştır. Finansal piyasaların rekabet alanı, ulusal düzeyi aşarak, uluslar arası düzeylere ulaşmıştır.

15. E-ENGINEERING (ELEKTRONİK YENİDEN YAPILANMA)

1990’lı yıllardan bu tarafa, en çok sözü edilen verimlilik yaklaşımlarından birisi, süreçlerin yeniden tanımlanması anlamına gelen reengineering olmuştur. Tüm üretim süreçlerini yeniden tanımlayarak, verimliliği dolayısıyla karlılığı artıran bu yaklaşım, bütün dünyada büyük ilgi görmüştür. Reengineering, Japon’ların Toplam Kalite Yönetimi yaklaşımına, Batı Uygarlığının getirdiği bir verimlilik modelidir.

Yarış üstünlüğü kazanmak isteyen her işletme, bu yeni verimlilik yaklaşımıyla, organizasyon yapısını ve üretim süreçlerini tekrar gözden geçirme ve yeniden yapılanma gereksinmesi duymuştur. Ancak, bilişim sistemindeki olağanüstü gelişmeler, her alanda olduğu gibi, işletmecilik alanında da bir “Web Yaşam Tarzı” getirmiştir. Web yaşamın son birkaç yıldır kendisini dayatması, bilinen süreçlerin yeniden tanımlanması modelini, Web’e uyarlama sürecini başlatmıştır. Bu durumda,

ilk haliyle reengineering olan kavram, “e-“ modasına uyarak “e-engineering”e dönüşmüştür.

E-engineering kavramını ilk defa kullanan kişi, Harvard Business School’dan Prof. Clayton Christensen’dir. Yazara göre, reengineering, yerleşik bir organizasyonda en karlı müşteri tabanına seslenen ve farklı süreçler içeren bir yapılanma biçimidir. E-engineering ise, yeniden tanımlanmış söz konusu organizasyon yapısını, İnternet ortamına uyarlamadır. Christensen, işletmelerin Web tarzı yaşam koşulları doğrultusunda yeniden yapılandırılmasına e-engineering adını vermiştir. Başka deyişle, e-engineering, elektronik yeniden yapılanmadır.

E-işletme (e-business), başlangıçta, müşterilerle Web ortamında buluşma olarak algılanmış, ancak bu günlerde, olayın bundan çok daha geniş boyutlu bir olgu olduğu anlaşılmıştır. Bugün, işletmeler, tedarik zinciri ve müşteri ilişkilerinin yönetiminden, işletme içi örgütlenmeye kadar her konuyu, İnternet protokolleri üzerinden yapmak gerektiğine inanmışlardır. Örneğin, İnternet (dünya bilişim ağı), İntranet (işletme bilişim ağı) ve Extranet (yakın çevre bilişim ağı) olanakları, geleneksel dikey organizasyon yapılarını, güncel yatay yapılara dönüştürmüştür. Böylece, hantal aşağıdan yukarıya bilgi akışı ve yukarıdan aşağıya iş emri akışı, yerini, bilişimin eşit olarak yapıldığı ve işlerin ekiplerce belirlenip başarıyla gerçekleştirildiği yapılanmalara bırakmıştır.

Bill Gates, insanların, ülkelerin, kurumların ve işletmelerin kendilerini içinde bulduğu bu elektronik yapıya, “Dijital Sinir Sistemi” adını vermiştir. Dijital sinir sistemi, işletmenin iç ve dış çevreleriyle olan bütün ilişkilerini otomatikleştirmiştir. İleri donanım ve yazılımlar; yere, zamana, kağıda, kaleme ve ele dayalı bütün iş ve işlemleri ortadan kaldırarak, büyük yarış üstünlüğü sağlamıştır. Dijital sinir sitemi, insan kaynağını, beyin gücüyle iş görmeye ve doğrudan müşteriye yönelik hizmetlere kaydırmıştır.

Görüldüğü gibi, işletmeler; tasarımdan üretime, üretimden dağıtıma, dağıtımdan tedarike, tedarikten işletme içi örgütlenmeye kadar bütün süreçlerini, dijital sinir sistemi koşullarında yeniden tanımlamak durumundadır. Bunu başaran işletmeler ayakta kalacak, başaramayanlar ise, verimsiz süreçlerinin bedeli olarak yarıştan çekileceklerdir. Dijital sinir sistemi, yer ve zamana bağımlı somut girişimleri ortadan kaldırarak, yerine, yer ve zamandan bağımsız “sanal girişimler” ikame etmektedir. İçine balıklama girilen dönemde başarı; girişim, ürün, marka gibi kavramlar üzerinde değil, kurallarını sanal dünyanın belirlediği sanal e-engineering yaklaşımları üzerinde olacaktır. Gerçektende, yeni dönem, e-iş modellerinin egemen olduğu, işletmelere henüz kurulmamış bir işletmenin (tasarım halindeki verimli süreç modelleri) rakip olabileceği elektronik yapılanmalar  dönemi olmaya başlamıştır.

Türkiye’nin, her alandaki mevcut iş ve işlem süreçleriyle yarış kazanması ya da rakipleriyle at başı gitmesi mümkün değildir. Çağın gereklerine uygun davranabilmek için, kesinlikle, bütün süreçlerin e-yapılanma felsefesine göre tek tek elden geçirilmesi ve yeniden tanımlanması gerekir. McConell International’ın yaptığı araştırmaya göre, dijital alt yapısındaki bazı eksikliklerine karşın Türkiye, e- yapılanma konusunda hızlı gelişecek ülkeler arasında görülmektedir. Türkiye, başarının, dünyadaki dijital gelişmelere rakiplerden önce uyum gösterme yeteneğinde olduğunun bilincinde olmalıdır.

16. E-YAŞAM

Internet, yalnızca ekonomik yaşamı etkilemekle kalmamış, aynı zamanda tüm toplumsal yaşamı değiştirmiştir. Gerçekten de, dijital sinir sitemi olgusu, ekonomik, sosyal, yasal, finansal ve teknolojik yaşamı da dijitalleştirmiştir. Geçmiş dönemlerin genel kabulleri (paradigmaları) geçerliliğini yitirmiş, bunların yerine dijital kimlik, dijital cüzdan, dijital ahlak, dijital istihdam, dijital cinsellik, dijital nikah, dijital aile, dijital boşanma, dijital emeklilik, dijital mahkeme, dijital kültür, dijital dernek, dijital alış veriş, dijital komşuluk gibi yeni dayatmalar geçmiş ve genel kabul görmeye başlamıştır.  Dünyada ve Türkiye’de eski değerlere sahip kuşaklar, her alanda yerlerini yavaş yavaş, yeni değerlere sahip “Net Kuşağı”na bırakmaktadır. Net kuşağı, düne, bugüne ve geleceğe, kesinlikle eskimiş kuşaklar gibi bakmamaktadırlar. Net kuşağı, kendine özgü “Net Kültürü”nü oluşturmaktadır. Bu kültürde, kitlesel yaşamın yerini, kişiye özel yaklaşımlar anlamına gelen “molekülleşme”, duygusal ve entelektüel paylaşım, kendini özgürce ifade etme ve benzeri kabuller almıştır.

Dijital sinir sitemine, sınırsız iletişim sağlayan cep telefonları da eklenince, toplumsal yaşamda “Sanal Ofis”, “Sanal Personel”, “Sanal Takım”, “Sanal Liderlik” gibi yeni kavramlar ve uygulamalar oluşmuştur. Sanal oluşum üyelerinin en önemli özelliği, bir değil birkaç konuda gerçekten uzman, yetenekli, iletişim kurma yetisi yüksek, yenilikçi, yaratıcı ve duygusal zekası gelişmiş kişiler olmasıdır.

5

BİLGİ ÜRETİMİ

1. GİRİŞ

Başta ekonomik, sosyal ve politik olmak üzere, 2010’lu yıllarda, hemen her alanda çok hızlı değişimler yaşanmış ve yaşanmaktadır. Bu değişim, bilgi teknolojisindeki daha da büyük ilerlemelerle birlikte dünyanın her yerini, olumlu ya da olumsuz biçimde etkilemiştir. Ülkeler ve işletmeler, söz konusu baş döndürücü değişimden olumsuz etkilenmemek ve iş yaşamından çekilmemek için, çağdaş bilgiye, bilgi kaynaklarına, özgün bilgi üretimine ve bilgi teknolojisine sarılmak durumunda kalmışlardır.

Bugünkü işletmecilik uygulamalarında bilgi, hem üretim kaynağı, hem satılan bir ürün, hem de rekabet üstünlüğü sağlayan bir strateji durumundadır. Toprak, emek, hammadde ve sermaye kıt kaynaktır. Oysa bilgi, tükettikçe daha da çok artan sonsuz ve tükenmez bir üretim faktörüdür. İşletmeler, değişimin yarattığı karmaşık ve büyük ölçekli sorunlarını, bilgiyle çözebileceklerine inanmış görünmektedir. Ancak, sorun çözücü ve yarış üstünlüğü sağlayıcı bilgi çok pahalı bir üründür. Bu ürünü satan büyük ülke ve işletmeler, yaptıkları araştırma geliştirme masraflarını ürün fiyatına yüklemekte ve müşterilerine çok yüksek fiyatlarla satmaktadır.

Know-how, patent, lisans, royalty, teknoloji, donanım, yazılım gibi etiketlerle birlikte pazarlanan bilgiyi, yüksek fiyatlarla alan ülke ve işletmeler, büyük finansman sıkıntısına düşmekte, finansal yapıları bozulmakta ve yarış güçleri azalmaktadır. Ayrıca, büyük bedellerle bilgi ve teknoloji satın alan ülke ve devletler, bilgi üretmek için araştırma-geliştirme fonu ayıramamakta ve giderek dışa bağımlılıkları artmaktadır.

Tarihi süreç içinde bilgi ve bilgi üretimi, her zaman büyük önem taşımıştır. Ancak, bugün bilgi üretip satmak, bunu yapamayan ülke ve işletmeleri, uygarca sömürme yolu olmaya başlamıştır. Geçmişte ülkeler, işgal edilerek sömürülmüştür. Bugün bu ilkel uygulama yerine, geri ve gelişme aşamasındaki ülkelere, katma değeri çok yüksek mal, hizmet, teknoloji ve bilgi satarak aynı sömürü gerçekleştirilmektedir.

Geri ve gelişme aşamasındaki ülke ve işletmelerden, birden bire katma değeri yüksek bilgi üretmeleri beklenemez. Ancak, bu ülkelerin ve işletmelerin yönetim süreçlerini çağdaşlaştırmaları, bilgi üretmenin ilk aşaması olan bilgi alt yapılarını kurmaları ve genç kuşaklarına çağın koşullarına uygun eğitim ve öğretim programlamaları uygulamaları, son derece büyük önem taşır.

2. BİLGİ KAVRAMI

Bilgi; insanlar, işletmeler ve kurumlar için, en başta gelen bir stratejik (yapısal) üstünlüktür. Bu kadar büyük öneme sahip olan bilgi, birçok kavramı da birlikte çağrıştırmaktadır. Diğer, taraftan bilgi, değişik bilim dallarında değişik anlamlara gelmektedir. Aşağıda, bilginin Yönetim Bilgi Sistemi Dersi açısından taşıdığı anlam belirtilecektir.

2.1. Bilginin Tanımı

Öğesi olduğumuz evrende, gerçekler vardır. Bilim adamları, zamanı geldikçe, bu gerçekleri gözlem altına alırlar. İnceledikleri konuya bilimsel yöntemler uygulayarak,  gerçeğin yapı ve işleyişini tanımlarlar. Girişimciler, bu tanımları esas alarak, yeni ürün, üretim yöntemi ve pazarlar geliştirerek, insan yaşamını daha da kolaylaştırmaya çalışır. Örneğin, bilimin konusu olmadan önce de “Su” vardı. Bilimsellik gelişip de zamanı gelince, bilim adamları suyu gözlem altına aldılar. Yapısını H2O, işleyişini ise gaz, sıvı ve katı olarak tanımladılar. Bu bilimsel tanımları esas alan girişimciler buz, buzdolabı, dondurma, şişe suyu, buhar makinesi gibi ürün, üretim yönetimi ve pazarlar geliştirip pazarladılar.

En genel anlamda bilgi, gerçeğin yapı ve işleyişinin tanımıdır. Matematik ve diğer fen bilimlerinde, gerçeklerin yapı ve işleyişi pek değişmez. Oysa sosyal bilimlerde ve bu arada da işletme yönetiminde gerçeklerin yapı ve işleyişi, çok hızlı bir değişim gösterir. Milattan önce eski Yunan’da Herakleitos (535-475) ilk olarak “değişmeyen tek gerçek değişimdir” demiştir. Bu gerçek gereğince, sosyal bilim konularındaki yapı ve işleyişler, her seferinde yeniden tanımlanmak durumundadır. Kısaca belirtmek gerekirse, sosyal bilimlerde, “değişme ve yeniden tanımlama” esastır.

Türkçede bilgi sözcüğü ile veri, enformasyon ve bilgi, bazen aynı bazen de farklı anlamlarda kullanılmaktadır. Yönetim Bilgi Sistemi’nde, yeri geldikçe bilgiyle ilişkili olarak kullanılan başlıca üç terim vardır. Bunlar; İngilizcedeki “data”, “information” ve “knowledge” sözcüklerinin Türkçe karşılığı olan veri, enformasyon ve bilgi’dir.

2.1.1. Veri

Yönetim bilgi sistemi açısından veri, bilgi üretim sürecinin girdisi; enformasyon, karar alma sürecinin girdisi; bilgi ise, iletişim sürecinin girdisidir. Bir karar sürecinin girdisi olan enformasyon, başka bir bilgi üretim sürecinde veri olarak kullanılabilir.

Data anlamında veri, gözlemlerin ses olarak, hareketli görüntü olarak, sayı olarak, metin olarak, resim olarak, tarih olarak, kendi özel alanlarına kaydedilmiş biçimidir. Başka deyişle veri, bilgiye ulaşmak için yapılan gözlemlerin metin, sayı, ses, canlı görüntü ya da başka bir biçim olarak nesneleştirilmesidir. Bilindiği gibi, bilimsel yöntemin ilk aşaması, eski çağlarda da, yeniçağda da, bilgi çağında da, her çağda gözlem’dir. Başka deyişle, bilimsel çalışma gözlemle başlar. Tarihi olaylar, sosyal olaylar, ekonomik olaylar, demografik olaylar, kısacası bütün olaylar, gözlenir ve gözlemler kendi sınıflarına yazılır. Buradaki amaç, gözlemler arasında anlamlı ilişkiler, başka deyişle neden-sonuç ilişkileri bularak, insan yaşamını kolaylaştıracak bazı bilimsel sonuçlara ulaşmaktır. Veri işlem süreci sonunda elde edilen anlamlı sonuçlara, yönetim bilgi sisteminde, enformasyon adı verilir.

Tek başlarına bir anlamı olmayan veriler, veri işlem sürecinin girdileri olarak nitelendirilirler. Veri işlem süreci, duruma göre algılama, sınıflandırma, kaydetme, sınama, düzenleme, yok etme, kullanma, saklama, erişme, özetleme, hesaplama, çoğaltma, iletme ve benzeri birçok karmaşık işlemleri içerir. Eski çağlarda, söz konusu bu işlemler elle veya basit araç gereçlerle yapılırken, bilgi çağında başta bilgisayar olama üzere, dijital bilgi teknolojisiyle yapılmaktadırlar.

Bilindiği gibi, sevgi ve bilgi, paylaşıldıkça artar ve değer kazanır. Veriler, işletmenin iç ve dış çevresindeki insanlarla paylaşıldıkça yararı ve değeri artar. Aşağıdaki şekilde, veri paylaşımının nasıl yapıldığı simgelenmiştir. Şekilde de belirtildiği gibi, veri bölümlerden başlayıp, işletme çapında genişleyip, işletmenin dış çevrelerine ulaşmaktadır. Ancak, işletmenin iç ve dış çevrelerince paylaşılan veri, veri işlem süreci sonunda enformasyona dönüşerek gerçek değerini kazanır.

    V E R İ
Bölüm içi paylaşım
İşletme içi paylaşım
    İşletmeye girdi verenlerle paylaşım
        Müşterilerle paylaşım
Devlet kurumlarıyla paylaşım
Diğer kişi ve kurumlarla paylaşım

Veri Paylaşımı

2.1.2. Nesnel Bilgi (Enformasyon)

Nesnel bilgi, (enformasyon), kişilik yapısına göre “özelleşmiş bilgi”yi, başka deyişle, kişiye özgü bilgiyi değil, veri işlem süreci sonunda “genelleşmiş bilgi”yi simgeler. Nesnel bilgi, verilerin derlenmesini, işlenmesini, anlamlı hale getirilmesini, depolanmasını, kullanılmasını, iletilmesini, paylaşılmasını ve benzeri işlevleri gerçekleştiren veri işlem sürecinin çıktısıdır. Aslında, nesnel bilgi, görsel veya işitsel mesaj şeklinde bir belgedir. Her mesajda olduğu gibi, burada da bir gönderici ile bir alıcı vardır. Nesnel bilginin amacı, alıcıyı etkileyerek belirli konudaki düşüncelerini değiştirmek, onu yönlendirmek, davranışı üzerinde etkili olmaktır. Dolayısıyla, nesnel bilgi, alıcı tarafından algılanır, biçimlendirilir, değerlendirilir, yorumlanır, içselleştirilir ve böylece özel bilgi (knowledge) haline getirilir. Alıcılar, farklı deneyime, eğitime, kültüre, iletişim engeline ve kişilik yapısına sahip olduğu için, genel bilgi anlamındaki her bir mesaj, alıcılar tarafından farklı algılanır.

Nesnel bilgi, veri biçimindeki sayıları, sözleri, görüntüleri ve önermeleri, değişik veri işlem yöntemleriyle anlamlandırarak, özet bir biçime getirir. Böylece, veri işlem sürecine giren ham gözlemler, tek başına pek anlam taşımazken, sürecin sonunda anlamlı bir çıktıya dönüşür. Dolayısıyla, veriden farklı olarak nesnel bilginin, yaratıcısı tarafından anlamlandırılan ve verileri değere dönüştüren belirli bir biçimi vardır.

2.1.3. Öznel Bilgi (Knowledge)

Öznel bilgi (knowledge), veri veya nesnel bilginin insanların yetenekleriyle, birikimleriyle, deneyimleriyle, fikirleriyle, düşünceleriyle, sezgileriyle, sorumluluklarıyla ve güdüleriyle bütünleşmiş ve özelleşmiş biçimidir. Söz konusu bu kişiye özgü bilgi nedeniyle katılımcılar, aynı sorunun kıvamlı çözümü için, kendi öznel bilgi düzeylerine göre, değişik yollar veya seçenekler önerebilmektedirler.

Enformasyon anlamındaki nesnel bilgi, algılayıcı tarafından özümsenerek, özel bilgi haline getirilir. Örneğin, bir kamera tarafından gözlemlenen bir trafik kazası, nesnel bilgiye dönüştürülerek televizyon ekranında görüntülenince, bu görüntüyü izleyen insanların algılamalarının birbirinden tamamen farklı olduğu anlaşılır. Olay nesnel bilgi olarak nesnel bir biçimde verilmiştir. Ancak, bu mesajı, her kişilik farklı değerlendirip yorumlayacaktır. Bazıları sürücüyü, bazıları Kara Yollarını, bazıları trafik polislerini, bazıları yasama organını, bazıları teknolojiyi, bazıları hava koşullarını, bazıları eğitim sistemini, bazıları alkollü araç kullanan sürücüyü suçlarken, bazıları da olayı normal olarak değerlendirecektir. İnsanlar farklı olduğu için, değerlendirmelerde farklı olacaktır. Enformasyon aynı olmasına rağmen, bu enformasyonun insan beyninde algılanışı ve yaşama geçirilişi farklı olmaktadır.

Öznel bilgi, deneyimlerin, zekanın, uzmanlığın, eğitim düzeyinin, başarıların, başarısızlıkların ve benzeri kişilik özelliklerinin birleşimi olarak insan beyninde oluşur ve insan beyninde yaşama geçer. Aslında bilgi, enformasyonun kişinin yorumu, analizi ve bağlamıyla zenginleştirilmiş durumudur. Dolayısıyla, bilgi üretim sürecinde, önce veri genel bilgiye, nesnel bilgi de kişiye özgü öznel bilgiye dönüşür. Ancak, neyin veri, nesnel bilgi ya da öznel bilgi olacağı, kişinin söz konusu kavramlara kattığı anlama ve yüklediği işleve bağlıdır. Bir kişi için öznel olan bilgi, bir başkası için veri veya nesnel bilgi olabilir.

Buraya kadar yapılan açıklamalardan da anlaşılacağı gibi, verinin işlenerek nesnel bilgiye, nesnel bilginin de özel bilgiye dönüşümü söz konusudur. Veri-nesnel bilgi-öznel bilgi dönüşüm süreci, insan beyninde başlıca şu ardışık değerlendirmeler biçiminde işlemektedir:

  • Karşılaştırma: Belirli bir duruma ilişkin enformasyon ile bilinen diğer durumlara ilişkin enformasyon arasındaki benzerlikler ve farklar ortaya konur.
  • Sonuçlar: Enformasyonun kararlar ve davranışlar üzerinde ne gibi etkileri olduğu irdelenir.
  • Bağlantılar: Bir bilgi parçası ile diğer bilgi parçaları arasında nasıl bir ilişki vardır sorusuna, yanıt aranır.
  • Tartışma: Belirli bir enformasyon hakkında diğer insanların ne düşündüklerini anlamak için, konuşmalar, tartışmalar ve değerlendirmeler yapılır.

İnsanlar, enformasyonlara kendi birikimlerini katarak öznel bilgi üretirken; inançları, değerleri, duygu ve düşünceleri de devreye girer. Bu nedenle, öznel bilgi, bütünüyle içsel bir olgudur.

2.2. Bilginin Ömrü

Veri, enformasyon ve bilginin geçerli olduğu zaman aralığına, bilginin ömrü denir. Özellikle işletme yönetiminde bilginin ömrü, çok büyük önem taşır. Eğer, üretilen veya derlenen bilgi, karar alma aşamasına yetiştirilememişse, geçerliliğini yitirmiş, bir bakıma ömrünü tamamlamış olur. Dolayısıyla, gözlemlerin veriye dönüştürülmesi, verilerin enformasyona dönüştürülmesi ve enformasyonun da bilgiye dönüştürülmesi için yapılan bütün masraflar, boşa gitmiş olur. Veri, bilgi ve bilişim kavramları arasındaki karşılıklı ilişkiler, konuların işlenmesi ilerledikçe, daha da somut duruma gelecektir.

2.3. Bilgi Toplumu

Tarihi süreçte toplumlara, içinde bulundukları koşullara göre isimler verilmiştir. İlk çağ toplumu, ortaçağ toplumu, yeniçağ toplumu, feodal toplum, tarım toplumu, sanayi toplumu bunlardan bazılarıdır. Bugün de bilgi toplumu terimi gündemdedir. Aşağıda, sanayi toplumu açıklandıktan sonra, bilgi toplumuyla karşılaştırılması yapılacaktır.

2.3.1. Bilgi Toplumu Kavramı

Doksanlı yıllardan sonra başta ekonomik, politik, sosyal ve kültürel olmak üzere pek çok alanda, olağanüstü hızlı yapısal değişiklikler olmaktadır. Birinci ve ikinci sanayi devriminden sonra da toplumların üretim, eğitim, sağlık, iletişim, ulaşım ve yönetim alt yapılarında hızlı değişimler olmuştur. Ancak, bu değişimler, yaklaşık 200 yıl içinde gerçekleşmiştir. Oysa son 20 yılda olup bitenler, 200 yılda olup bitenlerden daha çok ve ileri düzeydedir. Bu son değişimler, insanlarının kültürünü, mutluluğunu, politik yaşamını, iletişim ve ulaşım biçimini, üretim biçimini, verimliliğini, felsefe ve olaylara bakış açısını, temelinden etkilemiştir.

Günümüzdeki veriye ulaşma, veriyi derleme, veriyi işleme, bilgiyi üretme, bilgiyi paylaşma, bilgiyi saklama ve bilgiyi iletme alanındaki yenilikler ve uygulamalar, geçmişte hayal bile edilememiştir. Bilgi teknolojisinin bu olağanüstü gelişimini, insana yapılan yatırım sağlamıştır. Gelişmiş ülkeler, insanı entelektüel sermaye olarak nitelendirip bu sermayeye, gerekli önem ve önceliği vermişler ve bilgi çağını başlatmışlardır. Geri kalmakta direnen ülkeler ise, insanı hala pasif bir üretim faktörü olarak gördükleri için, bilgi teknolojisinin patentini elinde bulunduran ülkeler tarafından uygarca sömürülmektedirler. İnsanına yatırım yapmamakta direnen geri ülke yöneticileri, toplumlarını, bilgi çağında ortaçağ koşullarında yaşamaya mahkûm etmektedirler.

İlkel toplumlar, tarım toplumları ve sanayi toplumları, belirli ülke ve bölge sınırları içinde yaşamlarını sürdürmüşlerdir. Oysa bugünün koşulları, sınırları zorlamakta ve dünyanın her yerindeki insanları çok derinden etkilemektedir. Küresel koşullar, tüm dünya insanları için geçerli kültür, üretim, tüketim, eğitim, sağlık, hukuk, iletişim, ulaşım, yönetim ve etkileşim standartları dayatmaktadır. Dünya küçülmüş, buna karşılık ülke, toplum ve bireyin bilgi gereksinmesi olağanüstü artmıştır. Bu gereksinme, geleneksel toplumların bilgi toplumuna dönüşümünü hızlandırmıştır. Bu hızlı dönüşüm, eski çıkar dengelerini bozmakta ve çıkarı bozulan egemenlerin büyük direnci ile karşılaşmaktadır. 18.yüzyılda buhar makinesiyle başlayan üretimde yapay enerji kullanımı, tarım toplumundan sanayi toplumuna geçişin itici gücü olmuş, üretim verimliliğini ve toplumun yaşam düzeyini artırmıştır. Daha sonra, patlamalı motorun, nükleer enerjinin, elektroniğin ve otomasyonun üretim sürecinde yerini alması, bugünkü bilgi toplumunun hazırlayıcısı olmuştur.

1990’lı yılların başında Sovyetler Birliğinin dağılması ve 1990’lı yılların sonlarında da Internet kullanımının patlaması, eski ekonomiyi ve toplum yapısını geçersiz kılarak yerine yeni ekonomi ve bilgi toplumunu ikame etmiştir. Bazı ülkelerde, söz konusu sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçiş, henüz tamamlanmamıştır. Ülkemizde ise, bir taraftan tarım toplumunun izleri silinmeye çalışılırken, diğer taraftan da bilgi toplumuna geçiş sancıları yaşanmaktadır.

Başta insan kaynağı olmak üzere tüm üretim kaynaklarının, kamu kaynaklarının, işletme kaynaklarının, vakıf kaynaklarının ve dünya kaynaklarının ileri teknolojinin zorlamasıyla yeniden yapılanması, bilgi toplumunu doğurmaktadır. Bu yeni yapılanma, toplumlar için, yeni bir dünya görüşünü ve yeni bir yaşam felsefesini beraberinde getirmektedir.

Sanayi sonrası toplum (post modern toplum), kendi zaman algılamasını da yapmaktadır. Fast-food tıkınma örneğinde olduğu gibi, zamanı hızlı ve anında, günlük olarak tüketme eğilimi yaygınlaşmaya başlamıştır. Sanayi toplumundaki kol gücünün yerini, entelektüel birey ve onun beyinsel yaratıcılığı almaktadır. Kitleselleşmenin yerini bireyselleşme, standartlaştırmanın yerini bireyin ayrıcalıklı özellikleri, bölünmez bütün olan evrensel zamanın yerini de bireyin kendi arzusuna göre bölebildiği yaşam kalitesi almaktadır. Bireyler, gelecek için tasarruf yapma yerine kazandığını bugün tüketen, kutsal olduğu için çalışma yerine haz aldığı için çalışan varlıklara dönüşmektedir.

Bilgi toplumu bireylerinin gelirlerini anında tüketme eğilimi, aslında, sanayi toplumu bireylerinin güvencelerini gelecekte aramalarına bir tepki olarak da nitelendirilebilir. Bugünün insanının geleceğe olan güvensizliği, dünya ölçeğinde büyük bir dalgaya dönüşmektedir. Söz konusu anlık yaşam tüketimi, bireyler arasındaki tüm ilişki biçimlerini de değiştirmektedir. Sanayi toplumundaki sürekliliğin yerini, bilgi toplumunda geçici ilişki ve davranış biçimleri almaktadır.

Bilgi toplumu bireyleri için yaşam, düz ve derinliksiz bir televizyon ekranı gibi akar. Dolayısıyla insanlar, hiçbir programı kesintisiz izlemez; elindeki bir tıklama aracıyla kanaldan kanala atlar. Bazı yazarlar, bu yolla elde edilen birikime, “üç dakika kültürü” ya da “TV kültürü” adını vermektedir. Bu yargıyı, geçerli bir değerlendirme olarak kabul etmek yanlış olur. Bilgi çağındaki olağanüstü hızlı değişim, bugün yeni olarak ne varsa bunların hepsini, yarın eski duruma getirmektedir. Dolayısıyla, “kısa ömürlülük” ya da “kullan-at” anlayışı, hızlı değişimden kaynaklanmaktadır. Hızlı değişim nedeniyle, her türlü anlaşmalar kısa dönemli olarak yapılmakta, uçukluk ve uçuculuk öne çıkmakta, kültür görselleşmektedir.

D. Harvey, “Post-modernliğin Durumu” adlı kitabında zaman kavramını değiştirecek türde büyük değişimleri,  “zaman-mekân sıkışması” olarak tanımlamıştır. Yazara göre, bilgi toplumuna geçişte “zaman-mekân sıkışması” kendini beş biçimde gösterir:

  • Zaman-mekân sıkışmasında, öncelikle gelip geçicilik önemsenir. Başta ürünler olmak üzere modada, fikirlerde, değerlerde, teknolojide kısa dönemli bir yaklaşım egemen olur.
  • Zaman-mekân sıkışması, kendi anındaki en baskın değeri oluşturur. Kullanıp atmak, karşı konulmaz bir istek halini alır. Toplum “kullan-at” toplumuna dönüşür.
  • Zaman-mekân sıkışmasında, kısa dönemlilik en geçerli kontrol biçimi olur. Her şey geçici bir sözleşme olarak algılanır. Kalıcılık belleklerden silinir. Uzun dönemli değer yargıları ortadan kalkar.
  • Zaman-mekân sıkışmasında, imajlar ve göstergeler egemen olur. Sürekli imajlar üretilerek tüketime sunulur. Toplum, eski imajlarla yatar yeni imajlarla kalkar.
  • Zaman-mekân sıkışmasında, imaj dalgası yaşamı öyle bir kapsar ki, sonunda orijinalden daha gerçek kabul edilen imaj anlayışı egemen hale gelir. Eski yapılar gibi görünen, ancak onunla hiç ilgisi olmayan evler biçimi anlayış öne çıkar.

Zaman ve mekân sıkışması sonucu hızlı değişimin peşinde gitme, yüzeysel yaşama yol açar. Ancak, derinlik ararken de, yaşam hep yarınlara ertelenmiş olur. Tam bu noktada, sanayi toplumunun zaman anlayışı, bilgi toplumunun zaman anlayışıyla çatışır. Bilgi çağının ilk günlerinde diğer kavramlar gibi, zamanı algılama da değişmektedir. Ancak, insanların kendi çağını yaşamaları dogaldır. İnsanlar bir kez dünyaya geldiğine göre, değişimin değiştiği anda yaşanması, günün nimetlerinden nimetlerin geçerli olduğu koşullarda yararlanılması gerekir.

Özetle belirtmek gerekirse, bilgi toplumu koşulları sosyal, ekonomik, politik ve kültür alanlarında yeni bir yaşam biçimi getirmektedir. Söz konusu yeni uygarlık, kendi özgün biçimlerini oluşturmakta, farklı bir dünya, zaman, mekân, mantık ve nedensellik getirmektedir.

2.3.2.Sanayi Toplumu İle Bilgi Toplumunun Karşılaştırılması

Aşağıda, giderek geçerliliğini yitiren sanayi toplumunun özellikleri ile yeni ekonominin temelini oluşturan bilgi toplumunun özellileri, ana başlıklar olarak karşılaştırılmıştır:

  • Sanayi toplumuna geçişin itici gücü buhar makinesi, bilgi toplumuna geçişin itici gücü ise bilgisayar, Internet ve bilgi teknolojisidir.
  • Sanayi toplumunda, kol gücü yoğun olarak fiziki ürünler üretmeye öncelik verilirken, bilgi toplumunda beyin gücü yoğun bilgi üretmeye öncelik verilir.
  • Sanayi toplumunda, mallar fabrikalarda üretilirken, bilgi toplumunda bilgiler bilgisayar, Internet ve bilgi teknolojisi yoğun birimlerde üretilir.
  • Sanayi toplumunda ürünler yerel, ulusal veya uluslararası yerleşim birimlerinde pazarlanırken, bilgi toplumunda mallar genellikle Internet sitelerinde elektronik ticaret olanaklarıyla pazarlanır.
  • Sanayi toplumunda makine, kimya, inşaat ve silah endüstrileri ön planda gelirken, bilgi toplumunda veri, bilgi, bilim, model, donanım, yazılım ve iletişim tabanlı hizmet sektörü ön planda gelmektedir.
  • Sanayi toplumunda tasarım, üretim ve dağıtımda işbölümü ve uzmanlaşma esas olurken, bilgi toplumunda küresel boyutta ilgili kişilerin katılımı ile birlikte sinerji yaratmak esastır.
  • Sanayi toplumunda sosyal ve ekonomik etkinlikler, genellikle KİT’lerde özel girişimlerde ve diğer özerk kuruluşlarda yapılırken, bilgi toplumunda söz konusu etkinlikler, büyük oranda gönüllü kuruluşlarda yapılır.
  • Sanayi toplumunda özel mülkiyet, rekabet ve kar güdüsü egemenken, bilgi toplumunda çevrecilik, küresel kaynakların verimli kullanımı, birlikte üretim ve toplum çıkarı egemen yapılmaya çalışılır.
  • Sanayi toplumunda parlamenter demokrasi uygulanırken, bilgi toplumunda katılımcı demokrasiye geçiş hedeflenmiştir.
  • Sanayi toplumunda işçi sendikaları etkili olurken, bilgi toplumunda sivil toplum örgütleri etkili olmaya başlar.
  • Sanayi toplumunda çözümlenmesi gereken sorunların başında işsizlik, savaş ve otokratik yönetim gelirken; bilgi toplumunda küresel Internet hukuku, özel yaşamın gizliliğinin korunması, geleceğe güvensizliğin giderilmesi, bireysel ve toplu terörün önlenmesi ön planda gelmektedir.
  • Sanayi toplumunda tüketim yoluyla fiziksel doyum sağlamaya çalışan bireylerin yerini; bilgi toplumunda, iletişim teknolojisiyle tasarıma, bilgi üretimine ve küresel etkileşime katkıda bulunan başarı güdüsü doyumu sağlayan bireyler alacaktır.
  • Sanayi toplumunda hedef bireyin özgürlüğü, bireycilik ve insan hakları iken; bilgi toplumunda hedef toplumsal paylaşım, özgüven, öz disiplin, küreselleşme ve küresel standartları özümsemiş bireydir.

Adından da anlaşılacağı gibi, bilgi toplumunun temeli bilgidir. Bilgi çağındaki otomasyon, sanayi dönemindeki otomasyondan bütünüyle farklıdır. Bugünün otomasyonu, yapay zekâlar tarafından gerçekleştirilmektedir. Zeki bilet, zeki fırın, zeki robot, zeki kart ve benzerleri, giderek insanın karar verme yeteneği yerine ikame edilmeye başlamıştır.

3. BİLGİ ÜRETİMİ VE KARAR SÜRECİ İLİŞKİSİ

Daha önce de belirtildiği gibi,“veri” İngilizcedeki “data” sözcüğünün, “enformasyon” “information” sözcüğünün ve “bilgi “knowledge” sözcüğünün karşılığıdır. Özellikle enformasyon terimi, verilerin derlenmesini, sınıflandırılmasını, iletilmesini, saklanmasını, işlenmesini,  paylaşılmasını ve değişik amaçlarla kullanılmasını da içeren önemli bir kavramdır. Yine daha önce söylenildiği gibi; veri, enformasyon ve bilgi kavramlarının, bazı çevrelerde, genellikle aynı anlamda kullanıldığı, çok sık karşılaşılan bir durumdur. Ancak, yönetim bilgi sistemleri açısından bu kavramlar arasında, oldukça önemli farklar vardır. Aşağıdaki şekil, veri, enformasyon ve bilgi arasındaki temel farkı göstermektedir. Şekilden de izlenebileceği gibi, önce olaylar gözlemlenmekte, gözlemler kaydedilince veri olmakta, veriler bazı bilimsel işlemlerden geçirilerek çıktıya dönüştürülmekte, söz konusu çıktı enformasyon biçiminde karar alma sürecine girmektedir. Görüldüğü gibi, karar alırken veri değil, verilerin işlenmesi sonucu elde edilen enformasyon kullanılmaktadır.

Gözlem
Veri
Veri İşlem Süreci
Enformasyon
Karar Alma Süreci
Bilgi, (Knowledge)  
İletişim Süreci
Yaşam Kalitesi

Veri-Enformasyon-Bilgi İlişkisi (Veri İşlem Süreci-Karar Süreci-İletişim Süreci)

Veri, bilgiye ulaşmak amacıyla yapılan gözlemlerin metin olarak, sayı olarak, ses olarak, görüntü olarak, hareket olarak ya da başka bir tür olarak nesnelleştirilmiş biçimidir. Tanımdan da anlaşılacağı gibi, veri olamazsa bilgi üretilemez. Veriler bir anlamda bilginin ham maddesidir. Dolayısıyla veri, çeşitli gerçeklerin henüz bilgiye dönüştürülmemiş durumudur. Verilerin, yalnızca sayısal değerler olması gibi bir zorunluluk da yoktur. Ses, simge, kod, renk, ışık ve benzeri sayısal olmayan değerler de veri olarak nitelendirilip bilgiye dönüştürülebilir.  Diğer taraftan, hangi biçimde olursa olsun, her türlü veriyi sayıya dönüştürmek mümkündür. Örneğin, Eskişehir, Ankara, İstanbul ve diğer iller 26, 06, 34 gibi sayılarla ifade edilebilir. Aynı şekilde, işletmelerin günlük işlemleriyle ilgili kayıtları da veri niteliğindedir. Örneğin, stok kartı, fatura, irsaliye, çek ve benzeri formlara yapılan kayıtların herbiri, birer veri niteliğindedir.

Enformasyon (information), verilerin belirli veri işleme yöntemleriyle yararlı, anlamlı ve gerçekleri gösterir biçimde genellenmesidir. Tanımdan da anlaşılacağı gibi enformasyon, bir üretim, iş veya konu üzerinde yapılan genellemelerdir. Herhangi bir konuda karar alırken, çeşitli enformasyonlardan (genel bilgilerden) yararlanılır. Verilerin işlenmesi sonucu oluşan genel bilgiler, çeşitli teknolojilerle karar sürecine iletilir veya ortak kullanıma sunulur.

Karar sürecine yetiştirilemeyen bir enformasyon için yapılan bütün masraflar, boşa gitmiş sayılır. Diğer taraftan, enformasyon eksikliği ile alınan kararlarda, hata payı çok yüksek olur. Aslında enformasyonun amacı, karar sürecine ışık tutarak, doğru kararlar alınmasını sağlamaktır. Bu nedenle, enformasyon, karar sürecinin olmazsa olmaz koşuludur.

Karar sürecine giren çeşitli enformasyonların değerlendirilmesi sonunda, süreçten bilgi olarak karar çıkar. Söz konusu bu karar bilgisi, durma göre, iş emri ya da belirli bir davranışı yapma veya yapmama yönergesi olarak iletişim sürecine girer. İletişim süreci, güncel ileri iletişim teknolojisi ile desteklenmişse; karar sürecinden çıkan bilgi görüntülerle, seslerle, şekillerle, teknik resimlerle ve benzeri açıklamalarla iletilir. Bilgi iletilmesinde güncel iletişim teknolojisinin kullanılması, iletişim engellerini ortadan kaldırır ve çıkarılan bilginin hatasız olarak algılanmasını sağlar. Dolayısıyla, kusursuz bir iletişim süreci, yaşam kalitesini artırır. Aslında, yaşamak iletişimde bulunmaktır. İç ve dış çevrelerle iletişimin kusursuz olması mutluluk, olmaması ise mutsuzluktur.

4. BİLGİ TÜRLERİ

Bilgi, değişik açılardan sınıflandırılabilir. Aşağıda, bu sınıflandırmalardan önemli görülen birkaç tanesi belirtilecektir.

4.1. Düzenlenme ve Kullanma Tarzına Göre Bilgi Türleri

Bilgi, algılanmasına, kullanış biçimine ve organize edilmesine bağlı olarak değişir. Bu açıdan yaklaşıldığında, bilgi dört başlık altında sınıflandırılır. Bu başlıklar; idealist bilgi, sistematik bilgi, pragmatik bilgi ve otomatik bilgidir.

4.1.1.İdealist Bilgi

İdealist bilgi türü, vizyon oluşturmayı, hedef saptamayı, değer ve inançları yönlendirmeyi ve karar vermeyi sağlar. İdealist bilgiyi, motivasyonumuzu yönlendirmek ve referans noktalarımızı yeniden çerçeveleyecek şekilde bütünü algılamak yollarıyla değerlendiririz. Yeni kuramlar üretirken idealist bilgi düşünce alternatifleri üretmemizi sağlar. Teknik olmayan stratejik düşünce bu düzlemdeki bilgi tarafından yönetilir. İdealist bilginin kaynağı okuduklarımız, yaptıklarımız ve tartıştıklarımızdır. Bunlar üzerinde düşündükçe paradigmalar oluştururuz. Kurumlarda idealist bilgi ‘benchmarking’ ve kurum içi geliştirme çabalarıyla veya bilgili kişilerin vizyonlarıyla üretilir. Hedefe yönelik sentezlerin yapıldığı süreçler, idealist bilginin değerlendirildiği ortamlardır. İlginç olan idealist bilginin çoğunlukla bilincinde olunmaması ve bunun varlığının ve etkilerinin tanımlanmadan kullanılmasıdır.

4.1.2. Sistematik Bilgi

Sistematik bilgi, karşılaşılan olaylarla ya da sorunlarla baş etmeye çalışılırken başvurulan genellemeleri, modelleri ve gerçeği algılamayı sağlayan bilgi türüdür. Sistemlerin nasıl çalıştığını, iç mekanizmalarını bu bilgiyle anlar, değişkenlere müdahale edildiğinde sonuçlarda ne tür farklılıklar olacağını sistematik bilgiyle çözeriz. Sistematik bilgi yöntem ve kılavuz oluşturmaya yarayan bir bilgidir. Bu tür bilginin kaynağı genellikle formel eğitim olmakla birlikte, gözlemlerimizden ürettiğimiz senaryo ve modeller bu bilgiye kaynak oluşturur. Sistematik bilgi bilinçli olarak sahip olduğumuz bir bilgi türü olup, kendi içinde bütün oluşturan alt sistemlerden oluşur.

4.1.3. Pragmatik Bilgi

Pragmatik bilgi, işimizi yaparken ve kararlar alırken bilinçli olarak kullandığımız kurallar, gerçekler ve kavramlardır. Büyük ölçüde know-how bilgisidir. Sorumluluk alanına giren konularda bir yöneticinin neler yapması gerektiğini bilmesi, pragmatik bilgiye bir örnektir. Bilinçli alınan kararlarda mantık yürütürken, güçlü ve güçsüz noktaların analizini yaparken pragmatik bilgiyi değerlendirmekteyiz. Bu bilginin kaynakları eğitim, verilen talimatlar ve el yordamıyla bulduklarımızdır.

4.1.4. Otomatik Bilgi

Otomatik bilgi, içselleşmiş bilgidir. Düşünmeden gerçekleştirdiğimiz eylemler otomatik olarak sahip olduğumuz bilginin sonucudur. Rutin davranışlarımız otomatik bilginin en tipik örnekleridir. Alışkanlıklarda, prosedürlerde ve verilen tepkilerde içerilmiş olan otomatik bilginin çoğunlukla bilincinde olunmaz.

Tüm bu bilgilerin, birey tarafından çeşitli bileşimlerde kullanılması söz konusudur. Bu bilgilerin kullanılma oranları bireyin işine ve ilişkilerine dar ya da geniş açıdan bakması ile bağlantılıdır. Dar görüşlü bir insanda teknik bilgi yüksek olsa da diğer bilgi türleri çok daha düşük oranlarda bulunmaktadır. Bir sıralama yapmak istenirse, dar görüşlü bir kişide en az bulunan idealist bilgi türüdür, ondan sonra sırasıyla sistematik, pragmatik ve otomatik bilgi türleri gelmektedir. Geniş bakış açılı kişilerde ise teknik bilgi göreceli olarak daha düşük de olsa dünyaya bakış açısını kapsayan alandaki diğer bilgi türleri daha ağırlıklı olarak kişinin bilgi dünyasını dengelemektedir.

4.2. Kaynağına göre bilgi türleri

Bilgiye kaynağı açısından bakıldığında örtülü ve açık bilgi söz konusu olur.

4.2.1. Açık Bilgi

Açık bilgi; sözlerle, resimlerle veya diğer araçlarla ifade edilebilen bilgidir. Bu nedenle bilgiyi paylaşabilmek için, öncelikle onu açık hale getirmek gerekir. Bir kişiye araba kullanmayı öğretmenin en güç yanı o kişinin bizim bildiğimiz birçok şeyi bildiğini varsaymamızdır. Söylediklerimizi anlamadıkları zaman çok şaşırırız. Araba kullanmayla ilgili tüm bilgimizi paylaşmaya yeterli olacak kadar açık bir biçime, yani söze, yazıya ya da resme dönüştürmek bizim için çok zor olacaktır. Örtülü ve açık bilgimizin oranı konusunda bir buzdağı benzetmesi yaparsak bu oran çoğu insan için 90’a 10’dur. Bunu bir başka açıdan ifade edersek çoğu insan sahip olduğu bilginin %90’ını bildiğini bilmemektedir. Bazen de bildiğini bilmekte fakat kendisinden ifade etmesi istendiğinde bunu başaramamakta ve sonuçta o bilgiyi bilmediğini düşünmeye başlamaktadır.

4.2.2. Örtülü Bilgi

Örtülü bilgi, içimizde ya da beynimizde taşıdığımız bilgidir. İçimize o kadar işlemiştir ki, bazen ona sahip olduğumuzu bile bilmeyiz ve oldukça sık düştüğümüz bir hatayı yaparak, başkalarının da aynı bilgilere aynı düzeyde sahip olduğunu varsayarız. Bu durum örtülü bilginin paylaşılmasını çok güçleştirir. Otomobil kullananlar, bazen kendilerini, farkında olmadan örtülü bilgilerinin yönetimine bırakıp, geçtikleri yerleri anımsamazlar. O kadar yolu nasıl gittikleri sorulduğunda, yanıt veremezler. Nedeni, otomobil kullanımı rutin haline gelmiştir. Günlük yaşamda çok sık rastlanan bu tür durumlar, örtülü bilginin ne kadar önemli olduğunu gösterir. Bazı işler, nasıl yapıldığının bilincinde olmaksızın yapılır. Farkında olunmadan yapılan işler, başka insanlara kolayca açıklanamaz. Her çalışanın bu tür örtülü bilgileri vardır. Örtülü bilginin biçimlenmesi, ifade edilmesi ve paylaşılması zordur.

Örtülü bilgilerin toplamı, bir işletmenin potansiyel gücünü oluşturur. Ancak, bu potansiyelin ortaya çıkarılması, başka deyişle, kinetik güce dönüştürülmesi oldukça zordur. İşletmelerdeki örtülü bilginin tüm çalışanların yararlanabileceği açık bilgi haline getirilebilmesi, başlı başına bir rekabet üstünlüğü yaratır. Çalışanlarının kafasındaki örtülü bilgileri, açık bilgiye dönüştürebilen liderlere, bir bakıma dönüştürücü lider denir.

Örtülü bilginin, know-how ve algılama olarak başlıca iki boyutu vardır. Know-how, teknik bilgilerden oluşur. Örneğin, gümüşü işleyerek takılara dönüştüren bir zanaatkar, becerisini, çıraklıktan ustalığa kadar geçen bir deneyim süreci sonunda elde etmiştir. Dolayısıyla, işini gözü kapalı olarak bile yapabilir duruma gelmiştir. Ancak, bu zanaatkar, söz konusu örtülü bilgisini sistemleştirmede ve başkalarına anlatmada oldukça zorlanır. Know-how sahibi kişinin içsel bilgisini başkalarına aktarması zor olduğu için, performans değerlemesinde kendisine belirli bir üstünlük ya da artı puan sağlar.

Örtülü bilginin ikinci boyutu, bilginin algılanması, bilincine varılmasıdır. Örtülü bilgi, kişinin değerlerinden, inançlarından, zihinsel modellerinden, bakış açısından ve benzerlerinden olur. Örtülü bilginin bu içselleşmiş düşünüş biçimi, kişinin kendisini ve çevresini algılamasını etkiler. İşletme çalışanları arasında algılama farklılıkları varsa,  işletme bu durumdan yarar sağlamasını bilmelidir. Karar sürecine katılanların sorunu ve sorunun çözüm yollarını farklı algılamaları, tartışma yaratır ve olayın bütün yönleriyle görünmesini sağlar.

Diğer taraftan, işletmelerin de kendine özgü örtülü bilgileri vardır. İş yapma biçimleri, örgüt içi iletişimleri, olaylara ve sorunlara bakış açıları, düşünce yapıları, yazılı olmayan değerleri ve kuralları ve benzerleri, işletmelerin örtülü bilgi kaynaklarını oluşturur. İşletme yazınında, “kurum kültürü” olarak tanımlanan olgu, aslında, işletme örtülü bilgisinin en önemli bileşenidir. Kurum kültürü, örgüt içinde zamanla oluşan ve yazılı olmayan, davranış biçimleri, kurallar, değerler ve inançlar bütünüdür ve tümüyle içselleşmiş bir nitelik taşır.

Uygar ölçütler içermesi koşuluyla örtülü bilgi, bireysel ve kurumsal olarak çok büyük bir artı değer yaratır. Örtülü bilgi, işletmelerde yaratıcı ve yenilikçi fikirlerin gelişmesini sağlar. Ancak, bunun için, örtülü bilginin uygar yaklaşımlarla açık bilgi haline getirilebilmesi gerekir. Yönetim bilgi sistemi ve bilgi teknolojisi olanakları, işletmelerdeki örtülü bilginin açık bilgiye dönüştürülmesine büyük katkıda bulunmaktadır. Örneğin, bireysel katılım yazılımları ve grup katılım yazılımları, örtülü bilgilerin açıklanmasında önemli roller oynamaktadır. Örtülü bilginin değerini anlamak ve bu bilgiden yaralanmak, bilgi üretiminde son derecede büyük önem taşır. Bu gizemli potansiyel gücü harekete geçirebilen bir lider, yenilik ve yaratıcılık açısından belirli bir üstünlük sağlar.

4.3. Niteliğine göre bilgi türleri

İşletmenin varlıkları (aktifleri) içinde, üç tür bilgi söz konusudur. Bunlar; entelektüel sermaye, müşteri sermayesi ve yapısal sermayedir.

4.3.1. Entelektüel Sermaye

İnsan kaynaklarının bilgi değerine, entelektüel sermaye adı verilir. Çalışanların meslekte bulundukları sürenin uzunluğu, nitelikleri, temel yetkinlikleri belirli bir düzeyde bulunan insanların sayısı, içeride ya da dışarıda ortak çalışma gerektiren projelerde çalışan insanların sayısı, entelektüel sermayeyi oluşturan öğelerden bazılarıdır. Bu öğeler, aynı zamanda, insan kaynağının değerinin ölçülmesinde de kullanılır. Yönetim bilgi sisteminin amaçlarından biri de, işletmenin insan kaynağının değerini yükseltmektir.

Entelektüel sermaye (insan kaynaklarının değeri); özümlenmiş, içselleştirilmiş ve işletmenin ürün ya da hizmetlerinde yatırıma dönüştürülmüş bilginin değeridir. Bu sermayenin bir kısmı, süreçlerdeki bilgidir. Bir kısmı da, tescil edilmiş markalar, ticari haklar, know-how, telif-patent hakları ve unvanlardır. Diğer bir kısmı da, insan kaynaklarından elde edilen, öğrenilen ve somutlaştırılan bilgilerdir.

4.3.2. Müşteri Sermayesi

Müşteri sermayesi; müşterilerin sayısını, büyüklüğünü, saygınlığını, işletmeyle ne kadar süredir çalıştığını, işletmeyle yaptığı işlemlerin sıklığının/yoğunluğunun, tekrarlama yüzdesinin bir ölçüsü olarak hesaplanır. Müşterinin sektöründeki konumu ya da 500 büyük firma sıralamasındaki yeri gibi ölçüler de, müşteri sermayesinin hesaplanması sırasında dikkate alınır.

4.3.3. Yapısal Sermaye

Yapısal sermaye, işletme sistemi ve işletme süreçleriyle ilgili bilgidir. İşletmeler, kullanabilecekleri büyük miktarlarda bilgiye ya da kolaylıkla ulaşabilecekleri veriye, enformasyon ya da bilgi kaynaklarına sahip bulunmaktadır. Ancak, uygulamada bu bilginin çok önemli bir kısmı kullanılmadan durmaktadır. Bilgi değişimi olmamakta, bağlantılar kurulamamakta ve birleştirmeler yapılamamaktadır.

Veri, bilgi ve bilişim, işletmelerin içinde ve dışında farklı yerlerde birikir. Bilgi yönetimi, işletmenin bu bilgi varlıklarının yerini ve niteliğini belirleyerek elde edilmesi, geliştirilmesi ve kullanılması için yapılacak çalışmaları ifade eder. Bu, bir anlamda organizasyonun sahip olduğu bilgi alanlarının kapsamını genişletmek ve bu alanlar arasındaki ilişkileri yoğunlaştırmaktır.

4. 4. İşletme Yönetiminde Gereksinim Duyulan Bilgi Türleri

Yöneticiler, yöneticilik işlevlerini yerine getirirken, uygulayıcılar uygulamalarını yaparken ve sonuçları üst birimlere raporlarken ve işletmedeki başka işlevleri gerçekleştirirken, her an veri ve bilgiye gereksinim duyarlar. İşletmecilikte başlıca şu üç tür bilgiye gereksinim duyulur:

  • Uzağı görme (vizyon) ve yapısal (stratejik) yönetim bilgisi,
  • Denetim bilgisi,
  • İşlem bilgisi.

4.4.1. Uzağı Görme ve Yapısal Yönetim Bilgisi

Uzağı görme ve yapısal yönetim bilgisi,işletmenin uzun dönemli amaçları, bu amaçlara ulaşmada gerekli kaynak çeşitleri ve miktarları, kaynakların elde edilmesi, kullanımı ve niteliği üzerine üst yönetimin alacağı kararların girdisidir. Yapısal kararlar,  büyük ölçüde işletme dışı kaynaklardan elde edilen bilgilere dayanır. Dış kaynaklı bilgiler, iç kaynaklı bilgilerle birlikte ele alındığında, yönetim,  geleceğe yönelik eylemlerden doğacak sonuçları önceden görme olanağına kavuşur.

Uzağı görme ve yapısal yönetim bilgisi, yöneticilerin işletme ve çevresi konusunda aydınlanmasını sağlamalıdır. Bu tür bilgi, üst yönetim karar ortamlarındaki belirsizliği azaltmalıdır.

4.4.2. Denetim Bilgisi

Denetim bilgisi,uygulamaların amaçlara (standartlara=planlananlara) uygun olup olmadığını yansıtır. Denetim bilgisi, yöneticilere, işletmenin amaçlarını en üst düzeye çıkaracak yolları seçmelerinde yardımcı olur. Başka bir deyişle, denetim bilgisi, kaynakların işletme amaçları doğrultusunda etkili ve verimli kullanılıp kullanılmadığını gösterir.

Denetim bilgisi; planlama, uygulama, uygulamaları izleme, karşılaştırma ve düzeltici eylemlerde bulunmayı sağlar. Yönetim bilgi sistemi ve bilgi teknolojisi, işletmelerdeki denetim işlevini, son derece etkili ve hızlı bir biçimde yapmanın yol ve yöntemlerini geliştirmiştir.

4.4.3. İşlem Bilgisi

İşlem bilgisi, işletmenin kısa dönemli eylemleriyle ilgilidir. Belirli işlevlerin etkili ve verimli biçimde yapılmasına yardımcı olur. Yöneticiler, kısa dönemli işletme kararlarını alırken ve uygularken işlem bilgilerinden yararlanırlar. Üretim planlaması, muhasebe işlemleri, insan kaynağı yönetimi, stok kontrolü ve benzeri günlük, haftalık veya aylık işletme eylemleri işlem bilgisiyle yapılır.

İşletmelerin çeşitli düzeylerinde alınan kararlar, aynen planlandığı gibi eksiksiz uygulanmalıdır. Uygulamacılar, yapacakları işlemleri bilmezlerse, amaçlardan sapılır ve başarısızlık kaçınılmaz olur. Bu nedenle, işletmenin çeşitli birimlerinde görev alanlar, işleriyle ilgili standart iş, işlem ve yöntemleri bilmek durumundadırlar.  Yönetim bilgi sistemi ve bilgi teknolojisinin yarattığı olanaklar, işletmelerdeki işlemlerin yapılmasını inanılmaz ölçülerde kolaylaştırmıştır.

5. VERİ İŞLEME

Sayısal, finansal, ekonomik benzeri gösterge, ileti, rapor ve benzerlerinin, yönetim bilgisi olabilmesi için,  belirsizliği azaltması; karar almayı, uygulamayı, karşılaştırmayı ve düzeltici eylemlerde bulunmayı kolaylaştırması gerekir. Değilse, yönetim, veri yönünden zengin, ancak bilgi yönünden yoksun sayılır. Böyle durumlarda yöneticiler, önlerine konulan veri ve bilgi karmaşalarını bir tarafa bırakarak, kendileri bilgi üretmek durumunda kalırlar. Bu anlamsızlığı ortadan kaldırmak için, verilerin belirli bir sistem içinde karar, uygulama, karşılaştırma ve düzeltici eylem bilgilerine dönüştürülmesi gerekir.

Verilerin bilgi durumuna gelmesini sağlayan işlemler dizisine, veri işleme denir. Veri işleme, yönetim bilgi sistemlerinin temelini oluşturur. Amacı, kısa, orta ve uzun dönemde işletmeye yarış üstünlüğü sağlayacak bilgileri üretmektir. Bir süreç olarak veri işleme, başlıca şu aşamalardan oluşur:

  • Kaydetme
  • Doğrulama
  • Sınıflandırma
  • Yeniden düzenleme
  • Özetleme
  • Hesaplama
  • Saklama
  • Erişme
  • Çoğaltma
  • İletme

5.1. Kaydetme

Gözlem ya da ölçümlerin, uygun bir kayıt ortamına yazılmasına kaydetme denir. İnsan belleğindeki bellek birimlerine yüklenen (ezbercilik) bilgiler, biçimsel olmayan bir ortama kaydedildiği için bu çalışmanın kapsamı dışında tutulmuştur. Yönetim bilgi sistemlerinin ilgilendiği veriler, isteyen herkesin usulüne uygun olarak ulaşabileceği ortamlara, anlamlı kodlarla kaydedilmiş olmalıdır.

Tarihi süreç içinde veriler, pek çok kayıt ortamlarına kaydedilmiştir. Mağara duvarları, taşlar, mermer bloklar, papirüsler, ağaçlar, kâğıtlar, fotoğraflar, bantlar, disketler, CD’ler, bilgisayar bellekleri, bu ortamlardan bazılarıdır.

5.2. Doğrulama

Veriler, bilgi üretmek için kullanılır. Dolayısıyla gerçeği yansıtmalıdır. Değilse, elde edilecek bilgiye güvenilmez. Gerçek bilgiye ulaşmak için, çeşitli ortamlara kaydedilen verilerin doğruluğu sınanmalıdır. Verilerin sınanması işlemi, veriyi kaydeden insanın veya makinenin, kayıt sırasındaki koşulların ve verinin kendi özelliklerine göre, çok değişik yollardan yapılır. İşletme bilânçosunun aktifine yazılanlar ile bu yazılanların asıllarının karşılaştırılması (sayım), doğrulamaya örnek olarak verilebilir. Bu sayım sonunda, eğer kayıtlar ile fiziksel veya fiziksel olmayan varlıklar arasında bir tutarsızlık görülürse, düzeltici eylemde bulunulmalıdır.

Verilerin derlenmesinde ve yazılmasında, özellikle insan öğesinden kaynaklanan hatalara özel bir önem verilmelidir. İnsan tam açık bir sistem olduğu için, olumlu veya olumsuz etkilenmelerle yanlı davranabilir. Bu yanlı davranışlar, veri işlemlerinde nesnelliği (yansızlık) bozar ve gerçeği yansıtmayan sonuçlara götürür. Özellikle anket yöntemiyle derlenen verilerin doğruluğundan kesin olarak emin olunduktan sonra, bu veriler, kayıt ortamına aktarılmalıdır.

5.3. Sınıflandırma

İşletmelerin iç ve dış çevrelerinden, birçok veri derlenir. Bu veriler, karmakarışık birikimler durumunda kaldığı sürece, kendilerinden yararlanılamaz. Aslında bilimsellik, doğru sınıflandırmalar yapabilmekle başlar. Derlenen ve doğruluğu kanıtlanan her veri, kendi sınıfına yazılmalıdır. Örneğin, satın alınan bir mal, tek düze muhasebe düzeninde kodlanan sınıfa kaydedilmelidir. Aynı şekilde, işletme borçları ve alacakları, borçlu olan kişi ve kurumlara ya da alacaklı olan kişi ve kurumlara göre bir sınıflandırmaya tabi tutulmalıdır.

İçinde belirli bir mantık ya da belirli bir amacı gerçekleştirme hedefi olmayan sınıflandırmalar, kendilerinden beklenen yararı sağlayamaz. Bilgi sistemlerinin değişik işlevlerini gerçekleştirmeye yönelik anlamlı sınıflandırmalar, işletme yönetimine işlerlik, çağdaşlık, hız ve yarış üstünlüğü kazandırır.

5.4. Yeniden Düzenleme

Bilindiği gibi, işletme yönetiminde değişik amaçlar için değişik bilgiler üretilir. Her seferinde yeniden veri derlemenin anlamsız olduğu durumlar da vardır. Aynı veriler, yeni bir düzenlemeye tabi tutularak başka amaçlar için de kullanılabilir. Örneğin, işletmenin stokları, alınış tarihlerine göre, alındığı kişi ve kurumlara göre, kullanılacakları yerlere göre ya da başka ölçülere göre, yeniden düzenlenebilir.

Eski bilgi sistemlerinde verilerin yeniden düzenlenmesi, oldukça uzun zaman alırdı. Oysa bilgisayar destekli bilgi sistemlerinde, bir bilgi formundaki veriler, değişik özelliklere göre, ışık hızıyla yeniden düzenlenebilmektedir. Örneğin, sipariş verileri, sipariş formunda sipariş numarasına, sipariş tarihine, sipariş miktarına, sipariş tutarına ya da diğer sipariş özelliklerine göre, bir tıklama ile yeniden düzenlenebilmektedir.

5.5. Özetleme

Yöneticiler, dış ve iç çevre koşullarının zorlamasıyla, çok hızlı karar alıp uygulama durumunda kalmaktadırlar. Veri işlemenin özetleme aşaması, verileri ve elde edilen bilgileri, özet raporlar, oranlar, grafikler ve formlar durumuna getirerek, yöneticilerin konuyu kolayca kavramalarına ve hızlı karar almalarına yardımcı olur. Örneğin, işletmenin o ay satın aldığı bütün mal ve hizmetlerin ayrıntılarıyla dökümü yerine, yalnızca ortalama günlük alım tutarının sunulması, belki de yönetici için daha anlamlı olacaktır.

5.6. Hesaplama

Tarihi süreç içinde veriler, belirli mantıksal ve matematiksel işlemlerinden geçirilerek bilgiye dönüştürülmüştür. Bugün ise, bilgisayarlar, olağanüstü hesaplama olanaklarıyla donatılmıştır. Çeşitli matematiksel işlemler ve mantıksal karşılaştırmalar, Excel ve benzeri elektronik işlem tablolarında, program sihirbazının da yardımıyla elektronik olarak yapılmaktadır. Örneğin, herhangi bir çalışanın gelir vergisi hesaplanırken yapılan yüzde işlemleri yanı sıra, hangi vergi dilimine girdiğini bulmak için mantıksal karşılaştırmalar ya da bütün mali mevzuata uygun hesaplamalar, çeşitli kesintiler, net ücret, ücretten kesintiler ve daha ne istenirse hepsi, belirli bir mali modele göre anında hesaplanır.

Elektronik hesap yazılımlarındaki işlev ekle komutları, akla gelebilecek bütün istatistik, matematik, mantık ve benzeri işlevleri yerine getirecek biçimde donatılmıştır. Verilerin uygun girilmesi koşuluyla, bilgisayarın yapamayacağı bir hesaplama yoktur.

5.7. Saklama

Geleneksel bilgi sistemlerinde veriler, önemine göre, dosyalarda, klasörlerde, defterlerde, sandıklarda, çantalarda, çekmecelerde, tozlu raflarda, çelik kasalarda ve benzeri ortamlarda saklanırdı. Yeniden kullanılması durumu ortaya çıktığında, verilerin, saklandıkları ortamlardan bin bir zahmetle bulunup çıkarılmaları gerekirdi. Bugün ise veriler, bilgisayar ortamında, bilgisayar belleklerinde veya disket, CD gibi ortamlarda şifreli veya şifresiz olarak saklanmaktadır.

Verilerin yedeklenerek saklanması da, bir zorunluluktur. Değilse, yangın, doğal afet ya da çalınma gibi nedenlerle, verilere bir daha ulaşamama riski de vardır. Çift nüsha yazım, fotokopi, mikrofilm gibi yöntemlerle kopyalama da gündemden kalkmak üzeredir. Bilgisayar destekli bilgi sistemlerinde veri yedekleme, bilgisayar belleğine, disketlere, CD’lere ve Internet ortamına, ışık hızıyla yapılmaktadır.

5.8. Erişme

İleride kullanılmak üzere saklanmış olan verilere gereksinim duyulduğunda, bunlara kolayca erişilebilmesi gerekir. Örneğin, bir konaklama tesisine o ana kadar gelmiş olan müşterilerin listesi saklanır. Daha sonra, bu verilere erişilerek, müşterilere reklâm iletileri gönderilebilir.

Geleneksel bilgi sistemlerinde saklanan verilere erişimde, büyük sıkıntılarla karşılaşılırdı. Örneğin, tapu kütükleri, nüfus kütükleri, devlet kurumlarının personel sicil kütükleri ve benzerleri, genellikle mahzenlerde saklanırdı. Buralara gitmek, ilgili veriyi bulmak, yararlanmak ve yeniden yerine koymak oldukça zahmetli işler arasında sayılırdı. Çağdaş bilgisayarlar, saklanan verilere ulaşmayı ve bu verilerden yararlanmayı olağanüstü kolaylaştırmıştır. Bilgisayarın kendi belleğinde veya Web sayfalarında saklanan verilere ulaşmak, hatta arama motorlarıyla klasör, dosya, konu veya veri aratmak da olurlu duruma gelmiştir.

5.9. Çoğaltma

Daha önce de belirtildiği gibi, geleneksel sistemlerde veriler ve bilgiler, birden çok kimse tarafından kullanılacaksa, elle, kopya kâğıtlarıyla, fotokopi makineleriyle ya da başka yöntemlerle çoğaltılırdı. Bilgisayarlar, çeşitli kopyalama veya çoğaltma olanaklarıyla donatıldıkları için, günümüzde verilerin ve bilgilerin çoğaltılması sorun olmaktan çıkmıştır.

5.10. İletme

Veri ve bilgilerin bulunduğu yerden, gereksinim duyan kişi ve kurumlara iletilmesi gerekir. Tarihi süreç içinde bu iletme işlevi dumanla, güvercinle, postayla, telgrafla, telefonla, faksla ve benzeri araçlarla yapılmıştır. Bugün ise, özellikle Internet ve İntranet ve E-Mail olanakları, veri ve bilgi iletmeyi sorun olmaktan çıkarmıştır. Öyle ki, metinler, semboller, grafikler, resimler, sesler, hareketli görüntüler, müzik parçaları ve hemen her şey elektronik posta ile iletilmektedir.

6. BİLGİ ÜRETME YÖNTEMLERİ

Verilerin, yönetime yararlı bilgi haline dönüştürülmesi, titizlikle yürütülmesi gereken çok önemli bir süreçtir. Çağların teknolojik düzeyi ile orantılı olarak gelişen veri işleme ve bilgi üretme yöntemleri, aşağıdaki gibi sıralanabilir:

  • Elle bilgi üretme yöntemi
  • Mekanik bilgi üretme yöntemi
  • Elektro-mekanik bilgi üretme yöntemi
  • Elektronik bilgi üretme yöntemi

Elle bilgi üretme yöntemi: Verileri bilgiye dönüştürme işlemlerinin tümünün elle yapılmasına, elle bilgi üretme yöntemi adı verilir. Bu yöntemde, verilerin işlenmesi kâğıt, kalem, defter ve benzerleri kullanılarak tamamen el emeği ile yapılır. Tarihi açıdan ilk bilgi üretme yöntemi olan bu ilkel sistem, bugün için yalnızca çağ dışı kalmakta direnenler tarafından kullanılmaktadır.

Mekanik bilgi üretme yöntemi: Mekanik bilgi üretme yönteminde verileri bilgiye dönüştürme işlemleri daktilo, kayıt makineleri, hesap makineleri gibi değişik mekanik işlem makineleri yardımıyla yapılır. Giderek azalan bir oranda, bazı küçük işletmelerde hala kullanılmaktadır.

Elektro-mekanik bilgi üretme yöntemi: 19.yüzyılda, delikli kartlarla veri işleyip bilgi üreten makineler gündeme gelmiştir. Ancak, bu makinelerin geliştirilerek yaygın olarak kullanılmaya başlaması 20. yüzyılda gerçekleşmiştir. Elektro-mekanik bilgi üretiminde kullanılan araçların başlıcaları kart delici, delgi kontrol makinesi, yorumlama birimi, çoğaltıcı gibi makinelerdir. Bu tür hantal veri işleme ve veri üretme makineleri, 1980’li yıllardan sonra bütünüyle terk edilmiştir.

Elektronik bilgi üretme yöntemi: Bu yöntemde verileri bilgiye dönüştürme işlemleri, bütünüyle son kuşak bilgisayarlarda, bilgisayar donanım ve yazılımlarıyla yapılır. Internet dâhil çağdaş bilgi teknolojisi, veri derlemeyi, veri işlemeyi, bilgi üretmeyi, bilgiye ulaşmayı ve bilgiyi dağıtmayı ve her türlü bilişimi, dünya çapında, elektronik bir hızla yapar duruma gelmiştir. Bilgisayar, donanım, yazılım, bilişim, iletişim ve benzeri teknolojileri ve ürünleri üretip pazarlayan girişimler, hemen her alanda her meslek için bilgi üretme, bilgiye ulaşma ve bilgiyi dağıtma sistemleri geliştirmiştir.

Özetle belirtmek gerekirse, günümüzde verilerin bilgiye dönüştürülmesi ve bilgilerin karar modellerinde kullanılması, bilgi teknolojisiyle bütünleşik olarak yapılmaktadır.

7. BİLGİ YÖNETİMİ

Vizyonlarıyla ünlü yazar Peter Drucker “dünya tarihinin en önemli dönüşümlerinden biri, temel kaynağı finansal ve fiziksel sermaye olan bir üretim sisteminden temel kaynağı bilgi olan bir üretim sistemine geçmedir” demiştir. Veri işleme, bilgi üretme, bilgi iletme, bilgi paylaşma ve bu alanlardaki teknolojinin birlikte yarattıkları sinerji, bugünkü ekonomiye ve işletmeye daha önce benzeri görülmemiş bir güç getirmiştir.

2000’li yıllardaki bütün ekonomik sistemler, “bilgi tabanı” üzerinde yükselir. Geleneksel ekonomilerde girişimci, emek, sermaye ve doğal kaynaklar üretim faktörü olarak tanımlanmıştır. Bugün ise bilgi, bunların tümünü ikame etmiştir (yerine geçmiştir.) Bugünün ekonomileri, kurumları ve işletmeleri doğru bilgiye, doğru yerde ve doğru zamanda ulaşamazsa, kesinlikle başarısız olmaktadır. Bugün için işletmenin oksijeni bilgidir; bilgi yoksa işletme ölmüştür ya da ölmek üzeredir.

Bilişim sistemleri, bilinen bütün geleneksel yönetim tekniklerini ve yaklaşımlarını geçersiz kılmıştır. Ayrıca, işletmenin bilgi ve bilişim teknolojisine sahip olması da çözüm değildir. Önemli olan, teknolojik ilerlemeyle birlikte işletmedeki insan kaynağını da ilerletebilmektir. Eğer, işletmedeki insanların değişimi, bilgi çağı koşullarındaki değişime eşit değilse, işletme iş yaşamından çekilmek durumunda kalmaktadır. Son yıllarda Türkiye’de birçok işletme ya iflas etmiş, ya tasfiye edilmiş, ya da satılmıştır.

Heidi Toffler, Edward De Bono, Peter F Drucker, Mike Johnson gibi ünlü gelecek bilimcilere göre, 2000’li yıllarda bilgi, her üç yılda bir tamamen değişecektir. Dolayısıyla, bugün sorun mevcut bilgiyi bilmek değildir. Sorun, bilgi üretimini, bilgi paylaşımını ve bilgiyi bilmeyi sürekli kılabilmektir. Dolayısıyla, geleneksel yaklaşımda işletmeyi yönetmek önemliyken, bugün bilgiyi yönetmek yaşamsal bir önem kazanmıştır. İşletmeler, öğrenmeyi öğrenmedikçe ya da öğrenen organizasyonlar durumuna gelmedikçe, yarıştan çekilmek durumunda kalacaklardır. Bu, aslında yalnızca işletmeler için değil, tüm kurumlar ve insanlar için de geçerli bir öngörüdür.

P. Drucker, Dünya Ekonomisinin içeriğinin artık mal üretimi ve dağıtımı değil,  “bilişim kapitalizmi/information capitalism” olduğunu söylemiştir. Buna göre, küresel işletmeler, geleneksel üretimle değil bilgi, bilgi üretimi ve bilgi dağıtımı ile ilgilenmektedir. Dolayısıyla eskiden üretim yönetiminde verimlilik aranırken, bugün bilgi yönetiminde verimlilik aranmaktadır. Bilginin verimli olabilmesi için, bilgi değerli olmalı ve uygulandığında bir yarış (rekabet) üstünlüğü yaratmalıdır. Gerek ulusal gerekse uluslar arası ekonomide yarış üstünlüğü yaratacak tek öğe, yönetimin bilgiyi verimli kılma, başka bir deyişle, bilgi yönetiminde üstün olma yolundaki performansı olacaktır.

7.1. Bilgi Yönetiminin Temel İşlevleri

Bilgi yönetimi, işletmenin iç ve dış çevrelerinden elde edilen bilginin, işletmenin verimliliğini, karlılığını, rekabet gücünü ve başarısını artıracak yönde planlanması, örgütlenmesi, uyumlaştırılması ve denetlenmesidir. Bilgi yönetiminin başlıca üç temel işlevi vardır:

  • Örgütsel öğrenme: Bilgi yönetimi alt yapısı, işletmede örgütsel öğrenmeyi destekleyecek biçimde olmalıdır. Bilgi yönetimi, işletmede öğrenme ve öğrenilenleri güncelleme kültürü oluşturmalıdır.  İşletme bireyleri ve birimleri, bilgi çağının yönetim bilgi sistemini ve bilgi teknolojisini günü gününe öğrenecek ve uygulayacak yönde teşvik edilmelidirler.
  • Bilgi üretimi: İşletme; kısa, orta ve uzun dönemde rekabet üstünlüğü sağlayabilmek için, gereksinme duyduğu bilgileri iç ve dış çevreden sağlayarak, değişen koşullara uyarlayabilmelidir. İç ve dış kaynaklardan elde edilen veriler enformasyonlara, enformasyonlar kararlara, kararlar öznel bilgilere, öznel bilgiler verimlilik ve kara dönüştürülebilmelidir.
  • Bilginin dağıtımı ve paylaşımı: Bilginin işletmede artı değer yaratabilmesi için, iç ve dış çevredeki ilgili kişi, birim ve kuruluşlara iletilerek paylaşılması gerekir. Üretilen ancak dağıtılmayan bilgi atıl kalacaktır. İşletmeler, stok yapmak için değil, gereksinme duyanlarla paylaşmak için bilgi üretirler. Bilindiği gibi, bilgi paylaşıldıkça artan bir üretim kaynağıdır. Bilginin bilgi teknolojisi ile dağıtılması, bir taraftan kullanılmasını sağlarken, diğer taraftan da yeni bilgilerin üretilmesine de fırsat verir.

Bilgi çağının yönetim bilgi sistemleri ve bilgi teknolojileri, bilgi yönetimini her geçen gün biraz daha verimli kılmakta ve biraz daha kolaylaştırmaktadır.

7.2. Bilgi Yönetimi Modelleri

Bilgi çağında bilgi yönetiminin önem kazanması, akademisyenleri ve işletme yöneticilerini, yeni araştırmalara yöneltmiştir. Bu araştırmalar sonunda, bilgi yönetimine ilişkin çok sayıda model geliştirilmiştir. Bunların en başta gelenleri, şu şekilde sıralanabilir:

  • Bilgi yaratma modeli
  • Anderson modeli
  • Bilgi üretimini geliştirme modeli
  • Demarest bilgi yönetimi modeli

7.2.1. Bilgi Yaratma Modeli

Bilgi yaratma modeli, örtülü ve açık bilginin, döngüsel bir süreçle karşılıklı etkileşimini başlangıç noktası olarak alır. Modele göre, örtülü ve açık bilgi türleri arasında bilgi dönüşümü ilişkisi vardır. Bu ilişki; sosyalleştirme, dışsallaştırma, içselleştirme ve birleştirme aşamalarına göre gelişir. Aşağıdaki şekil, bilgi yaratma modeline göre bilgi dönüşümünün aşamalarını göstermektedir.

Dışsallaştırma II
Sosyalleştirme I
İçselleştirme IV
Birleştirme III
Örtülü Bilgi
Örtülü Bilgi
Örtülü Bilgi
Örtülü Bilgi
Açık Bilgi
Açık Bilgi
Açık Bilgi
Açık Bilgi

Bilgi Dönüşümünün Aşamaları

I. Aşama: Örtülü bilgiden örtülü bilgiye sosyalleştirme aşaması, işletme çalışanlarının sahip oldukları örtülü bilgilerden yeni örtülü bilgiler yaratan bir bilgi dönüşümü ortamıdır. İşletme çalışanları, sosyal ortamlarda, deneyimlerini, yeteneklerini, düşünce modellerini, inançlarını, değerlerini paylaşırlar. Sosyalleştirme, yalnızca örtülü bilgilerin paylaşımını amaçlar; bilginin kurumsallaşmasında doğrudan bir rol oynamaz.

II. Aşama: Örtülü bilgiden açık bilgiye dışsallaştırma aşaması, bilgi yönetiminde önemli bir önceliğe sahiptir. Bu bilgi yönetimi aşamasında, örtülü bilgi açık bilgiye dönüştürülerek dışsallaştırılmaya çalışılır. Fikir alışverişleri, katılım modelleri, tartışmalar, beyin fırtınaları, metaforlar (ödünçlemeler) ve benzeri yaklaşımlardan yararlanılarak, çalışanların beyinlerindeki bilginin nesnelleşmesi sağlanır. Bu aşamada, örtülü bilgiler açık bilgi haline getirilerek, bilginin kurumsallaştırılması sağlanır.

III. Aşama: Açık bilgiden açık bilgiye birleştirme aşamasında, dışsallaştırma aşamasında üretilen kavramlar sistemleştirilir. Böylece, işletmede güncel bir bilgi sistemi kurulur. Aslında bu aşama, dışsallaştırma aşamasının tam tersi olarak yürütülen bir bilgi dönüştürme işlemi olarak düşünülmelidir. Birleştirme aşamasında, açık bilgiler, çalışanlar arasında yeniden açık bilgilere dönüştürülerek,  işletmede düşünce, fikir, kavram ve yaklaşım zenginliği yaratılmış olur.

IV. Aşama: Açık bilgiden örtülü bilgiye içselleştirme, bilgi dönüşüm sürecinin son aşamasıdır. Bu aşamada, işletme içerisinde öğrenilen ve paylaşılan açık bilgiler, bir süre sonra, çalışanların beyinlerinde içselleştirilerek, örtülü bilgi haline gelirler. Özellikle bilgi yoğun olarak çalışan işletmelerde, bu son aşamadaki içselleştirme, aslında işletmedeki bilgi dönüşüm sürecinin yarattığı bir know-how ya da teknik beceri olarak ifade edilir. Başka deyişle, bilgi çağının ürünü olan know-how, söz konusu bu dördüncü aşamada oluşur ve işletmeye büyük değerler katar.

Yukarıda kısaca değinilen bilgi dönüşüm aşamalarının her birinde; paylaşılan bilgi, kavramsal bilgi, sistematik bilgi ve eylemsel bilgi olarak, dört farklı bilgi türü elde edilir. Aşağıdaki şekil, bilgi dönüşümünde gerçekleşen bilgi türlerini göstermektedir.

(Dışsallaştırma) Kavramsal Bilgi
(Sosyalleştirme) Paylaşımsal Bilgi
(İçselleştirme) Eylemsel Bilgi
(Birleştirme) Sistematik Bilgi
Örtülü Bilgi
Örtülü Bilgi
Örtülü Bilgi
Örtülü Bilgi
Açık Bilgi
Açık Bilgi
Açık Bilgi
Açık Bilgi

Bilgi Dönüşümünde Gerçekleşen Bilgi Türleri

Yukarıda kısaca değinilen bilgi yaratma modeli, işletmenin iç çevresindeki bilgi oluşumu açıklamaktadır. Bilgi yaratma modeli, işletmenin müşterileriyle ve tedarikçileriyle de etkileşimine uygulanabilir niteliktedir. İşletmenin iç ve dış çevreleriyle devingen (dinamik) etkileşimi, bilgi üretimini tetikler. Başka deyişle, işletmenin içindeki bilgi dönüşüm süreci, işletme sınırlarının dışına taşarak, kendini geliştirir ve giderek büyüyen bir sarmal haline gelir. Aşağıdaki şekil, dış bileşenler yoluyla bilgi üretimini göstermektedir.

Müşteri/tedarikçi
İşletme
Diyalog yoluyla açık bilgi değişimi
Açık Bilgi
Dışsallaştırma
Gereksinmeler, bilgi, zihinsel tasarımlar
Ürün ve Pazar bilgileri, zihinsel tasarımlar
İşbirliği ve deneyim paylaşımı yoluyla bilgi üretimi

Dış Bileşenler Yoluyla Bilgi Üretimi

Bilgi yönetiminde, sürecin gerçekleştiği ortam, son derecede büyük önem taşır. Bilgi yönetiminde başlıca dört bilgi üretme ortamından söz edilir. Bunlar; yaratıcı ortam, etkileşimci ortam, sanal ortam ve uygulayıcı ortamdır.

Yaratıcı Ortam: İşletmenin iç ve dış çevrelerinde, insanların özgürce tartışabilecekleri, deneyimlerini paylaşabilecekleri, yüz yüze iletişim sağlayabilecekleri ve örtülü bilgilerini açık bilgi haline getirebilecekleri yerlerdir. Örneğin, lokaller, dinlenme yerleri, kafeteryalar, lokantalar ve benzerleri gibi.

Etkileşimci Ortam: Etkileşimci ortam, örtülü bilgilerin dışsallaştırıldığı yerlerdir. Bu yerler, insanların birbiriyle diyalog sağladığı ortamlardır. Örneğin, konferans salonları, toplantı salonları ve benzerleri gibi.

Sanal Ortam: Sanal ortam, soyut kavramların somut hale getirildiği, açık bilgilerin ve belgelerin, dosyaların paylaşıldığı yerlerdir. Bu ortam, bilgi dönüşümünde birleştirme aşamasının gerçekleştirildiği yerlere karşılık düşer. Örneğin, veri ve bilgi bankaları, web sayfaları veya siteleri, mobil telefonlar, dijital kameralar, bilginin paylaşıldığı internet olanakları ve diğer sanal bellekler gibi.

Uygulayıcı Ortam: Uygulayıcı ortam, bilgi dönüşüm sürecindeki son aşaması olan içselleştirme aşamasına denk düşer. İşletme çalışanlarının birleştirme aşamasında edindikleri açık bilgileri uygulayarak içselleştirdikleri yerlerdir. Örneğin, pazarlama etkinliklerinin, üretim etkinliklerinin, ürün tasarımı etkinliklerinin, finans etkinliklerinin, halkla ilişkiler etkinliklerinin ve benzerlerinin yapıldığı yerler gibi.

7.2.2. Anderson modeli

Amerikan Verimlilik ve Kalite Merkezi APQC-American Productivity and Quality Center ile ünlü yönetim danışmanlık şirketi Arthur Anderson,  birlikte çalışarak, Anderson Modeli adı verilen bir bilgi yönetimi modeli geliştirmişlerdir. Bu modelin esasını bilginin belirlenmesi, üretilmesi, toplanması, bütünleştirilmesi (entegrasyonu), örgütlenmesi, kullanımı ve paylaşımı aşamalarının, işletmenin iç ve dış çevreleriyle uyumlu olarak yürütülmesi oluşturur. Ancak, söz konusu süreç işlerken yönetim, teknoloji, kültür ve ölçme öğeleriyle bağlantı kurulması gerekir. Aşağıdaki şekil, Anderson modelini simgelemektedir.

Örgütsel Bilgi
Yönetim
Kültür
Ölçme
Teknoloji
Paylaşma
Üretme
Belirleme
Kullanma
Örgütleme
Bütünleme
Toplama

Anderson Modeli

Anderson bilgi yönetimi modelinin amacı, işletmenin iç kaynaklarının verimli kullanılmasıdır. İç kaynakların verimli kullanılması, şeklin dış halkasındaki yönetim, kültür, teknoloji ve ölçme öğelerine bağlıdır. Bunlar mükemmelse, şeklin iç halkasındaki üretme, belirleme, toplama, bütünleme, örgütleme, kullanma ve paylaşma gibi bilgi yönetimi işlevleri de mükemmel olacak ve en iç halkada örgütsel bilgi oluşacaktır.

7.2.3. Bilgi Üretimini Geliştirme modeli

Bir başka bilgi yönetimi modeli de, bilgi üretimini geliştirme modelidir. Bu modele göre, bilgi üretiminde başlıca üç yol vardır. Bunlar; riski en aza indirgeme, verimlilik arama ve yenilikçiliktir. İşletmelerin büyük bir kısmı, bilgi üretiminde riski en aza indirmeye çalışırlar. Bu amaçla, bilginin içeriğine odaklanırlar. İşletmede var olan bilgiyi öne çıkararak, işletme sorunlarını çözme yoluna giderler. Başka deyişle, riski en aza indirmeye çalışan işletmeler, işletmede mevcut bilgiye odaklanırlar. İşletmenin sorunlarını çözmek için gerekli olan bilginin işletme içindeki kaynaklarını araştırırlar. Sorunların çözümünde, işletmedeki bilgili kişilerden veya gruplardan yararlanırlar. Böylece, masrafa girmemiş olurlar.

Bazı işletmeler, bilgi üretiminde verimlilik aramaya önem verirler. Verimlilik arayan işletmeler, bir taraftan işletmedeki bilgiye tüm çalışanların kolayca erişebilmelerine, diğer taraftan da var olan bilgi için yeni kullanım alanları bulmaya odaklanırlar. Verimliliğe öncelik veren işletmelerin temel amacı, bilgi üretiminde tekrarlardan kaçınarak maliyet tasarrufu sağlamaktır. Bu nedenle, işletmedeki deneyimleri ve başarılı uygulamaları, işletme geneline yaymaya çalışırlar.

Bilgi üretiminde yenilikçilik yolunu tercih eden işletmeler ise, işletmedeki mevcut bilgi üretim sisteminin rekabet üstünlüğü yaratamayacağını, bu nedenle bilgi üretiminde yeni sistemler geliştirmek gerektiğini benimsemişlerdir. Başka deyişle, bilgi üretiminde yenilikçiliğe önem veren işletmeler, bir taraftan yeni bilgiye, diğer taraftan da yeni bilgi süreçlerine odaklanırlar. Yenilikçi bilgi yönetimi, işletme çalışanlarını yenilikçilik yönünde güdüler, yeni bilgi üretimini destekleyici ortamlar oluşturur ve bilgi üretim süreçlerini sürekli olarak güncelleştirir. Yenilikçi bilgi yönetimi, başlıca şu çabalar içinde bulunur:

  • Bilgiye stratejik açıdan bakar
  • Bilgi vizyonları oluşturur
  • Bilginin önündeki engelleri ortadan kaldırır
  • Katılım, özen ve güven gibi değerler geliştirir
  • Bilgi üretiminde koordinatörlük görevini üstlenir
  • Güçlü bir iletişim kültürü geliştirir
  • Yerel bilgiyi küreselleştirmeye çalışır.

7.2.4. Demarest Bilgi Yönetimi modeli

Marc Demarest tarafından geliştirilen model, olaya yalnızca teknik olarak değil, sosyal olarak da bakılması gerektiğini ileri sürer. Demarest modeli, başlıca dört bileşenden oluşur. Bunlar; yapılanma, yayılma, kullanma ve somutlaştırmadır. Başka deyişle, bilgi yönetim süreci bilginin yapılandırılması, bilginin yayılması, bilginin kullanılması ve bilginin somutlaştırılması aşamalarından oluşur. Aşağıdaki şekilden de görüldüğü gibi, söz konusu aşamalar, hem belirli bir sıra izlemekte, hem de birbiriyle ilişkili olarak bilgi yönetim sürecini gerçekleştirmektedirler.

  Yapılanma
  Yayılma
  Somutlaştırma
  Kullanma

 

Demarest Bilgi Yönetimi Modeli

Bilginin yapılandırılması aşamasında, çalışanlar arasında sosyal ilişkiler geliştirilerek, sahip oldukları bilgilerin biçimlendirilmesi sağlanır. İkinci aşamada, biçimlenen bilgilerin, gereksinme duyan kişi ve birimlere yayılması gerçekleştirilir. Böylece, bilginin iş ve işlemlerde kullanılması mümkün olur. Yapılandırma, yayılma ve kullanma aşamalarından sonra, bilgi sosyal boyut kazanır ve çalışanların kafasında somutlaştırılmış olur.

6

BİLGİ TEKNOLOJİSİ

GİRİŞ                                                                                       

Küresel süreçte, birbirinden bağımsız bir birim kalmamıştır. Artık, her birim, başka birimlerin ya alt ya da üst birimi durumundadır. Bilgi çağının koşullarında, hiçbir birim bağımsız olarak hareket edemez. Evrendeki bütün birimler, birbiriyle etkileşim içindedir. Aynı şekilde, bilgi sistemleri de, birbiriyle etkileşim içindedir.

Her sistem gibi, bilgi sisteminin de işleyişini sağlayan temel bileşenleri (öğeleri) vardır. Bu temel bileşenler, şu şekilde sıralanabilir:

  • Bilgi Teknolojisi
  • Bilgi
  • Bilgi Çalışanı
  • Bilgi yönetimi

Bu bölümde, bilgi çağının en başta gelen ve olmazsa olmazı olan bilgi teknolojisine değinilecektir. 2000’li yıllarda, bilgi teknolojisini tanımayan insan kalmamıştır. İnsanların genel olarak bildiği donanım ve yazılım konusu, bu bölümde daha yakından tanıtılacaktır. Böylece, bilgisayar tabanlı bileşenlerin bütünleşerek, çağın temelini oluşturan bilgi sistemini nasıl oluşturdukları, daha yakından bilinmiş olacaktır.

Bilgi teknolojisi (IT); bireyler, işletmeler, kurum ve kuruluşlar bilişirken, çalışırken ve yaşamlarını sürdürürken, kullandıkları bilgisayar tabanlı araç, gereç ve aygıtların bütünleşik durumudur. Bilgi teknolojisi kavramı içine, internet, bireysel bilgisayar, web bağlantısı olan cep telefonu, not almak ve randevu zamanlamak için kullanılan elektronik ajanda, slayt gösterisi hazırlamakta kullanılan yazılım sunumu, yazıcı, video oyunu oynarken kullanılan kumanda kolu ya da oyun pedi ve benzeri birçok aygıt girer.

Bilgisayar tabanlı geniş bir dizi olan bilgi teknolojisi, birey, işletme, kurum ve kuruluşlara işlerini yapmada kolaylık, hız ve rekabet üstünlüğü sağlar. Örneğin, yazıcı, bilgisayardaki bir belgenin, kağıt üzerine yazılmasını; internet, dünya ile bütünleşmeyi; CD tüm bilgiyi daha sonra kullanmak üzere saklamayı; yazı işleme donanımı mektupları, notları, raporları veya öğrencilerin ödevlerini yapmalarını sağlar. Kişi, kurum ve kuruluşların, bunların birini, birkaçını veya hepsini kullanmakta oldukları görülür. Aşağıda, büyüklüklerine göre başlıca bilgisayar türlerine değinildikten sonra, donanım ve yazılım kapsamındaki araçlar, gereçler ve ara birimler tanıtılacaktır.

1. BİLGİSAYARLARIN TARİHİ GELİŞİMİ

Aslında bilgisayarların tarihi, 2000 yıl önce “abaküs”ün icadıyla başlamıştır. Hemen herkesin ilkokuldan tanıdığı abaküs, tahta bir çerçeveye takılı çubuklardan ve bu çubuklara geçirilmiş boncuklardan oluşur. Bu boncukların sağa sola hareket ettirilmesiyle, dört işlem problemleri kolayca çözülebilir. Bu ilk hesaplama teknolojisinden sonra, ilk sayısal mekanik hesap makinesi 1642 yılında Blaise Pascal tarafından geliştirilmiştir. 1672 de Gottfried Wilhelm Von Leibniz, daha da geliştirilmiş bir hesap makinesi yapmıştır. Bundan yüz yıl sonra Thomas de Colmar, toplama, çıkarma, çarpma ve bölme işlemlerini yapabilen ilk mekanik hesap makinesini geliştirmiştir.

İngiliz Charles Babbage, ilk otomatik dijital bilgisayar düşüncesini ortaya atan kişi olarak kabul edilir. 1830’lu yıllarda Babbage, 30 basamağa kadar rakamlarla çalışabilen ve yaklaşık 1.000 basamak da bellek kapasitesi olan ve “Analitical Engine” adını verdiği mekanik bir cihaz planlamıştır. Babbage’nin analitik makinesi, delikli kartları kullanacaktı ve bu yolla, farklı okuma merkezlerinden makineye giriş yapılabilecekti. Babbage’nin planladığı bu makine, ancak yaklaşık yüz yıl sonra yapılabilmiştir.

1890 yılındaki Amerika Birleşik Devletleri genel nüfus sayımı verilerinin değerlendirilmesine yardımcı olacak veri işleme donanımı ihalesini, Herman Hollerith kazanmıştır. Hollerith, insan müdahalesi gerekmeden kartlara delinerek kodlanmış bilgileri otomatik olarak okuyabilen cihazlar geliştirmiştir. Böylece, okuma hataları önemli ölçüde azalmış, iş akışı artmış ve daha da önemlisi, yığınlar halinde kullanılan delikli kartlar sınırsız ölçüde bellek kapasitesi yaratmıştır.  Hollerith’in firması olan “Hollerith Tabulating Company”, 1914 de kurulan Calculating-Tabulating-Recording (C-T-R) isimli firmayı oluşturan üç firmadan biri olmuştur. C-T-R adı, daha sonra, 1924 de IBM olarak değiştirilmiştir.

IBM’in başarıları, kısa sürede sektöre Remington, Borroughs gibi diğer firmaların da girmesine yol açmıştır. Söz konusu firmaların geliştirdiği bilgisayarlar, elektro-mekanik cihazlar biçimindeydi. Günümüzün bilgisayarlarıyla karşılaştırıldığında, bu makineler, son derecede yavaş, dakikada 50–220 kart işleyebilen ve her kartta da en çok 80 desimal karakter bulunabilen ilk örneklerdi. Bu ilk bilgisayarlar, yaklaşık 50 yıl boyunca ticari ve bilimsel amaçlı işlerde kullanılmıştır.

1939–1942 yılları arasında Amerikalı matematikçi ve fizikçi John V. Atanasoff ve öğrencisi Cliffort E. Berry, ilk elektronik dijital bilgisayarı geliştirmişler ve bu bilgisayara “Atanasoff-Berry Computer (ABC)” adını vermişlerdir.  Doğrusal denklem gruplarını çözmek için geliştirilen bu bilgisayarda, vakum tüpleri kullanılmıştır.

1942 de John P. Eckert, John W. Mauchly ve Pennsylvania Üniversitesi Elektrik Mühendisliğindeki meslektaşları, Amerikan Ordusu tarafından 487.000 dolarla finanse edilen ENİAC (Electrical Numerical Integrator And Calculator) bilgisayarını yapmışlardır. Bu bilgisayar, 10 basamaklı iki sayıyı, her sonucu belleğinde depolanan bir çarpım tablosundan bularak, bu sayıları saniyede 300 işlem hızıyla çarpabiliyordu.

ENİAC, öncekilere oranla 1.000 kat daha hızlı çalışabiliyordu. 167 metre kare yer kaplayan ENİAC’da 18.000 vakum tüpü vardı ve 180.000 watt elektrik tüketiyordu.  ENİAC, ilk başarılı yüksek hızlı elektronik dijital bilgisayar olarak kabul edilir. Daha sonraları, 1961 yılında Fairchild Corporation ilk bütünleşmiş (entegre) devreyi geliştirmiş ve 1967 yılında da entegre devre teknolojisi kullanan bilgisayarlar üretilmeye başlanmıştır. Böylece, üçüncü kuşak bilgisayarlar yaşama geçmiştir. Entegre devrelere ve mikroişlemcilere sahip üçüncü kuşak bilgisayarlar, eskilere oranla daha az yer kapladığı, daha yüksek kapasiteli olduğu ve daha düşük fiyatlı olduğu için,  daha yaygın bir kullanım alanı bulmuştur.

1976 yılında, klavyesiz ve monitörsüz ilk mikrobilgisayar olan Altair piyasaya çıkmıştır. Altair, bilgisayarların işletme ve kurumların dışında, artık evlere de girebileceğini göstermesi açısından bilgisayar sektöründe bir devrimin öncüsü sayılır. Artık bu gelişmelerden sonra, dördüncü kuşak bilgisayarlar dönemi başlayacaktır. 1977 yılında,  Steve Jobs ve Steve Wozniak, Apple II’yi çıkarmışlardır. Apple II, klavyeye, monitöre, 4 KB RAM’e ve kaset birimine sahipti. Aynı yıl Microsoft ve Apple firmalarının da kurulmasıyla, mikrobilgisayarlar her yerde kullanılmaya başlamıştır.

Apple II’yi, Commodere Pet ve Radio Shack TRS–80 mikrobilgisayarları izlemiştir. 1979 yılında oyun makineleri üreticisi Atari, Atari 400 ve Atari 800 olarak ilk bilgisayar serisini piyasaya sürmüştür. 1980 yılında Seagate Technology, Winchester sabit diskini çıkarmıştır. 5 MB kapasiteli bu sabit disk sayesinde kişisel bilgisayarlar, artık küçük kapasiteli iç belleklerin, kasetlerin ve disketlerin kısıtlamalarından kurtulmaya başlamıştır.

1981 yılında IBM, IBM PC’yi çıkarmış ve Microsoft’un sağladığı DOS (PC-DOS 1.10) işletim sistemiyle satışa sunmuştur. Microsoft daha sonra söz konusu işletim sisteminin adını MS-DOS olarak değiştirmiştir. Aynı yıl Commodore, VIC–20 mikrobilgisayarını piyasaya sürmüş ve kısa sürede 1 milyon adet satmıştır.  VIC-20’nin bir klavyesi,  32 KB’a genişleyebilir 5 KB RAM’I ve renkli grafik birimleri vardı. 1982 yılında çıkan Commodore 64, entegre ses sentezleyiciye sahip ilk bilgisayar olarak bilinir.

1983 yılında Lotus 1–2–3 piyasaya çıkmış ve hesap tablosu programıyla ün kazanmıştır.  Yine aynı yıl, Microsoft ilk faresini (Microsoft Mouse) donanıma eklemiştir.  Bill Gates, 1985’in Kasım ayında Windows 1,0’ı 100 dolardan piyasaya çıkarmıştır. 1986’da Intel, Pentium’a bir geçiş ürünü olan 386 işlemcisini piyasaya çıkarmıştır. 1987 yılında, IBM ve Microsoft IBM PS/2 bilgisayar serisi için OS/2 işletim sistemini çıkarmıştır. Yine aynı yılın sonlarına doğru, Microsoft Windows için Excel isimli hesap tablosu programını çıkarılmıştır. 1990 yılında, Microsoft Windows 3,0 piyasaya sunulmuştur. Microsoft’un satış gelirleri, 1989 da 1 milyar dolarla bu sektörde ilk kez rekor düzeye ulaşmıştır.

Donanım sektöründe diğer bir gelişme de, sunucu alanında olmuştur. Yaklaşık 8–10 yıl önce, işletmelerde sistem odaları olurdu. Klimalarla soğutulan bu odalarda, çok büyük kasalarda arka arkaya sıralanmış sunucular bulunurdu. Bugün, bu hantal sunucu sistemlerinin yerini, kurulumu kolay ve çok yer kaplamayan rack tipi sunucular almıştır. Başta Internet servis sağlayıcıları olmak üzere bu rack tipi sunucular, eski tip sunuculardan kaynaklanan birçok sorunu ortadan kaldırmıştır.

Haziran 2002’de radyo dalgalarını bir metre öteye ışınlamayı başaran uzmanlar, bu bilimsel teknik sayesinde bilgisayarların bugünkü hızını milyarlarca kat artırabileceklerini söylemişlerdir. Camberra’daki Avustralya Ulusal Üniversitesi (ANU) araştırmacılarından Çin asıllı Dr. Ping Koy Lam başkanlığındaki bir ekip tarafından gerçekleştirilen deneyde, şifreli mesaj içeren bir radyo dalgası, lazer ışını üzerine bindirilmiş ve bir metre ötedeki hedefe gönderilmiştir. Lazer ışını havada dağılırken mesaj taşıyan radyo dalgası hedef noktada yeniden toplanmıştır. Mesajın, saniyenin milyarda birinden çok daha kısa sürede hedefe ulaştığı ve bozulmadığı deney, şimdilik cismin ve insanın bir yerden bir yere ışınlanmasını mümkün kılmıyor. Çünkü lazer ışını atom kadar büyük bir kütleyi taşıyacak kapasitede değildir. İlerde bunun da bir yönteminin bulunacağı kuşkusuzdur. Dr. Lam, deneyde “quantum dolaşımı” denilen bir teknik kullanıldığını söylemiştir. Tekniğin bu haliyle bile, en hızlı bilgisayarın hızını milyarlarca kez artırabileceği ve duyulması ya da dinlenmesi bugün olanaksız olan yeni iletişim sistemleri geliştirilmesinde kullanılabileceği belirtilmiştir.

Eski tip sunuculardaki yetersiz soğutma, fazla yer kaplama ve kablolardan oluşan çirkin görünüm, 1U veya 2U ince sunucu kasaları ile çözülmüştür. Ayrıca, yeni tip sunucularda, sunucuyu kapatmadan bakım yapılabilmesini sağlayan güç üniteleri eklenmiştir.

Türkiye’de ilk bilgisayarı, 1960 yılında Kara Yolları kullanmaya başlamıştır. Kara Yoları’nın tam 12 yıl boyunca kullandığı bu bilgisayar, IBM 650 adını taşıyordu. 1960’lı yıllarda Boğaziçi, ODTÜ, İTÜ gibi büyük üniversiteler, bilgisayar kullanmaya başlamıştır. Anadolu üniversitesi ise, bilgisayar olanağına 1976 yılında kavuşmuştur. Olaya 2000’li yıllarda bakıldığında, Türkiye’de bilgisayarın girmediği bir kurum yoktur. Ancak, Türkiye’deki bilgisayarların bütün işlevlerinden tam olarak yararlanıp yararlanılmadığı tartışmalıdır.

2. BOYUTLARINA GÖRE BİLGİSAYAR TÜRLERİ

Bilgisayarlar, değişik biçim, renk ve boyutta olabilir. Bazıları taşınabilecek kadar küçük, bazıları ise, bir aile buzdolabı büyüklüğündedir. Bilgisayar boyutları değiştikçe, bilgisayarın gücü, hızı ve fiyatı da değişir.

2.1. Avuçiçi Bilgisayar (Personal Digital Assistants-PDA)

Avuçiçi bilgisayara, bazen Bireysel elektronik ajanda da denir. El büyüklüğünde olan bu bilgisayarla not alınabilir, sörf yapılabilir, takvim düzenlenebilir, randevu zamanlanabilir, adres defteri tutulabilir ve benzeri işlemler gerçekleştirilebilir. Genellikle söz konusu bu Bireysel elektronik ajandaların ekranı, dokunmaya duyarlı, doğrudan yazılabilen ve yazılanların ekran tarafından algılandığı bir bilgisayar türüdür. Avuçiçi bilgisayarlar, çeşitli işletme sistem yazılımları kullanırlar. Bu yazılımların bazıları, Windows CE (Compact) bazıları da Palm OS (Palm aygıtları) içindir. Avuçiçi bilgisayarlar, özelliklerine göre, 100 ile 500 dolar arasında bir değerle satılmaktadırlar.

2.2. Tablet Bilgisayarlar

Tablet bilgisayarlar, ekran özellikleri bakımından avuçiçi (Bireysel elektronik ajanda) bilgisayarlara benzer. Başka deyişle, bu bilgisayarların da ekranına kalemle yazı yazılabilir. Ancak, avuçiçi bilgisayarlardan farklı olarak, dizüstü bilgisayarlarla ya da masaüstü bilgisayarlarla aynı işlevleri görürler. Tablet bilgisayarlarda, avuçiçi bilgisayarlarda olduğu gibi, kalem ya da özel bir yazma aleti ile ekrana yazı yazılabilir. Ekrana dokunarak, çeşitli işlemleri yapılabilir. Örneğin, bir web sitesini ziyaret etmek için köprü düğmesine dokunmak gibi.

Tablet bilgisayarların döndürülebilir (convertible) ve slate olmak üzere iki çeşidi vardır. Döndürülebilirbilgisayarlar, dizüstü bilgisayarlara benzer. Bilgisayarın ekranı kaldırılır ve işlemler bir klavye ile yapılabilir. Bu arada, ekran, istenilen yönde döndürülebilir. Ek bir kullanım kolaylığı olarak,bilgisayarın ekranı ters bir şekilde klavyenin üstüne yatırabilir ve kapanmayan bir üst ile bir dizüstü bilgisayara çevrilebilir. Slate tablet bilgisayarlarda ise, klavye yoktur. Bilgisayarın tümü, tabletten oluşur. Ancak, slate tablet bilgisayara bir kenetleme istasyonu ekleyerek, klavye ve fare de bağlanabilir.

2.3. Dizüstü Bilgisayarlar

Diz üstü bilgisayarlar; küçük, taşınabilir, işlevsel ve pille çalışan bilgisayarlardır. Bu bilgisayarlar, Bireysel gereksinmeleri karşılayacak tüm olanaklarla donatılmıştır. Ağırlıkları 1.361 kilograma kadar inmiştir. Söz konusu dizüstü bilgisayarlar; evde, işte, okulda, otobüste, yolda, hemen her yerde kullanılabilecek biçimde tasarlanmıştır. Bu bilgisayarlar; türüne, markasına, bellek büyüklüğüne ve hızına göre,  600 dolar ile 6000 dolar arasında değişen fiyatlarda satılmaktadırlar.

2.4. Masaüstü Bilgisayarlar

Masaüstü bilgisayarlar, Bireysel bilgisayar gereksinmesini karşılamak için geliştirilmiş ve hemen her aile, kurum ve kuruluşun geniş ölçüde kullandığı ve en çok tercih ettiği bilgisayar türüdür. Yatay sistem kutusu (RAM, CPU ve bellek araçlarının olduğu kutu) olan masaüstü bilgisayar ve dikey sistem kutusu olan (kule olarak adlandırılan) masaüstü bilgisayar olmak üzere iki türü vardır. Söz konusu kutular, genelde çalışılan alandaki yakın bir yere konabilir. Masaüstü bilgisayarların fiyatları 500 dolar ile birkaç bin dolar arasında değişir. Fiyata göre hız açısından karşılaştırıldığında, aynı fiyata bir masaüstü bilgisayar, diz üstü bilgisayardan çok daha büyük bir hıza sahiptir.

Yukarıda, kısaca tanımlanan bilgisayar türlerinden hangisinin kullanılacağı, satın alan kişi veya kurumun gereksinmesine bağlıdır. Bireysel Elektronik Ajandalar, kullanacak olana büyük bir taşınabilirlik, takvim düzenleme, e-mail alma ve yollama, kısa notlar alma ve web bağlantısı kurma olanağı sağlar. Ancak, örneğin öğrencinin ödev yazmasına, web sitesi yapmasına ya da istatistik yazılımıyla karmaşık bir grafik hazırlamasına olanak vermez. Bunlar ve benzeri işlemler için, bir diz üstü bilgisayara, tablet bilgisayara ya da masaüstü bilgisayara gereksinme duyulur.

Yolda, tatilde, iş gezisinde, otel odasında ve benzer durumlarda yazı yazma, elektronik çizelge yapma, sunum hazırlama, web sitesi kurma ve benzeri işlemler için en uygun türler, diz üstü bilgisayar ya da tablet bilgisayardır.

Kuşkusuz, yakın bir gelecekte, avuçiçi bilgisayarın yetenekleri gelişecek ve diğer bilgisayar türlerinin yaptığı işlemleri de yapabilecek duruma gelecektir.

2.5. Mini Bilgisayarlar, Anabilgisayarlar Ve Süper Bilgisayarlar

Avuç içi, diz üstü ve masaüstü bilgisayarlar, Bireysel gereksinmeleri karşılaşmak için geliştirilmişlerdir ve bunlara Bireysel bilgisayarlar denir. İşletme, kurum ve kuruluşlarda ise, pek çok insan, aynı anda, aynı bilgisayara ulaşmak zorunda olabilirler. Böyle durumlarda onlarca, yüzlerce, binlerce insanın, aynı anda, aynı bilgisayara ulaşması gerekir. Bu tip bilgisayarlara ise, “mini bilgisayarlar”, “anabilgisayarlar” ve “süper bilgisayarlar” adı verilir.

Mini bilgisayarlar, küçük veya orta ölçekli işletmelerdeki birkaç kişinin bilgisayar gereksinmesini aynı anda karşılamak için tasarlanmışlardır. Mini bilgisayarlar, masaüstü bilgisayarlardan daha güçlü olduğu için, onlara oranla çok daha pahalıdırlar. Bu bilgisayarların fiyatları 5000 dolardan birkaç yüz bin dolara kadar çıkabilir. İşletmeler, genellikle mini bilgisayarları işletme sunucusu olarak veya web sitesi sunucusu olarak ya da bilginin paylaşıldığı, yazılımın yüklendiği bir iç bilgisayar olarak kullanırlar. Bu nedenle, işletme ortamlarında mini bilgisayarlar, insanların ortak bilgi paylaştığı, yerlere yerleştirilir ve kendilerine de yüksek kaliteli hızlı lazer yazıcılar bağlanır.

Ana bilgisayarlar, büyük işletmelerde çalışan yüzlerce, binlerce insanın bilgisayar gereksinmelerin karşılamak için geliştirilmişlerdir. Ana bilgisayarlar, büyüklük, güç, yetenek ve fiyat yönünden, minibilgisayarların bir adım ötesindedir. Anabilgisayarlar, genellikle 1 milyon dolar civarında bir fiyatla satılmaktadırlar. Masaüstü bilgisayarlar, saniyede en fazla 3 milyar isteği işleyebilirken, ana bilgisayarlar saniyede 1 trilyon isteği birden işleyebilecek bir hıza sahiptirler. Dolayısıyla, ana bilgisayarlar, yüzlerce, binlerce insanın, aynı anda işlem yapmasına olanak sağlarlar.

Süper bilgisayarlar, en hızlı, en güçlü ve en pahalı bilgisayarlardır. NASA, Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezi, Ulusal Hava Sanayi, Tübitak gibi araştırmayla çok iç içe olan, karışık sayısal hesaplamalar yapan kurum ve kuruluşlar, bilgi işleme hızları nedeniyle süper bilgisayarları kullanırlar. General Motor ve AT&T gibi çok büyük müşteri-odaklı işletmeler, müşteri bilgileri ve işlem hareketleri için süper bilgisayarları tercih ederler. Bu tarz işletmelerin yaptıkları işler, süper bilgisayarların kullanılmasını gerektiren yüksek düzeyli destek ve güç işlemeyi gerektirir.

3. DONANIM (FİZİKİ ARABİRİM)

Bilgi sisteminde kullanılan bütün fiziksel varlıklar, donanım kavramıyla ifade edilir. Donanım, bilgisayar ve diğer fiziki bilgi teknolojisi araçlarından oluşur.

Bilgi teknolojisin, donanım ve yazılım olmak üzere iki temel boyutu vardır.  Genellikle bilgisayar sistemi denilen donanım, bir bilgisayarı oluşturan maddi varlıkları içerir. Yazılım ise, donanımın gerçekleştirdiği hizmetleri ve her türlü yararı açıklayan bir kod sistemidir. Örneğin, grafik oluşturmak için gerekli verileri girebilmek için klavye, grafiği görebilmek içinde monitör, yazılı alabilmek için de yazıcı gibi bazı donanım birimlerine gereksinme vardır. Ancak, grafiği oluşturmak için Microsoft Excel gibi bir yazılım yoksa, donanım olmasına rağmen istenilen grafik elde edilemez.

  • Temel Donanım Bileşenleri

Çağdaş bir bilgisayar sisteminde, merkezi süreçleme birimi, birincil bellek, ikincil bellek, girdi araçları, çıktı araçları ve iletişim araçları bulunur. Aşağıdaki şekil, bu birimler arasındaki ilişkileri göstermektedir.

Bilgisayar Sisteminin Altı Temel Bileşeni

Merkezi süreçleme birimi, veriyi yönetir ve bilgisayar sisteminin diğer öğelerini denetler. Birincil bellek, veriyi ve süreçleme sırsında program yönergelerini geçici olarak depolar. İkincil bellek, merkezi işlemciyi, veri ve yönergelerle destekler ve veriyi gelecekte de kullanmak için depolar. Girdi araçları, süreçlenmesi için veri ve yönergeleri bilgisayara aktarır. Çıktı araçları, veriyi insanların anlayabileceği biçimde sunar. İletişim araçları ise, bilginin iletişim ağlarına verilmesini ve iletişim ağlarından alınmasını denetler.

3.2. Temel Donanım Terimleri

Bilgisayarın fiziki bileşenlerine, donanım denir. Donanım kavramının önemini anlayabilmek için, bilgisayarın nasıl çalıştığına değinmek gerekir. Bilgisayar ortamında, bilgisayarla iletişim kurmaya yarayan büyük A’dan Z’ye ve küçük a’dan z’ye harfler; #, $,?,* gibi bazı özel karakterler ve 0-9 arasında rakamlar vardır. Aslında, bilgisayarın içyapısında bu harfler, özel karakterler ve sayılar yoktur. Bilgisayarlar, yalnızca 1’lerle ve 0’larla çalışır. Başka deyişle, bilgisayarlar, bit (0 veya 1 rakamlarından oluşan tek bir sayısal birim) adı verilen birimlere elektrik yükleme ve boşaltmayla işlevlerini yerine getirirler.

Bit, İngilizcedeki binary digit’in kısaltılmış biçimidir. Herhangi bir bit, ya 1 (açık) ya da 0 (kapalı) durumdadır. ASCII (American Standart Code for Information Interchange) kodlama sistemine göre 8 bit, bir byte oluşturur. Başka deyişle bayt, Amerikan kod sistemine göre, bir doğal dile karşılık gelen 8 bit demektir. Örneğin, klavye ile cool yazıldığında, klavye bunu bilgisayar belleğinde dört byte olarak düzenler. Her byte bir karakteri temsil ettiğine göre, cool sözcüğü bilgisayar belleğinde şu şekilde görünecektir:

01100011                   01001111                  01001111                            01001100       c                                   o                               o                                          l    

Bilgisayarın merkezi işlem biriminde ve bellek biriminde, klavye ile yazılan “cool” değil, 1’ler ve 0’lar görünecektir.

Bellek, merkezi süreçleme birimi, girdi, çıktı ve iletişim araçlarına ilişkin pek çok alt birim, ara birim ve terim vardır. Aşağıda, bunlardan adı en sık duyulan bazıları belirtilecektir.

Bit: Bilgisayar sistemindeki en küçük veri birimini temsil eden (0 veya 1) şeklindeki sayı.

Byte: Bilgisayar sistemindeki bir sayı veya karakteri depolamada kullanılan ve genellikle sekiz bitten oluşan bir dizidir. Örneğin, ASCII  (American Standart Code for Information Interchange) kodlama sistemiyle  “Ali” adı, bilgisayarda şu şekilde depolanır:

A            0 1 0 0 0 0 0 1

L            0 1 0 0 1 1 0 0

İ             0 1 0 0 1 0 0 1

Yukarıdaki A, L ve İ şeklinde üç karakteri temsil eden üç byte görülmektedir.

Kilobyte: Bin byte’lik PC bellek kapasitesi.

Megabyte: Yaklaşık bir milyon byte’lik bilgisayar bellek kapasitesi.

Gigabyte: Yaklaşık bir milyar byte’lik bilgisayar bellek kapasitesi.

Terabyte: Yaklaşık bir trilyon byte’lik bilgisayar bellek kapasitesi.

Ram (random access memory): Tesadüfî olarak seçilen herhangi bir yerleşime, doğrudan erişebilen birincil veri ve yönerge belleği.

Rom (read-only memory):Program yönergelerini içeren ve ufak bir silikon “chip” üzerinde milyonlarca minik transistor baskısından oluşan bütünleşik devre.

Mainframe:Büyük işletme süreçlerinde kullanılan kapsamlı bilgisayar türü.

Kişisel bilgisayar (PC): Masa üstü veya taşınabilir bilgisayar.

Süper bilgisayar: Çok karmaşık işlemleri, olağanüstü hızlı yapabilen, karmaşık ve güçlü bilgisayardır.

Server bilgisayar: Bir ağ üzerindeki diğer bilgisayarlara yazılım ve diğer kaynakları sağlayan özel amaçlı bilgisayar.

CD-ROM (compact disk read-only memory): Yalnızca optik okumalı bellek diski.

DVD (digital video disk):Uzun video’ları ve çok miktarda veriyi depolayabilen yüksek kapasiteli optik bellek.

Multimedia:Metin, grafik, insan sesi, gürültü, hareketli görüntü (video), animasyon gibi, iki veya daha fazla kitle iletişim aracını bütünleştiren teknolojiler.

MP3 (MPEC3): Kalitesinden hemen hiç kayıp olmaksızın, radyo yayınları dosyalarını Internet’e aktarmak için geliştirilen sıkıştırma standardı.

Akıllı kart (smart card): Küçük bir bellek ve minicik bir mikroişlemci içeren, kredi kartı boyutlarında plastik kart. Günlük işlemlerde, kredi kartı yerine bu kartlar kullanılacaktır. Örneğin, Migros’tan alışveriş yapan veya hastanede muayene olan bir kimse, hiç kimseye hiçbir kart göstermeden çıkıp gidecektir. Akıllı karta yerleştirilmiş “chip”, kimlik kayıtlarını, telefon numaralarını, ödeme gücünü, ödemeyi ve diğer gerekli bilgilerin tümünü elektronik olarak sonuçlandırıp, muhasebeleştirecektir. Başka bir deyişle, akıllı kart, “elektronik alım gücü” ya da “elektronik para” olarak, geleneksel parayı bütünüyle ortadan kaldıracak biçimde gelişmektedir.

3.3.  Donanım Politikası

Yukarıda da değinildiği gibi, donanım, çağdaş bütünleşik bilgi sisteminin temel öğelerinden biridir. İşletme yönetimi, donanım yatırım kararlarını verirken çok dikkatli olmak durumundadır. Burada, yöneticilerin bilmesi gereken bazı temel bilgiler belirtilecektir.

İşletme yöneticileri, bilginin nasıl gösterildiğini ve nasıl süreçlendiğini, ana çizgileriyle bilmelidir. Dijital bilgisayarlar, bilgiyi “bits” denilen ikilik sayı düzeni içinde depolar ve süreçler. 8 bit dizsine, bayt denir. Bir bayt; sayı, harf, sembol gibi bir karakteri simgeler. (0 ve 1) biçimindeki ikilik sayıyı, sekiz değişik biçimde sıralayarak, bir karakteri temsil ettirmek için, birçok kodlama şeması geliştirilmiştir. Bunların en çok kullanılanı EBCDIC ve ASCII’dır.

Yöneticiler; mainframe, minicomputer, PC, workstation ve supercomputergibi donanımları, birbiriyle karşılaştırarak, işletmeye en uygun olanlarını seçmelidir. Bunun yanında, hizmet alan ve sunan (client/server) ağ donanımları dahil tüm bilgisayar destekli iletişim sistemlerini, birbiriyle karşılaştırmalıdırlar.

Aynı şekilde, işletme yöneticileri; magnetik teyp, mağnetik disk ve optik disk gibi temel ikincil bellek ortamlarını bilmelidir. Bu kavramlar ışığında, bilgisayar sisteminde verileri ve programları depolamaya yönelik toplu iletişim araçlarını edinme yoluna gitmelidir.

Yöneticilere düşen bir diğer görev de, en son girdi ve çıktı süreçleme yaklaşımlarını, girdi ve çıktı donanımlarını birbiriyle karşılaştırma ve işletme koşullarına uygun olanlarını edinmedir.

Yöneticilerin göz önünde bulundurması gerekli bir konu da, toplu iletişim araçlarının ve bilgi teknolojilerinin gelecekte nasıl bir gelişme göstereceğini kestirmeleridir. Gelecekte Süper Çip’lerin (superchips) ve Beşinci Kuşak Bilgisayarların olağanüstü gelişme göstereceği ileri sürülebilir. Yukarıdaki grafik, bazı belirgin mikro işlemci ve bellek yonga (chip) üzerindeki transistor sayısının yıllara göre gelişmesini göstermektedir.

Aşağıdaki grafikten de izlenebileceği gibi, pek yakın bir gelecekte, bilgisayarın hızı, ışık hızına eşit olacaktır. Bilgisayarı çalıştıran tırnak ucu büyüklüğündeki işlemcilerde, bugün için 70 milyon transistor bulunmaktadır. Bu sayı iki üç yıl içinde 100 milyara yükselecektir.

Bilgisayarlarının performansını, işlemcilerdeki transistor sayısı belirlemektedir. Bilgi ve bilgisayar teknolojisinin en hızlı ve devingen alanı, işlemci sektörüdür. 1970’li yıllarda kilogramlarca ağırlığında olan işlemciler, bugün gözle görülemeyecek kadar küçülmüştür. Intel’in kurucusu ve 1975–1987 döneminde de yönetim kurulu başkanı olan Gordon Moor, 1965 yılında bilgisayar tarihine “Moor Yasası (Moor’s Law)” olarak geçen bir tez veya öngörü ileri sürmüştür. Moor’un öngörüsüne göre “bilgisayar işlemcilerinin kapasitesi, her 18 ayda bir iki kat artacaktır.”

Moor’un yaklaşık 37 yıl önce yaptığı bu öngörü, bugün çok fazlasıyla gerçekleşmiştir. Moor, bugünün silikon temelli işlemci teknolojisinin en çok 2017 yılına kadar geçerli olacağını, 2017 yılından sonra, bu alanda yeni teknolojilerin gündeme geleceğini söylemeye başlamıştır.

İşlemci sektöründe, Intel ve AMD şirketleri yarışmaktadır. Ancak, bugün için, % 82 pazar payı ile Intel piyasada liderliğini sürdürmektedir.  Intel, Pentium 4 modeliyle, AMD de Athlon serisiyle dikkatleri üzerlerine çekmişlerdir. AMD 2000 yılında 1,3 MHz özelliğinde Athlon üretmiştir. Intel buna Pentium 4 ile yanıt vererek yarışı hızlandırmıştır. 0,18 mikron (1 mikron=milimetrenin binde biri) teknolojisine göre üretilen Pentium 4 işlemcilerinin üzerinde 70 milyondan fazla transistor bulunmaktadır. İşlemcinin performansı, üzerinde taşıdığı transistor sayısına bağıldır. Pentium 4 de, tırnak büyüklüğünde bir işlemcinin üzerine 70 milyondan fazla transistor yerleştirilmiştir. Bin transistor yan yana konulsa, ancak bir saç teli kalınlığında yer tutmaktadır.

Bu tür teknolojilerin yapısal (stratejik) önemini çok iyi bilen ABD, Intel ve AMD ile birlikte 2005 yılına kadar 0,07 mikron teknolojisine uygun işlemciler üretme amacını taşıyan projelere, maddi destek sağlamaktadır. Söz konusu projeler gerçekleştiğinde, bugün 70 milyon transistorun sığdığı alana, üç beş yıl sonra 64 milyar transistor sığacaktır. Böylece, bugün 1,7 GHz (gigaherz) olan işlemci performansı 50 GHz’e yükselecektir. Bu da neredeyse ışık hızı anlamına gelmektedir.

RAM adı verilen bellek birimlerinin üretildiği fabrikaların maliyeti 1,2 milyar dolardır. Bu rakam, Pentium 4 fabrikasında yaklaşık 5 milyar dolardır. Daha açık bir karşılaştırma yapmak gerekirse, çağdaş bir otomobil fabrikası 650 milyon dolara kurulabilirken, bir RAM fabrikası 5 milyar dolara kurulabilmektedir. Ülkemizin 150 milyar dolarlık Milli Gelir yanında 210 milyar dolar iç ve dış borcu, bu alanda Türkiye Cumhuriyeti’nin daha çok uzun yıllar yatırım yapamayacağının kanıtıdır.

4. DONANIM BİLEŞENLERİ

Donanım, birçok fiziksel araç, gereç ve aygıttan oluşur. Ancak bunları altı grup altında toplamak mümkündür:

  • Girdi birimleri
  • Çıktı birimleri
  • Bellek birimleri
  • Merkezi işlem birimi
  • Telekomünikasyon birimi
  • Bağlanma birimleri

4.1. Girdi Birimleri

Girdi birimleri, bilgisayar geçici veya kalıcı belleğine veri, bilgi ve emir girmek için kullanılan araç, gereç ve aygıtlardır. Örneğin fare ve klavye, hemen herkesin bildiği girdi birimleridir. Klavyenin parmak izi tarayan türleri de vardır. Aşağıda, başlıca girdi birimlerinin yalnızca tanımlarının yapılmasıyla yetinilecektir.

Klavye (Keyboard): Avuçiçi bilgisayarlarda, masaüstü bilgisayarlarda ve dizüstü bilgisayarlarda veri, bilgi ve emir girmek için kullanılan girdi birimidir.

Fare (Mouse): Simgelere ve düğmelere tıklamak için kullanılan mekanik, optik ve telsiz türleri olan bir araçtır.

İztopu (Trackball): Üstünde bilye olan mekanik fareye benzeyen bir araçtır.

Dokunmatik (Touchpad): Dizüstü bilgisayarlarda, imleci parmak dokunmalarıyla hareket ettiren yüzey.

İşaret çubuğu (Pointing stick): Yalnızca dizüstü bilgisayarlarda kullanılan kalem benzeri araçtır.

Oyun tekerleği (Gaming Wheel): Bilgisayar oyunlarının oynanmasında sanal sürüş için kullanılan araç.

Denetim kolu (Joystick): Bilgisayar oyunlarında kontrol amacıyla kullanılan dikey kol.

Oyun pedi (Gamepad): Programlanabilen düğme, çubuk veya yön gibi oyun pedi.

Görüntü tarayıcı (Image scanner): Bir kağıttaki çizim, metin, fotoğraf veya imgeyi tanıyıp alan araç.

Barkod tarayıcı (Bar code scanner): Genellikle satış noktalarındaki veya işe devam yoklaması yapmada kullanılan sayısal dikey boşluklu araç.

Optik işaret okuyucu (Optical mark reader): Genellikle “doğru”, “yanlış” veya “çoktan seçmeli” sınavlarda kağıtlardaki işareti okumakta kullanılan araç.

Optik karakter okuyucu (Optical charecter reader): Satış noktalarında (POS) ve perakendecilikte kullanılan sayfalardaki, etiketlerdeki, kartlardaki harfleri okuyan araç.

Biyometrik tarayıcı (Biometric scanner): Güvenlik amacıyla parmak izi veya göz irisi gibi insanın fiziki özelliklerini tanıyan araç.

Dijital hareketsiz kamera (Digital still camera): Değişik çözünülürlükteki resimleri çeken hareketsiz kamera.

Dijital video kamera (Digital video camera): Hareketli görüntüleri çeken kamera.

Web cam: Dijital video görüntülerini çeken ve web’e yükleyen araç.

Mikrofon: Sesleri alarak elektronik biçime dönüştüren araç.

4.2. Çıktı Birimleri

Çıktı araçları, bilgi işlem sonuçlarını görmeye, duymaya veya tanımaya yarayan birimlerdir. İşletme bilgisayarlarında ve bireysel bilgisayarlarda en yaygın olarak kullanılan çıktı birimleri, monitörler, yazıcılarve hoparlörler ve çizicilerdir.

4.2.1. Monitörler

Monitör seçerken, fiyatının ve fiziki büyüklüğünün dışında göz önünde bulundurulması gereken en önemli özellikler; (1) görülebilir görüntü boyutu, (2) çözünürlük ve (3) nokta uzaklığıdır.

Görülebilir görüntü boyutu (Viewable image size-VIS): Monitörlerin görünebilir görüntü boyutu, 17’’, 19’’ gibi alt köşesinden üst köşesine uzaklığı ile ölçülür.

Çözünürlük (Resolution): Ekran çözünürlüğü, monitörün sahip olduğu pixel sayısıyla ölçülür. Pixel’ler (Picture elements), ekranda görüntü oluşturan noktalardır. Örneğin, 1.280X1.024 çözünürlüğe sahip bir monitör, soldan sağa 1.280 ve yukarıdan aşağıya 1.024 pixeldir. Çözünürlük sayısı arttıkça görüntü kalitesi de artar.

Nokta uzaklığı (Dot pitch): Monitörlerde nokta uzaklığı, renkli pixellerin iki taraftan merkeze uzaklığı ile ölçülür. Örneğin, 0,24 mm nokta uzaklığına sahip bir monitör, 0,28 nokta uzaklığına sahip bir monitörden daha iyidir. Nedeni, noktaların daha da küçülerek birbirine yaklaşmasıdır. Noktalar küçülüp birbirine yaklaşırsa, görüntü kalitesi yükselir.

4.2.2. Yazıcılar

Yazıcılar da önemli çıktı birimleri arasında sayılırlar. Yazıcı çıktısının seçikliği ve açıklığı,  yazıcının çözünürlüğüne bağlıdır. Yazıcıların çözünürlüğü, tıpkı monitörlerin çözünürlüğü gibidir. Yazıcıların çözünürlüğü arttıkça, fiyatları da artar. İyi bir yazıcı, 1.600X1.600 çözünürlüğe sahiptir. Söz konusu sayılar çarpılırsa, her 2,54 santimetre kareye 2.560.000 nokta düştüğü görülür. Özellikle reklamcılıkta yüksek kaliteli fotoğraf çıktıları alabilmek için, çözünürlüğü 5.760X1.440 olan yazıcılar tercih edilir.

Mürekkep püskürtmeli yazıcılar (inkjet printers, laser yazıcılar (laser printers), çok işlevli yazıcılar (multifunction printers) ve çiziciler (plotters), değişik amaçlar için geliştirilen yazıcı türleridirler. Örneğin, çok işlevli yazıcılar tarama, kopyalama, faks ve yazı işlevlerini yapabilecek işlevliğe sahiptirler. Aynı şekilde çiziciler grafik çizerler, mühendislik çizimleri yaparlar. Özellikle bilgisayar destekli mühendislikte (CAE), bilgisayar destekli tasarımda (CAD) ve bilgisayar destekli üretimde (CAM) çok yüksek fiyatlı çiziciler kullanılır.

4.3. Bellek Birimleri

Bellek birimleri, daha sonra kullanmak üzere bilgi depolamak için kullanılan donanım türleridirler. Bellekler, “geçici bellek-RAM” ve “kalıcı bellek-hard disk” olarak iki grupta incelenir. Bilgi sayar girdileri, dosyaları ve diğer görüntü ve çıktıları, hard diske kaydedilmezse, bilgisayar kapatılınca kaybolurlar. Dolayısıyla, kaydedilinceye kadar girdileri, dosyaları ve çıktıları barındıran belleğe geçici bellek veya RAM denir. Bu alt bölümde, kalıcı bellekler tanıtılmaya çalışılacaktır.

Belleklerin kapasitesi, megabayt (megabytes), gigabayt (gigabytes) ve terabayt (terabytes) ölçütleriyle ölçülür. Megabaytın bellek kapasitesi, 1.048.576 bayta eşittir. Gigabaytın kapasitesi, 1.073.741.824 bayta veya 1.024 megabayta eşittir. Terabaytın kapasitesi ise, 1 trilyon bayta eşittir. Terabayta, birkaç sene sonraki hard disk standardı demekte bir sakınca yoktur.

Bireysel bilgisayarların hard diski1-250 gigabayt arasında değişirken, çokuluslu işletmelerin hard disk paketleri, 100 terabayttan daha fazladır. Aşağıda, en yaygın bellek birimlerine kısaca değinmekle yetinilecektir.

Manyetik belleklerin birçok türü vardır. Örneğin hard disk, optik bellek, CD-ROM, CD-R, CD-RV, DVD-ROM, DVD-R, DVD+R, DVD-RW ve DVD+RW gibi.

Kalıcı Bellek (Hard Disk): Genellikle, satın alınan bilgisayarın içinde yerleşik olarak gelen bu bellekler, ince yassı plaka şeklinde veya tekerlek şeklinde bir aygıttır. Dosyalanmış bilgiler disk sürücüsüne kaydedilir. Bilgisayarın içinde gelen kalıcı bellek yetersiz ise, genellikle harici bellek adı verilen birimlerden yaralanılır. Geçici belleklerdeki bilgileri güncellemek, son derecede kolaydır.

Optik Bellek (Optical storage): Laser ışınlarıyla zerine bilginin depolandığı veya üzerindeki bilginin silindiği ya da değiştirildiği plastik disklere optik bellek denir. Birçok türleri olan CD’ler ve DVD’ler,optik bellek sınıfına girerler.

CD-ROM (compact disc-read-only memory): Üzerindeki bilgi değiştirilemeyen optik veya laser disklere CD-ROM denir.

CD-R (compact disc recordable): Üzerine yalnızca bir kez yazılabilen optik veya laser diske CD-R denir.

CD-RW (compact disc-rewritable): Dosyaların kaydedilebildiği, değiştirilebildiği veya silinebildiği optik veya laser disklere, CD-RW denir.

DVD-ROM: Üzerindeki bilginin değiştirilemediği çok yüksek kapasiteli optik veya laser disklere DVD-ROM denir.

DVD-R ya da DVD+R (DVD-recordable) – Yalnızca bir kere yazılabilen, yüksek kapasiteli optik ya da lazer diske denir.

DVD-RW ya da DVD+RW: Dosyaların kaydedilebildiği, değiştirilebildiği veya silinebildiği yüksek kapasiteli optik ya da lazer diske denir.

Flash bellek aygıtı (flash memory devic): Bir anahtarlığa takılabilecek kadar küçük olan ve bilgisayarın USB girişine doğrudan takılan bellek birimine denir.

Flash hafıza kartları (flash memory cards): Küçük bir plastik parçanın içinde levha haline getirilmiş yüksek kapasiteli depolama birimlerine denir..

xD-Resim (xD) kartları: Madeni 5 kuruşdan daha küçük ve nerdeyse aynı kalınlıkta bir köşesi birazcık eğikleştirilmiş dikdörtgen görünümünde flaş bellek kartına denir. xD kartları, 32 ile 512 megabyte kapasiteye sahiptir.

Güvenli dijital (SD) kartlar ve çoklu ortam  katları ( MMC): Birbirine benzeyen, kredi kartı kalınlığında ve madeni 10 kuruş büyüklüğünde, kopyalama koruyuculu flaş bellek kartına denir.

Compact flash ( CF) kartlar: 6 gigabyte kadar kapasiteli, madeni 50 kuruştan biraz daha kalın olan flaş bellek kartına denir.

Smart media (SM) kartları: CF kartından biraz daha uzun olan ve kredi kartı kalınlığında 512 megabyte a kadar kapasitesi bulunan flaş bellek kartına denir.

Memory stick media kartları: Sony tarafından geliştirilmiş 1 gigabyte kapasiteli madeni 5 kuruş genişliğinde uzatılmış flaş bellek kartına denir.

4.4. Merkezi İşlem Birimi (CPU)  ve Geçici Bellek (RAM)

CPU ve RAM birlikte, bilgisayarın gerçek beynini oluştururlar. CPU, büyük ölçüde bilgisayarın gücünü ve fiyatını belirler. Merkezi işlem birimi (CPU), sistemi ve yazılım uygulama yönergelerini yorumlayan ve yöneten donanımdır. Bu donanım, tüm donanımların işletimini koordine eder. Geçici bellek (Rasgele erişimli bellek-RAM),CPU’nun gerek duyduğu sistem ve yazılım uygulama yönergelerinin yanı sıra, girilen, yazılan veya üzerinde çalışılan bilgiyi geçici olarak tutma bölgesidir.

Merkezi işlem birimi (CPU) yerine, çoğu kez, mikroişlemci ya da merkezi işlem çipi denir. Intel ( Bireysel bilgisayarlar için Celeron, Pentium, ve Xeon serileriyle birlikte) ve AMD ( Athlon ve Opteron serileriyle birlikte), dünyanın en önde gelen mikroişlemci üreticileridirler. CPU’ların üstünlüğü ve fiyatı, hızlarına bağlıdır.

CPU’ların hızı, gigahertzlerle ifade edilir. CPU’nun saniyede yönetebildiği CPU devrine, gigahertz (GHz) denir. CPU’lar, 1 saniyede milyarlarca CPU devri yapabilirler. CUP ile saniyede ne kadar çok devir yapılırsa, işlem de o kadar hızlı olur. Bilgisayarın gücü, söz konusu devir sayısı ile ölçülür. Gigahertz, CPU’nun yazılım yönergelerini yönetmek için basamakları ne kadar hızlı yönettiğini ölçer. Aslında gigahertz, CPU devri ya da bilgisayar çevrimi olarak adlandırılan bir süreçtir. Aşağıdaki şekilden de izlenebileceği gibi, CPU devri, başka deyişle bilgisayar çevrimi; yönerge alma,  yönerge çözümleme ve yönerge uygulama, daha sonra da gerekliyse RAM’e sonuçları geri döndürme işlevlerinden oluşur. Herhangi bir yazılım bilgisayara yüklendiğinde ya da yüklü bir yazılım açıldığında, bilgisayara, depolama aygıtından ( hard disk yada CD) RAM’ e yazılımın bir kopyasının göndermesi emredilmiş olur. CPU, yazılım yönergelerini yürütürken, aşağıdaki gibi bir bilgisayar çevirimi yapar:

  1. Yönerge alma:Bilgisayar işlevlerini yöneten CPU’nun bir parçası olan kontrol birimi, yönergeleri ve gerek duyduğu bilgiyi RAM’dan ister. Örneğin, yönerge “4 ve 6’yı ekle” diyorsa, söz konusu iki sayı, bilgi halinde “ekle” yönergesiyle veri yolunda yol alır. Veri yolu, RAM ve CPU’yu da kapsayan ana kartın temel bileşenleri arasında bilgiyi taşıyan elektriksel kısa yollardan oluşur. Yönerge CPU’ya ulaştığında, CPU başka bir işlevi yapmaktaysa,  CUP’ya gelen yönerge, CPU önbelleğinde, geçici olarak bekletilir. Bekleyen yönergeyi CPU önbelleğinden kontrol ünitesine almak, RAM’dan almaktan daha az bir zaman alır. Bu nedenle, CPU önbelleği, işlemi hızlandırmış olur.
  2. Yönerge çözümleme: CPU yönergeyi önbellekten alır, inceler ve ne yapılması gerektiğini anlar. Örneğin, 4 ve 6’nın toplanması gerektiğine karar verir.
  3. Yönergeyi uygulama:  CPU, yönergenin buyruğunu yerine getirir. 4 ve 6 örneğindeki, iki sayıyı, toplanmaları için aritmetik mantık birimine gönderir.  Aritmetik mantık birimi (ALU)  karşılaştırma ve mantık işlemlerinin yanı sıra aritmetik işlemler de yapan bir CPU bileşenidir.
  4. Sonucu RAM’da depola: CPU, en sonunda, toplamanın sonucu olan 10’u RAM’a gönderir. Her zaman RAM’a geri gönderilecek bir sonuç yoktur. Bazen CPU, kaydedilmeyen bazı ani hesaplamalar da yapabilir.

CPU  Ve Ram İlişkisi

CPU hızı, bazen, saat hızı olarak de ifade edilir. Aslında, bu saatin, zamanı ölçen gerçek saatle bir ilgisi yoktur. Yalnızca bir benzetmedir. Her CPU, düzenli aralıklarla vuran ve basit bir kuvars parçası olan, kendine özgü bir CPU saatine sahiptir. Aslında, elektrik şarjına cevap olarak CPU saatinin vuruşu, yürüyen bir bandonun bateristi gibi bir işlev görür. Baterist, nasıl takımın uyumlu yürümesini sağlıyorsa, CPU saati de, bilgisayarın tüm işlemlerinin eş zamanlı olarak yapılmasını sağlar. CPU saatinin her bir vuruşu ya da işareti, saat devri olarak adlandırılır. Saat devri, CPU devrine (bilgisayar çevrimi) eşittir. CPU; CPU saatinden, CPU’da ilerleyen yönerge ve bilgileri belli bir oranda tutmak için yararlanır.

RAM, CPU’nun bilgi ve yazılım yönergelerini işlerken kullandığı bir tür beyaz panodur. Bilgisayar kapatıldığında, RAM’da ne varsa tümü yok olduğu için, bu belleğe “geçici” denmiştir. Bilgisayar ilk açıldığında, bilgisayarı çalışır durumda tutmak için gerekli olan yönergeler, RAM’a yazılır. Daha sonra, Microsoft Word ya da Excel gibi uygulamaları açarken, bu yazılımları çalıştıran yönergeler, RAM’daki işletim sistemine eklenir. Belgeler yazıldıkça ya da çalışma kitabına bilgi girildikçe, bunlar da RAM’ de depolanır. İş bitiğinde ya da çalışma kaydedildiğinde, bir kopyası RAM’dan diskete veya CD’ye aktarılır.

RAM’ın yönerge ve bilgi depolama kapasitesi, çok önemlidir. RAM kapasitesi, megabytler ya da gigabyteler la ifade edilir. Bilindiği gibi, bir megabyte, yaklaşık 1 milyon byte’tır. Bir byte ise, yalnızca bir karakter demektir. Bu nedenle 256 megabyte kapasiteli bir RAM, 256 milyon karaktere sahiptir. Bu geçici bellek kapasitesi, uygulamaların ve yönergelerin yanı sıra, işletim sistemi yönergelerini de kapsar.

Burada yeri gelmişken, avuçiçi bilgisayar CPU ve RAM’lerine de kısaca değinmekte yarar vardır. Herhangi bir avuçiçi bilgisayar, herhangi bir masaüstü bilgisayara oranla, pire ile devenin karşılaştırılması gibidir. Avuçiçi bilgisayarda, her birim çok daha küçüktür ve aygıtı çalıştıracak güç kaynakları oldukça sınırlıdır. Avuçiçi bilgisayarlar, özel bir CPU türüne sahiptirler. Bir avuçiçi bilgisayar CPU’su 34 watt ile çalışırken, 1 GHz le çalışan bir masaüstü bilgisayar CPU’su 75 ila 1090 watt arası güç kullanır. Aynı şekilde, avuçiçi bilgisayarlarının RAM modülleri masaüstü bilgisayarların RAM’larına oranla çok daha küçüktürler.

  • Telekomünikasyon birimi

Diğer bir donanım bileşeni de, yukarıdaki şekilde de belirtildiği gibi, telekomünikasyon birimidir. Telekomünikasyon aygıtı, ağ içindeki başka bir bilgisayara veya insana bilgi yollamak ya da başka bir bilgisayardan veya insandan bilgi almak için kullanılır. Bilgisayarların telekomünikasyon birimleri, aslında birçok bileşenden oluşan kendine özgü bir modül olarak düşünülmelidir. Kablo, DSL modemleri, ev şebekeleri, fiber optikler ve benzerleri, telekomünikasyon modülünün bileşenleridirler.

  • Bağlantı birimleri 

Bağlantı birimleri, bilgisayar donanımının diğer fiziki öğeleridirler. Bağlantı birimleri kavramı, değişik donanım bileşenlerini birbiriyle ilişkilendiren her türlü oluşumu içerir. Örneğin, USB (Universal Serial Bus);  klavye, telefon, yazıcı, oyun kumanda paneli, kablolar ve benzerleri, bilgisayar ve bilgisayar bileşenleri arasında bağlantı kurmaya çalışan araç ve gereçlerdir.

CPU, bilgisayarın tüm donanım birimlerini yönettiği için, söz konusu birimlerin tümü, CPU’ya bağlanmalıdır. Tıpkı insan bacak ve kollarının omurilik arabirimi ile beyine bağlandığı gibi, her türlü fiziki birimler de, bağlantı araç gereçleriyle bilgisayarın beynine bağlanır.  

RAM’le birlikte CPU, bilgisayar sisteminin büyük devre kartında, diğer deyişle bilgisayar ana kartında bulunur. Yazıcıdan gelen kablonun sonundaki bağlayıcı fiş; CPU’yu, CPU ve yazıcı arasında bilgi taşıyan ana karta bağlar.

4.6.1. Kablolu Bağlantılar

Üzerinde kablo olmayan tüm cihazlar bilgisayardaki girişlere (portlara) takılır. Bu girişlerin sonunda ise, kablolu bağlayıcılar vardır. BilgisayarınPort (bağlantı kapısı) sistem biriminden veriler, bilgiler veya yönergeler bilgisayara, bilgisayardan port sistemi aracılığı ile diğer dış birimlere akar. Kablolu bağlantılar için port, fişin takıldığı açık veya sokettir. Kablosuz bağlantılarda ise port, veri, bilgi veya yönergelerin akım halinde girip çıktığı yerlerdir.

Portlar, bilgisayar sisteminin dış yüzeylerinde bulunur. Dolayısıyla, tarayıcıları porta takmak için, sistemi açma zorunluluğu yoktur. Aşağıdaki şekilden de anlaşılacağı gibi, birçok bağlayıcı (port) türü vardır.

Bir seri bağlantı arabirimiyle (USB), bilgisayardan, istenirse tam 127 aygıta bağlanma olanağı vardır. Yüksek gerilimli kablo göbeği (hot swap), bilgisayar çalışır durumdayken, başka deyişle bilgisayarı kapatmadan, bir cihazı çıkarıp bir diğerini takmaya olanak sağlayan bir bağlantı sistemi özelliğidir. Tak çalıştır arabirimi (Plug and play),bilgisayara takılan bir cihaz için, aygıt sürücüsünü bulup yükleyen bir bağlantı özelliğidir. USB bağlayıcılar, başka deyişle portlar, iki tür hıza sahiptirler. Bunlardan A tipi denilen USB 1.1 daha yavaş çalışırken, B tipi denilen USB 2.0 türü daha hızlı çalışır.

A Tipi USB bağlayıcıların (portların) tümü aynı boyut ve şekildedir. Buna karşılık, B Tipi USB bağlayıcılar daha küçük, daha kare ve daha farklı boyuttadırlar. B Tipi bağlayıcılar, dijital kamerada olduğu gibi, genellikle aygıta takılan kablonun sonunda bulunurlar.

IEEE 1394 ya da I-Link olarak da adlandırılırlar yüksek gerilimli (firewire) portlar, yüksek gerilimli akım taşıyan kablolar (hot swap) ve yüksek gerilimli tak çalıştır (play-and-plug) bağlayıcılar, adlarından da anlaşılacağı gibi, çok yüksek dirence sahiptirler. Yüksek gerilimli tek bir bağlayıcı arabirime, tam 63 yüksek gerilimli aygıtı bağlamak mümkündür. Söz konusu bu yüksek gerilimli arabirimlere, yüksek gerilimli diğer aygıtlar, bir bakıma, papatya yaprakları gibi zincirleme şekilde bağlanabilmektedirler.

PS/2 bağlayıcı arabirimleri, genellikle, klavye ve farelerde bulunur. Bu özel seri bağlayıcı arabirimler, giderek USB’lerle ve yüksek gerilimli bağlayıcı ara birimlerle (firewire)  yer değiştirmektedirler.

Paralel bağlantı arabirimleri (portları),düz paralel bağlayıcılardırlar. Bunlar, özellikle bilgisayar yazıcılarının kablolarında bulunan büyük düz bağlayıcılardırlar Bu arabirimlerin de yerini giderek USB’ler almaktadır.

4.6.2. Kablosuz Bağlantılar

Kablosuz aygıtlar, bilgiyi, kızılötesi ya da radyo dalgaları şeklinde iletir ve alırlar. Farklı dalga türlerinin, farklı frekansları vardır. Bireysel bilgisayar ortamlarında ya da işyeri bilgisayar ortamlarında, en sık kullanılan üç tür kablosuz bağlantı vardır. Bunlar; kızılötesi, Blue-tooth ve WiFi dir.

Kızılötesi kablosuz bağlantı, IR veya IrDa (kızılötesi veri bağlantısı)olarak adlandırılan kızılötesi bilgileri göndermek ve almak için kızıl ışık kullanır. Kızılötesi ışının, gözün görebilme yeteneğinin altında bir frekansı vardır. Kızılötesi kablosuz bağlantılar, TV kumandaları ve önünde engel olmayan uzak mesafelerdeki diğer aygıtlara bağlanmakta kullanılır.   Kızılötesi kablosuz bağlantılarda etkili mesafe, yaklaşık bir mildir.

Bluetooth türü kablosuz bağlantılar; cep telefonu, çağrı cihazı, avuçiçi bilgisayar, dizüstü bilgisayar ve hatta diğer bilgisayarlarda kullanılan ve kısa radyo dalgasıyla çalışan standart arabirimleridir.  Bluetooth kısa dalga arabirimlerle, yaklaşık 9 metre uzaklıkta bulunan cihazlardan bilgisayara bağlanmak mümkündür.

WiFi (Wireless Fidelity), kilometrelerce uzaklıktanradyo dalgalarıyla bilgisayara, ağa veya internete bağlanmayı mümkün kılan standart bir arabirimdir. IEEE 802 olarak da adlandırılan WiFi’nin.11a,  11b . . .11g gibi birçok çeşidi vardır.

4.6.3. Genişletme Kartları (Expansion Cards) Ve Genişletme Yuvaları (Slots)

Bağlantı arabirimleri (portlar), ister kablolu isterse kablosuz olsun, ya doğrudan ana bilgisayar kartında ya da ek genişletme kartlarındandırlar. Genişletme kartına, devre kartı da denir. Bu kart, ana karttaki bir genişletme yuvasına takıldığında, kendisine diğer bilgisayar bileşenleri bağlanabilir duruma gelir. Genişletme yuvası, içine genişletme kartı takılan uzun ince bir sokettir. Genişletme yuvalarından ve parçalardan gelen ve giden bilgiler, CPU’ya, veri yolu adı verilen tellerle iletilirler. Genişletme veri yolu, bilginin ana kart dışındaki aygıtlar ile CPU arasında gidip geldiği bir dizi kısa yoldur. Başka deyişle, genişletme veri yolu, RAM ve CPU’yu da içine alan temel ana kart bileşenleri arasında bilgiyi hareket ettiren bir sistemdir.

Avuçiçi bilgisayarlarındaki PC kartı, aslında, geleneksel PCMCIA kartının güncelleştirilmiş bir türüdür. PC kartı, avuçiçi bilgisayara aygıt eklerken kullanılan bir genişletme kartıdır. Cep bilgisayarındaki PC kart yuvasına, bir PC kartı takılarak, herhangi bir aygıt PC kartına bağlanabilir. PC kartları, kalınca bir kredi kartı görünümündedirler. PC kart yuvaları, dış aygıtları PC kartla cep bilgisayarına bağlayan ve cep bilgisayarının yanındaki ya da önündeki biri diğerinin üzerinde olan anahtarlardır. Örneğin, eğer bilgisayara bir CD-rom sürücüsü eklenmek istenirse, yuvaya bir PC kartı takılır ve daha sonra da PC karttaki bağlayıcıya CD-rom sürücüsü bağlanır. PC kartların en büyük üstünlüğü, aygıtların çok çabuk takılıp çıkarılabilmesidir.

5. YAZILIM (ENTELEKTÜEL ARABİRİM)

Yukarıda değinilen “donanım” bilgi teknolojisinin fiziki ara birimi olurken, “yazılım” da bilgi teknolojisinin entelektüel ara birimi olmaktadır. Yazılımın iki temel türü vardır. Bunlar; sistem yazılımı ve uygulama yazılımıdır. Yazılım sistemi,  belirli sorunların çözümünü ya da belirli görevlerin yapılmasını sağlar. Örneğin, Microsoft Powerpoint, sunum için slaytlar hazırlanmasını mümkün kılan bir yazılım sistemidir. Aynı şekilde, Microsoft Frontpage de, web sitesi yapmaya yardımcı olan bir yazılım sistemidir. İşletmeler, genellikle maaş bordrosu hazırlamak, video konferans yapmakveya stok yönetimi gerçekleştirmek gibi işlevler için çeşitli yazılımlar kullanırlar.

5.1. Başlıca Yazılım Kavramları

Sistem yazılımı, bilgi teknolojisinin yönetilmesi için gerekli olan görevleri yapar ve bilgi teknolojisi bileşenleri arasındaki etkileşimi koordine eder. Sistem yazılımı, hem işletim sistemini hem de etkin kullanım yazılımını içerir. İşletim yazılım sistemi, uygulama yazılım sistemini kontrol eder ve donanımla birlikte çalışmasını sağlar.  Güncel Bireysel işletim sistem yazılımları Microsoft Windows, Mac IS (Apple bilgisayarları için), ve Linux (açık kaynaklı bir işletim sistemi) içerir. Ayrıca, ağlar için çalışan işletim sistemleri (örneğin Microsoft Windows Server gibi), Bireysel dijital asistanlar için işletim sistemleri (Windows Mobile gibi) ve her çeşit teknoloji grubu hatta buzdolapları için işletim sistemleri de vardır.

Sistem yazılımı, uygulama yazılımının işleyişini destekler. Başka deyişle, kişi, kendi özel bilgi işleme konularını gerçekleştirmek için bilgisayarı kullanırken, sistem yazılımı da bilgisayar bileşenlerinin birlikte çalışmasını sağlar. Sistem yazılımı, işletim sistemi yazılımı ve hizmet yazılımı olmak üzere iki grup altında incelenir.

İşletim Sistemi Yazılımı, uygulama yazılımını yöneten ve donanım bileşenlerinin birlikte çalışmasını sağlayan sistem yazılımıdır. Örneğin, Excel kullanarak çizilen bir grafik yazdırılmak istenirse, işletim sistemi yazılımı devreye girerek denetimi yüklenir, bağlı bir yazıcıyı ve yazıcıda kağıt olup olmadığını denetler, kağıt yoksa uyarır ve yazdırıcıya grafiği nasıl bastıracağına dair talimatlar gönderir.

İşletim sistemi yazılımı, çoklu görevli özellik olmak üzere bilgisayarın çeşitli özelliklerini destekleyici bir işlev görür. İşletim sistemi yazılımının desteğiyle, bilgisayarın çoklu görevli özelliği, aynı anda, birden fazla yazılım sisteminin çalışmasını mümkün kılar. Başka deyişle, çok görevli işletim sistemi yazılımıyla, aynı anda birçok uygulama yazılımından yararlanılabilir. Örneğin, aynı anda grafik çalışması, kopyalama, yapıştırma, metin yazma, e-posta gönderme ve benzeri birçok uygulama yapılabilir.

Kişi, işletme, kurum ve kuruluşlar için geliştirilmiş birçok, işletim sistemi yazılımı vardır. Bunların en güncellerini şu şekilde sıralamak mümkündür:

Microsoft Windows XP Home: Microsoft’un özellikle ev kullanıcıları için geliştirip pazarladığı en güncel işletim sistemi yazılımıdır.

Microsoft Windows XP Professional: Microsoft’un kişisel kullanıcılar ve işletme kullanıcıları için geliştirdiği güncel işletim sistemi yazılımıdır.

Mac OS: Apple’ın geliştirdiği işletim sistemidir.

Linux: Ağ servis sunucularına ve büyük iş merkezlerine zengin bir işletim olanağı sağlayan açık kodlu bir işletim yazılımıdır.

Açık kodlu yazılımlar, kullanıcıların, yazılımda diledikleri değişiklikleri yapmalarına izin veren işletim sistemi yazılımlarıdırlar. Örneğin, ağ yazılım mühendisleri, işletme yazılımcıları ya da diğer kullanıcılar, açık kodlu yazılımlara katkıda bulunabilirler. Birçok açık kodlu işletim yazılımı vardır. Bunlardan en güncel üçü şunlardır:

  • The Apache web server
  • Linux oprerating system
  • MySQL

Fayda Artırıcı Yazılımlar, işletim sistemi yazılımlarının işlerliğini yazılımlardır. Örneğin, ekran koruyucusu yazılımlar, anti-virüs yazılımları ve benzerleri, işletim sistemlerinin daha güvenilir bir ortamda kullanılmasına katkıda bulunurlar. Başlıca fayda artırıcı yazılımlar şu şekilde sıralanabilir:

  • Screen saver yazılımı
  • Anti-virus yazılımı
  • Cras-proff yazılımı
  • Unistaller yazılımı
  • Disk optimization yazılımı
  • Spam blocker yazılımı
  • Anti-spyware yazılımı

Fayda artırıcı yazılımlar, donanım ve yazılım tercihi yapılırken isteğe bağlı olarak satılırlar. Ancak, bu yazılımların alınmasından kaçınılmamalıdır. Örneğin, anti-virüs yazılımı, bilgisayar virüslerini arar, bulur, temizler ya da karantinaya alır. Böylece, işletim sistemlerinin daha yararlı kullanılmasını sağlarlar. Bilindiği gibi, hemen her ay 200-300 yeni virüs dünya ölçeğinde ortaya çıkmakta ve işletim sistemlerinin işlerliğine zarar vermektedir.

Bu kısa girişten sonra, donanıma işlerlik kazandıran ve donanımdan yararlanmayı sağlayan yazılım konusuna biraz daha yakından bakmakta yarar vardır.

Daha önce de belirtildiği gibi, yazılımın iki türü vardır. Bunlar uygulama yazılımı ve sistem yazılımıdırlar.

Uygulama yazılımı, kullanıcıların bilgi işleme, bordro hazırlama müşteri ilişkileri yönetimi, proje yönetimi, eğitim, metin işleme ve benzeri gereksinmelerini karşılar. Uygulama yazılımı, bireysel verimlilik yazılımı ile yatay ve dikey pazar yazılımı olmak üzere ikiye ayrılır.

Bireysel verimlilik yazılımı; anımsatıcı yazma, grafik hazırlama, slayt sunumu hazırlama gibi bireysel görevleri gerçekleştirme amacıyla geliştirilirler. Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft FrontPage, Netscape Communicator, Mozilla Firefox, Quicken (bireysel finans yazılımı) ve benzerleri bireysel verimlilik yazılımlarının örnekleridirler. Aşağıda, bireysel verimlilik yazılımlarının en güncelleri sıralanmıştır.

Metin işleme yazılımları: Yazı, mektup, anımsatma ve başka basit belgeler hazırlamayı sağlarlar. Microsoft Word ve Corel WordPerfect, metin işleme yazılımlarının en güncel iki örneğidir.

Elektronik çizelge yazılımları: Sayılarla çalışmayı, hesaplamalar yapmayı ve grafikler hazırlamayı sağlarlar. Microsoft Excel ve Corel Quattro Pro, elektronik çizelge yazılımlarının en güncel iki örneğidir.

Sunum yazılımları: Elektronik slaytlarda yer alacak bilgileri hazırlamayı ve düzenlemeyi sağlarlar. Microsoft PowerPoint ve Corel Presentations, sunum yazılımlarının en güncel iki örneğidir.

Masaüstü yayıncılık yazılımları: Metin işleme yazılımını, tasarım ve biçim teknikleriyle sayfa düzenlerini ve belgelerin genel görünümlerini de ekleyerek geliştirirler. Microsoft Publisher ve Quark QuarkXPress, masaüstü yayıncılık yazılımlarının en güncel iki örneğidir.

Bireysel bilgi yönetimi: Bireysel iş listeleri, takvimler, randevular, irtibat noktaları yaratmayı ve sürdürmeyi sağlarlar. Microsoft Outlook ve Corel Central, bireysel bilgi yönetimi yazılımlarının en güncel iki örneğidir.

Bireysel finans yazılımları: Çek defteri tutmayı, bütçe hazırlamayı, yatırımları izlemeyi, kredi kartı dökümlerini görmeyi ve elektronik fatura ödemelerini sağlarlar. Quicken Quicken ve Microsoft Money, bireysel finans yazılımlarının en güncel iki örneğidirler.

Web tasarım yazılımları: İnternette yayınlanan web sitelerini tasarlamayı, yayınlamayı ve yönetmeyi sağlarlar. Microsoft FrontPage ve Macromedia Dreamweaver, web tasarım yazılımlarının en güncel iki örneğidir.

Grafik yazılımları: Resim ve sanat ağırlıklı görünümler tasarlamaya yardımcı olurlar. Microsoft PhotoDraw ve Adobe Photoshop, grafik yazılımlarının en güncel iki örneğidir.

İletişim yazılımları: Diğer insanlarla iletişim kurmayı sağlarlar. Microsoft Outlook ve Internet Explorer, iletişim yazılımlarının en güncel iki örneğidir.

Veritabanı yönetim sistemi yazılımları: Kişi, kurum ve kuruluşlar için veritabanı oluşturmayı, veritabanına ulaşmayı ve veritabanındaki bilgileri kullanmayı sağlarlar. Microsoft Access ve FileMaker Pro, veri tabanı yönetim sistemi yazılımlarının en güncel iki örneğidir.

Dikey pazar yazılımı,belirli bir endüstriye özel uygulama yazılımıdır. Örneğin, sağlık sektörüne özgü radyoloji yazılımı, hasta-çizelgesi yazılımı, hemşire dağıtım yazılımı ve ilaç dağıtım yazılımı ve benzeri yazılımlar, bu kapsamda olan uygulama yazılımlarıdırlar. Dikey pazar yazılımları, çeşitli endüstriler için özel olarak yazılırlar. Gerçekten de örneğin, sağlık endüstrisindeki hasta-çizelge yazılımı, herhangi bir güzellik salonundaki saç yapımı veya manikür randevularının çizelgesini yapmak için kullanıldığında, sağlık endüstrideki kullanımında olduğu gibi iyi sonuç vermeyecektir. Bu nedenle, güzellik sektörü için ayrı yazılımların yazılması gerekir.

Yatay pazar yazılımları, çeşitli sektörlerde veya endüstrilerde kullanılmaya uygun olabilecek kadar genel düşünülmüş yazılımlardır. Başlıca yatay pazar yazılımları, şu şekilde sıralanabilir:

  • Envanter yönetimi yazılımı
  • Maaş bordrosu yazılımı
  • Alacaklar yazılımı
  • Faturalandırma yazılımı
  • Fatura işleme yazılımı
  • İnsan kaynakları yönetimi yazılımı
  • Ve diğer benzer yazılımlar

Değişik işletme, kurum ve kuruluşlarda, yukarıdakiler ve bunlara benzer işlevler, birbirine çok benzerler. Bu nedenle,  yazılımcılar ve yazılım yayımcıları, farklı endüstrilerde kullanılabilecek genel yazılımlar geliştirme yoluna giderler.

Aslında, yukarıda değinilen bireysel verimlilik yazılımları da, farklı endüstrilerde kullanılabilecek kadar genel olan yatay pazar yazılımları arasında sayılır. Örneğin, birer bireysel verimlilik yazılımı olan Microsoft Office Word veya Microsoft Office Excel, kişi hangi endüstride çalışırsa çalışsın, bir metin yazmak veya hesaplama yapmak için, bu yazılımlardan yararlanmak durumundadır.

İyi bir bireysel verimlilik yazılım paketi, en fazla 400 dolara alınabilirken, bazı yatay ve dikey pazar yazılım paketleri,  500.000 dolara ya da daha fazla bir fiyata satılmaktadır. Diğer taraftan, bireysel verimlilik yazılımı satın alındığında, bu yazılımın çalışma şeklini değiştirmek mümkün değildir. Başka deyişle,  bireysel bir yazılım paketinin kullanma hakkı satın alınabilir. Ancak, bu paketin çalışma biçimi değiştirilemez. Buna karşılık, yatay ve dikey pazar yazılımında, eğer istenirse, yazılımın çalışma şeklini değiştirme hakkı da satın alınabilir.

5. 2. Başlıca Yazılım Tür Ve Yaklaşımları

Bilgi teknolojisinin ikinci temel öğesi yazılımdır. Bilgisayar sistemini işleten ve denetleyen ayrıntılı program ve yönergelere, yazılım denir. Bilgisayar donanımı, yazılımla işlerlik kazanır. Yazılım olmaksızın bilgisayarı işletme olanağı yoktur. Bilgisayar, kendisinden istenen işlemleri, tutarlı bir yazılımla gerçekleştirebilir. Yazılımın başlıca üç temel işlevi vardır:

  • İşletmenin bilgisayarlarını işletmek
  • İşletmede çalışanların bilgisayardan yararlanmasını sağlamak
  • İşletme birimleriyle bilgi kaynakları arasında arabirim olmak

İşletmeye en uygun yazılımı seçmek, önemli bir üst yönetim kararı sayılır. Nedeni, uygun olmayan bir yazılımın, bilgisayardan beklenen etkinliğin ve verimliliğin alınamamasıdır.

Bilgisayarı işletecek, çalışanların bilgisayardan yararlanmasını sağlayacak ve bilgisayar birimleriyle veri kaynakları arasında arabirim görevi yapacak yönergeleri yazma ya da bilgisayarın anlayacağı kodlarla ifade etmemeye programlama, bunu yapan uzmanlara da programcı denir. Başlıca yazılım tür ve yaklaşımları şu şekilde sıralanabilir:

  • İşletim sistem yazılımı
  • Yordam yazılımı
  • Uygulama yazılımı
  • PC yazılım ürünleri
  • En yeni yazılım ürünleri ve yazılım yaklaşımları
  • Yazılım politikaları

5.2.1. İşletim Sistem Yazılımları

Girdi, çıktı, merkezi süreçleme, iletişim gibi bilgisayar birimlerinin işleyişini yöneten ve denetleyen genel yazılımlara, işletim sistemi yazılımı; bu yazılımları yazan kimselere de sistem programcısı denir.

İşletim sistem yazılımı, bilgisayarın çeşitli birimlerini koordine eder, uygulama yazılımı ile bilgisayar donanımı arasında ilişki sağalar. Bilgisayarın çeşitli etkinliklerini yöneten ve denetleyen sistem yazılımına, işletim sistemi denir. İşletim sistemi dışındaki diğer sistem yazılımları, programlama dillerini makine diline çeviren yazılımlar ile genel süreçleme işlemlerini gerçekleştiren yazılımlardır.

İşletim sistemi yazılımının amacı,  hangi bilgisayar birimlerinin ne zaman kullanılacağına, hangi programların işletileceğine ve hangi etkinliklerin hangi sırayla yapılacağına karar vermektir. İşletim sisteminin üç temel işlevi vardır. Bunlar; atama, zamanlama ve görüntülemedir.

Atama; bilgisayar birimlerini, sıradaki uygulamaları yapmak için görevlendirme anlamına gelir. Atama programıyla yazıcılar, terminaller, iletişim ilişimleri (linkleri) gibi girdi ve çıktı aygıtlarına ilişkin veri, program ve denetimler için birincil bellekte yerleşim sağlanır.

İşletim sisteminin zamanlama boyutu, farklı işlerin farklı kısımlarının aynı zamanda yapılmasını sağlar. Bilindiği gibi, bir bilgisayarda binlerce iş ayrıntısı, aynı anda süreçlenir. Örneğin, bilgisayarda bir program işlerken zamanlama yazılımı, girdi ve çıktı birimlerinin de aynı anda işlemesini olurlu kılar. Aynı şekilde, zamanlama işlevi, yapılacak çok sayıda işi, örgütsel önceliklere göre sıraya koyar ve belirlenen sırayla yapılmasını sağlar.

İşletim sisteminin görüntüleme yazılımı, bilgisayar sistemindeki etkinliklerin ekranda görünmesini gerçekleştirir. Görüntüleme yazılımıyla bilgisayarda hangi işin, kim tarafından, hangi programlarla yapılmakta olduğunu, bu arada da sisteme giren bir yabancının olup olmadığını görmek mümkündür.

Binlerce kilometre uzaklıktaki terminallerde, binlerce bilgisayar kullanıcısının, aynı anda bütünleşik bilgi sistemini (internet) kullanabilmesi, çoğul programlama (multiprogramming)ile mümkün olmaktadır. Çoğul programlama, bilgisayar kaynaklarının paylaşımını sağlayan büyük kapasiteli bir işletim sistemidir. Bu programlama, tekil programlamanın zıttı bir yazılım türünü ifade eder. Çoğul programlamada, tekilin aksine birçok program aynı anda işler ve böylece, bilgisayardan en çok verim elde etme olanağına kavuşulur. Bilgisayar belleğine, birçok bütünleşik program yüklendiği için, aynı anda birçok işlemin çok daha hızlı yapılması sağlanmış olur.

Geleneksel PC’lerde olduğu gibi, tek kullanıcılı bilgisayar işletim sistemlerindeki çok işlevli programlamaya çok görevli yazılım (multitasking) denir. Çok görevli işletim yazımıyla bir kişi, bilgisayarında, çok sayıda programı birlikte çalıştırarak, birçok işi aynı anda yapabilir. Örneğin, bir satış temsilcisi word programıyla bir müşterisine mektup yazarken, aynı anda veri tabanı programını kullanarak belirli bir şehir ya da bölgedeki satış sözleşmelerinin koşullarını inceleyebilir.

Bugünün PC’leri ise, daha özel donanım yanında bu donanımı işletecek daha özel işletim sistemine sahiptir. Bir PC türü için hazırlana bir yazılım paketi,  genellikle başka bir PC türünde çalışmaz. Örneğin, Windows XP, Windows 98, Windows 95, Windows NT, Windows CE, OS/2, UNIX, Linux, Macintosh ve DOS işletim sistemleri farklı özellikler taşıdığı için, birbirlerinin yerine geçemezler.

Windows 95, Windows 98, Windows 2000 ve 2001’in sonlarında pazara sunulan Windows XP, Bill Gates’i üne ve zenginliğe kavuşturan ve en çok kullanılan işletim sistemleridir. Bill Gates, Windows XP’nin Şubat 2001’deki tanıtım konuşmasında “ bu programı annem bile kullanabilir” demiştir. Satışları artırmak için yapılması gerekenin bugüne kadar bilgisayar almamış ya da kullanmamış kişilere ulaşmak olduğunu belirten Gates, yeni ürünü Windows XP’nin buna yardımcı olacak olağanüstü bir yazılım olduğunu belirtmiştir. Gates, 200 gazetecinin hazır bulunduğu tanıtım toplantısında, bu ürünü gerçekleştirmek için toplam 1 milyar dolar harcandığını, bu harcama sonunda da kullanımı çok kolay bir işletim sisteminin ortaya çıktığını söylemiştir.

Windows XP’ de müzik parçalarını düzenlemek için Napster benzeri bir program bulunuyor. Ayrıca dijital kamera ve fotoğraf makinelerinin kolayca bağlanıp görüntülerinin e-mail üzerinden gönderilmelerini sağlayan gelişmiş bir tasarım yazılımı da mevcuttur.

Windows XP’nin en önemli yeniliği ise, yazılım veya donanım konusunda bir sorun yaşandığında, Internet üzerinden bir Windows uzmanının bilgisayara Bağlanıp sorunu çözebilmesidir.

Yazılım devinin tam anlamıyla ilk”Net Windows İşletim Sistemi”nin 2003 yılındaki adı “BlackBomb”dur.

5.2.2. Yordam Yazılımları (Prosedürler)

Yordam yazılımı, bilgi sistemini kullanacak kimseler için hazırlanan işletim yönergeleridir.  Örneğin, satın alınan bilgisayarla birlikte verilen danışma kitapçıkları, başvuru kılavuzları, kurma-işletme- bakım kitapçıkları gibi. Yordamlarda görevler, yöntemler, süreç ve aşamaları, işlemler ve sorumluluklar, ayrıntılarıyla birlikte tanımlanır.

Sözü edilen kâğıt ya da kitapçık yazılımlar dışında, bilgisayarı kullanırken yararlanılan yardım menüleri, hemen herkesin her an yararlandığı en önemli yordam yazılımlarıdır. Uç kullanıcılar, yardım menüsü içeriklerinden ya da dizinlerinden yararlanarak, hemen her konuda ayrıntılı yardım alabilirler. Böylece, uç kullanıcılar, hiç kimseye sorma gereksinmesi duymadan, yordam yazılımıyla bilgisayardan yararlanma olanağına kavuşmuş olur.

5.2.3. Uygulama Yazılımları

Uygulama yazılımı, uç kullanıcıların bilgisayar aracılığıyla kendi işlerini yapmaları için yazılan özel süreçleme programlarıdır. Örneğin, uç kullanıcılar, uygulama yazılımlarıyla sözcük işlem, grafik işlem, elektronik hesap yapabilir veya E-mail gönderip E-mail alabilir. Uygulama programlarını yazan insanlara uygulama programcısı denir. İşletmeciler, özellikle uygulama yazılımlarıyla ilgilenirler ve bazı uygulama yazılımlarını da kendileri hazırlarlar.

Bilgisayarların tarihi gelişimi içinde, çok çeşitli dillerden yararlanılarak bu günlere gelinmiştir. 1950’li yıllarda makine dili ve FORTRAN; 1960’lı yıllarda COBOL, BASIC ve Pascal; 1970’li yıllarda FOCUS; 1980’li yıllarda Lotus 1–2–3 ve 1990’lı yıllarda da HTML programlama dilleri gündeme gelmiştir. Sayılanların yanında “C ve C ++”, LISP ve PL/1 gibi başka uygulama yazılımı dilleri de vardır. Ancak, “Dördüncü kuşak bilgisayar”larla birlikte bunlara ek olarak “Dördüncü kuşak uygulama yazılım dilleri geliştirilmiştir.

Bugünün dördüncü kuşak dilleri, herhangi bir teknik yardım almadan uç kullanıcıların uygulama yapmasına olanak veren çeşitli yazılım araçlarından oluşur. 2003 yılı itibariyle dördüncü kuşak uygulama yazılım dillerini yedi sınıfta toplamak mümkündür:

  • Sorgulama dilleri
  • Rapor yaratma dilleri
  • Grafik dilleri
  • Uygulama yaratma dilleri
  • Çok yüksek düzeyde programlama dilleri
  • Uygulama yazılım paketleri
  • PC yazılım araçları

Sorgulama dilleri (Query languages), veri tabanlarında veya elektronik dosyalarda depolanmış veri ve bilgileri yeniden canlandırmada kullanılır. Bunlar, genellikle on-line ve enteraktif özellikte, bazen de önceden planlanmamış bilgi gereksinmelerini karşılamaya yönelik oldukları için, kullanıcıyla bir soru-yanıt diyalogu kurulmasını sağlar. Sorgulama dilleri, genellikle veri tabanı yönetim sistemlerine veya PC yazılım araçlarına bağlı olarak çalışırlar. Örneğin, kullanıcı şöyle bir sorgu yazabilir:

SELECT ALL WHERE yaş > 57 AND isim= “Mehmet”

Bu komut, yaşı 57’den büyük olan bütün “Mehmet”leri bulur ve yaş sırasına göre alt alta görüntüler.

Rapor yaratma dilleri (Report generators languages), dosyalardan veya veri tabanlarından ilgili verileri alarak, değişik biçimlerde raporlar hazırlar.

Grafik dilleri (Graphics languages), dosyalardan veya veri tabanlarından ilgili verileri alarak, tanımlanan bir grafik biçiminde görüntüler. Bazı grafik yazılımları, aynı zamanda veriler üzerinde aritmetik ve mantıksal işlemler de yapabilecek biçimde programlanmıştır. Örneğin, SAS ve Systat, analitik grafik yazılım dili gibi.

Uygulama yaratma dilleri (Aplication Generators Languages), çok hızlı bir şekilde, gerçek bir uygulamayı yaratabilen, önceden programlanmış modüllerden oluşur. Herhangi bir kullanıcı, neye gereksinme duyduğunu tanımlar tanımlamaz, uygulama yaratıcısı; girdi, geçerlilik, güncellik, süreçleme ve raporlamaya yönelik uygun kodlamayı yapar ve kullanıcının hizmetine sunar. İleri uygulama yaratıcıları; veri tabanı sistemleriyle, veri sözcükleriyle, sorgulama dilleriyle, ekran boyama sistemleriyle, grafik yaratıcılarıyla, rapor yaratıcılarıyla, karar destek sistemleriyle, model destek sistemleriyle, güvenlik sistemleriyle ve yüksek düzeyli programlama dilleriyle bütünleşik olarak çalışır. Web siteleriyle ilgili tüm işlevlerin geliştirilmesinde, özellikle bu tür programlar kullanılır.

Çok yüksek düzeyli programlama dilleri (Very high-level programming languages), daha önce değinilen COBOL, FORTRAN gibi geleneksel dillerden daha az yönergeyle kodlama yaratmak için geliştirilmiştir. COBOL ve FORTRAN dillerine dayanan uygulamalar, yüksek düzeyli programlama dilleriyle çok daha kısa sürede geliştirilebilmektedir. Başka bir deyişle, yüksek düzeyli programlama dilleriyle COBOL, FORTRAN gibi geleneksel dillerin kolaylıkları bütünleştirilerek uç kullanıcılara sunulmaktadır. APL ve Nomad2, çok yüksek düzeyli dillere örnek olarak gösterilebilir.

Uygulama yazılım paketleri (application software packages), ticari amaçlarla hazırlanmış yazılımlardır. Bu paket programlar; uç kullanıcıları, işletmeleri veya kurumları, belirli işlevler için kendi programlarını hazırlamaktan kurtarma amacını taşırlar. Değişik işlevleri başarıyla yapabilen çeşitli paketler, bilgisayar marketlerinde satışa sunulmakta, kişi ve kurumlar tarafından satın alınmaktadır.

5.3. PC Yazılım Ürünleri

Yazılımların en geçerli olanı, PC’ler için geliştirilen genel amaçlı uygulama paketleridir. PC yazılım ürünlerinin başta gelenleri ve en çok kullanılanları, şu şekilde sıralanabilir:

  • Sözcük işlem yazılımı,
  • Elektronik hesap tablosu yazılımı
  • Veri yönetimi yazılımı
  • Grafik gösterim yazılımı
  • Bütünleşik yazılım paketleri ve yazılım takımları
  • Elektronik posta yazılımı
  • Web tarayıcıları yazılımı

5.3.1. Sözcük İşlem Yazılımı  

Geleneksel bilgi sistemlerinde kâğıda elle veya daktilo ile yazılan ve saklanan bütün düz yazıları (metin), bugün sözcük İşlem Yazılımı (Word processing software), bilgisayarla yazılmasını ve saklanmasını olurlu kılmaktadır. Sözcük İşlem Yazılımı, metinleri çağdaş bir yaklaşımla elektronik olarak süreçler, gerekli düzeltmeleri yapar, bellekde saklar, yeniden görüntüler ve yazıcıda dökümünü gerçekleştirir. Ayrıca, söz konusu yazılım; metin biçimini, metinde kullanılan harf türünü, harf biçimini, harf büyüklüğünü, harf rengini, satır aralığını ve diğer bütün biçimlendirmeleri, elektronik bir hızla yapar. Bu çalışma, Microsoft Word XP sözcük işlem yazılımı ile yazılmıştır.

Microsoft Word ve WordPerfect, en güncel ve en geçerli sözcük işlem yazılımlarıdır. Microsoft Word 2000 sözcük işlem yazılımı, alanında birçok yenilikle birlikte piyasaya sürülmüştü. Ancak bu yeniliklerin bazıları da, kullanıcıların sinirlerini bozacak düzeyde hataları içinde taşımaktaydı. Microsoft Office XP Professional’in içinde yer alan Word’de, Word’ün eski sürümlerinden sürüp gelen birçok hata düzeltilmiştir.

En son Word sürümü, eski sürümlerine oranla bazı temel iyileştirmeler, yeni yol ve yöntemler sunmuştur. Bunlardan en önemlileri aşağıda sıralanmıştır:

  • Kolay biçimlendirme
  • Ortak belge oluşturma
  • Gündelik görevler
  • Güvenlik
  • Web belgeleri ve web siteleri
  • Dile özgü özellikler
  • Hata önleme ve kurtarma

Daha Kolay Biçimlendirme: Biçimlendirme oluşturmak, biçimlendirmeyi seçmek ve uygulamak ve hatta metinden kaldırmak için “Stiller ve Biçimlendirme” görev bölmesi kullanılır. Aynı zamanda metin biçimlendirme özniteliklerini görüntülemek için “Biçimlendirmeyi Göster” görev bölmesi de açabilir. Böylece, benzer biçimlendirmeye sahip tüm metni seçme, metinden biçimlendirmeyi kaldırma ve biçimlendirme görüntüleme, oluşturma ve uygulama mümkün olmaktadır.

Ayrıca yazarken biçimlendirmenin tutarlılığı da denetlenebilmektedir. Word biçimlendirme tutarsızlıklarını mavi, dalgalı altçizgiler ile işaretler.

Ek olarak, otomatik düzeltmeler ve yapıştırmalar, bir araç çubuğunu tıklatmadan veya bir iletişim kutusunu açmadan denetlenebilmektedir. Bu amaçla, “Otomatik Düzeltme Seçenekleri”  ve “Yapıştırma Seçenekleri” düğmeleri, bu görevlerin ince ayarına yardımcı olmak üzere doğrudan belgenin içinde belirir.

Ortak Belge Oluşturma: Word, yazarın ve iş arkadaşlarının ortak çalışma yapmasını daha da kolaylaştırmıştır.

Belge ortak çalışması için, gelişmiş “Gözden Geçirme” araç çubuğu kullanılabilir. İzlenen değişiklikler açık, kolay okunur özgün belgeyi engellemeyen veya belgenin düzenini etkilemeyen bir biçimlendirmeyle gösterilir. Biçimlendirme, izlenen değişiklikler etkinleştirildiğinde ve de bir belgenin iki sürümü karşılaştırıldığında görüntülenir. Balonlar, eklemeleri, silmeleri, biçim değişikliklerini ve yorumları gösterir.

Word 2002, aynı zamanda gelişmiş karşılaştırma ve birleştirme özelliklerine sahiptir. İzlenen değişikliklerle tümleştirmeye ek olarak, yenilikler arasında genel kesinlik ve tutarlılık, daha fazla türde değişiklik izleme yeteneği ve karşılaştırmanın yer aldığı üçüncü bir belge oluşturma seçeneği yer almaktadır.

Bir belgeyi gözden geçirme için dağıtma, bütün ve birleşik bir işlemdir. Bir belge gözden geçirilmesi için gönderildiğinde, Word otomatik olarak bir gözden geçirme istek formu oluşturur. Gözden geçirecek kişi belgeyi aldığında, gözden geçirme araçlarını etkinleştirir ve görüntüler. Gözden geçirilmiş kopya geri gönderildiğinde kişiden değişiklikleri birleştirmesi istenir. Daha sonra gözden geçirme araçları kullanılarak değişiklikler kabul veya reddedilebilir.

Gündelik Görevler: Geliştirilmiş tablo ve liste biçimlendirme: Word 2002, tabloların sürükle ve bırak yöntemi ile kopyalanması, özel tablo ve liste stilleri ve gelişmiş sıralama özelliklerini sunmaktadır. Ayrıca, madde işaretleri veya numaraları, listedeki metinden farklı olarak biçimlenebilmektedir.

Geliştirilmiş Yazım Denetleme Araçları:   Word 2002, özel isimlerin kullanımını ve özel sözlüklerle çalışmayı geliştirmektedir.

Geliştirilmiş Otomatik Tamamla:   Microsoft Outlook 2002 ile e-posta gönderilen bir kişinin ismi, daha sonra Microsoft Word 2002’de tanınacak ve bir Otomatik Tamamla önerisi olarak kullanılacaktır.

Birden çok seçim:   Bir belgenin bitişik olmayan alanları seçilebilir, böylece farklı yerlerdeki metni biçimlendirme kolaylaşır. Benzer metinleri seçmek ve biçimlendirmek için bu özellik de kullanılabilmektedir.

Daha kullanışlı sözcük sayımı:   “Sözcük Sayımı” araç çubuğunu kullanarak bir belgedeki geçerli sözcük sayısını her seferinde “Sözcük Sayımı” iletişim kutusu açmadan denetlemek mümkün duruma gelmiştir.

Basitleştirilmiş adres mektup birleştirme:   Word 2002, veri kaynağına bağlanıp, mektup formları, posta etiketleri, zarflar, dizinler ve toplu e-posta ve faks dağıtımları oluşturmak için yepyeni bir yol olan görev bölmesinden yararlanır. Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı, hem kullanım kolaylığı hem de zengin ve gelişmiş bir işlevsellik sunar.

Boşluk gizleme:   Baskı düzeni görünümünde ekranda kaybedilen boş alanı, belgenin altındaki ve üstündeki boşluğu gizleyerek hızla geri kazanma olanağı vardır.

Çizim Tuvali:   Yeni Çizim Tuvali, çizim nesnelerini kolayca belgeye eklemeyi, konumlandırmayı, düzeylendirmeyi ve yeniden boyutlandırmayı kolaylaştırmıştır.

Diyagram ekleme:   Çizim araç çubuğundaki diyagram ekleme araçları kullanılarak çeşitli diyagramlar eklenebilmektedir.

Geliştirilmiş filigranlar:   Basılı belgenin arka planına uygulamak üzere kolayca resim, logo veya özel metin seçilebilir.

 Güvenlik: Sayısal imzalar:   Microsoft Word 2002, Microsoft Excel 2002 ve Microsoft PowerPoint 2002 dosyalarına, dosyada değişiklik yapılmadığını onaylamak amacıyla sayısal imza eklenebilmektedir.

Makro virüslerine karşı artırılmış koruma:   Ağ yöneticileri Microsoft Office’i kullanıma alırken Microsoft Office’in programlama dili olan Microsoft Visual Basic for Applications’ı kaldırabilir. Bu önlem Office belgeleri aracılığıyla yayılan virüslerle karşılaşma olasılığını azaltabilir.

Web Belgeleri ve Web siteleri: Web’deki yayım çalışmalarınızın hedefini belirleme:   Microsoft Office belgeleri, çeşitli Web tarayıcılarının 3,0–6,0 sürümlerinde Web sayfası olarak kaydedilerek, okuyuculara en iyi görüntüleme olanakları sunulur.

Office belgelerinizi Web’de paylaşma:   Belgeler, herhangi bir Office programından MSN üzerindeki Web sitelerine kaydedilebilir. Bu olanak, dosyaların diğer insanlarla anında paylaşılabileceği bir işbirliği ortamı sunar.

Web sitesini tek bir dosya olarak kaydetme:   Microsoft Access 2003, Excel 2003, PowerPoint 2003, Publisher 2003 ve Word 2003’de özel bir Web arşiv biçimi kullanılmaktadır. Bu dosya biçimi Web sitesinin, metin ve grafikler de içinde olmak üzere, tüm öğelerini tek bir dosyaya kaydedilmesine olanak sağlar.

Office Web sayfalarını düzenleme amacıyla tarayıcıdan açma:   Office 2002 programları oluşturdukları HTML sayfalarını tanır. Web sayfası olarak kaydedilen Office belgesi, Microsoft Internet Explorer üzerinden, bu belgenin oluşturulduğu programda açılabilir.

 Dile Özgü Özellikler: Bu özelliklerden birinin tasarlandığı dildeki Microsoft Office sürümü kullanılmıyorsa, söz konusu özelliğin kullanılabilmesi için Microsoft Office XP Multilingual User Interface Pack ve o dilin Microsoft Office Yazım Denetleme Araçları’nın yüklü olması gerekir. Ayrıca, Microsoft Office Dil Ayarları’ndan bu dil için desteğin etkinleştirilmesi gereklidir.

Kullanıcı arabirimi ve Yardım dilini değiştirme konusundaki gelişmeler:   Microsoft Office 2003 içerisindeki daha fazla bileşen kullanıcı arabirimlerinin dillerinin değişmesini destekler. Ayrıca, Yardım’daki asıl metin farklı bir dilde olsa bile, arabirimdeki terimler Yardım’daki terimlerle eşleşir. Bu özellik yalnızca Office XP MUI Pack ve birim lisans sözleşmesi ile kullanılabilir.

Hangul/Hanja dönüştürücüleri konusundaki gelişmeler:   Kore dilindeki belgeler için kullanılan bu dönüştürücü tarafından 20.000’in üzerinde yeni karakter desteklenmektedir. Dönüştürücü uygun karakterlere sahip yeni yazı tiplerini otomatik olarak kullanır.

Windows 2000 dil özellikleri için tam destek:   Microsoft Office 2003 programları, artık Microsoft Windows 2000 tarafından desteklenen tüm dilleri desteklemektedir. Office 2003, ayrıca Unicode aracılığıyla Çince karakter kodlamasındaki en son genişlemeleri de destekler.

Doğu Asya sistemleri dışındaki sistemlerde Doğu Asya karakter desteği:   Sistem yazılımı, Doğu Asya dil sürümleri dışındaki bir sürüm olsa bile, artık Doğu Asya dillerindeki karakterler girilebilmektedir. (Bu özellik daha önce yalnızca Microsoft Word ve Microsoft Outlook veya Windows 2000’de desteklenmekteydi.) Örneğin, İngilizce (ABD) Microsoft Windows 98 çalıştıran bir bilgisayarda, Excel’de Japonca karakterler girilebilmektedir.

Hata Önleme ve Kurtarma: Belge kurtarma ve daha güvenli kapatma: Programın hatayla karşılaşması veya yanıt vermemesi durumunda, üzerinde çalışılan belgeler kurtarılabilir. Program bir daha açıldığında, bu belgeler Belge Kurtarma görev bölmesinde görüntülenir. Office Güvenli Mod: Microsoft Office XP programları başlangıç sorunlarını algılayıp, bunları giderebilir.

Office çakışma bildirim aracı: Program çakışmaları hakkında tanı bilgileri toplanıp, şirketlerin bilişim teknolojisi bölümüne veya Microsoft’a gönderilebilir. Böylece, mühendislerin bu sorunları gidermeleri ve çalışmaların bu sorunlar tarafından bölünmeden devam etmesi sağlanır.

5.3.2. Elektronik Hesap Tablosu Yazılımı

Elektronik hesap tablosu yazılımı, geleneksel hesaplama yol, yöntem ve biçimlerinin bilgisayar versiyonudur. Örneğin bu yazılım, muhasebe defterlerinde eskiden elle yapılan işlemlerin, defter kalemli veya hesap makineli finansal işlemlerin, her türlü geleneksel hesaplamaların ve tüm aritmetik, istatistik ve mantık işlemlerin, bilgisayar ortamında elektronik olarak yapılmasını sağlar.

İlerdeki ayrı bir bölümde “Karar Destek Sistemleri” incelenirken örnekleneceği gibi, işletme yönetiminin en çok kullandığı yazılımlardan birisi de elektronik hesap tablosu yazılımıdır. Elektronik hesap tablosu yazılımları sayesinde, sayısal işletmecilik modellerinin herhangi bir değişken değerinde yapılan en küçük bir değişikliğin, diğer hesaplamalara ve sonuçlara yansıması anında görünür. Karar verici, bir sayısal model geliştirdikten sonra, değişik varsayımların sonuçlarını görerek, doğru seçeneği kolayca bulur. Elektronik hesap tablosunda hazırlanan duyarlık analizi (what-if analysis) modelleri, işletme yönetiminde seçenek geliştirmeyi, seçenekleri birbiriyle karşılaştırmayı ve uygun olanı seçmeyi ışık hızıyla gerçekleştirir. Ayrıca bu yazılımlar, grafik işlemlerini de içerdikleri için, tablo üzerindeki sütun ve satırlardan seçimler yaparak, grafik görünümler de elde edilebilmektedir.

En geçerli ve en güncel elektronik hesap tablosu yazılımı Lotus 1–2–3 ve EXCEL adını taşır. Ayrıca bu yazılımlar, Web dosyalarını da okuyup yazabilmektedir. 2001’in sonlarına doğru piyasaya sürülen Microsoft Office XP Professional’in içinde yer alan Excel, eski Excel yazılımlarındaki yetersizliklerin birçoğunu gidermiştir. Excel XP’ deki başlıca yenilikleri şu şekilde sıralamak mümkündür:

  • Yeni yazılım, bozulmuş hesap tablosu dosyalarını onararak tekrar eski haline getirebilmektedir.
  • Yeni formül denetleme özelliği, formül hatalarını düzeltmede son derecede yardımcı olmaktadır. Yeni formula evaluation, karmaşık formüller üzerinde adım adım gezinip hataları bulmaya olanak sağlar.
  • Yeni birçok özellik eklenmiş AutoSum düğmesiyle diğer işlevleri de kullanarak çeşitli formüller yazmaktadır.
  • Excel XP’ de diğer kullanıcıların hücrelerdeki değerleri değiştirmeleri önlenebilmektedir.
  • Yeni Find ve Replace özelliği, birden fazla form içinde aramaları kolaylaştırmaktadır.
  • Yeni Insert x Diyagram komutuyla organizasyon şemaları ve Venn diyagramları oluşturulabilmekte; diğer grafik özelliklerinden yararlanılabilmektedir.
  • Excel XP, ortak işlemleri kolaylaştıran sayısız Smart Tag içermektedir
  • Excel XP, üç boyutlu grafik çizimlerini daha da geliştirmiştir.

5.3.3. Veri Yönetimi Yazılımı

Veri yönetimi yazılımı (Data management software), elektronik hesap tablosu yazılımlarının özel bir türüdür. Bilindiği gibi, elektronik hesap tablosu programları, sayısal verileri ve hesaplamaları işleyen çok güçlü yazılımlardır. Veri yönetimi programları ise, değişik dosyalardan bütünleşik veri almayı, veri yaratmayı, veri işlemeyi ve veri listelemeyi, daha da kolaylaştıran özel yazılımlardır. Bu tür yazılımlar, küçük bilgi sistemlerinde ve PC’lerde, uzman olmayan kimselerin kolayca öğrenip uygulayabileceği özellikler taşır.

Veri yönetimi yazılımları, dosya yaratmayı, veri tabanı yaratmayı, verileri depolamayı, verileri değiştirmeyi, sıralamayı ve rapora dönüştürmeyi oldukça kolaylaştırmıştır. En geçerli ve en güncel veri tabanı yönetimi yazılımı, Microsoft Access’tir. Microsoft Access’in XP versiyonunda, kullanıcılar artık pivotTable ve pivoyChart görünümlerini kullanarak verilerini daha kolaylıkla analiz edebileceklerdir. Yeni Access’in önemli bir XML desteği sağlayacak olması ise, Web tasarımları için önemli bir gelişme olarak nitelendirilebilir.

5.3.4. Grafik Gösterim Yazılımı

Grafik gösterim yazılımı (Presentation Graphics), kullanıcılara değişik biçimlerde grafik oluşturma olanağı verir. Bu tür yazılımlar, sayısal verileri; grafiklere, şemalara, sesli toplu iletişim araçları (Multimedia) gösterimlerine, animasyonlara, fotoğraflara ve video kliplere dönüştürür. Grafik gösterim yazılımlarının en başında, bilgisayar destekli slâytlar ve Web’e içerik aktarım yazılımları gelir. Microsoft Power-point, Lotus Freelance Graphics ve Aldus persuation, en geçerli ve en güncel grafik gösterim paketleridir.

5.3.5. İnteraktif Sunum Sistemleri Yazılımı

Her geçen gün iletişim pazarlarına, daha da ileri teknoloji ürünleri sunulmaktadır. Bunlardan birisi de, enteraktif sunum sistemleri (IPM) yazılımıdır. Bu yazılım, kara tahta, planlama, eğitim, tasarım, katılım, brifing ve konferans gibi geleneksel yöntemlerin verimliliğini olağanüstü düzeyde artırmaktadır.

IPM, dijital, elektronik bir tahtadır. Bilgisayarlara, LCD projektör ile bağlanarak büyük enteraktif ekranlar oluşturulmaktadır. Akıllı kalemi sayesinde konuşmacı ekranı dokunmatik olarak kullanabilir; ekran üzerinde var olan plan veya projeyi değiştirebilir. Elektronik tahta üzerinde akıllı kalemle yapılan bütün değişiklikler, hemen anında bilgisayara yüklenmiş olur.

IPM 2000 pek çok alanda, birçok olmazı olur kılan bir yazılım ürünüdür. Eğitim ve öğretim amaçlı, konferans ve tanıtım toplantıları sunumlarında, sınıf derslerinde, büyük kuruluşların ve resmi dairelerin brifing odalarında, proje takiplerinde, kadastro işlerinde, kısacası gerçek zamanlı sunum ve çalışma gerektiren her ortamda IPM sunum sistemleri, tahtaya yazılanları o anda belleğe kaydeden ve izleyicilere gösteren kalıcı yazı, resim, tasarım ve benzerlerine dönüştürüp saklamaktadır.

Enteraktif sunucu IPM, anlattıkları konunun tüm yönleriyle kavrandığından emin olmak isteyen öğretmen ve öğretim üyeleri, yöneticiler, proje ve tasarımın gücünü göstermek isteyen profesyoneller için ideal bir yazılım türüdür. Bu yazılım ürününde enteraktif ekranı kullananın parmağı, elektronik kalem işlevi görmektedir.  Bu ortamda, her tür “Windows” programı kullanılabilmektedir. Enteraktif tahtanın üzerine yerleştirilen kâğıtta yapılan bütün işlemeleri aynı anda dijital ortama taşıyan Flip-Chart, küçük toplantılarda kullanılabilme olanağı sağladığı gibi, hafif olma özelliği ile de taşınabilir bir enteraktif sunum aracı olmaktadır.

Elektronik sınıf tahtası, birçok farklı özelliğinin yanı sıra, derslerde ya da diğer toplantılarda, not tutma sorununu da ortadan kaldırmıştır. Ders veya toplantı bitiminde tahtaya yazılanlar otomatik olarak kaydedilip renkli baskı olarak dağıtılabileceği gibi, elektronik olarak disket, CD, e-posta ya da başka ortamlara da gönderilebilmektedir.

Enteraktif sunum sistemleri yazılımı, elektronik tahta başında veya tahtaya hiç gitmeden direkt olarak kürsüden de aynı işlevin yapılmasını sağlayacak nitelikte tasarlanmıştır. Enteraktif Kürsü (Podium Pro) olarak tanımlanabilen bu işlevle kürsüdeki anlatıcı, arkasındaki ekranı enteraktif ve gerçek zamanlı olarak kullanabilmektedir. Böylece, sunum yapan kişi, elindeki akıllı kalemle tüm sunumunu kürsü üzerinden yapabilmektedir.

5.3.6. CAD/CAM Yazılımları

CAD/CAM yazılımları, tasarım, üretim ve tanıda bilgisayar desteğine gereksinim duyulan her alanda kullanılan en son teknolojiye sahip ürünlerdir. Bu yazılımlar, normal film, çizim ve benzerlerini dijital olarak taramak, kaydetmek ve X ve Y koordinatlarına ayırmak gibi birçok farklı işlevi de yerine getirmektedir.

CAD (Computer Aided Design/Drafting) için Türkçe’de, Bilgisayar Destekli Tasarın, CAM (Computer Aided Manufacture) için de Bilgisayar Destekli Üretim denilmektedir. Adından da anlaşıldığı gibi, bu yazılımlar, tasarımı kolaylaştırmak, hızlandırmak, tasarım ve üretim kalitesini yükseltme amacını taşır. Yazılımda ileri derecede matematik ve geometri yeteneği öngörüldüğü için, tasarım sırasında kusursuz eğriler, çemberler, çizgiler ve bunların tümünün çok boyutlu kombinasyonları yapılabilmektedir. CAD/CAM yazılımıyla nesneler çoğaltılabilir, taşınabilir, döndürülebilir, ölçeklenebilir, silinebilir, birbiriyle kesiştirilebilir, eklenip çıkartılabilir ve farklı açılardan görüntülenebilir.

Röntgen filmlerini dijital ortama taşıyan ve bu alanda günümüzün en gelişmiş elektromanyetik teknolojisine sahip AccuGridTM Dijitalleştirme Tabloları, kullanım amaç ve alanlarına göre, profesyonellere değişen boyutta modelleriyle seçenekler sunmaktadır. Bu tıp yazılımları radyasyon tedavisi planlamasında, iğne biyopsisinde, ortopedik ameliyatlarında ve diğer tıp alanlarında yaygın olarak kullanılmaya başlamıştır.

5.3.7. Bütünleşik Yazılım Paket ve Takımları

Bütünleşik yazılım paketleri (Integrated software packages); sözcük işlem, hesap tablosu, grafik gösterim ve veri tabanı yönetimi gibi önemli PC yazılım paketlerinin tek tek yaptığı işlevleri bir araya toplayan yazılımlardır. Böyle bir bütünleştirme, çok daha genel amaçlı yazılım olanağı sağlamakta, gereksiz veri girişlerini ve veri depolamalarını ortadan kaldırmaktadır. Örneğin, işletme yönetiminde çok kullanılan kara geçiş analizi; hem model gösterim, hem sayısal gösterim, hem de grafik gösterim olarak aynı bütünleşik yazılım programı ile aynı anda ve aynı sayfada yapılabilir.

Bütünleşik yazılım paketlerini, bilgisayar marketlerinde birer uygulama koleksiyonu olarak satılan bütünleşik yazılım takımları (Integrated software suites) ile karıştırmamalıdır. Yazılım takımlarına en güzel örnek “Microsoft Office”tir. Microsoft Office Yazılım Takımı; Word sözcük işlem yazılımı, Excel elektronik hesap tablosu yazılımı, Access veri tabanı yazılımı, PowerPoint grafik gösterim yazılımı ve bir bütün olarak elektronik posta (e-mail), zamanlama ve bağlantı yönetiminden oluşan Outluk setini içerir.

Office 2000 bütünleşik yazılım takımı, ağ aracılığı ile belgeler üzerinde tartışmalar yapmayı ve belgelerdeki değişmeleri diğerlerine bildirmeyi de kapsayan Web ortamındaki katılmalı çalışma yazılımlarını da içermektedir. Office olanaklarıyla yaratılan belgelere, bir Web tarayıcı ve bir Web yayın sunucu olarak bakılabilir.

Yazılım firmalar küçük ve orta ölçekli işletmeler için hazırlanmış, iş ve işlem süreçlerinin her aşamasına cevap verebilecek, tüm modülleri entegre olan, Windows2000, Windows XP, Novell platformlarında çalışan, kullanımı kolay yönetim bilgi sistemi yazılımları hazırlayıp satışa sunmuşlardır. Aşağıda, bu tür yazılımların çeşitli işletme birimlerinde yerine getirdikleri başlıca işlevler belirtilmiştir.

Muhasebe İşlevi: Muhasebe hareketlerini TL ve dövizli olarak yapabilir, istenilen bazda rapor ve dökümlerini alabilirsiniz.

Hesap planı kod yapısını istenilen bazda düzenleyebilir, hesap seviyeleri bazında istenen tüm raporları alabilirsiniz.

Kayıt girişlerinde, satır kopyalama, sütun kopyalama, otomatik KDV ayırma, fiş bakiyesi eşitleme, hesap makinesindeki sonucun otomatik olarak fişe aktarılması özelliği sayesinde, bilgi girişlerini daha seri bir şekilde yapabilirsiniz.

Mizan, genel mizan, hesap ekstresi ve finansal tablo dökümlerini TL ve istenen döviz cinsi bazında alabilir, kur farklarını izleyebilirsiniz.

İhracatçı KDV bilgilerinin otomatik veya manüel girişlerini yapabilir, KDV listesi dökümlerini alabilirsiniz.

Yansıtma tablosu tanımları sayesinde, yansıtma işlemlerini istenilen tarihler arasında yapabilir, dönem sonu kapanış işlemlerini otomatik olarak gerçekleştirebilirsiniz.

Konsolide mizan alabilir, şirketler arası konsolidasyon sağlayabilirsiniz.

Resmi defter dökümlerini almadan önce toplam sayfa sayısı, borç/alacak eşitliği gibi istatistiki bilgiye sahip olabilirsiniz.

Rapor ve form üretici sayesinde, kullanıcı isteğine bağlı olarak sonsuz sayıda rapor ve formlar hazırlayabilirsiniz.

Hızlı bilgi girişlerini sağlamak amacıyla fiş açıklama tanımları yapabilir, daha önce girilen fişleri farklı bir tarihe ve şirkete kopyalayabilirsiniz.

Diğer modüllerden yapılan entegrasyonlarda, muhasebe fişine gelmesini istediğiniz entegrasyon açıklamalarını tanımlayabilirsiniz.

Finans İşlevi: Dönem bazında ve istenilen tarihler arasında Bilânço Tablosu, Gelir Tablosu, Fon Akım Tablosu ve Kar Dağıtım tablosu gibi finansal tabloları otomatik olarak hazırlayabilirsiniz.

Finansal tablolarınızı istenilen dil, döviz cinsi ve döviz kuru üzerinden alabilirsiniz.

Şirket bazında ayrı ayrı finansal tablolar hazırlayabilir, master tablo üzerinden kopyalama yaparak istenilen yapıda yeni tablolar alabilirsiniz.

Finansal tablolarınızı çift taraflı (önceki dönem ve cari dönem) olarak alabilirsiniz.

Cari Hesaplar İşlevi: Tek bir kart üzerinden TL ve istenen döviz cinsi bazında bakiye takibi ve hareket girişi yapabilir ve istenen tüm hareket raporlarını alabilirsiniz.

Cari hesap kart ve fişlerine alfa nümerik ve nümerik özel kodlar tanımlayabilir, bu bazda detaylı ve kümülâtif raporlar alabilirsiniz.

Fatura, çek/senet gibi hareketler doğrultusunda yaşlandırma, vade farkı ekstresi, özet adat gibi raporlar alabilir, fatura bazında ödeme/tahsilât işlemleri yapabilirsiniz.

Cari hesap hareketleri ve diğer modüllerden yapılan entegrasyonlar sonucu cari hesap ekstresi, stoklu cari hesap ekstresi, stoklu cari hesap ekstresi, mutabakat mektubu, bakiye listesi gibi raporları istenen tarihler arasında TL ve döviz bazında alabilirsiniz.

Tanımladığınız adres, telefon bilgileri doğrultusunda cari hesap adres etiket dökümü alabilirsiniz.

Cari hesaplara risk limiti ve vade opsiyonu tanımlayarak limit ve vade bazlı işlemler yapabilir, cari hesap risk raporu sayesinde cari hesaplarınızın toplam riskini takip edebilirsiniz.

Bakiye ve hareket raporlarını cari hesap bakiye türleri bazında (Borçlu, Alacaklı, Borç Bakiye, Alacak Bakiye, Bakiyesiz, Hareketli) alabilirsiniz. 

Tüm cari hesap kartlarını şirketten şirkete ve aynı şirket içerisinde kopyalama yaparak bilgi girişlerini hızlandırabilirsiniz.

Çek ve Senet İşlevi: Çek/senet girişlerini istenilen döviz cinsi ve kuru üzerinden yapabilirsiniz.

On-line entegre çalışma özelliği sayesinde girişi yapılan çek/senet hareketlerini cari hesap, muhasebe ve banka modülüne entegre edebilirsiniz.

On-line banka bağlantısı yaparak, banka bazında kesilen çek/senetlerin raporlarını detaylı olarak alabilirsiniz.

Döviz ve TL bazında, müşteri ve kendi çek/senetlerinizin detaylı ve kümülâtif raporları ve istatistiklerini alabilirsiniz.

Bankaların çek formatına göre kesilen çek/senetlerinizin dökümlerini otomatik olarak alabilirsiniz.

Çek/senet raporlarınızı isteğe bağlı olarak sadece çek veya sadece senet, hem çek hem senet olarak alınan ve verilen bazda alabilirsiniz.

Çek/senet tarihçelerini takip edebilir, çek/senet pozisyonu bazında güncel ve geçmişe dönük raporlar alabilirsiniz

Otomatik çek/senet üretme seçeneği ile aylık ve günlük bazda çek/senet üretebilir, aynı işlemleri tekrar tekrar yapmadan bilgi girişlerini daha seri hale getirebilirsiniz.

Aynı anda birden fazla çek/senedin durumunu değiştirebilirsiniz.

Cari hesap ve çek/senetlerinizin raporlarını ve istatistiklerini alabilirsiniz.

Banka İşlevi: Bankalar ile ilgili şube, hesap numarası, telefon v.b. gibi bilgileri tanımlayabilir, tek bir kart üzerinden bankanın TL ve istenen döviz cinsi bazında girişlerini yapabilirsiniz.

Bankalar arası EFT işlemleri, gelen/gönderilen havale, nakit para çekme, nakit para yatırma, banka kredileri, döviz bozdurma, repo dönüşümleri ve ihracat bedel karşılığı gibi banka işlemlerini yapabilirsiniz.

Hesap türlerine göre ayrı ayrı ve genel toplam olarak bakiye takibini yapabilir, ekstre ve bakiye raporlarını alabilirsiniz.

Bankalar ile ilgili kredi marj ve limitleri, verilebilecek senet ve kullanılabilir kredi bilgileri tanımlayabilir, bu bazda takip yapabilirsiniz.

Bankalar için yıllık faiz oranları tanımlayabilir, senet ve çek karşılığı kredi oranları tanımlayabilir, bu bazda takip yapabilirsiniz.

Banka fiş formlarını istediğiniz yapıda hazırlayabilir, banka talimatlarını otomatik olarak verebilirsiniz.

Vade bazında detaylı ve özet banka ekstreleri alabilirsiniz.

Siparişler İşlevi: Müşteri siparişleri ve satın alma siparişlerinin girişlerini istenen döviz cinsi ve TL bazında yapabilir, müşteri ve satıcı bazında açık ve kapalı sipariş, ürün bazında açık ve kapalı sipariş takibi yapabilirsiniz.

Stok tedarikleri bazında satın alma siparişlerini düzenleyebilirsiniz.

Sipariş formlarını istediğiniz yapıda hazırlayabilirsiniz.

Satın alma siparişlerini otomatik olarak Internet Mail aracılığı ile gönderebilirsiniz.

Satın alma ve müşteri siparişleriniz için termin belirleyebilir, termin bazında açık/kapalı siparişlerin detaylı ve kümülâtif raporlarını alabilirsiniz.

Satın alma ve müşteri siparişlerinizi stoklarınızla karşılaştırabilir, eksik/fazla stok miktarı tespiti yapabilir, istediğiniz bazda istatistik ve grafiklerini alabilirsiniz.

Sipariş fişlerine nümerik ve alfa nümerik özel kodlar tanımlayabilir detaylı ve kümülâtif raporları alabilirsiniz.

Fatura İşlevi: Satış faturaları için otomatik olarak belge numarası sıralatabilirsiniz.

Stok bölümünden işlenen irsaliyeler doğrultusunda, otomatik olarak irsaliyeden fatura işlemi yapabilir, tek bir fatura üzerinde birden fazla irsaliyeyi faturalaştırabilirsiniz.

Sipariş modülünde girişi yapılan satın alma ve müşteri siparişleri bazında otomatik olarak alış/satış faturalarını düzenleyebilir, tek bir fatura üzerine birden fazla siparişi aktarabilirsiniz.

Faturalaştırılmamış irsaliyelerin ve faturalaştırma süresini geçen irsaliyelerin takibini yapabilirsiniz.

Girişi yapılan faturalar isteğe bağlı olarak diğer modüllere on-line entegre edilebilir.

Faturalar için başlık ve satırlı olarak alfa nümerik ve nümerik özel kod tanımlamaları yapabilir, verilen özel kodlar bazında detaylı ve kümülâtif raporlar alabilirsiniz.

Açık ve kapalı fatura girişleri yapabilir, kapalı faturalar için kasa seçimi yapabilirsiniz.

Fatura ödeme vadelerini istenirse cari hesaba bağlı olarak ve/veya fatura üzerinden belirleyebilirsiniz.

Faturaların toplam değeri üzerinden tutar veya yüzde ıskontosu ve fatura masraflarını tanımlayabilir, fatura girişlerinde stok kalemleri bazında üç değişik ıskonto tanımı yapabilirsiniz.

Alınan ve verilen fason fatura girişlerini yapabilir, KDV tevkifat raporları alabilirsiniz.

Cari hesap, stok bazında ve/veya genel bazda alış/satış tablo ve istatistikleri alabilirsiniz.

Fatura girişlerini TL ve dövizli olarak işleyebilir, aynı fatura içerisinde farklı döviz cinsi ve kuru üzerinden işlem yapabilirsiniz.

Girişi yapılan faturalar doğrultusunda KDV icmal raporu ve KDV listeleri alabilirsiniz.

Fatura fişi içerisinde cari hesap ve stok kartı ekstresi alabilirsiniz.

Fatura fişi üzerinden cari hesap ve muhasebe bilgilerini takip edebilirsiniz.

Stok Kontrol İşlevi: Stoklara ilişkin tüm giriş/çıkış irsaliyelerini düzenleyebilir, ambarlar arası stok transferi ve sayım işlemlerini yapabilirsiniz.

Stoklar için istenen bazda alış/satış fiyat ve ıskontoları tanımlayabilir, istenen döviz cinsi üzerinden stok işlemlerini yapılabilirsiniz.

Stok alış/satış fiyat ve ıskontolarını istenirse cari hesap bazında da tanımlayabilirsiniz.

Stoklar için üç değişik birim tanımlayabilir, üç birim için ayrı ayrı barkod numaraları tanımlayarak barkodlu stok işlemleri yapabilirsiniz.

Stok barkod numaralarını programa otomatik olarak sıralattırabilirsiniz.

Stokları gruplar altında toplayabilir, grup bazında detaylı ve kümülâtif rapor ve istatistikler alabilirsiniz.

Stok maliyetlerini Giriş-OBF, Eldeki-OBF, LIFO, FIFO maliyet türlerine göre yapabilir ve istenen maliyet türü bazında tüm raporları alabilirsiniz.

Verilen satın alma ve müşteri siparişleri doğrultusunda giriş/çıkış irsaliyelerini otomatik olarak hazırlayabilirsiniz.

Giriş/çıkış irsaliye formlarını isteğe bağlı olarak irsaliye tipi bazında düzenleyebilirsiniz.

Stok durumlarını ambar bazında ve genel bazda takip edebilir, tüm ambarlardaki stok durumlarını tek bir rapor üzerinde izleyebilirsiniz.

Stoklar için ayrı ayrı KDV oranları tanımlayabilir, aynı stok için farklı KDV oranları üzerinden stok işlemleri yapabilirsiniz.

Stok muhasebe hesaplarını isteğe bağlı olarak stok bazında, stok grubu bazında veya genel bazda olmak üzere değişik şekilde tanımlayabilir, böylece stok-muhasebe entegrasyonunu gerçekleştirebilirsiniz.

Stoklar için kritik ve optimum stok miktarları tanımlayabilir, bu sayede stok tedarik listeleri alabilirsiniz.

İrsaliye belge numaralarını otomatik olarak sıralandırabilirsiniz.

Stok kart ve fişlerine nümerik ve alfa nümerik özel kodlar tanımlayabilir, bu bazda istenen tüm detaylı ve kümülâtif stok raporlarını alabilirsiniz.

Hareket gören veya görmeyen tüm stokların kodlarını değiştirebilir, stok kartlarını şirketten şirkete ve/veya aynı şirket içinde kopyalama yapabilirsiniz.

Alınan ve verilen konsinye giriş/çıkış irsaliyeleri düzenleyebilir, konsinye stok takibi yapabilirsiniz.

Tanımlanan stok kodlarına göre stok bazları tanımlayabilir, stok bazlarına göre tüm detaylı ve kümülâtif raporlar ve istatistikleri alabilirsiniz.

Tüm giriş/çıkış irsaliyelerini istenen döviz cinsi ve kuru bazında düzenleyebilirsiniz, aynı irsaliye üzerinde farklı döviz cinsi ve kuru üzerinden işlem yapabilirsiniz.

Üretim İşlevi: Mamul ve yarı mamul stoklar için reçeteler oluşturabilirsiniz.

Hammadde stoklar için alternatif hammadde ve yarı mamul stoklar için alternatif yarı mamul tanımlaması yapabilirsiniz.

Reçete bazında üretim giderleri tanımlayabilirsiniz, gider payını tutar ve maliyet yüzdesine göre hesaplattırabilirsiniz.

Üretim işlemlerini reçete bazında veya toplu olarak yaptırabilirsiniz.

Reçete bazında detaylı ve kümülâtif maliyet raporları ve imalat tabloları alabilirsiniz.

Mamul üretiminde kullanılan hammaddelerin sarfiyat ve maliyetlerini fatura bazında yapabilirsiniz.

Mamul maliyetlerini ambar bazında ve/veya genel bazda hazırlayabilirsiniz.

Üretim-muhasebe entegrasyonunu on-line gerçekleştirebilirsiniz.

Mamul maliyetlerini Giriş-OBF, Eldeki-OBF, LIFO, FIFO maliyet türlerine göre yapabilir, bu bazda tüm maliyet raporlarını alabilirsiniz.

Kendi üretim adetlerinizi belirleyerek üretim ihtiyaç planlama tablosu alabilirsiniz.

Müşteri siparişleri bazında hammadde ihtiyaç analizi yapabilirsiniz.

Demirbaş İşlevi: Her demirbaş için kart açarak demirbaş alış bilgileri, satış bilgileri, giriş maliyeti bilgilerini tanımlayabilirsiniz.

Demirbaş alış kaydı, amortisman tahakkuku, demirbaş gider girişlerini ve satış işlemlerini yapabilirsiniz.

Demirbaşlar için grup ve bölüm tanımlaması yapabilir, grup ve bölüm bazında tüm demirbaş raporlarını alabilirsiniz.

Amortisman defteri, alış/satış raporları, gider listesi ve KDV bilgilerini detaylı ve kümülâtif olarak demirbaş grubu ve bölümü bazında alabilirsiniz.

İnsan Kaynakları İşlevi: Kanun parametreleri bölümünde; gelir vergisi, SSK prim tanımları, konut yardımı, damga vergisi, işsizlik sigortası v.b. tanımlayabilirsiniz.

Şirket parametreleri bölümünde ise; bordro parametreleri, mesai tanımları, sosyal yardımlar, sendika v.b. gibi tanımlamalar yapabilirsiniz.

Ücret ödemeleri, aylık, günlük ve saat bazında yapılacak seçime göre brüt veya net olarak hesaplatabilirsiniz.

Ek ödeme ve kesintiler üzerinde formül tanımları yapabilir, otomatik gelir ve kesintiler ekleyebilirsiniz. 

İsteğe bağlı olarak departman bazında toplu puantaj ve tahakkuk yapabilirsiniz.

Departman bazında işçi takibi yapabilir, kişilerin sicil bilgilerini tutabilirsiniz.

Ay sonu devri yapabilir, istenildiği takdirde ay sonu devrini geri alabilirsiniz.

Ay içinde istediğiniz kadar ek zarf tanımlayabilirsiniz.

İcmal, SSK, Eksik çalışma raporlarını alabilirsiniz.

Aylık ve dört aylık sigorta bildirgesi formlarının dökümlerini alabilir, Ek–1 ve Ek–2 giriş-çıkış bildirgelerinin dökümünü program tarafından hazırlanan formlarla alabilirsiniz.

İsteğe bağlı olarak, formları matbu veya boş kâğıda alabilirsiniz.

Rapor ve form üretici sayesinde kullanıcı isteğine bağlı olarak sonsuz sayıda rapor ve formlar hazırlayabilirsiniz.

PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) ile entegrasyonu sayesinde puantaj bilgilerini tekrar girmek zorunda kalmazsınız.

Bankadan ödemelerin  yapılması için, banka ödeme bilgilerini hazırlayıp, elektronik ortamdan iletebilirsiniz. 

SSK bildirgelerini elektronik ortamdan oluşturup iletebilirsiniz.

İşçi ücret tahakkuklarının mahsubunu otomatik olarak yapabilirsiniz.

5.3.8. Elektronik Posta Yazılımı

 Elektronik posta yazılımı, bilgisayardan bilgisayara ileti alış verişinde kullanılır. E-mail, küresel sanal ortamda ortak çalışma ve iletişim için vaz geçilmez bir olanaktır. Bireyler, işletmeler ve kurumlar, aynı veya farklı bir ağdaki alıcıya, bilgisayarlarıyla notlarını, dosyalarını veya daha da farklı ses, görüntü, hareket gibi başka belgelerini gönderebilir ve aynı yolla karşılığını elektronik bir hızla alabilir. Başta işletmeler olmak üzere pek çok kuruluş, kendi özel elektronik posta sistemiyle çalışır. Ancak, bu hizmeti sunan MCI, AT & T gibi iletişim şirketleri de vardır.

Web tarayıcıları ve PC yazılım takımları da, e-mail yeteneğine sahiptir. Ancak, Eudora gibi özel e-mail paketleri, internet için çok daha uygundur. Elektronik mesaj almaya ek olarak, birçok e-mail yazılım paketi,  aynı anda birçok alıcıya ileti, metin, belge veya Multimedia ileti aktarma (message forwarding) olanağına sahiptir.

5.3.9. Web Tarayıcıları Yazılımı

Web tarayıcıları yazılımı (Web browsers software), Web sayfalarını göstermek, Web’e girmek ve diğer internet kaynaklarına ulaşmak için geliştirilmiş, kullanımı çok kolay yazılımlardır. Web tarayıcı yazılımı, diğer internet sitelerine bağlı bilgisayarlarda depolanan bilgiye ulaşmak ve görüntülemek özelliğini de içinde bulundurur. Tarayıcı; bir düğmeye, bir grafiğe veya parlak bir sözcüğe tıklayan kullanıcıyı, ilgili internet sitesine ulaştırır ve oradaki metin, grafik, ses ve video gösterisi şeklindeki bilgileri ekrana getirerek görüntüler. Kullanıcı, isterse bu bilgilerin yazıcıda dökümünü yapar, isterse bilgisayarının belleğinde saklar, isterse bir başka internet kullanıcısına aktarır.

Web tarayıcısı, internete girmek için ya da internet teknolojisine dayalı ağ sistemlerini kullanmak için, giderek birincil arabirim (interface) olmaya başlamıştır.

Dünyada en geçerli ve en güncel iki Web tarayıcı yazılımı “Microsoft’s Internet Explorer” ve “Netscape Navigator” adını taşır. Bu iki yazılım; e-posta (e-mail) kullanımı, dosya transferi, on-line tartışma ve söyleşi, bülten panoları ve benzeri diğer internet hizmetleri için son derece uygun olanaklar sunmuştur. Özellikle Web yayınları ve sanal katılım için, Explorer ve Netscape olanaklarının henüz daha iyi yeni bir versiyonu yazılamamıştır.

5.3.10. Sanal Katılım Yazılımı

Sanal katılım yazılımı (Groupware software), birbirinden uzak konumlardaki insanlardan bir iş grubu oluşturmayı ve onların tartışmasını ve kararlara katılmasını mümkün kılar. Günümüzün sanal organizasyonları, sanal katılım yazılımlarıyla gerçekleşmektedir. Sanal katılım yazılımı; bilgisayarlarının başındaki üyelerin, dünyanın neresinde olurlarsa olsunlar, ağda birbirlerine bağlanmalarını, yüz yüze etkileşmelerini, bilgi paylaşmalarını, elektronik toplanmalarını, zamanlanmalarını ve diğer etkinliklerini başarıyla gerçekleştirir.

Sanal katılım yazılımlarının gerçekleştirdiği olguları şu şekilde sıralamak mümkündür:

  • Yazışma ve tartışma
  • Elektronik ileti paylaşımı
  • Toplantı düzenleme ve randevulaşma
  • Dosya ve veri tabanı paylaşımı
  • Plan ve program paylaşımı
  • Elektronik toplantı ve konferans

Sanal katılım, düşünce, görüş ve fikirlerin elektronik bir hızla değiş-tokuşunu sağladığı için, dünyadaki beyinlerin birbirine bağlanmasından oluşan bir akıl ağı anlamına gelir. Birbirine bağlanmış bilgisayarlar nasıl interneti oluşturuyorsa, sanal katılımla birbirine bağlanmış beyinler de “Interakıl/Interintelligence” oluşturur.

Sanal katılım yazılımıyla, gündemdeki bütün konular ve bu konulara ilişkin görüşler; söyleyeniyle, yazarıyla, katılanıyla, tarihiyle, saatiyle, belirlenir ve gruba ait özel bir dosyada saklanır. Tüm bu iletiler, tartışmanın nasıl ilerleyip hangi aşamalara geldiğini görebilmek için, özel dosya (thread) açılarak izlenebilir. Grup üyeleri, aynı zamanda, bu özel dosyayı, birbirine elektronik olarak postalayabilir. Herhangi bir grup üyesi, herhangi bir zamanda, diğer üyelerin fikirlerini gözden geçirebilir ve bu fikirlere ek fikirler ileri sürebilir. Aynı şekilde, grup dışından ilgili bireyler, konuya katkıda bulunmak için belge, görüş veya yorum gönderebilir. Grup üyeleri de, yardım etmeyi kabul eden kişilerden yardım ricasında bulunabilir. Grup üyeleri, üzerinde çalışılan konunun gelişme aşamalarını, hala sorun olmakta devam eden yönlerini ve konuya ilişkin ne gibi etkinliklerin planlandığını görebilir.

Dünyada en geçerli ve en güncel ticari sanal katılım yazılım ürünü, Lotus Development Corparation’un pazara sunduğu “Lotus Notes”dir. Bu arada, Internet de sanal ortamda katılımlı ortak çalışmayı destekleyen geniş olanaklara sahiptir. Microsoft Internet Explorer’in ve Netscape Communicator’un yeni versiyonları; e-posta, elektronik zamanlama, elektronik takvim, yazılı ve sözlü toplantı, veri tabanı, elektronik tartışma grupları ve elektronik söyleşi (Chat) gibi sanal katılım işlevlerini başarıyla yerine getirmektedir. Microsoft’s Office 2000 ve 2002 ve Office xp yazılım setleri de Web teknolojisini kullanan sanal katılım özelliklerini içermektedir. Bu arada “Opentext’s Livelink” gibi ürünlerde de, güçlü Web temelli sanal katılım özelliklerini bulmak mümkündür.

Yazılım firmaları, her geçen gün, pazara yeni yazılımlar çıkarmaktadır. Multimedia Windows-XP 2003 ve 2005 yılına kadarki güncellenmiş biçimleri, kullanıcılara büyük olanaklar sağlamaktadır. Yazılım teknolojisi alanında birbiri peşi sıra atak yapan Microsoft firması, Windows media player-9’dan sonra Multimedia Windows-XP işletim programının da yine 2003’de piyasaya çıkarmış ve güncellemelerini yapmıştır. Multimedia Windows-XP, aslında işletim sisteminin ötesinde bir olgudur. Bu yazılım, bilgisayarı müzik, video, TV, DVD’den oluşan bir ‘dijital eğlence merkezi’ haline çevirmiştir. Bu sistemle donatılacak bilgisayarlar, fare ve klavyeden ayrı olarak uzaktan kumanda ile kullanılabilmektedir.

Microsoft, bunların yanı sıra özel kalemle yazılabilen tablet PC ve Mira adını verdiği telsiz monitörü de piyasaya sürmüştür. Mira, bilgisayardan ayrılabilen ve bilgisayarla uzaktan iletişim kurabilen özelliklere sahiptir.

5.4. İleri Yazılım Yaklaşımları

Erişilmez hızla gelişen yaratıcılık ve tasarımcılık, yeni yazılım yaklaşımlarını ve yeni yazılım ürünlerini gündeme getirmiştir. Küreselliğin zorlamasıyla yaygınlaşan esnek işletme yönetimi ve işletme organizasyonu uygulamaları da,  bu gelişmeye ivme kazandırmıştır.  Bu anlamda, yeni ve ileri yazılım yaklaşımlarını ve ürünlerini, şu şekilde sıralamak olurludur:

  • Nesne ağırlıklı programlama
  • Java
  • HTML
  • XML
  • XBRL

5.4.1. Nesne Ağırlıklı Programlama (Object-Oriented Programming)

Geleneksel yazılım yaklaşımlarında, veriler ve yönergeler, birer bağımsız değişken olarak işlem görürdü. Uygulayıcı, verinin özel bir kısmında işlem yapmak istediğinde, bu istek için her seferinde ayrı programlama yönergeleri yazılması gerekirdi. Yönergeler, programın kendisine geçirdiği veriler üzerinde hareket etmek durumundaydı.  Oysa nesne ağırlıklı programlama, veriyi ve özel yönergeleri birleştirmiştir. Böylece nesneler, veriyi ve program kodlarını bütünleştirir duruma getirilmiştir. Eski programlama dillerinde yönergelere veri geçirmenin yerini, yeni yaklaşımda programların bir nesneye yönerge (ileti) göndermesi almıştır. Bu yeni yazılım yaklaşımında aynı ileti, komut veya yönerge birçok farklı nesneye gönderilebilir, ancak, her nesne söz konusu iletiyi, komutu veya yönergeyi farklı olarak yerine getirecektir.

Geleneksel programlama dillerindeki “yönerge” terimine, nesne ağırlıklı programlama dillerinde “yöntem” denilmektedir.

Nesne ağırlıklı programlamaya, işletmelerdeki muhasebe uygulamalarından bir örnek verilebilir.  Örneğin, nesne ağırlıklı bir muhasebe yazılımında, “hesap” ve “müşteri” nesneleri tanımlanmış olsun. Müşteri nesneleri, hesap nesnelerine borç ve alacak mesajları iletecek şekilde programlanır. Böylece hesap nesneleri, sırasıyla Kasa Hesabı, Borçlar Hesabı ve Alacaklar Hesabı nesnelerini etkiler.

Herhangi bir nesne verisi, programın diğer kısımlarında görünmeyecek şekilde saklanabilir. Böylece nesne verisi, yalnızca nesne içinde işlem görür. Nesne verisini yönetme yöntemi,  programın diğer kısımlarını etkilemeyecek biçimde içsel olarak değiştirilebilir. Programcılar, bir nesnenin ne yapacağını ve nasıl yapacağını, diledikleri gibi kararlaştırabilir.

Nesne ağırlıklı programlama, program yazma zaman ve maliyetini azaltmıştır.

Nesne ağırlıklı programlama, “görsel programlama/visual programming” olarak bilinen yeni bir programlama teknolojisini doğurmuştur. Programcılar, artık eskiden olduğu gibi kodlama yapmamakta ya da kod yazmamaktadır. Programcılar, bunun yerine görsel programlama teknolojisi kullanarak, programlama nesnelerini seçmek, hareket ettirmek, bir iç kütüphaneden nesne seçerek bunu programdaki özel bir yere kopyalamak ya da iki veya daha fazla nesneyi birleştirerek bir çizgi çizmek için yalnızca fare kullanmakla yetinmektedir.

Bir Microsoft Windows ürünü olan “Visual Basic” , en geçerli ve en güncel görsel programlama yazılımıdır.

5.4.2. Java  

Sun Microsystems tasarımcıları, Java programlama dilini geliştirirken ve adını koyarken, fincanlarca kahve içmek durumunda kalmışlardır. Java, veri ile veriyi süreçleyen işlevleri birleştiren nesne ağırlıklı bir programlama dilidir. Java yazılımı, markası ne olursa olsun her bilgisayar türünde veya bilgisayar aygıtında çalışacak biçimde tasarlandığı için, marka ya da sistem bağımlılığını da ortadan kaldırmıştır. Örneğin Java, bir Macintosh APPLE bilgisayar, Windows ile işleyen bir IBM PC, UNIX ile işleyen bir DEC bilgisayar ve hatta bir WAP cep telefonu ya da herhangi bir dijital aygıt bile, aynı Java yazılımlarından yararlanabilir.

Java, merkezi ağ sunucularına (centralized network servers) yerleştirmek için tasarlanan ve “appelets” adı verilen minyatür programları yaratmak için de kullanılabilir. Bir ağ üzerine yerleştirilen “Java appelets”leriyle, herhangi bir internet kullanıcısı, örneğin belirli bir bölgeden sağladığı gelirlerinin analizini yapmak için ya da başka bir özel işini gerçekleştirmek için gerekli olan yazılım işlevlerini ve gerekli veriyi ekranına indirebilir. Böylece kullanıcı, çalışma masasına geniş yazılım programlarını veya veri dosyalarını internetten indirme durumundan kurtulmuş olur. Kullanıcı işini bitirdiğinde, veriyi ağ üzerinde depolayabilir.

Java, bir ağ sunucusunda (server) depolanabilen, gereksinme duyulduğunda aynı yolla masa üstüne indirilebilen ve iş bitince tekrar ağ sunucusuna geri gönderilebilen tüm süreçleme yazılımını sağladığı için, bilgisayarlarda giderek artan bir oranda kullanılmaya başlamıştır.

Java, aslında, bir programda gereksinme duyulan metin, veri, grafik, ses, video gösterim gibi tüm olanakları içinde bulunduran güçlü bir programlama dilidir. Bu arada “Java appelets”leri ise, Web sayfaları için etkileşim (interactive)  olanakları ve yazılım olanakları sağlayan bir Java türüdür. Ayrıca Java, Internet üzerinde veya işletmelerin kendi özel ağlarında (intranet) gerçekleştirilen yoğun uygulamaların yaratılmasında da kullanılan önemli bir nesne ağırlıklı dildir.

Java yazılımından yararlanabilmek için, bir “Java Virtual Machine (JVM)” e sahip olmak gerekir. JVM, Netscape Nevigator veya Microsoft Internet Explorer gibi Web tarayıcı yazılımlarını birleştirir. Başka deyişle, JVM Java görsel makinesi, bilgisayarların Java uygulamalarını başlatan bütünleşik bir programdır.

Java’yı geliştiren Sun Microsystems girişimi, “Bir kez yaz her yerde kullan” ilkesiyle program geliştirmekte ve ürünlerini bu politika ile pazarlamaktadır. Bu durum, işletmelerin Java ürünlerine büyük ilgi göstermesine neden olmuştur. Java yazılımı; Windows, UNIX, IBM, Macintosh ve diğer bütün bilgisayar ortamlarında, herhangi bir değişikliğe gerek kalmadan işleyebildiği için işletmeler, Java ile giderek artan bir oranda uygulamalar yapmaya başlamıştır. Gerçekten de işletmeler, kişisel bilgisayarlarını (PC) işletecek binlerce ticari yazılım satın almak yerine, artık söz konusu bilgisayarları kullanacakların ağdan “appelets” indirerek kullanmalarını benimseme yoluna gitmektedir.

Java’nın bütün belirtilen yararları yanında, henüz bu alandaki sorunları çözmekte eksik kaldığı yönleri de vardır. İlk eleştiri olarak, ağdan program, veri, dosya veya benzerlerini indirirken virüs bulaşma tehlikesini kesin olarak önleyecek bir çözüm bulunamamıştır. İkinci olarak, Java yazılımlarını yorumlayacak Java Virtual Machine (JVM) e gereksinme vardır.

5.4.3. HTML  

HTML (Hiper Text Markup Language/Hiper Metin Anlamlandırma Dili), bir sayfa tanımlama (tasarım) dilidir. Bu dil özellikle, Web sayfaları yaratmakta kullanılır. HTML; metinin, grafiğin, video gösterimin ve sesin bir belge üzerine nasıl yerleştirileceğini ve aynı bilgisayarda veya çok uzaklardaki bilgisayarlarda depolanmış diğer belgelerle ve diğer nesnelerle nasıl canlı bağlantılar yaratılacağını belirlemek için “tags/komutlar” denilen küçük etiketler kullanır. Böylece, bilgisayarının başındaki kişi, bir Web sayfasındaki parlak sözcüklerden veya parlak grafiklerden herhangi birini tıklayınca, başka bir belgeye ulaşılmış olur.

HTML türü Web sayfası yerleşimleri, geleneksel programlama dilleriyle de yapılabilir. Ancak HTML, Web yerleşimleri yanında sözcük işlem, elektronik hesap tablosu, veri yönetimi, grafik gösterim ve Web tarayıcısı paketleri hazırlamak için de kullanılabilen bir yazılımdır.

Web sayfaları oluşturmak için en geçerli ve en güncel HTLM programları, “Claris Home Page” ve “Adobe PageMill”dir.

HTML’nin uzantısı olan yeni bir ürüne, “dinamik HTML” adı verilmiştir. Dinamik HTML, Web sunucusundan ek bir istekte bulunmaya gerek kalmaksızın, Web sayfalarının girdi kullanacak biçimde harekete geçmesini sağlar. Dinamik HTML kullanarak tasarlanan Web sayfaları, daha aktif ve daha canlı olarak görünür.

Aşağıda, bir Web sayfasının temel yapısı gösterilmiştir. Web sayfası tasarımında yapılan tüm işlemlerde sayfa kodlaması, <html> ile başlar, <html> ile biter. Dolayısıyla, Web sayfası tasarımında <html> ana komuttur. Şekilden de izlenebileceği gibi, tasarlanan Web sayfası kaynak kodunda tanımlanmış iki ayrı bölge vardır:

  • <head> ve <head>
  • <bodi> ve <body>

Web sayfası Kaynak Kodunda Yer Alan İki Ayrı Bölge

<head> ve <head> arasındaki bölgede, Web sayfasının başlığı, yazarı, arama motorlarının kullanacağı bilgiler, JavaScript’ler gibi bir takım önemli bilgiler kodlanır (JavaScript hariç diğerleri Web sayfasına direkt olarak etki yapmazlar).

<body> ve <body> arasındaki bölgede ise, Web sayfasıyla ilgili içerik ve görüntü tanımlanır.

HTML dilinde bütün komutlar (tags) “küçüktür” ve “büyüktür” <  > işaretlerinin arasına yazılır. Bütün tarayıcılar (browsers), “<” ve “>” işaretleri arasında yazılanları komut olarak algılar. Bu işaretler olmadığında, yazılanlar ya olduğu gibi görüntülenir ya da HATA iletisi alınır.

Web sayfası kodlamasında kullanılan ve TAG adı verilen komutların büyük çoğunluğu “/” işareti ile kapatılmak zorundadır. Ancak bu kuralın bazı istisnaları da vardır. Örneğin satır atlama komutu <br>, yine <br> ile kapatılır.

HTML dilinin en çok kullanılan komutları (tags), aşağıda kısaca tanımlanmıştır:

TAG İŞLEVİ (NE İŞE YARAR?)
<html> Sayfanın bir Web sayfası olduğunu gösterir.
<head> Sayfa bilgilerinin tanımlandığı bir bölüm oluşturur.
<title> Sayfa başlığını tanımlar.
<body> Sayfanın ana gövdesini belirtir.
<img src = “…”> Sayfaya resim yerleştirmek için kullanılır.
b> Yazıyı koyu yapar.
<br> Satır atlamaya yarar.
<hr> Sayfada yatay bir çizgi oluşturur.
<a href = “…”> Tıklandığında bağlı olduğu sayfaya gitmek için oluşturulan komut.
<p> Yazı yazarken bir paragraf tanımlanmasını sağlar.
<center> Sayfada kullanılan nesneleri ortalamaya yarar.
<table> Sayfaya eklenecek tabloyu belirtir.

Web sayfası tasarımı için, HTML dilini bilmek gerekir. Bununla beraber, Microsoft’un Ofis programları için geliştirdiği Internet Asistanları, Web sayfası tasarımında onlarca pratik program sunmaktadır. Ancak, HTML kodları bilinmiyorsa, herhangi bir tasarım problemi ile karşılaşma durumunda çözüm bulunamamaktadır. Tabii, Java, Java Script, ActiveX, PERL gibi ileri seviye Web programcılığına yönelik araçlar da vardır.

HTML kodlarına ve diğer teknik detaylara girmeden önce, Internet üzerinde bir Web sayfası edinme konusunda kısaca bilgi v ermekte yarar vardır.

Eski insanlar, “dünyada mekân ahrette iman” derdi. Çağdaş insan ise, dünyada bir mekânı ve World Wide Web’de benim diyeceği, küçük de olsa bir alanı olmasını ister. Bunu sağlamak için iki seçenek vardır. Birincisi, başka birine (belki de bir ISS’ye ait) Web sunucusundan belirli bir sabit disk alanı kiralamak. Türkiye’deki servis sağlayıcılar, bu tür hizmetler vermektedir. Hatta bazı ISS’lerde Internet hesabı açtırıldığında müşterisine küçük de olsa ücretsiz bir Web sayfası alanı sağlanmaktadır. Ancak, hazırlanan Web sayfaları ticari amaçlarla kullanılacaksa, örneğin işletmenin ürünleri Web sayfalarında tanıtılmak ve pazarlanmak isteniyorsa belirli bir ücret ödemek gerekir.

İkinci seçenek, Türk Telekom’a başvurup bir kiralık hat (leased line) aracılığı ile Web sayfalarınızı kendi Web sunucunuz üzerinden yayınlamak veya Web sunucunuzu bir ISS’ye yerleştirip buradan yayın yapmak. Kuşkusuz bu seçenekler içinde bir ISS’nin sunucusundan – kiraladığınız yerin MB cinsinden büyüklüğüne göre ücret ödeyerek – yer kiralamak en ucuzu. Bunun karşılığında Web sayfalarınıza karşılık gelecek bir Web adresi (URL) ediniyorsunuz. Bu adres ISS’nizin ismi ile başlayıp kendi sitenizin ismi ile devam edebileceği gibi (örneğin http://www.iss.com.tr/benimsitem), ISS’nizle yaptığınız anlaşmaya göre tamamen kendi verdiğiniz isim de olabilir (örneğin http://www.benimsitem.com.tr).

Kuşkusuz, ISS’ler belirli bir ücret karşılığı Web sayfalarınızı tasarlayabilirler, ancak burada amacımız kendi Web sayfalarınızı tasarlamayı öğretmek olduğuna göre sayfalarınızı kendinizin tasarlayacağınızı ve ISS’nizin sunucusuna yaptığınız anlaşmaya göre belirli zamanlarda modem ile ‘ upload’ edeceğinizi varsayıyoruz. Buraya kadar ticari anlamda bir Web sitesi kurmak için neler yapabileceğinizi açıkladık, ancak yazımız daha çok amatörlere yönelik olduğu için size ücretsiz alternatiflerden haberdar etmek de boynumuzun borcu. Türkiye’de bazı ISS’lerin Internet erişimi için hesap açtırdığınızda size ücretsiz bir Web sayfası alanı sağladıklarını söylemiştik. Yurtdışında hesabı olsun olmasın herkese Web sayfalarını yayınlamak için ücretsiz belirli bir alan açan ISS’ler de vardır.

Bir Web sunucusunda kendinize ait bir alan elde ettikten sonra, sıra Web sayfasını tasarlamaya gelir. Bunun için, öğrenilmesi gereken temel dilin HTML (Hypertext Mark-up Language) olduğunu belirtmiştik. Bu dil aslında, normal metni, hypertext adı verilen ve web browser’larla görüntülenmeye uygun metin haline dönüştüren bir kodlar silsilesidir. Diğer bir deyişle HTML, basit bir belgeyi alıp içine bu belgenin sayfa düzeni ve metin biçimleri ile ilgili bilgiler yerleştirmenin ve bu belgeyi diğer metin veya grafik içerikli belgelerle ilişkilendirmenin yoludur.

Web’de yayınlanmak üzere belgeler hazırlarken, HTML kodları ile metinlerinize vereceğiniz biçimler belirteç (İngilizce adı ile mark-up veya tag) adını taşır. Bunlar metnin çeşitli yerlerinde ‘ <‘ ve ‘ >’ şeklindeki parantezlerin arasına yerleştirilen kodlardır. Bunlar arasında diğer Internet sayfalarına (veya URL’lere) geçişi sağlayan ‘link’ler de bulunabilir. HTML bir dil olarak adlandırılsa da, HTML belgelerinin (kısaca Web sayfalarının) hazırlanması geleneksel bilgisayar dilleri ile programlama yapmaya pek benzemez. Daha çok kelime işlemcilerle çalışmaya benzer. Ancak burada yazı tipi büyüklüğünü ayarlamak, bir metni kalın veya italik yapmak için menü komutlarını kullanmaz, bunları metnin başına ve sonuna koyduğunuz kodlarla belirlersiniz. (WordPerfect ile çalışanlar bunu kolayca anlayacaktır, çünkü bu kelime işlemcide yazdığınız metinlerin biçim kodlarını da Reveal Codes komutu ile görüntüleyebilirsiniz.) Metni ve bu kodların yazılacağı yer, ilk başlayanlar için  Windows’un Not Defteri yeterlidir.

5.4.4. XML (eXtensible Markup Language)

XML, web belgelerinin paylaşımını daha da kolaylaştırmak için tasarlanmış yeni bazı özellikler taşıyan bir üründür. XML, belgelerin yapısını tanımlayan ve çoklu belgelere bağlanmayı destekleyen, bu arada verinin işlenmesine de olanak veren genel amaçlı bir dildir. Bu dil, hem web hem de belge yönetimi ya da bir sistemden diğerine veri taşımak gibi web dışı uygulamalarda da kullanılabilme özelliğine sahiptir.

5.4.5. XBRL (eXtensible Business Reportin Language)

XBRL, İngilizcedeki eXtensible Business Reporting Language sözcüklerinin kısaltılmasıdır. Bu İngilizce terim, Türkçe’ye “Genişleyebilir İşletme raporlama Dili” olarak çevrilebilir. Söz konusu raporlama dili, bilgi iletişimi konusunda, internet ve işletmeler arasında standart duruma gelmiş “XML yazılım dilinin bir türevidir.

XBRL, küresel ölçekteki girişimler ile finansal veriler arasındaki, elektronik iletişimi sağlayan devrimsel nitelikte bir dildir. Dilin en önemli yararı, , finansal bilginin eş zamanlı olarak hazırlanmasını, kullanılmasını, raporlanmasını ve analiz edilmesini sağlamasıdır. Bu yazılım, kullananlara maliyet tasarrufu, işlevsellik, veri bolluğu ve daha kesin güvenilirlik sunmaktadır.

XBRL, küresel ölçekteki denetim organlarının, borsaların, istatistik bürolarının, bankaların, girişimlerin ve diğer finansal kurumların, finansal iş ve işlemlerinin tanımlanmasında, değiş tokuşunda ve saklanmasında, standart yazılım haline gelmektedir. Öyle ki, pek yakın bir süre sonra, dünyadaki tüm denetim organları, finansal raporların XBRL yazılımı ile hazırlanmasını ve analiz edilmesini koşul haline getireceklerdir. Örneğin, 200y yılında Belçika vergi Daireleri, İngiltere vergi daireleri ve Hollanda vergi daireleri, XBRL uygulamaları başlatacaklardır.

Türkiye’de de, XBRL ile sayısal finansal raporlamanın zorunluluk haline geleceği açıktır. AB’ye uyum sürecindeki Türkiye finans sektörünün, XBRL’i adapte ederek yaygın olarak kullanmaya başlaması gerekmektedir. 

XBRL, bilgi işlem sistemlerinden ve lisanslı çözümlerden bağımsız olarak çalışır. Bu nedenle, ortak teknoloji kullanan, bilgi bütünlüğü sağlayan ve tek bir altyapıda çalışma olanağı sağlayan üstün bir finansal raporlama dilidir. Gerçekten de XBRL bilgi teknolojisi, kurumsal finans raporlama döngülerini hem kolaylaştırmakta hem de maliyetleri büyük ölçüde düşürmektedir. Finansal raporlamadaki söz konusu otomasyon,, kurumlara büyük ölçüde kağıt tasarrufu ve işgücü tasarrufu sağlamaktadır.

5.5. Yazılım Politikası

İşletmelerin bilgi teknolojisi yatırım harcamaları, oldukça yüksek tutarlara ulaşmıştır. İşletmeler, bilgisayar donanımına yapıkları harcamanın yaklaşık iki katı kadar bir tutarı da, yazılım için yaparlar. Başka bir deyişle, donanım için bir irim yatırım harcaması yapan işletme, bu donanımı işletmek için de iki katı harcama yapar. Dolayısıyla, işletme bilânçosunun “Duran Varlıklar” bölümünde yer alan “Yazılım” tutarı, önemli bir işletme varlığı olarak görünür. Bu kadar büyük bir yatırımı yaparken, işletme yönetiminin çok dikkatli olması gerekir. Yöneticiler, işletmenin yazılımını seçerken, satın alırken ve ondan yararlanırken, güncel yazılım yaklaşımlarını ve yazılım tartışmalarını göz önünde bulundurmak durumundadır.

Seçilecek yazılım; doğal dil, ses tanıma, dokunma, grafik ara birimi ve diğer boyutlarıyla, bilgi sistemini kullanacak insanlara doğallık, kolaylık ve hatasız kullanma olanağı sağlamalıdır. Bugün için, dördüncü kuşak dilleri ve nesne ağırlıklı programları içinde bulunduran yazılım paketleri, giderek artan bir oranda tercih edilmeye başlamıştır. Söz konusu dördüncü kuşak yazılımlar, eskinin yüksek ücretli uzman bilgisayar programcılarını işe alma veya işte tutma gereksinmesini ortadan kaldırdığı için, çok önemli personel gideri tasarrufu sağlamaktadır.

İşletme bilgi sisteminde Java ve Internet kullanımı, ağlarda işletme koşullarına uygun bütünleşik yazılım ürünlerinin bulunması olanağını sağlar. Eskiden olduğu gibi, her PC için ayrı ayrı süreçleme ve iletişim yazılımları satın alma yerine, kullanıcının gereksinmesi olan yazılımı Internet’ten PC’sine indirmesi yolu daha yararlı olur. Bu tür ağ destekli yazılım ürünleri, işletmelere önemli maliyet tasarrufu sağlar.

İşletmelerin izlediği diğer önemli bir yazılım politikası da, işletmenin iletişimini ve denetimini destekleyen “Girişim Kaynak Planlama Sistemi” gibi bütünleşik programlar satın almaktır. Bu tür bütünleşik yazılım sistemleri, holdingi ve bağlı şirketlerini bir bütün olarak göz önünde bulundurup hazırlandığı için, kullanıcılara anlık veri sağlar; holding birimlerini bütünleştirir; maliyet-fiyat denetimi sağlar ve kararlara ışık tutar.

Birbirinden kopuk geleneksel işletmecilik uygulamalarını bütünleştirmek için izlenecek bir diğer politika da, “middleware/ara yazılım” adı verilen özel bir ara yazılım kullanmaktır. Donanım ile yazılım karması bu ara yazılım, iki farklı sistem arasında bir arabirim veya bir köprü yaratır. Böylece işletmeler, Internet ve Web aracılığı ile bir bilgisayardan diğer bilgisayara girip çıkarak veri, dosya, grafik, ses, video gösterim, program ve diğer benzer gereksinmeleri kolayca karşılayabilirler.

İşletme yöneticilerinin programlama uzmanı olmalarına gerek yoktur. Yöneticilerden beklenen, işletmeye yarış üstünlüğü kazandıracak bilgi sistemini, yazılımını ve bilgisayar destekli işletmecilik uygulamalarını seçmesidir. Yöneticilerin, söz konusu seçimde yararlanacakları başlıca ölçütler, şu şekilde sıralanabilir:

  • İşletmeye uygunluk (appropriateness)
  • Etkililik (efficiency)
  • Yarış üstünlüğü sağlayabilirlik (compatibility)
  • Bakım-onarım, yan ürün, bilgi ve diğer destek olanakları

______________________________________________________________

ÖZET

1. Bilgi teknolojisinin (IT) ve iki temel türü olan donanım ve yazılımın tanımı. Bilgi teknolojisi (IT), bilgisayar tabanlı araç gereçleri içeren çağdaş bir kavramdır. Bilgisayar çağının insanları, işletmeleri, kurum ve kuruluşları, işlerini yaparken, bilgisayarlardan, yazılımlardan ve çeşitli ara yüzlerden yararlanırlar. Cep telefonları, avuçiçi bilgisayarlar, elektronik çizelge yazılımları, metin yazılımları, yazıcılar ve benzerleri, bilgi teknolojisi örnekleridirler. Genelde bilgi teknolojisi, donanım ve yazılım olmak üzere iki ana bileşenden oluşur. Genellikle bilgisayar sistemi olarak bilinen donanım, bilgisayarı oluşturan fiziksel bileşenlerin tümüne verilen genel addır. Yazılım ise,donanımın özel bir görevi yerine getirmesini sağlayan yönergeler dizesidir.

2. Boyutlarına göre bilgisayar türlerinin belirtilmesi. Boyutlarına göre bilgisayarlar; bireysel dijital yardımcıları, tablet PCleri, cep bilgisayarlarını, masaüstü bilgisayarları, mini bilgisayarları, büyük bilgisayarları ve süper bilgisayarları içerir. Bireysel dijital yardımcı, web de sörf yapma, not alma, takvim yapma, randevu defteri hazırlama gibi basit işleri gerçekleştirmeye yardım eden küçük bir el bilgisayarıdır.  Tablet PC, bireysel dijital yardımcıların ekran özellikleriyle cep bilgisayarının veya masaüstü bilgisayarın işlevsel özelliklerini üzerinde taşıyan kalem bilgisayardır. Cep bilgisayarı;küçük, taşınabilir, bütünüyle işlevsel, pille çalışan ve kişinin yanında taşıması amacıyla tasarlanmış bir bilgisayar türüdür. Masaüstü bilgisayar, kişi kurum ve kuruluşların bilgisayar gereksinimlerini karşılayan güncel donanımlardır. Mini bilgisayar, aynı anda çalışanpek çok insanın küçük ya da orta büyüklükteki iş ortamlarında bilgisayar gereksinimlerini karşılamak için tasarlanmıştır. Büyük bilgisayar,büyük iş çevrelerinde yüzlerce insanın bilgisayar gereksinimlerini karşılamak için tasarlanmıştır. Süper bilgisayar en hızlı, en güçlü ve en pahalı bilgisayar türüdür.

3. Bireysel verimlilik yazılımlarının, dikey Pazar yazılımlarının ve yatay pazar yazılımlarının karşılaştırılması. Uygulama yazılımları, kullanıcıların kendisine özgü iş ve işlemlerinin yapılmasını sağlar. Bireysel verimlilik yazılımları,metin yazma, grafik oluşturma, ve slayt sunma ve benzerlerinin yapılmasını sağlar. Dikey Pazar yazılımları, herhangi bir endüstriye özgü uygulamalar için geliştirilmiş yazılımlardır. Yatay Pazar yazılımları, çeşitli sektörlerde kullanılabilme amacıyla geliştirilmiş genel uygulama yazılımlarıdır. Bireysel verimlilik yazılımları, dikey ve yatay pazar yazılımlarıyla karşılaştırıldığında, genellikle çok daha pahalı yazılımlardır. Bireysel verimlilik yazılımlarında, yazılımın çalışma şeklini değiştirme olanağı yoktur.  Yazılımın çalışma şekli değiştirilmek istenirse, yazılımın çalışma şeklini değiştirme hakkı da satın alınmalıdır..

4. Sistem yazılımları ile fayda artırıcı yazılımları karşılaştırınız. Sistem yazılımları, bilgi teknolojisinin fiziksel bileşenlerini yönetir ve koordine eder. İşletim sistemi yazılımları,uygulama yazılımlarını kontrol eder ve donanım bileşenlerinin birlikte çalışmasını sağlar. Fayda artırıcı yazılımlar; anti-virüs yazılımlarını, ekran koruyucuları, çökme önleyici yazılımları, geri yükleme yazılımlarını, disk eniyilemesi yazılımlarını, spam engelleyici yazılımlarını ve casus yazılım önleme yazılımları gibi pek çok yararlı ek işlevleri yerine getirirler.

5.Temel donanım bileşenlerinin amacını belirtiniz. Çıktı araçları, bilgisayarı kullananın görmesini, duymasını sağlayan araçlardır. Başka deyişle, çıktı araçları, makine dilini insan diline çeviren arabirimlerdir.  CPU, yazılım yönergelerini yönetir. RAM,  verileri, bilgileri, uygulama yazılımlarını ve işletim sistemini geçici olarak depolayan bellektir. Depolama araçları, daha sonraki kullanımlar için bilgi depolayan belleklerdir. Tele-iletişim araçları, kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi gönderir ve alırlar. Bağlantı araçları, tüm donanım aygıtlarını birbirine bağlarlar.

KISA YANITLI SORULAR

  1. Bilgi teknolojisinin (IT) iki temel türünü yazınız.
  2. Donanımın bileşenlerini sıralayınız.
  3. Uygulama yazılımı ile sistem yazılımı arasındaki farkı belirtiniz.
  4. Bireysel verimlilik yazılımlarının temel türleri nelerdir?
  5. Dikey ve yatay pazar yazılımları arasındaki farkı belirtiniz.
  6. Anti-virüs yazılımlarının önemini belirtiniz.
  7. Bit ve byteterimleri, ne anlama gelir? Açıklayınız.
  8. Tablet PC ile PDA arasındaki farkı belirtiniz.
  9. Biyometrik tarayıcılar hangi amaçlara hizmet eder? Belirtiniz.
  10. Mikrofon ne işe yarar?
  11. CRT ile düz panel ekran arasındaki farkı belirtiniz.
  12. Ekranların boyutları nasıl ölçülür?
  13. Yazıcıların çözünürlüğü ile ekranların çözünürlüğünü karşılaştırınız.
  14. Nokta mesafesi ne anlama gelir?
  15. Hangi tür yazıcılar, bireysel bilgisayarlar için geliştirilmiştir?
  16. CD ile disket arasında ne fark vardır?
  17. Flash hafıza kartlarının başlıca türleri nelerdir?
  18. Cep CPU’su ne demektir?
  19. Genişletme veri yolu nedir?
  20. Hangi kablosuz standart  ağlar tarafından kullanılır?
  21. Genişletme yuvası nedir?
  22. PC kart nedir?

­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­

ÖDEVLER VE ALIŞTIRMALAR

  1. Farklı tipteki bilgisayar sistemlerinin karşılaştırılması: Bilgisayarlar, farklı boyut, farklı güç ve farklı performans düzeylerine göre değişmektedir. Bilgisayar sistemi veya parçaları satan üç ayrı web sitesi seçiniz. Bu sitelerin her birinden üç ayrı türdeki bilgisayarların en pahalı ve en ucuz olanlarından bir karşılaştırma tablosu hazırlayınız. Karılaştırmalarınızda aşağıdaki ölçütleri kullanınız:
    • Tip ve CPU hızı
    • Tip ve RAM hızı
    • CPU önbelleğinin miktarı
    • Sistem veri yolu hızı
    • Sabit disk kapasitesi ve hızı
    • Port tipleri ve sayısı
  1. Bilgisayarı müşteriye uyarlama: İnternetten bilgisayar satın alırken, birçok çeşit ürün ve hizmet arasından seçim yapmaya yardımcı olan kuruluşlara, e-tailer denir. Dell, bu konuda, çevrimiçi müşterilere bilgisayar almada yardımcı olan önemli bir şirkettir. Dell’in sitesine www.dell.com dan bağlanınız. Bir cep bilgisayarı ya da masaüstü bilgisayar almak için sitesinin ilgili bölümüne giriniz. İlk önce, hazırda bulunan bir sistemi seçiniz. Sonra seçtiğiniz ürünün fiyatını, CPU hızını, RAM boyutunu, ekran kalitesini, depolama kapasitesini ve özelliklerini yazınız. Daha sonra, seçtiğiniz ürünün CPU hızını arttırın, RAM ekleyin, monitör boyutu ve kalitesini arttırın ve depolama kapasitesi ekleyin. İlk ürün ile uyarlama yaptığınız ikinci ürün arasındaki fiyat farkı nedir? Hangi bileşen fiyatı daha çok artırıyor?
  1. Monitör türleri ve kaliteleri: Seçtiğiniz monitör verimliliğinizi etkileyecektir. Eğer yüksek çözünürlüklü, büyük ekranlı bir monitör alırsanız, ekranın içeriğini düşük çözünürlüklü, küçük ekranlı bir monitörden daha iyi görürsünüz. Görünürlükteki en önemli faktör, monitör türüdür. Çeşitli monitör çözünürlüğü seviyeleri QXGA, SVGA, SXGA, UXGA, VGA ve XGA olarak adlandırılır. Bu çözünürlük seviyeleri üzerine küçük bir araştırma yapınız. Monitörleri, en iyiden en kötüye doğru sıralayınız. Çözünürlük ne kadar yüksekse, resmin kalitesi ve açıklığı da o kadar iyi olacaktır. Çeşitli monitörleri fiyat açısından karşılaştırınız. Hangi özelliğe sahip olanlar daha fazla fiyata satılmaktadır. Niçin? Açıklayınız.

7

BİLGİ TEKNOLOJİSİ TABANLI İŞLETME SÜREÇLERİ

1. GİRİŞ

2000’li yılarda yapılan bütün araştırmalar, dünya ölçeğindeki tüm sektörlerde rekabetin çok şiddetlendiğini göstermektedir. İşletmeler ayakta kalabilmek ve rekabet üstünlüğü sağlayabilmek için, yeni ürün ve verimli işletme süreçleri geliştirmek zorundadırlar. Bilgi teknolojisi, yeni ürün ve üretim süreçleri geliştirmede, en önemli ve en güçlü araç durumuna gelmiştir. Bu bölümde, kar amaçlı büyük girişimlerin kullandığı çok önemli şu dört güncel bilgi teknolojisi uygulamasına değinilecektir:

  • Tedarik Zinciri Yönetimi (SCM)
  • Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM)
  • İşletme Zekası
  • Bütünleşik İşbirliği

Bilindiği gibi, kar amaçlı büyük girişimlerin rekabet edebilirliği açısından, 2000’li yıllarda, yeni kavramlar ve yeni güçler gündeme gelmiştir. Bunlardan en önemlisi, Porter’in beş güç modeli yaklaşımıdır. Aşağıda, önce Porter’in beş güç modeli, daha sonra da sırasıyla tedarik zinciri yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi, işletme zekası ve bütünleşik işbirliği üzerinde durulacaktır.

2. PORTER’IN BEŞ GÜÇ MODELİ

Michael Porter’in “Beş Güç Modeli” olarak bilinen yaklaşımı, bilgi teknolojisi destekli rekabet stratejisi uygulayan girişimlere, çok boyutlu düşünme ve buna göre vizyon geliştirme olanağı sağlamıştır.

Michael Porter’in Beş Güç Modeli

Yukarıdaki şekilden de izlenebileceği gibi, Beş Güç Modelinde vurgulanan güçler şu şekilde sıralanmıştır:

  • Alıcıların pazarlık gücü
  • Tedarikçilerin pazarlık gücü
  • İkame ürün tehdidi
  • Sektöre yeni giren rakiplerin tehdidi
  • Var olan rakipler arasındaki rekabet

2.1. Alıcıların Pazarlık Gücü

Alıcıların pazarlık gücü, pazardaki rekabet koşullarından kaynaklanır. Bu güç, tekel veya tekele yakın pazar koşullarında azalırken, tam rekabetin geçerli olduğu pazar koşullarında çok yüksektir.  Eğer, alıcıların mal, hizmet veya bilgi alacakları yer seçenekleri çoksa, pazarlık güçleri yüksektir. Tersine, eğer alıcıların satın almalarını gerçekleştirecekleri yer seçenekleri azsa, güçleri azalır. Girişimlerin amacı, alıcının pazarlık gücünü azaltmaktır. Bu nedenle girişimler; mal,  hizmet ve bilgi üreticisi olarak, alıcı gücünü azaltmanın bir yolunu bulmaya çalışırlar. Bu konuda en kestirme yol, müşteriler için ürünleri daha çekici yaparak, rakiplerden ürün almalarının önünü kesmektir. Müşterilerin rakipler yerine, yenilik yapan girişimden ürün almaları, girişime rekabet üstünlüğü sağlar.

Gerçektende, küresel pazar koşullarının geçerli olduğu 2000’li yıllarda, girişimler, değişik bilgi teknolojilerinden yararlanarak, müşteri sadakati yaratmaya çalışırlar. Bilgi teknolojileriyle geliştirilen sadakat programları, alıcı gücünü azaltıcı bir rol oynayabilmektedirler. Bu tür programlar, milyonlarca etkinliklerin ve hesapların takip edilmesini sağlarlar. Uygulamada, müşteri ilişkileri yönetimiyle(CRM) müşteri sadakati gerçekleştirilerek, rekabet üstünlüğü sağlanır. Başarıyla uygulanan bir müşteri ilişkileri yönetimi bilgi teknolojisi, alıcı gücünü azaltmada büyük rol oynar. Örneğin, seyahat sektöründe, müşteri ilişkileri yönetimi, çok yaygın olarak uygulanmaktadır. Seyahat edenler, müşteri ilişkileri yönetimi bilgi teknolojisi ile değerlendirilerek, kendilerine bedava uçak bileti, bedava konaklama ve güncel işlerinde yardım gibi ödüller verilmektedir. Bu ve benzeri yöntemlerle müşteri memnuniyeti sağlanmakta ve müşterilerin tercihleri işletmeye çekilmektedir.

2.2. Tedarikçilerin Pazarlık Gücü

Beş güç modelinde, tedarikçilerin pazarlık gücü, girdi satın alıcısının, satın alacağı girdiler için tedarikçi seçim seçeneği az olduğu zaman yüksek, çok olduğu zaman ise düşüktür. Tedarikçilerin pazarlık gücü, alıcıların pazarlık gücünün tersidir. Herhangi bir tedarikçi,  girdi alıcısının pazarlık gücünün düşük, kendi pazarlık gücünün yüksek olmasını ister.

 

            Üretici Girişim İçin Alıcı ve Satıcı Gücünün değerlendirilmesi

Yukarıdaki şekilden de izlenebileceği gibi, bazı durumlarda, herhangi bir girişim, aynı zamanda hem girdi alıcısı hem de çıktı satıcısı olabilir. Böyle bir tedarik zincirinde, girdi alıcısı olan girişim, başka tedarikçi örgütlerin müşterisi olarak, alıcı pazarlık gücünü arttırmak ister. Bu nedenle, başka tedarik kaynakları bularak rekabet üstünlüğü sağlama yoluna gider. Dolayısıyla, bilgi teknolojisinden yararlanarak, B2B elektronik pazaryerleri olanaklarından yararlanır. B2B elektronik pazaryerleri, dünya ölçeğindeki müşterileri ve satıcıları bir araya getiren internet tabanlı hizmetlerdir. B2B sistemi, tıpkı e-bay gibi, alıcıları ve satıcıları çevrimiçi satış formatında bir araya getiren müşteri odaklı web modeline benzer.

Güncel tedarik zinciri yönetimi (SCM) bilgi teknolojileri, girişimlere, çok çeşitli seçenekler sunarak, rekabet üstünlüğü sağlamaktadırlar.

2.3. İkame Ürün Tehdidi

Girişimleri, ikame ürünler de tehdit eder. Beş güç modelinde, ikame ürün tehdidi, ürün seçeneği çok olduğunda yüksek, az olduğunda ise düşüktür. İdeal olarak, girişim, pazara ikamesi olmayan veya çok az olan mal, hizmet veya bilgi sunmak ister. Ancak, küresel pazar koşullarında bu pek mümkün değildir. Dolayısıyla, girişimler, böyle durumlardaki rekabet yarışını, değişim ücretini düşük tutarak yapmaya çalışırlar. “Değişim ücreti”, müşterileri, ürün veya hizmet tedarikçisine bağlayan değerdir. Söz konusu bu değer, parayla ölçülebilir bir çıkar olabileceği gibi, paradan farklı çeşitli kolaylıklar da olabilir. Başka deyişle, girişim, değişim ücretini, müşteriye iyi davranma, satış sonrası hizmet verme, satışta öncelik verme, ödeme kolaylığı sağlama gibi paradan başka değerlerle de ödeyebilir.

Müşteriye hizmet odaklı olarak çalışan Amazon.com, değişim ücreti yaklaşımıyla, müşterilerini kendisine bağlayabilmektedir. Örneğin, Amazon.com, müşterilerinin alışverişlerini, harcama alışkanlıklarını ve diğer özelliklerini, bilgi teknolojisiyle tek bir dosyada saklar. Müşteri Amazon. Com adresini her ziyaret ettiğinde, kendisine, profiline uygun ürünler sunulur. Müşteri başka bir sitede alışveriş yapmayı seçerse, yeni sitede müşterinin profili ya da dosyası olmayacağı için, kendisine değişim ücreti (bazı avantajlar) sunulamayacaktır. Bu nedenle, Amazon.com, müşteri, ürün ikamesi yapacak başka tedarikçilere gitmesin diye, müşteriye bazı uygun tekliflerle değişim ücreti yaratarak,  ikame ürün veya hizmet tehditlerini azaltmaktadır.

İkame ürün tehdidini ortadan kaldırma amaçlı değişim ücreti, parasal olarak da ödenebilir. Örneğin, Türkiye’de Avea, Vodafon, Turkccel gibi GSM operatörlerinin hizmetleri ikame edilebilir türdendir. Bu şirketler, müşterilerine, bazen oldukça yüksek ücret tahakkuk ettirirler. Müşteri başka bir şirkete geçmek istemesin diye de, bedava telefon görüşmeleri veya limitsiz gece konuşmaları veya hafta sonu aramaları için uzun dönemli bazı anlaşmalar önerirler. Ancak, ülkemizde, bu tür değişim ücretleri, ne yazık ki bazen müşterilerden saklanmaktadır.

2.4. Sektöre Yeni Giren Rakiplerin Tehdidi

Beş güç modelinde, bir diğer tehdit de, sektöre yeni giren rakiplerden gelir. Eğer yeni rakipler sektöre kolayca girebiliyorlarsa, tehdit yüksek,  sektöre girmede önemli engeller varsa tehdit düşüktür. Sektöre girişin büyük sermaye gerektirmesi, özel dağıtım kanalı kurmayı gerektirmesi, patentli bir teknoloji gerektirmesi, özel bilgi çalışanı gerektirmesi ve benzerleri, giriş engelleri yaratır. Örneğin, uzay endüstrisine giriş, sermaye açısından, her girişimin başarabileceği bir durum değildir. Nedeni, bu sektöre girmek çok büyük bir sermayeye sahip olmayı gerektirir.

Bazı durumlarda, kolayca girilebilecek sektörler için de, özel engeller yaratılabilir. Örneğin, banka sektöründeki bir girişim, müşterilerine, ATM kullanma, çevrimiçi fatura ödeme, hesaplarını denetleme, düzenli ödemelerini gerçekleştirme, trafik cezalarını ödeme ve benzeri bir dizi bilgi teknolojisi hizmeti sağlayacak yatırımlar yapar. Bunlar, banka pazarına girmeyi düşünen girişimler için, engeller yaratır. Nedeni, sektöre önce girerek bu bilgi teknolojisi hizmetlerini gerçekleştiren banka, pazara yerleşmiş durumda olabilir. Müşterilerine, söz konusu bilgi teknolojisi hizmetlerini bedava sunmakta olan girişim, yeni girecekleri engelleyici bir rol oynayabilir. Bilgi teknolojisi hizmetlerini sunmakta olan ilk banka, ilk adım avantajı kazanmıştır. Dolayısıyla, ilk adım üstünlüğünü elinde bulunduran girişim, yeni girişleri engelleyici politikaları daha kolay geliştirir ve daha kolay uygular.

2.5. Var Olan Rakipler Arasındaki Rekabet

Beş güç modelinde, var olan rakiplerle rekabet, pazarda rekabet şiddetliyse yüksek, şiddetli değilse düşüktür. Özellikle, tam rekabet ortamında çalışan endüstrilerde rekabet, diğerlerine göre daha şiddetlidir. Ancak, küresel koşullarda, rekabetin giderek arttığı ve şiddetlendiği de bir gerçektir.

Bilindiği gibi, perakende sektöründe rekabet şiddetlidir. Örneğin, Eskişehir’de İsmar, Migros, Tansaş, CarrefourSA ve benzeri perakendeci girişimler,  birbiriyle farklı yollardan yarışır görünseler de, aslında birbirleriyle kıyasıya rekabet etmekte ya da en azından fiyat rekabeti yapmaktadırlar. Söz konusu perakendecilerin hemen hepsinin, sadık müşterileri için geliştirdikleri programları vardır. Örneğin, bilgi teknolojisinden yararlanarak, kendilerinden alışveriş yapan müşterilerine özel indirimler yapmakta, bazı ürünleri düşük fiyatlardan satmaktadırlar. Aynı şekilde, bilgi teknolojisiyle, müşterilerinin satın alma alışkanlıklarıyla ilgili bilgi toplamakta ve bu bilgilere dayanarak satış artırıcı çabalarda bulunmaktadırlar. Eskişehir’de, daha şimdiden, geleceği gören küçük bakkallar,  kablosuz teknolojiler kullanarak, müşterilerine eve teslim hizmetler sunmaya başlamışlardır.

Kablolu veya kablosuz iletişim ağlarıyla alışveriş ilişkisi kurmak, geleneksel sistemden daha ucuz, daha hızlı ve daha az hatalı olmaktadır. Müşteriler açısından bu durum, oldukça avantajlıdır. Bu nedenle, var olan rakipler arasındaki rekabet, daha çok, tedarik zinciri yönetimi teknolojisiyle yapılacak gibi görünmektedir.

Buraya kadar yapılan açıklamalardan da anlaşılacağı gibi, Porter’in beş güç modeli, herhangi bir endüstrinin değerlendirilmesinde, oldukça büyük yararlar sağlamaktadır. Küresel pazarlarda rekabet etmek durumunda kalan girişimler, beş güç açısından, sektörleri değerlemek durumundadırlar. Bu değerlemede yanıtlanması gereken sorulardan bazıları şunlar olabilir:

  • Sektöre girmek ya da sektörde büyütmek için endüstri çekici midir?
  • Girişimde bilgi teknolojisi altyapısı var mıdır?
  • Girişimdeki bilgi teknolojisi, sektöre giriş engellerini kaldırmaya yardımcı olabilecek nitelikte midir?
  • Girişimin kullandığı bilgi teknolojisi, müşterilerin girişimi bırakma niyetlerini aza indirmeye yardım edebilecek durumda mıdır?
  • Girişimin kullandığı bilgi teknolojisi, müşteriye daha fazla seçenek sunarak durumda mıdır?

3. DEĞER ZİNCİRİ YÖNETİMİ BİLGİ TEKNOLOJİSİ

Girişimin, birbirine bağlı halkalardan oluşan bir zincir olarak ya da aşamalardan oluşan bir değer yaratma süreci olarak görülmesine, değer zinciri denir. İşletme süreçleri, müşteri siparişlerini işleme, değişimi gerçekleştirme, satış sonrası hizmetlerde bulunma, araştırma-geliştirme, muhasebe gibi belirli işleri gerçekleştiren standart etkinliklerden oluşurlar. Değer zinciri yaklaşımı, çok önemli güncel bir grafik gösterim aracı olarak düşünülmelidir. Bu araç, değer zincirindeki önemli süreçlerin belirlenmesini kolaylaştırır.      

Aşağıdaki şekil, değer zincirinin bileşenlerini göstermektedir. Altta yer alan ilk değer zinciri süreci, ham ve yardımcı maddeleri alır ve depolar, mal ve hizmetleri üretir, ürünleri sevk eder, ürünleri pazarlar ve satar, satış sonrası hizmetleri gerçekleştirir. Bütünleşik değer zincirinin üst bölümde görülen diğer yarısında ise yönetim, muhasebe, finans, hukuk, insan kaynakları, araştırma, geliştirme, tedarik gibi ikincil etkinlikler, alt bölümde belirtilen birincil değer süreçlerini desteklerler. Girişim, üst bölümdeki ikincil süreçlerin, alt bölümdeki birincil süreçlerin işleyişini desteklemesini ister.

Değer Zincirinin Bileşenleri

Bütün değer süreçleri, kendi içinde birer bütündürler. Söz konusu bu süreçler, sonunda en büyük toplam değeri oluşturacak biçimde örgütsel bir bağ ile birbirine bağlanmışlardır. Böylece, bütünleşik sürecin sonunda elde edilen toplam değerin, süreçlerin tek tek değerleri toplamından daha büyük olması sağlanmış olur. Bu sinerjik değere, güncel işletme yazınında “Toplam katma değer” denir. Şekilde toplam katma değer, zincirinin en sağında gösterilmiştir. Toplam katma değer ne kadar büyük olursa, girişimin ürün ve hizmetlerine müşterilerin daha çok önem verdiği anlaşılır. Bu durum, girişimin imajının yüksek olduğu, dolayısıyla da karın yüksek olduğu anlamına gelir.    

Güncel işletmecilik yaşamında, “toplam katma değer” kavramının tersi olan “eksik katma değer” kavramı da geçerlidir. Başka deyişle, süreç analizi yapılarak, hangi aşamaların değer yarattığı, hangi aşamaların da değer azalttığı belirlenmelidir.

3.1. Değer Çoğaltan Süreçlerin Belirlenmesi

Girişimler, müşterilerinin de görüşlerini alarak, onların istek, arzu ve gereksinmelerine uygun süreçler tasarlamalıdırlar. Süreçler, yeni tasarım ve yüksek kalite açılarından iyileştirilerek, daha yüksek katma değer yaratır duruma getirilmelidir. Yeni tasarımlı ve kaliteli ürünler, değer zincirine yüksek katkılar sağlarlar.

Diğer taraftan, girişimler, değerlemelerini, değer zincirinde oranlarla gösterip, analiz etmelidirler. Aşağıdaki şekil, olası bir müşteriye ilişkin olarak yapılan araştırmanın oransal sonucunu göstermektedir. Şekilden de izlenebileceği gibi, en büyük katma değer kaynağı, %40 oranla yüksek kalitede ürün gerçekleştiren üretim sürecidir. İkinci en büyük katma değer, % 27 oranla satın alma işlevi tarafından sağlanmaktadır. Şekilde belirtilen süreçler, yeni bilgi teknolojileriyle desteklenirse, katma değer yaratma yetenekleri daha da fazla olacaktır. Örneğin, süreç iyileştirmede bilgisayar destekli CAD, CAE, CAM gibi yazılımlardan yararlanılırsa, yararlanmayan rakip işletmelere karşı, önemli bir rekabet üstünlüğü sağlanmış olur.

Araştırma ve Geliştirme (%4,2)  

Süreçlerin Katma Değer Yaratma Oranları

3.1. Değer Azaltan Sürecinin Belirlenmesi

Süreçlerin hangi oranda katma değer yarattığını belirledikten sonra, sıra, değer azaltan süreçlerin belirlenmesine gelir. Bunun için, müşterilerin görüşleri alınarak, hangi süreçlerden ne oranlarda memnun olmadıkları ortaya konur. Aşağıdaki şekil, bu konudaki bir örneği göstermektedir. Şekilden de izlenebileceği gibi, müşteriler, satış sürecini, katma değeri en çok düşüren süreç olarak belirtmişledir. Bu durum, girişimin satışçılarının önemli bir hatasından kaynaklanmış olabilir. Bu itibar kaybının nedeni, araştırılmalı ve gerekli iyileştirmeler yapılmalıdır

Satış sürecinin kusurları, çok büyük ölçüde, bilgi teknolojisinden yararlanılabilir. Çağdaş bir yönetim bilgi sistemi, satışçıları, işletmenin bütünü konusunda güncel bilgilere ulaştırabileceği gibi, onların zamanında ürün bilgisi elde etmelerini de mümkün kılar. Örneğin, girişimin satışçılarına dizüstü bilgisayarlar verilir ve her yerden ilgili işletme dosyalarına erişmeleri sağlanabilir. Böylece, satmakta oldukları ürünle ilgili her türlü veri tabanına ulaşmaları sağlanır. Müşterilerin siparişlerini kabul ederken ve onlara teslim tarihini bildirirken, işletmede yeterli ürün stokunun olup olmadığını anında görebilirler. Bu ve benzeri bilgisayar destekli yaklaşımlarla, satış sürecinin verimliliği ve katma değer yaratma yeteneği artırılabilir.

Değer zincirini müşteriler açısından incelemek ve katma değeri çoğaltan ve azaltan süreçleri belirlemek, girişim imajı açısından son derecede önemlidir. Değer zincirinin sürekli olarak değerlendirilmesi, işletme çalışanlarının hep bir arada bilgilerini güncellemelerini ve başarıları ve başarısızlıkları ölçmeyi sağlar. Bu arada da, bazı verimsiz aşamalar veya süreçler, sistemden elenmiş olur. Süreç işleyişlerinde, süreç değerlemelerinde ve başarı ölçümlerinde ileri bilgi teknolojilerinden yararlanılması, bir taraftan süreçlerin etkililiğini arttırır, diğer taraftan da değer azaltan süreçlerin iyileştirilmesini sağlar.

Araştırma ve Geliştirme (%3,3)  

Süreçlerin Katma Değer Azaltma Oranları

Porter’in beş Güç Modeli açısından değer zinciri yönetimi, tedarik zinciri yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi, bilgi toplama ve raporlama yönetimi ve bütünleşik işbirliği yönetimi, ileri bilgi teknolojisi kullanmadan pek başarılı sonuçlar vermez. Dolayısıyla, girişim, hangi işletme süreçlerinde, hangi bilgi teknolojisini, rakiplerden daha önce ve daha iyi kullanmasını bilmek durumundadır. Yukarıda, beş güç modeli açısından değer zinciri yönetimine değinilmiştir. Aşağıda da aynı açıdan diğer öğelerin yönetimine değinilecektir.

4. TEDARİK ZİNCİRİ YÖNETİMİ BİLGİ TEKNOLOJİSİ

Çağdaş işletme yönetiminde bilgi teknolojisiyle tedarik zinciri yönetimi, önemli bir rekabet üstünlüğü sağlar. Örneğin, Dell Bilgisayarın tedarik zinciri yönetim sistemi, bilgisayar sektöründe kıskanılan mükemmel bir sistem olarak bilinir. Hiç stok yapmadan doğrudan satış, geleneksel satış modellerini kullanan rakiplere oranla büyük avantajlar sağlar. Bilindi gibi dağıtım zinciri; ürünün üretici, toptancı, perakendeci ve en son  müşteri olarak izlediği yoldur. Dağıtım zincirinde stok bulundurmanın maliyetleri artıracağı bilinen bir gerçektir. Stoklar bir taraftan maliyetleri artırırken, diğer taraftan da modasının geçmesi riski yaratır. Geleneksel bilgisayar yapımcıları, bilgisayarı yükler ve satım yerlerine veya bilgisayar satıcılarına gönderirler. Bu sistemde bilgisayarlar, müşteriler gidip satın alıncaya kadar, toptancı, perakendeci, acente, distribütör gibi tedarikçilerin raflarında veya ambarlarında bekletilir. Geleneksel dağıtım zincirine bakıldığında, stokta bekleyen birçok bilgisayarın olduğu görülür.

Dell’in tedarik zinciri sistemi, ana çizgileri belirtilen söz konusu geleneksel tedarik zinciri sisteminden farklıdır. Dell, bilgisayarlarını web sitesinden direk olarak sattığı için, arada aracılar olmamakta, dolayısıyla da dağıtım kanalında stok birikimi gibi bir duruma rastlanmamaktadır. Dell, ileri bir bilgi teknolojisi kullanarak, tedarik zincirinin değerini artırmıştır. Dell i2 tedarik zinciri yönetimi yazılımıyla, her iki saatte bir tedarikçilerine parça siparişleri verir. Böylece, bilgisayarı meydana getiren bileşenlerin, üreticilerinin ve dağıtıcıların ihtiyaç duyduğu anda kendilerine ulaşmasını sağlar.  Bilgisayar bileşenlerini tam zamanında alan üretici ve dağıtıcılar da müşterilerinin isteklerini tam zamanında karşılamış olurlar. Aslında bu sistem, Japonların stoksuz çalışma (Just In Time) sisteminden esinlenerek geliştirilmiştir. Dell’in “sat, tedarikçi bul ve gönder” modeli oldukça büyük bir rekabet üstünlüğü sağlarken,, geleneksel “satın al, stokta tut ve sat” modeli, stok tutma maliyeti ve modası geçme riski açısından, rekabet gücünü azaltıcı bir rol oynar.

Bilindiği gibi, General Motors, dünya ölçeğinde faaliyet gösteren çok büyük bir girişimdir. Bu girişimin on bini aşkın tedarikçisi vardır. General Motors, fabrikalarında işlerin hatasız olarak tam zamanında ve en az maliyetle yapılabilmesi ve müşteri memnuniyeti sağlanabilmesi için, tedarik sürecini bilgi teknolojisiyle yönetmektedir. Söz konusu şirketin, SCM (Supply Chain Management) yazılımı, işletme bilgi süreçlerini, tedarik zincirini oluşturan birimlerin bilgilerini ve tün zincirdeki stok yönetimini takip eder, değerlendirir ve denetler. Tedarik zinciri yönetim sistemi, bilgiyi, zincirin ilk halkasından son halkasına kadar otomatik bir şekilde ileten ve değerlendiren bilgisayar tabanlı bir yazılım sistemdir.  

Genellikle büyük üretim işletmeleri, üretim faaliyetlerini stoksuz üretim (Just In Time) düzeninde yaparlar. Stoksuz çalışma sistemine göre, üretim süreçlerine üretim girdileri, ne erken ne geç tam zamanında gelmelidir. Başka deyişle, üretim sürecinin herhangi bir aşamasında her hangi bir hammadde, malzeme, parça, yarı mamul ve mamul beklemesi (stoku) olmamalıdır. Herhangi bir toptancı, perakendeci veya müşteri, içeri girdiğinde, onların satın alacağı ürünler de aynı anda içeri girmelidir. SCM yazılım sistemi, tedarik zincirindeki ürün sayısının ne çok ne de az olmasına, gereksinme duyulduğu anda olmasına odaklanır. Nedeni, zincirde biriken ürünler, hem maliyeti yükseltir hem de moda riski yaratır. Girdiden çıktıya kadar tüm ürünlerin istenildiği anda hazır bulunmaması ise, müşteri, gelir ve itibar kaybı, hatta üretim sürecinin kapanması demektir.

Küresel girişimler ve küresel tedarikçiler, ürünlerin tedariki için su yolu, deniz yolu, hava yolu, kara yolu, tiren yolu ve boru yolu kullanırlar. 2000’li yıların ortalarında da, ürünlerin internet ışınlamasıyla gönderileceğine kesin olarak bakılabilir. Taşımada uzaklık faktörü, bir taraftan maliyetleri artırırken, diğer taraftan da taşıma aşamalarının izlenmesini ve değerlendirilmesini güçleştirir. Bu nedenle, tedarik zinciri yönetimi, aynı zamanda bir lojistik yönetimini de zorunlu kılar.

Tedarik zinciri yönetimi (SCM) bilgi teknolojisi, girişimlere, başlıca şu stratejik rekabet üstünlüklerini kazandırır:

  • Stoksuz çalışma: Girdi temininden ürün teslimine kadarki tüm süreçlerde herhangi bir stok birikimini önleyerek, bir taraftan maliyet tasarrufu sağlar diğer taraftan da modası geçme riskini ortadan kaldırır.
  • Lojistik üstünlük: hammadde, malzeme, parça, yarı mamul ve mamullerin taşınmasını bilimsel yöntemlerle yaparak maliyet, güvenilirlik optimizasyonu sağlar.
  • Düzgün üretim akışı: Zinciri oluşturan tün süreçleri elektronik olarak denetim altında tutarak, üretimin hiç aşırılığa veya eksikliğe uğramadan düzgün ve kararlı olarak akmasını sağlar.
  • Gelir ve kar kayıplarını önler: Tüm süreçler kontrol altında olduğu için, yok satmaktan veya stokta bekletmekten kaynaklanan gelir ve kar kaybı riski ortadan kalkar.
  • Maliyet ve fiyat üstünlüğü: Gecikmeler ve stok birikmeleri önlendiği için, maliyetler dolayısıyla da ürün fiyatlar düşer ve talep artmış olur.

Tedarik Zinciri Yönetimi yazılımında, i2 ve Manugistics gibi uzman yazılım şirketleri öncülük yapmışlardır. Ancak, bugün için, SAP, Oracle and People soft gibi kurumsal kaynak planlaması yazılım şirketleri, Pazar payının çok büyük bir payını elerinde bulundurmaktadırlar. Bu konuda bilgi edinmek için, aşağıdaki siteleri ziyaret etmekte yarar vardır

:

5. MÜŞTERİ İLİŞKİLERİ YÖNETİMİ BİLGİ TEKNOLOJİSİ

Porter’in beş güç modelini destekleyen bilgi teknolojilerinden birisi de, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) yazılımıdır. Söz konusu yazılımın girişimlerce kullanılması, onlara başlı başına bir rekabet üstünlüğü kazandırır. Örneğin, ünlü Well’s Fargo Bankasının CRM bilgi teknolojisi, çevrimiçi bankacılıkta ve ATM’lerde işlem yapan 10 milyon müşterisinin her işlemini izler ve analiz eder. Bu sistem, beklenen müşteri davranışının belirlenmesinde mükemmel sonuçlar ortaya koymaktadır. Banka, CRM’in öngörülerine bakarak, müşterilerinin neye ihtiyacı olduğunu, daha müşterilerin kendileri bile farkında değilken bilebilmektedir. Well Fargo’nun CRM’i, her müşterinin her işlemini, kişisel bilgilerini, davranışlarını, gereksinmelerini ve benzer özelliklerini algılar, sınıflandırır analiz eder ve değerlendirir. Sistem, bireysel müşterilerinin gereksinmelerini tam zamanında öngörerek,  onlara tahmini öneriler sunar. Müşteriler, tam gereksinme duydukları anda, kendilerine çözüm sağlayan bu önerinin etkisinde kalmakta ve bankaya bağlılıkları artmaktadır. Sonuç olarak, Well Fargo, CRM uygulamalarıyla, 2,2 olan endüstri ortalamasının dört katı daha fazla bankacılık ürününü müşterilerine satmayı başarmıştır.

Müşterileri kazanmak ve elde tutmak, her girişimin temel amacıdır. Bu nedenle, müşteri ilişkileri yönetimi, müşterileri kazanmak ve elde tutmak açısından, bu güne kadar geliştirilebilen en ileri bilgi teknolojisidir. Müşteri ilişkileri yönetimi ya da İngilizce söylenişindeki baş harfleri olan CRM, aslında bir veri çıkarım (data mining) yazılımıdır.  Söz konusu bu yazılım, çok değişik yollardan, sürekli olarak müşteri hakkında bilgiler toplar.   Bu bilgileri sürekli olarak sınıflandırır, analiz eder, yorumlar, değerlendirir ve öneri paketlerine dönüştürür. Böylece, müşteriyi gereksinmeleri açısından sımsıkı kavrar ve değerlendirmelerini, müşteriye yönelik olarak kullanır. CRM’in temel amacı, girişim ile müşteri arasındaki olumsuz deneyim ve etkileşimleri ortadan kaldırmak, bunun yerine karşılıklı olumlu etkileşimler ve deneyimler kurmaktır. CRM bilgi teknolojisinin başlıca üç işlevi vardır:

  • Satış gücü otomasyonu
  • Müşteriye destek ve hizmet
  • Pazarlama araştırması ve kampanya yönetimi

CRM sistemi, bu işlevlerin tümünü, başarılı bir şekilde destekleyecek biçimde tasarlanmıştır. CRM sistemi, yazılımın yanında donanımı, hizmeti, tedariki, işletme amaçlarını ve benzerlerini de içeren bütünleşik bir yapı ve işleyiştir. Sistem, satış gücü otomasyonu uygulamalarıyla başlar ve diğer iki işlevi yerine getirecek biçimde ilerler. Satış gücü otomasyonu sistemleri, otomatik olarak satış sürecindeki tüm aşamaları izler. Satış gücü otomasyonu, yönetimle bağlantı kurma, satışları izleme, listeleme, satış öngörüleri hazırlama, ürün bilgilerini düzenleme ve benzerleri, başlıca satış aşamalarıdır.

Bazı Satış gücü otomasyonu sistemleri, satış listelerini inceleyerek ya da satış ekibiyle doğrudan bağlantı kurarak, potansiyel müşteri listeleri hazırlarlar. Diğer taratan söz konusu bilgi teknolojileri, yönetimle bağlantı kurarak, herhangi bir satış personelinin potansiyel bir müşteriyle ilişkisini, konuşmalarını, tartışmalarını ve sonraki olayları izler ve belgeler. Daha da karmaşık Satış gücü otomasyonu sistemleri, belirtilenlerin yanında, pazar analizleri, müşteri ve müşteri analizleri yapar, bu analizleri ayrıntılı olarak ilgililer sunarlar. Bu arada, müşteriye kendi ürününü tasarlama ya da yapılandırma imkanı veren sistemler bile vardır.

5.1. CRM’in Yarattığı Stratejik Rekabet Üstünlükleri

CRM; kısa, orta ve uzun dönemde, girişimlere önemli rekabet üstünlükleri sağlar. CRM, özellikle şu dört konuda önemli rekabet fırsatları sunar:

  • Müşteri istek, arzu ve gereksinmelerini gerçeğe yakın olarak belirlediği için, daha etkili pazarlama kampanyaları düzenleme fırsatı yaratır.
  • Satış sürecinin tüm aşamalarının etkili şekilde yönetilmesini mümkün kılar
  • Satış sonrası bilgi ve hizmet desteği yönetiminde olağanüstü hız ve kalite sağlayarak müşteri memnuniyetini artırır
  • Çağrı merkezleri oluşturma ve yönetmede üstünlük sağlar

CRM kullanan girişimler, müşterilerinin istek, arzu ve gereksinmelerini, en az hata ile anlar, müşterilerinin önerilerini alır, müşterilerine daha iyi davranır, müşterilerinin girişime bağımlılığını artırır ve müşterilerin rakip girişimlere yönelme olasılığını azaltır. CRM sisteminin yararlarını anlamanın yollarından birisi, en kestirme yolu, CRM kullanmaya başladıktan sonra satışların artıp artmadığını ve maliyetlerin azalıp azalmadığını ölçmektir.

5.2. CRM Bilgi Teknolojisinin Yapısı ve İşleyişi

CRM de tıpkı SCM gibi kurumsal kaynak planlamasının önemli modüllerinden birisidir. Aşağıdaki şekil, CRM modelini simgelemektedir. Şekilden de izlenebileceği gibi, CRM bilgi teknolojisinin Ön Ofis Sistemleri, müşteri ve satış kanallarının ilk birimleridirler. Bu arabirimler, müşteriye ilişkin tüm bilgileri, veri tabanına gönderir. Arka Ofis Sistemleri,  müşteri siparişlerini almak ve yerine getirmek için kullanılırlar ve tüm müşteri bilgilerini veri tabanına gönderirler. CRM sistemi, bir taraftan müşteri bilgilerini analiz eder ve girişimin diğer ilgili birimlerine rapor olarak gönderir, diğer taraftan da her bir müşterinin işletmeyle ilgili deneyimlerini ve işletmeye bakışını yansıtır.

          Müşteriler                   Müşteriler

 

CRM Sisteminin Yapısı

Müşteri ilişkileri yönetimi alanında bilgi teknolojisi paketi satan, birçok yazılım şirketi vardır. Bu şirketlerin en başta gelenleri; Clarify, Oracle, SAP ve Siebel Systems’dir. Özellikle Clarify ve Siebel, Satış Gücü Otomasyon Sistemleri (SFA) alanında büyük ün yapmış iki yazılım şirketidirler. Diğer iki Satış Gücü Otomasyon Sistemi yazılım şirketi,  Salesforce.com ve Vantive’dir.  Salesforce.com,  ASP kullanarak CRM sunan ilk şirkettir. Sonradan diğer yazılım şirketleri, Salesforce.com’u örnek alarak yazılım geliştirmişlerdir. CRM bilgi teknolojileri açısından konusunda daha fazla bilgi edinmek için aşağıdaki siteleri ziyaret etmekte yarar vardır:

  • Siebel Systems-www.siebel.com
  • Salesforce.com-www.salesforce.com
  • CIO Magazine Enterprise CRM-www.cio.com/enterprise/crm/index.html
  • The Customer Management Community by insightexec-www.insightexec.com/
  • CRM Today-www.crm2day.com/

6. İŞLETME ZEKASI BİLGİ TEKNOLOJİSİ

İşletme zekası (BI), müşteriler, rakipler, iş ortakları, işletme ortakları, rekabet çevresi, işletmenin dış çevreleri ve iç çevreleri hakkında doğru, güncel ve hızlı bilgi anlamına gelir. Söz konusu bu bilgi, girişimin, hızlı ve etkili karar almasını sağlayarak, ona rekabet üstünlüğü kazandırır. İşletme Zekası Sistemleri ise, herhangi bir girişimin işletme zekası işlevini destekleyen bilgi teknolojisi araçları ve uygulamalarıdır. Örneğin, SAP İşletme Zekası, girişimin tüm bilgilerini bütünleştiren bir kurumsal kaynak planlaması modülüdür. Bu yazılım; bilgileri algıya, algıyı kavrayışa, kavrayışı eyleme, eylemi de başarıya dönüştürür. SAP İşletme Zekası, işletme süreçlerindeki aşamaların her birini yönetmek ve analiz etmek için gereksinme duyulan tüm bilgileri ilgililere sunacak biçimde tasarlanmıştır. SAP İşletme Zekası, ayrıca veri analizleri yaparak, girişimin müşterileriyle ilişkilerini güçlendirir, iş ortaklarıyla etkili ve yararlı ilişkiler kurulmasını sağlar. 

İşletme zekasını satın alıp, uzman danışmanların yardımıyla işletmelerine uyarlayan girişimler, aşağıda sıralanan etkinlikleri başarıyla yerine getirip belirli bir rekabet üstünlüğü elde ederler:

  • İç ve dış çevrelerden sürekli olarak bilgi elde etme
  • Elde edilen bilgileri sınıflandırma, işleme, değerlendirme ve analiz etme
  • Analizleri grafikler, haritalar, tablolar benzeri biçimlerde görüntüleme
  • Pazardaki değişimlere kısa sürede uyum sağlama
  • İç ve dış karşılaştırmalı değerlendirmeleri (benchmark) kullanarak, temel başarı etkenlerini etkili bir biçimde izleme
  • Zengin bir analiz için tüm kurumsal veri kaynaklarından gelen verileri etkili bir biçimde birleştirme
  • Temel başarı (performans) göstergelerini konu hakkında bilgi sahibi olması gereken kişilere anında iletme

Kağıt ve ambalaj üreticisi olan FiberMark Kuzey Amerika’nın 29 satış personelinin her biri, en az 1.000 sayfa aylık satış raporu yazmak durumundadır. Söz konusu personelin bu raporları yazmak için harcadığı zaman, harcanan kağıt miktarı ve diğer giderler göz önünde bulundurulursa oldukça önemli bir israf söz konusudur. Oysa satış personeli, intranetten işletme zekasına erişmekte ve 15 dakikalık bir eğitimle hem olağanüstü kısa bir sürede, hem de daha az kağıt harcayarak amaçlarına ulaşmaktadırlar.

6.1. İşletme Zekasının Yarattığı Rekabet Üstünlüğü

İşletme üst yönetimi, aslında işletmenin geleceğini yönetir. Dolayısıyla işletmedeki işlevi, sağlıklı stratejik kararlar almaktır. Örneğin, üst yönetim, uluslar arası pazarlara açılıp açılmama, stoka çalışıp çalışmama, başka bir işletmeyle birleşip birleşmeme gibi. İşletme zekası, her şeyden önce, üst yönetimin alacağı stratejik kararlara bilgi desteği sunar. Bunun yanında, işletme zekası, aşağıdaki stratejik amaçları etkili biçimde destekler:

  • Bütünleşik başarı yönetimi gerçekleştirme
  • Müşteri ilişkilerini kıvamlaştırma, işletme faaliyetlerini izleme ve karar almayı destekleme
  • Belirli işlem veya stratejiler için belirli işletme zekası paketleri oluşturma
  • Yönetsel raporlamayı gerçekleştirme

İşletme zekası sistemlerinin oldukça açık yararlarına rağmen, birçok girişim hala bu sistemlere sahip değildir. Bunun nedenlerinden birisi, işletme zekasının öneminin, üst yöneticiler tarafından yeterince anlaşılmamış olmasıdır. İnsan zekası, koşullara uyma yeteneği olarak tanımlanırsa, işletme zekası da işletme koşullarına uyma yeteneği olarak tanımlanabilir. Gerçekten de işletme zekası, çok önemli bir rekabet aracıdır. Bu aracın değerini kavrayan girişimler, oldukça önemli harcamalar yaparak, girişimlerine bu bilgi teknolojisini kazandırmakta ve önemli bir rekabet üstünlüğüne kavuşmaktadırlar. Girişimlerin işletme zekası sistemlerinden kaçınmalarının bir diğer nedeni de, bu sitemi kuran işletmelerin sergiledikleri olumsuz sonuçlardır. Oysa, başarısızlık sitemde değil, sistemin ehil olmayan danışmanlarca kurulmasında veya işletilmesinde aranmalıdır.

Özetle belirtmek gerekirse, işletme zekası, karar sürecinin girdi kalitesini artırır, doğru zamanda, doğru konumda ve doğru biçimde veri ve bilgi sağlar. Böylece, kullanmayan rakiplere oranla, girişimlere önemli bir rekabet üstünlüğü kazandırır.

6.2. İşletme Zekası Bilgi Teknolojisi Pazarı

Girişimler, işletme zekası gereksinmesi için, genellikle www (World Wide Web) küresel bilgi ağından yararlanırlar. Ancak, yine de bu amaçla geliştirilmiş özel yazılımlar, işletme zekası işlevinin kalbi sayılır.

İşletme zekası alanında birçok şirket yazılım sunmaktadır. Örneğin; Aydatum, Brio Software Decisions, Cognos, Crystal Decisions, E-Intelligence, Hyperion, MicroStrategy, ProClarity, Siebel ve Spotfire ve diğerleri. Adı geçen girişimlerin önemli bir üstünlüğü, müşterilerine bir de dijital kontrol paneli sunmalarıdır. Dijital kontrol paneli, anahtar bilgileri birçok kaynaktan toplayarak, bilgi çalışanının gereksinimine göre sınıflandırıp bilgisayar ekranına getirir. İşletme zekası ve işletme istihbaratı için aşağıdaki siteleri ziyaret etmekte yarar vardır:

 Business Intelligence Knowledge Base (İşletme Zekası Bilgi Üssü)

http://businessintelligence.ittoolbox.com

Business Intelligence.com

www.businessintelligence.com

MicroStrategy

www.microstrategy.com

Business Intelligence Evaluation Center (İşletme Zekası Değerlendirme Merkezi)

www.bievaluation.com

Intelligent Enterprise Magazine

www.intelligententerprise.com/channels/bi/

7. BÜTÜNLEŞİK İŞBİRLİĞİ BİLGİ TEKNOLOJİSİ

Bilindiği gibi, internet, işletmecilikte yer ve zaman bağımlılığını tümüyle ortadan kaldırmıştır. Dünya iletişim araçlarının hızı oranında küçülmüş, buna karşılık bilgi gereksinmesi, dünya ölçeğinde büyümüştür. Başka deyişle, bugünün işletmeciliğinde, yerel, ulusal veya bölgesel bilgi, işletmeleri başarısız kılmaktadır. İşletmeler, 21.yüzyılın acımasız rekabet ortamında, dünyadaki en son bilgiye, en son hızla ulaşmak ve tasarımlarını buna göre yapmak durumundadırlar. Gerçekten de, bu gerçeği kavrayan girişimler, işletmecilik etkinliklerine, dünyanın her yerinden katılım sağlamakta ve bütünleşik işbirliği ortamlarında, bütünleşik işler yapmaktadırlar. Dünyanın her yerindeki, her bir takım üyesinin işletme kararlarına, tasarımlara, tartışmalara katılması ve belgelere her zaman ve her yerden katkıda bulunabilmesi sağlanmaktadır. Küresel ölçekteki işletmecilik süreçlerine, web tabanlı işbirliği yoluyla yönetim, pazarlama, üretim, finansman, insan kaynakları, araştırma-geliştirme, halkla ilişkiler ve diğer işletmecilik işlevi katkıları yapılabilmektedir.

İnternet, dünyayı küçültmüş ve postmodern anlamda yeni bütünleşik işbirliği ortamları yaratmıştır. Örneğin, merkezi Almanya’nın Münih kentinde bulunan Siemens AG, 190 ülkedeki 440.000 çalışanıyla, 150 yıllık elektrik mühendisliği ve elektronik şirketidir. Şirketin büyük iş yükü, en yeni işbirliği yazılımı olan “SiteScape’s Forum (www.sitescape.com)” internet adresindeki web tabanlı bilgi teknolojisiyle desteklenmiştir.  Artık, Siemens AG’nin işletmecilik etkinlikleri, web tabanlı bütünleşik işbirliği ortamındaki üye takımlar tarafından yapılmaktadır.

Siemens’in www.sitescape.com adresindeki SiteScape’s Forum’unun şirkete kattığı değere dair en güzel örnek, şirketin ABD ve Almanya’dan 18-20 kişilik çapraz-işlevsel bir takım oluşturmasıdır. Haftanın yedi günü 24 saat çalışacak bir iletişim kanalı kurulmuştur. ABD ile Almanya arasındaki 6 saatlik saat farkından dolayı, Siemens, 09:00 ve 15:00 arasını çalışma zamanı olarak belirlemiştir. Çalışmaya katılanlar, web-destekli dokümanları paylaşma, fikirlerini tartışma ve verimlilik artırıcı önerilerde bulunma olanağına sahip olmuşlardır. Siemens AG, bununla da yetinmemiş, söz konusu Forum’u kapalı devre çalıştırarak, arz zincirinin yönetim sürecini düzenli bir akışa içine almayı başarmıştır. Ayrıca, bütünleşik işbirliği yazılımıyla, bir şirketten diğerine işlem yapabilme olanakları yaratmıştır.

Geleneksel işletmeciliğin reel çalışma ortamlarında yapılan hemen her etkinlik, web tabanlı sanal takım ortamlarında yapılabilmektedir. Dolaysıyla, reel takım içindeki işbirliğini iyileştirmek için yapılması gereken ne varsa, sanal takım verimliliğini artırmak için de yapılmalıdır. Dünya ölçeğindeki sanal takımların, sanal liderler tarafından başarıyla yönetilmesi, önemli ölçüde rekabet üstünlüğü yaratacaktır.

Bütünleşik işbirliği ortamı (integrated collaboration environment-ICE), sanal takımların kendi işlerini yaptıkları bir ortamdır. Sanal takımlar, takım üyelerinin çalışmaya farklı coğrafi bölgelerden katıldığı ve çalışmaların uzman bir ICE yazılımı ya da daha temel düzeyde bir işbirliği bilgi teknolojisi sistemiyle desteklendiği takımlardır. Bütünleşik işbirliği ortamı yazılım sistemi, bilgi paylaşımının ve bilgi akışının desteklenmesiyle takımların performanslarının daha da iyileştirilmesine yardımcı olan bir bilgi teknolojisidir. Söz konusu bilgi teknolojisi, aralarında işbirliği yapan çeşitli girişimlerin çalışanlarından oluşan sanal takımlar kurmaya da olanak verir. Gerçekten de, aralarında işbirliği yapan girişimler, bilgi teknolojisiyle donatıldıkları için internet, intranet ve extranet olanaklarıyla kolayca sanal takım etkinliklerinde bulunabilmektedirler. düzenli olarak etkileşimde buluna şirketinizin kendisiyle düzenli olarak iş yaptığı ve genellikle BT ile donatılmış şirkettir.

Birçok girişim, birbirleriyle ilk önce e-posta ile iletişim kurmayı tercih eder. Daha sonra ise, çalışanların birbirlerinin takvimlerine, grup planlarına, tasarımlarına, iş akış sistemlerine ve belge yönetim sistemlerine ulaşabildikleri daha ileri özelliklere sahip gelişmiş işbirliği sistemlerine geçerler. İş akışı, iş sürecinin başından sonuna en sonuna kadar, her aşamayı ve her aşamada hangi etkinliklerin yapılacağını ve çalışma kurallarını betimleyen bir ürün yol haritasıdır. Örneğin, bir bankanın kredi başvurusunu hatasız olarak değerlendirme süreci, bir dizi çalışmayı gerektirir. Söz konusu çalışmalar, farklı aşamalarda farklı uzmanlıklar tarafından yapılır. Banka, iş akış sistemi yazılımı kullanarak, kredi başvurusu değerlemesindeki yol haritasını tasarlar, yürütür, izler, denetler ve sonuçlandırır. Gerçekten de İş akışı sistemleri  bilgi teknolojileri, çalışma sürecinin yönetimine ve otomasyonuna olanak sağlarlar. Örneğin, söz konusu kredi başvurusunu yürütebilmek için gereken tüm basamaklar, gerekli belgelerin güncellenmesine ve bir bilgi uzmanından diğerine elektronik yolla aktarımına dayalı iş akışı sistemi tarafından yürütülür. Bilindiği gibi, büyük girişimler, her gün, her hafta ve her ay düzenlenmesi ve yönetilmesi gereken milyonlarca belgeyle çalışırlar. Girişimin belge yönetim sistemi yazılımı, herhangi bir belgenin tüm gerekli süreçlerden hatasız olarak geçerek belirtilen yerlere ulaşmasını sağlar. Bu anlamda, belge yönetim sistemi iş akışı sistemine benzer. Ancak, belge yönetim sisteminde asıl amaç, belgenin saklanması ve yeniden erişimidir. Oysa, iş akış sistemindeki amaç, ürünün yol haritasını belirlemektir. Örneğin, herhangi bir banka, çeklerin bir kopyasını elektronik olarak çıkarabilir ve eğer isterse bir kopyasını müşteriye verebilir.

Buraya kadar yapılan açıklamalardan da anlaşılacağı gibi, olaya değer zinciri açısından bakılırsa, işletmecilik süreçleri, reel ortamlarda da, sanal ortamlarda da yapılabilir. Ancak, bütünleşik işbirliği bilgi teknolojileriyle sanal ortamlarda, sanal takımlarla yürütülen işletmecilik etkinlikleri, yaratılan değeri en çoklamış olur. Aynı şekilde, reel iş akışı ve belge akışı sistemleri, bilgi teknolojileriyle sanal iş akışı ve belge akışı sistemlerine dönüştürülerek, değer zinciri sonundaki toplam katma değer, olağanüstü düzeylere çıkarılabilir.

Girişimler, son zamanlarda, bütünleşik işbirliği için, canlı tele-konferans, video-konferans ve web- konferans bilgi teknolojileri kullanmaya başlamışlardır. Başka deyişle, artık girişimler, ortak proje yönetimine ve iş akışı otomasyonuna doğru daha gelişmiş sistemlerle iş birliği gerçekleştirme yoluna girmişlerdir. Bütünleşik işbirliği yazılımları, canlı tele-konferans, video-konferans ve web-konferans gerçekleştirecek biçimde iyileştirilmektedirler. Aşağıdaki şekilde, bütünleşik işbirliği ortamının yapısı ve işleyişi simgelenmiştir.

Bütünleşik İşbirliği Ortamlarının Yapısı ve İşleyişi

Şekilde gösterilen bütünleşik işbirliği teknolojilerinden bazılarına yukarıda değinilmişti. Burada, bilgi yönetimi ile sosyal bilgi ağına da kısaca değinmekte yarar vardır.

Bilgi yönetim sistemleri, aslında bütünleşik işbirliği yazılımlarının bir türevidir. Bilgi yönetim sistemi,  örgütsel yapının iç ve dış çevrelerindeki teknik bilginin tartışmaya açılmasını sağlayan bir yazılımı ifade eder. Bilgi yönetimi teknolojisi,  girişimin iç ve dış çevresindeki bilgilerin düzenlenmesine, veri, model ve bilim tabanları oluşturulmasına, analizler, raporlar ve yorumlar yapılmasına, ilgililere ulaştırılmasına, saklanmasına ve yeniden elde edilmesine yarayanbütünleşik ir yazılımdır. Bilgi yönetim sistemlerinin amacı, girişimin elindeki verilere bilgilere, bilgi kaynaklarına ve çözümlere, bütün çalışanların her gereksinim duyduklarında ulaşabilmelerini mümkün kılmaktır.

Sosyal şebeke sistemleri de, yeni bir bütünleşik işbirliği yazılım türüdür. Sosyal şebeke sistemi,kullanan kişiyi,tanıdığı kişilere, tanıdığı kişilerden de onların tanıdıklarına bağlayan bir sistemdir. Örneğin, herhangi bir girişimdeki bir satış elemanı, bir başka girişimin üst düzey yöneticisine, sosyal şebeke yazılımı ile tanıştırılabilir. Ancak, bu tanıştırma aşamasından önce, sosyal şebeke yazılımı, böyle bir tanıştırma veya randevu için, tanıştırıcının yetkili olup olmadığını da araştırır. Eğer, sistem, tanıştırmanın kurallara uygun olduğunu onaylarsa, kurulmak istenen sosyal görüşmeye izin verir.

7.1. Bütünleşik İşbirliği Ortamlarının Yarattığı Rekabet Üstünlüğü

Sanal bütünleşik işbirliğinin, girişimler için, büyük yararları vardır. Örneğin, geleneksel yöntemlerle çalışan petrol ve gaz arama şirketleri de, büyük projeleri yürütürken, birlikte ortak girişimlerde bulunurlar. Ancak, bu işbirliğinde, çağdaş bütünleşik işbirliği teknolojilerinden yararlanmadıkları için, proje maliyetleri oldukça yüksek tutarlara ulaşmaktadır. Son zamanlarda yapılan bir alan araştırması, bu girişimlerin de, iş birliği teknolojilerini kullanarak ve işbirliğinden yana daha hızlı ilişkiler geliştirerek, yıllık 7 milyar dolar tasarruf yapabileceklerini göstermektedir.

Özetle belirtmek gerekirse, bilgi teknolojisi alanında geliştirilen her yenilik, bu yenilikten yararlanan girişimlere önemli bir rekabet üstünlüğü kazandırır. Bu anlamda, güncel bütünleşik işbirliği teknolojilerini kullanan girişimler de, kullanmayan rakiplerine karşı, belirli bir üstünlük kazanırlar. Herhangi bir girişimin çalışanlarının beyinlerinde, dosyalarında veya bilgisayarlarında, olağanüstü boyutta bilgi bulunmaktadır. Eğer girişim, bu bilgilerin neler olduğunu bilebilir, girişimin iç ve dış çevreleriyle belirli bir amacı gerçekleştirmek için paylaştırabilir ve başkaları tarafından ulaşılabilir kılarsa, rakiplerine oranla çok büyük başarılar elde edebilir. Girişimlerdeki örtülü bilginin, bilgi teknolojisi kullanılarak açığa çıkarılması, yaşamsal sorunların çözümünde çok büyük yararlar sağlar; yeni ürün, hizmet ve teknik fikirlerinin ortaya atılmasına olanak ve öncülük sağlar.

7.2. Bütünleşik İşbirliği Teknolojisi Pazarı

Bütünleşik işbirliği pazarında başlıca girişim öncülük etmektedir. IBM/Lotus, Microsoft ve Novell’dir. Söz konusu her şirket,  pazara sunulacak en son ürün hakkında “varlığından haberdar olma” diye adlandırılan bir işlevi devreye sokar. Varlığından haberdar olma, kullanıcının anında ulaşılabilir durumda mı, yoksa kısmen daha güç ulaşılabilir durumda mı olduğunu belirleyen bir yazılım işlevidir. Hızlı Mesaj (Instant Messaging-IM) teknolojisine dayanan varlığından haberdar olma sistemi, e-posta ve CRM’den bilgi yönetimine ve sosyal şebekeye kadar, hemen bütün uygulamalara yerleştirilmiş ya da yerleştirilmek üzeredir.

Diğer taraftan, Groove ve NextPage’in her ikisi de, akrandan-akranadiye adlandırılan özel bir tür bilgi paylaşım yazılımının örnekleridirler. Akrandan-akrana işbirliği yazılımı,merkezi bir sunucu yoluyla kullanıcıların canlı olarak iletişime geçebilmelerini ve dosya paylaşabilmelerini sağlar. İşbirliği yazılımındaki akrandan-akrana dosya-paylaşımı özelliği, belgelerin birlikte yaratılması ve düzenlenmesi, metinlerin ve sesli mesajların iletilmesi ve alınması özelliklerini içerir.

Bugün iletişim teknolojisi pazarında sayısız bilgi yönetimi yazılım paketleri vardır. Bunların arasında en yeni ve en revaçta olanı sosyal şebeke yazılımlarıdır. Yeni geliştirilmesine rağmen şu anda bile, birden fazla sosyal şebeke paketi bulunaktadır ve her ay bunlara bir yenisi daha eklenmektedir. Bunlardan bazıları, Friendster.com, Tickle, Triber.net ve Linkedin’dir. Bu arada, sosyal şebeke alanında en ilginci ve en çok tartışılanı, Spoke adını taşır. Spoke sosyal şebeke yazılımı, girişimlere, çalışanlarının bilgisayar aracılığı ile kurdukları ilişkilerin tutulduğu veri tabanlarına girerek, konuşmaları veya yazışmaları dinleme veya okuma imkanı verir. Spoke yazılımı, çalışanların bilgisayar bağlantılarını listeler. Böylece girişimler, kendi çalışanlarının başka girişimlerin çalışanlarıyla yaptığı bilgisayar yazışmalarını veya söyleşilerini belirler. Daha sonra, bu çalışanların kurduğu ilişkilerden pazarlama amaçlı olarak yaralanma yoluna giderler. Örneğin, başka bir girişimin satış elemanı ile soğuk bir ilişki yerine, daha önce bir şekilde ilişki kurmuş bir elemanı aracılığıyla daha sıcak bir ilişki kurulabilir.

Aşağıdaki tabloda, bütünleşik işbirliği bilgi teknolojisi pazarında faaliyet gösteren yazılımcıları bir listesi verilmiştir:

.

Tür Temel İşlevler Örnek Web sitesi
İş birliği Canlı bağlantıyla iş bilirliği kurabilme ve konferans düzenleme Canlı Toplantı www.microsoft.com  
İş Akışı İş süreci yönetimi Metastorm www.metastorm.com
Belge Yönetimi Girişim içeriği yönetimi FileNet www.filenet.com
Akrandan-akrana Masaüstü ve mobil iş birliği Groove www.groove.com
Bilgi Yönetimi Bilginin edinilmesi, düzenlenmesi, yerleştirilmesi ve yeniden kullanımı IBM Bilgi Keşfi www.360.ibm.com/software/lotus/knowledge          
Sosyal Şebeke Kişisel ve profesyonel bağlantılarınızın artırılması Linkedin www.linkedin.com  

Bütünleşik İşbirliği Yazılımları Alanında Faaliyet Gösteren Şirketler

8. PORTERİN BEŞ GÜÇ MODELİ VE BİLGİ TEKNOLOJİSİ

Buraya kadar ki açıklamalardan da anlaşılacağı gibi,  teknolojinin uygun, etkili ve verimli kullanımını belirleyebilmek için, girişimin teknolojiyi ve kendi iş süreçleri çok iyi analiz etmesi gerekir. Girişim, teknolojinin işletme stratejilerindeki ve işletmecilik süreçlerindeki rolünü açıkça ortaya koyması gerekir. Porter’in beş güç modeli ve bilgi teknolojisi ilişkisini kurabilmenin en iyi yolu, en baştan buraya kadar tartışılan kavramsal modelleri ve kavramları yeniden gözden geçirmektir:

*Üst çizgi ve Alt çizgi

İşletmecilikte üst çizgi uygulamaları ve etkinlikleri, gelirleri artırmaya yönelik uygulamalardır. Yeni müşteri pazarlarına ulaşmak, yeni ürünler sunmak, çapraz satış, tamamlayıcı ürünler sunmak, bu konuda verilebilecek bazı örneklerdir.

Alt çizgi uygulamaları ve etkinlikleri ise, mal hizmet sunumlarında oluşan maliyetleri en aza indirmeye yönelik uygulamalardır. Üretim sürecinin optimizasyonu, taşıma giderlerinin en aza indirilmesi, insan kaynağı maliyetlerini düşürme, süreçlerdeki hataları en aza indirme, bu konuda verilebilecek bazı örneklerdir. Üst çizgi ve alt çizgi belirlemede şu soruların yanıtı kesinlikle verilmelidir: Girişimdeki müşteri ilişkileri yönetim sisteminin alt çizgisi mi, üst çizgisi mi veya her ikisi birden mi göz önünde bulundurulmalıdır? Tedarik zinciri yönetimi gelir artışına mı odaklıdır, yoksa maliyetleri düşürmeye mi? Hangi tür işletme zekası gelirleri arttırmaya yardımcı olur? Bütünleşik işbirliği çevresinin maliyetleri düşürmede veya gelirleri artırmada ki rolü nedir?

*İşlet, Büyüt, Dönüştür Süreci

İşlet, büyüt dönüştür yaklaşımına göre, bilgi teknolojilerine ayrılan paranın yüzde kaçının eldeki işi yürütmek için, yüzde kaçının işi büyütmek için ve yüzde kaçının da işi tamamen farklı bir yönde dönüştürmek için harcanacağı belirlenmelidir. Bunun yanında, eğer girişim yeni pazar payları elde etmek için müşteri ilişkileri yönetimi bilgi teknolojisi kullanabiliyorsa,  sürecin “büyütme” tarafına katkıda bulunuyor demektir. Aynı şekilde, eğer girişim tedarik zinciri yazılımını, sıkı bir tedarik zinciri oluşturmak için kullanmaktaysa, sürecin“çalıştır” tarafına ağırlık veriyor demektir. Eğer girişim, insanları takımlar halinde bir araya getiriyorsa ve takımları işletme zekası yazılımlarıyla donatmışsa, bu  durumda da sürecin  “dönüştür” tarafına ağırlık veriliyor demektir.

*Porter’in Beş Güç Modeli

Porter’in beş güç  modeli, girişimin faaliyet gösterdiği endüstrinin analiz edilmesini sağlar. Bu model açısından şu soruların yanıtlanması gerekir: Girişim CRM sistemini, alıcıların rekabet gücünü azaltmak için nasıl kullanmaktadır? Girişim, SCM sistemini, tedarikçilerin rekabet gücünü azaltmak için nasıl kullanmaktadır? Bütünleşik işbirliği sistemi, girişimin yeni bir pazara girme veya ikame veya tamamlayıcı malları pazara sunma konusundaki rolü nedir? Girişimin endüstrideki rekabet alanını daha iyi anlayabilmek için ne tür işletme zekasına ihtiyacı vardır? Porter’in beş güç modeli, bu ve benzeri soruları yanıtlamaya yardımcı olur.

*Değer Zincirleri

Değer zinciri yaklaşımı, girişimin müşterilerine sunduğu katma değeri dikkate alan sayısal bir ölçü sunar. Ancak, girişim, şu soruları yanıtlamak durumundadır: Girişim, müşterilerin algılarına yönelik bilgileri nereden toplamalıdır? Girişim, verileri analiz etmek için hangi bilgi teknolojisi araçlarını kullanmalıdır? Eğer girişimin varlıkları arasında yer alan hammaddeler, değer zincirinde değer azaltan durumda ise, girişim bu durumu değiştirmek için SCM teknolojisini nasıl kullanmalıdır

Burada konuya son verirken, teknolojinin, tek başına, her derde deva bir ilaç olmadığı, bir kez daha belirtilmelidir. Örneğin, işletme zekası, belirli bir amaç için kullanılmadıkça, hiçbir yarar sağlamaz. Aynı şekilde, bütünleşik işbirliği bilgi teknolojisi, eğer bunu kullanan çalışanlar işletmenin hedeflerini ve stratejilerini bilmiyorlarsa, pek yararlı olamaz.  İşletmecilik alanında ne yapılırsa yapılsın, her zaman girişimin izlediği stratejilerin, kullanılacak teknolojiyi  yönlendirmesi gerekir. Üst çizgi, alt çizgi, işlet-büyüt-dönüştür, Porter’in 5 Güç Modeli ve değer zincirleri gibi işletmecilik kavramları, modelleri veya araçları, yalnızca teknolojinin ve onun uygulama alanlarının rolünü daha iyi anlamaya yardım eder.

9. BİLGİ TEKNOLOJİSİ TABANLI İŞLETME SÜREÇLERİ KONUSUNU PEKİŞTİRME AMAÇLI YAZILAR

Buraya kadar yapılan açıklamalarla, bilgi teknolojisi tabanlı işletme süreçleri konusu, sekiz ana başlık altında incelenmeye çalışılmıştır. Bu konunun daha da iyi anlaşılması için, aşağıda çeşitli yazılar sunulmuştur.

Cep Telefonu Sektöründe Değişim Ücretinden Kurtulma   Porter’in Beş Güç Modelinde incelenen değişim ücreti, ikame ürün veya hizmetlerin tehditlerini azaltır. Cep telefonu sunucuları, sizi uzun dönemli müşteri olarak elinde tutmak isterler. Bedava konuşma elde etmek için veya limitsiz dakikalar elde etmek için, şirketle bir veya daha fazla senelik anlaşma imzalamak zorunda kalabilirsiniz. Bu size değişim ücretine mal olabilir. Nedeni, anlaşma bitmeden başka bir telefon hizmeti sağlayıcısına geçerseniz anlaşmaya uymadığınız için tazminat ödemek zorunda kalmanızdır.   Cep telefon sektöründe, 2007 yılına kadar, eğer telefon hizmeti sağlayıcınızı değiştirirseniz, numaranızı aynen alamıyordunuz. Bu durum, birçok müşteriyi şirket değiştirmekten vaz geçirmiştir.   Porter’in beş Güç Modeli açısından değişim ücretini azaltma, ikame ürün tehdidi yaratır. 2007 yılından sonra, sektöre artık daha çok telefon şirketin girmesi beklenebilir. Sektöre giren yeni şirket ve teknolojiler, değişim ücretini azaltacak ve telefon hizmeti alanlara büyük yararlar sağlayacaktır.
Porter’in Beş Güç Modelini, Film Kiralamada kullanmak   Yüksek rekabetin bulunduğu endüstrilerden birisi de film kiralama işidir. Videoları, video kiralama dükkanlarından kiralayabilirsiniz veya evinizden her izleme için para ödeyip izleyebilirsiniz. Ya da Netflix gibi web sitelerinden kiralayabilir ve istediğiniz kadar videoya sahip olabilirsiniz. Bu alanda Blockbuster bile online kiralamaya yönelmiştir. Yakında Amazon.com’un  bile bu uygulamaya geçmesi beklenebilir.   Porter’in beş güç modelinden yararlanılırsa, film kiralama işine girmedeki göreceli çekicilik, belki de ortadan kalkabilir. Porter’in beş güç modeli açısından, film kiralama sektörüne ilişkin olarak aşağıdaki sorulara yanıt veriniz:   Alıcı gücü düşük veya yüksek midir? Satıcı gücü düşük veya yüksek mi? Hangi ikame ürün ve hizmetler, tehlike olarak algılanmalıdır? Yeni girenler için tehdit düzeyi nedir? Girişteki engeller yüksek mi düşük müdür? Başlıca giriş engeller neler olabilir? Var olan rakiplerin rekabet düzeyi nedir? İşletmede, en başta gelen beş rekabetçi işletme sıralayınız. Filim kiralama sektörüne ilişkin olarak sizin görüşünüz nedir? Bu endüstriye girmek, iyi midir yoksa kötü müdür? Bu endüstriye girmek için, Porter’in beş güç modelini nasıl kullanırdınız? t5
Sevgililer Gününde Çiçek Siparişlerini Yerine Getirmek               Urban çiçekçisi, bütün Kanada’daki çiçek perakendecilerine ve Amerika Birleşik Devletlerine online servis yapmaya birkaç yıl önce başlamış ve üç yılda yıllık yüzde 1000 oranında gelir büyümesi sağlamıştır. Satışların 10 kat artması, birçok problemi de beraberinde getirmiştir. Online servis uygulamasından önce, siparişler elle alınır ve  11 kişi tarafından elden geçirilirdi. Urban Çiçekliğinin CEO’su Alif Somani’ye göre, “Çok fazla sayfa takibimiz vardı ve çalışanlarımız günde 10.000 bastırılmış kağıtla uğraşıyordu”.   Urban çiçekçilik Commercial Ware Inc’s Order Motion, sipariş yönetimi teknolojisi kullanmaya başladıktan sonra çiçekçiliğin hata payı %3’e inmiş ve satışlar %15’e yükselmiştir. Order Motion çiçekçilikteki sipariş, yerine getirme, stok yönetimi ve ödeme süreçleri gibi ofis arkası tüm işleri yapmaktadır.  Ayrıca, sistem, bütün siparişlerin müşteriler tarafından, posta yoluyla, telefonla ve internetle yapmalarına da olanak sağlamaktadır.   Alif, bunları şöyle özetlemiştir: “Biz, müşterilere, hizmet bölümüne işlerini daha verimli yapmalarını sağlamak için teknolojik destek yatırımı yaptık. Order Motion’la sipariş bilgilerini otomatik almaktayız. Bizim için önemli olan siparişleri yerine getirmek değil, müşterilerin isteklerini yerine getirmektir. Bunları yapmak için de doğru teknolojiye sahip olmak gerekir.”  
İşletme Stratejisinde Tedarik Zinciri Yönetimi               İşletme stratejisi konusunda Tedarik Zinciri Yönetimini ve Tedarik Zinciri Sistemini dikkate almak zorunluluk durumuna gelmiştir. Aşağıdaki soruları yanıtlamak için, herhangi bir işletme seçiniz. Seçtiğiniz işletmenin pazardaki durumunu,  öncelikli müşterilerini ve kendisini nasıl farklı kılacağını öğrenmeye çalışınız. Örnek işletmenizin finansal hizmet şirketleri, sigorta şirketleri gibi hizmet verenlerden olmamasına çalışınız. Microsoft, Coca-Cola, Nordstorm, WallMart ve benzeri işletmeleri seçiniz.   Üst kademe Alt Kademeye Karşı: Örnek işletmeniz, Tedarik Zinciri Yönetim sistemini üst kademe çalışanlarını desteklemek için kullanabilir mi? Örnek işletmeniz Tedarik Zinciri Yönetim sistemini üst kademe çalışanlarını desteklemek için kullanabilir mi? Porter’in beş güç modeli:  Örnek işletmeniz, hangi durumlarda Tedarik Zinciri Yönetim sistemini kullanabilir? Tedarik olarak alıcı gücünü azaltma Alıcı olarak tedarikçi gücünü azaltma İkame ürün ve hizmetlerin tehlikelerini azaltma Yeni Girişlerin tehlikesini azaltma   Değer Zinciri: Örnek işletmeniz, Tedarik Zinciri Yönetimi değer süreci olarak mı, yoksa öncelikli değer süreci olarak mı dikkat çekmektedir? Tartışınız.
Çevrimiçi Pazarlamada Hedefli ve Hedefsiz CRM Reklam Uygulamaları   Çevrimiçi gezinti yapan pek çok insan için, interneti anlamsız reklamlarla doludur. Örneğin, e-postalarını açan genç insanlar, Viagra reklamlarıyla karşılaşırlar. Aynı şekilde, değişik kesimden birçok insan,  e-postasında, uzun dönemli ev alımı için faiz oranlarının düşürüldüğü yönünde reklamlar veya kiralık daire reklamları görürler. Bu ve bunlara benzer anlamsız, kullanışsız ve hedefsiz reklamlar, genellikle, insanların bunları tamamen göz ardı etmesine neden olur.   Bunun tamamen tersine olarak, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), değişik kaynaklardan veri toplayarak müşterileri sınıflandırır, tanımlar, istek, arzu ve gereksinmelerini belirler. Daha sonra da tam hedefe yönelik reklamlar gönderir, satış artırıcı çabalarda bulunur. Bu yönüyle bile, CRM, iş dünyasında hayranlık uyandıran bir yazılım olarak nitelendirilir. Olaya internet olarak bakılırsa, CRM sistemi, daha önceden, hangi insanların, ağda hangi sitelere girdiğini, ilgilerinin neler olduğunu daha önceden bilir ve buna göre hedeflemeler yapar. CRM ağırlıklı müşteri ilişkileri, geleneksel yöntemlere oranla oldukça başarılı sonuçlar verir.   AOL Advertising.com, reklam veren Web sitelerinde isimsiz Web gezginlerini belirlemek için, LeadBeck davranışsal pazarlama teknolojisi geliştirmiştir. Bu teknoloji, reklam verecekler için, başlıca şu iki pazarlama seçeneğini sunmaktadır: (1) herkes için jenerik bir reklam (hedefsiz reklam olarak adlandırılır), (2) CRM ile davranışları önceden belirlenmiş belirli gruplar için hazırlanmış hedefli reklamlar dizisi.   Söz konusu her iki reklam seçeneği de, web’de reklamın etkinliğine göre bir maliyet öngörmüştür. Aslında, geliştirilen CPM s,istemi, pazarlama için harcanan her bir doları, satış geliriyle ilişkilendirerek değerlendirir. İlk seçenekteki hedefsiz reklamlar, 1,49 dolardır. Bu, pazarlamacının pazarlamada harcadığı her dolar için, satış gelirinden 1,49 dolar aldığı anlamına gelir. Davranışsal olarak hedeflenmiş ikinci seçenekteki reklamlarda ise, pazarlamacı, pazarlamada harcadığı her dolar için 3,98 dolar almaktadır. Diğerlerinin çoğunda olduğu gibi, bu örnekte de CRM, sonuçları sayılara dökerek ölçme olanağı sunmaktadır. Başka değişle, hedefli reklamlar, hedefsiz reklamlardan, yaklaşık 2,50 dolar daha fazla bir değere sahiptir.
İşletme Stratejisi Geliştirmede CRM’den Yararlanma   İşletme stratejisi geliştirmede de, CRM sisteminde yararlanılır. Bunu örnekleyebilmek için, iki çocuklu bir aileniz olduğunu varsayınız. Ailenizin aynı bankada bir ev ipoteği, iki araba kredisi borcu ve iki çocuğunuzun her birinin üniversite eğitim masrafı için de birer hesabı olsun.   Banka, siz ve aileniz hakkında akla gelebilecek her özelliği ve her bilgiyi, CRM sistemiyle bilir. CRM teknolojisi, sizi ve aile bireylerinizi, çeşitli yol ve yöntemlerle sürekli olarak izler, değerlendirir ve sonuçlar çıkarır. Örneğin, CRM, ATM’lerden ne zaman ne kadar para çekildiğini, ne zaman nereden ne kadar alış veriş yapıldığını, aile bireylerinin yaşını, cinsiyetini, bireysel özellik ve davranışlarını, ailenin yıllık gelirini, mal ve mülkün ne olduğunu ne zaman ve nereden alındığını takip eder, değerlendirir ve ilgililere önerilerde bulunur.    Ailenizle, aile bireylerinizin özel yaşamlarıyla ilgili olarak, aşağıdaki durumlar karşısında, CRM sistemine sahip olan bankanızın size nasıl yardım edebileceğini tasarlamaya çalışınız:   Siz ve eşiniz, başka bir çocuk yapma kararı almak istediğinizde, bankanız size ne gibi CRM bilgileri sunabilir?İşinizi kaybettiğinizde, bankanız size ne gibi CRM bilgileri sunabilir?Aile bireylerinizden birisi, şiddetli bir hastalığa yakalandığında, uzun süreli bir tedavi gereksinmesi olduğunda ve sağlık sigortası da olmadığında, bankanız size ne gibi CRM bilgileri sunabilir?Hesabınızdan her hangi bir amaç için para ayırmak istediğinizde, bankanız size ne gibi CRM bilgileri sunabilir?Bankanızın ATM ağında olmayan başka bir ATM kullanarak, sürekli olarak ödeme işlemi yaptığınızda, bankanız size ne gibi CRM bilgileri sunabilir?  Kimliğiniz çalındığında veya kaybolduğunda, bankanız size ne gibi CRM bilgileri sunabilir?Mevcut evinize ek bir inşaat kararı vermek istediğinizde, bankanız size ne gibi CRM bilgileri sunabilir?Özel yaşamınızın herhangi bir aşaması saldırıya uğrarsa, bankanız size ne gibi CRM bilgileri sunabilir?
İşletme Zekası   Sektördeki her işletme, beysbol sopaları, golf eldivenleri ve hokey dizlikleri üretse bile, yine de bir işletme zekası yazılımına gereksinme vardır. Hillerich&Bradsby (H&B), bu sektörde yer alan ünlü şirketlerden birisidir. Bu arada, daha önce adını hiç duymadığı halde, Louisville Slugger Beysbol Sopaları, Biyonik Golf Eldivenleri veya Xceed Hokey Dizlikleri gibi ürünleri kullananlar olabilir.   H&B, hem yerel hem uluslar arası ofislerinden önemli finansal bilgi raporları alan ve bunları bütünleştiren bir şirkettir. H&B, tüm dünyada oynanan beysbol, golf ve hokey gibi sporlarda iyi tahminler yapabildiği için, önemli bir uluslararası üne sahiptir. H&B’nin tüm ofislerinde, büyük bir kurumsal kaynak planlaması yazılımı olan SAP sistemi kullanılır. H&B’de asistan kontrolör olan Scott Robinson’a göre, “SAP bilgisayar sistemi oldukça iyidir. Ancak, en büyük sakıncası, ihtiyacımız olmadığı kadar çok sayıda raporlama yapmasıdır.”   Bu sakıncası nedeniyle, H&B Information Builders (www.information-builders) tarafından geliştirilen İşletme Zekası Yazılımı, WebFocus sistemine dönüştürülmüştür. WebFocus, SAP’la birlikte işleyen bir işletme zekası yazılımıdır. Sap’taki bilgileri, belirli zamanlarda WebFocus doğru aktarmakta ve böylece H&B çalışanları, SAP’a oranla çok daha hızlı olarak WebFocus kullanabilmekte ve gereksinmeleri olan raporları üretebilmektedirler.   H&B kontrolör yardımcısı Scott Robinson’a göre, “daha önceki sistemde yatırım, brüt kar ve üretim hakkındaki raporlar için SAP kullanıldığında, herhangi bir işletme zekası yaratabilmek için, eldeki verileri Excel’e yükleyerek bilgi üretme gereksinmesi vardı. Oysa, şimdi yalnızca WebFocus kullanıldığı için, haftada 12 saat olan raporlama süreci 8 saate indirilmiştir.   Özet olarak, sağa sola sapmadan, doğruca sonuca ulaştıracak bir işletme zekası yazılımı olan WebFocus’i geliştiren ve  kullanan H&B, çok yararlı bir sisteme sahip olduğunu, bu alandaki girişimlere göstermiş olmaktadır. 
GlaxoSmithKline, Groove Çalışma Alanlarıyla “Yaşam Kalitesi” Yaratıyor   GlaxoSmithKline (GSK)’in misyonu, insanların daha çok üretmelerini, daha mutlu hissetmelerini ve daha uzun yaşamalarını sağlayarak, insan yaşamının kalitesini yükseltmektir. GSK, 39 ülkeye yayılmış şirketleri, dünya ölçeğinde %7’lik pazar payı, 44.000 çalışanı ve 99 üretim sitesiyle, farmakoloji sektörün lider şirketleri arasında sayılmaktadır.   GSK’nın temel amacı, tüm çalışanları için, özellikle de araştırma ve geliştirme alanında görev yapanlar için, etkili ve üst düzeyde verimli bir işbirliği ortamı yaratabilmektir. Yaratılacak işbirliği ortamının güvenliği, özellikle de dışardan girmek isteyenlere karşı çok daha güvenli olması da, GSK’nın en temel amaçlarından birisidir.   GSK, kendi bütünleşik işbirliği bilgi teknolojisi olan “Team & Task” için, Groove Workspace (www.groove.net) sitesini tasarlamıştır. GSK, Groove Workspace’ı kendi takımları için olduğu kadar, endüstri ortakları için, kendisine hizmet veren firmalar için ve hatta araştırma amaçlı çeşitli üniversitelerle işbirliği için de başarıyla kullanmaktadır. GSK’nın kıdemli danışmanı olan Bob Sutterly’e göre, “Groove Workspace’ı dış ortaklarla yalnızca sekiz aylık kullanımı bile, 400 000 dolarlık bir maliyet tasarrufu sağlamıştır. Başka deyişle, Groove Workspace, sekiz aylık bir kullanımda, kapalı devre dosya paylaşımını, kiralık hatların neden olduğu yönetsel maliyetleri, bilgiye ulaşımdan kaynaklanan maliyetleri, karmaşıklaşarak artık çözümlenemez duruma gelen projeleri ve benzer olumsuzlukları ortadan kaldırarak, işletme karlılığını artırmıştır.”   En önemlisi de, Groove Workspace, GSK’ya bütün çalışanlarının çok önemli bilgileri tam zamanında paylaşabileceği bir ortam sağlamıştır. Groove Workspace, böylece, ürün geliştirme süresini önemli ölçüde kısaltan bir işbirliği ortamı meydana getirmiş olmaktadır. Çalışanlar, kendilerine ait işbirliği odalarını yalnızca birkaç dakika içinde yaratabilmekte ve hemen sonrasında da, dünyanın her tarafından farklı insanlarla bir arada çalışabilmektedirler.   Bilindiği gibi, sağlık hizmetlerin de önemli bir ilke olan, “zamandan kazanmak, sadece para kazandırmaz, aynı zamanda da, hayat kurtarır” ilkesi, işletmecilikte de geçerlidir. “İşletmecilikte zamandan kazanmak, hem işletmeye para kazandırır hem de işletmenin ayakta kalmasını sağlar.
Bir Yazılımın Bilgisayarınızı Kurcalamasını İster Miydiniz?   Ekip arkadaşları olarak, CRM paketleri satan büyük bir yazılım şirketinin muhasebe bölümünde çalıştığınızı varsayınız. Şirketiniz, kızışık bir rekabet koşullarında çalışmakta olsun. Hatta bazı insanlar, şirketinizin ayakta kalıp kalamayacağından bile emin olmasınlar. Üstüne üstlük, şirketiniz Seibel Systems ya da Salesforce.com ve benzerleri gibi çok büyük girişimlerle rekabet etmek durumunda olsun.   Şirketinizin üst yönetimi, (www.spoke.com) da görülen Spoke yazılımını satın almış olsun. Üst yönetim, şirketin tüm birimlerinde görev alan bütün çalışanların yeni satış alanları yaratma konusunda yardımcı olmalarını istemiş olsun. Ancak, şirket fikir üretirken, Spoke’tan yararlanılmasını zorunlu kılmış olsun. Bu durumda, şirketin satış birimi, Spoke uygulama yazılımını açarak, şirketteki tüm bilgisayarların belleğinde kayıtlı e-posta adres defterindeki şirket isimlerini taratma yoluna gidecektir. Bu tarama sonunda Spoke, şirketteki bazı kişilerin, diğer bazı şirketlerle zaman zaman iletişimde bulunulduğunu belirler.   Diyelim ki Spoke, sizin veya takım arkadaşlarınızdan birinin bağlantı listesinden, diğer şirketlerle birkaç bağlantı kurulduğunu tespit etti. Bunun üzerine şirketinizin satış biriminden biri size ulaşarak, daha önce bir şekilde bağlantı kurmuş olduğunuz şirketle görüşme ayarlamanızı istedi.   Bu görüşmeyi ayarlamak konusunda istekli olur muydunuz ya da bunun uygunsuz olabileceğini düşünür müydünüz? Spoke’un sizin bağlantı listenizi size danışmadan kurcalaması karşısında neler hissederdiniz? Bu tür güç durumlarda bırakılmak ya da iş birliği yapmaya zorlanmak yerine, şirketinizin gereksinim duyduğu yeni satış alanlarına dair iyi önerilerin ve şirket adlarının satış biriminize doğrudan çalışanlar tarafından verilmesini mi tercih ederdiniz?   Bu konuyu, sınıf ortamında tartışacak biçimde bir sunuş hazırlayınız. Ekibinizdeki arkadaşlarınızdan her birisi, farklı düşünceyi savunsun. Her iki durumda da, kendi fikrinizi, sınıf tartışmasında savunacak biçimde hazırlanınız.

CRM Teknolojisi, Ne Zaman Yıkıcı Bir Etki Yapmaya Başlar?

Genel olarak bakıldığında CRM’in, hemen her işletme için yararlı sonuçlar verdiği konusunda bir kanı vardır. Fazla ileri gidilmemek koşuluyla, aslında bu saptama doğrudur.

Biraz hayali olsa da, pek fazlada gerçek ötesi olmayan şu durumu inceleyelim: Bir perakende satış mağazasına, örneğin, elektronik ürünler satan bir mağazaya giriyorsunuz. Mağazaya girmenizle birlikte, mağazanın bilgisayarı, sizin verdiğiniz ve aldığınız ısıyı algılayarak sıcaklık derecelerinizi kaydetsin. Ayrıca, söz konusu bilgisayar, insanların mağazanın neresinde olduğu kaydını da tutabildiği için, sizin mağazanın CD ve DVD bölümünü ziyaret ettiğinizi kaydetmiştir. Bu arada, herhangi bir satış görevlisinin, sizinle konuşmasının kaç dakika aldığını ve belirli bir ürünü satın almak için ne kadar sırada beklediğinizi de kaydetmiştir.

Doğal olarak, satın alma aşamasında, kredi kartınızı kullanacaksınız ve o anda bilgisayar sizin tüm kişisel bilgilerinizi, mağaza içinde yaptığınız hareketlerle ilişkilendirecektir. Bir hafta sonra, mağazadan almayı düşündüğünüz bilgisayar için size özel bir indirim haberi veren bir telefon alıyorsunuz. Hatta yeni çıkan müzik CD’leriyle ilgili e-mailler almaya başlıyorsunuz. Bu CD’ler, sizin mağazada ilgilendiğiniz türde müziklerle ilgili mesajlar göndermektedirler.

Bu durumda kendinizi nasıl hissedersiniz?

Bu sizin mahremiyetinize bir saldırı mıdır?

Perakendecilerin sizi izleneceğinize dair daha önceden haberdar etmeleri gerekli midir?

“Devlet Düşmanı”, “Kapıdaki Düşman” gibi kurgular karşısında, insanların yaydıkları ısıların tespit edildiği bazı filimler görmüşsünüzdür. Gerçekten de bu ısı değişikliği olayı, günlük yaşamda da oldukça çok görülmektedir. Vücut sıcaklığınızın olaylar karşısındaki değişimi, sizin kim olduğunuzu veya nasıl bir özellikte olduğunuzu, tam olarak belirleyemezler. Ancak, daha sonra, kişisel bilgilerinizin yer aldığı kredi kartınızla ödeme yaptığınızda, mağazayı gezerken çeşitli ürünler karşısında değişen vücut sıcaklığınız, dolayısıyla sizin alış veriş profiliniz diğer kayıtlara ilişkilendirilebilir.

Bu çeşit bir pazarlama taktiği, CRM olarak nitelendirilebilir mi?

Bu konuda sizin düşünceniz nedir?

Bu tür bir CRM uygulaması ahlaki kurallara uygun mudur?

ÖZET: Bir endüstrinin göreceli rekabet durumunu ölçmek için Porter’in 5 Güç Modeli’nin nasıl kullanıldığını açıklayınız.   Porter’in 5 güç modeli, bir pazarın göreceli çekiciliğini anlamada büyük yarar sağlar. Girişimler, beş güç modelini kullanarak, herhangi bir endüstriye girmeye veya daha önceden yer  aldıkları bir endüstrideki işlerini genişletmeye karar verebilirler. Adı geçen 5 güç kısaca şöyle açıklanabilir:   Alıcıların Gücü: Alıcıların, mal ve hizmetleri kimden alacakları konusunda seçim yapma seçenekleri olduğu zaman yüksektir. Aynı şekilde, eğer seçenekler az olursa, alıcı gücü de o oranda azalacaktır.   Tedarikçilerin Gücü: Girdi alıcılarının, girdileri alabileceği yerler için az sayıda seçenekleri varsa tedarikçilerin gücü yüksektir. Tersi durumda, başka deyişle, seçenek sayısı çok olduğu durumda ise, tedarikçilerin gücü düşüktür.   İkame mal ve hizmetlerin tehdidi: Bir girişimin ürettiği ürünlerin pazarda birçok alternatifi varsa, ikame mal ve hizmetlerin tehdidi yüksek, daha az alternatifin olduğu durumda ise düşüktür.   Yeni girişlerin tehdidi: Herhangi bir girişimin faaliyet gösterdiği sektörde rekabete girmenin kolay olduğu durumlarda yeni girişlerin tehdidi yüksek, önemli giriş engellerinin olduğu durumlarda ise düşüktür.   Var olan rakipler arasındaki rekabetin derecesi: Herhangi bir girişimin faaliyet gösterdiği sektörde rekabetin çok fazla olduğu durumlarda tehdit yüksek, rekabet koşullarının daha rahat olduğu durumlarda ise düşüktür.   Değer katan veya değer azaltan süreçlerin tanımlanmasında değer zincirinin rolünü açıklayınız.   Değer zinciri yaklaşımı, girişimin işletmelerini, zincirleme süreçlerden ve süreç serilerinden ibaret olarak algılar.  Her süreç, müşteriye sunulan mal veya hizmetin değerine değer katar veya değer azaltır. İşletmeler, değer zincirlerini görebilmek için, öncelikle müşterilerinden sayısallaştırılabilir veriler elde etmek zorundadırlar. Müşterilerden toplanan veri veya bilgiler, daha sonra, en çok değer katan süreçleri, daha az değer katan süreçleri veya değer azaltan süreçleri tanımlamalarında kullanılır. Daha sonra da, işletmeler, bilgi teknolojisi olanaklarından da yararlanarak, değer azaltan süreçlerini eleme yoluna giderler.     3. Tedarik zinciri yönetimini (SCM) tanımladıktan sonra, bu sistemin stratejik ve rekabetçi avantajları ile bilgi teknolojisi desteklerini açıklayınız.   Herhangi bir tedarik zinciri yönetimi, tedarik zinciri yönetim etkinliklerini, işletme süreçleri arasındaki stok ve bilgi kayıtlarını, işletmeler arasındaki stok ve bilgi kayıtlarını otomatik olarak tutarak destekleyen bir sistemdir. Bu bilgi teknolojisi, siparişleri, nakliye giderlerini, taşıma maliyetlerini, üretimi, fiyatı, geliri ve karı simülasyon yöntemiyle optimize ederek, stratejik ve rekabetçi açıdan fırsatlar sunar. SAP, Oracle ve PeopleSoft, en güncel  SCM sistemleri satan işletmeler arasında sayılırlar.   Müşteri ilişkileri (CRM) sistemini tanımladıktan sonra, bu sistemin strateji ve rekabet açısından üstünlüklerini belirtiniz.   Müşteri ilişkileri sistemleri, müşterilerin istek, arzu ve gereksinmelerini, daha yakından anlayacak veri ve bilgileri derleyerek, onlara daha iyi hizmet edebilmek için, bu veri ve bilgileri kullanan sistemlerdir. CRM, müşterilere daha iyi davranmak, onların istek, arzu ve gereksinmelerini anlayabilmek, onlara özel hizmetler sunabilmek, daha iyi kampanyalar tasarlayabilmek, satış sürecinin verimli gittiğini anlayabilmek ve destek olabilmek gibi konularda, stratejik ve rekabetçi fırsatlar sunar. Clarify, Oracle, SAP, Siebel Systems ve Saleforce.com, en güncel CRM sistemleri satan işletmeler arasında sayılırlar.   İşletme zekasını tanımladıktan sonra, bu sistemin strateji ve rekabet açısından üstünlüklerini belirtiniz.   İşletme zekası sistemleri, bir işletme içerisindeki işletme belleklerinden destek olan bilgi teknolojisi uygulamaları ve araçlarıdır. İşletme zekası, kurumsal performans yönetimi, müşteri ilişkilerinin optimizasyonu, işletmecilik hareketlerinin izlenmesi, geleneksel karar desteği, yönetim raporlaması uygulamaya hazır bilgi ve belgeleri zamanında sağlama gibi birçok stratejik rekabet üstünlüğü sunan yazılım sistemidir. Aydatum, Brio Software Decisions, Cognos, Crystal Decisions, E-Intelligence, Hyperion, MicroStrategy, Pro Clarity, Siebel ve Spotfire, en güncel işletme zekası sistemleri satan işletmeler arasında sayılırlar.   6. Bütünleşik işbirliği ortamını tanımladıktan sonra, bu sistemin strateji ve rekabet açısından üstünlüklerini belirtiniz.   Bütünleşik işbirliği ortamı, sanal ekiplerin içinde çalıştıkları bir iş çevresidir. İş akışlarını iyileştirme, coğrafi olarak birbirinden uzak ekiplerin bir arada çalışmasına olanak sağlama, belge yönetimi gibi konularda stratejik ve rekabetçi fırsatlar sunar. Bütünleşik işbirliği bilgi sistemleri, iş akış sistemleri, bilgi yönetimi sistemleri, sosyal ağ sistemleri, peer-to-peer işbirliği sistemleri gibi yazılımlardır. Friendstar.com, Tickle, Tribe.net, Linkedin ve Spoke, en güncel işletme zekası sistemleri satan işletmeler arasında sayılırlar.  
ÖRNEK OLAY-1   Otuz dakikada teslim! Bedava! Garantili tazelik! Garanti ediyoruz!   Günlük yaşamda, yukarıdakiler gibi abartılı reklam sloganlarıyla karşılaşılır. Perakendeciler, müşteri sadakati elde edebilmek için, bu tür garantiler verme yoluna giderler.. Bu satış çabaları, garantiler vererek, etkili müşteri ilişkileri sağlamaya yöneliktir. Başka deyişle, söz konusu perakendeciler, tedarik zinciri yönetim sistemleri kavramından yararlanarak, ürün sipariş sistemlerini bütünleştirmeye çalışırlar. Böylece, ne fazla ne eksik, düzgün ve stoksuz bir akış sağlamaya çalışırlar. Bu konuda, yabancı kaynaklardan tercüme birkaç ilginç örnek olayı kısaca yansıtmakta yarar vardır.     CASUAL MALE RETAİL GROUP   Casual Male, basit bir garanti vermektedir. Eğer stokta yoksa, aynısı kapınıza kadar 5 iş günü içersinde gönderilecektir.  Bu 44 eyalette 500’den fazla mağazası olan Casual Male için zor bir durumdur. Ayrıca, tüm perakende endüstrisine de karşı bir tavırdır. 300 perakendeci arasında yeni yapılmış bir araştırmaya göre, sadece %33’ü normal fiyatlı ürünler yalnızca zamanın %91inde stokta yer almaktadırlar. Kalan 2/3’e göre ise, stoklar bundan daha hızlı tükenmektedir. Eğer zamanın %91’ini kabul edilebilir olarak gördünüzse,  bir kez daha düşünmenizde yarar vardır. Bu her 10 müşteriden birinin aradığını bulamayacağı ve rakip işletmelere gideceği anlamına gelmektedir.   Stok tükenmelerini önlemek için, Casual Male, yeni bir depo yönetim sistemini ve stok yenileme sitemini devreye sokmuştur. Bu sistemler, daha sonra, perakende mağazalarındaki POS (point of sale) sistemleriyle bütünleştirilmiştir. Ürünler, dağıtım merkezinden sevk edildiği ve mağaza tarafından teslim alındığı zaman, stok yeri hakkındaki bilgi anında otomatik olarak stok yenileme sisteminde güncellenmektedir. Eğer mağazadaki stok beklentinin altına düşerse, Casual Male, derhal mağaza ile iletişime geçmekte ve gerekli olan ürünleri EDI (Electronic Data Interchange) ile bildirmektedir. AMR Araştırma Enstitüsünden Direktör Alexi Sarnevitz’e göre, “Bu perakende planlamasında en ileri yöntemdir. Bu tür bir sistemi kullanmak işletmenin müşteri taleplerini daha doğru algılamasını sağlamaktadır.”  Bu CRM ve SCM sistemlerinin, birbirlerini bilgi açısından beslemeleri için, birlikte çalışması gerektiğini söylemenin başka bir yoludur. Casual Male’e göre, sistem dağıtım merkezlerindeki maliyetleri %70 oranında azaltarak, işletmenin 20 – 25 Milyon ABD doları tasarruf etmesini sağlamıştır.   STAPLES INC.   Eğer siz başarılı bir perakende işletmesini çalıştırıyor olsaydınız, en hızlı tükenen ürünlerinizin bulunması konusunda mı garanti verirdiniz, yoksa güvenli yolu seçip sadece yavaş giden ürünler için mi garanti vermeyi tercih ederdiniz? Eğer ikincisini seçerseniz, birçok diğer perakendeciye benzemekle kalmayıp, Staples Inc. gibi işletmeler tarafından da alt edileceksinizdir. Staples, kendisinin en hızlı tükenen ve gelirinin de büyük bir kısmını kazandıran ürün grubu olan lazer ve mürekkepli kartuşlar için stokta bulundurma garantisi vermektedir. Eğer bir kartuşun stokta olmadığını tespit ederseniz, Staples bunu sizin evinize bir sonraki iş gününde gönderecek ve ayrıca aynı kartuştan bir sonraki alımınız içinde 10 dolarlık bir kupon verecektir. Gerçekten de bu büyük bir garantidir. Casual Male, stokta olmayan bir ürün için, 5 günde teslimat garantisi sunarken, Staples stoklarda olmayan bir ürünü, bir işgününde evinize göndermekte ve ayrıca 10 dolarlık da bir kupon vermektedir. Staples’ın bilgisayar sistemi, UPS (United Parcel Service) gibi kargo şirketlerininkiyle bağlantılıdır. Eğer bir ürün stoklarda tükenirse, Staples’ın sistemi onu bir başka mağazada bulacak ve en kısa sürede UPS’ ten bir paket aldırma talep edecektir. İşte bu şekilde bir sonraki gün teslimatı garanti edebilmektedirler.   SORULAR:    Porter’in 5 Güç Modeli açısından, garanti vermek, var olan rakipler arasındaki düşmanlığı nasıl etkilemektedir? Aynı garantiyi vermek istemeyen diğer erkek giyim şirketleri, Casual Male ile nasıl  bir rekabet stratejisi izleyebilirler? Lazer ve mürekkepli kartuş gibi aynı ofis ürünlerini satan diğer işletmeler, herhangi bir garantiyi vermeksizin, Staples’la rekabet edebilirler mi? Nasıl? Açıklayınız. Garanti vermek, herhangi bir endüstriye girişte, ne gibi giriş engelleri yaratır ve  yeni girenleri tehdit eder. Değer zinciri kavramının ışığı altında stok yenileme, Casual Male ve Staples için birincil değer katan bir süreç midir, yoksa yalnızca değer katan bir süreç midir? Staple ve Casual Male girişimleri, stok yenilemenin, birincil değer katan bir süreç mi, yoksa yalnızca değer katan bir süreç mi olduğunu anlamak için, hangi yolla ve nasıl bilgi toplanabilir? Müşterilerinizin istek, arzu ve gereksinmelerini belirleyebilmek için, etkili bir CRM sistemine ihtiyaç duymaktasınız. Ayrıca, müşterilerinizin ihtiyaç ve istekleri hakkında bilgi toplayabilmek ve gerekli ürünleri hazır bulundurabilmek için, etkili bir SCM sistemine ihtiyaç duymaktasınız. Bu durum için tavuk ve yumurta açmazını göz önüne alarak, hangi sistemi önce kurmanız gerekmektedir? CRM’ mi yoksa SCM’ mi? Açıklayınız.  
ÖRNEK OLAY-2   RESTAURANT SEKTÖRÜNDE İŞLETME ZEKASI UYGULAMALARI   Hardee’s’in sahibi olan ve bu şirketi çalıştıran CKE girişimi, 15 Kasım 2004 tarihinde her türlü sağlık söyleminin üzerine giderek, Monster Thick Burger’in satışına başlamıştır. Bu burgerin içinde 300 gram bir Angus bifteği, üç dilim kaşar peyniri, dört şerit domuz pastırması, mayonez, susamlı tereyağı bulunmaktadır. Thick burgerin toplam kalorisi 1420 cal.’dir ve içinde 107 gram yağ bulunmaktadır. Sağlık açısından bakıldığında, söz konusu burger o kadar kötüdür ki, bir grup sağlık savunucusu, bu durumu burger vurdulu kırdılı filmlere benzetmiştir. Hatta Jay Leno bile, Show’unda bu konuda şakalar yapmaktadır.   Ancak, bunların hiçbiri 2004’te CKE’ yi burgeri satmaktan vazgeçirememiştir. Aralık 2004’te Hardee’s’teki satışlar, %5,8 artmıştır.  Hardee’s’in pazarlama müdürü olan Brad Haley’e göre, Monster Thick Burger, bu artışta çok önemli bir katkıya sahiptir. Birçok sağlık riskine rağmen CKE’nin, söz konusu hamburgeri piyasaya sürme konusunda risk alabilmesinin nedenini, kullandığı işletme zekası sisteminde aramak gerekir.   CKE’nin işletme zekası sistemi,  CKE performance reporting’in kısaltması olan CPR’ dır. Deneme pazarlamasında CKE işletme zekası sistemini kullanarak, gerçekten Thick Burger’i satış artışlarının nedeni mi yoksa sadece daha az tüketilen hamburgerlerin müşterilerini alan bir ürün mü olduğunu anlamak için kullanılmıştır. CPR ayrıca Monster Thick’in menü karması, üretim maliyetleri, brüt kar, toplam satışlar gibi birçok diğer faktörün de değerlendirilmesi nedeniyle kullanılmıştır. Sonuçta, işletme zekası, önceden Monster Thick burgerin ulusal başarısını haber vermişti ve bu da yanlış değildi.   Birçok başka restaurant önemli kararları alırken, işletme zekası sistemlerini kullanmaktadırlar. Haziran 2003’te, Wendy’s kendi işletme zekası sistemine dayanarak kredi kartı kabul etmeye başlamıştır. Tipik olarak, Wendy’s gibi fast-food restaurantlarında siparişlerin tutarı genelde 10 dolardan az olmaktadır.  Her kredi kartı işlemi, kendi işlem ücretini de içermektedir ve ücret düşük ücretli siparişlerde karları önemli ölçüde kesintiye uğratmaktadır. Wendy’s in işletme zekası sistemi, bu duruma rağmen ödemeyi kredi kartıyla yapma, nakitle ödeme yapılması durumuna göre insanların daha fazla para harcamasına neden olmaktadır. Bu durum gerçekleşmiştir. Kredi kartıyla ödeme yapan müşterilerin nakitle ödeme yapan müşterilere oranla %35 daha fazla para harcadıkları belirlenmiştir. Sektörde hala kredi kartı kabul etmeyen fast-food restaurantların olması ilginçtir.   T.G.I Friday’s restaurantlarının sahibi Carlson Restaurant Worldwide şirketi, altı tane restaurant seçmiş ve bunların maliyetlerinin düşürülmesinde işletme zekası sistemlerini kullanmıştır.  Carlon’s işletme zekası sistemi, en iyi uygulamaların bir karması şeklindedir. Analitik araçlar, Cognos’tan ve Hperion’dan, veri tabanı Oracle’dan, raporlama araçları Microsoft’tandır. Bu araçların hepsiyle, Carlson işletmesindeki anahtar karar vericiler, sorunların tedarik zincirinin içinde olduğunu belirlemişlerdir. Belirlenen fiyatlarla, tedarikçilerin restaurantlara uyguladığı gerçek fiyatlar arasında tutarsızlıklar olduğu belirlenmiştir. Carlson anlaşmalarını yeniden müzakere etmiş ve şirket için sadece bir yılda 200.000 ABD doları tasarruf sağlamıştır.   Ruby Tuesday’in CIO’ su Nick İbrahim, zayıf performans gösteren restaurantları değerlendirmek için, işletme zekası sistemi kullanmıştır. İşletme zekası sistemi, bir restaurantta masa devir hızının 55-60 dakika arasında olduğunu belirlemiştir. Daha yakından izlendiğinde, Nick mutfağı yeniden yapılandırmış ve bu şekilde siparişlerin daha hızlı hazırlanması sağlanmıştır. Böylece müşteriler, daha çabuk yiyeceklerini almış ve restauarantı daha çabuk terk etmiştir. Bu restaurantta yetersiz bir talep olmasından kaynaklanan bir sorun değildir. Sorun, halihazırdaki talebe verimli bir şekilde çözüm üretilememesinden kaynaklanmaktadır.   SORULAR:   Carlson’ı ve Carlson’un işletme zekası sistemini nasıl kullandığını göz önüne alınız. Sistem üst limit uygulamalarına mı yoksa alt limit uygulamalarına mı odaklanmaktadır. Neden?   Carlson’un en iyilerin karmasını oluşturma yaklaşımının potansiyel sorunları neler olabilir?   CKE’de kullanılan ve Monter Thick Burger’i piyasaya sürmeye karar verdiren işletme zekası sistemini göz önünde bulundurunuz. Bu işletme zekası için gerekli olan 20 ayrı bilgiyi içeren bir liste hazırlayınız. Her birinin içsel mi yoksa dışsal mı olduğuna karar veriniz.   Ruby Tuesday, işletme zekası sistemini, masa dönüş hızını azaltmak için kullanmaktadır. Bu, Porter’in 5 gücünden hangilerini etkilemektedir? Nedenleriyle birlikte açıklayınız.   Wendy’sin işletme zekası yaklaşımı, satışlarda kredi kartıyla yapılan alış verişlerde insanların daha fazla harcadığını ortaya koymuştur. Bu bir üst limit uygulaması mı, yoksa alt limit uygulaması mıdır? Eğer kredi kartı kabul etmenin maliyeti, ek kazancı ortadan kaldırsaydı, Wendy’s hala aynı şekilde devam etmeli miydi? Eğer tüm sektör kredi kartı kabul ediyorsa, bu durumda ne yapmalıdır? Wendy’s in kredi kartı kabul etmesi, var olan rakiplerin kendi aralarındaki rekabeti Porter’in 5 Güç Model’i açısından nasıl değerlendirilebilir?  

TEMEL TERİM VE KAVRAMLAR

Back Office System-Arka Büro Sistemleri

Business Intelligence-işletme zekası

Business Intelligence Systems-İşletme Zekası Sistemleri

Business Process-iş süreci

Buyer power-alıcıların gücü

Competitive intelligence-rekabetçi zeka

Customer relationship management systems-müşteri ilişkileri yönetimi sistemleri

Data mart-veri deposu

Data warehouse-veri deposu

Digital dashboard-dijital kontrol paneli

Distribution chain-dağıtım zinciri

Entry barrier-giriş engelleri

Five Forces Model-beş güç modeli

Front Office Systems-ön büro sistemleri

Integrated Collaboration Envirnment-Bütünleşik İşbirliği Ortamı

Inter-Modal Transportation-Ara Taşıma Modeli

Just-In Time-Stoksuz üretim

Knowledge management Systems-Bilgi Yönetimi Sistemi

Loyalty Program-Bağlılık Programları

Peer-to-peer collaboration system-Ortaklar arası işbirliği sistemi

Presence awareness-Varlık farkındalığı

Rivalry Among Existing Competitors-Varolan Rakipler Arasındaki rekabet

Sales Force Automation Systems-Satış Gücü Otomasyon Sistemi

Social Network Systems-Sosyal Ağ Sistemleri

Supplier Power-Tedarikçilerin Gücü

Supply Chain Management-Tedarik Zinciri Yönetimi

Supply Chain Management Systems-Tedarik Zinciri Yönetimi Sistemleri

Switching  Cost-Değişim Maliyeti

Threat of  New Entrants-Yeni Girenleri Tehditleri

Threat of substitute products or services-İkame Malların Tehditleri

Value Chain-Değer zinciri

Virtual Team-Sanal Takım

Workflow-İş Akışı

Workflow Systems-İş Akışı Sistemleri

KISA YANITLI SORULAR

  1. İşletmenizin hedefleri ve stratejilerini değerlendirirken, bilgi teknolojilerini de göz önüne almak neden son derece önemlidir?
  2. Porter’in 5 güç modeli, yönetsel kararlarda ne gibi bir rol oynar?
  3. Alıcıların gücü ile tedarikçilerin gücü, birbiriyle çelişir mi? Nasıl? Açıklayınız.
  4. Bağlılık programları,  alıcıların gücünü azaltır mı? Nasıl? Açıklayınız.
  5. Değişim maliyetleri, ikame malların gücünü düşürücü etki yapar mı? Nasıl? Açıklayınız.
  6. Giriş engeli nedir? Herhangi bir giriş engelinin varlığı yeni girenlerin gücünü azaltmada nasıl bir etki yapar?
  7. Değer zinciri nedir? Değer zincirini kullanmak, işletme süreçlerinin değerlerini anlamaya yardımcı olabilir mi? Nasıl? Açıklayınız
  8. Dağıtım zinciri nedir?
  9. Tedarik zinciri yönetimi sistemi, işletmelerde ne gibi bir rol oynar?
  10. SCM sistemlerinin stratejik ve rekabetçi avantajları nelerdir?
  11. En güncel tedarik zinciri yönetimi yazılımlarını, hangi işletmeler pazarlamaktadır?
  12. Müşteri ilişkileri yönetimi sistemleri, işletme yönetiminde ne gibi bir rol oynar?
  13. Müşteri ilişkileri yönetim sistemin stratejik ve rekabetçi avantajları nelerdir?
  14. Ön büro sistemleriyle arka büro sistemleri arasında ne gibi farklar vardır?
  15. İşletme zekası nedir? İşletme yönetiminde niçin çok büyük bir öneme sahiptir?
  16. Veri deposu ile veri çarşısı arasında ne fark vardır?
  17. Dijital gösterge tablosu (digital dashboard) nedir?
  18. Sanal ekipler neden bütünleşik işbirliği ortamlarına gereksinme duyarlar?
  19. Sosyal ağ sistemleri nelerdir?
  20. Varlık farkındalığı nasıl çalışmaktadır?

ÖDEV VE ALIŞTIRMALAR

  1. Ortak Çalışma Uygulaması

Üç veya daha fazla arkadaş bir ekip olunuz. Önce, 100 adet müzik veya video CD’sinin bir listesini hazırlayınız. Sonra bunları gruplandırınız. Örneğin, eğer video ise kategorileriniz macera, komedi, drama, klasik, korku, müzikal ve diğeri şeklinde olabilir. Proje içindeki her türlü iletişimi elektronik ortamda (telefon hariç) gerçekleştiriniz.  Eğer eğitim kurumunuzda yeterli olanak varsa, E-mail kullanabilirisiniz, bir web sitesi kurabilirsiniz, bir chat odası kullanabilirsiniz, anında mesajlaşma programı kullanabilirsiniz, e-işbirliği odası kullanabilirsiniz. Yaptığınız tüm yazışmaların bir çıktısını alınız ve bunları kronolojik olarak bir klasörde biriktiriniz.

Sorular:

  • Yukarıda yaptığınız uygulama, yüz yüze ortak çalışmaktan farklı mıydı?
  • Hangi yönleriyle daha iyiydi?
  • Hangi yönleriyle daha kötüydü?
  • Eğer birlikte çalıştığınız arkadaşlarınız farklı yarım kürelerde olsaydı,  söz konusu uygulamanın ne tür ek üstünlükleri veya sakıncaları olurdu? Beklersiniz

2. Gerçek Yaşam Uygulaması

Bilgi teknolojisi tabanlı işletme süreçleri konusu işlenirken belirtildiği gibi, birçok CRM yazılımı uygulaması, beklendiği gibi başarılı olamamaktadır. Buna rağmen, yine de çok sayıda CRM kullanıcısı girişim vardır. İnternete giriniz ve en az üç CRM kullanan girişim bulunuz. Bu girişimlerin elde ettikleri sonuçlar  ve bu sonuçlara nasıl ulaştıkları konusunda ayrıntılı bir rapor hazırlayınız. Örneğin, aramaya www.searchcrm.com dan başlayınız. Arama konusunda bir başka kaynak ise, CRM yazılım ürünleri sunan (www.siebel.com ve www.saleforce.com) siteleridir. Bunların dışında, Türkiye’den de CRM kullanan en az üç girişim hakkında rapor hazırlayınız.

3. GROOVE’un Bütünleşik İşbirliği Yazılımı Uygulamaları

Groove, eş düzeyde işbirliği yazılımı sunan en iyi şirketlerden birisidir. Grove’nin web sitesinde, bütünleşik işbirliği yazılımlarının yararları konusunda ve bu Groove’u kullanan insanların deneyimleri konusunda gibi birçok güncel bilgi bulabilirsiniz. Groove’un web sitesi olan www.groove.com a giriniz ve bloglar kısmına yöneliniz. Groove’u başarılı bir şekilde kullanan insanlar hakkında iki örnek bulunuz ve bunları sınıfta sunacak biçimde özetleyiniz.

4. Wal-Mart’ın SCM Sistemi

Wal-Mart, düşük fiyatlarıyla ün yapmıştır. Belki siz de, en azında şu “Her zaman düşük fiyat, her zaman düşük fiyat” sloganı duymuşsunuzdur. Wal-Mart’ın herkesten daha ucuza ürün satabilmesinin en önemli nedenlerinde birisi, çok verimli bir SCM sisteminin olmasıdır. Bilgi teknolojisi destekli bu SCM, tüm endüstrinin imrendiği bir sistemdir. Nedeni, girişimlere çok fazla bir zaman tasarrufu sağlamakta ve gereksiz maliyetleri ortadan kaldırmaktadır. Dolayısıyla Wal-Mart, pazarladığı ürünleri, ucuza alabilmekte ve ucuza satabilmektedir. Wal-Mart’a ürün satmak isteyen işletmeler, ilişkilerini elektronik ortamda yapmak zorundadırlar. Başka bir deyişle,Wal_mart, işini elektronik ortamda yapmayan işletmelerden mal almamaktadır. Wal-Mart’ın (www.walmart.com) adresindeki sitesine giriniz Wal-Mart’ın, elektronik olarak iş yapabilme konusunda tedarikçilerinde ne gibi özellikler aradığını bulunuz. Sınıfta sunacak biçimde bu gerekliliklerin bir özetini yapınız.

5. Öğrenim Kurumunuzun Değer Zinciri

Eğitim aldığınız kurumunuz için, bir değer zinciri geliştiriniz. Bu değer zincirini oluşturmak için, bilgi toplamanız gerekmemektedir. Ancak, her şeyden önce, hangi süreçlerin birincil süreçler olduğunu, hangilerinin de destek süreçler olduğunu belirlemeniz gerekir. Öğrenci bakış açısından, size göre en önemli üç sürecin ne olduğunu belirleyiniz ve bunların sizin için neden bu kadar önemli olduğunu açıklayınız.

6. Porter ve Cep Telefonları

Aynı cep telefonu hizmetinden yararlanan dört arkadaş bir araya geliniz. Size cep telefonu hizmeti veren şirketin hizmetlerini, Porter’in beş güç modeline göre değerlendiriniz.

  • Şirket, alıcıların gücünü nasıl azaltmaktadır?
  • Şirket, tedarikçilerin gücünü nasıl azaltmaktadır?
  • Şirket, ikame malların tehdidini nasıl azaltmaktadır?
  • Şirket, giriş tehditlerini nasıl azaltmaktadır?
  • Şirket, cep telefonu rekabetini nasıl çözümlemeye çalışmaktadır?

8

BİLGİ YÖNETİMİ VE BİLGİ GÜVENLİĞİ

1. GİRİŞ

Bilindiği gibi, bilgi sisteminin dördüncü öğesi, veri yönetimidir. İster geleneksel ister çağdaş olsun, birinci elden ya da ikinci elden derlenen bütün veriler, amaca uygun veri formlarına yazılır. Formlar dosyalarda, dosyalar da klasörlerde saklanır. Veriye gereksinme duyuldukça, ilgili klasöre ve dosyaya gidilerek, ilgili formdan gereksime duyulan veri alınıp kullanılır. Depolanacak veri ve bilginin türü ne olursa olsun, önceden tasarlanmış ve gereksinmelere göre oluşturulmuş formlara girilmesi gerekir.  Geleneksel bilgi sistemlerinde verilerin kaydedildiği ve saklandığı formlara, dosyalara ve klasörlere “kütük”, “büyük defter”, “kalamaza”, “arşiv” gibi adlar verilirken, bilgisayar ortamındabugün “veri tabanı” terimi kullanılmaktadır.

2. VERİ TABANI

Sözlük anlamıyla veri tabanı, veri ve bilgi depolama alanıdır. Geleneksel veri tabanları, daha önce değinilen elle veri işlem ilkelliğindeki bütün iş, işlem ve kayıt ortamlarını; kayıtların saklanmasını; gerektiğinde yeniden canlandırılmasını ve kullanılmasını içerir. Bilindiği gibi eski dönemlerde veriler, mağara duvarı, hayvan derisi, mermer, tahta, dosya kâğıdı, defter, delikli kart gibi kayıt ortamlarına; çiviyle, kalemle, daktiloyla, kart deliciyle ya da benzer bir araçla kaydedilir ve gerektiğinde de buralardan kopyalanarak yeniden kullanılırdı. Dördüncü ve beşinci kuşak bilgisayar sistemlerinin devreye girdiği son yıllarda ise, Türkiye gibi ülkelerde, veriler hala çağdaş yasal düzenlemeler yapılmadığı için, yürürlükteki yasalar gereği büyük defterlerde, kâğıt dosya ve klasörlerde ve genellikle de küf kokan mahzenlerde saklanır. Buna karşın, yine de çağa uyum sağlamak isteyen işletme ve kurumlar, ikinci bir işlem daha yaparak verilerini bilgisayar ortamlarına girer ve depolar.

Geleneksel tapu kütükleri, askeriye kütükleri, üniversitelerdeki öğrenci kütükleri, not kütükleri, çeşitli muhasebe defterleri, hastane kayıt defterleri ve benzerleri, kâtip adı verilen çok sayıda personel istihdamını gerekli kılıyordu. Bunun yanında;  veriye ulaşmayı, veriyi canlandırmayı, veriyi kopyalamayı ve veriyi iletmeyi de son derece de zorlaştırmakta ve zaman bakımından günlere, haftalara veya aylara uzatmaktaydı. Veriye gereksinme duyanlar, bu veri kütüklerini, klasörlerini veya dosyalarını, küflü mahzenlerdeki raflardan indirip, ilgili bilgi formunu arayarak belki veriye ulaşabilirdi. Kişi bu sıkıcı işten bıktığı ve bir an önce tozlu ve küflü ortamdan kaçmak istediği için form, dosya veya klasör çoğu kez aynı yerine konmazdı. Bu karma karışık veri depolama ortamında, bazen dosyayı, formu veya veriyi ikinci kez bulmak oldukça uzun zaman alırdı. Bazen de yasaların tanıdığı “mücbir nedenler” mazeretinden yararlanmak isteyen kötü niyetli kişiler, bu kâğıt veri kütüklerini yakar, çaldırır ya da su baskınına uğratabilirdi. Bugün, geleneksel bütün işlemler, bilgisayar formlarında, dosyalarda, klasörlerde, iç ve dış belleklerde, elektronik hızla ve hatasız olarak yapılmaktadır.

Bilgisayarlar, veri tabanlarında depolanan verilere elektronik hızla ulaşırlar ve bu elektronik dosyaları ve içeriklerini kullanıcılara sunarlar. Veri tabanlarının başlıca işlevleri şu şekilde sıralanabilir:

  • Veriyi ve bilgiyi içermek, depolamak ve saklamak
  • Veri ve bilgiye elektronik hızla ulaşmayı sağlamak
  • Veri ve bilgi üzerinde güncelleme ya da değişiklik yapmayı mümkün hale getirmek
  • Mevcut veri ve bilgiye yeni veri ve bilgi eklemeyi kolaylaştırmak
  • Mevcut veri ve bilgiden kesitler alınmasına izin vermek
  • Diğer kullanıcılarla veri, bilgi ve dosya paylaşımı sağlamak

Güncel bilişim teknolojisi, veri tabanlarını yapısal bir üstünlük durumuna getirmiştir. Gerçek zamanlı işletmecilikte, işletme içindeki tüm veri ve bilgi dosyalarına, herhangi bir yerden, herhangi bir zamanda ve yüzde yüz bir kesinlikle ulaşmak, önemli bir yarış üstünlüğü sağlar. Bunu başaramayan ya da rakibe oranla geç başaran işletmeler, müşteri tatmini açısından yetersiz kalır.

Veri tabanlarının bilgisayar ve internet (ağ) ortamlarında tasarlanmasına, koordine edilmesine ve denetlenmesine “veri tabanı yönetimi/database management” denir. Veri tabanı yönetimi, işletmeler için başlı başına bir uğraş alanı olmuştur. Son zamanlarda, Türkiye üniversitelerinde, bu alanda eğitim veren bölümler açılmaya başlamıştır. Örneğin, Anadolu Üniversitesinde, Internet üzerinden üç yıldır eğitim veren bir “Bilgi Yönetimi” bölümü vardır.

3. DOSYA DÜZENLEME

İşletmelere yarışma üstünlüğü kazandıracak bir bilgi sistemi, bu sistemi kullananlara “veri tabanı/ database”, “bilgi tabanı/knowledge base”, “bilişim tabanı/information base”, “model tabanı/model base”, “imaj tabanı/image base”, “video tabanı/video base” ve “ses tabanı/voice base” sağlamalıdır. Sayılan bütün bu tabanlar, bilgisayar dosyalarından oluşur. Eğer, söz konusu dosyalar iyi düzenlenir ve korunursa, uç kullanıcılar, gereksinme duydukları dosyaya ve içeriğine kolayca ulaşabilir ve gereksinme duydukları içerikleri kolayca alabilir.

Bilgisayar, genel olarak veriyi, “bit”lerden ve “bayt”lardan başlayarak belirli bir hiyerarşi içinde düzenler. Bu hiyerarşi, aşağıdan yukarıya doğru, şu şekilde yükselir:

  • Bit
  • Bayt
  • Alan
  • Kayıt
  • Dosya
  • Veri tabanı

Bit: Bilindiği gibi, 0 ve 1 şeklindeki en küçük veri birimine, “bit” denir.

Bayt (byte): Bir sayıyı, sembolü, harfi veya başka bir karakteri bilgisayarda temsil eden ve saklayan yan yana dizilmiş sekiz “bit”e bayt denir.

Alana (field): İsim, ad, yaş, miktar, fiyat, tutar, tarih, saat gibi bir sözcüğü temsil etmesi için yan yana dizilmiş “bayt”lara alan denir.

Kayıt: Alanların yan yana getirilmesiyle hazırlanan veri girilecek yerlere kayıt denir.

Dosya (file): Aynı tür kayıtların oluşturduğu gruba dosya denir.

Veri tabanı (database): Belirli bir amacı gerçekleştirmek için hazırlanmış kayıt formuna veri tabanı denir.

Aşağıdaki şekil, aşağıdan yukarıya doğru bit, bayt, alan, kayıt, dosya ve veri tabanı şeklindeki hiyerarşiyi göstermektedir.

Alanlara yapılan her kayıt; bir kişiyi, yeri, nesneyi ve olayı gösterdiği için, “varlık/entity” terimiyle adlandırılır. Örneğin, üretim yönetimi için hazırlanan Siparişler dosyasındaki herhangi bir ürün siparişi, bir varlığı temsil eder. Bir varlığın belirli bir niteliğine de, “özellik/attribute” adı verilir. Örneğin, sipariş numarası, sipariş tarihi, malzeme numarası, sipariş miktarı ve sipariş tutarı da belirli bir siparişin özellikleridir.

Aşağıdan Yukarıya Doğru Dosya Oluşumu

Aşağıdaki şekil, varlık, özellik, alan ve ana alan ilişkisini göstermektedir. Şekildeki numara, tarih, miktar, TL gibi her değer, sipariş kaydının alanlarıdır. Şekildeki sipariş numarası, ana alan olarak belirtilmiştir. Nedeni, uygulamada her siparişe bir numara verilmesi ve siparişlerin bu numara ile izlenmesidir. Tıpkı her öğrenciye, her vergi mükellefine ya da her vatandaşa bir numara verilmesi ve bu numara ile ilgili kişinin kolayca bulunup izlenebilmesinde olduğu gibi.

Veri tabanında depolanan veriler, gereksinmeye göre alfanumerik veri (alphanumeric data), metin veri (text data), imaj veri (image data), tarih veri (date data), saat veri (time data), hesaplama veri (calculation data), özet veri (summary data), genel toplam veri (global data) ve benzerleri şeklinde tanımlanabilir. Alfanumerik veriler, çeşitli işletmecilik işlemlerinin, olaylarının veya varlıklarının sayılarla, harflerle ya da diğer karakterlerle gösterilmesini sağlar. Metin veriler, yazılı iletişimde kullanılan sözcük, cümle ve paragraflardan oluşur. İmaj veriler ise, çeşitli şekil ve grafik gösterimlerdir.

Dosyalardaki her kayıt, en azından bir “ana alan”ı içermelidir. Ana alan tanımı, kayıtın belleğe alınmasını, güncellenmesini ve görüntülenmesini kolaylaştırır.

Yukarıda mantığı ve ana yapısı özet olarak belirtilen dosya ve veri tabanı tasarımı, her geçen gün daha da geliştirilmektedir. Örneğin, hareketli görüntüler (video data), doğa, insan ve diğer canlı sesleri (audio data), dokunma duyarlı araçların çıkardığı sesler (tactile data), fiziksel süreçlerin denetiminde kullanılan çeşitli alarm sesleri (sensor data) ve bunların benzerleri veri tabanları giderek bilgi sistemlerinin yeni öğeleri durumuna gelmektedir.

Hangi türde olursa olsun veriler veri tabanına, veri tabanları da çeşitli veri medyalarına (data media) girilir ve depolanır. Veri medyaları; kâğıt türünde, magnetik türde, optik türde, film türünde ve elektronik türde olabilir. Herhangi bir bilgi sisteminde görülen kâğıt belgeler, magnetik diskler, magnetik teypler, optik diskler, mikrofilmler ve benzerleri, veri tabanlarının saklandığı veri medyalarıdır.

4. VERİ TABANI TÜRLERİ

Veri tabanı tasarımında, son derecede hızlı yeni yaklaşımlar görülmektedir. Bu alandaki çalışmalar, başlıca şu beş yönde gelişmektedir:

  • Paylaşımlı veri tabanları
  • Nesne ağırlıklı veri tabanları
  • Hiper medya veri tabanları
  • Çok boyutlu veri tabanı
  • Veri tabanları belleği / veri ambarları

4.1. Paylaşımlı Veri Tabanları (Distiributed Databases)

Paylaşımlı veri süreçleme, paylaşımlı ağ kullanımları ve paylaşımlı veri tabanları, birbiriyle etkileşimli olarak hızla gelişmektedir. Birden fazla fiziksel ortamda depolanan veri tabanlarına, paylaşımlı veri tabanı denir. Öyle ki, veri tabanının bazı kısımları bir fiziki ortamda depolanıp saklanırken,  bazı kısımları da diğer bazı fiziki ortamlarda depolanıp saklanır.

Bir veri tabanını paylaşmanın iki temel yolu vardır. Birinci yol, merkezi veri tabanını kısımlara ayırmaktır. Böylece, tek tek her uzak işlemci, kendi yerel alanına hizmet etmek için gerekli veriye sahip olmuş olur. Yerel dosyalar ile merkezi veri tabanları, genellikle gece yarısı uyumlaştırılırlar.

Veri tabanlarını paylaşmanın ikinci yolu, merkezi veri tabanını, tüm uzak ortamlara kopyalamaktır.  Örneğin, Lufthansa hava yollarının Frankfort’aki kendi merkezi ana veri tabanında yapılan değişiklikler, otomatik olarak New York veya Honk Kong’ a kopyalanır. Böylece, etkili bir iletişim sağlanır ve boş yerlerin, değişik işletme birimlerinde ve turizm ajanslarında görülmesi ve anında satılması otomatik olarak yapılmış olur.

4.2. Nesne Ağırlıklı Veri Tabanları (Object-Oriented Databases)

Geleneksel veri tabanı yönetim sistemleri, türdeş (homojen) veriler için tasarlanır. Böylece, türdeş veriler, önceden tanımlanmış veri alanlarına veya kayıt formlarına, kolayca yerleştirilebilir ve kolayca yeniden canlandırılabilir. Bu geleneksel veri tabanları, sayı, sembol ya da karakter biçimindeki verileri, yapılandırılmış alanlara ve dosyalara depolarlar.  Ancak, bugün, çizimlerin, grafiklerin, imajların, fotoğrafların, seslerin ve tüm hareketli video gösterimlerin de depolanması şiddetli bir gereksinim durumuna gelmiştir. Nesne ağırlıklı veri tabanları, gereksinim duyulan söz konusu bu verileri ve süreçleri, otomatik olarak canlandıracak ve paylaşılacak nesneler olarak depolayan veri tabanlarıdır.

Nesne ağırlıklı veri tabanı yönetim sistemleri, çeşitli kitle iletişim araçlarını ve daha önce değinilen Web uygulamalarında Java apoletlerini yönetmede gerekli olduğu için, giderek daha çok güncellik kazanmaktadır. Nesne ağırlıklı veri tabanlarının özel bir türü, finans ve pazarlama alanında çok uygulanır olmuştur. Nedeni, Finans ve pazarlamanın, ekonomik koşullardaki değişmelere anında yanıt verebilmek için, model tabanlarına gereksinme duymalarıdır. Model tabanlarına en uygun depolama sistemi, bugün için, nesne ağırlıklı veri tabanları yaklaşımıdır.

4.3. Hiper Medya Veri Tabanları (Hypermedia Databases)

Hiper medya veri tabanlarında, kullanıcı, modülden modüle geçmek için, kendi yolunu kendisi seçebilir. Tek tek her modül, metin, grafik, ses, hareketli gösterim (video) veya yönetim modelleri içerebilir. Bilgi araştırma, önceden belirlenmiş organizasyon şemasından yararlanmayı gerektirmez. Kayıtlar arasındaki ilişki, geleneksel veri tabanlarına oranla çok daha azdır.

Birçok hiper medya veri tabanı sisteminde, her modülü ekranda göstermek de mümkündür. Ekran, aynı zamanda, gösterilmekte olan modül ile diğer veri tabanındaki modüller arasındaki bağlantıları da gösterir. Web siteleri; metin, ses, video, grafik ve model içeren bütünleşik sayfalar olarak bilgi depolamak için, hiper medya veri tabanı yaklaşımını kullanır.

4.4. Çok Boyutlu Veri Tabanları (Multidimensional Databases)

İşletme yöneticileri, bazen, geleneksel veri tabanlarıyla gösterilemeyen verilerin de analizini yapma gereksinmesi duyabilirler. Örneğin, Ege, Marmara ve Orta Anadolu bölgelerinde, somun, cıvata, sıhhi tesisat malzemesi ve vida gibi dört farklı ürün satan bir işletme, her bölgedeki fiili satışlarını ve bunların planlananlarla karşılaştırılmasını isteyebilir. Bu analiz, çok boyutlu bir veri açılımı görüntüsünü zorunlu kılar. Bu tür veri sağlamak isteyen işletmeler,  ya çok boyutlu özel bir veri tabanı kullanırlar ya da bilgisayar olanaklarıyla ilgili veri tabanlarından çok boyutlu veri görünümü yaratırlar.

Çok boyutlu veri analizleri, kullanıcıyı, aynı veriyi çok farklı boyutlarıyla görme olanağına kavuşturur. Bilginin ürün, fiyat, maliyet, bölge, dönem ve benzeri biçimdeki her bir görünümü, farklı bir boyutu gösterir. Çok boyutlu veri analizi yazılımıyla, ekim ayında Orta Anadolu bölgesinde ne kadar sıhhi tesisat malzemesi satıldığı, bu satışların önceki ay satışlarıyla, geçen yılki ekim ayı satışlarıyla ve satış tahminleriyle karşılaştırılması görülmüş olur. Aşağıdaki şekil, ürünlere ve bölgelere göre, tahmini ve fiili satışların karşılaştırmalı analizini yapan çok boyutlu bir modeli gösterir.

Altı yüzlü bir küp için, fiili satışların üzerine tahmini satışlar matrisi yerleştirilmiştir. Eğer küp 90 derece döndürülürse, küpün yeni yüzü, ürünlerin fiili ve tahmini satışlar karşısındaki durumunu gösterecektir. Aynı şekilde, eğer küp tekrar 90 derece döndürülürse, bu kez, küpün yeni yüzü, bölgelerin fiili ve tahmini satışlar karşısındaki durumunu gösterecektir. Eğer, küp ilk durumuna göre 180 derece döndürülürse, bu kez de, tahmini satışların ve ürünlerin bölgeler karşısındaki durumu görülecektir.

Çok Boyutlu Veri Tabanı Modeli

4.5. Veri Tabanı Bellekleri / Veri Ambarları (Data Warehouses)

Yöneticiler, sık sık, güncel işlemler, değişiklikler ve eğilimler konusunda özlü, sağlıklı, doğru, ivedi ve güvenilir bilgilere gereksinme duyarlar. Veriler ise, işletmenin değişik birimlerinde parça parça birikmiş durumda bulunur.  Dolayısıyla, işletmenin değişik birimlerinde, ivedi bir karar verme durumunda, her yönüyle bütünleşik bir bilgi ışığında karar verme yerine, genellikle eksik bilgiyle karar verme durumuyla karşılaşılır. İşletme birimlerindeki tüm yöneticilerin beklentilerine uygun, bütünleşik güncel ve tarihi verileri depolayan veri tabanı yazılımlarına, veri tabanı bellekleri (veri ambarı) adı verilir.

İç ve dış kaynaklardan, duruma göre anlık, saatlik, günlük, haftalık veya aylık olarak derlenen veriler, veri tabanları belleklerine kopyalanır. Söz konusu bu bellekler, girişimin (holdingin) değişik birimlerindeki yönetim açılımlarında kolayca kullanılabilecek şekilde standartlaştırılır ve bütünleştirilir. Böylece, veri kullanımında türdeşlik sağlanmış olur. Girişimde gereksinme duyan herkes, veri tabanı belleklerine girebilir, ancak, buradaki veriler üzerinde kesinlikle bir değişiklik yapamaz. Nedeni, veri tabanı bellek yazılımının bunu daha önceden olanaksız kılacak önlemi almış olmasıdır.

Girişimler, duruma göre, ya tüm birimlere hizmet verecek merkezi bir veri bankası kurar, ya da  “veri çarşısı (data mart)” adı verilen daha küçük yerel veri bankaları kurma yoluna gider. Veri çarşıları, bazı özel işlevler için veya bazı özel kullanıcılar için hazırlanmış, kısmi işletme verilerini içeren küçük veri ambarlarıdır. Aşağıdaki şekil, veri bankasının temel öğeleri arasıdaki ilişkileri göstermektedir.

Veri Tabanı Bellek Öğeleri Arasındaki İlişkiler

5.  MICROSOFT OFFICE ACCESS YAZILIMI İLE BİLGİ YÖNETİMİ

Microsoft Office Access, merkezi Amerika Birleşik Devletleri‘nde bulunan ve Bill Gates‘in sahibi olduğu yazılım firması Microsoft tarafından, Microsoft Windows işletim sistemi tabanında çalışmak üzere yazılan ve dağıtımı yapılan veri tabanı yazılımıdır.

Veri tabanı yazılımları arasında Access çok sonradan girmiş olmasına rağmen bu alanda önemli ölçüde başarı sağlayarak, en çok kullanılan veri tabanı yazılım dillerinden biri haline gelmiştir. Gerçekten de Access,  veri tabanına farklı bir boyut getirmiştir.

Access’de veri tabanında bulunan nesnelerin birçoğu, sihirbazlar yardımıyla kolayca hazırlanabilir. Çoğu zaman, hiç tasarım ortamına girmeden, sadece sihirbazlar kullanılarak veri tabanı dosyaları hazırlanabilir.

Access’in iki yüzü vardır. Bunların ilkinde, hiç yazılım kodu kullanmadan veri tabanı hazırlamak mümkündür. Bu ilk ortamda, hiç programcılık bilgisi olmayan birisi bile,  programcılığı öğrenmesine gerek kalmadan, kendi veri tabanı dosyalarını hazırlayabilir. Programcılık bilgisi olanlar ise, Access’de hazırladıkları veri tabanlarına kod yazarak daha ileri düzey işlemleri yapabilirler.

Access bir veritabanı ve bilgi yönetimi programıdır. Veritabanı, bir konuyla ilgili çok sayıda kaydın tutulduğu bir bilgi havuzu olarak nitelendirilebilir. Veritabanı programları, veritabanı denilen bilgi havuzunu oluşturmak ve veritabanından istenilen bilgiyi istenildiği şekilde alıp kullanabilmeyi sağlar. Bu işleme de bilgi yönetimi denir.

Access programına girildiğinde, ilk gelen ekranda 3 ayrı seçenek bulunur. Yeni bir veritabanı oluşturmak isteniyorsa, bunlardan “Boş Veritabanı” seçeneğini seçip, “Tamam” düğmesine basılır. Daha sonra, veritabanına bir dosya ismi verilmesini isteyen bir ekran gelir. Burada veritabanının hangi klasöre kaydedileceği seçilir ve dosya adı olarak da bir isim yazılır. Açılan veritabanında şu bölümler bulunur:

  • Tablolar: Veritabanının temel nesnesi tablolardır. Bilgilerin asıl tutulduğu yer tablodur. Diğer veritabanı nesneleri tablolar esas alınarak oluşturulur. Bir veritabanında birden çok tablo bulunabilir.
  • Sorgular: Tablolardaki çok sayıda kayıt içerisinden istenilen ölçütlere uyanları seçip görebilmek için oluşturulan bir nesnedir.
  • Formlar: Tablolara doğrudan bilgi girişi yapmak, daha zor ve sıkıcı olabilir. Formlar, tablolara bilgi girişini kolaylaştıran ve daha anlaşılır bir ekran görüntüsü ile çalışmayı sağlayan nesnelerdir. Söz konusu nesneler, paket programlardaki kullanıcı ara yüzü olarak düşünülebilir.
  • Raporlar: Tablolardaki bilgileri kağıda dökebilmek için, değişik şekillerde sayfa tasarımları oluşturmak için kullanılır.
  • Makrolar: Veritabanında birden çok adımdan oluşan bir işlemin bir seferde yapılabilmesini sağlayan küçük program parçalarıdır.
  • Modüller: Makrolar ile aynı amaca sahip olmakla birlikte, Visual Basic programlama dili komutları ile yazılan küçük program parçalarıdır.

Veritabanında ilk önce, tablo oluşturmak gerekir. Tablo oluşturmak için, “Tablolar” bölümünde iken sağ taraftaki “Yeni” düğmesine basılır. Burada, tablo oluşturma seçenekleri gelir. Tablo alanlarını ve alan özelliklerini, accessi kullanan kendisi belirleyecekse, “Tasarım görünümü” seçeneği seçilerek “Tamam” düğmesine basılır.

Tasarım görünümünde tablo hazırlarken, tablonun başlıklarını oluşturacak her bir alanın alan adı, veri türü ve alanın özellikleri ayrı ayrı belirlenir. Alan adı verilirken boşluk verilebilir ve Türkçe noktalı harf kullanılabilir. Alan adı, en fazla 64 karakter uzunluğunda olabilir.

Alanlara girilecek veriler, özelliklerine göre türlere ayrılmıştır. Başlıca veri türleri şu şekilde sıralanabilir:

Metin: Alfabetik ve sayısal türde her türlü bilgi girilebilen alan türüdür. En fazla 255 karakter bilgi alır.

Sayı: Tabloda, üzerinde işlem yapılabilecek sayısal değerlerin girilebileceği alan türüdür.

Tarih/Saat: Tarih ve saat türündeki bilgiler için tanımlanır.

Para birimi : Parasal değerler için tanımlanır. Bu tür alanlara 15 basamak tamsayı, ondalıktan sonra da 4 basamak bilgi girilebilir.

Otomatik sayı: Bu tür alandaki sayı değeri girilen her kayıtta otomatik olarak artar.

Evet/Hayır: Mantıksal alan türüdür. İki ihtimalli bilgiler için kullanılır. Örneğin; Askerliğini yaptı/yapmadı, disiplin cezası var/yok gibi.

Köprü: Internet üzerinden bağlantı kurulacak web adresleri girilecekse bunun için köprü türü alan tanımlanır. Bu alandaki bilgiye tıklandığında eğer internet bağlantısı varsa belirtilen web adresine gidilebilir.

OLE nesnesi: Veritabanına resim, ses, film gibi nesnelerin eklenmesi için kullanılır.

Access tablolarına bilgi girişi doğrudan tablodan yapılabilir. Bunun için bilgi girilecek tablo seçilip “Aç” düğmesine basılır. Tabloda her satır ayrı bir kayıt tutar. En son kayıttan sonraki boş satır yeni kayıt eklemek için kullanılır. Son satıra yeni bir kayıt girilmeye başlandığında, o satırın bir altına tekrar boş bir satır ekler. Yeni kayıt girişi böylece devam eder. Her alana bilgi girildiğinde Enter tuşuna basarak bir sonraki alana geçilebilir.

Bir tablonun tasarımı sırasında veri türü bölümünde liste açıldığında, “Arama Sihirbazı” adında bir tür görünür. Bu, aslında bir veri türü değildir. Amacı, tablo veya form üzerinde bu alana gelindiğinde bir liste kutusu görünmesini ve bu alana girilecek bilginin bu listeden seçilmesini sağlamak içindir.

Arama sihirbazını kullanırken, o alandaki liste kutusunda görülecek bilgiler iki şekilde oluşturulabilir. Birincisi, bu bilgilerin elle yazılmasıdır. İkincisi ise, başka bir tablo oluşturup o tabloya girilen bilgilerden yararlanmaktır. İkinci yöntemde oluşturulan diğer tablo, bir “Sözlük Tablosu” niteliği taşır. Başka deyişle, bu tablo, devamlı açılıp kullanılan bir tablo değil, bir yardımcı tablodur.

Sorgular, tablolardaki çok sayıda kayıt içerisinden istenilen kriterlere uyan kayıtları süzerek, görülmesini sağlayan veritabanı nesneleridir.

Tasarım görünümünde sorgu oluşturmak için şu aşamalar izlenir:

  • Sorgular bölümünde “Yeni” düğmesine basılır.
  • Gelen ekranda “Tasarım görünümü” seçili iken Tamam düğmesine basılır.
  • Sorgu tasarımına girildiğinde sorguya hangi tabloları ekleyeceğimizi soran bir pencere açılır. Bu pencerede sorguda kullanılacak tablolar ayrı ayrı veya birlikte seçilerek “Ekle” düğmesine basılır. Daha sonra bu pencere kapatılır.
  • Sorgu ekranında istenilen tablodan sorguda yer almasını istediğimiz alanlar ayrı ayrı alınarak alt taraftaki sorgu sütunlarına eklenir. Bunun için alan adından fare ile basılı tutup sürükleyerek aşağıdaki sütunlara indirilip bırakılabilir.
  • Sorgu sonucunun belli bir alandaki bilgilere göre sıralanmasını istiyorsak o alan için “Sırala” özelliği açılıp “Artan” veya “Azalan” seçeneği seçilebilir.
  • Sorgu sonucunda görünmesini istemediğimiz alanlar varsa bu alanlar için Göster kutucuğundaki işaret kaldırılabilir.
  • Sorgu sonucunda ilişkili tablodaki tüm kayıtları değil, belli bir kritere uyan kayıtları görmek istiyorsak kriter belirtilecek alan için “Ölçüt” bölümüne istenilen kriter bilgisi yazılır. Eğer aynı alan için birden fazla ölçüt yazılacaksa alt alta bunlar yazılır. Bu durumda ölçütler arasındaki bağlaç “veya olur. Eğer birden fazla alana ölçüt yazılırsa bu durumda ölçütler arasındaki bağlaç “ve” “olur.

Rapor, tablolardaki bilgileri düzenli bir sayfa dizaynı oluşturarak kağıda dökmek için kullanılır. Raporlar doğrudan tabloyu esas alarak hazırlanırsa, tablodaki tüm kayıtları getirir. Tablodan sadece istenilen kayıtların kağıda dökülmesi isteniyorsa, raporu hazırlamak için bir “Sorgu”yu esas almak daha uygun olacaktır.

Rapor sihirbazı ile rapor hazırlamak için şu aşamalardan geçilmelidir:

  • Raporlar bölümünde “Yeni” düğmesine basılır.
  • Yandaki ekran geldiğinde önce alt taraftaki liste kutusu açılıp rapora kaynaklık edecek tablo veya sorgu seçilir. Daha sonra “Rapor sihirbazı” seçeneği seçilip Tamam düğmesine basılır.
  • Yine form sihirbazında olduğu gibi, tablo veya sorguda yer alan alanların listesinin bulunduğu ekran gelir. Buradan raporda kullanmak istediğimiz alanlar ortadaki sağa dönük oklar ile sağ tarafa atılır. İleri düğmesine basılarak devam edilir.
  • Daha sonraki ekranda eğer raporu bir sorguya göre hazırlıyorsak ve sorguda birden fazla tablo varsa bu tablolardan hangisine göre listeleme olacağı sorulmaktadır. Buradan raporun özelliğine göre istenilen tablo seçilir. İleri düğmesine basılarak devam edilir.
  • Bir sonraki ekranda, eğer rapor dökümünde gruplandırma yapmak isteniyorsa, hangi alana göre gruplandırma yapılacağı seçilir. “İleri” düğmesi ile devam edilir.
  • Sonraki ekranda, rapordaki kayıtların belirli alanlara göre sıralanmış olarak listelenmesi isteniyorsa, sıralama yapılacak alanlar seçilebilir ve ileri düğmesi ile devam edilir.
  • Daha sonra, raporun sayfa üzerindeki yerleşimini gösteren seçenekler yer alır. Bunlardan istenilen biri seçilir. Ayrıca sayfanın yatay veya dikey kullanımı da buradan değiştirilebilir ve “İleri” düğmesi ile devam edilir.
  • Bir sonraki adımda raporun kağıda dökülüş stili ile ilgili seçenekler mevcuttur. Bunlardan istenilen biri seçilip yine devam edilir.
  • Son adımda rapora bir ad verilir ve “Son” düğmesine basılarak raporun oluşması sağlanır.

Sorguya dayalı olarak hazırlanmış raporlarda, eğer sorguda “parametre metni” tanımlanmış ise, bu sorguyu esas alan raporun açılması sırasında da aynı parametre metni gelir.

Sihirbaz kullanılarak oluşturulan bir raporun tasarım görünümüne geçerek rapor tasarımında değişiklik yapılabilir. Rapor tasarımında görünmesi istenilmeyen bölümler, fare ile alt kenarından tutulup yukarı çekerek kapatılabilir.

6. FİLEMAKER YAZILIMI İLE BİLGİ YÖNETİMİ

Yukarıdaki açıklamalarda da belirtildiği gibi, belirli bir veri tabanı olmadan veri ve bilgi yönetimi yapılamaz. Yine bilindiği gibi, veritabanı, kısaca, bilgi topluluğu olarak tanımlanabilir. Veri tabanındaki bu bilgiler sıralanabilir, güncellenebilir, farklı şekillerde gösterilerek ve analiz edilerek değişik raporlar hazırlanabilir. Bu yönüyle veritabanı, yalnızca bilgileri saklamak için değil, aynı zamanda bilgiyi işlemek, ayrıştırmak ve daha kullanışlı duruma getirmek için de kullanılır.

Bir işletmenin müşteri kayıtları, muhasebe hesapları, ürün kayıtları ve benzer tüm dosyaları, veritabanı örneğidir. Söz konusu işletme dosyaları tek başına kullanılabileceği gibi, birbiriyle ilişkili olarak da kullanılabilir. Bilindiği gibi, Microsoft Office Access,  hemen herkes tarafından bilinen ve kullanılan veri ve bilgi yönetimi yazılımıdır. Bunun yanında, küçük ve orta ölçekli işletmelerde bilgi yönetimi için çok kullanışlı bir veri ve bilgi yönetimi yazılımı da FileMaker adını taşır.  FileMaker, özellikle işletmecilik alanında çok önemli bir yere sahiptir. FileMaker yazılımı ile veri, dosya ve bilgi yönetimi, son derecede kolay hale getirilmiştir.

Veri tabanı alanında FileMaker’ın üstünlükleri, saymakla bitmeyecek kadar çoktur. FileMaker, kullanıcılara, hem internet hem de internet çalışma olanağı sunar. Böylece dosyalar, başkalarıyla anında paylaşılabilir duruma gelir. Girişim, müşterilerine bazı dosyaları ve alanları açabilir. Müşteriler kendilerine açık alanlarda, veri girebilir, veri silebilir, veri düzeltebilir ve çeşitli sorgulamalar yapabilir.

Özetle belirtmek gerekirse, FileMaker, veri tabanı pazarında en yalın, kullanımı en kolay, en esnek, web uyumlu ve kullanana özgürlük sağlayan üstün bir yazılımdır. FileMaker yazılımı, başta Amerika Birleşik Devletleri olmak üzere tüm gelişmiş ülkelerde, rakip yazılımların tümünü geride bırakmış, alanında tercih edilen bir yazılım durumuna gelmiştir. FileMaker’ın başlıca üstünlükleri şu şekilde sıralanabilir:

  • FileMaker yazılımıyla, herhangi bir uygulama, birçok bilgisayarda aynı anda çalışabilir.
  • Kullanıcı, dünyanın her yerinden, veri tabanına erişim sağlayabilir.
  • FileMaker’da her işlem, yalnızca tek bir tıklama ile anında olur.
  • FileMaker, diğer veri tabanı yazılımlarıyla uyumlu çalışır.

7. VERİ ÇIKARIMI (VERİ MADENCİLİĞİ) VE BİLGİ KEŞFİ (KNOWLEDGE DISCOVERY)

1970’li yıllarda, veri toplama, veri işleme, bilgi üretme ve bilgi dağıtma yol ve yöntemleri, bugünküne oranla karşılaştırma bile yapılamayacak kadar ilkel düzeyde kalmıştır. Ancak 1970’li yıllarda, bu alanda, veri tabanları kullanılmaya başlamış, 1980’lerden sonra da, bir adım daha ileri gidilerek ilişkisel veri tabanlarına geçilmiştir. 2000’li yıllarda ise, “Veri Madenciliği (Data Mining)” gündemdedir. Veri madenciliği, bir benzetme terimdir. Nasıl toprağın altındaki maden rezervleri, değişik yöntemlerle yeryüzüne çıkarılmadıkça, yalnızca bir potansiyel değere sahipse, bir dizi veri tabanındaki yığınlar da yararlı bilgiye dönüştürülmedikçe, potansiyel bir değer halindedirler. Bu veri yığınlarında saklı değerler, belirli donanım ve yazılımlarla işletme yöneticilerinin kullanımına sunulmalıdır. Veri madenciliği terimi yerine “veri çıkarımı” terimini kullanmakta bir sakınca yoktur.

7.1. Veri Çıkarımı ve Bilgi Keşfinin Tanımı

Veri çıkarımı (madenciliği), değişik yazarlar tarafından değişik biçimlerde tanımlanmaktadır. Bu tanımların en önemlilerini sıralamakta yarar vardır:

  • Veri çıkarımı, büyük miktarda veri yığınında gömülü olan bilgilerin, tıpkı doğadan maden çıkarır gibi belleklerden çıkarılarak yararlı hale getirilmesi ve bu bilgilerin işletmede değere dönüştürülmesi yazılımlarıdır.
  • Veri çıkarımı, veri tabanlarında arşivlenen bilgiler üzerinde yapılan analizlerle, önceden bilinmeyen değerli ve anlaşılabilir sonuçlar çıkarma sürecidir.
  • Veri çıkarımı, yönetimin değişik karar aşamaları için tarihi veri yığınlarından yeni bilgiler üreten yollar yöntemler ve yazılımlar bütünüdür.
  • Veri çıkarımı, veri banka veya ambarlarındaki çok miktarda ve çok çeşitli veriye dayanarak, daha önce keşfedilmemiş bilgileri ortaya çıkarmak ve bunarı karar ve işlem süreçlerinde kullanma yöntemidir.
  • Veri çıkarımı, belleklerde saklı çok miktarda ve çok çeşitli kayıtlar arasındaki bağlantılardan, kurallardan ve mantıki ilişkilerden yararlanarak, yepyeni bilgi, öngörü, bağlantı ve ilişkiler arayan donanım ve yazılımlar bütünüdür.

Veri çıkarımı veya diğer adıyla veri madenciliği nasıl tanımlanırsa tanımlansın, işin özü, mantıksal ilişki arama yazılımlarıyla bilinenlerden yararlanarak, yeni ve yararlı bilgiler üretme sürecidir. Bilinenlerden bilinmeyene uzanma, bir bakıma, akıl yürütme anlamına gelir. Mantıksal akıl yürütmenin ise,  zekâ kavramıyla birebir ilişkilisi vardır.

Zekâ, sözlük anlamıyla, insanın düşünme, akıl yürütme, nesnel ve nesnel olmayan gerçekleri algılama, yargılama ve sonuç çıkarma yeteneklerinin tamamıdır. Bu tanımda insan sözcüğü yerine kurum sözcüğü yer aldığında, “Kurumsal Zekâ”dan söz edilir. Entelektüel sermayenin bir başka boyutu olan kurumsal zekâ, işletmenin karşılaştığı olayları algılayan, anlayan, değerlendiren, fırsata dönüştüren, çözümler üreten ve sonuçlar çıkaran bütünleşik yaratma yeteneğidir. Bu yetenek, tarihi işletme olay ve olgularını birer veri olarak yeniden değerlendir ve bu değerlendirmelere dayanarak yeni çıkarımlar, çözümler, değerler ve yaratıcılıklar yapar; işletmeye yarış üstünlüğü kazandırır.

Veri çıkarım yazılımları, kurumsal zekâyı temel alarak hazırlanmıştır. Söz konusu yazılımlar, hiç boş durmaz. Sanki zeki ve akıllı bir insanmış gibi, belleklerdeki veriler arasında gezinir, gözlemler yapar, neden sonuç ilişkileri kurar, veri işler, yeni bilgiler üretir ve dosyalar. Bu bilgileri, zamanı geldiğinde, kendiliğinden bir sihirli el gibi yöneticileri önüne koyar.

Veri madenciliği ve bilgi keşfi, eldeki yapısız veri yığınlarından, anlamlı ve kullanışlı bilgiyi çıkarmaya yarayacak tüme varım işlemlerini formüle etmeye ve uygulamaya yönelik çalışmaların bütününü içerir. Çıkarım yazılımlarıyla; geniş veri kümelerinin desenleri, değişiklikleri, düzensizlikleri ve ilişkileri ortaya konur. Böylece, Web üzerinde filtrelemeler, DNA sıraları içinde genlerin tespiti, ekonomideki eğilimlerin ve düzensizliklerin belirlenmesi, müşterilerin satın alma davranışlarının incelenmesi gibi karar süreçleri için önemli bulgular elde edilir.

7.2. Çıkarım Modelleri

Büyük veri yığınlarında saklı değerleri ortaya çıkarma yönünde, uzun çalışmalar yapılmıştır. Bu çalışmalar sonunda bazı modeller geliştirilmiştir. Temelde bunları iki grupta toplamak mümkündür:

  • Doğrulama modeli
  • Keşif modeli

7.2.1. Doğrulama Modeli

Doğrulama modelinde, önce hipotezler geliştirilir. Daha sonra da tek tek her hipotezin geçerli olup olmadığı denenir. Bu modelde, veri çıkarım yazılımı, bir kullanıcıya bağımlı olarak çalışır. Kullanıcı, yeni bir bilgi bulmaktan çok, bir hipotez ortaya kor ve bu hipotezin geçerliliğini dener. Ortaya atılan hipotezin denenmesi, birçok farklı sorgulama yapılmasını zorunlu kılar.

Doğrulama modelinde, önce incelenecek konu, ilişki ya da öngörü belirlenir. İkinci olarak, belleklerdeki veri yığınları kullanılarak, aranan soruna ilişkin veriler uygun bir yazılımla derlenir. Üçüncü aşamada, derlenen veriler birebir karşılaştırılarak ortak özellikler taşıyanlar saptanır. Daha sonra da, hipotezin geçerliliği veya geçersizliği test edilmiş olur. Hipotez doğru ise, yeni bilgiye ya da sorunun çözümüne ulaşılmış olur.

7.2.2. Keşif Modeli

Keşif yoluyla çıkarım modeli, büyük veri tabanı belleklerinde barındırılan dosyalardaki çeşitli bilgiler içinde araştırmalar yaparak, yeni ilişkiler, genellemeler, bulgular ve oluşumlar keşfetmeye çalışır. Bu keşfetme işlemi, bu amaçla geliştirilmiş yazılım tarafından sürekli tekrarlanarak sürdürülür. Yazılım, özellikle veri ambarında yer alan tüm kayıtlar içinde sürekli tekrarlananları ya da farklılık gösterenleri ortaya koyar. Örneğin, böyle bir araştırmanın sonunda, Mehmet Şahin adlı müşterinin her Migros mağazasına gittiğinde kesinlikle  “Ezine Peyniri” aldığı keşfedilmiş olur. Yine aynı yazılım, Mehmet Şahin adlı müşterinin Migros mağazasına gittiğinde hiçbir zaman “salam” almadığını da keşfedebilir. Bilgisayarın bu keşfi yapabilmesi için, Mehmet Şahin’in ödeme yaparken “Migros Kartı”nı makineden geçirmesi gerekir. Bu gereklilik, keşif modelinin temelini oluşturur.

Görüldüğü gibi, pek çok firma, müşterilerine bazı avantajlar sağlayan özel kartlar verirler. Bu kartların temel amacı, kartı kullananların alış veriş güdülerini, alışveriş alışkanlıklarını ve diğer birçok özelliklerini öğrenmektir. Daha sonra bu bilgilerden yararlanarak, özel pazarlama stratejileri geliştirilir. Örneğin, Mehmet Şahin’in e-postasına bir gün şöyle bir ileti gelebilir: “Sayın Şahin, mağazamızın devamlı bir müşterisi olduğunuz için teşekkür ederiz. Mağazamızdan hiç salam almadığınız saptanmıştır. Bunun nedenini öğrenerek size yararlı olmak istiyoruz. Lütfen aşağıdaki şıklardan birini işaretleyerek bize geri tıklar mısınız?

  Salamların fiyatını fazla buluyorum

  Salamların içeriğinde domuz eti olduğundan şüpheleniyorum

  Salamların bayat olduğunu düşünüyorum

  Mağazanızda aradığım markadan salam yok 

  İlke olarak salam yemiyorum

Keşif çıkarım modelinde, veri yığınında araştırmalar yapılarak, bütünüyle yeni bilgi üretilmekte ve değişik amaçlar için kullanılmaktadır. Keşif, değişik algoritmalardan yararlanılarak yapılmaktadır.

7.3.Veri Tabanı Bellekleri ve Veri Çıkarım İlişkisi

Veri çıkarımının, veri ambarları ile çok yakın ilişkisi vardır. Sürekli güncellenen günlük veri tabanlarının veri ambarlarına aktarılması gerekir. Daha sonra da bunların, veri çıkarım amacıyla geliştirilmiş standart formlara işlenmesi gerekir. Aşağıdaki şekil, bu birleştirme ve bütünleştirme sürecini göstermektedir.

Veri Tabanları Beleğinin Yapısı

Şekilde de görüldüğü gibi, günlük veri tabanlarından ilgili özet bilgi, gerekli ön işlemler yapılarak veri tabanları belleğine aktarılır. Daha sonra da, veri tabanları belleğinden seçilerek, veri çıkarım süreçlemesi için, bu amaçla geliştirilmiş standart forma çevrilir. Veri, veri tabanları belleğinde oluşturulduktan sonra, söz konusu verinin elle ya da gözle açılımını yapmak da mümkündür. Bunun için, OLAP (Online Analytical Processing) yazılımları kullanılır. Bu yazılımlar, veriye, her boyutu bir alana karşılık gelen çok boyutlu bir küp olarak bakmayı ve incelemeyi sağlar. Böylece, boyut temelinde gruplama, boyutlar arasındaki ilişkileri inceleme ve sonuçları grafik veya rapor olarak sunma olanağına kavuşulur.

Bilindiği gibi, veri çıkarımında amaç, kullanıcının bilgi keşfetme sürecindeki katkısının olabildiğince az tutulması, böylece çıkarımın olabildiğince otomatik hale getirilmesidir. Nedeni, OLAP yazılımlarını kullanırken bulunabilecek ilişki, genelleme ve sonuçların, kullanıcının sormayı düşündüğü sorgularla sınırlı olmasıdır. Ancak yine de, veri çıkarımda kullanılan veri yığını içinde, çocuk bezi ile bira tüketimi bağıntısı gibi, kullanıcının aklından bile geçirmediği ilişkiler de çıkabilir. Aslında, veri çıkarımındaki temel amacın da, çıkarım yazılımlarıyla bu tür bağıntı veya ilişkileri bulmak olduğu açıktır.

7.4.Veri Çıkarımının Uygulama Alanları

Bilindiği gibi, işletmeciliğin temelinde, yapılan harcamanın kendisinden daha çok gelir yaratması yatar. Veri çıkarımı için de, bu kural geçerlidir. Buna göre, veri çıkarımının öğrenilmeye değer olması için, bu amaç için harcanan paradan daha fazla yarar sağlaması gerekir. Daha da kesin bir işletmecilik kuralına göre, öğrenmek için yapılan yatırımın geri dönüşü, başka bir alana yapılacak yatırımın getirisinden daha yüksek ise, bu bilgi öğrenilmeye değerdir. Bu kesin işletmecilik kuralına göre, veri çıkarım donanım ve yazılımı, ya işletmenin maliyetlerini düşürmeli ya da satış gelirlerini artırmalıdır. Veri çıkarımı ya da diğer adıyla veri madenciliği, pek çok işletmecilik alanında uygulanarak, karlılığı artırıcı bir özelliğe sahiptir. Veri çıkarım yazılımlarının potansiyel uygulama alanları şu şekilde sıralanabilir:

Süreç iyileştirme

Pazarlama

  • Müşterilerin satın alma davranışlarının modellenmesi
  • Pazar bölümle
  • Pazarlama faaliyetlerinin düzenlenmesi
  • Pazar analizi
  • Müşteri profilinin çıkarılması

Finansman ve bankacılık

  • Sahtekârlığın önlenmesi
  • Sadık müşterilerin belirlenmesi
  • Memnuniyetsiz müşterilerin belirlenmesi
  • Farklı finansal göstergeler arasındaki ilişkilerin ortaya konması
  • Finansal piyasalardaki eğilimlerin belirlenmesi

Sigortacılık hizmetleri

  • Sigorta kapsamındaki başvuruların değerlendirilmesi
  • Müşteri gereksinmelerinin ortaya konması
  • Riskli müşterilerin belirlenmesi
  • Sahtekârlığın ortaya çıkarılması

Ulaştırma

  • Hareketliliğin incelenmesi
  • Ulaşım ağlarının modellenmesi
  • Talep kestirimlerinin yapılması
  • Trafik yoğunluğunun açılımı

Sağlık

  • Sağlık sorunlarının tanımlanması
  • Yeni tedavi yöntemlerinin belirlenmesi

Türkiye pazarına yeni girmeye başlayan veri çıkarım yazılımları, gelişmiş ülkelerde on yıla yakın bir süredir kullanılmaktadır. Bu ülkelerde veri madenciliği, özellikle müşteri kartı bilgilerinin kaydedilmesinde, hedef pazar kararlarında, müşteri ilişkileri yönetiminde, portföy yönetiminde, çapraz satışlarda, pazar bölümlemesinde, müşteri şikâyetlerinin değerlendirilmesinde, müşteri anımsamada, yaşam biçimi (life style) çalışmalarında, e-ticaret uygulamalarında ve benzeri alanlarda oldukça yaygın olarak kullanılmaktadır.

Aşağıda, veri çıkarımının yoğun olarak kullanıldığı başlıca alanlara kısaca değinmekle yetinilecektir.

7.4.1.Süreç İyileştirme

Veri çıkarım yazılımlarıyla, hemen her konuda, araştırma ve geliştirme yapma olanağı vardır. Örneğin, ürün yaşam döngüsünün belirlenmesinde veya üretim süreçlerinin verimliliğini artırmada, veri çıkarım yazılımlarından yararlanılmaktadır. Aslında, üretim süreçleri, daha önce değinilen CAD ve CAM yazılımlarıyla, en ince ayrıntısına kadar izlenir ve denetim altında tutulur. Ancak, üretim sırasında oluşan bir sorun sonucu üretimin durması, süre kaybına dolayısıyla boşa geçen zaman maliyetlerine neden olur. Oysa veri çıkarımı, tam bu noktada, çok çeşitli değişkenlerin birbiriyle ilişkilerini saptayarak, bir puanlama yapar ve soruna yol açan değişkenleri “iyi” veya “kötü” olarak belirler. Yöneticiler, bu puanlara göre, hızla kötü puana sahip değişkenler üzerine eğilerek, kısa sürede, sorunu ortadan kaldırma olanağına kavuşurlar.

7.4.2.Pazarlama

Bilindiği gibi, bütün işletmecilik sorunları pazarlamadan kaynaklanır ve yine bütün işletmecilik sorunları pazarlamayla çözümlenir. Pazarlama, veri çıkarımının kullanıldığı alanların en başında gelir. Pazarlamada başarı, pazarlama bilgi sisteminin iyi çalışmasıyla gerçekleşir. Güncel pazarlama bilgi sistemi, veri çıkarımıyla bütünleştirilmiştir. Başka deyişle, pazarlama bilgi sisteminin temelinde, veri çıkarımı yatmaktadır.

Veri madenciliği, müşterilerin izlenmesini ve her yönüyle tanınmasını, gerçek zamana (an) indirgemiştir. Öyle ki, veri çıkarımı yazılımları, tek tek her müşteriyi, belirli özelliklere göre ayrıştırmaktadır. Böylece, müşteri memnuniyeti, satın alma davranışları, satın alma sıklığı, hangi ürünlerin alındığı ve diğer bütün değişkenler belirlenmektedir.

Aslında, veri çıkarımı, pazarlama bilgi sistemine girdi sunan bir yazılımdır. Ancak, işlevi yalnızca girdi sunumuyla sınırlı değildir. Bunun yanında, birçok pazarlama hipotezlerinin denenmesini ve birçok yeni pazar ve müşteri gerçeklerinin keşfedilmesini de mümkün hale getirmektedir.

7.4.3.Müşteri İlişkileri (CRM)

Veri çıkarımı yazılımlarıyla, veri tabanları belleğine standart formlara otomatik olarak aktarılan veriler, yine otomatik ayrıştırmalarla, müşteri profillerini ortaya koyar. Böylece, gerçek zamanlı müşteri ilişkileri yönetimi olanağına kavuşulmuş olur. Örneğin, perakendecilik sektöründe, hangi müşterilerin hangi ürün kombinasyonlarını satın aldıkları anında öğrenilebilir. Böylece, kişiye özel satış kampanyaları veya promasyolar yapılarak, yarış üstünlüğü elde edilir.

Veri çıkarımı, müşteri ilişkileri yönetiminin bütün işlevlerinde “olmazsa olmaz” koşul durumuna gelmiştir. Veri çıkarımı yazılımı, işlevini gerçek anlamda yaparsa, işletme, müşterilerine ilişkin bir yığın kaydı, gerçek zamanlı olarak ayrıştırma ve müşterilerini tutarlı bir şekilde görüntüleme olanağını elde eder.

7.4.4.Pazar Analizi

Bilindiği gibi; kredi kartları, indirim kuponları, müşteri şikâyetleri, yaşam tarzı bilgileri, müşteri kayıtları, finansal kayıtlar ve benzerleri, pazar analizinde kullanılan başlıca veri kaynaklarıdır. Veri çıkarımı, bu kaynak veri yığınlarından yararlanarak, müşteri ilgi alanları, gelir düzeyleri, harcama alışkanlıkları, harcama türleri, harcama sıklığı gibi özellikler açısından modelleme özelliğine sahiptir. Daha sonra bu modelleri esas alarak aynı yazılım, benzer özellikleri taşıyan müşteriler için, yeni hedef pazar modelleri, yeni pazarlama karması modelleri, yeni çapraz modeller, yeni satış tahmini modelleri, yeni ürün modelleri önerebilir.

7.4.5.Finansal Açılım ve Risk Yönetimi

Veri çıkarımı yazılımlarının önemli kullanım alanlarından birisi de, işletmelerin finansal analizi ve risk yönetimidir. Güncel veri çıkarımı yazılımlarıyla, finansal planlama, kaynak ve varlık yönetimi kolaylaşmıştır. Bu yolla, varlıkların değerlendirilmesi, finansal tahminlerin yapılması, nakit ve fon akımlarının görüntülenmesi, şüpheli alacakların belirlenmesi, zaman serilerinin ve mevsim açılımlarının yapılması, finansal oranların görüntülenmesi ve benzeri finansal işlevler, gerçek zamanlı açılımlar durumuna gelmiştir.

Veri açılımı, yarış risklerini en aza indirmede de, başarıyla kullanılmaktadır. Rakip işletmelerin değişik pazarlama yönelimlerinin ve yeni pazarlama yapısallarının erken teşhisi, rekabetin yüksek olduğu alanlarda yeni pazarlama yapısallarının belirlenmesi, yeni yarışçı zekâların (competitive intelligence) yetiştirilmesi açısından da veri çıkarımı önemli bir olanak durumundadır. Rakibin kaynaklarıyla işletmenin kaynaklarının karşılaştırılması, rakibin performansı ile işletmenin performansının karşılaştırılması, rakibin geleceğe yönelik planlarıyla işletmenin geleceğe yönelik planlarının karşılaştırılması, işletme risklerini yönetmek açısından son derecede önemlidir. Dolayısıyla, veri çıkarım yazılımları bu değerlemeleri yapmada büyük yarış üstünlüğü sağlar.

7.4.6.Hile Algılama (Fraud Detection)

En çok hilekârlık; sigortacılık, finans, kredi kartı, perakendecilik ve telekomünikasyon sektöründe yapılmaktadır. Veri çıkarım, Clementine ve SPSS yazılımlarıyla geçmiş verileri yığınlarından hile algılama modelleri kurmaktadır. Bu modeller kullanılarak, hilekârlığa eğilimli insanlar belirlenip kara listeye alınmakta ve bunların sisteme sızmaları önlenmektedir. Örneğin, sigorta poliçelerinde yapılan hilekârlıkların tespiti amaçlı bir model, hilekârlık yapmaya eğilimli grupları belirleyip sınıflandırdığı için, bu gruba giren bir kimsenin girişimini hemen tanımakta ve saf dışı etmektedir. Aynı yazılımlarla, farklı müşteri gruplarına uygun poliçe türleri geliştirilmekte, maliyeti yüksek poliçeler belirlenmekte ve mevcut poliçeler için risk tayini yapılabilmektedir.

7.5. Clementine Veri Çıkarım Yazılımı

Clementine, bütünleşik bir veri ayrıştırma yazılımıdır. Bu yazılım, görsel bir çalışma ortamında, veri çıkarım amaçlı çok sayıda teknolojiyi aynı anda bünyesinde bulundurur. Clementineyle veri ayrıştırma sürecinde; ODBC bağlantısı olan bütün veri kaynakları, ASCII formatı, Fox Pro, SPSS ve diğer yazılımlar, bütünleşik olarak çalışır. Clementine, gerektiğinde verinin elle işlenmesini, grafik olarak görüntülenmesini ve modelleme sürecini de sunmaktadır. Clementine yazılımında; öngörü, sınıflandırma, bölümleme, kümeleme, ilişkisel kural belirleme, istatistik açılım gibi çok sayıda modelleme tekniği, birbiriyle bütünleşik olarak çalışmaktadır. Bu bütünleşiklik, son derecede yararlı bir çalışma ortamı sunmaktadır.

Clementine’de oluşturulan modeller, Solution Publisher Deployment çözümüyle, girişimde yer alan bütün yöneticilerin karar almasında ortak olarak kullanılabilir. Gerçekten de, Clementine, işletmelere, veri çıkarımı alanında sunulan ilk bütünleşik ayrıştırma yazılımıdır. Ayrıca bu yazılım, veri çıkarımında kullanılan ilk görsel ortamını da sağlamıştır.  Clementine, e-ticaret, telekomünikasyon, , finans, perakendecilik, sağlık, devlet, yüksek öğrenim olmak üzere daha birçok sektörde başarıyla kullanılan bir veri çıkarım yazılımıdır.

8. BİLGİ SİSTEMİNİN GÜVENLİĞİ

Bugün, işletmecilikteki her işlem, bilgisayar ve bilgi ağları ile yapılır duruma gelmesine karşın, yine de bilgisayar ve ağ güvenliği tam olarak sağlanamamıştır. Nedeni, güvenliğin her an, kötü niyetli insanlarla tehdit altında bulundurulmasıdır. Güvenlik uzmanları, yetkisiz erişimlerden sistemi koruyarak, sistemin kesintisiz çalışmasını sağlamak için sürekli çaba gösterirler. Güvenli sistemi güvensiz hale getirmeye yönelik saldırılarla savaşmak için, saldırı engelleme ve saldırı tespit yöntemlerinden yararlanılır. Başka deyişle, güvenliğin birinci aşamasını saldırı engelleme yazılımları, ikinci aşamasını ise saldırı tespiti yazılımları oluşturur.

8.1. Saldırı Kavramı

Saldırı tespitinde, “yanlış kullanım tespiti” ve “anormallik tespiti” isimli iki temel teknik bulunmaktadır. Bu teknikler, birçok açıdan yetersiz kalmakta ve sistemler saldırıya uğramaktadır. Son zamanlarda, söz konusu iki temel tekniğin yetersizliklerini gidermek için veri çıkarımından yararlanılmaktadır. Veri çıkarım tekniğinin saldırı tespitinde kullanılmasının en önemli nedeni, saldırganların zarar vermek için erişim yaptıkları sistemde bir şekilde iz bırakmış olmalarıdır. Veri çıkarım yazılımları, bu kötü niyetli saldırganların izini sürerek yakalanmalarını sağlamaktadır.

İşletmelerin bilgi ve iletişim sistemlerini hedef alan saldırılar, genellikle şu biçimlerde olmaktadır:

  • Servisin reddedilmesi (denial of service)
  • Tarama ve deneme (scaning and probing)
  • Şifre atakları
  • Hak ele geçirme
  • Sisteme düşman kodu yerleştirme
  • Tahrip etme (Vandalizm)
  • Dolandırıcılık ve kötüye kullanım
  • Günlük dosyaları silme
  • Güvenlik mimarisini değiştirme

Diğer taraftan, bu saldırılar; işletme çalışanları, kötü niyetli hackerler, virüs yazabilen kişiler, kriminal gruplar, teröristler vb. tarafından düzenlenebilir. Buna göre, saldırılar temelde iç saldırı ve dış saldırı şeklinde iki gruba ayrılabilir. Saldırıların yaklaşık yüzde 80’i iç saldırganlar tarafından gerçekleştirilmektedir. Örneğin, bu satırların yazarının öğrencilerle iletişim sağlayan Web sayfası (http://www.mehmetsahin.sayfasi.com veya http://home.anadolu.edu.tr/~msahin), sık sık, öğrencilerin veya Anadolu Üniversitesi mensuplarının saldırısına uğramakta ve çökertilmektedir.

Tanıma, doğrulama, güvenlik duvarı, şifreleme, erişim kontrolü gibi yöntemler, saldırı engellemede kullanılır. Ancak bu araçlar tek başına güvenliği sağlayamaz. Başka deyişle, saldırının hangi adresten veya hangi porttan geldiğini de bilmek gerekir. Dolayısıyla, engellemeyle birlikte saldırının tespitine gereksinme vardır. Saldırı tespiti; erken tanı, saldırgan hakkında ayrıntılı bilgi toplama ve toplanan bilgileri kaydetme gibi yararlar sağlar.

Başlıca saldırı tespit sistemleri şu şekilde sıralanabilir:

Analiz açısından saldırı tespit sistemleri

  • Yanlış kullanım tespiti (Misuse Detection)
  • Anormallik tespiti (Anomalous Detection)

Kullanılan bilgi açısından saldırı tespit sistemleri

  • Uygulama tabanlı saldırı tespiti (Aplication Based)
  • Host tabanlı saldırı tespiti (Host Based)
  • Ağ tabanlı saldırı tespiti (Network Based)

Tepki açısından saldırı tespiti

  • Aktif saldırı tespiti
  • Pasif saldırı tespiti

Analiz zamanı açısından saldırı tespiti

  • Gerçek zamanlı saldırı tespiti
  • Aralıklı saldırı tespiti

Mimari açıdan saldırı tespiti

  • Merkezileştirilmiş saldırı tespiti
  • Dağıtılmış saldırı tespiti

Daha önce de belirtildiği gibi, saldırı tespitinde, veri çıkarım ya da diğer deyişle veri madenciliğinden de önemli ölçüde yararlanılmaktadır. Nedeni, veri çıkarım yazılımlarında, büyük miktarda öğrenim ve tespit ajanları bulunmaktadır. Veri çıkarımındaki akıllı ajanlar, tespit konusunda devamlı eğitildikleri için, bir bakıma polis köpeklerinin uzmanlığını kazanmış duruma gelirler. Web sunucu verilerine, veri madenciliği teknikleri uygulanarak, saldırgan kullanıcılar başarıyla tespit edilebilmektedir.

Özetle belirtmek gerekirse, yeni geliştirilen hızlı algoritmalar, akıllı sistemler, yapay sinir ağları ve daha birçok ileri yazılımlar, veri ve bilgi güvenilirliğini, düne oranla bugün, çok daha iyi sağlamaktadır. Ayrıca, bilgi teknolojisinin her alanda egemen duruma gelmesi, yeni veri ve bilgi yönetimi modelleri üzerinde birçok çalışmaların yapılmasını teşvik etmektedir.

8.2. Internet’te Güvenlik

Dijital yaşamda güvenlik, bu alandaki en güncel konulardan birisidir. ABD ve AB’de bu alanda özel web siteleri açılmakta, özel yasalar çıkarılmakta, özel yazılımlar geliştirilmektedir. Ayrıca, bilgisayar dergileri, her sayısında en az bir makaleyi bu konuya ayırmaktadır. Bilgisayar kullanıcıları, bilgisayar tarafından da izlenmektedir. Örneğin, Windows serilerini kullanırken, başlat menüsüne her tıklamanın bir yerlerine şifrelenmiş “encrypted” ve gizlenmiş “hidden” veri tabanlarına kalıcı kayıt yapıldığı, ABD basınında açıklanmıştır. Bu açıklamayla, kişisel mahremiyet ihlalini, bizzat Microsoft firmasının yaptığı ve bunun suç oluşturmadığı ortaya çıkmıştır. Buna göre, kullanıcının verileri silmesi (delete) veya çöp sepetini (recyle bin) temizlemek pek işe yaramamaktadır. Görüldüğü gibi, kullanıcının sildiğini var saydığı bilgiler, aslında silinmemekte, bilgisayardaki gizli ve kalıcı veri tabanında tutulmaya devam edilmektedir. Bilgisayar kullanıcısı internetteyken veya internet dışındayken (online/offline) sistem, kullanıcının bilgilerini kaydetmeye devam etmektedir. E-posta adresleri, şifreler, kredi kartı numaraları olmak üzere tüm özel bilgiler, yıllar sonra bile birileri tarafından, izinsiz gizlice alınıp bir yerlere aktarılır veya yayınlanabilir.

Internet’te güvenlik sorunları iki grupta toplanabilir:

  • Internet alt yapısından ve yazılımdan kaynaklanan sorunlar
  • Internet’te veri akarken kötü niyetlilerin bilgi ele geçirmesi sorunları

8.2.1. Internet Alt Yapısından Ve Yazılımdan Kaynaklanan Sorunlar

Bu kapsamdaki sorunlar, kişi ve kurumların internete bağlıyken ortaya çıkar. Internet hizmeti sağlayan kurumlar (ISS), bankalar, diğer finansal kurumlar, e-ticaret siteleri ve benzerleri, müşterilerden aldıkları kişisel bilgilerin güvenliğini sağlamak için gereken alt yapıyı oluşturmakla yükümlüdürler. Söz konusu kuruluşlar, yeterli güvenlik prosedürlerini yerine getirmez veya firewall çözümleri, virüs gateway çözümleri gibi teknolojik önlemleri almazlarsa, müşterilerini saldırıya maruz bırakmış olurlar.

8.2.2. Internet’teki Veri Akışı Sırasında Bilgi Alınması Sorunları

İkinci güvenlik sorunu, internet üzerindeki veri akışı sırasında, bazı teknik açıklardan yararlanarak, bilgilerin kötü maçlı kullanım için ele geçirilmesinden kaynaklanır. Kullanıcılar, kendileri açısından açıklanması sakıncalı olan kredi kartı bilgilerini, kullanıcı adlarını, şifrelerini, adreslerini, telefon numaralarını, değişik nedenlerle internette kullanırlar. Aslında, bu bilgiler şifrelenir. Şifreleme için, SSL (Secure Socket Layer) güvenlik standardı kullanılır. SSL, gönderilen bilginin kesinlikle ve yalnızca doğru adreste deşifre edilebilmesini sağlar. Gönderen ve alan olarak her iki tarafta da doğrulama yapılarak, işlemin ve bilginin gizliliği ve bütünlüğü korunur. Ayrıca, güvenlik için bazı durumlarda SET (Secure Electronic Transaction) protokolü adı verilen ve güvenliği bir kat daha artıran bir sistem de kullanılır.

Şifrelerin kırılması, uzun zaman alır ve oldukça da pahalı bir yatırım gerektirir. Ancak, bütün güvenlik önlemlerine karşın, yine de kötü niyetli kişiler, gruplar ve kurumlar, bir yolunu bulup, internet üzerinde veri akışı sırasında, kullanıcıların önemli şifre, numara ve bilgilerini ele geçirebilmektedirler. Bu konuda, konunun uzmanları, her türlü güvenlik araştırmasını yapmaktadırlar. Buna karşılık, kötü niyetli hackerler de boş durmamakta, onlarda her türlü karşı saldırı yazılımları üretmektedir.

8.3. Virüsler

Kullanıcı bilgisi ve isteği dışında, bilgisayarın işlem yapmamasını veya zararlı işlemler yapmasını sağlayan yazılım parçacıklarına, bilgisayar literatüründe virüs denilmektedir. 1986 yılında, bir firmanın yaptığı yazılımı diskete çoğaltması sırasında telif haklarını değiştiren Brain, dünyada adını duyuran ilk virüstür. Bundan sonra Chernobyl (1988), Melisa (1999), Navidad (2000), Nimda (2001) ve diğerleri, bilgisayar sektöründe aktif olarak görülen virüslerdir.

Virüsleri yayılma yolu olarak, genellikle Windows işletim sitemlerinde otomatik olarak çalışan dosya eklentileri seçilmektedir. Virüslere karşı çeşitli anti-virüs yazılımı geliştirip dağıtan siteler vardır. Bunların başlıcaları; “McAfee->http://vil.nai.com”, “Norton->http://www.symatec.com”, “Trend Micro->http://www.antivirus.com/vinfo” ve “Sophos->http://www.sophos.com”  adını ve adresini taşır.

Bilgisayarlara en yaygın virüs bulaşma yöntemleri şu şekilde sıralanabilir:

  • Disket ve CD aracılığıyla virüs bulaşması
  • E-posta aracılığıyla virüs bulaşması
  • Ağ paylaşımı aracılığıyla virüs bulaşması
  • Internet’ten indirilen yazılımlar aracılığıyla virüs bulaşması

Virüslerden korunmak için başlıca şu önlemlerin alınmasında büyük yarar vardır:

  • Bilgi sisteminde en azından bir anti-virüs programı kurulmalı ve sık sık güncellenmelidir.
  • Windows işletim sistemi, (uttp://windowsupdate.microsoft.com/) adresinden sık sık güncelleştirilmelidir.
  • MS Outluk veya Outluk Expres yerine Netscape Mesenger, Webmail, Pine gibi yazılımlar kullanılmalıdır.
  • Dosya paylaşımı yapılmamalı, eğer çok gerekliyse şifreli ve “salt okunur” paylaşım yapılmalıdır.
  • Sunucu (server) nitelikli işletim sistemleri kurulmamalıdır.
  • Web sunucusu olarak güncellenmemiş ISS kullanılmamalıdır.
  • Boot işlemi kesinlikle sabit diskten yapılmalıdır.
  • Önemli bilgiler yedeklenmelidir.
  • Ofis yazılımlarında bilinmeyen makrolar çalıştırılmamalıdır.
  • Mümkünse, OpenOffice gibi alternatif ofis programları kullanılmalıdır.
  • E-posta ile gelen çalıştırılabilir dosyalar, yalnızca gönderen kişi veya kurumun gönderdiğinden emin olduktan sora çalıştırılmalıdır.

8.4. Internet Bankacılığında Güvenlik

Bütün bankalar, güncel elektronik olanakların yarış üstünlüğü sağladığının bilincine varmıştır. Bu nedenle, birçok önemli bankacılık işlemleri Web üzerinden yapılmaktadır. Bu durum, beraberinde bazı riskler getirmiştir. Bankalar, riski en aza indirmek için, çeşitli güvenlik önlemleri alır ve uygulamaya koyar.

Müşteriye yönelik olarak bankaların aldığı en önemli güvenlik önlemi, Enkode ve Dekode yöntemidir.Bankalar, müşterilerinin şifrelemelerine güvenmek ister. Bu nedenle müşteri, bankanın herhangi bir elektronik hizmet birimine bağlandığında, kendisinden belirli bir elektronik bilgi formunu enkode (kodlamak/şifrelemek) etmesi istenir. Başka deyişle, müşteri, birime bağlanabilmek için, daha önce kendisine bankaca verilen şifreyi ve diğer bilgileri forma girmesi gerekir. Bu şekilde elektronik banka birimine gelen bilgi veya istek, decode (şifre çözmek) edilir ve müşteriye hizmet verilir. Eğer, hizmet isteyen kişi gerçek müşteri değil de, bilgi transferi sırasında bilgi yakalamaya çalışan kötü niyetli biriyse, bu işlem sırasında gerçek şifreleri değil saçma bir takım karakterleri görür.

8.5. İnternette Kredi Kartıyla Alış Veriş Güvenliği

Internet üzerinden kredi kartıyla alış veriş yapmanın riski, gerçek yaşamda kredi kartıyla alışveriş yapmanın riskiyle aynıdır. Nedeni, gerçek yaşamda da kredi kartı numarası, kötü niyetli birinin eline kolayca geçebilir. İnternette mal, hizmet ve bilgi satan sanal firma, müşterinin internet tarayıcısını kullanarak, yapılan alış verişi şifreler. Böylece, alış veriş bilgilerinin üçüncü bir kişi ya da kurumun eline geçmesi durumunda, söz konusu kişi veya kurumun bu bilgileri okuması mümkün olmaz.

İnternette güvenli alış veriş için başlıca şu önerilerde bulunulabilir:

  • En son güvenlik önlemlerini içerdiği için, internet tarayıcısının en son sürümü kullanılmalıdır.
  • Alış veriş yapılan sitenin, SSL veri güvenliğini kullandığından emin olmalıdır. Örneğin sitenin adresi “https” ile başlamalıdır. “http”nin sonundaki “s” bağlanılan sitenin SSL protokolüyle çalıştığını gösterir.
  • Internet servis sağlayıcısının güvenlik sistemi sorgulanmalı ve kablo ağının fiber-obtik olması tercih edilmelidir.
  • Secure Site Index’ten aratarak, alış veriş yapılan sitenin güvenli siteler arasında olup olmadığı belirlenmelidir.
  • Alış veriş için girilen sitenin güvenlik sembolüne bakılmalıdır. Örneğin, VeriSign firması kilit sembolü kullanmaktadır.
  • Alış veriş yapılan sanal firmanın büyük ve tanınmış olmasına çalışılmalıdır.
  • Sanal alış veriş firmalarının kolay bağlantı kurulabilecek e-posta adresi ve telefon numarası olmalıdır.
  • Kredi kartı veren ciddi kuruluşlar, müşterilerinin e-ticaretten kaynaklanan zararını tazmin ettikleri için, alış verişin kredi kartı ile yapılması daha yararlı olur.
  • Sanal firmanın sunduğu, alış verişin ayrıntılarını gösteren döküm kesinlikle saklanmalıdır.
  • Bazı sanal alış veriş siteleri, müşterinin bilgisayarına, “Cookie” denilen ufak kod parçaları koyarak, müşterinin ziyaret ettiği sitelerin, aldığı mal, hizmet ve bilgilerin kaydını tutma yoluna giderler. Aslında, Cookie’lerin, ziyaretçinin izni olmadan bilgisayarına konması yasal değildir. Bu tür siteler kesinlikle ziyaret edilmemeli ve alış veriş yapılmamalıdır.

8.6. Güvenlik Duvarı (Firewall) Yazılımı

Internet iletişimini izleyen ve bu iletişimde kullanılan veri paketlerini denetleyen ve filtreleyen yazılıma güvenlik duvarı (firewall) denilir. Firewall yazılımıyla, bilgi sistemi, bir ölçüde saldırılardan korunmuş olur. Firewall yazılımı geliştirirken gizlilik, bütünlük ve varlık ilkeleri ön planda tutulur. Internet üzerinden gelen veya giden tüm mesajlar güvenlik duvarıyla kontrol edilir. Belirli güvenlik ölçütlerine uymayan mesajlar, güvenlik duvarıyla bloke edilir.

Paket filtreleme güvenlik duvarı tekniği, kullanıcının belirlediği kurallar doğrultusunda, giren ve çıkan TCP/IP paketlerinin her birini tek tek gözden geçirir. Söz konusu paketler, gerektiğinde IP adresinden de sorgulanır.

Proxy veya Kapı Yolu (Gateway) güvenlik duvarı tekniği, uygulamanın protokol ve verisini tanır, bunu yapmaya niyetlenen başka bir uygulamanın önünü keser. Örneğin, dosya erişimini belirli boyutlarda sınırlar ve belirli bazı kullanıcıların komutlarına izin verirken bazılarına izin vermez. Proxy sunucusu, internete giren ve çıkan bilgilerin akış yönünü değiştirir. Ayrıca, şebekelerin gerçek adreslerini de gizler.

8.7. Bazı Güvenlik Önerileri

Internet kullanımıyla ilgili olarak, önemle vurgulanan bazı güvenlik önlemlerini sıralamakta yarar vardır:

  • IP adresi kesinlikle gizli tutulmalıdır.
  • Güvenlik duvarı (firewall) kullanılmalıdır.
  • Hangi konuda olursa olsun, internette gerçek kişisel bilgi verilmemelidir.
  • Belirlenen şifrelerin tahmininin olanaksız olmasına çalışılmalıdır.
  • Ağ paylaşımı kesinlikle şifrelenmelidir.
  • Kesinlikle bir anti-virüs yazılımı kullanılmalıdır.
  • İnternetten indirilen dosyalar içinde virüs, trojan ve benzeri saldırgan yazılımlar olup olmadığı konusunda dikkatli olunmalıdır.
  • Şifreler hiçbir kişi ve kurumla paylaşılmamalıdır.

9

BİLGİ SİSTEMİ TASARIMI

1. GİRİŞ

Bilindiği gibi, yapay veya doğal, açık veya kapalı, ilkel veya çağdaş bütün sistemler, bozulma eğilimine tabidir. Her sistem, işlemeye başladığı andan itibaren yozlaşmaya başlar. Belirli bir süre sonunda, kendisinden beklenen etkililiği ve verimliliği veremez olur. Eğer, yozlaşan sistem ele alınıp günün koşullarına göre yeniden tasarlanmazsa, kendisine ve çevresine zarar vermeye başlar.

Özellikle karmaşık sistemler, bilgisayar yazılımlarıyla ve sistem analizi teknikleriyle devamlı olarak izlenmeli ve ekonomik, toplumsal, teknolojik, küresel koşullara göre yeniden tasarlanıp geliştirilmelidir. Sistem geliştirme, aslında bir ekip çalışmasıdır. Bu ekipte yer alan kişiler, işletmenin çeşitli birimlerinde çalışan en seçkin uzmanlar olmalıdır. İşletmenin yürürlükteki yönetim bilgi sisteminin aksayan, verimsizleşen, yozlaşan yönlerini ve çözüm seçeneklerini saptarken, bu uzmanların son derecede olumlu katkılarından yararlanılır.

Yönetim bilgi sistemi geliştirme yerine bazen, yönetim bilgi sistemi tasarımı, yönetim bilgi sistemi kurma, sistem analizi gibi terimlerde kullanılmaktadır. Hangi terim kullanılırsa kullansın, söz konusu olan, işletmedeki eski bilgi sisteminin sorgulanması ve yerine yarış üstünlüğü sağlayacak yeni bir sistemin geçirilmesidir.

Çeşitli yönetim birimlerinde bulunan kimseler, rakip işletmelerin birçok yeni uygulamayı, yöntem ve modeli kullanmakta olduğunu duyar ve bunları kendi biriminde de denemek ister. Ancak, bir yeniliğin nasıl gerçek bir sisteme dönüştürülüp uygulamaya geçirileceği konusunda endişeye kapılır veya kararsız kalır. Bu aşamada, yöneticiler, sistem açılımcılarından ve bilgisayar yazılımcılarından teknik yardım ve danışmanlık alma yoluna gider. Bu tür uzmanlarla etkili bir iletişim kurabilmek için, söz konusu kimselerin sistemlerini hangi süreç ve yöntemlerle nasıl kurdukları konusunda bilgi sahibi olmak gerekir. Birimine yönetim bilgi sistemi kurmak isteyen bir yönetici, en azından şu sorulara yanıt verebilecek bir bilgi düzeyinde olmalıdır:

  • Bilgi sistemi geliştirilirken karşılaşılabilecek temel sorunlar nelerdir?
  • Bilgi sistemi geliştirmede kullanılan başlıca yöntemler nelerdir?
  • Bilgi sistemi geliştirme yöntemlerinin üstünlükleri ve sakıncaları nelerdir?
  • Donanım ve yazılımdaki değişiklikler, süreç iyileştirmeyi nasıl etkiler?
  • Sistem kurmada hangi araçlardan yararlanılır?
  • Hangi sistemleri yöneticinin bizzat kendisi kurabilir?

Gerçekten de, bir bilgisayar destekli uygulama geliştiren kimsenin önünde, çok büyük temel çıkmazlar vardır. Bu çıkmazların üstesinden gelebilmek için, sorunları küçük parçalara ayırmak, daha sonra da bu parça sorunların her birini tek tek çözümlemek gerekir. Hangi sorun olursa olsun, bir sorunu daha küçük sorunlara ayırabilen kişilere, sorun çözücü denir. Sorun çözücü kimseler, konuyu küçük paçalara böler, her sorun parçasını bu konuda uzman bir ekibe çözdürür, daha sonra da küçük çözümleri, bütünleşik bir mantıkla birleştirerek, başlangıçtaki büyük ve karmaşık sorunu çözümlemiş olur. Genellikle, bütünden ayrıştırılmış her küçük sorun, bu konuda uzman farklı bir ekibe verilir. Ekipler; kendilerine verilen karmaşık konu parçası üzerinde günlerce, haftalarca, bazen de aylarca çalıştıktan sonra, bir araya getirilir. Düzenli tartışmalar sonunda, arzulanan mükemmel sistem yakalanmış ya da bulunmuş olur. Soruna bu tür yaklaşılmayan birçok yönetim bilgi sistemi projesi, ya başarısız olmuş ya da ertelenmiştir.

Bilgisayar destekli yönetim bilgi sistemi geliştirirken, temel bir ikilem ile karşılaşılır. Bir tarafta, büyük ve karmaşık olması nedeniyle sorunun daha küçük parçalara ayrılarak çözümlenmesi zorunluluğu, diğer tarafta da, parçaların tüm sistemi kapsayacak biçimde yeniden bütünleştirilmesi zorunluluğu vardır. Tek tek her parçanın analiz edilip yeniden tasarlanmasında değişik ekipler, aylarca süren çalışmalar yaparlar. Bütünleştirme aşamasında, her ekip kendi geliştirdiği kısmi çözümden taviz vermek istemez. Eğer, her yönüyle bütünleşik sağlam bir çalışma planı ve denetimi yoksa sistem bütünüyle çökebilir ve eski verimsiz sistem bile aranmaya başlar. Bu ikilem, çıkmaz ya da karmaşıklık nedeniyle binlerce sistem geliştirme projesi başarısız sonuç vermiş veya ertelenmiştir.

Bu bölümde, geleneksel bilgi sistemi geliştirme yaklaşımı, arkasından da çağdaş döngüsel bilgi sistemi geliştirme yaklaşımı incelenecektir. Ayrıca, yönetim bilgi sistemi geliştirmede karşılaşılan sorunlar, yönetim bilgi sistemi geliştirmede yararlanılan açılım yöntemleri, yöntemlerin üstün ve zayıf yönleri, süreç geliştirmeyi etkileyen donanım ve yazılımlar gibi konular üzerinde de durulacaktır.

2. GELENEKSEL BİLGİ SİSTEMİ GELİŞTİRME YAKLAŞIMLARI

1970’li yıllarda, bilgisayar bütünleşik bilgi sistemi geliştirme konusunda, başlıca şu iki yönteme bağlı kalınmıştır:

  • Bireysel bilgi sistemi geliştirme
  • Yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya bilgi sistemi geliştirme

2.1. Bireysel Bilgi Sistemi Geliştirme

Bireysel bilgi sistemi geliştirme yaklaşımına göre, konunun uzmanı olan bir yazılımcı veya sistem açılımcısı, kendi bireysel yeteneklerine ve uzmanlığına dayanarak, bilgi sisteminin tasarımını yapar ve yukarıdan aşağıya örgütün tüm birimlerine uygulatır. Bu yaklaşımın, bazı ufak avantajları olmakla beraber, bugün son derece ilkel düzeyde kalmıştır. Yazılımcılar arasında büyük yetenek ve verimlilik farklarının olması, doğaldır. Bu nedenle, herhangi bir yönetim bilgi sistemi projesinin başarısı, bireysel yazılımcıların ve sistem çözümleyicilerin yeteneklerine ve uzmanlıklarına bağlıdır. Eğer, işletme, yönetim bilgi sistemini, bireysel yazılımla gerçekleştirme yoluna giderse, yetenekli ve deneyimli yazılımcıları işe almalı, onları eğitmeli ve işletmede tutabilmelidir.

Bireysel yazılımcılara ve sistem açılımcılarına yardımcı olabilecek, başlıca iki teknik geliştirilmiştir. Bunlardan birisi, akım şemalarıdır. Temel bilgi teknolojisi ya da üretim yönetimi dersi alan bir kimse, akım şemasının ne olduğunu bilir. Akım şeması, işlemler dizisini gösteren bir haritadan ya da algoritmadan başka birşey değildir. Yazılımcılar, akım şemalarıyla, geliştirmeye çalıştıkları sistemi, hayallerinde canlandırma olanağına kavuşurlar. Daha sonra, bu şema üzerinde çalışmalar yaparak ideal bilgi sistemine ulaşırlar.

Bireysel yazılımcılar için geliştirilen ikinci teknik, sözde kod (pseudocode) yöntemidir. Bu tekniğe göre, bireysel yazılımcı, sözde kodlar kullanarak, geliştirmeye çalıştığı sistemin bir taslağını çıkarır. Sözde kod yöntemiyle uzman, yazılımın mantığını veya sistemin öğelerini tanımlamaya çalışır. Sözde kod sistemi, bir temel programlama tekniği olarak kullanılmasına karşın, söz dizim (syntax) kurallarını görmezden geldiği için, büyük eleştirilere uğramıştır.

Akım şeması ve sözde kod yöntemi, aynı zamanda, bilgi sistemi kullanıcılarıyla iletişim kurmak amacıyla da kullanılır. Gerçekten de, karmaşık mantık ve hesaplamalar içeren sistemler söz konusu olduğunda, yazılımcılar, sistemin mantığını anlamakta ve eşitliklerini yorumlamakta yetersiz kalabilirler. Bu durumda programcılar, geliştirilen sistemin sağlığını, kullanıcıların doğrulamasına dayandırma yoluna giderler. Yazılımcı veya açılımcı, sistemin bir öğesi olarak, sözde kod kullanarak programı tanımlar ve geliştirilen sistemin temel işlem süreçlerine uyup uymadığını göstermeye çalışır. Böylece, yazılımım performansını, kullanıcılara kontrol ettirme olanağına kavuşur. Aşağıda, finansal sistem geliştirmeye ilişkin bir sözde kod örneği verilmiştir. Sistemin amacı, net bugünkü değer maliyetlerini değerlemektir. Bu sistemi kullanacak muhasebeci veya finansal açılımcıdan, sözde kodları okuyarak yazılımda kullanılan mantığın ve eşitliklerin doğru olup olmadığını bildirmesi istenir.

Verilen bir indirim oranına göre proje değerlendirme yazılımı Kullanıcıdan maliyet türlerinin listesini al               (Tanım, değer, zaman gir, olasılık faktörü, sınıf…) Listedeki maliyet öğelerini tek tek gözden geçir ve doğrula: Net bugünkü değer maliyetini hesapla:               PV = Cost / ((1+rate)Atime) Olasılık faktörüyle çarp:               EV=Probability * PV Eğer maliyet türü özel bir sınıfa giriyorsa,               O zaman düzeltme ekle veya çıkart:               Category= Land                Add 10%               Category=Overhead                       Subtract 5%               Category=Labor               Add 15% End If Toplam değerleri kümüle et End of list Toplam değere dön  

2.2. Yukarıdan Aşağıya ve Aşağıdan Yukarıya Bilgi Sistemi Geliştirme Yaklaşımı

1985’li yıllardan önce, sistem yazılımlarının yukarıdan aşağıya mı yoksa aşağıdan yukarıya mı yapılması gerektiği, önemli bir tartışma konusu olmuştur. Her iki yöntemin de kendine özgü üstünlükleri ve sakıncaları vardır. Yukarıdan aşağıya tasarımda açılımcı, mevcut durumu modelleyerek işe başlar. Böylece, tüm işletmenin açılımını sağlamaya çalışır. Yukarıdan aşağıya açılımda zaman tasarrufu sağlamak için, işe, yeni sistemin etkileyeceği en yüksek işletme düzeyiyle başlanır. Aşağıdaki şekilde de görüldüğü gibi, yukarıdan aşağıya sistem tasarımında amaç, tepe yönetiminden başlayarak pazarlama, üretim, muhasebe gibi tüm işletme işlevlerini görüntülemektir. Söz konusu işlevlerin çoğu, süreçlere indirgenir. Süreçlerin her biri, işletme işlemleriyle ilişkilendirilir. En sonunda da, işletmenin bütünleşik bir görünümü, ayrıntılarıyla birlikte yaratılmış olur.

İşletmenin bir bütün olarak yansıtılabilmesi, çeşitli iç ve dış kaynaklardan gelen verilerin bütünleştirilmesini gerektirir.  Söz konusu veriler pazardan, tüketicilerden, üretim birimlerinden, insan kaynağı birimlerinden, finans ve muhasebe birimlerinden, dağıtım kanallarından vb… gelebilir. Ayrıca bu veriler grafik, hesap tablosu, muhasebe tablosu, metin, resim, ses, görüntü ve benzeri biçimlerde yansıtılmış olabilir.

Verilerin bütünleştirilmesindeki güçlüklerin birçoğu, donanım ve yazılım farklılıklarından kaynaklanır. Bilindiği gibi, her yazılım paketi, veri dosyalarını belleğe alırken, kendi benimsediği formatı kullanır. Sözcük işlem belgelerinde en az 50 farklı format (biçim) kullanıldığına göre, bu farklı formattaki belgeleri bütünleştirmede büyük zorluklarla karşılaşılır. Yüzlerce farklı türdeki bilgiyi bütünleştirmek için, ya çeşitli formattaki dosyaları okuyabilen bir yazılıma ya da tüm birimlerin ortak bir format kullanmasına gereksinme vardır.

Yönetimi tanımla İşlevlerİşlemler Tüm organizasyonu gör Yeni sistemi tasarla VerilerYazılımlar
Standartla Bütünleştir Kodla Veri tabanı oluştur Sorunları tanımla    
Üst Yönetim
İşlevler
İşlevler
İşlemler
İşlemler
İşlemler
Veri tabanları
Veri tabanları
Veri tabanları
Veri tabanları
Yazılımlar
Yazılımlar
Yazılımlar
Yazılımlar
Yazılımlar
Yazılımlar
Yazılımlar
Yazılımlar

Yukarıdan aşağıya bilgi sistemi geliştirme yaklaşımının amacı, tüm işletme kapsamındaki sorunları bulmak ve tanımlarını yapmaktır. Bu yaklaşım, özellikle işletmenin değişik kesimlerindeki sorunları birbiriyle karşılaştırmada büyük yarar sağlar.  Örneğin, pazarlamada, muhasebede ve döküm yönetiminde sorunlar bulunduğu varsayılsın. Bu durumda, şu sorulara yanıt vermek gerekir: Hangi sorun öncelikle çözümlenecektir?  Sorunlar birbiriyle ilişkili midir? Eğer sorun üzerinde bir ekip çalışmaktaysa, diğer sorunlar üzerinde çalışan ekiplerle aynı teknikleri kullanmakta mıdır? Yukarıdan aşağıya yaklaşım, tüm sistemi göz önünde bulundurmak durumunda olduğu için, bu sorulara yanıt verebilmelidir. Yukarıdan aşağıya bilgi sistemi geliştirmedeki en büyük zorluk, sürecin bitmez tükenmez bir zaman alması, sonsuza kadar işleme devam edilmesidir. Başka bir deyişle, organizasyonlarda karmaşıklık ve sürekli değişim olduğu için, işletmenin bütünleşik kalıcı bir modelini kurmak zorlaşmaktadır.

Aşağıdan yukarıya bilgi sistemi geliştirme yaklaşımı, bir bakıma,onuhemen şimdi yap” reklâmına benzer. Her ne zaman bir sorun ortaya çıkarsa, ilk amaç, onu hemen orada çözümlemektir. Örneğin, eğer pazarlama, muhasebe veya döküm (envanter) birimleri, yeni sistemlere gereksinme duyuyorlarsa, bağımsız bilgi sistemi ekipleri, hemen yeni sistemleri geliştirir ve uygulamaya koyar. Ekipler, bireysel bölümlerle yakın işbirliği yapar. Ancak, ekipler ve birimler birbirlerini etkilemezler. Bu yöntemin en büyük yararı, her bir sorunun hızla çözüme kavuşturulması ve kullanıcıların sistemin nasıl işlediğini görebilmesidir. Yöntemin sakıncası ise, işletmenin birlikte çalışmayan farklı bölümlerinin birbiriyle ilişkilerini yok eder. Örneğin, muhasebe bölümünün, pazarlama bölümünden veri almasını veya pazarlama bölümünün üretim bölümünden veri almasını zorlaştırır.

En son kabule göre, sistem analizi ve sistem geliştirme, yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya tüm özelliklerin ve ayrıntıların bütünleştirilmesini gerektirmektedir. Bu anlamda, bilgi sistemi geliştirme, veri tabanı yönetim sistemlerine doğru yönlendirilmeye başlamıştır. Bu son yaklaşıma göre, veri yöneticileri standartları tanımlar. Standartlar, tüm organizasyonun gereksinmelerini karşılayacak biçimde, yukarıdan aşağıya bir bakış açısıyla tasarlanır. Bilgi sistemi geliştirme ekipleri, buna göre, bireysel bölümlerin sorunlarını aşağıdan yukarıya doğru çözüme kavuşturur. Ekipler, veri tabanı standartlarına uygun davrandıkça, bilgi sisteminin öğeleri birbiri ile uyumlaşmaya başlar.

3. DÖNGÜSEL BİLGİ SİSTEMİ TASARIMI

Geleneksel bilgi sistemi geliştirme yaklaşımının yerini, bugün bilgi sistemi geliştirme döngüsü almıştır. Bilgi sistemi geliştirme döngüsü, çok sayıda kullanıcıyı içeren büyük projelerde ortaya çıkan problemlerin üstesinden gelmek için başvurulan aşamalar bütünüdür. Bu döngüsel sistem tasarımında,  birçok açılımcı ve yazılımcı, binlerce saat çalışarak, ideal bilgi sistemini kurmaya çalışır. Bilgi sistemi geliştirme döngüsü yaklaşımının en önemli özelliği, çok amaçlı ve kapsamlı bir yöntem olmasıdır. Aşağıdaki şekil’den de izlenebileceği gibi, bilgi sistemi geliştirme döngüsü, başlıca şu beş aşamada tamamlanır:

  • Yapılabilirlik araştırması
  • Sistem analizi
  • Sistem tasarımı
  • Sistemin uygulamaya konulması
  • Sistemin bakım ve onarımı
                                                                     İşletme amaçları                                                                                             İşletme gereksinmeleri                                                                                                                                                                                                                                          Teknik                                                                                                                                 Tasarım          Güncelleme              Önerisi                                                                  Değerleme ve                                                           Geliştirme     Mevcut sistem                    İnceleme                                  İnceleme   Yeni Sistem                                 Sorunlar                               Sorunlar                                                                      
Yapılabilirlik araştırması
Sistem analizi
Sistem tasarımı
Sistem uygulaması
Bakım-onarım (sorunlar ve çözümü)
Bilgi Sisteminin Bakımı-Onarımı Geliştirilmesi

3.1. Yapılabilirlik (Fizibilite) Araştırması

Aslında bütün sistem açılımlarında, mevcut sistemin yapısını ve işleyişini olumsuz etkileyen ve verimliliği azaltan etkenler, başka deyişle sorunlar tanımlanarak işe başlanır. Sistem açılımında ilk adım, yapılabilirlik araştırmasıdır. Yapılabilirlik araştırması, mevcut sorunların, istenenlerin ve istekleri karşılayacak yeni sistemin beklenen maliyetinin, önceden, hızlı bir öngörülmesidir. Amaç, sorunların bilgisayar destekli bilgi sistemiyle çözülüp çözülmeyeceğini, yapılabilirlik araştırmasıyla belirlemektir. Bu belirleme sonunda, kurulması düşünülen yeni sistemin amaca uygunluğu, maliyeti, yararları, üstünlükleri ve sakıncaları değerlendirilir.

Yapılabilirlik araştırması, yazılımcı olmayanlar tarafından kolayca anlaşılabilecek şekilde kaleme alınmalı ve rapor haline getirilmelidir. Raporu okuyan işletme üst yöneticileri, yeni sistem projesinin gerçekleştirilmesine karar verme isteği duymalıdır. Bu nedenle, yapılabilirlik araştırması, projeyi ekonomik, işlev, işlem ve teknik açıdan enine boyuna inceleyip, fayda maliyet karşılaştırmasıyla birlikte bütünlüğe kavuşturmalıdır. Söz konusu araştırma, en azından şu sorulara yanıt vermelidir:

  • Bilgi sistemi projesinin beklenen maliyeti uygun mudur, yoksa daha düşük maliyetli bir çözüm de olabilir mi?
  • Önerilen bilgi sistemi işlev ve işlemlerin verimliliğini artıracak mıdır, yoksa bunları daha da karmaşık bir duruma sokarak amaçlara ulaşmayı engelleyecek midir?
  • Önerilen sistem için geliştirilmiş bir teknoloji ve yazılım var mıdır?
  • İşletme, önerilen teknolojiyi işletecek yeterli uzmanlara sahip midir?

Önerilen bilgi sisteminin yapılabilir olduğu belirlendikten sonra, yönetim bilgi sistemi ekip liderleri atanır, plan ve programlar oluşturulur. Programın içeriği, aşama aşama hangi zaman dilimlerinde, hangi sistem öğelerinin tamamlanacağını ayrıntılı olarak göstermelidir. Kuşkusuz, gerçek maliyeti ve tamamlanma tarihini kestirmek oldukça zordur. Bununla beraber, iyi hazırlanmış bir program, yönetim bilgi sistemi ekibinin çalışmalarını izlemek ve proje aşamalarını değerlendirmek açısından yine de çok büyük bir önem taşır. 

3.2. Sistem Analizi

Önerilen yönetim bilgi sisteminin yapılabilir olduğu görüldükten sonra, sıra, mevcut sistemin enine boyuna açılımını yapmaya gelir. Bu açılımla, uygulanmakta olan sistemin nasıl işlediği ve bu işleyişin işletmenin hangi kesimlerinde, ne gibi sorunlar yarattığı ortaya konur. Sistemin her bir öğesi tek tek gözden geçirildiğinde, aksaklıklar ortaya çıkmaya başlar. Bu arada, sistemin her parçasının açılımı, farklı bir yönetim bilgi sistemi ekibine verilir. Böylece, işletmenin farklı birimlerinden gelen farklı görüşler, belirli bir açılım programına göre belirli bütünleşik oturumlarda tartışılır ve sonuca doğru gidilir. Mevcut sistemin tüm alt sistemlerinin açılımını yapmak ve bunları birbiriyle ilişkilendirerek bütünleştirmek oldukça uzun bir zaman alır.

Bilindiği gibi, işletme sorunlarını çözmek için, önce işletmenin ve mevcut işletme bilgi sisteminin nasıl işlediğini anlamak gerekir. Hemen herkes, her zaman, sistemin birbirine bağlı alt sistemlerden oluştuğunu söyler. Bu, soyut bir tanımlamadır. Tanımı somutlaştırarak anlaşılır duruma getirmek için, her sistem ve alt sistem, ayrıntılı olarak küçük küçük parçalara bölünmeli, her parçaya daha da yakından bakılmalıdır. Her parçayı ve onun etkileşimlerini inceleyerek, sorunların nedenlerini ve çözüm yollarını bulmak kolay bir duruma gelir.

Bütünleşik işletme sistemi, birbirini tamamlayan irili ufaklı birçok süreçten oluşur. Dolayısıyla, aslında sistem analizi, sürçlerin analizinden başka bir şey değildir. Bilgisayarla desteklenmemiş bir mal, hizmet ve bilgi üretim sürecinin açılımını yaparken, iş akış şeması (süreç diyagramı) çizmek gerekir. İş akışını şemayla modellemenin amacı, süreçlerin birbiriyle nasıl etkileştiğini açıkça görebilmektir. Böylece, işletmedeki birtakım somut nesneler yerine, temeldeki gerçek işletme aktiviteleri üzerinde yoğunlaşılmış olur.

Süreçlerdeki iş akışı bir şemayla tanımlanınca, sıra buna bağlı olarak veri akış şemasının çıkarılmasına gelir. Veri akışı çizimi (veri akış şeması), mevcut bilgi sisteminin incelenmesinde kullanılan süreç ağırlıklı bir açılım yöntemidir.  Veri akışı çizimi (diyagramı), sisteme bütün olarak bakmayı sağlayan bir “büyük resim” ve sistemin bir bütün olarak nasıl çalıştığını gösteren bir analiz yöntemidir. Veri akış şeması, aynı zamanda, tek tek her sürecin içindeki ayrıntıların açığa çıkartılmasında kullanılan bir göstergedir.

İşletme organizasyonunun hem iş akışı olarak hem de veri akışı olarak görüntülenmesi, mevcut sistemin sorunlarını ve bu sorunların çözüm yollarını bulmayı kolaylaştırır. Aşağıda, elma püresi üretimine ilişkin bir iş akış çizimi örneği, aşağıda ise iki farklı açılım örneği verilmiştir. Bunlar; (1) bir restorandaki hizmet akış çizimi örneği (2) hazır giyim sektöründe faaliyet gösteren bir işletmenin SAP çözüm haritasıdır.

SAP, kurumlara yazılım satan dünyanın en ünlü dört şirketinden birisinin adıdır. Özellikle ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) alanında Sap ile ORACLE şirketleri yarışmaktadır. Bu şirketlerin markasını taşıyan bir yazılım ortalama 200 ile 500 milyon dolara satılmaktadır.

         Müşteri                               Garson                      Salata Şefi    Akşam Yemeği Şefi

       Müşteri siparişi

                                                                       Hayır

                                                       Sipariş

Çorba veya salata siparişini hazırla

                                                      alındı mı?

                                                    Evet

Akşam yemeği siparişini hazırla
Şefe çorba ve salata siparişi ver
Şefe akşam yemeği siparişi ver
Müşteriye içki getir
       İçki
Siparişi garsona ver
Salata ve çorba siparişlerini dağıt
Akşam yemeğini dağıt
Çorba veya salata yeme
Akşam yemeği yeme
Siparişi garsona ver
Müşterinin hesabını al
Müşterinin ödemesini al
Hesap isteme
Garsona ödeme yapma

                                                                          Kredi

Paranın üstünü al ve bahşiş  bırak

 Peşin

Paranın üstünü müşteriye ver
Kredi kartı çek
Fişi müşteriye ver
Fişi imzala

                                              Bahşişleri paylaştır

Lokanta Türü Hizmet İşletmesinde İş Akışı

                      Stratejik İşletme     İşletme Zekası ve Veri      Yönetim               Finansal                             Yönetimi                 Ambarı                        Muhasebesi        Muhasebe                           Satış Gücü       Satış          Müşteri           Kasa           Pazarlama             Bölüm                        Yönetimi      Yönetimi     Hizmetleri     Yönetimi     Promosyonları     Yönetimi                           Moda Pazar    Koleksiyon      Ürün Veri  Ürün ve Marka   Yazılım      Reklam ve                          Analizi          Tasarımı        Yönetimi          Yönetimi      Yönetimi    Promasyon                           Mevsilsel Talep ve       Kaynak         Hammadde     Girişler Kalite       Envanter                       Alım Planlaması           Aktarma        Alımı                Kontrolü            Yönetimi                          Üretim          İçteki    Dış ve Offshore  Özel Marka      Üretim Maliyeti     Kalite                      Planlaması   Üretim        Üretim           Ürün Üretimi       Denetimi            Kontrolü            Kontrolü                          Dağıtım          Sipariş          Gemiye Yükleme             Satış                 Ambar                       Planlaması      Yönetimi       ve  Diğer Taşımalar        Envanteri         Yönetimi                           İnsan Kaynakları        Tedarik       Finansman       Sabit Varlıklar           Bilgi                               Yönetimi                                                             Yönetimi              Yönetimi              

İşletme Yönetimi Müşteri İlişkileri Yönetimi Tasarım ve Pazarlama H.madde- malzeme yönetimi   Üretim   Dağıtım Destek hizmetleri   HAZIR GİYİM SEKTÖRÜNDE SAP ÇÖZÜM HARİTASI

Yukarıdaki SAP çözüm haritasında, işletmenin temel işlevleri, kendi içinde daha alt işlevlere ayrılmış ve her alt işlev ayrı bir konu olarak uzman ekiplere verilmiş anlamı taşır. Ekipler, kendi alt sistem Parçalarını (modüllerini) katılımcı bir yaklaşımla geliştirdikten sonra, tüm ekiplerin katıldığı bir üst tartışmada bütünleşik bilgi sistemi yavaş yavaş ortaya çıkmaya başlayacaktır. Sistem geliştirmeye SAP modüler yaklaşımı, ilerde, sistemin bakım, onarım ve geliştirilmesinde de büyük yararlar sağlar. Bilgi sisteminin işleyişinde zamanla ortaya çıkan gereksinmeler, tek tek her parçada (modülde) iyileştirmeler yapılarak karşılanmaya çalışılır.

Mevcut sistemin akış diyagramı, grafik veya harita olarak açılımını yapmak, açılımcılar ile kullanıcıların konu üzerinde bütünleşmesini sağlar. Yönetim bilgi sistemi belgelerinin üretilmesi, değiştirilmesi ve belleklenmesi, oldukça karmaşık olduğu için, söz konusu diyagram, şema, grafik ve haritalar, nihai sonuçları önceden görmeyi büyük ölçüde kolaylaştırır. Bu konuda giderek yaygınlaşan bir yaklaşım,  tüm belgelerin ve çalışmaların bilgisayara yüklenip bellekte tutulmasıdır. Böylece, bir taraftan maliyeti azaltırken, diğer taraftan da belgelerin isteyen herkes tarafından paylaşılması ve kullanıcıların sistemdeki değişiklikleri güncellemesi sağlanmış olur.

Analiz aşamasının sonunda, Yönetim Bilgi Sistemi Geliştirme Ekibi, işletmenin güncel gereksinmelerini tek tek tanımlama aşamasına geçer. İşletmenin sorunları ve gereksinmeleri, metin olarak, veri akış diyagramı olarak ya da diğer açılımlarla belgelenir.  Sistem analiz sonunda en az şu belgelerin hazırlanmış olması gerekir:

  • Ayrıntılı iş planları
  • Performans hedefleri
  • Uygulamalar
  • Prosedürler
  • Kullanıcı girdileri ve girdi denetimi

3.3. Sistem Tasarımı

Bilgi sistemi geliştirme döngüsünün üçüncü aşaması, yeni sistemin tasarımını yapmaktır. Bu çalışma sonunda, yeni bilgi sistemi, en azından kâğıt üzerinde tasarlanmış olur. Sistem tasarımında temel amaç, yeni sistemi, modüllerinin başka deyişle alt sistemlerinin bir toplamı olarak tanımlamaktır. Sistem tasarlanırken, bütünleşik bilgi sistemi projesi alt sistemlere ayrılır ve tek tek her parça, ayrı bir yazılımcıya verilir. Yazılımcı, kendisine verilen bilgi alt sistemini geliştirir ve yazılımını yapar. Projenin parçaları tamamlandıkça, bütünleşik tasarım da yavaş yavaş işlerlik kazanmaya başlar. Sistem analizi aşamasında geliştirilen akım şemaları ve diyagramlar, bu aşamada, amaca uygun yapı ve işleyişi bulma yönünde değiştirilir. Yeni sistem tasarımı, veri girişlerini, aşama aşama bütün işlem süreçlerini, sistem çıktılarını, veri tabanı tasarımlarını, elle yalpan işlemleri, geribildirim ve kontrol mekanizmalarını, tüm ayrıntılarıyla göstermelidir. Sitem güvenliği için tasarlanan yedekleme ve gerektiğinde yararlanma planları devreye konulmalı ve veri tabanları bu yolla korunmalıdır.

Sistem geliştirme döngülerinde, genellikle, projenin çeşitli öğeleri tamamlandıkça, yapı ve işleyişi, birim yöneticilerine ve kullanıcılarına gösterilir. Birim yöneticileri, geliştirilen alt sistemin, kullanacakların gereksinmesini karşıladığı konusunda imza atarak, o aşamaya kadar yapılan çalışmanın geçerliliğini belgelemiş olurlar. Bu imza, aynı zamanda, kullanıcıların geliştirilen sisteme girdi sağlayacaklarının da bir güvencesi sayılır. Eğer birimde, birçok farklı kullanıcı varsa, sistemin işlevini yerine getirip getirmediği konusunda farklı görüşler ortaya çıkabilir. Bu durumda, farklı görüş sahipleri ve tasarımcılar konuyu tartışarak, tasarıma son şeklini verirler. Ancak, bu tartışmalarda, her önüne gelen, tasarımın her bir aşamasında, kendi keyfine göre değişiklik yapmaya kalkarsa, tasarım maliyeti olağanüstü artış göstermeye başlar.

Sistem tasarımı, yalnızca iş ve bilgi akışı açısından değil, aynı zamanda, gerekli yazılım ve donanımın satın alınması açısından da yapılmalıdır. Yazılımcılar, program kodlarını yazacak ve işlerliğini test edecektir. Çok büyük projelerde, kodlama aşaması, tüm tasarım süresinin yaklaşık yüzde 15 ile yüzde 30’unu alır. Başlangıç verilerinin toplanıp mevcut sisteme aktarılması, sistem el kitapçıklarının ve yordam yazılımlarının hazırlanması, kullanıcılara ulaştırılması ve diğer destek hizmetleri, bütünleşik ürün mantığı içinde yürütülmelidir.

Tasarımcılar, temel model ve modülleri yaratıp girdi ve çıktıları örnekleyince, bir ön değerlendirme yapmak için kullanıcıları davet ederek yeni yapı ve işleyişi gösterir. Bu yapı ve işleyiş görüntülemesinde, program kodlarına en son şekli verilmeden önce, süreçler baştan aşağıya, aşağıdan yukarıya defalarca gözden geçirilir. Böylece, sistem tasarımında gözden kaçmış sorunlar, hatalar, anlam bulanıklıkları, belirsizlikler ve çeşitli atlamalar açığa çıkarılmış olur. Dolayısıyla, önerilen sistemin ilk örneğinin (prototip) kullanıcılara test ettirilmesinden kaçınılmamalıdır. Geliştirilen sistem tasarımının ilk örneklenmesi, bir taraftan atlanan konuların fark edilmesini sağlarken, diğer taraftan da sistemin nasıl işleyeceğinin kullanıcılara öğretilmesini sağlar.

3.4. Tasarlanan Sistemin Uygulamaya Konması

Yeni bilgi sisteminin uygulanmasında, istenmeyen birçok sorunun çıkma olasılığı vardır. Bu sorunların büyük bir kısmı, sistemi kullanacakların yeniliğe karşı gösterecekleri tepkiden kaynaklanır. Uygulama esnasında eğer bazı ufak tefek hatalar ortaya çıkarsa, kullanıcılar, hemen eski sistemin daha iyi olduğunu, yeni sistemin güven vermediğini ileri sürmeye başlarlar. Bu arada, yapılacak büyük hatalar ise, bazı önemli işletme veri ve bilgilerinin yitirilmesine yol açar.

Geliştirilen sistemin uygulamaya konulması, kuruluştan eski bilgi sisteminin kaldırılarak yerine yenisinin geçirilmesi, bu arada da, kurum çalışanlarının yeni sisteme uyum gösterecek biçimde eğitilmesi süreçlerini kapsar. Bu süreçlerin başlıca aşamalarını şu şekilde sıralamak mümkündür:

  • Yeni sistemin uygulanabilirliğinin testi
  • Kullanıcıların katılımının sağlanması
  • Kullanacakların eğitilmesi
  • Kullanımda esnekliğin sağlanması
  • Yeni sistemin işletme çalışanlarına olumsuz etkilerinin azaltılması
  • Yeni sistemi uygulamaya koyma biçiminin seçimi

3.4.1. Yeni Sistemin Uygulanabilirliğinin Testi

Uygulama sürecinin ilk aşaması, geliştirilen yeni sistemin uygulanabilirliğinin, son bir kez daha test edilmesidir. Aslında test ve denetleme, bilgi sistemi geliştirme döngüsünün her aşamasında yapılmıştır. Bununla beraber, sistem uygulanmaya konulmadan önce, bilgi sistemi değişkenlerinin ideal işleyişe sahip olup olmadığını anlamak için, bütünleşik bilgi sistemi son bir kez daha gözden geçirilmeli ve işlerliği test edilmelidir. Bu son test sırasında, bazı küçük sorunlar not edilmeli, ancak çözümleri sonraya bırakılmalıdır. Bilgi sistemlerinde, hatalar ve gerekli değişiklikler için belirli bir sınır olmalıdır. Bu sınır içinde kalan hata ve değişiklikleri, sistem içinde yer alan bakım-onarım ekipleri yapar. Daha kapsamlı hata ve değişiklikler için, dışarıdan danışmanlık hizmeti yoluna gidilmelidir.

Yeni sistem tasarımı ve uygulaması, mevcut işletme işlemlerinde bazı değişiklikler yapmayı zorunlu kılar. Aslında bu durum,  yönetim bilgi sisteminin en önemli özelliklerinden birisidir. Ancak, işletmedeki pek çok çalışan, henüz bu değişiklikleri benimseyecek anlayış düzeyinde değildir. Nedeni, değişiklikler, yeni güncel yöntemler öğrenmeği, yönetici ve diğer görevlilerle yeni ilişkiler kurmayı ya da bütünüyle işi yitirmeyi zorunlu kılabilir. Yeni sistemin yarattığı değişiklikler, birçok alanda ve düzeyde, örneğin işletme işlevlerinde, alışılmış bilgi sistemlerinde, işletmenin yakın çevresinde ve hatta bütünüyle toplumda olabilir. Değişiklik gereksinmesi, nerede olursa olsun, kesinlikle taviz verilmeksizin yapılmalıdır. Nedeni, eğer sistemde gerekli güncel değişiklikler yapılmazsa, bozulma (entropi) hızlanır ve yaşamda kalınmaz. Dolayısıyla, önerilen sistem, iç ve dış dirençlere rağmen aynen uygulanmaya konulmalı, çalışanlar ve diğer çevreler, yeni sisteme güdülenmelidir. Başarılı bir uygulamaya koyma süreci,  iç ve dış dirençleri ortadan kaldırmanın bir yolunu bulmalıdır. Bu yollardan en etkilisi, iç ve dış çevrelerin katılımını sağlamaktır.

3.4.2. Kullanacakların Katılımının Sağlanması

Değişime direnci azaltmada en önemli yaklaşım, sistemi geliştirirken ve uygularken kullanıcıların katılımını sağlamaktır. Katılımın başlıca üç büyük yararı vardır. Bunlardan ilki, kullanıcıların gereksinmeleri olan sistemi, tartışarak kavramalarıdır. İkincisi, sistem geliştirmeye katıldıkları için uygulamada güçlük çekmemeleridir. Üçüncüsü ise, gelişimine katkıda bulundukları projenin başarılı olması için, ellerinden geleni yapma isteği duymalarıdır.

Katılım, en azından, kullanıcılara, girdi formlarını kendi gereksinmelerine göre düzenleme ve raporlarını kendi arzularına göre tasarlama özgürlüğü vererek başlatılmalıdır. Ancak, kullanıcılar bu tasarımları yaparken, kesinlikle güncel bilgi sistemi formlarından, yerleşim örneklerinden, veri tabanı yönetim yazılımlarından, Excel tablolarından, World işlemcilerden ve diğer çağdaş bilgi sistemi geliştirme araçlarından yararlanmalıdırlar. Sistem geliştirirken ve uygulamasını yaparken, kullanıcıların güncel bilgi sistemi araçlarından yararlandırılması, onların teknolojik korkularını azaltır, öğrenme zamanını kısaltır ve söz konusu çağdaş yöntemlerin yararını anlamalarını sağlar.

Katılımın her evresinde, bilgisayar destekli güncel bilgi sistemlerinin işletme işlevlerini iyileştireceği, maliyetleri azaltacağı ve yarış üstünlüğü sağlayacağı vurgulanmalıdır. Sistem geliştirme aşamasında, katılımcılar, mevcut sistemden birçok gereksiz işlemin atılarak, sürecin iyileştiğini kendi deneyimleriyle görmüş olurlar. Bu arada, katılımcılardan bazıları, iyileştirme sürecinde kendi işlerinin ortadan kalktığını görerek direnç gösterebilirler. Böyle bir durumda, işi son bulacak bireylere, işletmenin başka alanlarında işler önerilmelidir. Sistem geliştirmede ve uygulanmasında korkuların ortadan kaldırılması, başarıyı son derecede artırmış olur.

3.4.3. Kullanacakların Eğitilmesi

İnsanların bilmediğinden çekinmesi, bildiği sistemin bilmediği yönde değişmesinden korkması, bu konuda sinirli ve saldırgan olması, doğal bir davranıştır. Geliştirilen bilgi sisteminin benimsenmesinde temel kural, değişiklikten etkileneceklerin bilgi eksikliğini giderici yönde eğitim ve öğretimlerinin sağlanmasıdır. Sistem geliştirme ve uygulamada, kullanıcı eğitim ve öğretimi göz ardı edilmemelidir. Bu tür bir eğitimde, bilgisayarların nasıl çalıştığı ve ne gibi yararlar sağladığı konusundaki temel bilgilerin verilmesinden bile kaçınılmamalıdır. Çoğu durumda, çalışanın görevini doğrudan etkileyecek konularda, paralı eğitim verme yoluna gidilir. Çalışanlar, bu konudaki eğitim eksikliklerini giderme yönünde yüreklendirilmelidir.

Eğitimin sınıflarda yapılması, kullanıcılardan gelen sorulara yanıt olanağı verir; gözden kaçan bazı sorunların görünmesini sağlar, bu arada da, bazı eksik ya da yanlış anlamaları ortadan kaldırır. Ayrıca, yönetim bilgi sistemi geliştirme ekibi, sınıf ortamında, sistemden geri bildirim alarak son dakika değişikliklerini yapar veya ilerde yapılması gerekli değişiklikleri not eder.

Bazı durumlarda, birbirine bağlı bir dizi eğitim yöntemi, zamana göre dağıtılır. Bu durumda, her kullanıcı, kendi gereksinmesine göre, bu eğitim programlarından birini, birkaçını veya hepsini birden alma olanağına kavuşmuş olur. Bazı uzman kullanıcılar, yalnızca sistemin hedefini, amacını ve gereklerini veren dersleri almayı tercih eder. Bazı kullanıcılar, kendilerine yoğun kişisel uzmanlık bilgileri kazandıracak eğitim programlarına katılır. Bazı kullanıcılar ise, görsel veya çoklu ortam (mültimedya) eğitim araçlarıyla deneyimlerini artırmak isteyebilir. Örneğin, yeni sistemin yapı ve işleyişini benzeten (simülasyon) bir kişisel bilgisayar yazılımı, özel ders veren bir hoca rolünü oynayarak, kullanıcının değişikliklere uyumunu sağlayabilir. Böyle bir benzetim sistemini tercih eden kullanıcılar, adım adım ilerleyerek, temel işlemleri öğrenirler ve her aşama sonundaki küçük sınavlarla, ne kadar anladıklarını test etme fırsatı bulurlar. Ayrıca, bu tür bilgisayar benzetimleri, günün 24 saatinde evde, işte, yatakta, yolculukta veya daha başka ortamlarda, kendi kendine öğretim sağlar.

Görüldüğü gibi, yeni sistemi kullanacakların eğitilmesine önem verilirse ve kendilerine bu konuda gerekli ne varsa hepsi sunulursa, uygulamada hiç kimsenin hata yapma hakkı kalmamış olur. Eğer buna rağmen hata yapan olursa, bu kişi ya geri zekâlıdır ya da kötü niyetlidir. Her iki durumda da, bu tür kişi veya kişiler, sistemin başarısı açısından, hemen sistemin dışına çıkarılmalıdır.

3.4.4. Kullanımda Esnekliğin Sağlanması

Kullanıcıların kolayca uyum sağlayabilmesi açısından, önerilen bilgi sisteminin esnek olması, son derecede önemlidir. Ayrıntıları belirten ekran renkleri, duyarlı fare ara birimi, hızlı klavye kullanma özellikleri gibi basit olanaklar bile, kullanıcıları sisteme çekerek mutlu olmalarını sağlar. Fiziksel koşullar ve özendirmeler de, kullanıcılar için çok yararlı sonuçlar doğurur. Bazı kimseler, ekran renklerinden rahatsız olurlar. Bunlara, kendi renklerini seçme fırsatı verilirse, verimlilikleri artırılmış olur.

Kullanıcılar tarafından kontrol edilebilir öğelerin, her sistem için farklı olacağı açıktır. Bu nedenle, bazı kullanıcılara, rapor başlıklarını, hatta hesaplama yöntemlerini, işleyişi aksatmayacak biçimde değiştirme esnekliği sağlanabilir. Bununla beraber, eğer sistemin güvenliği açısından veya yasal bir zorunluluk açısından, bir engel varsa, kullanıcılar, öğelerde bir değişiklik yapamazlar. Bu konuda temel kural, veri ve bilgi bütünlüğünü korudukları sürece, kullanıcılara elden geldiğince esnek davranma özgürlüğü vermektir.

Esneklik tanımanın bir diğer yarı da, eğer kullanıcılara kendi değişikliklerini yapabilme olanağı sağlanırsa, ilerde sistemi değiştirmeye daha az gereksinme duyulacağıdır. Başka bir deyişle, anlamlı bir esneklik ortamı, işletmeyi, öğrenen organizasyonlara dönüştürme yönünde eğitmiş olur.

3.4.5. Yeni Sistemin İşletme Çalışanlarına Olumsuz Etkilerinin Azaltılması

Bilgisayar destekli yönetim bilgi sistemleri, eski uygulamadaki işlemlerin yapılmasını temelinden değiştirir. Bu değişimlerin büyük bir kısmını, daha işin başında öngörmek olanağı da pek yoktur. Teknoloji, genel olarak, insanlar için beklenenden daha çok iş ve işlem ortaya çıkarır. Ancak, bunlar, her zaman ve her sektörde, bütünüyle farklı iş ve işlemlerdir. Bu nedenle, bazı insanlar, yeni bilgi sistemi yürürlüğe konduğunda, eski işlerini kaybedebilir. Ayrıca, yeni yaratılan işler, daha çok eğitim, farklı yer, ülke ve durumlarda çalışmayı gerektirir. İşletmenin bazı çalışanları, bu yeni koşullarda çalışmak istemeyebilirler. Özellikle, aynı yerde çalışan evli çiftler için, farklı şehir, ülke ve alana taşınmak çok kolay katlanılacak bir durum değildir.

Yeni bilgi sisteminin uygulamaya konulmasından kaynaklanan söz konusu değişikliklerin, mümkün olan en kısa zamanda, kullanıcılara duyurulması gerekir. Ayrıca, insanların da, ortaya çıkan yeni iş fırsatlarından yararlanmak için, kendilerini değişikliklere uyarlamaları ve hazırlamaları gerekir. Bu arada, işini yitiren kimseler için, destek sağlayan ve onların yeni iş bulmaları için yardımcı olan işletmeler, hem halkla ilişkiler politikası açısından, hem de çalışanlar gözünde işletmenin imajının yükselmesi açısından doğru bir yaklaşımda bulunmuş olurlar. Bazı işletmeler ise, daha da ileri giderek, işini kaybeden çalışanlarını eğitimden geçirerek onlara yeni yetenekler kazandırmaya ve yeni açacakları iş yerleri için onları hazırlamaya çalışırlar.

3.4.6. Yeni Sistemi Uygulamaya Koyma Biçiminin Seçimi

Yeni yönetim bilgi sistemi uygulamasının ilk başlarında, verimliliğin azalması doğaldır. Nedeni, işletme çalışanları, yeni sistemin yapı ve işleyişini, gerçek iş yaşamında daha yeni uygulamaya başlamıştır. Kendilerine, yol gösterici önderlik yapıldıkça, öğrenme eğrisi yükselir ve verimlilik artmaya başlar.

Yeni sistemin uygulamaya konulması, çok büyük önem taşır. Yeni sistemin uygulamaya konulmasının birçok biçimi vardır. Aşağıdaki şekil bunları bir bütün olarak göstermektedir. Şekilden de izlenebileceği gibi, yeni sistemi uygulamaya koymanın birçok biçimi vardır. Direkt geçişte, eski sistem terk edilerek yerine yeni sitem uygulamaya konur. Direkt geçişte, işletmenin geçmiş verilerini kaybetme olasılığı vardır. Nedeni, yeni sistemin tasarımında bazı hata veya gözden kaçmış noktalar olmuşsa, eski sistem çöpe atıldığı için işletmenin çok değerli eski verilerine ulaşmak bir daha olası olmayacaktır.

İşletmeler, direkt geçişin riskine katlanamadıkları için, genellikle paralel geçişi tercih ederler. Paralel geçişte, yeni sistem, eski sistemin yanına konur. Her iki sistem, yeni sistemde mükemmel işleyişe ulaşıncaya kadar birlikte işletilir. Bu yöntemin temel sakıncası, işletmeye çok pahalıya mal olmasıdır. Nedeni, eski çalışanlar eski sistemi işletecekleri için, yeni sistemi işletecek ek işgören, ek yönetici ve ek tasarımcı gereksinmesi doğurmasıdır. Ayrıca, eğer kullanıcılar, işin başında yeni sistemin işleyişinden memnun kalmazlarsa, değişimin aleyhinde taraftar toplayacak ve eski sistemin daha verimli olduğu savunulmaya başlayacaktır.

         Direkt geçiş              Paralel geçiş
Eski
Yeni                                                                                   
Eski
Yeni
                     Alt birim-1                            Alt birim-2   Pilot Uygulama                        Alt birim-3                          Alt birim-4                              Bölüm veya birim-1                            Bölüm veya birim-2 Aşamalı Geçiş                          Bölüm veya birim-3                            Bölüm veya birim-4
Eski
Yeni
Eski
Yeni
Eski
Yeni
Eski
Yeni
Eski
Yeni
Eski
  Yeni
Eski
Yeni
Eski                  
Yeni  

Yeni sistemi, bir pilot uygulamayla test etme olanağı da düşünülebilir. Bu durumda, sistem, işletmenin herhangi bir alt biriminde, eskisiyle birlikte uygulamaya konur. Aşama aşama, yeni sistemin eksiklik ve hataları giderilir; başarıya ulaşınca, eski sistem terk edilir, diğer birimlerde de yeni sisteme geçilir. Bu durumda, tasarımcıların devamlı olarak işleyişi denetlemesi, işleyiş sırasındaki eksiklik ve hatalar için yeni tasarım ve iyileştirmeler yapması gerekir.

Yeni sistem aşamalı bir yaklaşımla da uygulamaya konabilir. Aşamalı geçiş pilot uygulamanın hemen hemen aynısıdır. Fark, pilot uygulama, seçilen küçük bir birimde yapılırken, aşamalı uygulamanın çok daha büyük birimlerde yapılmasıdır. Aşamalı geçişte, hem eski hem de yeni sistem, girişimin önemli bir bölüm veya biriminde uygulamaya konur. Yeni sistemin başarısı arttıkça, eski sistemin bazı kısımları atılmaya başlar. Günün birinde mükemmel işleyişe ulaşınca, eski sistemin yerine yenisinin kendiliğinden geçmiş olduğu görülür.

3.5. Bilgi Sisteminin Bakım-Onarımı ve Güncellenmesi

Girişim veya girişime bağlı işletmelerde, eski sistemin yerine yeni sistem gelince, artık güncel yönetim bilgi sisteminin verimlilik artırıcı işlevi başlar. Bilgisayar ve bilgi teknolojisinde çok hızlı bir gelişim, iyileşme ve değişme yaşanmaktadır. Bu alandaki değişim hızı neredeyse günle ölçülür olmuştur. Kullanıcılar, söz konusu teknolojik değişiklikleri günü gününe izlemektedirler. Zamanla, sistemde bazı eksiklikler, hatalar veya rakiplere oranla gerilemeler saptanabilir.  Bu durumda, kullanıcılardan üst yönetimlere doğru, bazı haklı değişiklik istekleri gelmeye başlar. Bu isteklerin dozu artınca, artık sistemde bazı iyileştirmeler yapılması zamanının geldiği anlaşılır. Sistemde değişiklikler yapma girişimine, yazılım bakım-onarımı adı verilir.

Son günlerde, sistemde değişiklik yapma gereksinmesi o kadar artmıştır ki, çoğu girişim ve işletme, yönetim bilgi sistemi uzmanlarının yaklaşık yüzde 80’i, mevcut yazılımları iyileştirme veya değiştirme işiyle uğraşır olmuştur. Bu tür iyileştirme yazılımları, hem zor hem de çok zaman alıcıdır. Dolayısıyla, girişimler, genellikle, uzun süreli sistem analisti ve sistem yazılımcısı istihdam etmeye başlamıştır. Analist ve yazılımcıların, aksayan sistemi iyileştirmek için, onun işleyişini uzunca bir süre gözlemleyerek, iyice anlaması gerekir. İyileştirilecek yazılımın birçok kısmını, vaktiyle farklı ekipler yazmış olduğu için, bakım onarımcıların bunların bütünlüğünü kavramaları zaman almaktadır. Örneğin, eski yazılımda yapılacak en ufak bir değişiklik, girişim veya işletmenin diğer alanlarında birçok hataya ve daha çok değişiklikler yapmaya yol açacaktır.

Yazılım bakım-onarımında karşılaşılan zorluklardan en önemlisi, uygulamadaki her değişikliğin sistemde hatalara yol açma riski taşımasıdır. Ayrıca, yapılan her değişiklik, zamanla ilk başlangıçta yürürlüğe konmuş olan sistemin bütünlüğünü bozar ve sistemi karmaşık ve anlaşılmaz bir duruma sokar. Bu nedenle, sitemde plansız programsız değişiklikler yapmaktan kaçınmak gerekir. Mevcut yönetim bilgi sisteminin iyileştirilmesi veya güncellenmesi, girişimin deneyimli tasarımcı ve yazılımcıları tarafından, bütünleşik bir yaklaşımla yapılmalıdır.

3.6. Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi

Yönetim bilgi sistemi geliştirme sürecinin önemli aşamalarından birisi de, uygulamaya konulan yeni sistemin başarısını değerlemektir. Bu değerlemede, birçok soruya yanıt aranır: Proje, işin başında öngörülen maliyette gerçekleşti mi? Proje, işin başında öngörülen zamanda gerçekleşti mi? Kullanıcılar, yeteri kadar bilgilendirildi mi? Bakım-onarım masrafları, işin başında öngörülen miktarda mı oluyor? Aşağıdaki tablo, bazı değerleme boyutlarını göstermektedir:

YAPILABİLİRLİK AÇISINDAN DEĞERLENDİRME
Gerçekleşen ve Bütçe: Öngörülen maliyet gerçekleşen maliyet karşılaştırması
Süre: Projenin süresinde tamamlanıp tamamlanmadığının saptanması
Gelir:  Projenin ek bir gelir sağlayıp sağlamayacağının belirlenmesi
Bakım-onarım maliyetleri: Değişikler için ne kadar para gerektiğinin saptanması
Amaç: Projenin amacı sağlayıp sağlamadığının belirlenmesi
Memnuniyet: Yönetici ve kullanıcıların yeni sistemi nasıl gördüklerinin belirlenmesi
SİSTEMİN BAŞARISI AÇISINDAN DEĞERLEME
Sistem beklentisi: Çıktılar, zamanında ve isabetli olarak gerçekleşmekte midir?
Sistem uygunluğu:  Sistem, işletmenin sürekli işleyişine uygun mudur?
Sistemin güvenilirliği: Sistem, yetkili kişilerin giriş yapmasını sağlamakta mıdır?
 

Aslında, yeni kurulan bir yönetim bilgi sistemini değerlemek, kolay bir iş değildir. Değerlemeyi yapanlar, hangi sistemin daha iyi olduğunu ya da iyi sistemle kötü sistem arasındaki farkın ne olduğunu, kim hangi ölçüye göre bilebilir ki? Bu zorluğa karşın, yine de bazı sorulara yanıt aranarak, bu değerleme yapılabilir:

  • İyi bir sistem, maliyetleri azaltırken geliri artırmalıdır.
  • İyi bir sistem, yarış (rekabet) üstünlüğü sağlamalıdır.
  • İyi bir sistem, kolay kullanımlı olmalıdır.
  • İyi bir sistem, iç ve dış çevredeki değişikliklere uyum sağlayacak esneklikte olmalıdır.
  • İyi bir sistem çalışanların, müşterilerin ve diğer kullananların şikâyetlerini azaltmalıdır.
  • İyi bir sistem güvenilir olmalıdır.
  • İyi bir sistem, zamanında, doğru ve anlaşılır çıktılar vermelidir.
  • İyi bir sistem, hataları anında göstermelidir.
  • İyi bir sistem, kendini yedekleyebilmelidir.
  • İyi bir sistem, kullanıcıları, uygulama sırasında bilgilendirmelidir.
  • İyi bir sistem, amaçlara ulaşılıp ulaşılmadığını ölçerek geribildirim sağlamalıdır.

3.7. Bilgi Sistemi Geliştirme Döngüsünün Üstünlükleri ve Sakıncaları

Bilindiği gibi, döngüsel yaklaşımla sistem kurmanın temel amacı, büyük ölçekli işletmelerin karmaşık süreçlerini, belirli aşamalardan geçerek bütünleştirip, uygun bilgi teknolojileriyle desteklemektir. Her yöntem gibi, bilgi sistemi geliştirme döngüsünün de, bazı üstünlükleri ve sakıncaları vardır. Bunları şu şekilde sıralamak olurludur:

BAŞLICA ÜSTÜNLÜKLERİ:

  • Döngüsel yaklaşım, ekip elemanlarına yol göstericilik ve kontrol sağlar
  • Büyük ölçekli işletmelerin mevcut yapısını grafik ve şemalarla görüntüleme olanağı verir
  • Birbirine bağlı ve anlamlı aşamalardan geçilmesi hataları azaltır
  • Maliyet, süre ve diğer amaçlara ulaşılıp ulaşılmadığı değerlenebilir.
  • Katılım yoluyla belge tasarımı yapılır.
  • İyi tanımlanmış ve açıklanmış kullanıcı yönergeleri hazırlanır.
  • Aksaklık, eksiklik ve hatalar kolayca saptanır ve giderilir.
  • Anlamlı tasarım standartları geliştirilir.
  • Uzmanlara, amaçlarına uygun bazı değişiklikler yapma fırsatı verir.

BAŞLICA SAKINCALARI:

  • Sistem geliştirme süreci uzun zaman alır.
  • Sistem geliştirmenin maliyeti yüksektir.
  • Sistemin yukarıdan aşağıya bütünüyle yeniden tanımlanmasını zorunlu kılar.
  • Uyulması kesin kurallar koyar.
  • Başta öngörüldüğünden daha pahalıya mal olur.
  • Kullanıcıların sisteme müdahalesi, çoğu kez mümkün olmaz.

4. SİSTEM GELİŞTİRMEDE ÜST YÖNETİMİN DESTEĞİ

Bir işletmede, eski sistemin yerine, yarış üstünlüğü sağlamak amacıyla yeni bir sistem geliştirirken, çok dikkatli olmak gerekir. Nedeni, yeni sistemde bazı eksiklikler veya hatalar yapılırsa, bir taraftan işletmede veri ve bilgi kaybı, diğer taraftan da moral düşüklüğü ve direnç birikimi olur. Deneyimli yönetici, açılımcı ve yazılımcılar, sistem geliştirme sürecinde başlıca şu noktalara önem verilmesini önermektedir:

  • Üst yönetim, yönetim bilgi sistemi ekibi ile çok yakın ilişki içinde olmalı ve onların eylemlerini kolaylaştırmalıdır.
  • Üst yönetim, ekibin karşılaştığı sorunların çözümü için kullandığı yol, yöntem ve ilkeleri sonuna kadar desteklemelidir.
  • Üst yönetim, sistem geliştirme ekibinin geliştirdiği yeni ilke, kural, form ve raporların, aynen uygulanmasını sağlamalıdır.
  • Üst yönetim, ekibin durum tespiti, tasarım, test ve uygulama aşamalarında işletme çalışanların yardımını zorunlu kılmalıdır.
  • Üst yönetim, öngörülenden fazla bir harcama gerekli olduğunda, bu harcamadan kaçınmamalıdır.
  • Üst yönetim, işletme çalışanlarının yeni sisteme uyum göstermesini kolaylaştıracak eğitim, kurs ve diğer öğrenme yollarını açmalıdır.
  • Üst yönetim, yeni sistemin güvenliği için önerilen önlemleri almalıdır.

10

İŞLETME İŞLEVLERİ BİLGİ SİSTEMİ

 

 

 

1. GİRİŞ

Bilindiği gibi; pazarlama, üretim, insan kaynakları, finans, muhasebe, araştırma-geliştirme ve halkla ilişkiler, işletmenin temel işlevleridir. İşletmelerde, bu işlevlerin yerine getirilmesinden sorumlu olan birimlerin, bütünleşik işletme bilgi sistemine, üzerlerine düşen katkıyı sıfır hata ile yapmaları gerekir. Bu birimler, her şeyden önce, Internet, İntranet ve Extranet bağlantılı çağdaş bilgi sistemlerinin, kendi işlevlerinde nasıl uygulanacağını bilmek durumundadırlar.

Aşağıdaki şekil, işletme bilgi sistemini bir bütün olarak göstermektedir. Buradan da izlenebileceği gibi, Tek tek her işletme işlevi çalışanları, kendi kapsamlarına giren konuların kuramsal boyutlarını ve uygulamasını, kusursuz olarak bilmek durumundadır. Daha sonra, işlevlerini fiziksel olarak yaparken ortaya çıkan veri ve bilgileri, bölümleri için önceden hazırlanmış bilgisayar bilgi formlarına girmelidirler. Başka bir değişle, Şekildeki, üretim, pazarlama, insan kaynağı gibi kutular, bilgisayar klasörlerini; tek tek her işlevin altına yazılmış olan koyu siyah noktalı yazılar da söz konusu klasörlere giren dosyaları simgelemektedir.

İşletme işlevleri bilgi sistemi, işletmenin büyüklüğüne, türüne ve yönetim biçimine göre farklılıklar gösterir. Ancak temelde, yapı ve işleyiş aynı ilke, kural ve yöntemlere bağlıdır. Dünyada ve Türkiye’de, dijital işletmeler, dönemin koşullarına uygun yeniden yapılanma çalışmasına girmiştir. Bu yapılanmada temel ilke, güncel bilgi teknolojisinin işletmede kurulmasını ve işlemesini gerçekleştirmektir.

Tüm dünyada olduğu gibi Türkiye’de de, bankalar, faaliyetlerini dijital olarak yapan bir yeniden yapılanmayı gerçekleştirmiştir. Bilgisayar destekli yönetim bilgi sistemi, bankalardan sonra, hemen bütün büyük işletmelerin gerçekleştirdiği bir uygulama durumuna gelmiştir. Yarış üstünlüğü sağlamak için, küçük büyük tüm işletmeler, geleneksel örgütlenmelerini, dijital örgütlenme yönünde değiştirme çabası içindedir.

Değişik uzmanlıklardan oluşan yazılım ekipleri, işletmenin iç ve dış çevresiyle bütünleşik işletme işlevleri bilgi sistemi kuracak şekilde örgütlenmişlerdir. İşletmeler, genellikle, bu yazılım işletmelerine başvurarak, hizmet satın alma yolunu tercih eder.

Büyük parasal bedeller karşılığında, yazılım ekipleri, işletmeyi gözlem altına alır. Yazılım şirketinin sistem analistleri, güncel sistem açılımı yöntemleriyle, işletmenin bütünleşik yönetim bilgi sistemi tasarlar. Tasarlanan yeni sistemin donanımı, yazılımı, insan kaynağı ve bilgi yönetimi öğeleri güncel yaklaşımla birbirine bağlanır. Daha sonra, geliştirilen işletme işlevleri bilgi sistemi, uygulamaya konur. Uygulama, ideal işleyişe ulaşıncaya kadar, yazılım şirketi uzmanlarının gözetim ve denetiminde yapılır.

İşletme işlevleri bilgi sistemleri; Internet, İntranet ve Extranet yazılımlarının aynı anda işleyeceği bütünleşik bir yapıda olmalıdır. Böyle bir yapıda pazarlama, üretim, finans, insan kaynağı gibi işletme birimlerinin birbirinden veri, bilgi ve bilişim almaları sağlanmış olur. Bu bölümde, pazarlama, üretim, insan kaynakları, finans ve muhasebe bilgi sistemleri, işletme bilgi sistemi açısından ele alınacaktır.

İşletme Bilgi Sisteminin Öğeleri

  • Bilgisayar destekli mühendislik
  • Bilgisayar destekli üretim
Üretim

Makine bakım-onarım

  • Malzeme gereksinim planlaması
  • Süreç denetimi
  • Satın alma
  • Robot yönetimi
  • Pazarlama yönetimi
  • Ürün geliştirme
  • Fiyatlama
Pazarlama

Dağıtım

  • Reklâm ve diğer satış çabaları
  • Pazarlama araştırması
  • Satış tahmini
  • Internet satış
  • Satış yönetimi
İşletme Bilgi Sistemi
İnsan kaynakları

Ücret yönetimi

  • İşgören dökümü
  • Kariyer planlaması
  • Hizmet içi eğitim
  • Sendikal ilişkiler
  • Sermaye bütçeleri
  • Nakit yönetimi
Finans

Kredi yönetim

  • Finansal tahmin
  • Finansal analiz
  • Fon yönetimi
  • Portföy yönetimi
  • Borçlar ve alacaklar
  • İşletme bütçesi
Muhasebe

Maliyet muhasebesi

  • Duran varlıklar
  • Büyük defter
  • Vergi muhasebesi
  • Ücret muhasebesi
  • İşletme bütçesi

2. PAZARLAMA BİLGİ SİSTEMİ

Ürünler, üretilmeden önce, pazarlanabilirlik açısından değerlendirilir. Üretilmesi düşünülen mal veya hizmet, hedef tüketicinin kafasındaki istek arzu veya gereksinmeye uygunsa, üretim aşamasına geçilir. Değilse, üretimden vaz geçilir, hedef tüketicinin istek, arzu ve gereksinmelerine uygun yeni ürünler araştırılır. Bu bağlamda, işletmecilikte pazarlama aşaması, üretim aşamasından önce gelir.

Bilindiği gibi, pazarlama hizmet üretiminde uzmanlaşmanın adıdır. Gerçekten de, taşıma, depolama, değişim ve benzeri hizmetlerin tasarlanması, üretilmesi, fiyatlanması, tanıtılması gibi etkinlikler, özel bazı yetenekleri gerekli kılar. Bu etkinlikler, hedef tüketiciler yöneliktir. Amaç, hedef tüketicilere, diğer yarışmacılardan daha kaliteli, daha ucuz, daha zamanlı ve daha yerinde hizmet sunarak, pazarı korumak ve pazarı büyütmektir. Pazara girme, pazarda tutunma, pazarı koruma ve pazarı diğer yarışmacıların aleyhine büyütme, başarılı bir işletmeciliğin temel koşuludur. Bu koşulların sağlanması, pazarlama araştırmasına, stratejik ürün planlamasına, satış planlamasına, fiyatlamaya, dağıtıma, satış artırıcı çabalara, satış sonrası hizmet planlamasına, satışların açılımına ve diğer pazarlama etkinliklerine bağlıdır.

İşletmeler, belirtilen pazarlama etkinlikleriyle ilgili bilgileri, pazarlama bilgi sisteminden elde ederler. Pazarlama bilgi sisteminin etkinliği, büyük ölçüde, hedef tüketici ve işletme arasındaki etkileşime, iletişime ve geri bildirime dayanır. Bu karşılıklı pazarlama iletişimiyle, işletme yönetimi, pazarlama etkinliklerinin hedef tüketicilerin istek, arzu ve gereksinmelerine uygunluğunu ölçer ve gerekli uyumu sağlayıcı çabalarda bulunur.

Pazarlama bilgi sistemi, pazarlama yönetimine; pazarlama planlaması, pazarlama örgütlenmesi, pazarlama elemanlarının hedef pazara yöneltilmesi, pazarlama etkinliklerinin uyumlaştırılması ve denetlenmesi konularında veri sağlayan, veri işleyen, bilgi üreten ve bilgi aktaran ve bilgi depolayan bir bütünleşik bilgi sistemidir. İşletmenin diğer bilgi sistemleriyle etkileşimli pazarlama bilgi sistemi, küresel pazarla, tüketici odaklı olarak çalışabilmelidir. Aşağıdaki şekil, pazarlama bilgi sistemini simgelemektedir. Şekilden de izlenebileceği gibi, pazarlama bilgi sistemi, pazarlama yönetimine çeşitli planlama, denetim ve işlem süreçleme bilgileri sağlar.

Bilindiği gibi, yapısal pazarlama planlamasının bir diğer adı da, stratejik pazarlama planlamasıdır. Pazarlama yönetimi, yapısal planlamayla, işletmeyi, pazarlama açısından uzun dönemli olarak etkileyecek kararları alır. Bu kararların başında, pazarlama örgütünün planlanması, pazarlama elemanlarının kariyer planlaması, hedef pazarın seçimi, pazarlama politikalarının saptanması, pazar bölümleme, ürün geliştirme, tüketici hizmetlerini planlanması ve benzerleri gelir. Yönetim, bu kararları alırken, pazarlama bilgi sistemi, kendisini bilgi açısından destekler. Pazarlama bilgi sistemi, işletmenin bütünleşik bilgi sistemine bağlıdır. Bütünleşik bilgi sisteminin ise, içsel kaynaklardan, dışsal kaynaklardan ve Internet kaynaklardan beslendiği bilinmektedir.

Pazarlama bilgi sisteminin ikinci taktik pazarlama planlamasını, bilgi ve bilgi işlem teknolojisi açısından desteklemektir. Yapısal olmayan pazarlama planlaması demek, uzun dönemli olmayan pazarlama kararları demektir. Bunlar, sonuçları kısa ve orta dönemde görülecek pazarlama kararlarıdır. Yapısal olmayan pazarlama etkinliklerinin başında pazarlama araştırması, pazarlama bütçeleri, ürün planlaması, fiyatlama, dağıtım kanalı seçimi, satış tahmini, fiziksel dağıtım, reklâm ve diğer satış çabaları gelir. Bu etkinliklerin başarıyla yapılabilmesine yönelik çeşitli yapısal olmayan pazarlama bilgi sistemleri geliştirilmiştir. Ayrıca, işletmenin kadrolu bilgi işlem elemanları, işletmenin koşullarına uygun daha özel pazarlama planlama sistemleri geliştirebilirler.

Yapısal Olmayan (kısa dönemli) Pazarlama Planlaması
Sipariş Kabulü *Müşteri sipa-    rişleri *Sipariş işleme *Bürokratik    satış işlemleri  
Geribildirim *Dönem    raporları *Rekabet    raporları *Şikayetler  
* Uzun dönemli (stratejik) pazarlama planlaması * Yeni ürün tasarımı ve pazar geliştirme * Tüketici odaklı yapısal planlama * Elektronik ticaret  
Yapısal (stratejik) Pazarlama Planlaması
                  Pazarlama Planlaması * Pazarlama araştırması     * Dağıtım kanalı seçimi * Satış tahmini                   * Fiziksel dağıtım * Pazarlama bütçeleri        *Reklâm ve diğer satış * Ürün planlaması               çabaları * Fiyatlama
Pazarlama denetimi ve raporlama sistemleri
Pazarlama ve Satış Analizleri *Bütçe sapmaları                *Satış açılımları *Pazar payı açılımı            *Satış trendi açılımı *Satış gücü performansı    *Fiyat değerlemesi *Tüketici hizmetleri          *Ar-Ge değerlemesi *Dağıtım değerlemesi       *Ürün karlılığı açılımı *Reklâm ve satış çabası açılımları  
İşlem süreçleme sistemleri
Faturalama *İrsaliyeler *Çekler *Faturalar *İyadeler  

                                                       Bir kopyası Muhasebe Bilgi Sistemine gider

 Pazarlama Bilgi sistemi

Pazarlama bilgi sisteminin üçüncü işlevi, çeşitli pazarlama etkinliklerinin ve satışların açılımlarını yaparak, yöneticilere sunmaktır. Yöneticiler, kendilerine sunulan raporlardan da yararlanarak, pazarlama etkinliklerini denetlerler ve gerekiyorsa, düzeltici eylemlerde bulunurlar. Pazarlama ve satış açılımlarının başında bütçe sapmalarının gösterimi, pazar payı açılımları, satış gücünün performansının ölçülmesi, tüketiciye sunulan hizmetlerin değerlendirilmesi ve şekil-2’d belirtilen diğer açılımların yapılması gelir. Bilindiği gibi, başta Excel olmak üzere çeşitli elektronik hesap tablolarıyla ve diğer bilgisayar açılım programlarıyla, söz konusu pazarlama açılımları kolayca yapılabilir ve rapor haline getirilebilir.

Pazarlama bilgi sisteminin dördüncü işlevi, pazarlama etkinliklerini süreçleme işlevidir. Bu aşamada, çeşitli pazarlama çalışanları, siparişleri kabul ederler, işlerler, irsaliye ve

Faturalama işlemlerini elektronik olarak yaparlar ve ilgili birimlere ulaştırırlar. Söz konusu ilgili birimlerin başında da, işletmenin genel muhasebe bölümü gelir. Pazarlama bilgi sistemi ile genel muhasebe bilgi sistemleri etkileşimli olarak çalışır. Örneğin, bir mal satıldığında, genel muhasebede mal hesabına otomatik olarak alacak yazılırken, bir başka hesaba da borç yazılır. Dolayısıyla, Şeklin en altında da belirtildiği gibi, pazarlama işlem süreçleme sistemlerinin çıktılarının birer kopyaları, otomatik olarak muhasebe bilgi sistemine gider ve oranın işlem bilgi sisteminde işlem görür.

3. ÜRETİM BİLGİ SİSTEMİ

Pazarlama sistemi hizmet üretirken, üretim sistemi fiziki ürün üretir.  Fiziksel ürünlerin üretilmesi ve işletmenin pazarlama sistemine sunulması, karmaşık işlemler sonucu gerçekleşir. Bu karmaşık işlemleri başarıyla yürütebilmek için, etkili üretim bilgi sistemlerine gereksinme vardır. Aşağıdaki şekil, üretim bilgi sistemini simgelemektedir.

Üretim bilgi sistemi, üretim süreçlerinin planlanmasına, işletilmesine, denetlenmesine ve düzeltici eylemlerin yapılmasına yönelik tüm etkinlikleri kapsayan ve destekleyen bütünleşik bir bilgi ve bilgi teknolojisi sistemidir.

Aşağıdaki şekilden de açıkta görüldüğü gibi, yapısal üretim planlaması aşamasında, sonuçları uzun dönemde ortaya çıkacak stratejik kararlar alınır. Bu uzun dönemli kararların alınmasına yönelik, birçok modeller ve bilgi işlem teknolojileri geliştirilmiştir. Örneğin, uygun kuruluş yeri seçimi için taşıma yönetimi bilgisayar paketleri, uzun dönemli talep kestirimleri için çeşitli SPSS programları ve talep tahmin modelleri, doğrusal planlamanın bir türü olan kaynak tahsis programları ve benzerleri gibi.

Üretim planlama bilgi sisteminin ikinci işlevi, yapısal olmayan üretim planlamasıdır. Bu tür kararların sonuçları, en geç bir yıl içinde görünür. Üretim planlaması, üretim bütçelerinin hazırlanması, iş akışının planlanması, bakım-onarım planlaması, ISO 9000 kalite güvence sistemleri, girdi planlama ve benzerleri bu aşamada karara bağlanır. Üretim yönetiminin bu aşamasında kullanılmak üzere çok çeşitli yazılımlar ve bilgi teknolojileri geliştirilmiştir. Örneğin, montaj hattını dengeleme yazılımları, malzeme gereksinim planlaması (MRP), bütçe form yazılımları ve benzerleri gibi.

Üretim Bilgi Sistemi

Yapısal                              * Kuruluş yeri seçimi

üretim                               * Kapasite saptama

planlaması                        * Teknoloji seçimi

sistemi                               * Yapısal üretim kaynakları

* Uzun dönemli talep tahmini

Girdi satın alma, üretim, bakım/onarım, taşıma ve depolama * Malzeme gereksinim planlaması                * Üretim planlaması * İşgücü ve insan-makine planlaması            * İş akışı planlaması * ISO kalite güvencesi standartları                * Bakım-onarım planları Yapısal

olmayan

üretim

planlama

sistemi

Üretim denetimi *Üretim raporları *Malzeme raporları *Kapasite kullanım *Verimlilik raporları *Kalite raporları *Süreçleme raporlar
Girdi denetimi *Stok raporu *Satıcılar rapor *Malzeme   Sapma açılımı *Fiyat sapması  
Maliyet denetimi *HM kullanımı *İşçilik kullanımı *Yarı mamuller *Mamuller *Fireler

Üretim

denetimi

ve

raporlama

sistemleri

İş akışı *Makine *Malzeme *İşgücü *Süreç *Kalite *Şikâyetler *Bak-onar
Teknoloji *Bilgisayar *Robotik *Makine    Sicilleri *Parça stoku *Tasarım    Teknolojisi
Depo/Ambar *Satıcı sicili *Zamanlama *Gecikmeler *Girişler *Çıkışlar *İadeler
Sipariş dosyası *Ürün    Siparişleri *Malzeme    Siparişleri *parça    Siparişleri *İş siparişleri

 

İşlem

sereç-

leme

siste-

mi

Birer kopyaları Muhasebe Bilgi Sistemine gider

Üretim bilgi sisteminin üçüncü işlevi, otomatik üretim denetimi ve otomatik raporlama işlemlerini gerçekleştirmektir. Bu aşama için geliştirilmiş çok sayıda açılım ve raporlama sistemleri vardır. Ayrıca, işletmenin bilgi işlem çalışanları, elektronik hesap tablolarından yararlanarak, kendi işletmelerinin üretim sistemine özgü özel açılım ve raporlama tasarımları da yapabilirler. Bilgi girişlerinde önemli olan, veri girişlerinin bir kez yapılmasını sağlamaktır. Eğer, bu denetim altına alınmaz ve aynı veriler tekrar tekrar bütünleşik bilgi sistemine girilirse, açılımlar ve raporlar güvenilirliğini yitirirler.

Üretim bilgi sisteminin dördüncü işlevi, üretim işlemlerini izlemektir. Başka deyişle, fiziksel üretim eylemleri yapılırken oluşan verileri yakalamak, bilgi formlarına girmek, belgeleştirmek, bilgisayar ortamına girmek ve bütünleşik işletme bilgi sisteminde yerlerini almalarını sağlamaktır. Üretim sürecindeki iş akışına ilişkin, teknoloji kullanımına ilişkin, müşteri siparişlerine ilişkin, işletme depolarına veya ambarlarına ilişkin her türlü etkinliklerin belgelendirilmesi ve bilgisayar ortamına aktarılması bu aşamada gerçekleştirilir. Bilgi sistemi tasarımcıları, değişik amaçlara göre değişik işlem süreçleme yazılımları yapmışlardır. Aynı şekilde, işletmenin bilgi işlem çalışanları da, işletmelerinin özel gereksinmelerine uygun özel programlar geliştirebilirler.

          Kaynaklar                                                   Veri tabanları

                                                                   İş Akışı                                                                                                                                                                         

                                                                                                                              CAD

İletişim ağı                                              Planlama

                                                                                                            Mühendislik

Bilgisayarlar                                                  Kapasite

                                                                                                         Bakım-onarım

Üretim çalışanları                                                          Depo işleri

                                                                                                              Üretim planlama

                                                                                                   Üretim

                                                                                               denetimi

                                                                                                                    Bilgisayar

                                                                                                        Destekli üretim

                                                                                              Fabrika denetimi

                                                                                                               İşlevler

                            Üretim alanları

Üretim Bilgi Sisteminin Boyutları

Üretim bilgi sistemi tasarımcıları, üretim işlevlerinin her aşamasındaki her türlü üretim etkinliğinde, başarıyla kullanılabilecek bilgi işlem yazılımları ve bilgi formları geliştirmişlerdir. Yukarıdaki form, hammadde satın almak için başka kente giden satın almacıların yolluklarını ve diğer giderlerini, bir tıklamayla, aynı zamanda listeleyecek, sorgulayacak ve rapor haline getirecek şekilde düzenlenmiştir.

Üretim bilgi sisteminde gerçekleşen tüm bilgiler ve bunların bilgi formlarına işlenmiş birer kopyaları, muhasebe bilgi sistemine gider. Böylece, yönetim bilgi sisteminin bütünlüğü sağlanmış olur. İşletmedeki parayla ölçülebilir olayların izlenmesini ve değerlendirilmesini muhasebe bölümü yaptığı için,  parasal nitelikli bilgilerin bir koyası herhangi bir yolla muhasebeye ulaşır.

Üretim etkinliklerinin birçoğu, özellikle yapısal nitelik taşımayanları, “tekrarlanabilen bir özelliğe sahiptir. Bu nedenle, üretim bilgi sistemi, bilgisayarın ve diğer bilgi teknolojilerinin en çok kullanıldığı alanlardan biridir. Yukarıdaki şekil, bilgisayar destekli üretim bilgi sisteminin üç temel boyutunu göstermektedir.

Şekilde de görüldüğü gibi, üretim bilgi sistemi, üretimin yapıldığı yerleri (üretim çevresi), üretim kaynaklarını ve üretim işlevlerini birlikte bir bütün olarak göz önünde bulundurmak durumundadır. Üretim yönetimi, mühendislik, üretim eylemleri, üretim yerleri, üretim çalışanları, bilgisayarlar, iletişim olanakları ve veri tabanları, bütünleşik bir yaklaşımla, üretim bilgi sisteminde bir araya getirilmeli ve etkili bir işleyiş sağlanmalıdır.

4. İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMİ

Evde, işte ve toplumda karşılaşılan sorunların kökeninde, insan değişkeni vardır. Sorunlar, insana, geleneksel durağan kaynak yaklaşımıyla bakılarak değil, çağdaş devingen kaynak yaklaşımıyla bakılırsa azaltılabilir. Başka bir deyişle, insanlara durağan (pasif) üretim kaynağı olarak yaklaşılmamalı; tam tersine, bütün kaynakların insanın mutluluğu için olduğunu ileri süren bireyin farklılığı ilkesiyle yaklaşılmalıdır. Başarılı bir sistem tasarımı için, bilgi çağında yeniden tanımlanan bireyin farklılığını, anlamak gerekir. Yönetim bilgi sistemleri de dahil diğer bütün sistemler, bireysel farklılıkları göz ardı ettiği anda, gerçek amaçlarından uzaklaşmaya başlarlar. İnsanların bireysel farklılığını görmezden gelen sistemler, zamanla mekanik bir yapıya dönüşür ve bozulma (entropi) sürecine girer.

4.1. İnsan Kaynağının Örgütlenmesi

Yapısal (stratejik) insan kaynakları yönetimi, insan değişkeninin yapısını ve işleyişini anlayarak, bu yaratıcı öğeyi, işletme amaçları doğrultusunda harekete geçirmeye odaklanmıştır. Dolayısıyla, geleneksel personel yönetimi örgütlemesinde, yeni yaklaşıma uygun bazı değişiklikler yapılmıştır. Yeni yaklaşımda, insan kaynakları yönetimi, işletme düzeyinde değil, bir bütün olarak girişim düzeyinde, genel müdür yardımcısına bağlanmıştır. Başka bir deyişle, Girişime bağlı insan kaynakları müdürleri, girişim genel müdür yardımcısına bağlanmıştır. Yukarıdaki şekil, insan kaynakları örgütlenmesini ve insan kaynaklarının işlevlerini göstermektedir. İnsan kaynakları örgütlemesini birçok etken etkilemektedir. Bunlar, ana başlıklar biçiminde şu şekilde sıralanabilir:

  • Üst yönetimin insan kaynaklarına yaklaşımı
  • Girişimin büyüklüğü ve bağlı işletmelerin coğrafi yerleşimi
  • Çalışanların özellikleri ve etkinlikleri
  • Sendika ilişkileri

           Girişim Genel Müdürlüğü düzeyinde                İşletme düzeyinde

İnsan kaynağı planlaması
İşe alma ve yerleştirme
Eğitim
Ücret yönetimi
Güvenlik ve sağlık
Endüstri ilişkileri
Kariyer geliştirme
Sosyal hizmetler
Yönetim ve örgüt geliştirme
A İşletmesi İnsan kaynakları Müdürü
B İşletmesi İnsan kaynakları Müdürü
C İşletmesi İnsan Kaynakları Müdürü
İnsan Kaynakları Şefi
İnsan Kaynakları Memuru

İnsan Kaynakları Örgütlemesi ve İnsan Kaynakları İşlevleri

4.2. İnsan Kaynağı Bilgi Sisteminin Görevleri

İnsan kaynağı bilgi sistemi, işletme yönetimine yarış (rekabet) üstünlüğü kazandıracak şekilde geliştirilmelidir. Nedeni, insan değişkeni, işletmenin tek yaratıcı ve devingen kaynağıdır. İşletme, ancak, çalışanların üretken ve yaratıcı davranışlarıyla başarılı olabilir. İnsan kaynağı bilgi sistemi, işletme yönetimine, en az şu konularda destek sunabilmelidir:

  • İşletmeye en uygun işgören adaylarının bulunabileceği kaynakları (medya ilanları, danışmanlık şirketleri, iş ve işçi bulma kurumu ve benzerleri) güvenilirlik sırasına göre göstermek,
  • İşletmenin Web sitesine, işgören adaylarının başvurmasını sağlamak,
  • Başvuran adayları işletmeye uygunluk durumuna göre sıralamak,
  • İşletmenin amaçlarına ve ölçütlerine en uygun işgören adaylarını seçmek,
  • Mevcut işgörenin geçmişe ilişkin tüm bilgilerini ve kurum içindeki gelişimini izlemek,
  • İşgören devir hızını, işgören yaş ortalamasını, işgören kıdem ortalamasını, işgören eğitim düzeyi ortalamasını ve benzeri ortalamaları sayısal ve grafik olarak görmek,
  • İşletmenin örgütsel birimlerini, her birimde çalışanların sayısını ve kişisel özelliklerini görmek,
  • Bazı konularda yetkili olan işgöreni, fotoğraflarını ve bunların imza sirkülerini görmek,
  • İşgörenin performansına, yeteneğine, görevine düşkünlüğüne ve işletmesine bağlılığına ve benzer ölçütlere göre ücretlendirilmesini görmek,
  • İşgörenin işletme içi kariyer yollarını görmesini sağlamak,
  • Emekli olanların veya işten ayrılanların yerine işletme içinden atanmaya uygun olanları görmek,
  • Mevcut işgörenin gelecekte gelmesi istenilen yerlere hazırlanmakta olup olmadığını izlemek,
  • İşgören performans değerlemelerinin açılımını görmek,
  • Başka bölgelerdeki işletme işgöreninin performans değerlemesini Internet aracılığı ile yapmak
  • İşgören anketlerinin Internet ve İntranet aracılığı ile yapılmasını ve değerlendirilmesini sağlamak,
  • İşgören eğitim gereksinmesini ve bu amaca uygun bütçeyi görmek,
  • Gelecekte, hangi yerlere hangi tür işgören gerekli olduğunu, bunların nasıl ve hangi aşamalardan geçirilerek yetiştirileceğini öngörmek,
  • Girişimin ücret açılımlarını, dönemlere göre, döviz bazında ve benzer işletmelerle sayısal ve grafik karşılaştırmalı olarak görmek,
  • Sağlık koşullarıyla işgücü kayıpları olup olmadığını görmek ve varsa önlemler almak,
  • Girişim ölçeğinde yıllık izinleri, eğitim zamanlamalarını ve diğer planlamaları ileri bilgisayar modelleriyle yapmak,
  • İnsan kaynağına ilişkin raporlama sistemlerini kurmak,
  • Girişimin ve bağlı işletmelerin işgören bilgilerini, Internet ve İntranet teknolojisiyle güncellemek,
  • Girişim ve bağlı işletmeler personelini, Internet, İntranet ve e-posta teknolojisiyle otomatik olarak bilgilendirmek, yetkilendirmek veya onlarla sanal ortamda etkileşmek,
  • Yukarıdakiler dışında, diğer işgören kararlarını, etkileşimlerini ve değerlendirmelerini desteklemek.

4.3. İnsan Kaynağı Bilgi Sistemi Modülleri

Bütünleşik insan kaynağı bilgi sistemini oluşturan modüller, bilgi sisteminin yukarıda belirtilen görevleri başarıyla yapmasını sağlar.

4.3.1. İnsan Kaynağı Bilgi Sistemi Temel İş Akışı Modülü

Aşağıda, insan kaynağı bilgi sisteminin “işgören” ve “girişim” boyutunda temel etkileşimi gösterilmiştir. Ortada, Internet ve İntranet etkileşimli, bütünleşik işletme bilgi sisteminin bir öğesi olan insan kaynağı bilgi sistemi yer almıştır. İnsan kaynağı bilgi sistemi, personele ve girişime ilişkin bilgileri üretmekte, bütünleşik veri tabanına aktarmakta ya da duruma göre kendi belleğinde saklamaktadır.

     İşgören Boyutu                                                                  Girişim Boyutu

Özlük veri tabanı                                                          Kan grupları veri tabanı

     Eski iş yerleri veri tabanı                                               Sektör veri tabanı

Tayin ve terfi veri tabanı                                               İş tanımları dosyası

Takdir ve ihtar veri tabanı                                              İş gerekleri dosyası

İzin veri tabanı                                                               İzin türleri veri tabanı

Eğitim veri tabanı                                                          Eğitim kurumları veri tabanı

Performans veri tabanı                                                   Ayrılma nedenleri veri tabanı

Kariyer veri tabanı                                                         Kariyer planlama veri tabanı

Belgeler veri tabanı                                                       Belge türleri veri tabanı

4.3.2. Tahakkuk İş Akışı Modülü

Yukarıda, işgören ve girişim açısından temel insan kaynağı bilgi sistemi dosyaları verilmişti. Aşağıda da, işgörenin çalışması karşısında hak edişlerinin tahakkuku ve bu tahakkuk yapılırken uyulması gereken değişmezler (parametreler) belirtilecektir.

Metin Kutusu: İnsan kaynağı bilgi sistemi

       Parametreler                                                                         İşgören Bilgileri

     Genel parametreler                                                           Ücret bilgileri

Ödenek parametreleri                                                       Fazla mesai bilgisi

Kesinti parametreleri                                                        Kıdem/ihbar bilgisi

Masraf merkezleri                                                            Borç bilgileri

Ücret artış parametreleri                                                  Vergi iade bilgileri

Kıdem/ihbar parametresi                                                  Puantaj bilgileri

Muhasebe parametreleri                                                   Nema bilgileri

Bütçe simülasyonu                                                            Muhasebe transfer

Ücret açılımları                                                                 Esnek raporlama

Bordo                                                                                Ücret banka disketi

Vergi iadesi                                                                       Nema

SSK kesintisi                                                                     Gelir vergisi

4.3.3. Diğer İş Akışı Modülleri

İnsan kaynakları bilgi sistemine ilişkin diğer modülle de, yukarıdaki mantık doğrultusunda geliştirilir. Durum yeterince açıklığa kavuşturulduğu için, burada daha fazla ayrıntıya girilmeyecek, yalnızca modüllerin adlarının sıralanması ile yekinilecektir:

  • Eğitim talep/planlama modülü
  • İşgören talep/başvuru modülü
  • Performans değerlendirme modülü
  • Kariyer planlama modülü
  • Sağlık izleme modülü
  • Diğer modüller

4.4. İnsan Kaynağı Bilgi Formu

Yazılım hizmeti sunan işletmeler, insan kaynakları bilgi sistemine ilişkin hazır paketler geliştirip satışa sunmuşlardır. Ayrıca, işletmenin bilgi işlem çalışanları da,  kendi işletmelerinin özel durumlarına uygun formlar geliştirebilirler. Aşağıda, işletmenin bilgi işlem çalışanlarının hazırladığı yalın bir kişisel bilgi formu örnek olarak gösterilmiştir. Söz konusu bilgi formunu hazırlamak için, “FileMaker Pro6” adlı dosya oluşturma paket programından yararlanılmıştır. Söz konusu program çalıştırılarak, önce alan tanımları yapılmıştır. Bilindiği gibi, alanlar, girilecek verinin özelliğine göre metin, tarih, sayı ve benzerleri biçiminde tanımlanır. Aşağıdaki formda, çalışanın fotoğrafı da görülmek istendiği içini bir de fotoğraf alanı tanımlama yoluna gidilmiştir.

Paket yazılım, hemen her türlü bilgi formunu, kolayca hazırlayabilecek bir esneklikte hazırlanmıştır. Bilindiği gibi, Microsoft Access Veri tabanı yazılımı, hesaplama yapmaz. Yalnızca veri ve bilgi tabanı yapımı için uygundur. Oysa FileMaker Pro Advanced, hem veri tabanı oluşturmada hem de tüm matematik işlemleri kullanarak bilgi üretmede de kullanılabilen güzel bir yazılımdır.

Alanlar tanılandıktan sonra, alanların yerleşimi (layout) yukarıdaki biçimde yapılmıştır. İstenilseydi, bir başka tür yerleşim de yapılabilirdi.

5. FİNANSAL BİLGİ SİSTEMİ

Finansal bilgi sistemi, işletme yönetimini, uygun zamanda, uygun maliyetle parasal kaynaklar bulma ve bu kaynakları işletme amaçlarını gerçekleştirecek varlıklara yatırma yönünde destekler. Başka bir deyişle, finans bilgi sistemi, işletmenin parasal kaynaklarının bulunmasını, işletme varlıklarına yatırmasını ve denetlenmesini destekleyen, bütünleşik parasal bilgi sistemidir. Üretim, pazarlama, insan kaynakları gibi diğer işletme sistemlerinin işleyebilmesi, finans işlevinin görevini iyi yapmasına bağlıdır.

Finansal bilgi sisteminin işlevi ile muhasebe bilgi sisteminin işlevi, çoğu kez karıştırılır. Parasal kaynakların bulunması ve yatırılması, alacakların alınması ve borçların ödenmesi ve benzeri kararlar finans yönetiminin görevidir. İşletmedeki parasal olayların kendi sınıfındaki hesaplara kaydedilmesi, vergi usul kanunu hükümlerine göre belge ve kayıt düzeninin sağlanması, gerekli defterlerin tutulması, işletme bilânçosu, gelir-gider tablosu ve diğer tabloların hazırlanması, saklanması, ilgili yerlere sunulması işlemlerini kapsar. Muhasebe, alınan finansal kararların vergi usul kanunu hükümlerine, genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine ve çift taraflı kayıt düzenine göre belgelendirir.

  Yapısal                                * Yatırım kararları

   Finansal                              * Birleşme kararları

   Planlama                            * Küçülme kararları

   Sistemi                                * Vergi politikaları

Kısa Dönem Finansal Kiralama Nakit akım planları İşletme sermayesi kararları Duran varlık alım ve satım kararları Kar planlaması İşletme bütçesi Vergi politikası

   Yapısal

   Olmayan

   Finansal

   Planlama

   Sistemi

Kısa Dönem Finansal Denetleme Bilânço, gelir-gider ve diğer finansal tablolar Fonların kaynakları ve kullanımı açılımı Sorumluluk raporları Oto finansman ve kar dağıtım açılımları Üretim Kara katkı ve sapma açılımları Sermaye yapısı açılımları Yatırım projelerinin gerçekleşme açılımı Maliyeti açılımları Atıl fonların değerlendirilmesi açılımı

  Finansal

  Denetim

       Ve

   Raporlama

   Sistemi

Muhasebe sistemi Alacaklar Borçlar Ücretler Maliyetler Dönen varlık. Duran varlıklar Büyük defter Kar dağıtım
Nakit sistemi Kasa yönetimi Kredi yönetimi Portföy yönetimi Yatırım yönetimi Yabancı para yönetimi
Vergi sistemi Türk vergi yasaları Diğer ülke vergi yasaları Vergi muhasebesi Dış denetçi incelemesi

 

   Finansal

   İşlem

   Süreçleme

   Sistemi

 Diğer bilgi sistemlerinden

gelen veriler

Finansal Bilgi Sistemi

Yukarıdaki şekil, işletmenin diğer bilgi sistemleriyle, bu arada da, küresel finansal çevrelerle bütünleşik finansal bilgi sistemini göstermektedir. Finansal bilgi sistemi, işletme yönetimine ve finans yönetimine, parasal kararlar alırken içsel ve dışsal bilgi desteği verir. Parasal kararlar, yapısal (stratejik) ve yapısal olmayan nitelikte olabileceği gibi, bu kararların uygulanmasına ilişkin denetimlerin yapılmasına yönelik de olabilir.

İşletmenin finansal bilgi sisteminin yapacağı bir hata veya yanlış yönlendirme, işletmenin büyük zararlar görmesine yol açabilir. Bu nedenle, diğer bilgi sistemleriyle koordineli olarak işler. Şekilde de belirtildiği gibi, diğer bilgi sistemlerinden gelen veriler, muhasebe bilgi sistemi aracılığı ile finansal bilgi sistemine yansır.

Şekil dikkatle incelenirse, finansal bilgi sisteminin, işletmeler açısından ne kadar büyük önem taşıdığı anlaşılır. Sistemin yapısal planlama aşamasında, yatırım projelerinin değerlendirilmesi, küçülme, büyüme ya da birleşme kararları, finansal bilgi sayesinde alınır. Bu aşamada, finansal bilgi sistemi, yönetime, proforma bilânçolar, proforma gelir-gider tabloları ve diğer proforma karar göstergeleri sunar.

Kısa dönemli finansal planlama aşamasında, finansal bilgi sistemi, yönetime, yıllık bütçe önerisini, yıllık kar hedefini, yıllık yatırım zamanlamasını, yılık fon ve nakit dengesini ve diğer yıllık finansal önerileri sunar. Yönetim, bu önerileri değerlendirir ve yıllık finansal kararları alır. Alınan finansal kararların uygulanması aşamasında, finansal yönetim günlük, haftalık, aylık, üç aylık, altı aylık raporlar hazırlayarak, ilgili yöneticilerin denetimine sunar. Böylece, planlananlarla uygulamalar arasındaki sapmaların görünmesi ve anında düzeltici kararların alınması sağlanmış olur.

Finansal bilgi sisteminin bütün bunları yapabilmesi için, diğer bilgi sistemleriyle desteklenmesi gerekir. Pazarlama, üretim ve insan kaynakları bilgi sistemleri şekille gösterilirken de belirtildiği gibi, buralardaki işlem belgelerinin bir örneği, muhasebe bilgi sistemine gönderilir ve muhasebe bilgi sistemi düzenlemeleriyle finansal bilgi sistemine girer. Diğer taraftan, muhasebe bilgi sistemi, yasalara, özellikle vergi yasalarına uygun hareket edebilmek için, vergi sistemi desteği de alır. Finansal bilgi sisteminin aldığı bir diğer destek de, yerel ve küresel para piyasalarına ilişkin destektir. Şekilde nakit sistemi olarak belirtilen işlev, finansal yönetimi ülke ve dünya para piyasalarıyla bütünleştirip, bu düzlemlerdeki genel gidiş, eğilim, düşme, yükselme, döviz hareketleri ve benzeri konularda bilgilendirir.

6. MUHASEBE BİLGİ SİSTEMİ

Muhasebe bilgi sistemi, işletmelerde en yaygın olarak kullanıla ilk bilgi sistemidir. Bu bilgi sistemi, işletmecilik işlemlerini ve diğer ekonomik olayları izler, yazar, belgeler ve raporlar. Muhasebe bilgi sistemi, çift taraflı kayıt tutma kavramına dayanır. Yüzlerce yıl önce uygulanmaya başlayan çift taraflı muhasebe bilgi sistemi, girişimin karlılığını, bu karlılığa katkısı olan ve olmayan birimleri ve etkinlikleri gösterebildiği için ve sorumlulukları belirleyebildiği için, bugün de aynı şekilde kullanılmaktadır. Çift taraflı muhasebe bilgi sistemi olmasaydı, çokuluslu işletmecilik ya da küresel işletmecilik olamazdı. Nedeni, bu kayıt düzeninde, girişimin ya da çok uluslu işletmenin her hangi bir biriminde yapılan bir hata veya kaçak, dengeyi bozar. Çift taraflı muhasebe düzeninde geriye doğru gidilerek, dengenin hangi kişi, birim ya da birimler tarafından bozulduğu, kısa süre içinde bulunabilir.

6.1. Muhasebe Bilgi Sisteminin Temel İşlevleri

Muhasebe bilgi sistemi, kendi içinde “genel muhasebe”, “maliyet muhasebesi” ve “yönetim muhasebesi” olarak örgütlenebilir. Genel muhasebe, işletmenin dış çevreleriyle ilgili ekonomik alış verişlerinin işlemlerini muhasebeleştirdiği için, “pazarlama muhasebesi” ya da “ticari muhasebe” adlarıyla da bilinir. Maliyet muhasebesi, işletmenin kendi iç çevrelerindeki ekonomik işlemleri muhasebeleştirdiği için, “üretim muhasebesi” de denir. Yönetim muhasebesi ise, karar destek sistemlerine veri sağlamak amacıyla geliştirilen bir muhasebe yaklaşımıdır.  İşletmenin dış çevresinden satın almaları, genel muhasebe izler. İşletme ambarlarından, üretim birimlerine hammadde çekilmesini maliyet muhasebesi izler. Üretim birimlerinde, üretim kalitesini bozmadan, daha ucuz ve daha verimli hammadde kullanmanın yollarını ise, yönetim muhasebesi araştırır.

Muhasebe bilgi sistemi, kendi içinde nasıl örgütlenirse örgütlensin, aslında muhasebe, satış işlemleri sisteminden, satın alma işlemleri sisteminden, kasa işlemleri sisteminden, ücret işlemleri sistemimden, büyük defter işlemleri sisteminden ve finansal raporlama sisteminden oluşur. Şekil–7, belirtilen sistemleri de içeren muhasebe bilgi sistemini göstermektedir. Şekil’den de görüldüğü gibi, muhasebe bilgi sistemini oluşturan alt sistemler, birbiriyle bir etkileşim içindedir. Oklar, bu etkileşimlerin yönünü ve bilgi akışını göstermektedir. Ancak, daha önce de belirtildiği gibi, muhasebeye bütün bilgiler, diğer işletme sistemlerinden gelir ve burada çift taraflı kayıt ilkelerine göre süreçlenir.

Satış işlemleri sistemi, tüketici siparişlerini alır, izler, muhasebeleştirir, belgeler, faturalar, bu arada da, büyük defter ve raporlama birimini bilgilendirir. Eskiden elle, kâğıt kalemle yapılan bu işlemler, bugün elektronik, bütünleşik, Internet ve İntranet teknolojili bilgi sistemleriyle aynı anda hatasız olarak yapılmaktadır.

Satın alma sistemleri sistemi, işletmenin hammadde, işletme malzemesi, yarı mamul, mamul, parça ve benzeri mal alımlarını izler, muhasebeleştirir, belgeler, faturalar, bu arada da, bir taraftan nakit işlemleri birimini, diğer taraftan da büyük defter ve raporlama birimini bilgilendirir. Bu birim, işletmenin maliyet muhasebesinin ambarlarla ilgili giriş çıkışlarını muhasebeleştirerek, üretim maliyetindeki hammadde giderlerinin görülmesini sağlar. Aynı birim, işletme yönetimini karar destek sistemi olarak da destekler. Örneğin, bu birimden alınan bilgilerle, üretim yönetiminde stok kontrol, stok bulundurma, sipariş verme, stok bulundurmama, stoksuz çalışma (JIT) gibi politikalar üretilir.

Kasa işlemleri sistemi, alacaklar hesabından, borçlar hesabından, nakit girişlerinden ve nakit çıkışlarından oluşur. Alacaklar hesabı, işletmeden alım yaparak işletmeye borçlanan müşterileri izler, borçlanmaları muhasebeleştirir, belgeler, faturalar, bu arada da, büyük defter ve raporlama birimini bilgilendirir. Borçlar hesabı, üretim girdisi sunanlardan alınan kredili mallar nedeniyle borçlanmaları, izler, muhasebeleştirir, belgeler, faturalar, bu arada da, büyük defter ve raporlama birimini bilgilendirir.  Aynı birim, alacaklar tahsil edilince gerçekleşen nakit girişlerini ve borçlar ödenince gerçekleşen nakit çıkışlarını izler, muhasebeleştirir, belgeler, faturalar, bu arada da, büyük defter ve raporlama birimini bilgilendirir.

Ücret işlemleri sistemi, çalışanların çalışma süresi (puantaj) kartlarından ve diğer saat birimi başına ücretli çalışmalarından kaynaklanan ücrete tabi işlemlerini izler, muhasebeleştirir, belgeler, ücret bordrolarını yapar, bu arada da, büyük defter ve raporlama birimini bilgilendirir. Bu işlemlerin yapılması ve başta devlet, çalışanlar, sigorta olmak üzere herkesi yakından ilgilendiren ücret ve kesintilerinin (ücret bordroları) hesaplanması,  elektronik olarak yapılır ve bankalar aracılığıyla elektronik olarak hak sahiplerine ödenmesi sağlanır.

Satış ve sipariş süreçleme
Belge ve Fatura
Satış açılımları
Alacaklar hesabı
Nakit Girişleri
Borçlar hesabı
Nakit çıkışları
Kasa işlemleri sistemi
Satış işlemleri sistemi
Satın almalar
Stoklar
Büyük defter işlemleri sistemi
Finansal raporlama sistemi
  Puantaj
Ücret bordrosu
Büyük defter ve raporlama sistemleri

Muhasebe Bilgi Sistemi

Büyük defter işlemleri sistemi, alacaklar ve borçlar hesabı da dahil kasa işlemleri biriminden, satış işlemleri biriminden, satın alma işlemleri biriminden, ücret işlemleri biriminden ve diğer muhasebe bilgi sistemlerinden gelen veri ve bilgileri bütünleştirir (konsolide eder). İşletmenin hesap dönemi sonlarında, muhasebe eşitliklerini (balans) sağlayarak, hesapların ve defterlerin kapanışını ve yeniden açılışını yapar. Aynı şekilde, bu sistem, dönem aralarında geçici olarak, dönem sonlarında da kesin olarak işletmenin bilânçosunu ve gelir-gider tablosunu hazırlayarak, işletme üst yönetiminin görüş ve onayına sunar. Bilgisayar destekli büyük defter sistemleri, hem kayıtların sıfır hata ile yapılmasını, hem muhasebe iç ve dış denetiminin hızla yapılmasını, hem de üst yönetime finansal raporların hatasız ve hızlı ulaşmasını sağlar. Bu arada da, muhasebeleştirmelerin ileri bilgi işlem teknolojileriyle yapılmasının, hem personel giderlerini azaltacağı, hem de boşa geçen zaman maliyetlerini ve diğer görünmez maliyetleri azaltacağı unutulmamalıdır.

Finansal raporlama sistemi, başta finans yönetimi olmak üzere işletme yönetimini, parasal kararlarda, işletmenin parasal kaynaklarının yatırımında ve denetlenmesinde destekler. Fonların kaynakları ve kullanımı tablosu; günlük, haftalık veya yıllık tahmini nakit giriş ve çıkışları tablosu; sermaye bütçesi, işletme bütçesi, finansal tahmin ve finansal planlamalar, bazı finansal raporlara örnek olarak verilebilir.

6.2. Muhasebe Bilgi Sistemi Formları

Burada önemle vurgulanmak istenen husus, muhasebe bilgi sistemi çalışanlarının, işletmecilik kuramını ve onun içinde yer alan genel kabul görmüş muhasebe ilkelerini ve muhasebe uygulamalarını çok iyi bilmek zorunda olmalarıdır. Diğer işletme bilgi sistemlerinde olduğu gibi, muhasebe bilgi sisteminde de en önemli koşul, sistem çalışanlarının konularını bütün yönleriyle bilmeleridir. İşletme çalışanları konularını bilirlerse, bilgi sisteminin kurulması ve işletilmesi için teknoloji hazırdır. Yazılımcılar, ticari amaçlarla, hemen her konuda bilgi sistemi kurmanın yol ve yöntemlerini satışa sunmuşlardır. Ayrıca, bilgisayarında “Microsoft Office XP” ve “Microsoft Excel XP”  yazılımı olanlar, kendi gereksinmeleri için bu yazılımları kullanarak, her türlü bilgi formunu geliştirebilirler.

Muhasebe formları hazırlanırken, önce formunda görünmesi istenen bilgilerin neler olması gerektiğine karar verilir. Daha sonra, bu belirlenen bilgilerin alan tanımları yapılır. Bu arada, forma girilen bilgilerle ya da olayın özelliği ile ilgili özel bir not yazılabilir diye düşünülerek, ayrıca bir de “Notlar” alanı tanımlanmalıdır.

7. ÜST YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ

Daha önce de belirtildiği gibi, işletme organizasyonunun tabanı için işlem süreçleme bilgi sistemleri; orta düzeyi için üretim, pazarlama, finans gibi işlev bilgi sistemleri; genel müdürlük ve yönetim kurulu düzeyi için de üst yönetim bilgi sistemi tasarlanıp uygulanır. Yine bilindiği gibi, her düzeyin bilgi gereksinmesi farklıdır. Farklı düzeydeki insanlar, kendi özel işlevlerini yerine getirmeyi destekleyen bir bilgi sistemine gereksinme duyar. Bilgisayar ürünlerini geliştirenler bu farklılığı görerek, işletme organizasyonunun hemen her bir biriminin  gereksinmesi için ayrı yollar, yöntemler, araçlar ve yazılımlar üretip satışa sunmuşlardır. Ayrıca, işletmenin kendi programcıları da, gereksinmeleri karşılayacak özel yazılımlar geliştirip kullanılmasını sağlar.

Üst yönetim bilgi gereksinmesi, vizyon geliştirmeye, stratejik kararlar almaya ve işletmenin uzun geleceğini bugünden gerçekleştirmeye yöneliktir. Özellikle küresel işletmecilikte ve onun doğal bir sonucu olan çokuluslu işletmecilikte, amaca tam anlamıyla hizmet edecek kapsamlı, nitelikli ve kullanışlı bir üst yönetim bilgi sistemine gereksinme vardır.

2. 1. Üst Yönetim Bilgi Sisteminin Tanımı

Bilgisayar ürünleri  sunan işletmeler ve diğer özel yazılımcılar, vizyon geliştirmeye ve yapısal işletme kararları almaya yönelik programları, grafik ve benzeri göstergelerle desteklemiştir. Genellikle farklı deneyim, eğitim ve uzmanlık alanında olan yönetim kurulu üyelerinin bir bakışta işletmenin durumunu, gidişini ve geleceğini kolayca görebilmeleri gerekir. Dolayısıyla, bunlara sunulacak bilgiler, ayrıntılı ve karmaşık değil, tam tersine yalın ve özet olmalıdır. Üst yönetim bilgi sisteminin temel amacı, üst yönetim tam zamanında, içerikli ve ilk bakışta kolayca anlaşılır biçimde karar girdisi sunmaktır.

Üst yönetim bilgi sistemi, (executive information system), yönetim kurulu üyelerinin bilgi gereksinmesini karşılamak için veri girişini, bilgi üretilmesini ve bilgi sunumunu sağlayan bütünleşik özel yazılımlardır.

Dışsal veri tabanı
İçsel veri tabanı
Üst yönetim bilgi sistemi yazılımı   Veri tabanı yazılımı   İletişim yazılımı
  Yapısal bilgi sunumu
Özel veri tabanı
Yönetim kurulu odası

Üst Yönetim Bilgi Sisteminin Yapısı

İşletme yönetim kurulu, üst yönetim bilgi sistemi yazılımlarıyla üretilen grafiklere, oranlara, raporlara ve diğer karar göstergelerine baktığında, işletmenin yaşamsal değişmezlerini ve değişkenlerini anında görebilmelidir. Aslında, üst yönetim bilgi sistemi, raporlama sistemlerinin (information reporting), karar destek sistemlerinin (decision saport systems), bilgi teknolojisinin ve Internet teknolojisinin ortak özelliklerini taşır. Ancak, üst yönetim bilgi sistemlerinin amacı, üst yönetimin vizyon geliştirme, stratejik planlama, stratejik işbirlikleri kurma ve işletmenin geleceğini bilinçli bir denetim altında tutma gibi üst hedeflere yöneliktir. Dolayısıyla, üst yönetime sunulacak bilgiler özel olmalı, öncelikli olmalı, hızlı iletilmeli ve bir bakışta anlaşılır olmalıdır.

Yukarıdaki şekil, üst yönetim bilgi sisteminin temel öğelerini göstermektedir. Şekil’in solunda üst yönetim bilgi sistemi veri tabanları vardır. Orta kısmında gösterilen üst yönetim bilgi sistemi yazılımları, işletmenin diğer veri tabanlarına kolayca ulaşabilmekte, buradaki veri tabanlarından amaca uygun verileri seçmekte ve üst yönetime sunulacak bilgiler üretmektedir. Intranet destekli iletişim yazılımı ise, üst yönetim bilgi sistemi yazılımının ürettiği bilgileri sağda simgelenen ekrana yansıtmakta ya da yazıcı çıktısı olarak yönetim kurulu üyelerinin önüne sunmaktadır. Başka bir anlatımla, en soldaki üç farklı veri tabanından alınan veriler, ortadaki yazılımlarla işlemlere tabi tutulmakta ve üretilen karar göstergeleri sağdaki üst yöneticilere özet bilgi olarak sunulmaktadır.

2.2. Üst Yönetim Bilgi Sisteminin Önemi

Yukarıda da belirtildiği gibi, üst yönetim bilgi sistemi, işletme yönetim kurulunun gereksinmesini karşılamak için geliştirilir. Diğer işletme bilgi sistemlerinin yanında, ayrıca bir de üst yönetim bilgi sistemi geliştirmenin başlıca üç temel nedeni vardır:

  • Girişimin (holding) genel müdürüne ve yönetim kurulu üyelerine hızlı yapısal stratejik) bilgiler sunmak
  • Girişimin stratejik amaçlarını etkileyen koşullardaki değişmeleri kolayca belirlemek ve bunları üst yönetime anında yansıtmak
  • Stratejik işletme amaçları açısından yaşamsal (kritik) olan karar değişkenlerini, üst yönetimin bir bakışta anlayabileceği biçimde sunmak

Bilindiği gibi, hangi türü olursa olsun  planlama, aslında, yapmadan önce ne yapılacağına karar verme sürecidir. Şekil-2, genel planlama sürecini simgelemektedir. Şekilden de anlaşılacağı üzere, planlama sürecinin başlıca aşamaları şu biçimde sıralanabilir:

  • Dış ve iç çevre analizleri yapmak
  • Gelecekteki gelişmeleri tahmin etmek
  • Girişin güçlü ve zayıf yönlerini saptamak
  • İşletmenin misyonunu, hedefini ve amacını belirlemek
  • Hedef ve amaçlara ulaşmak için gerekli stratejileri, politikaları ve taktikleri geliştirmek
  • Uygulama ve denetim yol, yöntem ve araçlarını belirlemek
  • Ayrıntılı iş ve işlem tasarımları hazırlamak
Dış ve iç çevre analizi
Gelecekteki gelişmelerin tahmini
Güçlü ve zayıf yönleri saptama
Misyon, hedef ve amaç saptama
Strateji, politika ve taktik geliştirme
Ayrıntılı iş ve işlem tasarımları yapma
Uygulama ve denetim yöntemlerini belirleme
Geri besleme

Genel Planlama Süreci

Girişimin misyonunu, hedefini, amaçlarını, strateji ve politikalarını, yönetim kurulu belirler. Üst yönetim bilgi sistemi, en az şu konularda yönetim kuruluna bilgi sunabilmelidir:

İşletmenin içinde bulunduğu sektörün durumu:

  • Sektördeki yeni buluşlar ve yeni rekabet koşulları
  • Sektördeki lider girişimlerin izledikleri stratejiler
  • Sektörün mal ve hizmet sunduğu çevreler
  • Sektörün hangi çevrelerden girdi sağladığı
  • Sektörün girdilerini hangi koşullarla sağladığı
  • Sektördeki gelişmeler karşısında işletmenin durumu

İşletmenin üstünlükleri ve bu üstünlüklerin korunma yolları:

  • İşletmeye yarış üstünlüğü kazandıran temel faktörler
  • Diğer yarışmacılara karşı üstün olmayı sürdürmenin yol ve yöntemleri
  • Müşterileri işletmeye bağlamada ve işletmeden uzaklaştırmada etken olan temel değişkenler
  • İşletmenin şu andaki önemli rakipleri ve yarış koşulları
  • Beş yıl sonra işletmenin en önemli rakipleri ve yarış koşulları
  • Yarış koşullarını belirleyen temel değişkenler
  • İşletmenin yakalayabileceği yarış üstünlükleri
  • İşletmenin karşılaşabileceği ve zorlanacağı yarış dezavantajları
  • Geleceğin işletmeye sunacağı başlıca fırsatlar

Örgütsel yapı tasarımları:

  • İşletmenin mevcut örgüt kültürünün temel özellikleri
  • Mevcut örgüt kültürünün iyileştirilmesi için gerekenler
  • İşletmenin rakiplerinin ve tüketicilerinin işletmeye karşı duygu ve düşünceleri
  • Rakiplerin ve tüketicilerin işletmeye karşı güveninin artırılması ve sürdürülmesinin yol ve yöntemleri
  • İşletmede görev almayı ve sürekli çalışmayı özendiren politikalar
  • İşletme verimliliğini artıran politikalar

İşletme yönetiminin geliştirilmesi:

  • Etkileşim, katılım ve koordinasyon sağlayıcı yetki dağılımı yol ve yöntemleri
  • Yönetimde merkezleşme ve merkezleşmeme dengesini kurma yol ve yöntemleri
  • Bilgi akışındaki tıkanmaları, gecikmeleri ve diğer iletişim aksaklıklarını sıfırlayacak yönetim bilgi sistemi önerisi
  • Karar alma sürecini kısaltıcı ya da hızlandırıcı yol ve yöntemler
  • Tüketiciye hizmet götürme, tüketiciye ulaşma ve tüketici sorularına yanıt verme sürelerin kısaltmanın yol ve yöntemleri

Yukarıdaki konuların ve benzeri yapısallıkların doğru, yansız ve ivedi aydınlatılması ve güncel bilgilerle desteklenmesi, işletmenin geleceği açısından yaşamsal öneme sahiptir. İşletme üst yönetimi, bu konularda uzun dönemli kararlar alırken, kesinlikle hata yapmamalıdır. Alınan kararların doğruluğu veya yanlışlığı yıllar sonra anlaşılır. İyi tasarlanmış etkili bir üst yönetim bilgi sistemi, geleceğe yönelik kararların başarı şansını artırır. Tersi durumda işletme, vaktiyle doğru karar almış rakipler karşısında geriler veya bütünüyle yaşamını yitirir.

2.3. Üst Yönetime Sunulan Bilginin Özellikleri

Yönetim kurulunun görevi, işletmenin dış çevresinin yarattığı fırsat ve tehlikeleri saptamak ve uzun dönemli kararları rakiplere fark atacak bir etkinlikte almaktır. Üst yönetim bilgi sistemleri, yönetim kurulu üyelerine uzağı görme yeteneği kazandıracak biçimde tasarlanır. Aslında yönetim kurulu üyeleri, gereksinme duydukları bilgilerin bazılarını çeşitli gazetelerden, dergilerden, mektuplardan, tüketici şikayetlerinden, yazılı ve sözlü uyarılardan, brifinglerden, çeşitli yönetsel ve sosyal etkinliklerden, fuarlardan, bilimsel toplantı ve tartışmalardan, çeşitli işletme raporlarından ve benzeri kaynaklardan alır. Ancak, bu düzensiz dağınık ve birbirinden kopuk bilgilerin, işletmenin yaşamsal kararlarında kullanılabilmesi için, bazı yönetsel ilkelere göre düzene sokulması gerekir.

Daha önce belirtildiği gibi, bilgi; olay, gözlem ve ilişkiler olarak betimlenen girdilerin, konunun uzmanlarının anlayıp yararlanabileceği bir duruma dönüştürülmesi ya da kısaca “verilerin değer kazandırılmış biçimi”dir. Burada söz konusu olan, yönetim kurulu üyelerinin bilgiyi yapısal kararlarda kullanması olduğuna göre, yönetim kurulu üyelerine sunulacak bilgiyi anlamlı, yararlı ve değerli yapan özellikler üzerinde durulması gerekir. Aşağıdaki şekil, yönetim kurulu üyelerine sunulacak bilgilerin üç temel özelliğini göstermektedir.

İçerik Boyutu Doğru bilgi – İlgili bilgi – Bütünleşik bilgi – Konulu bilgi – Etkili bilgi  
Zaman Boyutu – İvedi bilgi – Güncel bilgi – Tabanlı bilgi – Dönemsel bilgi  
Biçim Boyutu -Açık bilgi -Ayrıntı bilgi -Düzenli bilgi -Şekilli bilgi -Medyatik bilgi

Üst Yönetim Bilgisinin

Şekilde de açıkça görüldüğü gibi, üst yönetime sunulan yüksek değerli bilginin üç temel boyutu vardır:

  • Zaman boyutu
  • İçerik boyutu
  • Biçim (form) boyutu

2.3.1. Bilginin Zaman Boyutu

Zaman, bilginin değerini giderek artan bir hızla azaltan en önemli boyuttur. Başka bir anlatımla, bilgi zamana karşı olağanüstü duyarlıdır. Zaman açısından bilginin ivedi (acil), güncel, tabanlı ve dönemsel olması gerekir.

İvedi bilgi: Üst yönetim, bilgiyi istediği anda önünde bulabilmelidir. Nedeni, işletmeciliğin zamanla yarışır duruma gelmesidir. Alınacak kararda en ufak bir gecikme, yarışı olumsuz yönde etkiler.

Güncel bilgi: Zaman bilginin değerini azalttığı hatta bazı durumlarda bütünüyle yok ettiği için, biraz önce yeni saylan bilgi şimdi eskimiştir; dolayısıyla hemen şu anda güncellenmelidir. Örneğin, dalgalı döviz kurları, hisse senedi fiyatları, faiz oranlar ve benzerleri bilgi sistemlerine biraz önce girildikleri rakamlarla değil şu andaki rakamlarıyla sürekli değiştirilmelidir.

Tabanlı bilgi: Bilgi elektronik klasörlerde, dosyalarda ya da diğer belleklerde saklanmalı ve gerek duyulduğunda yeniden canlandırılmalı ya da güncellenmelidir. İşletmelerde veri tabanları, bilgi tabanları, bilişim tabanları, bilim tabanları ve karar tabanları oluşturulmalıdır.

Dönemsel bilgi: Bilgi geçmiş zaman, şimdiki zaman ve gelecek zaman ölçütlerine göre dönemselleştirilmelidir. Böyle bir bilgi sınıflandırması, dönemler arası karşılaştırmalar yapmaya ve genel gidişi görmeye olanak verir. İşletmecilikte değişimin ölçüsü zamandır. İşletme değerlerindeki değişmenin ölçümünde, karşılaştırmaların doğru ve anlamlı olabilmesi için, işletme etkinliklerinin saat, gün, hafta, ay, yıl gibi eşit dönemlerle ifade edilmesi gerekir. Ancak böyle bir eşit zaman aralığı ile yapılan karşılaştırmaların bilimsel bir değeri olur. Değilse, karşılaştırmalar, işletme yönetimini yanıltır.

2.3.2. Bilginin İçerik Boyutu

Üst yönetime sunulan bilginin kalite boyutlarından ikincisi, bilginin içeriğidir. Yönetim kurulu, işletme yöneticilerinden ne fazla ne az tam içerikte bilgi bekler. Üst yönetime sunulan bilgi, içerik açısından doğru, ilgili, bütünleşik, özel, konulu ve etkili olmalıdır.

Doğru bilgi: Yönetim kuruluna sunulan bilgi, doğruluk açısından defalarca denetlenmelidir. Bilgi, belgeye dayanmalı ya da bilginin kaynağı doğrulanmalıdır. Ayrıca bilgi, her türlü hatadan arındırılmış olmalıdır. İmla, toplama, çıkarma, çarpma, bölme ya da formül kökenli hatalar, yönetim kurulu üyelerine saygısızlık olarak nitelendirilir ve asla affedilmez.

İlgili bilgi: Üst yönetime sunulan bilgi, toplantı tarihindeki gündemle ilgili olmalıdır. Yönetim kurulu üyeleri, gündemde tartışılacak konularla ilgili olarak önceden ve toplantı sırasında aydınlatılmalıdır. Üyeler, gündemdeki konuyla ilgili olarak gereksinme duyduğu bilgiye anında ulaşabilmelidir.

Bütünleşik bilgi: yönetim kurulu gündemi, yönetim kurulu başkanı tarafından günler öncesinden belirlenir. Bu konuların, çok değişik açılardan tartışılması gerekir. Yönetim kurulu, tartışma sırasında yeni yada ek bilgilere gereksinme duyabilir. Bu olasılıklara karşı hazırlıklı olmalı ve yönetim kurulunun önündeki bilgiler yeni bilgilerle bütünleştirilmelidir. Üst yönetime sunulan bilgiler, birbirini bütünler durumda olmalı ve konunun bütün yönlerden analizini ve sentezini sağlamalıdır.

Özel bilgi: Yönetim kurulunun aldığı kararlar, günlük sıradan genel kararlar değil, işletmenin yaşamını etkiler nitelikte kapsamlı ve özel kararlardır. Dolayısıyla, yönetim kuruluna sunulan bilgiler de özel olmak durumundadır. Üst yönetime sunulan bilgiler, özel bir yazılımla, özel bir çalışmayla, özel bir yaklaşımla ve özel bir özenle hazırlanmalıdır. Bilgi, üyelerin gereksinme duyduğu kadar olmalı, gereksiz ayrıntılardan kaçınılmalıdır. Üst yönetime sunulan bilgideki genellik ve karmaşıklık, yönetim kurulu üyelerinin tepkisine ve kınamasına yol açar.

Konulu bilgi: Üst yönetim, duruma göre, yapısal tartışmalar yapar, önemli kararlar alır. Bu kararlar, işletmenin iç ve dış çevrelerini yakından ilgilendiren nitelikler taşır. Bu oruna sunulan bilgi, üyelerin ilgilendiği konunun özelliğine göre geniş veya dar kapsamlı, içsel veya dışsal nitelikli olabilir. Ancak, bilgi konuyla uyuşmalı ve örtüşmelidir. Bilginin, tartışılan konunun dışına taşan genel boyutları olmamalıdır. Örneğin, yönetim kurulunda, bir işletmeyle evlenilip evlenilmeyeceği tartışılacaksa, yalnızca bu konuyla ilgili bir bilgi bütünü hazırlanmalıdır.

Etkili Bilgi: Üst yönetime sunulan bilgi, işletmenin kısa, orta ve uzun dönem faaliyet sonuçlarını, elde edilen başarıları veya başarısızlıkları, gelişmeleri veya gerilemeleri, amaçlardan sapmaları, birikmiş karları, işletmenin öz ve yabancı kaynaklarını ölçmeli ve eksiksiz yansıtmalıdır. Ayrıca bilgi, işletmeyle rakip işletmeleri değişik açılardan karşılaştırmalı ve rakip karısındaki ilerlemeleri ve gerilemeleri göstermelidir. Üst yönetime sunulan bilgide etkinliği sağlamak için oran, grafik gösterim, slayt, hareketli görüntü ve benzeri araçlar kullanılmalıdır.

2.3.3. Bilginin Biçim (Form) Boyutu

Üst yönetime sunulan bilginin bir diğer kalite boyutu da, biçimdir. Bilgi, çağdaş bazı biçim boyutlarına uyulmadan sunulursa, beklenen yararı sağlayamaz. Yönetim kuruluna sunulan bilgiler açık, ayrıntılı, düzenli, şekilli ve medyatik olmalıdır.

Açık bilgi: 2000’li yılların yönetimde en moda kavramlarından biri, “açıklık/şeffaflık”tır. Bilgi üretenlerin, üst yönetimin bazı bilgileri görmesini engellemeleri, hiçbir gerekçeyle savunulamaz. Bilgi, üst yönetime, bütün engellerden arındırılmış olarak sunulmalıdır. Açıklık, bilginin yararını artıran en önemli özelliklerden birisidir. Bilgide açıklık ilkesinin bir diğer boyutu da, bilginin kolay anlaşılacak açıklıkta sunulmasıdır. Bilgi, gerektiğinde yalın tablo, gerektiğinde renkli, koyu veya altı çizilmiş olarak, gerektiğinde dikkat çekici özel sembollerle ya da diğer açık-seçiklik sağlayan yaklaşımlarla sunulmalıdır.

Ayrıntılı bilgi: Tartışılan konunun özelliğine göre üst yönetim, bazen ayrıntıya girme gereksinmesi de duyabilir. Böyle durumlarda, yalınlığı bozmadan, ayrıntı da verilebilmelidir. Bilgi sunumunda ayrıntılar, genellikle dipnotlarla ya da rapor sonuna konan eklerle verilir.

Düzenli bilgi: Bilimsellik, sistemli (düzenli) olmayı gerektirir. Bilim, bir bakıma, sistemlilik demektir. Üst yönetime sunulan bilgi, belirli bir mantık süzgecinden geçirilerek hazırlanmalıdır. Rapordaki başlıklar, alt başlıklar, belirli bir önceliğe ve sistematiğe göre sıralanmalıdır. Önce bildirilmesi gerekenler sonra, sonra bildirilmesi gerekenler de önce sunulmamalıdır. Rapora göz atıldığında, bilinçli bir düzen hemen okuyucunun dikkatini çekmelidir.

Şekilli bilgi: Üst yönetime sunulan bilgide amaç, karar alıcılara zaman kazandırmak ve onların doğru karar alınmalarına bilgi desteği vermektir. Dolayısıyla, sunulan bilginin, duruma göre sayısal tablolarla, değişik biçim ve renkteki grafiklerle, teknik resimlerle, özel şemalarla, yerleşim planlarıyla, iş akış şemalarıyla, haritalarla ve benzeri şekillerle desteklenmesi gerekir.

Medyatik bilgi: İletişim teknolojisinin mucizeler yarattığı bugünlerde, yönetim kuruluna geleneksel yöntemlerle bilgi sunmak, her şeyden önce, çağa hakaret olur. Üst yönetime bilgi sunarken, gündemde tartışılacak konulara uygun kitle iletişim araçlarından yararlanılmalıdır. Bilgi sunumunda ve tartışma sırasında film, slayt, video gösterim, sanal katılım ve gerektiğinde de telekonferans teknikleri kullanılmalıdır. Medyanın iletişimde kullandığı optik, audio, video, mikrofilm gibi işitsel ve görsel bütün olanaklar, üst yönetim iletişiminde de kullanılmalıdır.

2.4. Yönetim Kuruluna Sunulan Bilgi Türleri

Yönetim kurulları, genel kuruldan aldığı yetkiyle işletmeleri, işletme ortakları adına yöneten organlardır. Yönetim kurullarında, sonuçları uzun dönemde görülen yapısal işletme kararları verilir. Bu kararların alınması sırasında, üst yönetime çok değişik tür ve nitelikte bilgiler sunulur. Son yıllarda, bilgi sunumunda çok ileri teknolojiler kullanılmaktadır. Bu teknolojiler, üst yönetime sunulan bilgilerin türünde ve kalitesinde çok büyük ilerlemeler sağlamıştır. Örneğin, karar desteği amacıyla büyük bir özenle hazırlanan bilgiler mağnetik teyp, mağnetik disk, optik disk ve mikro filmlere kaydedilmekte, gerektiği zaman kolay bir erişimle işitsel, görsel ve hareketli olarak canlandırılmaktadır. Aynı şekilde, yazılar, sayılar, grafikler, tablolar, şemalar, raporlar ve benzerleri, çok değişik biçimlerde ve çok değişik renklerde sunulmaktadır.

Üst yönetime bilgiler hangi şekilde sunulursa sunulsun, yönetim sunulan bilginin desteğiyle kararlar alır, alınan kararların sonuçlarını izler, gerekli düzeltici eylemlerde bulunur ve sonunda da genel kurula hesap verir. Olaya bu açıdan bakıldığında, yönetim kuruluna sunulan bilgi türleri dört grupta toplanır:

  • İşletme grafikleri (business graphics)
  • Dönemsel raporlar (periodic reports)
  • Verimlilik raporları (prodictivity reports)
  • İstisnai raporlar (exeption reports)

2.4.1. İşletme Grafikleri

Yönetim kurulu üyeleri, metin biçiminde sunulan ya da sayısal tablolar biçiminde sunulan bilgileri anlamakta güçlük çekebilirler. Oysa, aynı bilgilerin bir de grafik gösterimi verilse, üyeler konuyu daha hızlı kavrar ve yorumlayabilir. Dolayısıyla, üst yönetime sunulan raporlarda, grafik gösterimlerden sıkça yararlanılır.

Bütün bilgisayar ofis yazılımlarında, konunun en iyi gösterimine uygun çok çeşitli grafik yaratıcıları vardır. Bu arada bilgisayar yazıcıları da, ekrandaki grafikleri kağıda veya diğer ortamlara dökme yeteneğine sahiptir. Ayrıca, renkli grafikler de, yönetim kurulu üyeleri ile sunulan bilgi arasında doğal bir etkileşim ya da arabirim işlevi görür. Renkler, yöneticilerin bilgi sınıflandırmasını ve her sınıfın temel özelliklerini çabucak kavramasını sağlar. Yönetici, renkli grafikle karşılaşınca, kendisini sanal olarak konunun içine girmiş hisseder. Böylece, konunun boyutlarını kısa sürede kavrar.

Üst yönetime bilgi sunanlar, karar modelinde yer alan her hangi bir değişkenin değerini değiştirerek, değişimin yarattığı sonucu başka bir renkle grafikte gösterirler. Böylece, duyarlılıkların daha yakından görülmesi sağlanır. Gerçekten de, çeşitli renk ve görünümdeki grafikler, yöneticilerin açılım ve yorum yapmalarını son derece kolaylaştırır.

Grafik şeklinde bilgi sunumu, diğer bilgi sunum türleriyle desteklenmelidir. Grafiklerin yararlı olması, ancak bu tür bir yaklaşımla olanaklı duruma gelir. Değilse, grafiğin neyi ifade ettiği anlaşılamaz. Başka bir değişle, metin raporlar, sayısal raporlar, oranlar veya bunların karmasından oluşan raporlar, grafiklerle desteklenirse, üst yönetim, bilgi açısından bütünlüğe kavuşturulmuş olur. Bununla beraber, sözel ve sayısal veriler içinde boğulmuş durumda olan veya gizli kalmış olan birçok gerçek, olay, eğilim ya da fırsat, grafik gösterimlerle çarpıcı biçimde yakalanır.

Daha önce de belirtildiği gibi, grafik bilgi üreten ileri yazılımlarla karar değişkenlerindeki değer değişmelerinin sonuca etkisi, olaya uygun grafiklerle gösterilir.

2.4.2. Dönemsel Raporlar

Yönetim kurulları, işletmenin geleceğini güvence altına alma, kısa dönemini planlama ve uygulamaları denetleme işlevleri sırasında, değişik raporlara gereksinme duyar. Dolayısıyla sistem açılımcıları, bu gereksinmeyi karşılamak için işletmenin bütünleşik veri tabanından beslenen çeşitli raporlama sistemleri geliştirmiştir. Bu sistemler gereğince hazırlanan raporlar, genellikle, toplantılardan birkaç gün önce yönetim kurulu üyelerine gönderilir.

Yönetim kurulları, olağan durumlarda ayda bir kez toplanarak, işletmenin bir aylık gidişini değerlendirirler. Bu arada da, yönetim kurulu başkanının, genel müdürün ya da üyelerin gündeme aldırdığı diğer konuları görüşürler. Gündemli bu olağan toplantılar için, yönetim kurulu üyelerine, belirli bir biçime göre hazırlanan dönemsel raporlar sunulur.

Dönemsel raporların başında bütçe ve aylık faaliyet raporları gelir.

2.4.2.1. Yıllık Bütçe Önerisi

Devlet yönetiminde, devletin bir yıllık gider ve gelirleri,  “Devlet Bütçesi” ile planlanır. İşletme yönetiminde de aynı durum söz konusudur. İşletmenin bir yıllık gider ve gelirleri de “işletme bütçeleri ile planlanır. Başta işletmenin finansmancıları olmak üzere ilgili tüm çalışanlar, bütçe taslağı hazırlama eylemlerini, genellikle eylül ayında başlatırlar. Hazırlanan bütçe taslağı, aralık ayında, genel müdür tarafından yönetim kuruluna sunulur. Böylece, yıllık bütçe önerisinin incelenmesi ve tartışılması gündeme gelmiş olur.

Yıllık bütçe önerisine, bazen, “yıllık iş programı önerisi” de denir. Bu öneri, çok dikkatli tahminlerden ve çok hassas dengelerden oluşur.  Bu aşamada yapılacak hatalar, dönem sonunda büyük hedef sapmalarına yol açar. Yıllık bütçe önerisinin içeriği, işletmeden işletmeye bazı ufak değişiklikler gösterebilir. Ancak, genelde yıllık bütçe önerisi, başlıca şu ana konuların analizini ve zamanlamasını içerir:

  • Ortalama döviz kuru ve yabancı para değişim oranları tahmini
  • Yıllık ve aylık enflasyon tahmini
  • İç ve dış Pazar satış tahmini
  • Yıllık üretim miktarı tahmini ve aylara dağılımı
  • Hammadde ve mamul yıl sonu stok miktarının öngörülmesi
  • Malzeme, parça ve teknoloji dış alımlarının saptanması
  • Yıllık ve aylık personel giderinin saptanması
  • Dış satış geliri ile dış alış giderlerinin tahmini ve dengelenmesi
  • İç ve dış Pazar birim satış fiyatının saptanması
  • Yıllık kar hedefinin ve net karlılık oranının belirlenmesi
  • Yıllık ve aylık hammadde ve işçilik giderlerinin öngörülmesi
  • Yıllık ve aylık diğer giderlerin öngörülmesi
  • Aylık nakit giriş çıkışlarının dengelenmesi
  • Yıllık yatırım programının aylara dağıtılması
  • Tahmini gelir gider tablosunun hazırlanması
  • Tahmini kar dağıtım tablosunun hazırlanması

Yıllık bütçe önerisinin hazırlanması, yönetim kurulu üyeleri tarafından incelenmesi ve tartışılıp karara bağlanması, işletmenin bütünleşik bilgi sisteminin desteği ile gerçekleşir. İşletmenin bütünleşik bilgi sisteminden ve bütünleşik veri tabanından bu desteği alan genel müdürlük, kendine özgü üst yönetim bilgi sistemi ilke, usul, yaklaşım ve yöntemlerle önerisini yönetim kuruluna sunar.Yönetim kurulu üyelerinin, bu bütçe hazırlığından ve sunuş biçiminden memnun kalması son derece büyük önem taşır. Değilse, işletme genel müdürü, yönetim kurulu üyeleri tarafından eleştirilir, bazı durumlarda da görevine son verilir.

İşletme bütçesi önerisinde, tahminler, tablolar, dengelemeler ve diğer çalışmalar, sunulan makamın en üst düzey olduğu düşünülerek hazırlanmalıdır. İyi bir bütçe, uygulama sonunda öngörülen hedeflerden çok az sapma gösterir. Ayrıca, iyi bir bütçe, yıl içinde iyi ve etkili bir denetim yapılamasını sağlar. Aslında, her ay olağan olarak toplanan yönetim kurulları, aylık bütçe hedefleri ile aylık fiili durumu karşılaştırır ve genel müdürden sapmaların açıklanmasını ister.

Aşağıda, yalın bir bütçe önerisi örneği verilmiştir. Söz konusu bütçe taslağı hazırlanırken, işletmenin bütünleşik bilgi sisteminden, bütünleşik veri tabanlarından, karar destek sistemlerinden ve diğer bilgi teknolojilerinden yararlanıldığı açıktır. Bütçe karar destek modeline hedefler ve diğer veri girişleri yapılır yapılmaz, ilgili yazılım bütünleşik bilgi sisteminden yararlanarak bütün tahminleri, dengelemeleri ve diğer hesaplamaları otomatik

2.4.2.2. Aylık Faaliyet Raporları

Olağan olarak her ay toplanan yönetim kurullarının değişmez gündem maddelerinin başında, aylık faaliyetlerin aylık işletme bütçesi hedefleriyle karşılaştırılması gelir. Genel müdürlüğün yönetim kuruluna sunduğu aylık faaliyet raporu, şu içerikten oluşur:

  • Bir ay öncekiyle karşılaştırılmış bilanço
  • Bir yıl öncekiyle karşılaştırılmış bilanço
  • Nakit akışı tablosu
  • Mamul mal hareketleri tablosu
  • İşletmeyi genel olarak değerlendirme tablosu
  • Yüzde olarak giderlerin dağılımı tablosu
  • Kapsam içi ve kapsam dışı çalışanlar tablosu
  • Fiyat değişim tablosu
  • Birimlere göre fazla mesai tablosu
  • Yatırım uygulamaları tablosu
  • Geçici bilanço
  • Geçici gelir gider tablosu
  • Stoklar tablosu
  • Satışlar tablosu
  • Siparişler tablosu

Olağan aylık yönetim kurulu toplantı tarihinden önce, yukarıda belirtilen bilgi formlarına verilerin girilmesi ve otomatik olarak hazırlanan raporların üyelere ulaştırılmış olması gerekir. İşletme genel müdürlüğü, yönetim kuruluna sunulacak aylık faaliyet raporlarını hazırlarken, işletmenin diğer bilgi sistemleriyle etkileşimli çalışır. Bazı veri ve bilgileri, işletmenin bütünleşik veri tabanlarından alır, aynen veya değiştirerek ya da güncelleyerek raporlara son şeklini verir.

Aylık faaliyet raporları dosyasında yer alan bir geçici gelir gider tablosu, yalnızca bir örnek olmak üzere aşağıda verilmiştir. Bu tablonun, karar destek sistemi yaklaşımı ile hazırlanacağı unutulmamalıdır. İşletmenin genel muhasebe birimi, aylık faaliyetlere ilişkin verileri bütünleşik veri tabanına girer girmez, geçici gelir gider tablosu otomatik olarak ve ışık hızıyla hazırlanır ve dökümü yapılır.

2.4.3. İstisnai Raporlar

Yukarıda da belirtildiği gibi, yönetim kurulları, genel kuruldan sonra işletmenin en yetkili organıdır. Bu organlar, işletmenin başarısızlığına karşı genel kurula hesap verirler. Dolayısıyla yönetim kurulları,  bir taraftan işletmenin olağan işleyişi ile ilgili olağan kararlar alır ve aylık denetimleri yapar, diğer taraftan da her zaman tekrarlanmayan olağan dışı kararlar alır. Bazı ayrıcalıklı durumlarda ortaya çıkan konuların yönetim kurullarında karara bağlanabilmesi için, o durumların analizini yapan istisnai raporlara gereksinme duyulur. Bazı  daha özel durumlarda ise yönetim kurulu, genel müdürden bu özel durumla ilgili özel bir rapor sunmasını da isteyebilir. Genel müdürün özel olarak hazırladığı raporlar da istisnai sınıfına girer.

Sık tekrarlanmayan durumlara karar desteği sunmak için hazırlanan raporların veri ve bilgileri de, istisnai özellik gösterir. İstisnai rapor hazırlamak için, genellikle, iç ve dış çevrelerde özel araştırmalar yapılır. Konuya ilişkin olarak birinci ve ikinci elden veri toplanır. Bu arada, işletmenin bütünleşik veri tabanından da yararlanılır. Burada üst yönetim bilgi sistemine düşen görev metin, grafik, renk, görüntü, ses ve diğer kitle iletişim ve bilgi sunumu olanaklarından da yararlanarak, yönetim kurulunu gündemdeki istisnai konuda aydınlatmaktır.

Aslında, bundan önce değinilen dönemsel rapor sunumlarında da metin, grafik, renk, görüntü, ses ve diğer kitle iletişim araçlarından yararlanılır. Ancak bunlar, her dönem değişmez nitelikte bir formata göre hazırlanır. Nedeni, aynı esasa göre hazırlanan raporlardaki dönemsel değerleri birbiriyle karşılaştırabilmektir. Oysa, istisnai raporların belirli bir formatı olmaz. Koşullar, hazırlanacak rapor için ne tür bir biçim gerektiriyorsa, o biçimde bir raporlama yoluna gidilir.

Hızlı değişimden kaynaklanan yarış koşulları ve diğer çevresel koşullar, işletmelerde karara bağlanacak istisnai durumların sayısını artırmıştır. Dolayısıyla istisnai konular, yönetim kurullarının gündemine düne oranla bugün son derecede artmış olarak girmektedir. Örneğin, küçülerek büyüme kararları, şirket evliliği kararları, yeni teknolojiye geçiş kararları, yeni ürün kararları ve benzeri kararlar, hemen her işletmenin gündemine gelir. İşletmenin bütünleşik bilgi sistemi ve üst yönetim bilgi sistemi, gelişen küresel olayları yakından izleyebilmeli, yeni durumları diğer yarışmacılardan önce yakalayabilmeli ve rapor haline getirip, hızla yönetim kuruluna sunabilmelidir.

Yönetim kurullarına sunulan istisnai raporlar için, standart bir form düşünülemez. Her istisnai rapor, ayrı bir biçim ve içerik taşır.

11

KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI

1. GİRİŞ

Bundan önceki konuda, işletme işlevleri bilgi sistemi konusu incelenmişti. Bu konuda ise, tüm bu işlevleri iç ve dış çevre açısından bütünleştiren ve büyük kaynak tasarrufu sağlayarak önemli ölçüde yarış üstünlüğü yaratan kurumsal kaynak planlaması yazılımlarına değinilecektir.

Küresel yarış ortamında işletmeler, giderek artan bir oranda bilgi teknolojisi yatırımı yapmaktadır. Bu yatırımlar, işletmenin yapı ve işleyişini, radikal bir şekilde değiştirmektedir. Özellikle büyük masraflar yaparak kurumsal kaynak planlaması yazılımları satın alıp işlemesini başaran işletmeler, iş ve işlem süreçlerini en uygun şekle sokarak, kaynaklarını akıllı kullanmayı gerçekleştirmektedirler.

Aşağıda, kurumsal kaynak planlaması kavramı, kurumsal kaynak planlamasına geçme aşamaları, kurumsak kaynak planlaması yazılım paketinin seçimi, kurumsal kaynak planlamasının uygulamaya konması ve kurumsal kaynak planlamasının değerlemesi konuları ele alınıp, önemli boyutları belirtilecektir.

2. KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI (ERP) KAVRAMI

Uluslar arası yazında kısaca ERP kısaltmasıyla gösterilen Enterprise Resource Planning terimi, Türkçeye Kurumsal Kaynak Planlaması olarak çevrilmiştir. Aslında enterprise sözcüğü, kurum değil işletme veya girişim anlamındadır. Ancak, ERP, yalnızca işletmelerin değil, bütün kurumların kaynaklarını planlamada kullanılabilen bir bilgi teknolojisi yazılımı olduğu için, çeviri uygun olmuştur.

Bilindiği gibi, İşletme bilânçolarının varlıklar (aktif) bölümünde “Dönen Varlıklar” ve “Duran Varlıklar” ana sınıfları vardır. Her sınıf da kendi içinde kasa, alacaklar, bankalar, stoklar, arazi, bina, makine, lisans gibi daha ayrıntı varlıklara ayrılır. Söz konusu varlıkların tümü, işletmenin akılcı kullanarak kara dönüştürmeye çalıştığı işletme kaynaklarıdır. Başka değişle, işletme yönetimi, varlıklar adı verilen işletme kaynaklarını, şu veya bu biçimde değiştirerek kar elde etmeye çalışır. Kurumsal kaynak planlaması yazılımları, tüm işletme kaynaklarını aynı anda eş zamanlı olarak birbiriyle ve kar hedefiyle ilişkilendirerek kaynak israfını önler ve kaynakların akılcı kullanımını sağlar.

ERP’nin temeli, işletmelerin 1960’lı yıllarda kullanmaya başladığı Malzeme Listesi (Bill of Materials-BOM) kavramına kadar uzanır. İşletmeler, malzeme listesinin hemen arkasından Malzeme Gereksinim Planlamasına (Material Requirement Planning-MRP) geçmişlerdir. İşletmeler, daha sonra 1970’li yıllarda çevrimiçi malzeme gereksinim planlamasını, 1980’li yıllarda da Üretim Kaynakları Planlamasını (Manufacturing Resource Planning-MRP II) ve Dağıtım Kaynakları Planlamasını (Distribution Resource Planning-DRP) uygulamaya başlamışlardır. İşletmeler, 1990’lı yılların hemen öncesinde Bilgisayar Bütünleşik Üretim (Computer Integrated Manufacturin-CIM) uygulaması yapmış, 1990’da da, Kurumsal Kaynak Planlaması gündeme gelmiştir. Bugün Kurumsal Kaynak Planlaması, tüm adı geçen sistemleri kapsayan bir bütünlüğe ulaşmıştır. Aşağıdaki şekil, tarihi süreç içinde, BOM’dan ERP’ye gelinceye kadarki aşamaları göstermektedir.

MRP II
DRP
CIM
BOM
MRP
ERP

   1980                     1970                       1980                          1990                     2005

Kurumsal Kaynak Planlamasından Önceki Sistemler

Muhasebe derslerinden bilindiği gibi, işletme bilânçosunun sağ tarafında kaynaklar, sol tarafında da kaynakların yatırıldığı varlıklar gösterilir. Varlıkların yılsonlarındaki dökümüne de “envanter” denir. Dökümü yapılan varlıkların Vergi Usul Kanununa göre tek tek değerlemesi yapılır. Bu işlem sonunda varlıklar toplamı, sol taraftaki kaynaklar toplamından fazla çıkarsa işletme kar etmiş, eksik çıkarsa zarar etmiş sayılır. İşletme varlıkları akılcı kullanılırsa işletme kar elde eder, akılsızca kullanılırsa zarar eder. Kurumsal kaynak planlaması, işletme varlıklarının israf edilmeden akılcı kullanılmasını sağlayan bütünleşik bir bilgisayar yazılımdır.

Kurumsal kaynak planlamasının temeli sayılan MRP, ürün için gerekli olan malzeme ve parçaları, satın alma ve üretim emirlerine çeviren bir envanter yöntemidir. MRP, daha sonra, üretim faaliyetlerini de kapsayacak şekilde gelişmiş ve MRP II olmuştur. Başka deyişle MRP II, yalnızca malzeme ve parçaları değil, bunların yanında nakit parayı, insan kaynaklarını ve makineleri de akılcı olarak planlayan ve denetleyen bir sisteme dönüşmüştür. İşletmeler, kısa bir süre, MRP II ile paralel olarak DRP ve CIM sistemlerini kullanmışlardır. Yukarıdaki şekilden de izlenebileceği gibi, en sonunda kendinden önceki tüm sistemleri kapsayan ERP ortaya çıkmıştır.

Kurumsal kaynak planlaması, değişik kaynaklarda değişik biçimlerde tanımlanmaktadır. Ancak, kurumsal kaynak planlamasının en genel tanımı, “bir işletmenin finans/muhasebe, üretim, insan kaynakları, tedarik zinciri, müşteri hizmetleri gibi tüm işlevlerinden gelen bilgi akışının bütünleşmesini sağlayan ticari yazılım paketi” olarak yapılanıdır. Tanımdan da anlaşılacağı gibi, ERP, boydan boya bütün işlevsel alanlardan gelen bilgiyi, işletmenin iş ve işlem süreçlerini akılcı şekilde organize edip yönetmek için geliştirilen bir yazılımdır. ERP; üretime, envantere, tedarike, faturalamaya, dağıtıma, muhasebeye ve benzerlerine ilişkin işletme kararlarını destekleyen bilgileri toplar, düzenler ve değerlendirir. Ayrıca, işletmenin tüm birim ve bölümlerine erişir, buralardan tanımlı bilgileri alır, işletmenin iç ve dış çevreleriyle paylaşır ve tedarik zinciriyle ve müşteri hizmetleriyle bağlantı kurar. Gerçekten de ERP, hem e-iş emri aracı olarak hem de işletmenin bilgi gereksinmesini karşılayan bir temel yapı olarak işleyen çok önemli bir yazılımdır.

ERP’den önce, işletmenin değişik birimlerindeki uzman programcılar, bazen yüz yüze ilişkilerle bazen de çeşitli yazışmalarla bilgileri birbirlerine aktarıp iş ve işlemleri tamamlamaya çalışırlardı. Böyle bir iş, işlem, yazışma ve raporlama sürecinin hem çok zaman alıcı, hem çok pahalı, hem de çok hata yapmaya elverişli olduğu açıktır. İşletmenin çeşitli alanları arasındaki iletişim, çok zor gerçekleşirdi. Yöneticiler, istedikleri an, iş ve işlemlerin nasıl gittiği konusunda kapsamlı bilgi elde edemezlerdi. Dolayısıyla, kötüye veya israfa gidişler, anında değil uzun gecikmelerle fark edilirdi. Bu durum da kaynakların ekonomik kullanılmamasının en büyük nedenlerinden birisini oluştururdu.

Bir Alman yazılım ortaklığı olan SAP AG, tüm iş ve işlem süreçlerini bir araya toplayıp bütünleştiren bir genel yazılım paketi gerçekleştirmiştir. Bu paket, dünyanın herhangi bir yerindeki herhangi bir işletmenin de kullanabileceği biçimde hazırlanmıştı. 1990’lı yıllarda yazılım, bazı işletmeler tarafından eski sistemin yerine uygulamaya konulmuş ve çok başarılı sonuçlar alınmıştır. Bu durum, yazılımın ününü ve satışlarını artırmıştır. Bugün SAP, dünyanın en büyük üç yazılım ortaklığından birisidir.

ERP ile işletmeler, muhasebelerini, satışlarını, dağıtımlarını, üretimlerini, planlamalarını, satın almalarını, insan kaynaklarını ve diğer işlemlerini, bir uygulama yazılımı çerçevesinde bütünleştirebilmiştir. Tanımlanmış tüm işletme iş ve işlemleri, ERP yazılımı ile boydan boya işletmenin her tarafında eşzamanlı kılınmıştır. Örneğin, ERP’ye herhangi bir müşteri siparişi girilirse, işletmenin tüm birimleri otomatik olarak etkilenir. Girilen siparişe göre, malzeme ve parça stokları anında uyarlanır, muhasebe kayıtları yapılır, üretim ve dağıtım zamanlaması yapılır, bilânço hazırlanır, kısaca, eskiden elle yapılan ne varsa hepsi elektronik olarak yapılmış olur.

ERP sistemleri, işletme kaynaklarının hem akılcı kullanılmasını hem de müşteriye daha iyi hizmet edilmesini sağlar. Örneğin, fiber optik kablo, polimer, ateşe dayanıklı seramik gibi ürünler üreten büyük bir Amerikan ortaklığı olan Owens Corning, 200 eski geleneksel sisteminin yerine bir tek ERP yazılımını geçirerek, müşteri siparişlerini, finansal raporlamayı, küresel tedariki eşzamanlı olarak koordine etmiş ve 65 milyon doların üzerinde tasarruf sağlamıştır. IBM, ERP ile ürünlerine ilişkin fiyat değişikliklerini 5 günden 5 dakikaya, birimlere parça göndermeyi 22 günden 3 güne ve çek düzenlemeyi 20 dakikadan 3 dakikaya indirmiştir. Microsoft, kendi ERP sistemini yaşama geçirdiği yıl, yalnızca tedarikçilerine erken ödeme indirimlerinden 12 milyon dolar kazanım sağlamıştır. Bir Amerikan biyoteknoloji geliştirme ortaklığı olan Monsanto, üretim planlamasını 6 haftadan 3 haftaya indirerek, işletme sermayesini azaltmış, girdi verenlerle pazarlık gücünü artırmış ve yılda 200 milyon dolar tasarruf sağlamıştır.

Küresel işletmeler, değişik ülkelerde konumlanmış birimleriyle ERP kullanarak veri paylaşır. Ülkelerin birbirinden değişik yasaları, paraları ve iş deneyimleri yazılıma girildiği için, farklı ülkelerdeki iş birimleri arasında gerekli çeviriler yapılarak satış işlemleri eşanlamlı duruma getirilir. Örneğin, Taivan’daki bir işletme, Birezilya’daki müşterisiyle eş anlamlı hale getirilmiş veri ve bilgilerle iletişim sağlayabilir.

ERP, siparişleri yapılandırarak müşteri etkileşimini ve üretim hızını, olağanüstü iyileştirir. Çevrimiçi (on-line) müşteri siparişleri arasından elverişli olanları, kolayca seçilir ve bunların malzeme listeleri otomatik olarak hazırlanıp üretim bölümüne gönderilir. ERP sistemine herhangi bir veri girildiğinde, ambar kayıtları muhasebe kayıtlarıyla, üretim kayıtlarıyla ve diğer bütün kayıtlarla yazılım gereği kendiliğinden uyumlu hale gelir. Nedeni, ERP sisteminde kayıtların tümü aynı esasa göre yapılandırılmıştır. Finansal verilere ve işlem verilerine eşzamanlı geniş erişim sağladığı için, ERP sistemleri, yatay organizasyon yapılanmasını ve yerinden yönetimi özendirir.  Ayrıca, standart süreçler ve eşzamanlı bilgi erişimi sağladığı için de, merkezi denetimi mümkün kılar. ERP yazılımındaki standart süreçler işlerin daha etkili ve verimli olmasını, veri ve bilginin paylaşımı ise insan kaynağının daha yaratıcı olmasını sağlar.

3. KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI BİLEŞENLERİ (MODÜLLERİ)

ERP sistemleri, tek veya birlikte kullanılabilen çok sayıda alt yazılımdan oluşur. ERP sisteminin söz konusu bu bileşenlerine, genellikle modül (module) denir. Modüller, birbiriyle bütünleştirilmiştir. Tümü, aynı veri tabanını kullanır ve işlevsel alanların tümündeki iş ve işlem süreçlerini destekler. Bir modüldeki işlemler; ortaklık merkezleri, fabrikalar, tedarikçiler, satış ofisleri, muhasebe defterleri gibi ilgili tüm diğer modülleri anında etkiler.

    Müşteriler
  İnsan kaynakları
  Pazarlama ve satış

                                 Müşteri siparişi                                         İşgören

                                                                                                   bilgileri

                                  Sipariş durumu                                   

                                                                                               Yasal gerekler,

                                                                                               İş gerekleri, eğitim

                                                                                               Programları

                                        Satış tahmini ve            Maliyet ve           Satış           Maaş,     İşe alma,

                                              müşteri                        süre                   verisi         pirim,    eğitim

                                            siparişleri                  tahminleri                              masraf    işgören

                                                                                                                                             verisi

Girdi verenler (Tedarikçiler)
  Finans ve Muhasebe
Malzeme ve üretim yönetimi

                                Malzeme ve parça                                  Maliyet/Kar

                                     siparişleri                                            analizleri   

                              Kullanılabilirlik                                     Üretim planları

                                    ve dağıtım                                           malzeme dökümü

Kurumsal Kaynak Planlaması Bilgi Akışları

ERP sistemlerinin çeşitli modüllerini, temelde dört grup altında toplamak mümkündür:

  • Finans ve muhasebe modülü
  • Pazarlama ve satış modülü
  • Üretim ve malzeme yönetimi modülü
  • İnsan kaynağı modülü

Yukarıdaki şekil müşteriler, tedarikçiler ve söz konusu temel işlevsel modüller arasındaki bilgi akımını göstermektedir.

Finans ve Muhasebe Modülü: Bu modülün muhasebe yazılımı yatırım yönetimini, finansal muhasebeyi, maliyet denetimini, nakit yönetimini, varlık (aktif) yönetimini ve işletme denetimini bütünleştirir. Muhasebe modülü maliyet merkezlerini, kar merkezlerini, faaliyet tabanlı maliyetlemeyi, sermaye bütçelemesini, karlılık analizlerini ve işletme başarı ölçümlerini içerir. Modülün finans yazılımı ise, gerçek zamanlı olarak güncelleştirilmiş birbiriyle tutarlı finansal veriler sağlar. Ayrıca, işlem sonuçları ile bu sonuçların finansal etkileri arasında bağlar kurar. Her bir fiziki işlem için ayrı bir sonuç görüntüler.

Pazarlama ve Satış Modülü: Bu modül sipariş işleme, ürün yapılandırma ve ürün teslim sorgulamaları gibi müşteri ilişkilerini destekler. Satış siparişleri girildikçe, o siparişe ilişkin fiyatlama, satış çapası, müşteriye uygunluk ve ürün teslim seçenekleri otomatik olarak belirlenir.  Modülün satış yazılımı; peşin ödeme veya indirim gibi farklı fiyat seçeneklerinin karlılık analizlerini yapar ve uygun teslim tarihlerini saptar. Modül, hem alınacak sipariş için yeterli malzemenin olup olmadığını belirler, hem de işletmenin bitmiş ve yarı bitmiş mal miktarlarını görüntüler. Pazarlama ve satış yönetimi, modülden yararlanarak, bazı özel müşteriler için bazı özel stokları rezerv edebilir; belirli tedarikçilerden belirli kolaylıklar isteyebilir; siparişleri müşteri isteklerine göre uyarlayabilir. Dağıtım gereksinmelerini, yükleme-taşıma-boşaltma yönetimini ve dış satım denetimlerini de içeren pazarlama ve satış modülü, müşteri şikâyetlerini alır ve ilgili birimlere ulaştırır, ürün kayıtlarını yapar, fiyat indirimlerini, irsaliyeyi ve faturaları düzenler. Müşteriyle yapılan ürün teslim takvimine uyum sağlamak için üretim ve satışları anlık olarak koordine eder, denetler ve düzeltici eylemlerde bulunur.

Üretim ve Malzeme Yönetimi Modülü: Bu ERP modülü, parçaları işletmede üretmek veya dış kaynaklardan sağlamak, siparişlerin üretim aşamalarını tasarlamak, tekrarlı işlemleri belirlemek ve sürekliliği sağlamak gibi tüm üretim iş, işlem ve süreçlerini yönetebilecek biçimde yazılmıştır. Modül, CAD yazılımlarıyla ara yüzleşir ve süreç planlamasını, malzeme süreçleme listelerini, değişik siparişlere göre süreç mühendisliğini yapar; malzeme gereksinmelerini, kaynak tahsislerini, üretim zamanlamasını planlar ve üretimi görüntüler. Modül ayrıca Kanban’lar, Gantt Şemaları, CPM, PERT gibi proje planlama ve denetim yöntemlerinden de yararlanarak, her türlü üretim önerisini değerleyecek destekleri sağlar. Söz konusu üretim ve malzeme yönetimi modülü, işletme satışlarını ve ürün dağıtımlarını, gerçek zamanlı olarak finansal sonuçlara, üretim planlamasına, malzeme yönetimine bağlayarak anlık geribildirimleri gösterir. Stok değişmeleri anında izlenir ve koşullara uyarlanır, diğer işletme kaynakları ise günlük olarak planlanır. Modülün malzeme yönetimi kısmı satın alma, stoklama, ambar işlemleri, tedarikçi değerlemesi, zamanında teslim ve fatura doğrulama gibi tedarik zinciriyle ilgili tüm işlemleri otomatik olarak yapar.

İnsan Kaynağı Modülü: Bu kurumsal kaynak planlaması modülü, işgücü planlaması, işgören zaman çizelgelerinin hazırlanması, hizmet içi eğitim, işgören izinleri, ikramiyeler dahil ücret dışı işgören ödemeleri, yolluk ödemeleri, iş başvuruları, iş tanımları, örgüt şemaları ve iş analizleri gibi tüm insan kaynakları işlemlerini başarıyla yapar. Modül, gerekli tüm bilgileri içeren bir insan kaynağı veri tabanı oluşturur; ücret sınıflarını ve yapılandırmalarını düzenler ve günceller ve ücret muhasebesini yapar.

Finans ve muhasebe modülü, pazarlama ve satış modülü, üretim ve malzeme yönetimi modülü ve insan kaynağı modülü, tüm işletmeyi etkili olarak yönetecek biçimde, güncel bütünleşik bilgi teknolojisiyle ilişkilendirilmiş ve ileri bilgi formlarıyla donatılmıştır. Kurumsal kaynak planlaması, işgörenlerin işlerini yapmaları için gerekli olan bilgilere istedikleri anda ve en hızlı bir biçimde erişmelerini sağlayacak bütün yol ve yordamları verir. Aşağıdaki şekilde de gösterildiği gibi ERP, işletmenin tüm iş, işlem, işlev ve birimlerinden akan verilerin toplandığı geniş bir veri havuzu (büyük bellek) yaratır. Bu veri havuzu sayesinde ERP, işletme yönetimi için gerekli olan her türlü analizi, değerlemeyi ve yorumu yapar.

Finans ve Muhasebe
Üretim ve malzeme yönetimi
İnsan Kaynakları
Pazarlama ve satış
ERP Veri Havuzu

Kurumsal Kaynak Planlaması Merkezi Veri Havuzu

İşletme yönetimi, gerçek zamanda, en hızlı şekilde,  tahmin ve planlama, satın alma ve malzeme yönetimi, ürün dağıtımı ve teslimi, muhasebe ve finansal yönetim verilerine erişir. Böylece, işletme kaynaklarının planlandığı gibi hızlı ve etkili kullanılıp kullanılmadığını görür. Aynı şekilde, yönetim, merkezi veri havuzuna erişerek, talebi karşılamak için üretim kapasitesini belirler ve stok düzeyinin düşük kalmasını sağlar. ERP bilgi havuzunda bir araya getirilen satış bilgilerinden yararlanılarak, işletmenin finansmanına olumlu katkılar sağlayacak fiyat pazarlıkları yapılır. Değinilen bu tür iş, işlem ve kararlar, ileri analiz yeteneklerini gerekli kılar. Kurumsal Kaynak Planlamasında bir araya getirilmiş tüm bu analiz, değerleme ve yorumlama yeteneklerine, işletme zekâsı adı verilir.

Güncel ERP sistemleri, gerçekten etkileyici bir planlama, örgütleme, yöneltme, uyumlaştırma, denetim ve geribildirim sağlamıştır. Yukarıda değinilen dört büyük modüle ek olarak ERP sisteminde, daha yüzlerce iş, işlem ve işlev destekleme modülleri bulunur. Bu sistemlerin pek çoğu, SAP ERP yazılımlarında olduğu gibi, yaklaşık 800 tablo-çizim biçiminde yapılandırılmıştır. Bu alt sistemlerin uygulanabilmesi için, önemli bir zamana, uzmanlığa ve hizmet içi eğitime gereksinme vardır.

4. KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASINA GEÇİŞ MALİYETİ VE SÜRESİ

Kurumsal kaynak planlaması sistemleri, bugün için, en büyük bilgi teknolojisi yatırımlarından birisidir. Dünya ölçeğinde 2002 yılında 45 milyar dolar, 2004 yılında 75 milyar dolar ERP harcaması yapılmıştır. Son on yılda ise, yaklaşık 310 milyar dolar ERP yatırımı yapılmıştır. İşletmelerin ERP’ye geçişi bir yönüyle çok büyük yatırım yapmayı, diğer yönüyle de oldukça uzun zaman harcamayı gerektirir. ERP ye geçiş uygulamalarının ortalama % 90’ı planlanan süreden ve maliyetten daha fazla sürede ve maliyette gerçekleşmiştir.

ERP yatırım maliyetleri, genellikle işletmelerin yıllık gelirlerine oranı olarak gösterilir. Buna göre, küçük işletmeler yıllık gelirlerinin ortalama % 1,5-6’sını, büyük işletmeler ise ortalama % 1,5-2’sini harcayarak ERP uygulamasına geçebilmektedirler. Diğer taraftan, toplam ERP yatırım tutarının % 30’u danışmanlık gideri, % 25’i donanım gideri, %15’i ERP takımı oluşturma gideri, % 15’i eğitim gideri ve % 15’i de yazılım gideri olarak gerçekleşmektedir.

Dünyanın ünlü ortaklıklarının ERP’ye geçme maliyetleri konusunda bazı örnekler verilebilir. Örneğin, Dow Chemical yarım milyar dolar, Hershey 100 milyon dolar, Nike 400 milyon dolar harcayarak ERP’ye geçebilmişlerdir.

ERP’nin uygulamaya geçiş süresi de, küçük ve büyük işletmeler için farklılık gösterir. Küçük işletmeler, genellikle 6–12 ayda, büyük işletmeler ise 1–4 yılda ERP uygulamasına geçebilmektedirler. ERP’ye geçişi uzatan en büyük etken, iş ve işlem süreçlerinin yeniden tanımlanmasının uzun çalışmalar gerektirmesidir.

İşletmeler, eninde sonunda, kurumsal kaynak planlaması uygulamasına geçeceklerdir. Nedeni, bu uygulamanın artık başlı başına bir işletme zekâsı olduğu ve bu zekâya sahip olan işletmelerin rekabet